CICLO ECONOMICO ADMINISTRATIVO

BOLO 1
ADMINISTRACION
CONCEPTO: es una actividad cientfica que se apoya en principios y normas de carcter universal.
Principio = Base fundamento sobre el cual se apoya una cosa, Norma = A moldar, regir las actividades de
una empresa o institucin a travs de leyes, reglas y estatutos.

DEFINICIN: "La administracin se define como una disciplina que se ocupa de la conduccin
sistemtica de un organismo social basada en principios, mtodos y normas con el propsito de lograr
los objetivos con la mxima eficacia".

Definicin De Henry Fayol.- Administrar es: 1

Prever es estructurar el porvenir y confeccionar el programa de accin;

Organizar es constituir el doble organismo, material y social, de la empresa
Coordinar es ligar, unir y armonizar todos los actos y todos los esfuerzos
Mandar es dirigir al personal;
Controlar es vigilar para que todo suceda conforme a las reglas establecidas y a las rdenes
dadas.

Definicin De George Terry: la administracin es tanto una ciencia como un arte, donde existe un
cuerpo organizado de conocimientos sobre administracin, y que la administracin tiene propsitos
determinados y es intangible.

NATURALEZA Y SIGNIFICADO.-
La naturaleza de la administracin est basada en:

Universalidad de funciones administrativas: Cualquiera su lugar en la estructura de la

organizacin.
Funciones y tcnicas: Funciones son deberes caractersticas de la administracin.
Funciones y habilidades no administrativas: Las habilidades tcnicas adquiridas a travs del
estudio y la prctica son atributos del experto.

El trmino administracin se deriva de la palabra latina "ADMINISTRATIO", AD = Hacia y

MINISTRATIO = Servir; en consecuencia administracin es servir de accin, de actividad es decir de
una accin subordinada.

ESQUEMA GENERAL DE SU ANALISIS

Su objeto.- La experiencia nos ensea y los estudios sociolgicos se encargan de justificar esta
apreciacin que el hombre se agrupa en sociedad, principalmente por su insuficiencia para lograr todos sus
fines por s solo.

Su finalidad.- al buscar el hombre satisfacer sus necesidades en la sociedad, con el fin de lograr mejorar
una serie de funciones que el solo no podra realizar, o bien, que lograra ms imperfectamente. La
administracin busca en forma directa la "obtencin de resultados de mxima eficiencia en la
coordinacin, y solo a travs de ella, se refiere a la mxima eficiencia o aprovechamiento de los recursos
materiales, tales como capital, materias primas, mquinas, etc.

Su carcter tcnico.- Siendo la administracin una ciencia, por estar basada en principios, que son
verdades descubiertas, inmutables. De hecho la administracin es tambin es una tcnica porque se
compone de un conjunto de reglas e instrumentos que se crean para la bsqueda de valor utilidad, es
esencialmente cambiante.
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Su importancia.-

1. La administracin se da en todo organismo social.

2. El xito de un organismo social depende, directa e inmediatamente, de su buena
administracin del manejo adecuado de los recursos.
3. Para las grandes empresas, la administracin es esencial, ya que, por su magnitud y
complejidad, simplemente no podran actuar si no fuera a base de una administracin
sumamente tcnica. En ellas es, quiz, donde la funcin administrativa puede aislarse mejor de
los dems.
4. Para las empresas pequeas y medianas, tambin quizs su nica posibilidad de
competir con otras, es el mejoramiento de su administracin, o sea, obtener una mejor
coordinacin de sus elementos: maquinaria, mercado, calificacin de mano de obra, etc., en los 2
que, indiscutiblemente, son superadas por sus grandes competidoras.
5. La elevacin de la productividad, preocupacin en el campo econmico, depende de la
adecuada administracin de las empresas.

EL PROCESO ADMINISTRATIVO.-
A travs del tiempo se han dado a conocer varios criterios de la administracin y se han hecho varias
divisiones del proceso administrativo. Para este efecto utilizaremos la divisin que hace George Terry:
Planeacin
Organizacin
Direccin (Ejecucin)
Control

El proceso administrativo es universal, significa que las funciones fundamentales de planeacin,

organizacin, ejecucin y control son bsicas y las ejercen los gerentes, sea cual fuere el tipo de empresa,
su actividad principal o el nivel en que trabajen.

Planeacin.- La planeacin es decidir con anticipacin que se debe hacer, como hacerlo donde y
quien lo har. La planeacin es el punto que va desde el lugar en donde estamos hasta el lugar a
donde queremos llegar en un futuro deseado. Implica no solo la introduccin de cosas nuevas, sino
tambin una innovacin sensible y funcional. Para lo cual el elemento ms importante y fundamental es el
establecimiento de un ambiente adecuado que permita a las personas conocer sus propsitos y objetivos,
las tareas que deben realizar y las instrucciones que deben seguir en el desempeo de sus puestos.

Organizacin.- La organizacin es una funcin bsica del proceso administrativo que consiste en crear
ms adecuada para realizar el bien comn de una empresa o institucin mediante el esfuerzo coordinado
de un grupo de personas. As la organizacin supone:

1. Determinar las actividades necesarias a realizarse para alcanzar los objetivos

2. Agrupar estas actividades en departamentos o secciones
3. Asignar esos grupos de actividades a un administrador
4. Delegar la autoridad para llevarlos a cabo y
5. Las actividades sean coordinadas.

Direccin.- La direccin tiene como funcin la de encargarse de la ejecucin de las actividades de un

empresa a travs de los subordinados, de tal manera de lograr los objetivos previamente determinados
en la planeacin y dentro de la estructura de organizacin ms adecuada. Esta tercera funcin gerencial
envuelve los conceptos de motivacin, liderato, gua, estmulo y actuacin.

Control.- Control consiste en evaluar lo que se est llevando a cabo, comparando con las normas o
estndares establecidos de manera que los ejecutivos tomen las medidas para corregir las discrepancias
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que aparezcan en relacin con lo planeado.

PROCESO DE LA PLANEACION

El proceso de la planeacin se basa en un enfoque racional para la determinacin y logro de los

objetivos, evaluacin de alternativas a la luz de las metas buscadas y conforme al ambiente de las
premisas de la planeacin (en que medio ambiente interno o externo operaran nuestros planes), s/g
Gonzalo Matner el proceso de la planeacin abarca 4 etapas:

Formulacin
Discusin y Aprobacin
Ejecucin
Control y Evaluacin
3

Formulacin.- La formulacin se indica con el diagnstico de la realidad mediante informaciones

estadsticas recopilacin de antecedentes, los mismos que analizados permiten formarse una idea acerca de
los principales problemas y determinar sus causas. En base al diagnstico se efectuar una proyeccin de
las tendencias observadas en el transcurso del tiempo.

Discusin y Aprobacin.- Para estos efectos los programas que constituyen los planes debern ser claras
y especficas con el objeto de dar mayor facilidad para su compresin, para su discusin y posterior
aprobacin por las autoridades pertinentes y funcionarias.

