INVENTARIO DE MERCANCIAS Y KARDEX

INVENTARIO DE MERCANCIAS

El inventario de mercancas constituye la existencia, a precio de costo, de los artculos

producidos o comprados por una empresa, para su comercializacin. Se incluye en el
inventario las mercancas de propiedad de la empresa que se encuentran en el almacn,
bodegas, en transito (cuando se han comprado fuera del pas) o entregadas en
consignacin as mismo, se excluyen del inventario de mercancas que no son de su
propiedad y se encuentran en su poder, porque se han recibido en consignacin o estn
vendidas y aun no se han remitido a sus clientes.

Sistemas de inventarios:

Para registrar y controlar los inventarios, de acuerdo con la magnitud de los negocios, el
volumen de ventas y de existencias de mercancas, los comerciantes pueden elegir el
sistema que mejor se adapte a sus necesidades. Los sistemas de inventarios son:

1. Sistema de inventario peridico:

El costo de lo vendido en el sistema de juego de inventarios se determina tomando el

valor del inventario inicial, ms el costo de las mercancas compradas, menos el
inventario final. Este juego de inventarios debe realizarse como mnimo una vez al ao
para efectos fiscales.

Inventario Inicial: es la relacin detallada y minuciosa de las existencias de mercancas

que tiene la empresa al iniciar sus actividades o un periodo contable, despus de hacer
un conteo fsico.

Inventario final: es la relacin de existencias al finalizar un periodo contable y ser el

inventario inicial del siguiente periodo.

Registro de entradas y salidas de mercancas:

Cuando se utiliza este sistema, la cuenta inventario, denominada mercancas no

fabricadas por la empresa, no se emplea durante el periodo contable; los registros de
entradas y salidas de mercancas se hacen en las cuentas compras y comercio al por
mayor y al por menor, respectivamente. As mismo, las devoluciones se registran en las
cuentas devoluciones en compras, o en ventas de acuerdo con el catlogo de cuentas
visto.

Determinacin del costo de ventas:

Al cierre del periodo contable anual, el costo de mercancas vendidas se determina

mediante el juego de inventarios, as:

Inventario inicial:
Se encuentra registrado en la cuenta 1435 al iniciar el periodo contable. Se cancela al
finalizar el periodo contable.
(ms) compra de mercancas: saldo de la cuenta 6205, al final del periodo contable se
cancela.
(menos) devolucin en compra: saldo de la cuenta 6225 al final del periodo se cancela.
(igual) total mercanca: valor de la mercanca disponible para la venta.
(menos) inventario final: se registra en la cuenta 1435; es el inventario fsico que se
toma al final del periodo contable. Este inventario es el inicial de periodo siguiente.
(igual) costo de ventas: se registra en la cuenta costo de ventas al finalizar el periodo
contable.

2. Sistema de inventario permanente o perpetuo:

Mediante este sistema, la empresa conoce el valor de la mercanca vendida en cualquier

momento, sin necesidad de realizar un inventario fsico, porque los movimientos de
compraventa de mercancas se registran directamente en la cuenta mercancas no
fabricadas por la empresa, a precio de costo.

La empresa que adopta este sistema requiere un fichero o auxiliar de mercancas

denominado krdex, en el que se registra cada artculo como subcuenta de la cuenta de
mercancas. La suma de los saldos de cada subcuenta da el saldo de mercancas; por esta
razn, este sistema recibe el nombre de inventario permanente o perpetuo y es utilizado
manualmente por las empresas que tienen una reducida variedad de mercancas.

Sistema de entrada y salidas de mercancas:

En este sistema, se registran a precio de costo, en la cuenta mercancas no fabricadas

por la empresa, cada operacin de compra, venta, descuentos y devoluciones en
compras y en ventas, as:

Compras: la adquisicin de mercancas se contabiliza con un dbito en la cuenta

mercancas no fabricadas por la empresa y un crdito en bancos o una cuenta de
proveedores, segn el caso.

Devoluciones en compras: se usa la cuenta 6225 devoluciones en compras y se debita la

cuenta proveedores, segn el caso.

Ventas: en este sistema, para contabilizar la venta de mercancas se requieren dos

asientos: en el primero, se registra la salida de la mercanca al precio de venta, como se
hace en el inventario peridico, es decir, se toman los valores de la factura de venta. En
el segundo, se registra la venta a precio de costo y se debita la cuenta costo de ventas
(6135) comercio al por mayor y al por menor y se acredita el inventario de mercancas
en la cuenta de activo 1435 denominada mercancas no fabricadas por la empresa; los
valores se toman de la columna salidas, de la tarjeta de krdex.

