UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS

DISEO DE UN MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES DE

UNA EMPRESA COMERCIALIZADORA DE TORNILLOS

TESIS

PRESENTADA A LA JUNTA DIRECTIVA DE LA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS

POR

JOS OSWALDO CHOY AJSIVINAC

Previo a conferrsele el ttulo de

CONTADOR PBLICO Y AUDITOR

En el grado acadmico de

LICENCIADO

Guatemala, noviembre de 2012

 MIEMBROS DE LA JUNTA DIRECTIVA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS

DECANO Lic. Jos Rolando Secaida Morales

SECRETARIO Lic. Carlos Roberto Cabrera Morales
VOCAL 1 Lic. M.Sc. Albaro Joel Girn Barahona
VOCAL 2 Lic. Carlos Alberto Hernndez Glvez
VOCAL 3 Lic. Juan Antonio Gmez Monterroso
VOCAL 4 P.C. Oliver Augusto Carrera Leal
VOCAL 5 P.C. Walter Obdulio Chigichn Boror

PROFESIONALES QUE REALIZARON

LOS EXMENES DE REAS PRCTICAS BSICAS

REA DE MATEMTICA-ESTADSTICA Lic. Felipe Hernndez Sincal

REA DE CONTABILIDAD Lic. Guillermo Javier Cuyn Gonzlez
REA DE AUDITORA Lic. Salvador Giovanni Garrido Valdz

PROFESIONALES QUE REALIZARON

EL EXAMEN PRIVADO DE TESIS

PRESIDENTE Lic. Sergio Arturo Sosa Rivas

SECRETARIO Lic. Enma Yolanda Chacn Ordez
EXAMINADOR Lic. Jorge Alberto Trujillo Corzo
 DEDICATORIA

A mi Padre Dios hermoso y Todopoderoso, por haberme dado sabidura,

Celestial: inteligencia, fuerzas y todas aquellas bendiciones sin las cuales
no hubiera sido posible culminar exitosamente una etapa ms de
mi vida.

A mi esposa: Yeni, mi amor lindo, la ayuda idnea que Dios me ha dado, por
su amor, apoyo y comprensin.

A mis padres: Rafael Choy Esquit y Alejandra Ajsivinac Miculax de Choy, por
todo lo que me han brindado a lo largo de mi vida, sobre todo
amor, esfuerzo y apoyo incondicional.

A mi hija Ester Abigal, como un ejemplo de esfuerzo, paciencia,

perseverancia y dedicacin hacia el logro de los sueos.

A mis hermanos: Carlos, Luisa y Carolina, por su apoyo y cario. Con mucho
cario a Juan Fernando Ajsivinac.

A mis abuelos: Emilio Ajsivinac (t) y ngela Miculax de Ajsivinac (t), Seferina
Esquit (t), por su amor y sabios consejos.

A mis amigos: Especialmente a Mnica Molina, Lester, Erick, Marcio, Mauricio,

Mnica Palencia, Mario Garca, Pedro, Giovanni, Guillermo y
Blanca Iris Galindo; y a todas aquellas personas que, al igual
que ellos, me han brindado su amistad y apoyo.

A mis pastores: Carlos y Sonia Luna, por transmitirme el mensaje de Dios que
me ha motivado a luchar y a conquistar las metas que Dios ha
preparado para mi vida.

A mis docentes: Por haber compartido conmigo sus conocimientos.

A mis asesores: Lic. Francisco Israel Ayala Morales y Lic. Hugo Oswaldo
Rodrguez Andrade, sus consejos y orientacin han hecho que
culmine exitosamente esta investigacin.

A: La Universidad de San Carlos de Guatemala y a la Facultad de

Ciencias Econmicas por haberme abierto sus puertas.

El principio de la sabidura es el temor de Jehov. Proverbios 1:7

 CONTENIDO

INTRODUCCIN i

CAPTULO I 1
EMPRESA COMERCIALIZADORA DE TORNILLOS 1
1.1. Definicin. 1
1.2. Clasificacin de la empresa. 1
1.2.1. Comerciales. 1
1.2.2. Industriales. 3
1.2.3. De servicios. 4
1.2.4. Por el origen del capital. 5
1.2.5. Segn las ventas. 5
1.2.6. Segn la magnitud de la empresa. 6
1.2.7. Criterio de constitucin legal. 7
1.3. Aspectos fiscales y legales. 7

CAPTULO II 11
LA CONTABILIDAD 11
2.1 Definicin. 11
2.2 Marco de referencia. 11
2.3 Propsito de la contabilidad. 12
2.4 Clasificacin de la contabilidad. 13
2.5 Ciclo contable. 14
2.6 Proceso de registro y clasificacin. 15
2.7 Definicin de estados financieros. 17
2.8 Clasificacin de los estados financieros. 17
2.9 Principales estados financieros. 18
2.10 Control interno y sistemas contables. 22
CAPTULO III 23
MANUALES DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS 23
3.1. Antecedentes. 23
3.2. Definicin de manual. 23
3.2.1. Manual de polticas. 25
3.2.2. Objetivos del manual de polticas. 26
3.2.3. Importancia del manual de polticas. 27
3.2.4. Ventajas del manual de polticas. 27
3.3. Manual de procedimientos. 28
3.3.1. Algunas definiciones de procedimiento. 29
3.3.2. Objetivos del manual de procedimientos. 30
3.3.3. Importancia del manual de procedimientos. 31
3.3.4. Ventajas y desventajas del manual de procedimientos. 31
3.4. Tecnologa de la informacin. 32

