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GERENCIANDO
CUSTOS EM UM
PROJETO
 SUMRIO
1. Introduo 3
2. A importncia da Gesto de Custos 4
3. Como fazer o planejamento oramentrio de um projeto? 8
4. 4 ferramentas para a gesto de custos 10
5. A estimativa de custos 12
6. Determinao de oramentos 14
7. Controle de Custos 16
8. Concluso 18
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1. INTRODUO
Empresrios e gestores admitem que o sucesso dos negcios depende muito de
uma gesto competente e estruturada. E para ser verdadeiramente eficiente,
essa gesto deve cuidar de temas importantes, como o gerenciamento de cus-
tos, a racionalizao de recursos, a mitigao de riscos, a otimizao de proces-
sos e tambm, a adoo de prticas relacionadas ao capital humano tudo isso
por meio da viso estratgica e do conhecimento tcnico e gerencial de lderes
devidamente capacitados.

Nesse e-book, vamos tratar do gerenciamento de custos e de todas suas etapas,

como a preparao de estimativas, o planejamento oramentrio e a implanta-
o de controles efetivos durante o projeto.

Boa Leitura!

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2. A IMPORTNCIA DA GESTO DE CUSTOS

Uma gesto de custos eficiente cria condies favorveis para que empresa possa
definir novos oramentos, investimentos, estratgias internas e metas de curto,
mdio e longo prazos por meio de uma anlise detalhada da situao financeira
atual.

As informaes geradas por essa gesto devem embasar as tomadas de deciso.

Afinal, indicadores de desempenho e cronogramas precisam ser monitorados cons-
tantemente, j que evidenciam gargalos, desvios,atrasos, ameaas e tendncias.

Conceitualmente, o gerenciamento de custos em projetos abrange as rotinas neces-

srias para a definio de oramentos crveis e executveis. Dessa forma, existem
processos bsicos que devem ser aplicados. O planejamento do gerenciamento de
custos o primeiro deles. Nesta fase, preciso descrever como ser realizada a es-
timativa de custos, a confeco do oramento e o controle geral das despesas es-
tipulando ferramentas e tcnicas, alm de normas e polticas a serem observadas.

Na sequncia, vem a estimativa de custos, que compreende a previso de despesas

que envolvem o projeto. Neste momento, importante atentar para todas as fases
e atividades programadas, bem como para as reservas de contingncia suficientes.
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Depois disso, tem incio a definio do oramento, que antecipa tambm custos
agregados, simulaes e adequaes exigidas.

Por fim, h o controle de custos, que visa acompanhar a execuo oramentria

atravs de indicadores e da implementao de aes corretivas ou preventivas,
sempre que necessrio, visando a manuteno dos gastos presumidos.

Deste modo, fcil perceber a importncia da gesto de custos, para a viabilidade

do projeto e tambm para a competitividade da empresa. E para evitar transtornos,
essencial seguir algumas dicas adicionais:

Aprove o oramento-base
Antes de qualquer outra iniciativa, preciso aprovar o oramento-base e garantir
que as verbas sejam liberadas e alocadas no projeto.

Elabore um oramento mensal

Considerando o cronograma e a expectativa de custos, possvel elaborar um or-
amento mensal o que facilita o controle.

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Defina responsabilidades
Tambm fundamental definir responsabilidades de forma clara e equilibrada.
Neste quesito, esto as aprovaes de despesas, a validao da planilha de horas
trabalhadas, compras de materiais, modificaes no escopo original e pagamentos
diversos.

Confirme os custos reais

importante confirmar os custos reais do projeto junto ao departamento finan-
ceiro. Assim, mais fcil identificar falhas no controle e at mesmo fraudes que
contam com a participao de colaboradores ou fornecedores mal-intencionados.

Atualize as revises
Atualize as previses mensalmente para atender a todas as mudanas exigidas.
Essas mudanas costumam acontecer por erros no planejamento inicial, aconte-
cimentos inesperados ou pela identificao de oportunidades de economia.