Ejecucin.- Aprobados los planes y programas corresponde a los organismos ejecutivos su realizacin.
Para ejecutar las acciones programadas ser indispensable contar con las organizaciones necesarias y con
una direccin.

Control y evaluacin.- A medida que se van ejecutando las acciones programadas, es necesario ir
controlando sus resultados peridicamente estableciendo una corriente continua de informacin
estadstica desde las bases de la administracin hacia los niveles superiores a fin de permitir a los
planificadores y ejecutivos una visin oportuna de lo que est sucediendo, para rectificar errores o para
reorientar actividades para este efecto debe hacerse una labor permanente de evaluacin de resultados.

TIPOS DE PLANES

Objetivos.- Son los fines hacia los cuales se dirige la actividad. Representa no solamente la finalidad de la
planeacin, sino tambin el fin hacia el cual se encamina la organizacin, la direccin y el control. (a largo
plazo y no es cuantificable) (Meta: es objetivo a corto plazo y es siempre cuantificable)

Polticas.- Son planteamientos o normas que guan el pensamiento y la accin en la toma de decisiones.
Sealan lmites dentro de los cuales deben tomarse decisiones y aseguran que las mismas sean consistentes
y contribuyen al logro de las metas. Ej.: Una poltica del personal de salario.

Estrategias.- Son decisiones con una buena dosis de capacidad, inteligencia, astucia y experiencia que
sealan la manera ms ptima de utilizar los recursos de la empresa para alcanzar las metas y objetivos.
Ej.: Una estrategia de mercado para ganar al competidor, bajar los precios.

Procedimientos.- Son planes en cuanto establecen un mtodo habitual de manejar actividades futuras.
Son verdaderas guas de accin ms bien que de pensamiento, que detalla la forma exacta bajo la cual
ciertas actividades deben cumplirse. Esencialmente es una secuencia cronolgica de acciones requeridas.
Ej.: Es un marco porque tiene que seguir pasos (sacar un ttulo de bachiller)

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Reglas.- De ordinario son las formas ms simples de un plan. Una regla demanda que se tomen o no se
tomen una accin especfica y definida con respecto a una situacin. Ej.: Es decir cmo hacer una
actividad, tiene sus reglas (tiene que estar firmado).

Mtodo.- Describen el curso de accin para cumplir una tarea.

Programas.- Es un tipo completo de plan que rene en forma integral, varios planes (metas, polticas,
procedimientos, reglas) determinando los pasos que deben darse y recursos que deben emplearse,
sealando principalmente el tiempo requerido para realizarlo. Se dirige a un objetivo especfico
generalmente a largo plazo y que se persiguen solamente por una vez. Ej.: Programa de desarrollo.

Presupuesto.- Son planes expresados en trminos numricos generalmente monetarios, aunque tambin
pueden expresarse en unidades de productos, nmero de empleados, unidades de tiempo, etc.
4

Proyectos.- Es aquella que expresa la realizacin de un bien de capital a corto o largo plazo que una vez
puesto en funcionamiento es capaz por si solo de producir bienes y servicios.

PRINCIPIOS DE PLANEACION

La planeacin cualquiera sea el campo en que se aplique se inspira en ciertos conceptos fundamentales de
validez general:
Principio de Racionalidad
Principio de Previsin
Principio de Universalidad
Principio de Unidad
Principio de Continuidad
Principio de Inherencia

Principio de racionalidad
La programacin se basa en la idea primero de seleccionar alternativas de accin en forma inteligente.

Principio de previsin
La programacin es la previsin del futuro. Los programas y planes tienen por objeto guiar la conducta
hacia adelante, para ello se fijan plazos definidos para la ejecucin de las acciones que se planifican.

Principio de universalidad
Como la sociedad y la economa se desenvuelven en un mutuo y constante interaccin, la actividad del
estado debe programarse en todos los sectores o niveles de la administracin a fin de dar consistencia y
armona a la gestin gubernativa, abarcando todo el proceso econmico social y administrativo en sus
diferentes fases.
Principio de unidad
Como consecuencia del anterior principio, los planes deben tener unidad, es decir que estn integrados
entre si y forman un solo todo orgnico y compatible. Este principio est ligado a la COORDINACION,
que impide la mala utilizacin de recursos en acciones duplicadas sectorialmente y que afectan
globalmente.

Principio de continuidad
La programacin no tiene fin en el tiempo, es un proceso de duracin ilimitado. Siempre existir
accin, actividad. Pueden variar los objetivos y las metas de los planes, el nfasis de la accin, los plazos
fijados, pero la necesidad de obtener el mximo rendimiento de los recursos ser permanente.

Principio de inherencia
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La planificacin es necesaria en cualquier organizacin, es inherente a la administracin, se debe

planificar para alcanzar los objetivos. La administracin est ligada a la planeacin. Una administracin
sin propsitos pre-concebidos es una mquina guiada por la rutina.

TECNICAS DE PLANEACION

Existe una diversidad de tcnicas referidas a la etapa de planeacin, dentro de las funciones
administrativas, podemos citar algunas de ellas, relacionndolas con cierto grado y aplicacin en las
organizaciones.
1. Manuales
2. Diagramas de proceso y flujo
3. Grficas de Gantt
4. Programas 5
5. Sistemas PERT, CPM Y RAMPS (tcnicas de trayectoria crtica)

1.- Manuales
Son folletos, libros, carpetas, etc., en los que se concentra de forma sistemtica una serie de elementos
administrativos para un fin concreto; orientar y uniformar la conducta que se presenta en cada grupo
humano de la empresa o institucin.
a. Manuales de objetivos y polticas.
b. Manuales departamentales.
c. Manuales del empleado.
d. Manuales de organizacin.

2.- Diagramas de proceso y flujo

Que sirven para representar, analizar, mejorar y/o explicar un procedimiento, describiendo la secuencia
de las actividades en un determinado trabajo. En los diagramas de proceso los pasos esenciales son cinco:
I. Operacin.
II. Transporte.
III. Inspecciones.
IV. Demoras.
V. Almacenamientos.

3.- Diagramas de Gantt

Tiene por objeto controlar la ejecucin simultnea de varias actividades que se realizan
coordinadamente.

4.- Programas
De muy diversas formas, pero, especialmente, bajo la caracterstica de presupuestos no financieros,
financieros y pronsticos.

5.- Sistemas PERT, CPM, RAMP

PERT (Programa de evaluacin y revisin tcnica)
CPM (Mtodo de la ruta crtica)
RAMPS que nacen de la modalidad del PERT (Anlisis de revisin de proyectos mltiples)

Todas las cuales suelen conocerse con el nombre genrico de "Tcnicas de trayectoria crtica"

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BOLO 2
ORGANIZACION
GENERALIDADES
Desde la poca ms antigua algunos han dirigido los esfuerzos de otros en un esfuerzo en equipo hacia
varios objetivos especficos. El trabajo total por hacer, segn lo fijado por los planes, requera los
esfuerzos de ms de una persona. En consecuencia, se unieron varias manos y mentes y se
coordinaron de manera que no slo fueran efectivas las acciones colectivas, sino que tambin fuera
valiosa la contribucin de cada uno de los individuos, quiz satisfactorios y de acuerdo con los
respectivos conocimientos y habilidades del individuo.