CAPTULO IV 34
DIRECTRICES PARA LA ELABORACIN DE MANUALES DE POLTICAS Y
PROCEDIMIENTOS 34
4.1. Proceso de elaboracin. 34
4.1.1. Recopilacin de la informacin. 34
4.1.2. Procesamiento de la informacin. 35
4.1.3. Redaccin. 35
4.1.4. Elaboracin de grficas. 36
4.1.5. Formato, composicin y encabezados. 36
4.1.6. Revisin y aprobacin. 37
4.1.7. Distribucin y control. 39
4.1.8. Revisin. 39
CAPTULO V 41
CASO PRCTICO 41
DISEO DE UN MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
DE UNA EMPRESA COMERCIALIZADORA DE TORNILLOS 41
5.1. Resea histrica de la empresa. 41
5.2. Naturaleza de las operaciones. 41
5.3. Organizacin administrativa. 42
5.4. Constitucin legal de la empresa. 44
5.5. Antecedentes. 45
5.6. Organizacin del departamento de contabilidad. 45
5.7. Nombramiento del contador general. 47
5.8. Planeacin del proyecto. 50
5.9. Informe de resultados. 61
5.10. Manual de polticas y procedimientos. 65

CONCLUSIONES 135
RECOMENDACIONES 161
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS 162
 INTRODUCCIN

La empresa sobre la cual se realiz la investigacin del trabajo de campo es El

Sper Tornillo, S.A., se dedica a la comercializacin de productos nacionales e
importados, siendo sus productos principales: tornillos, tuercas, clavos, remaches,
remachadoras, en su mayora importados. A travs de los aos, la empresa ha ido
creciendo y posicionndose en el mercado, esto por la excelencia y disponibilidad
de productos, puntualidad en la entrega y facilidades de pago, lo que le ha
permitido ganar prestigio.

El departamento de contabilidad est formado por un grupo de colaboradores

altamente profesional, ya que la alta gerencia ha puesto cuidado en la seleccin y
contratacin del personal que la conforma, pues sabe lo importante que es para la
empresa este departamento, que tiene a su cargo el procesamiento de la
informacin relacionada a las transacciones que realiza, cuyo resultado refleja la
situacin financiera de la misma y que es la base para la toma de decisiones.

Los manuales de polticas y procedimientos son herramientas administrativas muy

importantes, por medio de ellos se agrupan y ordenan las operaciones que son
necesarias para llevar a cabo una actividad, sirven para dar direccin al esfuerzo
del personal operativo. Debido a ello, es importante considerarlos en la
realizacin de las actividades diarias de la empresa.

El trabajo cuyo tema es Diseo de un manual de polticas y procedimientos

contables de una empresa comercializadora de tornillos, fue desarrollado en cinco
captulos.

En el captulo uno, se presenta una descripcin acerca de las empresas en

general; es decir, las distintas clasificaciones por las cuales se pueden agrupar.
Esta descripcin general, pretende ampliar la idea que se pueda tener acerca de
las empresas, ya que habla de una gran diversidad de ellas, y as como es la

i
diversidad de empresas, as o ms grande todava, son las distintas operaciones
que se llevan a cabo en las mismas, por lo que es recomendable que dichas
operaciones sean agrupadas y ordenadas por medio de manuales administrativos.
Adems, se presenta informacin relativa a la empresa en la cual se desarroll el
caso prctico, ya que en el diseo del manual, es importante conocer el ambiente
de control, debido a que es precisamente ello lo que se va a agrupar y ordenar en
los manuales. El conocimiento del negocio no se limita a los sistemas contables,
el mismo comprende factores externos en los cuales se desarrolla el medio
empresarial, tales como factores econmicos, polticos, industriales, as como
factores internos que incluyen la estructura de la organizacin, las estrategias de
la gerencia y los factores que afectan las operaciones significativas del negocio.

En el captulo dos, se desarrolla el tema de la contabilidad, el cual inicia con una

definicin, luego se abarcan algunos temas relacionados, tales como el marco de
referencia, propsito y clasificacin de la contabilidad; el ciclo contable, proceso de
registro y clasificacin; adems, el tema de estados financieros, ya que
proporcionan informacin para la toma de decisiones.

El captulo tres, abarca el tema de los manuales de polticas y procedimientos en

general. Incluye varias definiciones de lo que es un manual administrativo, varias
de ellas hacen referencia a que es un documento mediante el cual se agrupan
sistemticamente instrucciones para ejecutar una actividad. Se definen temas
relacionados con manuales tales como, polticas, procedimientos, objetivos,
importancia y ventajas de los manuales, sus posibilidades y limitaciones.

En el captulo cuatro, se presentan las directrices para la elaboracin de manuales

de polticas y procedimientos en general, y aunque no hay un proceso plenamente
establecido, se describen las que en la prctica comn intervienen en la
elaboracin de los mismos, pudindose mencionar las siguientes: recopilacin y
procesamiento de la informacin, redaccin, elaboracin de grficas, formato y
composicin, revisin y aprobacin, distribucin y control y revisin. En el diseo

ii
se aconseja tener cuidado, ya que si esta fase se efecta adecuadamente, los
manuales pueden incrementar la eficiencia operativa, minimizar costos, ser una
fuente permanente de informacin, facilitar su implementacin, en fin, pueden
obtenerse muchas ventajas, pero, si no se disean con la responsabilidad y el
cuidado necesarios pierden sus objetivos, y los mismos podran llegar a ser
obsoletos. De ah que es recomendable que cada empresa cuente con un manual
de polticas y procedimientos, pues con ellos se pueden minimizar las discusiones
y malos entendidos en las operaciones, permitiendo adems, delegar
efectivamente, ya que al haber instrucciones escritas, el seguimiento del
supervisor se puede circunscribir al control por excepcin.

