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Documenti di Cultura
seguindo os princpios da
gesto arquivstica de documentos e apoiado em um sistema informatizado.
Captura de documentos
Registro
Indexao
Controle de verses
Arquivamento seguro
Controle de acesso Deve limitar ou autorizar o acesso ao acervo digital por usurio e/ou grupos de usurios.
Inclui as seguintes operaes
Reviso da poltica levando em considerao adaptaes, a realidade da empresa, os acervos e evoluo tecnolgica.
Textos
Pginas web
Bases de dados
Gesto dos documentos a partir do plano de classificao para manter a relao orgnica entre os documentos.
Implementao de metadados associados aos documentos para descrever os contextos desses mesmos documentos
Avaliao e seleo dos documentos para recolhimento e preservao daqueles considerados de valor permanente.
Workflow uma tecnologia vocacionada para a automao de processos de trabalho. Este sistema permite que vrios utilizadores interajam entre si atravs
em um fluxo de trabalho computorizado e pr-definido, melhorando os processos da instituio por meio da realizao de tarefas de forma coordenada e
sequencial.
Tecnologia da Possibilidade de acesso remoto por parte dos participantes do grupo.
Informao aplicada aos
Rapidez na pesquisa de informaes armazenadas.
arquivos
Informaes dos responsveis por cada atividade do processo sempre atualizadas.
Conhecimento do status do processo a cada instante, possibilitando saber quais os participantes esto atuando, quais so os prximos a atuar, e quando, etc.
Coordenao e execuo das atividades automaticamente com o uso de agendas e trocas de mensagens eletrnicas com os participantes.
Workflow
Armazenamento das regras e procedimentos.
Vantagens Diviso coordenada do trabalho.
Reduo dos erros, custos e tempo de cada atividade. Eficincia melhorada. A automao de processos de negcios resulta na eliminao de muitos passos
desnecessrios e na obteno de processos mais eficientes e simples.
Controle das atividades do processo monitoramento constante com emisso de alertas automticos.
O documento digital apresenta especificidades que podem comprometer sua autenticidade, uma vez que suscetvel degradao fsica dos seus suportes,
obsolescncia tecnolgica de hardware, software e de formatos, e a intervenes no autorizadas, que podem ocasionar adulterao e destruio.
Hardware Transferncia de um objeto digital de um suporte que est se tornando obsoleto, fisicamente deteriorado ou instvel para um suporte mais novo.
Sendo o software um elemento primordial para a visualizao do documento digital, sua escolha deve ser bastante criteriosa. Eles sofrem com a
Migrao Software rpida obsolescncia, o que torna obrigatria a adoo de uma poltica consistente da migrao das informaes.
Formatos Transferncia de um objeto digital de um formato obsoleto para um formato mais atual ou padronizado
Estratgias
Preservao digital
Emulao
Encapsulamento
Preservao da tecnologia
Adoo de formatos digitais abertos configura-se, adicionalmente, como medida de preservao recomendvel e necessria.
Deve garantir a preservao das informaes funcionais sobre o documento digital, possibilitando o entendimento da tecnologia utilizada na sua produo e
Metadados de preservao manuteno, assim como todo o seu histrico de acesso, migraes, rejuvenescimento, mdias, sistemas, etc
Formatos abertos
Acessibilidade
Estabilidade
Suporte a metadados
Interoperabilidade
Autenticidade
Processabilidade
Apresentao
Compatibilidade
Estabilidade
Acessibilidade
Seleo dos suportes
Confiabilidade
Qualidade
Capacidade
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