CONCEPTO 6
"Organizar es el establecimiento de relaciones efectivas de comportamiento entre personas de
manera que puedan trabajar juntas con eficacia y puedan obtener una satisfaccin personal al
hacer tareas seleccionadas bajo condiciones ambientales dadas para el propsito de alcanzar alguna
meta u objetivo".

IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACION
La importancia de la organizacin radica en que el hecho de organizar da como resultado una
estructura de organizacin que puede considerarse como el marco de trabajo que rene las diversas
funciones de acuerdo con un esquema lgico y ordenado, en el cual las personas pueden unir sus
esfuerzos con efectividad. La marcha de todo negocio depende de su organizacin.

PRINCIPIO DE ORGANIZACION
Existen una relacin de principios de la organizacin de las cuales los ms generalizadas son:

1. Principio de especializacin
2. Principio de unidad de mando
3. Principio de equilibrio de Autoridad - responsabilidad
4. Principio del equilibrio de direccin - control

PRINCIPIO DE ESPECIALIZACION
"Cuando ms se divide el trabajo dedicado a cada empleado o una actividad ms limitada y concreta,
se obtiene mayor eficiencia, precisin y destreza".

PRINCIPIO DE UNIDAD DE MANDO

"Para cada funcin debe existir un solo jefe". Este principio establece la necesidad de que cada
subordinado no reciba rdenes sobre una misma materia de dos personas distintas.

PRINCIPIO DE EQUILIBRIO AUTORIDAD - RESPONSABILIDAD

"Debe precisarse el grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel jerrquico,
establecindose al mismo tiempo la autoridad correspondiente a aquella". La autoridad se ejerce de
arriba hacia abajo; la responsabilidad va en la misma lnea, pero de abajo hacia arriba.

PRINCIPIO DE EQUILIBRIO DE DIRECCION Y CONTROL

"A cada grado de delegacin debe corresponder el establecimiento de los controles adecuados, para
asegurar la unidad de mando".

UNIDADES DE ORGANIZACION
Se forman agrupando las funciones en cada lnea bsica, de acuerdo con tres criterios bsicos
principales:

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a) El trabajo que se debe hacer

b) Las personas concretas que se puede disponer
c) Los lugares en que dicho trabajo se debe realizar.

Como se indic, la divisin en el primer nivel suele ser siempre de naturaleza funcional; en los
siguientes suele hacerse de ordinario bajo otros criterios. Los ms usuales son:

a) Por producto.
b) Por territorio.
c) Por comprador.
d) Por proceso.
e) Por nmero. 7

Aun cuando la nomenclatura no suele ser uniforme en las distintas empresas, quizs la ms general es
la que considera estos grupos del siguiente modo:

1. Divisin; en el primer nivel jerrquico

2. Departamento; en el segundo
3. Seccin; en el tercero
4. Grupo y Sub-grupo en el cuarto
5. Unidades y Sub-unidades, en el quinto.

El orden, y aun las denominaciones, cambian de empresas en empresas. Las ms usual es la

denominacin de departamentos, que se dividen en secciones.

SISTEMAS Y HERRAMIENTAS.- comprende:

SISTEMAS DE ORGANIZACION
Son las diversas combinaciones estables de la divisin de funciones y autoridad, a travs de las
cuales se realiza la organizacin. Hay tres sistemas fundamentales, a los que se aade actualmente
el de comits.

ORGANIZACION LINEAL O MILITAR

Constituye la estructura ms simple y ms antigua, posee en comn el principio de autoridad

lineal o escalar, hay una jerarquizacin de la autoridad en la cual los superiores reciben obediencia de
sus respectivos subordinados.

Caractersticas:
Autoridad lineal o nica.- Autoridad lineal o nica y absoluta del superior sobre los
subordinados, resultante del principio de unidad de mando, tpica de la existente antiguamente
en las organizaciones militares.
Lneas formales de comunicacin.- Cada superior centraliza las comunicaciones en lnea
ascendente de los subordinados. Las comunicaciones son lineales y formales descritas en el
organigrama.
Centralizacin de las decisiones.- La autoridad lineal que manda toda la organizacin se
centraliza en el tope del organigrama.

ORGANIZACION FUNCIONAL O DE TAYLOR

Aplica el principio funcional o de especializacin de las funciones que separa, distingue o especializa.
Aumenta considerablemente la necesidad de contar con rganos altamente especializados capaces de
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propiciar innovaciones.
Caractersticas:
Autoridad funcional o dividida.- Basada en la especializacin, cada subordinado, se reporta
a muchos superiores concomitantemente.
Lneas directas de comunicacin.- Sin necesidad de intermedios.
Descentralizacin de la decisin.- Las decisiones son delegadas a cargos u rganos
especializados, que poseen el conocimiento necesario para implantar mejor.

ORGANIZACION LINEAL Y STAFF

Es el resultado de la combinacin de los tipos de organizacin lineal y funcional. Busca incrementar

las ventajas de los dos tipos de organizacin y reducir sus desventajas. Se denomina tambin 8
jerrquico-consultivo.
Caractersticas:
Fusin de la estructura lineal con la estructura funcional con predominio de la
primera.
Coexistencia de lneas formales y lneas directas de comunicacin
Separacin entre rganos operacionales (ejecutivos) y rganos de apoyo
(asesores)

HERRAMIENTAS DE LA ORGANIZACION

Los sistemas de organizacin se representan en forma intuitiva y con objetividad en los llamados
organigramas, conocidos tambin cartas o grficas de organizacin.

ORGANIGRAMA

El organigrama es la representacin grfica simplificada de la estructura formal que ha adoptado una

organizacin. Es por lo tanto la representacin de la forma en que estn dispuestas y relacionadas sus
partes. Tambin se lo conoce como grfica de organizacin o diagrama de estructura.

Los organigramas revelan:

La divisin de funciones
Los niveles y jerarquas
Las lneas de autoridad y responsabilidad
Los canales formales de la comunicacin
La naturaleza lineal o staff del departamento
Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.
Las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa.

Requisitos:
Deben ser claros (que no tengan un nmero excesivo de cuadros y de puestos que
puedan dar lugar a confusiones)
No deben comprender ordinariamente a los trabajadores o empleados (lo ms frecuente es
hacerlos arrancar del Director, o G. General y terminarlos con los jefes o supervisores del
ltimo nivel.
Los organigramas deben contener nombres de funciones y no de personas.
Cuando se debe que estos ltimos figuren conviene colocar dentro del mismo cuadro, con una
letra mayor el nombre del puesto y con letra menor el nombre del quien lo ocupa.