En el captulo cinco, se presenta el caso prctico, el manual de polticas y

procedimientos para el departamento de contabilidad de la empresa El Sper
Tornillo, S.A., en el diseo fueron utilizadas las directrices mencionadas en el
captulo cuatro, mismas que fueron recopiladas durante el desarrollo y finalizacin
de la presente investigacin, principalmente en cuanto al proceso de elaboracin
que incluye: recopilacin y procesamiento de la informacin, redaccin,
elaboracin de grficas, formato y composicin, revisin y aprobacin, distribucin
y control y revisin.

Con el trabajo se cumple uno de los objetivos principales de este estudio, que es
proporcionar al contador pblico y auditor una gua sobre los aspectos mnimos a
considerar en el diseo de un manual de polticas y procedimientos para el
departamento de contabilidad.

Al final se presentan las conclusiones y recomendaciones, as como la bibliografa

que fue utilizada para llevar a cabo la investigacin.

iii
 CAPTULO I

EMPRESA COMERCIALIZADORA DE TORNILLOS

1.1. DEFINICIN

Es una organizacin o institucin dedicada a actividades industriales,

mercantiles o de prestacin de servicios con fines lucrativos, el producto de
sus actividades son bienes y servicios que ofrecen a las personas que estn
en el entorno en que funcionan. (6:1)

1.2. CLASIFICACIN DE LA EMPRESA.

Las empresas se pueden clasificar de distintas formas, para efecto de este

trabajo se han clasificado de la siguiente forma:

Por la actividad:
Comerciales
Industriales
De servicios
Por el origen del capital:
Empresas pblicas gubernamentales
Empresas privadas
Segn las ventas
Segn la magnitud de la empresa
Criterio de constitucin legal

1.2.1. Comerciales.

Es la entidad dedicada a actividades mercantiles o de servicios que est

constituida de acuerdo a requerimientos prcticos o legales, integrada por
recursos (humanos, econmicos, etc.) y que se vale de la administracin
para lograr sus objetivos.

Es un elemento econmico social en el que se coordinan capital, trabajo y

direccin, para comercializar bienes y servicios que respondan a las
necesidades del medio humano en el que la propia empresa acta.

El Cdigo de Comercio de Guatemala, Decreto nmero 2-70 del Congreso

de la Repblica de Guatemala, en su artculo 655 se refiere en los
siguientes trminos: Se entiende por empresa mercantil al conjunto de
trabajo, de elementos materiales y de valores incorpreos coordinados,
para ofrecer al pblico con propsito de lucro y de manera sistemtica,
bienes y servicios.

En este caso se entender como empresas comerciales mercantiles,

aquellas que se dedican a la comercializacin de artculos de uso y
consumo, para satisfacer necesidades bsicas.

Caractersticas de las empresas comerciales

La caracterstica bsica de las empresas comerciales indica, que su

principal objeto es el ejercer en nombre propio y con fines de lucro la
compra y venta de bienes y servicios.

La caracterstica principal de las empresas, para fines de informacin

financiera, es que cuenten con un patrimonio identificable y separado de
todos los dems patrimonios atribuidos a otras entidades.

Estas empresas deben cumplir con la regulacin bsica para funcionar

dentro del pas; tales como estar inscritas ante la Superintendencia de
Administracin Tributaria, el Registro Mercantil, observar lo relativo al

2
 derecho de marcas, de autor y sobre todo cumplir con lo indicado en el
Cdigo de Comercio para ser considerada como una sociedad mercantil.

Objetivos de las empresas comerciales

Estn determinados por la actividad econmica que realizan y la forma en

que est compuesto su capital, por ejemplo, una empresa comercial tendr
como objetivo primordial obtener lucro con la actividad que realiza, una
empresa estatal, su objetivo principal es el de satisfacer las necesidades de
la poblacin sin obtener utilidad con la prestacin de servicios o bien con la
distribucin de productos o bienes. Para tratar de alcanzar sus objetivos, la
empresa comercial obtiene del entorno los factores que emplean en la
compra venta, tales como mercaderas, maquinaria y equipo, trabajadores,
capital, etc.

1.2.2. Industriales.

Primarias
Llamadas as, debido a que estn directamente relacionadas con la
explotacin de recursos naturales renovables como no renovables; dentro
de este grupo se pueden mencionar las siguientes empresas:

Extractivas: Tienen como nico fin explotar los diversos recursos

naturales, como las mineras, pesqueras, madereras, petroleras, entre
otros.

Agropecuarias: Este sector est constituido por dos actividades, la

agrcola y la ganadera o pecuaria las cuales estn constituidas por una
actividad primaria productora, la cual puede llevarse a cabo en la tierra o
no y una actividad secundaria de elaboracin o transformacin que
puede llevarse a cabo en cualquier otro lugar, en este sector tiene
espacio la produccin de hortalizas, cereales, frutas, vias y ganadera.
3
 La ganadera se refiere netamente a la actividad de criar animales o
faenarlos para su posterior venta.

Silvcolas: stas tienen como fin explotar y cosechar los bosques

nativos como plantaciones, regenerar y proteger los bosques, tanto
como para recolectar sus productos como tambin realizar actividades
de forestacin, plantacin, replante, conservacin de bosques y zonas
forestadas.

