Manual del usuario

Excel
Control de Gastos
Submdulo 5 (Excel)

Equipo azul
Roberto Alejandro Azcorra Cauich
Luis Angel Guzmn Iuit
Paloma Guadalupe Martin Herrera
Citlali Arale Pallotta Koh
Edwin Daniel Pava Molina
5: G
Profesora: I.S.C. Mara Del Rosario Raygoza Velzquez

2
Tabla de contenido
Historia:............................................................................................................................................. 3
Giro comercial: ........................................................................................................................... 3
4. Justificacin del proyecto: ...................................................................................................... 4
Para qu se hace? ................................................................................................................... 4
Requisitos de Funcionamiento del Programa Desarrollado en Excel ......................... 5
Qu operaciones detecto que puedo automatizar con el uso de Excel? .......................... 6
5. Descripcin de archivos y hojas que: .................................................................................. 7
Reciben Datos ................................................................................................................................. 7
Procesan los datos: ..................................................................................................................... 10
5. Explicacin detallada .......................................................................................................... 15
MEN PRINCIPAL ..................................................................................................................... 15
CPIG ............................................................................................................................................. 16
FACTURA .................................................................................................................................... 16
INVENTARIO .............................................................................................................................. 16
CLIENTES ................................................................................................................................... 17
VACUNAS Y DESPARASITACIONES ................................................................................... 17
GIRO DE LA EMPRESA ........................................................................................................... 18
CAJA............................................................................................................................................. 18
VENTAS ....................................................................................................................................... 18
CUENTAS DIARIAS................................................................................................................... 19
CUENTAS SEMANALES Y MENSUALES ............................................................................. 19
ASISTENCIAS ............................................................................................................................ 19
NMINA ....................................................................................................................................... 20
GRFICAS .................................................................................................................................. 20
6. Tabla con funciones utilizadas ......................................................................................... 23
7. Explicacin detallada de la validacin de datos .......................................................... 24
8. Explicacin de la macros ................................................................................................... 25
10-. Listado de Fortalezas y debilidades................................................................................ 25
11-. Consideraciones del proyecto .......................................................................................... 26
12-. Contraseas, archivos externos, u otras restricciones. ............................................ 26
13. Comentarios acerca del proyecto ..................................................................................... 26

2
Historia:

La idea de mascotas Sublimes, surge en el ao 2001 cuando la doctora Citlali

Vargas inicio sus estudios de medicina veterinaria en la FMVZ-UNAM. El nombre
fue inspirado de la pelcula Dulce Noviembre donde una altruista llamada Sarah
Dever tena un centro animal llamado Pets Sublimes enamorndose del significado
(algo bello hermoso dulce y nico). En el ao 2012 se inicia el proyecto piloto. Con
una idea diferente clida, hogarea y colorida para las mascotas y sus propietarios.
Posteriormente en el 2013 se formaliz inaugurar la clnica veterinaria esttica y
boutique Mascotas Sublimes con el slogan Salud Amor y Belleza para tu Mascota
migrando con una segunda sucursal en la ciudad de Mrida desde el ao 2015 hasta
la fecha.

Giro comercial:

La Veterinaria Mascotas Sublimes se dedica ms que nada a ser una empresa de

servicios, que est en la clasificacin en el ramo de salud.
Empleados:
La empresa actualmente cuenta con un personal de 3 a 4 empleados, los cuales
desempean los cargos de:
Mdico
Ayudante
Estilista
Administrador
Los cuales ofrecen labores de lunes a sbado.
Mdico: Sueldo base de 18000 (Dependiendo de los pacientes que llegan).
Vendedores: Sueldo mnimo + comisiones por ventas.
Estilista: Sueldo mnimo ms 20% de comisiones por esttica.
Administrador: Sueldo base de 6000, pero ahora varia.

2
4. Justificacin del proyecto:

Para qu se hace?