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CLASES DE ORGANIGRAMAS

Organigramas verticales
Horizontales
Circulares
Escalares

MANUALES DE ORGANIZACION

Como herramienta de la organizacin los manuales de organizacin contienen:

1. Los objetivos generales de la empresa. 9

2. Las polticas y algunas normas muy generales, tanto de la empresa, como del
departamento de que se trate.
3. La carta de organizacin general y las del departamento a que se refiere el manual.
4. La reglamentacin precisa de los aspectos que requieren la coordinacin de ese
departamento con los dems de la empresa.
5. La definicin precisa de la autoridad y responsabilidad de cada jefe
6. Los anlisis de puestos de los jefes del departamento o seccin.
7. La representacin grfica de los procedimientos y trmites ms importantes y usuales
dentro del departamento, a base de "grficas" de proceso.

Se puede dividir en:

a) Generales
b) Departamentales
c) Individuales

En cuanto a su contenido:
a) De historia y poltica general de la empresa
b) Anlisis y evaluacin de puestos
c) Reglamentos internos
d) Manuales de procedimiento

DINAMICA DE LA ORGANIZACION

La tarea de organizar nunca termina dentro de la empresa, se producen cambios en los recursos
humanos, materiales y tecnolgicos, por ello una organizacin ser adaptada a las cambiantes
necesidades internas as como el medio que la rodea. Muchos cambios de la organizacin se inician
con el propsito de incrementar su eficiencia para un mejor logro de los objetivos.

La organizacin es dinmica, debe tener en cuenta los cambios en la empresa. Los aspectos que sugieren
cambios en la organizacin son:
Crecimiento de la empresa
Caractersticas del producto en el mercado
Mercado internacionales
caractersticas del producto
Costos
Obsolescencia de funciones
Cambios tecnolgicos y automatizacin
Cambios en el elemento humano
Cambios por la llegada de nuevos miembros en las altas esferas ejecutivas de la
administracin.

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BOLO 3
DIRECCION
GENERALIDADES: la direccin est comprendida dentro de la ejecucin. La ejecucin es la tercera
funcin fundamental del proceso administrativo y se encarga de tratar ntimamente con los seres
humanos; la fase de direccin debe poner en funcionamiento la estructura terica diseada en la
planeacin y organizacin.

DEFINICION: direccin consiste en hacer que los subordinados se lancen a hacer realidad los
objetivos previamente planificados y organizados, se encarga de la ejecucin de las actividades de una
empresa.

Lo esencial de la direccin es el mantener buenas relaciones humanas, la aplicacin de mtodos y

10
tcnicas con el propsito de promover y mantener actividades favorables hacia la empresa.

Segn KOONTZ: direccin se define como el proceso de influir sobre las personas para lograr que
contribuyan a las metas de la organizacin y del grupo.

PROCESO: el proceso de la direccin se refiere a la forma por medio del cual se ejecuta un
programa, como un proceso para una buena y eficiente direccin. Se debe considerar lo siguiente:

1. Inspirar al subalterno (confianza).

2. Realiza el trabajo y hacer progresar al subalterno (que efectu nuevas tareas)
3. Instruir al subalterno mostrndole como realizar el trabajo.
4. Darle responsabilidad.
5. Determinar las causas de problemas y/o prdidas en produccin o vetas.
DELEGACION DE AUTORIDAD: (Delegar=conceder o conferir) se refiere a conferir autoridad de
un jefe o de una unidad orgnica a otras personas para que desempeen determinados cometidos es
decir que cumplan sus tareas, esto es esencial para la existencia de una estructura de organizacin.
Segn KOONTZ la autoridad se delega cuando un superior le da libertad a un subordinado para
tomar decisiones. Su proceso es:
1. Determinar los resultados esperados de un puesto.
2. Asignar tareas al puesto.
3. Delegar autoridad para cumplir estas tareas.
4. Responsabilizar a la persona que ocupa este puesto por el cumplimiento de las tareas.

AUTORIDAD: fayol derecho de mandar y poder hacerse obedecer kohler derecho de ejecutar
determinados actos o dictar reglas que gobiernen la conducta de otros. La autoridad est fundamentada
en ley, reglamento o estatutos que rija en la actividad de la entidad y funcionarios.

Tipos de autoridad:
Autoridad formal De un jefe superior sobre otras personas
Autoridad operativa Se ejerce la decisin sobre acciones y no personas
Autoridad tcnica Una persona tiene Cierto conocimiento terico y practico sobre una
determinada materia ej. profesional tcnico etc. (staff)
Autoridad personal Poseen ciertos hombres por sus cualidades morales, sociales;
conocido como liderato

MOTIVACION: Es la necesidad e impulso interno de un individuo que lo mueve hacia una accin
orientada a un objetivo. La motivacin se relaciona con el impulso y el esfuerzo por satisfacer un deseo
o una meta. koontz y W. la satisfaccin se refiere al placer que se experimenta cuando se satisface un
deseo.

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Proceso de motivacin: los conceptos para la motivacin:

1. enriquecimiento del puesto y rotacin.

2. participacin del personal.
3. administracin por resultados: ayuda en la autoevaluacin y encuentra puntos dbiles y fuertes.
4. gerente multiplicador: gerente ayuda a otros del grupo ser mejor y efectivo de trabajo.
5. entorno para el desempeo del trabajo.

Formas de motivacin:

El reconocimiento por el trabajo realizado

Creacin de bonos por produccin, de asistencia
Felicitacin mediante notas a cada empleado 11
Asensos y evaluaciones al personal

SUPERVISION: deriva de super= sobre y videre=ver (revisar y vigilar).las cosas que realicen
como fueron ordenadas, a los supervisores los corresponde:

Encargarse directamente de la labor de vigilancia

Es el que une el cuerpo administrativo con los trabajadores
Es el transmisor de rdenes e informacin a los trabajadores, como reportes deseos etc. de
los obreros y empleados.

Reglas de supervisin

1. unidad del cuerpo administrativo: tiene carcter de jefes

3. fortalecimiento de la autoridad supervisora: toda queja se transmite al supervisor y el hacia
arriba
2. doble preparacin: debe ser preparado en tcnicas relativas a su depto, y a ser jefes
4. funciones del supervisor.