Secundarias
Son las que procesan materias primas que ya han tenido algn proceso
industrial anterior. Dentro de esta clasificacin se agrupan las siguientes:

Manufactureras: Son todas aquellas que tienen como fin elaborar o

convertir materias primas, productos semi-elaborados y productos
terminados, con la finalidad de negociarlos en el mercado nacional o
internacional; por ejemplo: empresas que producen bienes de
produccin, como maquinaria industrial, y empresas que producen
bienes de consumo final, generalmente son stas las que adquieren la
maquinaria industrial que producen las empresas de bienes de
produccin.

De Construccin: Son las que realizan obras pblicas y privadas, como

la construccin de calles, carreteras, casas, edificios, etc.

1.2.3. De servicios.

Es la empresa que satisface necesidades del pblico, en lo que a servicios

se refiera, por ejemplo: correo, televisin, radiodifusin, reparaciones,
telecomunicacin, etc. Dentro de estas empresas tambin se incluyen las
empresas que prestan servicios financieros, y que se definen como

4
 aquellas que realizan una actividad prestadora de servicios de
intermediacin relacionados con el mbito de generacin de valor a travs
del dinero. Dentro de esta lnea se encuentran los bancos e instituciones
financieras, la oferta y contratacin de seguros, las administradoras de
fondos generales y para la vivienda.

1.2.4. Por el origen del capital.

De acuerdo al origen de su capital y a quienes van dirigidas sus

actividades, la empresa puede clasificarse en:

Empresas gubernamentales
Son las empresas cuyo propietario es el Estado, stas pueden ser
nacionales, municipales o de cualquier otro estrato administrativo, ya sea
de un modo total o parcial; dentro de stas se pueden mencionar los
diversos ministerios del gobierno, organismos y servicios del estado; en el
caso de Guatemala se pueden mencionar algunos ejemplos como el
Instituto Guatemalteco de Turismo (INGUAT), Banco de Guatemala
(BANGUAT), Instituto Nacional de Cooperativas (INACOP), Empresa
Municipal de Trnsito (EMETRA).

Empresas privadas
Son las empresas que tienen la libertad de realizar determinada actividad
econmica con el objeto de la satisfacer alguna necesidad de orden general
o social y su fin es el lucro.

1.2.5. Segn las ventas.

En trminos generales, se puede resumir a la empresa comercial como el

intermediario entre el productor y el consumidor, siendo su principal
actividad la compra- venta de productos terminados. Sin embargo, estas

5
 empresas pueden clasificarse en otros tipos, atendiendo a la distribucin y
ventas de los productos que comercializa, siendo los siguientes:

Mayoristas
Son empresas que efectan ventas a gran escala y que distribuyen el
producto a distribuidores (minoristas).

Minoristas o detallistas
Son los que venden productos al menudeo o detalle, al consumidor final.

Comisionistas
Se dedican a vender mercancas que los productores les dan a
consignacin y por esta funcin perciben una ganancia o comisin.

Otras formas en las que se puede clasificar a la empresa comercial son las
siguientes:

1.2.6. Segn la magnitud de la empresa.

De acuerdo al tamao de la empresa se dice que sta puede ser pequea,

mediana o grande. Para poder distinguir entre una y otra hay ciertos
criterios que permiten diferenciarlas y determinar qu tipo de empresa es.
Entre los criterios que ms se utilizan para hacer tal distincin se pueden
mencionar los que a continuacin se listan:

Capacidad financiera
El tamao de la empresa se determina con base en el capital pagado.

Nmero de personal
Este enfoque establece que una empresa pequea es aquella en la que hay
menos de doscientos cincuenta empleados y mediana a la que tiene entre

6
 los doscientos cincuenta y mil trabajadores; grande es la que tiene ms de
mil trabajadores.

Produccin
Este enfoque califica las empresas de acuerdo a su proceso productivo y
capacidad de produccin.

Volumen de ventas
Establece el tamao de la empresa con relacin al mercado que abarca de
acuerdo al monto y volumen de sus ventas.

1.2.7. Criterio de constitucin legal.

De acuerdo con el rgimen jurdico en que se constituya la empresa, segn

el Cdigo de Comercio, stas pueden ser:

Sociedad colectiva
Sociedad en comandita simple
Sociedad de responsabilidad limitada
Sociedad annima
Sociedad en comandita por acciones

1.3. ASPECTOS FISCALES Y LEGALES.

El marco legal que encierra a la empresa est tipificado en el conjunto de

normas existentes en el pas, dentro de stas prevalece la Constitucin
Poltica de la Repblica de Guatemala y debajo de sta una serie de
reglamentos especficos. Desde la creacin de la empresa se ve
involucrado el Cdigo de Comercio, que tipifica que toda entidad mercantil,
puede constituirse como persona individual o persona jurdica, quien debe

7
llevar sus registros contables basados en principios de contabilidad
generalmente aceptados.

En el mbito laboral la empresa debe realizar contratos de trabajo y

registrar en el libro de salarios los pagos efectuados a sus empleados en
concepto de prestaciones laborales (sueldos, bonificaciones, vacaciones,
etc.), esto lo establece el Cdigo de Trabajo decreto 1441 del Congreso de
la Repblica de Guatemala y sus reformas. Relacionado al mbito laboral
est el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social (IGSS), que regula al
patrono en cuanto a su inscripcin y al pago del seguro social para sus
empleados, la empresa est obligada a pagar la cuota patronal y retener del
salario de sus empleados la cuota laboral, esto debe hacerlo
mensualmente.

Las compras y ventas estn relacionadas al Impuesto al Valor Agregado

(IVA), el cual se declara mensualmente.

En resumen, la legislacin que le aplica a las empresas comerciales, son

todas aquellas normas que regulan la actividad mercantil en Guatemala.