Comunique
A gesto de custos deve ser transparente tanto para a alta diretoria da empresa,
quanto para a equipe. Por isso, mtricas, indicadores e relatrios devem ser com-
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partilhados, evidenciando o andamento do projeto. Lembrando que, sempre que al-

gum problema for percebido, imprescindvel trat-lo com urgncia analisando e
discutindo possibilidades com os demais executivos, gestores e colaboradores. Nesse
ponto, a criatividade, a inventividade e a experincia so competncias bastante re-
quisitadas.

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3. COMO FAZER O PLANEJAMENTO

ORAMENTRIO EM PROJETOS?
Diante de um mercado cada vez mais dinmico, o planejamento oramentrio tor-
na-se um mecanismo imprescindvel para uma gesto de custos eficiente.Ele deve
estar prximo da realidade, para que os resultados almejados possam ser alcanados
dentro dos prazos e com a qualidade prevista.

A correta elaborao desse planejamento possibilita aos gestores e equipe, um pa-

norama abrangente do projeto, incluindo exigncias, oportunidades e limitaes en-
contradas no mbito da prpria empresa ou impostas pelo cliente. Dessa maneira,
mais fcil compreender todas as premissas e, assim, atuar de forma coerente e ali-
nhada aos objetivos corporativos.

A etapa de planejamento oramentrio pode ser entendida como a projeo das des-
pesas de maneira estratgica, de modo que a empresa consiga enxergar lucros ou
prejuzos em cada perodo. Desse modo, possvel verificar se as metas previamente
definidas so realmente factveis. Por meio dessa anlise, os gestores tambm podem
reavaliar as condies iniciais, prazos e gastos.

O planejamento oramentrio deve estar suportado por uma base de dados confivel,
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incluindo informaes de projetos anteriores, alm de anlises sobre a disponibilida-

de de mo de obra capacitada, a necessidade de aquisio de equipamentos, a
possibilidade de terceirizao de etapas da operao e tambm das variveis externas
como flutuao cambial, regras para importao ou exportao, incidncia de
impostos e capacidade de atendimento de fornecedores e parceiros do negcio.

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4. 4 FERRAMENTAS PARA A GESTO DE CUSTOS

Existem algumas ferramentas destinadas gesto de custos que podem facilitar o coti-
diano dos gestores. Conhea as principais:

Planilhas Oramentrias
As planilhas so importantes para registrar dados, elaborar cronogramas e acompanhar
pendncias. Porm, exigem mais ateno, pois so alimentadas manualmente e, por
isso, so mais suscetveis a erros tanto na construo de frmulas e rotinas de clcu-
los como nos inputs diretos.

Fluxo de Caixa
O fluxo de caixa outra ferramenta interessante em que o gestor deve distribuir os
gastos na linha do tempo, indicando claramente as principais sadas do projeto. Dessa
maneira, mais fcil identificar despesas suprfluas.

Organizao de Custos
A organizao de custos tambm necessria e deve estar baseada em indicadores e
controles. Alis, os custos precisam ser classificados, para simplificar a gesto. Alm da
separao em fixos e variveis, importante criar centros de custo para recursos huma-
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nos, infraestrutura e insumos, por exemplo.

Softwares de Gesto
Considerando todos os avanos da tecnologia, preciso aproveitar todas as funcionalidades
dos softwares de gesto. Esses sistemas so desenvolvidos exatamente para reunir e processar
informaes, alm de gerar estatsticas, grficos e controlar KPIs (Key Performance Indicators).
E ainda possuem regras de verificao, que eliminam as inconsistncias dos dados, garantindo
mais segurana.

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5. A ESTIMATIVA DE CUSTOS

A estimativa de custos mais uma etapa importante para a gesto de projetos.

E para conseguir estimativas realistas, preciso considerar todos os recursos
necessrios, como materiais, dispositivos e profissionais qualificados. Grandes
empresas costumam contar com equipes destinadas a compras e aquisies,
sendo responsveis tambm pelo levantamento de valores junto a fornecedores
e ao mercado. Mas possvel utilizar propostas anteriores, aferies semelhan-
tes, lies aprendidas, parametrizao, benchmarking e outras tcnicas
destinadas a obter previses para cada item ou grupo de itens, exigidos pelo
projeto.

