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2009 Project Management Institute

O Impacto da Qualidade no Gerenciamento de

Projetos
Por Shobhit Shrotriya

Resumo
Toda organizao enfrenta a difcil tarefa de executar projetos que atendam ou superem as expectativas de
seus clientes. No entanto, globalmente, inmeros projetos so mal sucedidos e concludos fora do
oramento e prazos estabelecidos. Eles no cumprem as normas de qualidade e os requisitos esperados
pelo cliente. Uma das causas para o seu fracasso pode ser atribudo a processos desalinhados e ineficientes
resultantes de uma combinao de problemas, tais como uma gesto do projeto debilitada, estimativa de
custos pobres, mal planejamento e programao, gerenciamento de requisitos inadequado, planejamento
de contingncia inapropriado, bem como muitos outros.
Para maximizar o desempenho de um projeto e aumentar a probabilidade de seu sucesso, toda
organizao precisa construir um melhor processo de gerenciamento de projetos dedicado a satisfazer as
necessidades mais importantes dos clientes. A aplicao do Seis Sigma (Six Sigma), juntamente com um
gerenciamento de projetos robusto e eficiente, pode ser considerado uma ferramenta eficaz para conduzir
e acelerar o desenvolvimento e a entrega de um produto de alta qualidade dentro do oramento e prazos
acordados.
Dentro das organizaes, o Seis Sigma essencialmente praticado como uma metodologia de melhoria
de processo para impulsionar a excelncia operacional e de negcios. O Seis Sigma uma abordagem
disciplinada baseada em dados e uma metodologia para a eliminao de defeitos em qualquer
processo -de fabricao para transacional e de produto para servio. O objetivo principal da metodologia
Seis Sigma a implementao de uma estratgia, baseada em medio, que se concentra em melhorias
operacionais e reduo de variao, contribuindo assim para a mudana organizacional decorrentes do
alinhamento de pessoas e processos. Este artigo discute e demonstra o poder do Seis Sigma na obteno
da qualidade do gerenciamento de projetos, e particularmente til para o gerenciamento de
projetos e gestores seniores de projetos e programas.

As organizaes tm seguido vrias abordagens

Em busca pela perfeio e para alcanar os
objetivos organizacionais, um grande nmero de
organizaes tem adotado e implementado varias
metodologias de melhoria de qualidade, tais como
Gerenciamento da Qualidade Total (GQT),
Controle de Qualidade Total (CQT), Controle
Estatstico de Processo (CEP) e Seis Sigma em
todos os departamentos funcionais dentro da
organizao.
na adoo dessas metodologias e o foco principal
tem sido no sentido de uma abordagem mista,
integrando a metodologia Seis Sigma com as vrias
ferramentas e processos de gerenciamento de
projetos. H vrias semelhanas entre as melhores
prticas de gerenciamento de projetos e o Seis
Sigma. Ambas as disciplinas objetivam reduzir
falhas, evitar defeitos, gerenciar recursos e riscos,
controlar custos e cronogramas. O gerenciamento
de projetos centra-se nestas metas e objetivos ao
educar as equipes de projetos para implementarem
as melhores prticas projeto-a-projeto, enquanto a
meta do Seis Sigma tratar de problemas de
qualidade atravs da realizao de anlise das razes
das causas, impedindo assim, a sua recorrncia. Sob
uma perspectiva mais ampla, o gerenciamento de
projetos pode ser tratado como um processo em
si, onde o Seis Sigma pode desempenhar um
grande papel em sua melhoria.
Alm disso, a distino entre Seis Sigma e o
gerenciamento de projetos reside no fato de que o
Seis Sigma oferece uma abordagem estruturada e
disciplinada para resolver problemas de negcios,
impulsionado por dados, e est focado na raiz das
causas e solues estatisticamente significativas,
enquanto as ferramentas e tcnicas de
gerenciamento de projetos focam em atributos de
um projeto tais como iniciao, planejamento,
execuo, controle e encerramento. A integrao
dessas duas abordagens pode ajudar uma
organizao na criao de um robusto, consistente
e controlado sistema de melhoria de processos o
que resultaria na entrega de um projeto bem
sucedido com pouco ou nenhum defeito.
O Seis Sigma no simplesmente um
suplemento aos mtodos de gerenciamento
existentes na organizao. uma metodologia de
gerenciamento complementar que est integrada e
substitui as formas existentes de determinar,
analisar e resolver / evitar problemas, bem como a
atender os requisitos dos clientes e do negcio de
maneira objetiva e metdica. O Sei Sigma pode ser
aplicado a questes de gesto operacional, ou pode
apoiar diretamente o desenvolvimento do
gerenciamento estratgica e sua implementao.
Ao utilizar o Seis Sigma, a gesto pode medir o
desempenho da linha de base de seus processos e
determinar as causas das variaes, podendo assim
melhorar os seus processos para atender e superar
os nveis de desempenho desejados.
Algumas Histrias de Sucesso com Seis
Sigma
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A Motorola economizou US$ 17 bilhes, entre
1986 a 2004, refletindo centenas de sucessos
individuais em todas as reas de negcios da
Motorola, incluindo:
Vendas e marketing
Design do produto
Fabricao
Atendimento ao cliente
Processos transacionais
Gesto da Cadeia de Suprimentos
General Electric (GE)
Economizou US$750 milhes at o final de
1998
98% de reduo de falhas e contestaes no
faturamento, acelerando o pagamento e
aumentando a produtividade
Processos eficientes de reviso do contrato,
levando a concluso (fechamento) mais rpida
de negcios e uma economia anual de US$1
milho
Allied Signal/Honeywell
Comeou a usar Seis Sigma em 1992 e
economizou mais de US$ 600 milhes por ano
at 1999
Reduo de 42 para 33 meses, no tempo entre
o design e a certificao de novos projetos, tais
como motores de aeronaves.
Aumentou seu valor de mercado em cerca de
27% por ano at o ano fiscal de 1998
Ford
Adicionou aproximadamente US$52 milhes a
seu rendimento em 2000, e cerca de US$ 300
milhes em 2001
Poupou US$ 350 milhes em 2002 com a
eliminao de desperdcios
Foi responsvel pela melhoria de 50% nas
coisas que do errado.
 20.000
itens
perdidos
no
correio
por
hora
7
itens
perdidos
no
correio
por
hora