La legislacin ms general que afectan a las empresas comerciales en

Guatemala, est contenida en los siguientes decretos emitidos por el
Congreso de la Repblica de Guatemala:

Cdigo de Comercio. Decreto 2-70 y sus reformas.

Contiene las normas legales que regulan las relaciones mercantiles;
adems, tiene como objetivo impulsar la formacin de empresas al
proporcionar un marco legal orientado a facilitar su organizacin.

8
 Cdigo de Trabajo. Decreto 1441 y sus reformas.
Establece las normas bsicas orientadas a regular la relacin entre el
patrono y trabajador, establece los derechos, as como las obligaciones
de ambas partes.

Cdigo Tributario. Decreto 6-91 y sus reformas.

Unifica y uniforma procedimientos y disposiciones aplicables en forma
general a los tributos, con el objeto de evitar contradiccin, repeticin y
falta de tcnica legislativa en las leyes tributarias.

Ley del Impuesto Sobre la Renta. Decreto 26-92 y sus reformas.

Grava los ingresos que obtengan las personas individuales o jurdicas
que inviertan capital o trabajo dentro del territorio nacional. Esta ley
establece diversas tarifas impositivas.

Ley del Impuesto al Valor Agregado. Decreto 27-92 y sus reformas.

Establece una tarifa impositiva del 12% sobre las ventas de bienes
muebles e inmuebles, prestacin de servicios, importaciones,
arrendamientos, y otras actividades menos habituales, las cuales se
detallan en el artculo 3 de la misma; el perodo impositivo es mensual.

Ley del Impuesto de Solidaridad. Decreto 73-2008.

Este impuesto se genera por la realizacin de actividades mercantiles o
agropecuarias realizadas por personas (jurdicas o individuales) entes o
patrimonios mencionados en el artculo 1; la tarifa impositiva es el 1%
sobre la cuarta parte del monto total del activo neto o la cuarta parte de
los ingresos brutos la que sea mayor; el perodo impositivo es trimestral,
lo pagado por este impuesto, se podr acreditar a los pagos del
impuesto sobre la renta, la forma de realizarlo se explica en artculo 11
de esta ley.

9
 Ley del Impuesto Sobre Productos Financieros. Decreto 26-95.
Establece una tarifa impositiva de 10% sobre los intereses de cualquier
naturaleza obtenidos por las personas individuales o jurdicas que no
estn sujetas a la fiscalizacin de la Superintendencia de Bancos; el
perodo impositivo es mensual.

Ley del Impuesto nico Sobre Inmuebles. Decreto 15-98.

Establece un impuesto sobre los bienes inmuebles; el artculo 11
presenta una tabla con las escalas y tarifas impositivas
correspondientes; el perodo impositivo de este impuesto es anual.

10
 CAPTULO II

LA CONTABILIDAD

2.1 DEFINICIN.

Es una tcnica que se utiliza para producir sistemtica y estructuralmente

informacin cuantitativa, expresada en unidades monetarias, de las
transacciones que realiza una entidad econmica y de ciertos eventos
econmicos identificables que la afectan, para facilitar a los interesados la
toma de decisiones con relacin a la entidad econmica. (17:12)

2.2 MARCO DE REFERENCIA.

La contabilidad se debe registrar de acuerdo a un marco de referencia el cual

puede ser para propsitos generales, diseado para satisfacer las
necesidades comunes de informacin financiera de una amplia gama de
usuarios, por ejemplo las Normas Internacionales de Informacin Financiera
(NIIF) o los principios de contabilidad generalmente aceptados de los
Estados Unidos de Amrica (en ingls Generally Accepted Accounting
Principles in the United States US GAAP).

El marco de referencia tambin puede referirse a ciertos lineamientos

adoptados por la gerencia o el gobierno corporativo en la preparacin de los
estados financieros, el cual es aceptable en vista de la naturaleza de la
empresa y el objetivo de los estados financieros, o bien por requerimiento de
la ley, por ejemplo, los estados financieros preparados con base a la ley del
Impuesto Sobre Renta.

Lo importante es que la empresa registre su contabilidad de acuerdo a un

marco de referencia especfico.
2.3 PROPSITO DE LA CONTABILIDAD.

Tiene como propsito fundamental, proporcionar informacin financiera sobre

una entidad econmica. Quienes toman las decisiones utilizan la informacin
financiera de la empresa para ayudarse en la planificacin y control de las
actividades de la misma. La informacin financiera tambin es requerida por
personas externas (acreedores, inversionistas potenciales, gobierno y el
pblico) quienes han intercambiado dinero, productos o servicios a la
empresa o quienes tienen algn inters en el negocio y son ellos quienes
pueden servirse de informacin sobre su posicin financiera y los resultados
de sus operaciones. La importancia del sistema contable de la empresa es
desarrollar y comunicar esta informacin.

Los usuarios que generalmente utilizan la informacin contable son:

Inversores: estn interesados en la informacin financiera debido a que

les ayuda a determinar si deben comprar, vender o mantener sus
participaciones; adems, a los accionistas les permite establecer la
capacidad de la empresa para pagar dividendos.

Los empleados y los sindicatos: utilizan la informacin financiera para

evaluar la capacidad de la empresa para cumplir con la remuneracin
salarial, negociar pagos y otros beneficios como cuidado de la salud,
seguros, tiempo de vacaciones y prestaciones por retiro.

Prestamistas: estn interesados en la informacin financiera ya que sta

les permite determinar si el pago del prstamo y los intereses se
efectuarn oportunamente.

12
 Proveedores y acreedores comerciales: estn interesados en la
informacin financiera, debido a que les permite establecer si recibirn al
vencimiento, las cantidades adeudadas.