La creacin de este proyecto se hizo con la intencin de ayudar a la empresa,

ya que Excel la plataforma que ofrece ayuda a llevar un control ms detallado al
momento de controlar ciertas funciones que tiene la empresa, por ejemplo llevar un
control acerca de las facturas, un control ms detallado al momento del inventario,
un control de gastos ms precisos, etc. Esto resulta muy til a la empresa, ya que
con Excel automticamente te indica cuanto podra perder la empresa, cuanto de
ganancias tiene, cuantos se invierte, gracias a estas funciones se pueden ver todo
esto ya en meses, semestres, hasta anuales en fin resulta demasiado til est
plataforma.
Procesos que controla manual o automticamente.
Manual: Controla el cambio de datos en las celdas u hojas de clculo. Es
decir, que el usuario administrador puede agregar, eliminar o cambiar
informacin en las celdas que l requiera. Tambin en este proceso se aplica
en los formularios creados con UserForm programados con VBA.
Automtico: Con las formulas ya establecidas, el administrador al cambiar
algn dato manual, la celda protegida que ya tiene la frmula o funcin
correspondiente arrojar un resultado automtico.
Nmero de usuarios del programa y posicin y cargo que ocupan.
Nmero de usuarios: 5
Nombre Cargo que ocupa
Arana Emiliano Medico
Castillo Roxana Vendedor 1
Salamanca Josu Vendedor 2
Santamara Jos Estilista
Vargas Citlali Administrador

4
Manual del usuario (Excel)
Requisitos de Funcionamiento del Programa Desarrollado en Excel

Para la utilizacin del programa en Excel se tiene que considerar lo siguiente:

Componente Requisitos para Excel

Equipo y Procesador de x86 o de x64 bits de 1 gigahercio (GHz) o ms

procesador rpido con conjunto de instrucciones SSE2
Memoria RAM (32 Bits) 1 GB; RAM (64 Bits) 2 GB RAM.
(RAM)
Disco Duro 1.5, GB De espacio disponible en disco
Pantalla Requiere de una resolucin de pantalla de 1024x768 o superior
Sistema Excel para 32 Bits
Operativo Windows 10
Windows 8.1
Windows 8
Windows 7

Excel para 64 bits

Windows 10
Windows 8.1
Windows 8
Windows 7
Windows server 2012 R2
Windows server 2012
Windows server 2008
Unidades de CD-ROOM DVD
DVD
Navegador La funcionalidad de Internet de Excel 2013 necesita una
conexin a Internet, adems de Internet Explorer 8 o
Internet Explorer 9.
La funcionalidad de Bsqueda instantnea necesita
Windows Search 4.0.

2
Qu operaciones detecto que puedo automatizar con el uso de Excel?

Antes Ahora

2
5. Descripcin de archivos y hojas que:

Reciben Datos

1. COSTO, PRECIO, IVA Y GANANCIA:

La tabla contiene:
Cdigo
Descripcin del producto
Presentacin del producto.
Cantidad en piezas.
Empaque (Imagen del producto).
Costo.
IVA 16%
Costo + IVA
Ganancia 100%
Ganancia + Costo + IVA.

La hoja denominada CPIG de Costo, precio, IVA y ganancia desglosa los

precios de los productos y muestra un precio pblico final de venta. Cada vez que
el usuario desee editar los datos de esta hoja tendr que ingresar una contrasea
para desbloquear estas funciones.

7
Manual del usuario (Excel)
INVENTARIO

La tabla contiene::

Cdigo
Descripcin del producto.
Marca.
Clasificacin: Si es producto o servicio.
Existencias: Los productos que entran.
Facturado: Son las cantidades de los productos que son vendidos.
Disponible: Son los productos que siguen en existencia.

2. VENTAS:

La tabla contiene:
No. Y factura.
No. De compra.
No. De factura.
Fecha.

8
Manual del usuario (Excel)
 No. De cliente.
Nombre.
Datos personales del cliente (Direccin, cdigo postal, telfono).
Especificaciones del producto (Cdigo, descripcin, cantidad, precio,
importe).
Vendedor.

3. GIRO DE LA EMPRESA:

La hoja contiene:
Datos relacionados con el propietario de la mascota, los datos de la
mascota y un apartado con la aplicacin de vacunas y
desparasitaciones en la cual se exhibe una fecha de aplicacin y en
automtico se arroja una fecha para la prxima vacuna o
desparasitacin del animal. Posteriormente se aade un responsable
de aplicacin.

4. VACUNAS Y DESPARASITACIONES

La hoja contiene:
Los datos que se envan al formato de cartilla de vacunacin en el giro
de la empresa se envan a las celdas de esta hoja en modo de registro.