As estimativas tambm podem ser influenciadas seja pela opinio de um espe-

cialista ou guiada por histricos. Essas impresses enriquecem o levantamento,
trazendo informaes sobre as condies e peculiaridades de projetos similares.
As tcnicas de estimativas anlogas, paramtricas, bottom-up e a estimativa de
trs pontos so ferramentas que garantem mais preciso na avaliao de custo.
E quando so aplicadas de forma recorrente e complementar,

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possvel estabelecer uma linha de base bastante prxima da realidade.

Assim, o gestor consegue evitar anlises incompletas, que podem provocar com-
plicaes durante a execuo, inclusive, tornando o projeto invivel financeira-
mente. Estimativas no podem antecipar o futuro, mas devem servir para nor-
tear as expectativas de gastos e, consequentemente, de retorno para a empresa.
importante que o gestor assegure um nvel de confiabilidade destas estimati-
vas por meio de uma documentao slida. Deste modo, no h chances para
interpretaes equivocadas.

Uma documentao consistente incentiva a realizao de avaliaes progres-

sivas, enquanto o projeto evolui. Uma projeo de custos assertiva e coerente
um dos maiores desafios de um gestor, que precisa considerar diversas possi-
bilidades nem sempre previsveis ou controlveis que podem influenciar
diretamente no resultado final.

E por existirem tantas fontes de dados e tcnicas a serem aplicadas, o levanta-

mento dessas estimativas pode ser um processo demorado. Mas somente com
todos os preos apurados possvel realizar a oramentao.
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6. DETERMINAO DE ORAMENTOS

A determinao de oramentos consiste na consolidao dos custos de todos

os recursos mandatrios para a concretizao projeto. Neste processo tambm
esto inclusas as simulaes, envolvendo riscos e incertezas, com a inteno de
estimar as reservas contingenciais e gerenciais necessrias. E para a determina-
o do oramento, preciso seguir alguns passos importantes, tais como:

Agregao de Custos
Consiste em agregar as estimativas de custos, de todos
os pacotes de trabalho, s contas a serem controladas
durante o projeto.

Anlise de Reservas
As reservas gerenciais tambm devem ser includas no oramento final, junto
com a linha de base do escopo que j contempla as reservas contingenciais e
as estimativas de custos anteriores.

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Acompanhamento Especializado
Neste caso, o acompanhamento dos custos e do oramento deve ser realizado por
stakeholders, que tenham domnio sobre determinados pontos do oramento.

Uso de Parmetros e Histricos

O uso de parmetros e histricos para avaliar a credibilidade do oramento tam-
bm bastante recomendvel.

Reconciliao dos Limites de Recursos Financeiros

Tambm preciso nivelar os recursos financeiros da empresa, com as demandas
de cada projeto, visando evitar prejuzos, imobilizao exagerada de capital e en-
dividamento.

Vale lembrar ainda que a comparao entre o cronograma e o oramento permite

uma anlise apurada do fluxo de caixa e dos desembolsos. Assim, possvel per-
ceber a necessidade de antecipar ou postergar aquisies, iniciar aes comple-
mentares e promover alteraes nos prazos preestabelecidos.

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7. CONTROLE DE CUSTOS

A gesto de custos tem por objetivo principal suportar a administrao da em-

presa, fornecendo informaes importantes para a tomada de decises estrat-
gicas. Alm disso, a gesto de custos permite:

elaborar estimativas e oramentos realistas;

definir provises oramentrias;
estabelecer cronogramas viveis para projetos futuros;
visualizar o fluxo de caixa e as contas a pagar;
identificar despesas desnecessrias e gastos ocultos;
realizar projees para diferentes perodos;
planejar a captao de recursos externos;
calcular o ROI (taxa interna de retorno) para
projetos internos;
precificar corretamente a prestao de servios a clientes;
confirmar o desempenho financeiro da empresa;
desenvolver propostas de reorganizao do modelo de negcio.