Clientes: estn interesados en la informacin financiera, especialmente

cuando se han efectuado negociaciones a largo plazo o dependen de la
continuidad de la empresa, ya que les permite determinar si la misma
estar en capacidad de cumplir con el abastecimiento de productos o con
la prestacin de servicios.

La administracin pblica: est interesada en la informacin financiera ya

que las empresas la utilizan como base para la determinacin y pago de
impuestos, la administracin pblica puede utilizar la informacin
financiera para fijar polticas fiscales y preparar estadsticas tributarias y
otras.

Pblico en general: se interesa en la informacin financiera debido a que

las empresas contribuyen a la actividad econmica de la localidad, sea
como empleador, proveedor de bienes y servicios, como cliente, y sus
estados financieros proveen la informacin acerca de la estabilidad y
prosperidad de la misma.

2.4 CLASIFICACIN DE LA CONTABILIDAD.

Consideradas en forma enunciativa, no limitativa, la contabilidad puede

clasificarse de la siguiente forma:

Financiera:
Es la tcnica utilizada para recolectar, registrar e interpretar las
transacciones realizadas por la empresa, y que se prepara de acuerdo a
un marco de referencia, por ejemplo las Normas Internacionales de
Contabilidad (NIC) y las Normas Internacionales de Informacin

13
 Financiera (NIIF), tiene como objetivo presentar la situacin financiera, el
rendimiento y la posicin financiera de la empresa.

Administrativa:
Proporciona informacin que est enfocada a facilitar las funciones
administrativas respecto a planeacin y control, as como la toma de
decisiones de la administracin.

Tributaria:
Este proceso contable lo llevan a cabo las empresas privadas, provee
informacin que tiene como objetivo el cumplimiento de las obligaciones
tributarias de la empresa, el criterio utilizado para la preparacin de la
informacin tiene como base las leyes tributarias.

De costos:
Da a conocer el costo de produccin, as como el costo de ventas de los
artculos que produce y/o comercializa la empresa. sta, tambin debe
ser preparada con base a un marco de referencia, ya que forma parte de
la contabilidad financiera.

Gubernamental:
Es la tcnica que se utiliza para clasificar y registrar las operaciones
derivadas de recursos financieros asignados a las instituciones de la
administracin pblica, su objetivo principal es obtener e interpretar los
resultados y la situacin financiera del patrimonio del estado.

2.5 CICLO CONTABLE.

Es el proceso mediante el cual se obtienen los estados financieros, el mismo

incluye las siguientes actividades: reconocer, registrar y resumir la

14
 informacin contable, y despus de ello, el anlisis e interpretacin de los
estados financieros obtenidos.

El ciclo contable inicia con el estado de situacin financiera del perodo

anterior, ya que ste ser la base para el asiento de apertura del perodo
corriente. Despus del inicio, se efectan las siguientes actividades:

Reconocer y analizar
Recopilar, procesar y agrupar ordenadamente toda la informacin financiera
relacionada al negocio, para analizarla y luego anotarlas en los registros
contables.

Registrar y clasificar
Asentar y ordenar en los registros permanentes toda la informacin necesaria
que resulte de las transacciones diarias, para que puedan entenderse con
facilidad.

Resumir e informar
Ordenar la informacin registrada y clasificada en estados financieros que
muestren la situacin financiera y las utilidades de la empresa de un perodo
contable especfico.

2.6 PROCESO DE REGISTRO Y CLASIFICACIN.

2.6.1 Registro de las operaciones.

Es el proceso de clasificacin y asiento en los libros de contabilidad de las

transacciones que resultan del giro de negocios de la empresa.

15
Catlogo de cuentas
Es el documento donde, ordenada y sistemticamente, se detallan todas
las cuentas aplicables en la contabilidad, el mismo contiene los cdigos y
nombres de las cuentas. El catlogo de cuentas facilita la clasificacin y
asiento de las diferentes transacciones de la empresa.

Manual contable
Es un documento que, adems del nmero y ttulo de las cuentas, describe
exacta y detalladamente lo que se debe registrar en cada una de ellas, as
como de lo que representa su saldo. Este manual sirve de referencia al
registrar la informacin contable.

Mediante el conjunto del catlogo de cuentas y del manual de informacin

ms detallado, se puede visualizar el sistema contable y determinar dnde
deben ir las transacciones contables. Al haber dudas sobre cul es la
cuenta que corresponde, debe consultarse el catlogo de cuentas, el
manual, o ambos.

La cuenta
Registra cada activo, pasivo, capital, ingreso y gasto, y se utiliza una
cuenta por separado. Los aumentos o disminuciones provocados por los
distintos componentes de una transaccin mercantil se registran en las
cuentas. Cada cuenta tiene una seccin (columna) para anotar todos los
cargos (aumentos) y otra seccin (columna) para registrar los abonos
(disminuciones).

Los trminos cargo y abono no son ms que trminos indicativos y slo

tienen significado de acuerdo con las reglas de la estructura contable. Se
utilizan para indicar si la cuenta debe aumentarse o disminuirse, segn la
clasificacin de la cuenta de que se trate.

16
 Partes de una partida contable
El tipo de partida contable que se usa en los negocios tiene seis partes
bsicas:

Un ttulo, encabezado o nombre.

Un nmero de cuenta.
Una columna para la fecha.
Una columna para cargos denominada debe.
Una columna para abonos denominada haber.
El saldo de la cuenta.