~15
minutos
por
dia
de
gua
no
potvel
1
minuto
a
cada
7
m eses
gua
no
potvel

5.000
operaes
cirrgicas
incorretas
por
1,7
operao
cirrgica
incorreta
por
semana

semana



1
pouso
atrasado
nos
principais
aeroportos

2
pousos
atrasados
por
dia
nos
principais

a
cada
5
anos

aeroportos

68
prescries
de
medicamentos
erradas

200.000
prescries
de
medicamentos
por
ano

erradas
a
cada
ano



1
hora
sem
energia
eltrica
a
cada
34
anos

7
horas
sem
energia
eltrica
por
ms

Tabela 1: Viso Clssica de Qualidade versus Viso Seis Sigma de Qualidade

A Tabela 1 mostra vrios exemplos de viso Para um processo de negcio ou de fabricao,

clssica de qualidade versus a viso Seis Sigma de o valor sigma uma mtrica que indica o quo
Qualidade. Estes exemplos so realmente uma bem esse processo est sendo realizado em
grande surpresa e enfatizam a importncia da comparao com o referncia do Seis Sigma.
qualidade do gerenciamento do projeto a ser Quanto maior o valor sigma, melhor. O Sigma
construda em todos os processos operacionais e mede a capacidade do processo para executar
de negcios, evitando assim a recorrncia de um trabalho livre de falhas. Um defeito
defeitos. qualquer coisa que resulte na insatisfao do
Existem muitas facetas do Seis Sigma. Vamos cliente.
observar e entender algumas deles: O ndice de medio comum "defeitos por
Sigma () uma letra do alfabeto grego. unidade", onde uma unidade pode ser
O termo "sigma" usado para designar a virtualmente qualquer coisa- um componente,
distribuio ou propagao (desvio padro) em um pedao de material, uma linha de cdigo,
torno da mdia de qualquer processo ou uma forma administrativa, um espao de tempo,
caracterstica do produto. A Figura 1 enfatiza a uma distncia, etc. Outra medida "defeitos por
importncia de se reduzir a variao e centrar milho de oportunidades (DPMO)", que o
o processo o que levaria a eliminao de nmero mdio de defeitos por unidade.
defeitos. O valor sigma indica com qual frequncia h
probabilidade de ocorrncia do defeito. Quanto
maior o valor de sigma, menor a probabilidade
de um processo produzir defeitos. A medida
que o sigma aumenta, os custos diminuem, o
ciclo de tempo reduz e a satisfao do cliente
aumenta. A Tabela 2 apresenta um reflexo
direto do processo sigma e do DPMO. Um
processo de classe mundial com um processo
de seis sigma teria apenas 3,4 defeitos por
Defeito milho de oportunidades.