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Desse modo, possvel ter um entendimento muito mais aprofundado da empre-

sa e de todos os projetos em andamento ou em planejamento. Assim, possvel
minimizar as ameaas e os improvisos. A gesto de custos tambm possibilita
diagnsticos que asseguram o aumento da lucratividade, a criao e o monitora-
mento de mtricas e indicadores, alm de anlises sobre incrementos de produ-
tividade.

Entretanto, preciso compreender a diferena entre corte de custos e controle de

custos. O corte realizado, muitas vezes, sem uma avaliao minuciosa do mer-
cado e da empresa, e por isso pode colocar em risco a competitividade do negcio
em mdio prazo.

J o controle de custos est baseado em anlises completas e na racionalizao dos

recursos por meio do acompanhamento dos gastos, para identificao de oportu-
nidades de otimizao e conteno, alm da eliminao de desperdcios. Por isso,
o controle de custos muito mais eficiente, j que se trata de um gerenciamento
inteligente e enxuto dos recursos financeiros.

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CONCLUSO

O gerenciamento de custos deve ser sempre uma prioridade para empresas de

todos os portes e no pode ser negligenciado, especialmente em tempos de crise
ou turbulncia nos mercados. O planejamento e o monitoramento permitem a
visualizao do projeto, a previso de gastos e a correo de desvios evitando
prejuzos, atrasos e maiores danos, inclusive para a imagem corporativa perante
os atuais e potenciais clientes.

Para garantir um gerenciamento efetivo, importante adotar tcnicas, ferramen-

tas e solues tecnolgicas que podem simplificar a gesto e contribuir significa-
tivamente para o sucesso do projeto. Alm, claro, de contar com profissionais
e lderes capacitados e verdadeiramente engajados aos objetivos da empresa.

Esperamos que este material faa a diferena na sua empresa.

Project Builder & IBEC

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Sobre a Project Builder

H mais de 15 anos no mercado, a Project Builder tem como objetivo ajudar empresas de di-
versos portes a entender e aproveitar os benefcios da Gesto de Projetos, conseguindo assim
atingir a alta performance em seus negcios. Para isto, trabalhamos trs formas principais:

Nossa soluo, o Project Builder, foi testado e aprovado por milhares de gerentes de projetos
e, por isso, se tornou uma plataforma indispensvel para o ganho de eficincia e a alta perfor-
mance em projetos. Temos uma metodologia passo a passo de implementao da Gesto de
Projetos. Oferecemos pacotes de consultoria para ajudar a sua empresa a ganhar mais produti-
vidade, aumentar seu faturamento e reduzir custos.

Produzimos muito contedo educativo na rea de Gesto de Projetos, estratgia e desenvolvi-

mento de produto. Eles so disponibilizados como posts no blog, eBooks, webinars gratuitos
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Sobre o IBEC

O IBEC, Instituto Brasileiro de Engenharia de Custos, uma entidade sem fins polticos e/ou
lucrativos que visa promover as tcnicas e tecnologias da Engenharia de Custos, como cin-
cia multidisciplinar, integrando empresas e profissionais, atuantes em todos os segmentos e
promovendo encontros, palestras, reunies tcnicas, cursos, seminrios, congressos, publica-
es e principalmente o intercmbio com as congneres dos demais pases do mundo.

Atravs do IBEC Ensino, j formou mais de 80 mil alunos em cursos de capacitao e mais
de 30 mil em cursos de MBA e Ps-Graduao por todo o Brasil. Tem regionais em todas as
regies do Brasil e se dedica a ser a melhor instituio de ensino na rea de Engenharia de
Custos e suas conexes, como Gerenciamento de Projetos.

Com o seu blog vem construindo uma cultura voltada ao ensino e treinamento de engenhei-
ros, arquitetos e gerentes de projetos.

Aproveite e conhea os cursos disponveis.

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