2.7 DEFINICIN DE ESTADOS FINANCIEROS.

Los estados financieros representan el medio a travs del cual los usuarios
interesados obtienen informacin que les ayude a tener una idea concisa de
la rentabilidad y la situacin financiera del negocio. Debido a que los estados
financieros representan el resultado final del proceso contable, el usuario que
adquiera una comprensin clara de su contenido y significado estar en
favorable situacin para apreciar el propsito de los pasos anteriores de
registro y clasificacin de las transacciones de la empresa.

Toda empresa, sin importar su naturaleza o clasificacin a la que pertenezca,

necesita tener registros contables de sus transacciones, con la finalidad de
producir informes que reflejen el resultado de la gestin y su situacin
financiera a esa fecha.

2.8 CLASIFICACIN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS.

Con base en la edicin 2010 del marco conceptual de las Normas

Internacionales de Contabilidad, se puede hacer la siguiente clasificacin:

17
 Primarios
Son los que presentan informacin financiera de la empresa, haciendo
nfasis a:

La situacin financiera (presentado en el estado de situacin financiera).

El rendimiento (presentado en el estado de resultados integral).
La posicin financiera (presentado en el estado de cambios en el
patrimonio).

En el inciso 2.9 se encuentra la definicin de cada uno de ellos.

Complementarios
Son las notas y cuadros complementarios que se utilizan para ampliar la
informacin que se presenta en los estados financieros primarios, en estas
notas, tambin se puede suministrar informacin acerca de riesgos o
incertidumbres que afectan a la empresa.

2.9 PRINCIPALES ESTADOS FINANCIEROS.

De acuerdo a la Norma Internacional de Contabilidad nmero uno

Presentacin de estados financieros, un juego completo de estados
financieros est formado por:

Estado de situacin financiera.

Estado de resultados integral.
Estado de cambios en el patrimonio.
Estado de flujo de efectivo.
Notas, que incluyan un resumen de las polticas contables ms
significativas y otra informacin explicativa.
Un estado de situacin financiera al principio del perodo comparativo,
cuando una entidad aplique una poltica contable retroactivamente o

18
 realice una reexpresin retroactiva de partidas en sus estados financieros,
o cuando reclasifique partidas en sus estados financieros.

Estado de situacin financiera

Es emitido por la gran mayora de empresas aunque stas no tengan como
fin el lucro y se conforma por los siguientes elementos: activos, pasivos y
capital contable o patrimonio contable, este ltimo cuando se trata de
empresas sin fines de lucro.

En este estado financiero se presentan los recursos con los que cuenta la
empresa, lo que debe a sus acreedores y el capital aportado de los dueos a
una fecha especfica.

En resumen, el estado de situacin financiera revela la informacin relativa a

las decisiones de inversin (activos) y de financiamiento (pasivo y capital)
que ha tomado la administracin.

Estado de resultados integral

El estado de resultados es emitido por las empresas cuyo fin es el lucro y
est integrado bsicamente por los siguientes elementos:

Ingresos, costos y gastos.

Utilidad o prdida neta.

Resume los resultados de las transacciones de la empresa referentes a las

cuentas de ingresos y gastos del periodo contable, para determinar si como
resultado de la gestin obtuvo utilidades o prdidas. El resultado obtenido se
debe reflejar posteriormente en la seccin de capital dentro del estado de
situacin financiera.

19
El estado de actividades es emitido por las empresas cuyo fin no es el lucro y
est integrado bsicamente por los siguientes elementos: ingresos, costos y
gastos, y por el cambio neto en el patrimonio contable.

Estado de cambios en el patrimonio

Es un estado financiero bsico que explica cmo se constituyen las cuentas
que hacen variar al capital contable. Por ejemplo, los movimientos de
propietarios representan en su mayora incrementos o disminuciones del
capital contable y, consecuentemente, de los activos netos de la empresa.
Sin embargo, en ocasiones los activos netos no sufren cambios por ciertos
movimientos de los propietarios, ya que slo se modifica la integracin del
capital contable por traspasos entre el capital contribuido y el capital ganado.

Estado de flujo de efectivo

En este estado financiero se incluyen las entradas y salidas de efectivo que
gener la empresa durante el periodo contable o por un periodo menor si
fuera necesario, para determinar el saldo o flujo neto de efectivo al final del
mismo. Las entradas y salidas de efectivo se clasifican en actividades de
operacin, inversin y financiamiento.

En resumen, el estado de flujo de efectivo determina el saldo final del efectivo

que tiene una empresa al finalizar el periodo contable, lo cual indica el nivel
de liquidez del negocio.

Notas a los estados financieros

Estas notas tienen los objetivos siguientes:

Presentar informacin acerca de las bases para la elaboracin de los

estados financieros, as como de las polticas contables empleadas.

20
 Revelar la informacin que, siendo requerida por las Normas
Internacionales de Informacin Financiera (NIIF), no se presente en el
estado de situacin financiera, en el estado de resultados integral, en el
estado de cambios en el patrimonio neto o en el estado de flujo de
efectivo.

Suministrar informacin adicional que no se haya incluido en el estado de

situacin financiera, en el estado de resultados integral, en el estado de
cambios en el patrimonio neto o en el estado de flujo de efectivo, y que
sea relevante para la comprensin de alguno de ellos.

Las notas se presentarn en forma sistemtica. Cada partida del estado de

situacin financiera, del estado de resultados, del estado de cambios en el
patrimonio neto y del estado de flujo de efectivo contendr una referencia
cruzada a la informacin correspondiente dentro de las notas, de ser
necesario.

Con el fin de ayudar a los usuarios a comprender los estados financieros y

compararlos con los presentados por otras entidades, las notas se
presentarn en el siguiente orden:

Una declaracin de cumplimiento con las Normas Internacionales de

Informacin Financiera (NIIF).