Devoluciones en ventas: por este sistema, igual que en las ventas, se requieren de dos
asientos para registrar las devoluciones, as: en el primero, se registra la devolucin a
precio de venta, segn nota crdito, es decir, se toman los datos de la factura de venta.
En el segundo, se registra la devolucin a precio de costo con los valores del krdex.

Descuentos en ventas por pronto pago: en este caso, una rebaja no implica entrada de
mercancas al almacn; por tanto, se registra en un solo asiento, con dbito a gastos
financieros y crdito a clientes, caja o bancos, segn el caso, igual que en sistema de
inventario peridico.

KARDEX O AUXILIAR DE LA CUENTA INVENTARIOS

Concepto e importancia

Las empresas que adoptan el sistema de inventario permanente deben implantar un

procedimiento de rutina que permita controlar con exactitud el movimiento de las
mercancas. Para visualizar claramente esta informacin requiere un libro auxiliar de
inventarios con un rayado especial conocido como krdex.

El krdex de mercancas est formado por tarjetas que permiten controlar las cantidades
y costos de las entradas y salidas de un artculo determinado y conocer las existencias
en cualquier momento, sin necesidad de realizar un inventario fsico.
El krdex constituye un auxiliar de la cuenta mercancas de productos terminados,
fabricados o no por la empresa, en la que la suma de los saldos de las tarjetas representa
el total de las mercancas en existencia, a precio de costo.

Manejo de krdex por el mtodo de promedio ponderado

Los movimientos se registran as:

En entradas: se anota la cantidad y el costo total de la compra o de la devolucin en

compras, restando de estas columnas.

En salidas: se registra la cantidad de la mercanca vendida; y en la columna del costo, el

resultado de multiplicar la cantidad por el costo unitario del regln anterior. Las
devoluciones se registran al costo en que se vendieron, restando en esta columna.

En saldos: para obtener los valores de esta columna, a los valores del saldo anterior se
les adicionan las entradas o se les disminuyen las salidas
Costo unitario: para obtener el costo unitario se toma la columna de saldos y se divide el
costo total entre la cantidad total de cada rengln. El costo unitario vara siempre que se
compran mercancas a precio diferente o hay devoluciones en ventas; cuando se
registran las salidas, se mantiene el ltimo costo unitario.

Manejo del krdex por el mtodo PEPS o FIFO

En entradas: se registra, igual que en el mtodo del promedio ponderado, cantidad y

costo total liquidado, segn la factura de compra o la nota crdito por devolucin en
compras, dismininuyndola.

En salidas: para determinar el costo por registrar en esta columna, primero se traza una
lnea para conocer niveles de costos de los saldos anteriores; luego, se registra el
movimiento de ventas, teniendo en cuenta que la primera mercanca que entr es la
primera que sale. La nota dbito por devolucin en ventas se registra en el nivel
respectivo.

En saldos: a diferencia del mtodo de promedio ponderado, en esta columna no se

acumulan las existencias de cada entrada, excepto cuando tengan el mismo costo; de lo
contrario, se presentan en niveles por cada precio de costo, el cual se mantiene hasta que
la existencia se agote. Las notas dbito o crdito se suman a los saldos del nivel
respectivo.

El valor de la existencia se obtiene al sumar los niveles del ltimo saldo.

Costo unitario: se determina de igual forma que en mtodo de promedio ponderado (se
divide el costo total entre la cantidad total de la columna de saldos); se diferencia en que
esto se hace por cada nivel y se presentan generalmente varios costos unitarios
correspondientes al ltimo saldo; es decir, un costo unitario diferente por cada nivel.

Manejo de krdex por el mtodo UEPS o LIFO

La tarjeta de krdex por este mtodo se registra as:

En entradas: se registra de igual forma que en los mtodos promedio ponderado y PEPS.

En salidas: igual que en el PEPS, se traza una lnea para determinar el costo de las
mercancas que se van a registrar en el movimiento. En este mtodo, se da salida a los
ltimos artculos que entraron hasta agotar existencias de cada entrada; luego, se
comienza a dar salida a los anteriores hasta completar la cantidad de mercanca vendida
en cada operacin.

En saldos: igual que en el PEPS, se establecen niveles de acuerdo con los distintos
costos de existencias, sin agrupar distintos precios en un solo nivel.

Costo unitario: se sigue el mismo proceso utilizado en los mtodos anteriores (se divide
el costo total entre la cantidad total de la columna de saldos de cada nivel).
El valor del inventario final se obtiene con la suma de los niveles del ltimo saldo de la
mercanca en existencia.