9
Manual del usuario (Excel)
Procesan los datos:

CAJA:

NMINA:

VENTAS:

2
 VACUNAS Y DESPARASITACIONES

CLIENTES

ASISTENCIAS

11
Manual del usuario (Excel)
 Celdas que procesan datos mediante frmulas y funciones

12
Manual del usuario (Excel)
Las celdas donde emiten informacin:

FACTURA

13
Manual del usuario (Excel)
ASISTENCIAS

NMINA

Celdas que procesan datos mediante frmulas y funciones

14
Manual del usuario (Excel)
 6. Explicacin detallada

Este proyecto est diseado para llevar el control administrativo de una

veterinaria, en este caso, de Mascotas Sublimes, con el fin de procesar los datos y
llevar a cabo de manera automtica las cuentas necesarias para la gestin del
negocio.
Para llevar el control de la veterinaria, utilizaremos 5 opciones que son:
Men principal
Caja
Factura
Ventas
Giro de la empresa
Vacunas y desparasitaciones
Inventario
Costo, precio, IVA y ganancia
Clientes
Cuentas diarias
Cuentas semanales y mensuales
Asistencias
Nmina
Grficas

MEN PRINCIPAL

Es la pantalla principal del programa. Tiene la funcin de redirigir al usuario

a la hoja que desee haciendo click sobre los botones que aparecen en sta. Est
elaborada con macros y con controles de formulario en la cual se puso en prctica
el avanzado uso del Excel.

15
Manual del usuario (Excel)
CPIG
En esta hoja se llevan a cabo las cuentas especficas para cada caso. En la columna
costo, se captura el precio de adquisicin para cada producto. En la siguiente
columna IVA, se multiplica el costo por el porcentaje de IVA. Si se desea cambiar
dicho porcentaje, en la celda J4 se efecta el cambio. Luego, en la columna que
sigue, se hace la suma del costo ms el IVA. Despus, en la columna Ganancia, se
efecta una multiplicacin del resultado anterior por el porcentaje de ganancia
deseado y por ltimo, en la columna de precio pblico, se efecta la suma de todos
los valores.

NOMINA
En esta parte es el registro de los empleados de la veterinaria, aqu podemos ver
cunto ganan, los das que elaboraron, sus comisiones etc.

FACTURA

Aqu es para que el cliente vea el precio que le sali, el producto o el servicio que le
ofrecimos, normalmente lleva los datos del cliente, el nombre del producto y cuantos
adquiri.
INVENTARIO

16
Manual del usuario (Excel)
 Nos sirve para llevar el control de los productos o artculos que tenemos en
existencia, cuantos salen de la tienda, es decir, cuntos se facturan y cuantos
quedan disponibles. Esto se efecta gracias a la CAJA.

CLIENTES

En esta hoja se capturan los datos correspondientes al cliente y a su mascota

con el fin de registrarlo o darlo de alta como cliente frecuente en la veterinaria y
poder ofrecerle ciertos servicios especiales. Para ello, se tiene que presionar el
botn Registrar clientes para desplegar el formulario y rellenarlo con los datos que
se soliciten.

VACUNAS Y DESPARASITACIONES

En esta hoja se lleva un registro de todas las vacunas y desparasitaciones

que se lleven a cabo en la veterinaria. El registro se autocompleta despus de haber
facturado una vacuna y los datos se extraen d la cartilla de vacunacin en el giro de
la empresa.

17
Manual del usuario (Excel)
GIRO DE LA EMPRESA

Esta hoja tiene la caracterstica de que

despus de facturar una vacuna o
desparasitacin, se extraern los datos
del cliente y automticamente buscar
en la base de datos de Clientes todos
los campos que se solicitan. En caso
de que se trate de una vacuna o
desparasitacin el usuario presionar
el botn de GUARDAR para enviar los
datos a la base de datos de vacunas y
desparasitaciones.

CAJA

Esta hoja es la base de todo. Cuando el usuario quiera vender un producto,

lo que tiene que hacer es activar la celda N. Cliente y escoger la clave del cliente
que corresponda. Automticamente buscar los datos de ste. Despus se tendr
que elegir el nombre del vendedor que corresponda a la venta. Luego en el apartado
de Cdigo, se tendr que introducir el dgito correspondiente al producto y la caja
automticamente buscar la descripcin, precio e importe. Lo nico que se tendr
que introducir manualmente es la cantidad a vender. Posterior a rellenar todos los
campos, se presionar el botn GUARDAR. Automticamente los datos se enviarn
a la hoja de VENTAS y se reflejarn en la factura. Si se desea eliminar el ltimo
registro de ventas, se presiona el botn correspondiente. Si se desea elaborar una
nueva factura con un cliente diferente, se presionar en botn LIMPIAR.
VENTAS

18
Manual del usuario (Excel)
 En esta hoja se lleva el registro de ventas y facturaciones que se llevan a
cabo desde la caja. Esta es la base de datos para todo lo dems.