Funciones del supervisor

1. Distribuir el trabajo
2. Saber tratar a su personal
3. Calificar a su personal
4. Instruir a su personal
5. Recibir y tratar quejas de sus subordinados
6. Realizar entrevistas
7. Hacer informe, reportes, etc.
8. Conducir reuniones aunque sean pequeas
9. Mejora los sistemas a su cargo
10. Mantener disciplina
11. Coordinar con los jefes y supervisores

COMUNICACIN: es la transferencia de informacin del emisor al receptor y q este ltimo

comprenda. Este es el medio que unifica la actividad organizada. La comunicacin es necesaria para:

1. establecer y extender las metas de la empresa

2. elaborar planes para su logro
3. organizar los RR. HH. y de otro tipo en forma ms efectiva y eficiente
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4. seleccionar, desarrollar y evaluar a los miembros de la organizacin

5. dirigir, conducir, motivar y crear un clima en la que las personas quieran contribuir
6. controlar el desempeo

Elementos de la comunicacin

Fuente: emisor del mensaje y lo dirige

Receptor: el que recibe el mensaje
Canal: el medio puede ser verbal o escrito
Contenido: lo que queremos comunicar
Respuesta
Ambiente: relaciones entre el emisor y receptor 12

Tipos de comunicacin

1. Por los canales que siguen:

Formal: lleva contenido necesario y ordenado
Informal: n o es referente a la empresa ni sigue canales normales
2. por razn de receptor puede ser:
Individual
General
3. razn de la obligatoriedad q se espera en la repta
Imperativa: respuesta precisa
Exhortativa: espera una accin aunque sea obligada
Informativa: comunica
4. por razn de su forma puede ser: oral, escrita o grafica sin esperar respuesta
5. por razn de su sentido:
Horizontal: juntas, comits, consejos, asambleas
Vertical: descendente-polticas reglas rdenes.
Ascendente-reportes informes sugerencias entrevistas

Eficiente: minimizar tiempo y costo

Efectivo: mejor forma de envo y recibo de informacin

CONTROL: es evaluar el desempeo y si es necesario medidas correctivas, as el desempeo da lugar

con los planes.

El Sistema de Control Interno es el plan de organizacin, mtodos y procedimientos que adopta la

administracin para el logro de objetivos, as tambin la conduccin ordenada y eficiente de la entidad.

Proceso de control
Medicin del desempeo: una unidad de medida
Comparacin del desempeo con el estndar: verifique si hay diferencias entre desempeo y
estndar
Corregir las desviaciones desfavorables aplicando medidas correctivas
Los encargados del control miden el desempeo real, comparar con mediciones estndar y
hacer las correcciones necesarias y ponerlo en prctica con el fin de llegar al desempeo deseado.

Principios de control
Principio de objetividad: aplicar el control de forma efectiva y eficiente
Principio de responsabilidad: a la persona que se le asigne una tarea debe ser responsable de
ejecutarla y ejercer control sobre ella
Principio de control directo: se debe disponer a todos los niveles de la administracin
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Principio de excepcin: la administracin debe concentrarse en excepciones o desviaciones

significativas
Principio de flexibilidad: debe ser flexible para que no lleguen a perder su utilidad

RELACIONES HUMANAS EN LA ADMINISTRACION: todo dentro de la actividad de una

empresa es realizado por personas. Los tipos de relaciones humanas son:

1. Relaciones jurdicas
2. Relaciones econmicas
3. Relaciones administrativas
4. Relaciones sociales

PROPOSITO Y PROCESO DE LA DIRECCION: 13

El propsito es impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro de la organizacin, para
realizar eficientemente y eficaz los planes. El proceso es:

Delegar autoridad
Ejercer esa autoridad
Establecer canales de comunicacin
Supervisin de autoridad simultnea a la ejecucin de labores

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BOLO 4
LA EMPRESA
Concepto.- "Es una unidad econmica, jurdica y social de produccin formada por un conjunto de
factores productivos bajo la direccin, responsabilidad y control del empresario, cuya funcin es la
obtencin de utilidades mediante la produccin de bienes y servicios".

Definicin.-"Es una unidad econmica y social en la que el capital,

el trabajo y direccin se coordinan para lograr una produccin que responda a los
requerimientos del medio humano en el que la propia empresa acta".

Elementos que forma la empresa: 14

Bienes materiales
Hombres (RRHH)
Sistemas

LA UNIDAD EMPRESARIAL Y SUS ASPECTOS.- Destacamos cuatro aspectos

Aspecto econmico
Aspecto jurdico
Aspecto administrativo
Aspecto sociolgico

Aspecto econmico.- Es fundamental y primero en este sentido la empresa es considerada

como una unidad de produccin de bienes y servicios para satisfacer un mercado. Destaca en este
concepto que todas las mquinas, sistemas y personas tienen un fin comn que hace que se
coordinen.

Aspecto jurdico.- La empresa en este aspecto comprende las disposiciones legales que garantizan
el derecho de propiedad y reglamentan su uso y sus limitaciones. Deben considerarse las
disposiciones reglamentarias del Cdigo de Comercio, pero ms debe tomarse en cuenta la escritura
social constitutiva, ya que es esa escritura la que determina las caractersticas particulares de la
empresa.

Aspecto administrativo.- La unidad de la empresa est representada por un fuente de decisiones que
coordina las actividades tendientes al logro del objetivo, esto fundamentalmente est relacionado con la
estructura de la organizacin, las lneas de mando, los niveles jerrquicos y las funciones delegadas a
cada puesto.

Aspecto sociolgico.- Este aspecto exige que la empresa posea una comunidad de vida de interaccin
de ideas e intereses entre todos los miembros que componen la organizacin, buscando siempre una
constante relacin entre dueos, jefes, obreros, empleados, etc. buscando as de esta manera obtener
mayor progreso y desarrollo de la empresa.

Mirada de conjunto.- Habremos observado que ninguno de estos criterios vasta por s sola para
determinar lo que es la empresa, ni si se da la existencia de una o varias aunque cada una de ellas sea
suficiente para resolver los problemas dentro del campo respectivo. As se trate del arreglo econmico
de la empresa, de su organizacin tcnica productiva, habr que atender a la unidad econmica. Si
se trata de fijacin de derechos y deberes tendr que tomarse en cuenta la unidad jurdica cuando
se busque la resolucin de problemas administrativos habr que atender a este tipo de unidad y cuando
se trate de la solucin de problemas sociolgicos, morales, etc. habr que tomar en cuenta la ms
amplia unidad social.
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CONSTITUCION DE LA EMPRESA.- La empresa se constituye a travs de la escritura de

constitucin que debe contener:

1. Lugar y fecha de celebracin del acto.

2. Nombre, edad, estado civil, nacionalidad, profesin, domicilio y nmero de cdula de
identidad de las personas fsicas y nombre naturaleza, nacionalidad y domicilio de las
personas jurdicas que intervengan en la constitucin.
3. Razn social o denominacin y domicilio de la
sociedad
4. Objeto social, que debe ser preciso y determinado (tipo de actividad)
5. Monto del capital social, que debe ser preciso y determinado
6. Monto y aporte efectuado por cada socio en dinero, bienes, valores o servicios y su
valoracin. En las sociedades annimas deber indicarse adems el capital autorizado, 15
suscrito y pagado; la clase, nmero, valor nominal y naturaleza de la emisin y dems
caractersticas de las acciones; la forma y trmino en que deben pagarse los aportes
comprometidos, que no podr exceder de dos aos.
7. Plazo de
duracin
8. Forma de organizacin de la administracin o representantes legales; rganos de
fiscalizacin interna y sus facultades, lo que depende del tipo de sociedad; fijacin del
tiempo de duracin de los cargos.
9. Reglas para distribuir las utilidades o soportar prdidas. En caso de silencio, se
entendern en proporcin a los aportes.
10. Previsin sobre la constitucin de reservas.
11. Clusulas necesarias sobre derechos y obligaciones de socios o accionistas entre s y con
terceros.
12. Clusulas para la disolucin de la sociedad y las bases para practicar la liquidacin y la
forma de designar a los liquidadores.
13. Compromiso sobre jurisdiccin arbitral, en su caso.
14. En las sociedades annimas, la poca y forma de convocar a reuniones o constituir la
junta de accionistas; las secciones ordinarias y extraordinarias del Directorio.