A Dinmica da metodologia Seis Sigma e

Figura 1: Reduzindo a variao e o feito Funil
centralizando o processo O Seis Sigma possui duas metodologias
principais: DMAIC e DMADV, ambas inspiradas no
Ciclo Planejar-Fazer-Verificar-Agir de Deming. O

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DMAIC (Definir, Medir, Analisar, Melhorar,
Controlar) usado para melhorar um processo de
negcio existente; DMADV (Definir, Medir,
Analisar, Desenhar, Verificar) usado para criar
um novo produto ou processo.
Tabela 2: Processo Sigma e a relao DPMO
A abordagem DMAIC concentra-se em
controles para as melhorias no processo e, embora
o foco no esteja no controle do processo de
gerenciamento de projetos em si, a chave para
conduzir e gerenciar projetos de maneira bem
sucedida. Do ponto de vista da qualidade do
gerenciamento de projetos, a abordagem DMAIC
pode ser mapeado e integrado com o sistema de
gerenciamento de projetos, onde os esforos
podem ser aperfeioados para melhorar o sistema
em si. Isto significa que as organizaes realizariam
projetos de melhorias para seu sistema de
gerenciamento de projetos com o objetivo de
estrutur-lo para reduzir defeitos, desperdcios e
variao de desempenho.
A metodologia bsica consiste nos seguintes
cinco passos:
Definir metas de melhoria de processos que so
consistentes com as demandas dos clientes e
com a estratgia empresarial. Ferramentas que
podem ajudar: anlise das partes interessadas,
os mtodos de pesquisa de clientes (grupos
focais, entrevistas, etc.) e mapa do processo
atual.
Medir os principais aspectos do processo atual
e recolher dados relevantes. Ferramentas que
podem ajudar: Anlise de Pareto, anlise de
modos e efeitos de falha (do ingls Failure Mode
and Effect Analysis FMEA), Gage R & R.
Analisar os dados para verificar os relaes de
causa e efeito . Determinar quais so as
relaes e tentar garantir que todos os fatores
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sejam considerados. Ferramentas que podem
ajudar: benchmarking, diagramas de causa-e-
efeito (C & E), testes de hipteses, anlise de
regresso, Multi-Vari charts
Melhorar ou otimizar o processo com base na
anlise de dados usando tcnicas tais como
projeto de experimentos. Ferramentas que
podem ajudar: projeto de experimentos, mapa
do processo.
Controlar para assegurar que quaisquer desvios
do alvo sejam corrigidos antes de resultar em
defeitos. Configure uma execuo piloto para
estabelecer a capacidade do processo, passar
para a produo, criar mecanismos de controle
e monitorar continuamente o processo.
Ferramentas que podem ajudar: grficos de
controle, plano de controle.
Na ptica geral, o problema real convertido
em um problema estatstico. Isto feito atravs do
mapeamento do processo, definio das variveis-
chave de entrada nos processos (KPIVs ou "x"s) e
as variveis-chave de sada do processo (KPOVs ou
"y"s). O poder de ferramentas estatsticas usado
para determinar uma soluo estatstica. Este ento
convertido em uma soluo prtica. O nmero
de "x"s vai sendo eliminado usando vrios
instrumentos estatsticos e outras ferramentas.
Desta forma, como se a variao fosse reduzida
medida que passa atravs de um funil da
metodologia Seis Sigma. Isso s vezes chamado
de "efeito funil.
A relao de causa e efeitos entre as sadas
("y"s) e as entradas ("x"s) fica mais claro conforme
progredimos pelas fases do projeto. Planos de
controle so documentados antes do
encerramento do projeto, de modo que os ganhos
sejam mantidos. Os lderes do projeto devem
demonstrar que as principais entregas do projeto
so alcanados e demonstrados.
Um ponto central da metodologia DMAIC
medir o desempenho real dos projetos em
comparao s expectativas dos clientes. Portanto,
a seleo de reas de melhoria deve ser orientada,
onde maiores ganhos financeiros so esperados.
Problemas que resultam em uma grande
quantidade de retrabalho, onde os resultados no
so os esperados e em que a normalizao ajudaria
projetos futuros, devem ser orientados a fim de