CUENTAS DIARIAS

En esta hoja se lleva el

registro dinmico de la
hoja de VENTAS. En
esta tabla se puede
escoger lo que se desea
ver mediante los filtros de
fecha, y vendedor.
Inclusive se tiene
agregado una escala de
tiempo para facilitar la
bsqueda de ciertos
datos.
CUENTAS SEMANALES Y MENSUALES

En esta hoja se llevan a cabo todas las cuentas

semanales y mensuales correspondientes a las ventas
realizadas en el trimestre julio a septiembre.

ASISTENCIAS

19
Manual del usuario (Excel)
En esta hoja se lleva el control de las asistencias, retardos y faltas de los empleados,
sea 1 para las asistencias, 2 para los retardos y 3 para las faltas. Al colocar stos
valores, el formato condicional de la tabla los trasforma en los conos que se ven en
la imagen.
NMINA

Aqu se lleva el control de la nmina de acuerdo a las asistencias y a las ventas que
tenga cada empleado. Se aplican las comisiones a partir de 2000 pesos semanales
en ventas para vendedores y estilista.

GRFICAS

En esta hoja se muestra de manera grfica todos aquellos datos que

queremos conocer, por ejemplo, qu cliente compr ms, cundo
se vendi ms, las prdidas y las ganancias. Etc.

20
Manual del usuario (Excel)
 DIAGRAMA DE FLUJO
INICIO

F, CPIG, V,N, P,I,A,

C*P=IVA

IVA < P

EL VALOR NO EL VALOR CAMBIA

CAMBIA

F= Factura

CPIG= Costo, precio, IVA y

ganancia
IVA
N=Nomina
>= P
V= Ventas
EL VALOR NO EL VALOR
I=Inventario CAMBIA Y LA CAMBIA Y LA
GANANCIA NO GANANCIA
A=Asistencias AUMENTA AUMENTAN
P= Porcentaje

G= Ganancia V=0
<: Menor

>: Mayor
LA FACTURA
>=: Mayor o igual TENDRA DATOS
LA FACTURA NO
TENDR DATOS

21
Manual del usuario (Excel)
 I=0

LA FACTURA NO SE GENERARA
SE GENERARA LA FACTURA

A=5

NO SE SE OBTENDRA
OBTENDRA BONO MS SU
BONO, PERO SUELDO BASE
TENDRA SU
SUELDO BASE

G, A,I,V,IVA,N

FIN

22
Manual del usuario (Excel)
 7. Tabla con funciones utilizadas
Devuelve la matrz de
resultados para cada celda
SI del rango especificado en el
valor.
Devuelve el valor
especificado si una frmula
se evala como un error; de
lo contrario, devuelve el
SI.ERROR
resultado de la frmula. Use
la funcin SI.ERROR para
interceptar y controlar
errores en una frmula.
Devuelve el nmero de das
entre la fecha actual y
1/1/2030.
FECHA
Devuelve el ao
correspondiente a una
AO fecha. Devuelve el ao como
nmero entero comprendido
entre 1900 y 9999.
Devuelve un valor de
tipo Variant (Integer) que
especifica un nmero entero
MES
entre 1 y 12, ambos
inclusive, y representa el
mes del ao.
Devuelve el da de una fecha,
representada por un nmero
DA de serie. El da se expresa
como un nmero entero
comprendido entre 1 y 31.
La funcin SUMAR.SI sirve
para sumar los valores de un
intervalo que cumplen los
criterios especificados.
SUMAR.SI
Devuelve el nmero de serie
de la fecha actual. El nmero
de serie es el cdigo de
HOY
fecha-hora que Excel usa
para los clculos de fecha y
hora.
Use la funcin Y, una de
las funciones lgicas, para
Y determinar si todas las
condiciones de una prueba
son VERDADERAS.
una de las funciones de
buscar y de referencia,
cuando necesite buscar
BUSCARV
elementos de una tabla o un
rango por fila.
2
 8. Explicacin detallada de la validacin de datos

Las validaciones se tienen hecho sobre todo, en la caja. Por ejemplo, en la celda
que corresponde al No. Cliente, se tiene elaborado una validacin en forma de
lista con el objetivo de que cuando se elija una clave, los campos que se piden a
continuacin se rellenen automticamente.

Se tiene elaborado otra validacin en forma de lista en la celda B16 que

corresponde al apartado del Cdigo. Cuando se elige el cdigo del producto a
vender, se rellenan automticamente los campos de descripcin, precio e importe.
De igual manera se hizo otra validacin en la celda D16 que tiene la funcin de
restringir cierta cantidad de productos. Es decir, que si se tiene en existencias 25 de
algn producto en el inventario y el cliente pide 26, no se podr introducir esa cifra
y se detendr la accin.