CLASES

I Segn las industrias:

Industrias primarias:
Industrias de Produccin intermedia:
Industrias de bienes terminados

II Empresas de bienes y servicios de consumo:

De consumo final:
Productos
Servicios
De consumo industrial

III Por su origen del capital pueden ser:

Empresa privada
Empresa pblica
Empresa mixta

IV Empresas de bienes y servicios de consumo final

Empresas que producen bienes
Productos alimenticios
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Bebidas, tabaco
Prendas de vestir, calzados
Vivienda
Muebles accesorios
Combustible y energa

Empresas que producen servicios

Comunicacin
Transporte
Bancos
Instituciones financieras
16
V Empresas por su magnitud.
Empresas grandes
Empresa mediana
Empresa pequea

VI Por su objetivo.-
Comercial
Industriales
Financieras
De servicios
De seguros

LA INVESTIGACION

La investigacin es la bsqueda de nuevos y mejores elementos de juicio que permitan mejorar o

superar el objetivo.

Con la fijacin de los objetivos en la empresa se ha determinado el fin que se persigue, sin perjuicio de
que, al hacerse los planes, determinadas circunstancias eminentemente concretas, puedan hacer que
ese fin se altere ligeramente, se eleve de categora, se limite, etc., como ya lo indicamos. Los medios
de que se vale el administrador para investigar son dos fundamentalmente.
a) La observacin
b) La encuesta
c) La entrevista

La observacin.- Es una tcnica de investigacin por medio de la cual, el administrador, se cerciora de

ciertos hechos y circunstancias, principalmente los relacionados con la forma de realizacin de las
operaciones, dndose cuenta personalmente de modo abierto o discreto de como el personal realiza
ciertas operaciones.
La encuesta.- Se refiere a la recopilacin de informacin de fuentes externas a la empresa mediante
cuestionarios y/o entrevistas, casi siempre acerca de la calidad de los bienes y servicios ofrecidos
por ella.
La encuesta por cuestionario.- Comprende estos pasos:
Determinacin de su universo o mbito
Muestreo
Formulacin del cuestionario
Recoleccin de datos
Tabulacin de los mismos
Interpretacin de los resultados

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La entrevista.- La entrevista constituye probablemente en uno de los instrumentos ms

valiosos. Su importancia depende de la habilidad de quien lo emplea.

INFORMACION Y RELACIONES PBLICAS.-

La informacin es un conjunto de datos con un significado es decir que puede reducir la

incertidumbre de algo o aumentar el conocimiento de algo.

Las relaciones pblicas.- son en s una funcin, una funcin administrativa que evala la
actitud del pblico, identifica la poltica y los procedimientos de un individuo o de una organizacin
con el inters del pblico, y lleva a cabo un programa de accin destinado a atraerse la comprensin y
la aceptacin del pblico.
17
Sus fines:
1. Que la empresa y sus objetivos sean bien conocidos
2. Que la empresa y sus objetivos sean bien interpretados
3. Que la empresa y sus objetivos sean bien apreciados

ALCANCE DE LA INVESTIGACION.- Se concreta en lo siguiente:

Recopilacin de datos
Medicin y comparacin de los datos recopilados con otros de aceptacin general.
Formacin de conclusiones

PLANTEAMIENTO DE LA INVESTIGACION.- Comprende los siguientes pasos:

a) Objetivos del anlisis.- Para determinar los fines de estudio se deben resumir las
informaciones obtenidas.
b) Tipos y fuentes de investigacin.- Una vez determinado el objetivo del anlisis se
deben determinar los tipos de informacin necesarias para llegar a la hiptesis.
c) Preparacin de formularios.- Despus de determinar qu datos se van a investigar se
tiene que plantear como obtenerlos, es decir personalmente, por correo, por telfono, etc.

PROGRAMA DE INFORMACION

La informacin debe contener los datos necesarios y adecuados para cada situacin que no sean
abundantes ni insuficientes y que a travs de un buen sistema de comunicacin mantengan informados
a los diferentes niveles de la organizacin de todos aquellos hechos que los afecten.

Un buen programa de informacin debe considerar los siguientes tipos de informacin:

Informacin financiera
Informacin sobre mercancas
Informacin sobre personal

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BOLO 5
ADMINISTRACION Y CONTROL FINANCIERO
DEFINICION: la administracin financiera se ocupa de recabar fondos de la manera ms
econmica, planear las operaciones y controlar el desempeo actual de los proyectos a travs de
contabilidad financiera, presupuesto, estadstica y otros. Control financiero: se encarga de verificar el
cumplimiento de objetivos. Su objetivo es localizar los puntos dbiles y errores para corregir y evitar q
se repita. La evaluacin de las condiciones actuales de la empresa mediante normas y estndares
establecidos (presupuesto) por contabilidad.

MBITO DE CONTROL: est en todo el proceso administrativo, as como la planeacin y control, 18

el sistema de control y tcnicas son fundamentales para el procedimiento de una oficina; como la moral,
producto final y ms.
El POA est compuesto por: objetivos, actividades, recursos, tiempo}= presupuesto.

ETAPAS Y TIPOS DE CONTROL:

Control previo: es antes de que ocurra la ejecucin de trabajo, incluye polticas,

procedimientos y reglas para asegurar que las actividades planeadas se ejecute
Control permanente y concurrente: es cuando se ejecuta el trabajo, se compara la planificacin
de la direccin con la actividad a medida que ocurre.
Control posterior o de retroalimentacin: es despus de la ejecucin del trabajo, se ve los resultados
para corregir las desviaciones desfavorables.

EL PRESUPUESTO: El presupuesto es un plan de accin dirigido a cumplir una meta prevista

expresada en valores y trminos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas
condiciones previstas. Los presupuestos. Los presupuestos estn correlacionados con la planeacin y
delega autoridad sin prdida de control, esto permite a los administradores ver qu capital se gastara,
quien, donde y cules sern los gastos, ingresos o unidades de insumos fsicos o de produccin.