evitar falhas recorrentes. Uma vez que cada
projeto nico, o uso da metodologia DMAIC
ajudaria a determinar as razes das causas e as
solues de alto impacto. Mais importante ainda, a
medio e o monitoramento contnuo do
desempenho do sistema de gerenciamento de
Figura 2: Efeito funil
Concluso
No mundo contemporneo de intensa
competio, o foco principal de todas as
organizaes a satisfao do cliente.
Portanto, tornou-se essencial para uma
organizao no s concluir um projeto dentro do
oramento e prazo, mas tambm entreg-lo com
qualidade de classe mundial. Projetos bem
sucedidos, processos consistentes e sustentveis,
produtos e resultados alm das expectativas e a
satisfao do cliente so apenas um punhado de
vantagens que as organizaes de topo podem
conseguir, ao incorporar, adotar e adaptar o
princpios do Seis Sigma para melhorar a
qualidade do gerenciamento de seus projetos.
O Seis Sigma complementa e amplia o
gerenciamento de projeto profissional, mas no o
substitu. Ambas as disciplinas fazem contribuies
importantes para os resultados de negcios bem
sucedidos. A medida que as organizaes
continuam a procurar maneiras de melhorar os
seus sistemas, reduzir custos e desenvolver novos
produtos para o aumento da lucratividade, os
sistemas de gerenciamento de projeto sero
refinados continuamente. Chegou a hora de
combinar gerenciamento de projetos e o Seis
Sigma para acelerar o desenvolvimento de um
produto de qualidade dentro do oramento e
prazos estabelecidos. Esta abordagem integrada
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projeto determinam se as metas de melhoria foram
atingidas e mantidas.
permitir definir uma melhor maneira de conseguir
reduo de custos, melhoria de processos,
implementao mais rpida e desenvolvimento de
novos produtos. O Seis Sigma j est sendo
amplamente utilizado, mas com a concorrncia
aumentando a cada minuto, a necessidade de
integra-la com a gesto do projeto ser
fundamental no futuro. Somente as empresas que
conseguirem fazer isso, sero capazes de fazer
justia a voz do cliente (VOC) e,
consequentemente, estaro em melhor posio
para aumentar seus lucros e a participao no
mercado.
Tornou-se essencial
para uma organizao
no s conluir um
projeto dentro do
oramento e prazo,
mas tambm entreg-
lo com qualidade de
classe mundial.
Referncias
Gack, G. A (2004, July 21). Six Sigma and the
project management body of knowledge. Acesso:
http://software.isixsigma.com/library/content/c0407
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http://whitepapers.techrepublic.com.com/abstract.a
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Motorola University.
http://www.motorola.com/
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http://www.buzzle.com/editorials/9-19-2005-
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Zucker, D (2007, April 23). Integrating project

management into a Six Sigma system. Acesso:
http://www.isixsigma.com/library/content/c070423a
.asp

Sobre o Autor
Shobhit Shrotriya, 6 Black Belt, PMP,
engenheiro com ps-graduao em Engenharia
Industrial e Gesto do Instituto Indiano de
Tecnologia (IIT) em Kanpur. Atualmente trabalha
como Diretor Associado na Gesto de Dados
Clnicos da empresa Quintiles em Bangalore.
Possui mais de sete anos de experincia em
gerenciamento de projetos, gerenciamento de
cadeia de suprimentos e de dados clnicos,
mtodos estatsticos, manufatura, engenharia de
confiabilidade e mdulos SAP . Em diversas
empresas, com diferentes papis, foi responsvel
pelo gerenciamento de projetos e da qualidade,
definio, estabelecimento e desenvolvimento de
processos, mtricas e padres, estabelecimento de
novo sistema de novos produtos, design, padres
de qualidade bem como apoio na melhoria
contnua dos sistemas de gesto da qualidade e
processos. Ele atingiu a certificao profissional de
confiabilidade (Reliability Professional certification-
CRP), Six Sigma Black Belt e Profissional de
Gerenciamento de Projetos (PMP) .

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