24
 9. Explicacin de la macros

1. Imprimir Factura: Esto sirve al momento que el archivo antes de imprimir, se

guarde a PDF para que no se altere nada.
2. Limpiar Factura: Esto sirve para eliminar los datos que tiene la factura, para
que se le vuelvan a introducir nuevos datos.

3. Registrar cliente frecuente: Esta macro funciona cuando el usuario hace click
sobre el botn de "Registrar Cliente Frecuente de tal manera que muestra el
formulario para rellenar los datos y automticamente lo enva a la hoja de
Pacientes Frecuentes.
4. Formulario de datos de cliente: Esta macro me ensea el formulario de
registro de cliente frecuente.
5. Imprimir Factura: Es para imprimir la factura del cliente

10-. Listado de Fortalezas y debilidades

reas de Oportunidad
Fortalezas Debilidades
-Aumenta la Proactividad y la -Equipamiento Antiguo
productividad de la empresa
-Falta de capacitacin
-Procesos tcnicos y administrativos de
calidad -Desinters
-Mejor control de los recursos de la
empresa -Producto o servicio sin caractersticas
diferenciadoras
-Caractersticas especiales de los
productos que ofertarn -Capital de trabajo mal utilizado
Oportunidades
-Inexistencia de competencia-
-Necesidades de productos
-Crecer como empresa
-Mejoran los equipamientos

25
Manual del usuario (Excel)
11-. Consideraciones del proyecto

El usuario al usar el programa, no necesariamente tendr que tener mucho

conocimiento con el programa Excel para que lo pueda utilizar, ya que gracias a las
formulas y funciones que los desarrolladores del programa, hacen que introducir
unos cuantos datos en los espacios adecuados, te salgan las cuentas precisas.
Las nicas especificaciones que tiene el programa son las siguientes:
Introducir valores numricos a las celdas
NOTA: Esta es muy obligatoria, ya que si se agrega otros tipos de valores (letra u
otros smbolos) el valor no saldr adecuadamente.
No tocar las celdas
NOTA: Esto se refiere a las celdas que contengan formulas, ya que si una de esas
celdas se le cambia algn dato la formula estar totalmente errnea.

12-. Contraseas, archivos externos, u otras restricciones.

Contraseas
Hoja Contrasea
CPIG administrador
ASISTENCIAS cobay

13. Comentarios acerca del proyecto

Este proyecto fue una grata experiencia trabajarlo, ya que con l se ampli el
conocimiento que traamos con Excel, en l nos topamos con cosas que ya
tenamos los conocimientos previos que habamos tenido aos anteriores, as como
tambin nos ayud para tener un reforzamiento para esos conocimientos. Tambin
como en todo, nos topamos con cosas que eran totalmente nuevas, tal es el caso
de las macros y el Visual Basic, las macros en cursos anteriores nos las habamos
topado en Word, pero ahora en Excel fue otra cosa totalmente distinta, ya con el
tema de Visual Basic ah fue una cosa totalmente nueva de las que habamos visto,
ya que es un cierto proceso ms sofisticado y con ms detalles (un paso para la
programacin) Por esa razn fue el proceso con ms tardanza.

26
Manual del usuario (Excel)
 Luis Guzmn Iuit
Este proyecto fue algo nuevo para m. Existieron momentos de tensin porque
algunas cosas se dificultaron al momento de realizarlo. Sin embargo, la experiencia
y el conocimiento son factores que me hicieron disfrutar de la elaboracin del
mismo.
Citlali Arale Pallotta Koh
La elaboracin de este proyecto fue muy laborioso, si algo falla todo lo dems
tambin lo har, por eso nos llevamos nuestro tiempo en el proceso de elaboracin
de esta aplicacin de ventas, Sin embargo, se disfrut, porque en ningn otro plantel
se ha hecho algo similar sin mencionar que es un reto y a el equipo azul, le fascina
eso.
Paloma Martn Herrera
Me llam mucho la atencin elaborar este proyecto. En mi vida imagin que en Excel
se podra hacer formularios y programar.
Roberto Alejandro Azcorra Cauich
El proyecto fue pesado por su laboriosidad. Pero fue bastante atractivo, pues
aprend cosas nuevas.
Edwin Daniel Pava Molina

27
Manual del usuario (Excel)