Objetivo del presupuesto: planear e integrar sistemticamente todas las actividades que la empresa
debe desarrollar en un periodo determinado. Controlar y medir los resultados cuantitativos y delegar
responsabilidades en las dependencias para lograr cumplimiento del as metas.
Tipos de presupuesto: de planeacin total del presupuesto

1. P. de ingreso y gasto
2. P. de tiempo, espacio, materiales y productos
3. P. de gastos de capital
4. P. de efectivo

PRINCIPIOS Y ETAPAS DEL PRESUPUESTO: en su origen era un instrumento poltico, se utiliza

para garantizar el control del legislativo sobre el ejecutivo sustentado por una serie de principios:

Los principios fundamentales del presupuesto pblico:

1. Principio de la anualidad: el presupuesto anual.
2. Principio de unidad: debe existir solo un presupuesto y debe consignar los ingresos y
egresos sin excepcin.
3. Principio de universalidad: todos los ingresos y gastos debern figurar en el
presupuesto establecido con su importe bruto.
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4. Principio de no afectacin de recursos: los recursos ingresados al tesoro pblico. Los

ingresos deben formar parte de un fondo comn en consecuencia financiar todas las
reparticiones.
5. Principio de especificacin de gastos: el presupuesto del estado no podr otorgar
autorizaciones de gastos en conjunto.
6. Principios de publicidad: exige que las diversas fases del presupuesto se verifiquen en
pblico.

Principios del presupuesto privado

1. Responsabilidad de la direccin: debe respaldar, orientar y participar en el proceso del
presupuesto.
2. Plan de organizacin: aquellos empleados cuyo desempeo sea evaluado a travs del
presupuesto, tengan autoridad para influir el presupuesto. 19
3. Presupuesto debe basarse en metas factibles de lograrse investigarla para corregirla o
aprovecharla.
4. Oportunidad: debe existir tiempos definidos para planificacin formal, informes de
resultados y otras actividades afines, deben estar contenidas en el presupuesto.
5. Reconocimiento individual y colectivo: se reconoce resultados positivos y negativos a base
de evaluacin justa, compresible y exacta.
6. Principios de flexibilidad: o presupuestos variables se debe permitir modificar si existieran
cambios que estn fuera de control. Se transforma el volumen de las ventas u otras medidas
de produccin.
7. Participacin: participacin de los empleados en el proceso de preparacin del presupuesto.
8. Vigilancia continua: la buena y mala actitud deben
9. Principio de universalidad: los ingresos y gastos
10. Principio de claridad: la presentacin debe comprenderse fcilmente por todos.

ETAPAS DEL PRESUPUESTO:

1. Programacin presupuestaria: asignar recursos (ingresos y gastos)
2. Ejecucin presupuestaria: ejecutar
3. Control presupuestaria: evitar desvos o sobregiros
4. Evaluacin presupuestaria: medir y expresar resultados si los objetivos fueron cumplidos.

Etapas del presupuesto pblico: son los momentos que se presenta durante la gestin del presupuesto.
1. Formulacin: elaboracin clara y precisa de decisiones y ponerlo en prctica.
2. Presentacin: las instituciones presentan su anteproyecto, a la sub secretaria de
programacin de operaciones verifica el grado de cumplimiento de los lineamientos e
instructivos.
3. Discusin: interviene el personal del organismo. Analizan los anteproyectos los discute y
sugiere modificacin y deben estar de acuerdo con los objetivos y metas globales de la
institucin.
4. Aprobacin: el poder ejecutivo en consejo de ministros analiza y remite al poder
legislativo congreso nacional.
5. Ejecucin: poner en practica

Etapas del presupuesto privado

1. Eleccin de los periodos: mayora anual.
2. Organizacin para preparacin de presupuesto: comit por miembros de alta gerencia vigila
la preparacin de presupuesto
3. Ejecucin del presupuesto: al aprobar se procede a la ejecucin
4. Control de presupuesto: labor del comit de presupuesto, resolver situaciones perjudiciales
para evitar mayores problemas.

PLANEACION PRESUPUESTARIO: planeacin presupuestaria es la ms importante de la

planeacin obliga a nivel administrativo pensar en el futuro. Este plan debe poseer objetividad,
estructuracin, flexibilidad, adems de otros planes:
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1. Se prepara el presupuesto para controlar operaciones

2. Medio de control efectivo, se prepara un presupuesto separado para cada unidad
organizativa
3. Diseado para cubrir un periodo especifico de tiempo

Despus de la planeacin es el presupuesto maestro y abarca:

Presupuesto operativo: comprende desde la produccin hasta las ventas.
Presupuesto financiero: se concreta con liquidez, permite determinar la situacin econmica
y financiera.
Presupuesto de inversiones o de capital: puede ubicarse en ms de un periodo contable.
20
CONTROL PRESUPUESTARIO

Privado: es el instrumento de control ms utilizado (presupuesto=control). El presupuesto es el estndar

de ejecucin establecida. Los pasos son:
1. Ejecucin de estndares
2. Facilidad de comparacin porque se muestra en estndares cuantitativos. Es el
ltimo paso de control.
Mejora la planificacin, mejora controles, coordina las actividades.

Publico: al formular y aprobar el presupuesto entra en ejecucin al mismo tiempo se da el control

presupuestario, ingresos captados y gastos.

CONDICIONES DEL CONTROL FISCAL: la Ley 1178 de Administracin y Control

Gubernamental tiene el objetivo de que las polticas gubernamentales se ejecuten con eficiencia y
transparencia. Es la encargada de regular los Sistemas Administracin y Control de los recursos del
Estado y relacin de sistemas de Planificacin e inversin pblica con el objeto de:
1. programar, organizar, ejecutar y controlar la captacin y el uso eficaz y eficiente de
recursos pblicos
2. disponer la informacin til, oportuna y confiable asegurando la razonabilidad de
informes y EE.FF.
3. lograr que todo servidor pblico, sin distincin de jerarqua, se rinde cuentas del
objetivo la forma y resultados de recursos pblicos confiables.
4. desarrollar la capacidad administrativa para impedir o identificar y comprobar el manejo
incorrecto de los recursos del estado

Todos los sistemas que se regulan son:

Para programar y organizar actividades.
Para ejecutar las actividades programadas.
Para controlar la gestin del sector pblico.

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BOLO 6
AUDITORIA ADMINISTRATIVA (OPERATIVA)
ANTECENDENTES: tambin conocida como auditoria administrativa operacional.

S/g Chapman William: es el examen de una gestin de un ente con el propsito de evaluar la
eficiencia de sus resultados, con referencia metas fijadas.

S/g William P. Leonard: el propsito primordial es evaluar una entidad a fin de identificar y
eliminar deficiencias e irregularidades con la finalidad de ayudar a la direccin para lograr una
administracin ms efectiva, econmica y eficaz.
21
S/g Artur W. Holmes: significa la extensin de las auditoras a todas las operaciones de un negocio y
no se limita al rea financiera o contable.

RELACION DE LA AUDITORIA FINANCIERA EN LA AUDITORIA OPERATIVA:

La AUDITORIA comprende las siguientes acciones sea operativa o financiera:

1. Verificacin de transacciones, cuentas, EE.FF. de periodo examinado.

2. Evaluacin de conformidad de las acciones legales e internas vigentes.
3. Comprensin suficiente del sistema de control interno financiero.
4. Examen y evaluacin de planificacin, organizacin, direccin y control administrativo
5. Revisin y evaluacin de la eficiencia y eficacia con que se utiliz los RR.HH., materiales
y financieros.
6. Revisin y evaluacin de las operaciones programadas, para ver si alcanzo las metas.

CONCEPTO: la Auditoria Operativa es un tipo examen a las actividades de la administracin, la

evaluacin permite revisar objetivos, polticas, normas, procedimientos y procesos. Para realizar el
examen se debe responder Qu hace la entidad?, Por qu lo hace?, Cundo lo hace?, Quin y
como lo hace?

Se debe determinar las reas significativas y criticas de las operaciones.

PROPOSITO: la evaluacin de las operaciones para determinar y aumentar el grado de eficacia o

efectividad (llegar a objetivos trazados o cumplimiento), eficiencia (realizar una accin efectiva con el
mnimo de esfuerzo, recursos, etc.) y economicidad o economa (uso mnimo de recursos). Ayuda a la
administracin al mejor cumplimiento de sus responsabilidades a travs de la identificacin de
deficiencias, debilidades y recomendar cuando estas puedan formularse.

OBJETIVO: el principal es coadyuvar a la gerencia para lograr mayor efectividad eficiencia y

economa, pone a prueba el funcionamiento de los sistemas de planificacin y control gerencial,
examina debilidades aparentes, informa de las condiciones observadas saca conclusiones y realiza
recomendaciones.

RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR: tiene responsabilidad ante la gerencia general (informa

sobre los aspectos ms relevantes de la entidad) y gerencia tcnica (plantea su opinin y
recomendaciones consideradas necesarias). La responsabilidad del auditor es frente a las polticas y
procedimientos establecidos por la gerencia. Debe haber consistencia en los procedimientos para el
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logro de metas.

CUALIDADES Y ATRIBUTOS DEL AUDITOR: este est autorizado para examinar EE.FF.,
examinar operaciones en general de la Ca., emitir opinin sobre sus conclusiones, en un elevado
sentido profesional, el cdigo de tica regula y gua al profesional. Los atributos de responsabilidades
son:

1. pensar y razonar como gerente administrativo.

2. demostrar curiosidad persistencia, es decir examinar, observar, verificar hasta quedar
convencido de la situacin.
3. capacidad de adaptacin, lleva a intervenir a todas las operaciones. 22
4. capacidad de crtica constructiva, hallar deficiencias y proponer soluciones viables y
reales.
5. sentido comn, aquello que haga o deje de hacer tiene su efecto sobre las eficiencias y
funcionamiento rentable del negocio.

PROCESO DE LA AUDITORIA OPERACIONAL: comprende las siguientes actividades:

1. recopilacin de informacin: obtener evidencia suficiente, pertinente y competente.

(Fsica, documental, testimonio y analtica)
2. realizacin de anlisis y sntesis: anlisis= descomponer un todo en sus partes;
sntesis= unir partes de un todo.
3. realizacin de las evaluaciones: comprende la apreciacin del valor de algo, bsicamente
en una comparacin para determinar diferencias y similitudes.
4. conclusiones: son los resultados de la recopilacin, anlisis, sntesis y evaluacin de la
informacin referente a una actividad, operacin, funcin, etc.
5. recomendaciones: es el resultado de las conclusiones para mejorar y optimizar las
operaciones

FASES DE LA AUDITORIA OPERACIONAL:

FASE I Estudio preliminar.

FASE II Composicin de la organizacin auditada y evaluacin de la estructura del
control interno.
FASE III Identificacin y seleccin de reas dbiles o crticas que sern auditadas.
FASE IV Comunicacin de resultados de la auditoria operativa.
FASE V Seguimiento.

NORMAS: no existe normas de auditoria operativa generalmente aceptadas. Se puede tomar

como pauta la ley 1178 de administracin y control gubernamental otorga un amplio respaldo legal
al ejercicio de la auditoria operacional. En algunas ocasiones se puede utilizar Normas para la Ejecucin
Profesional de Auditoria Interna (NEPAI), estas normas se dividen en:

100 Normas Relativas a la independencia

200 Normas relativas a la idoneidad profesional del depto. De auditoria y del auditor interno
300 Normas relativas al alcance de las labores
400 Normas relativas a la ejecucin de la labor de auditoria
500 Normas relativas a la administracin del departamento de auditoria interna.

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Definindolas como criterios a travs de las cuales se evala. La auditora operativa se aplica estas
normas como pautas para una labor ordenada.

TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA OPERACIONAL

Son los mtodos prcticos que utiliza el auditor para obtener informacin necesaria verificndolo
as obtener conclusiones y recomendaciones.

Los procedimientos son los que ponen a prueba el sistema de control interno y seala las aparentes
debilidades en los procedimientos, polticas administrativas y gerenciales de la entidad.

Segn el manual de auditoria del ILACIF se expone un resumen de clasificacin de tcnicas de 23

auditoria.
Tcnicas de verificacin ocular
Tcnica de verificacin verbal
Tcnica de verificacin escrita
Tcnica de verificacin documental
Tcnicas de verificacin fsica

AREAS CRTICAS Y SUS ATRIBUTOS

Al revisar registros y archivos y la prueba verificacin y confirmacin de la informacin. El producto

del examen profundo de reas crticas incluye el desarrollo apropiado de los hallazgos. Estos hallazgos
son observaciones que el auditor presenta tras las deficiencias o irregularidades encontradas durante el
examen realizado.

Durante el curso del examen el auditor agotara todos los medios para que presenten documentacin
suficiente para absorber observaciones que el auditor encuentre. Cada hallazgo debe tener sus atributos
que son condicin (como es), criterio (como debera ser), efecto (que trascendencia hubo entre
condicin y criterio), causa (porque sucedi y como se produjo) con su respectivo comentario y
recomendacin.

EL INFORME: es el producto final del trabajo del auditor mediante el cual se comente el hallazgo,
conclusin y recomendacin este informe es muy importante para la entidad.

CARACTERISTICAS DEL INFORME

Informe debe tener las siguientes caractersticas:

1. importancia del contenido: para merecer la atencin de aquellos a quienes va dirigidos.

2. utilidad y oportunidad: para que la empresa pueda tomar acciones inmediatas. La utilidad
para informar las debilidades de la organizacin.
3. calidad convincente: el informe debe ser convincente para q lo acepten.
4. objetividad y perspectiva: los hallazgos deben presentarse de manera objetiva y clara e
incluir suficiente informacin sobre el asunto principal para lograr una perspectiva global.
5. claridad y simplicidad: claro y simple.
6. concisin: el contenido debe ser breve.
7. veracidad: se debe informar hechos verdicos y verificados.
8. tono constructivo: es lograr una reaccin favorable y esta se pueda lograr con eficiencia. Sin
un lenguaje negativo.

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ESTRUCTURA DEL INFORME:

1. Caratula (ttulo del informe).

2. Carta del informe.
3. Contenido y lista de abreviaturas.
4. Sntesis o resumen.
5. Informacin introductoria.
6. Captulo de comentarios sobre los hallazgos (incluye conclusin y recomendacin).
7. Informacin financiera complementaria (cuando sea apropiada).
8. Anexos (nicamente cuando sea absolutamente necesario).
9. Contra caratula.
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