Un resumen de las polticas contables significativas aplicadas.

Informacin de apoyo para las partidas presentadas en el estado de

situacin financiera, en el estado de resultados, en el estado de cambios
en el patrimonio neto y en el estado de flujo de efectivo, en el mismo
orden en que figuren cada uno de los estados y cada una de las partidas
que los componen.

21
 Otra informacin a revelar:

o Pasivos contingentes y compromisos contractuales no reconocidos.

o Informacin obligatoria de carcter no financiero, por ejemplo los
objetivos y polticas relativos a la gestin del riesgo financiero de la
empresa.

2.10 CONTROL INTERNO Y SISTEMAS CONTABLES.

Son los procesos diseados, implementados y mantenidos por la

administracin para proporcionar seguridad razonable del logro de los
objetivos de la empresa en lo que respecta a la oportunidad y confiabilidad de
la informacin financiera, efectividad y eficiencia de las transacciones y el
cumplimiento con las leyes y reglamentos aplicables. El trmino controles se
refiere a cualquier aspecto de uno o ms de los componentes del control
interno.

Controles internos administrativos y controles contables

Los controles administrativos son medidas diseadas para mejorar la
eficiencia operacional. (14:183)

Los controles contables son medidas que se relacionan directamente con la

proteccin de los activos o con la confiabilidad de la informacin contable.

22
 CAPTULO III

MANUALES DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS

3.1. ANTECEDENTES.

La historia de los manuales como herramienta en la administracin es muy

reciente. El uso de los manuales inicia durante la segunda guerra mundial,
sin embargo, se tiene conocimiento que antes de stos ya haban algunas
publicaciones en las que se proporcionaba informacin e instrucciones al
personal sobre ciertas formas de operar dentro de un organismo (por
ejemplo: circulares, memorndums, instrucciones internas, etc.). La
necesidad de disponer de personal capacitado durante la guerra dio lugar a
que se formularan manuales detallados.

Con el uso de los manuales fue posible implementar un control tanto del
personal de una organizacin como de las polticas, estructura funcional,
procedimientos y otras prcticas del organismo de manera sencilla, directa,
uniforme y autorizada.

Los primeros manuales adolecan de defectos tcnicos, sin embargo, fueron

de gran utilidad en el adiestramiento de personal sin experiencia.

Con el transcurrir de los aos los manuales se adaptaron para ser ms

tcnicos, claros, concisos, prcticos y comenzaron a aplicarse a diversas
funciones operacionales (produccin, ventas, finanzas, etc.) de las empresas.

3.2. DEFINICIN DE MANUAL.

Documento que contiene, ordenada y sistemticamente, informacin e

instrucciones referentes a polticas y procedimientos de una empresa u
organizacin, los cuales se consideran necesarios para la mejor ejecucin del
trabajo. (19:55)

A continuacin se presentan otras definiciones sobre el manual.

Registro escrito de informacin e instrucciones que conciernen al

empleado y pueden ser utilizados para orientar el esfuerzo de ste, hacia
los objetivos de la empresa.

Documento mediante el cual se expresa formalmente la informacin y las

instrucciones necesarias para operar en un rea determinada (ventas,
contabilidad, compras, etc.); es una gua que permite enfocar en la
direccin adecuada los esfuerzos del personal.

El manual como herramienta de comunicacin

Los manuales representan un medio de comunicacin de las decisiones de la
administracin, concernientes a objetivos, funciones, relaciones, polticas,
procedimientos, etc. Los medios administrativos deben cambiar de acuerdo
a las circunstancias, a fin de capitalizar oportunidades y ventajas y enfrentar
las amenazas. Deben contribuir a controlar los trmites de procedimientos y
ayudar a resolver conflictos jerrquicos, de presentarse alguno, as como
otros problemas administrativos que se presentan cuando el sistema de
comunicacin tiende a ser rgido.

La comunicacin administrativa escrita, las instrucciones, las guas, los

instructivos, los reglamentos, los manuales en forma de documento oficial
pueden considerarse parte del control interno, el cual depende de la
magnitud de la empresa, de su dinmica o de su crecimiento. Los manuales
son un medio que ayuda al personal a determinar por s mismos lo que se
espera de ellos de cundo y cmo se espera que lo logren.

24
 La informacin de los manuales ayuda a resolver interpretaciones errneas
de los procedimientos utilizados por la empresa, adems, muestra a cada
uno de los empleados cmo encaja su puesto de trabajo en el total de la
empresa y le indica la forma en que pueden contribuir tanto al logro de los
objetivos de la empresa como al establecimiento de buenas relaciones con
los dems empleados. Esta informacin, as como las instrucciones y
descripciones de procesos tambin llegar a los jefes a travs del manual.
Ms an, esta herramienta facilita el entrenamiento del personal de nuevo
ingreso, ya que proporciona la informacin que necesitan en forma
sistematizada.

3.2.1. Manual de polticas.

Es un documento que incluye las intenciones, decisiones o acciones

generales de la administracin que es probable que se presenten en
determinadas circunstancias.

Definicin de poltica

Polticas son las decisiones establecidas por la gerencia, fijan los

objetivos y los mtodos generales de administracin de acuerdo con los
cuales se conducen las operaciones de la empresa; las polticas son un
conjunto de reglas que orientan y gobiernan las acciones del personal; un
conjunto de intenciones expresas o implcitas de una empresa. (13:415)

La poltica superior en una empresa se refiere a las decisiones

procedentes del consejo de directores, del comit ejecutivo del consejo o
del presidente u otros funcionarios principales; o bien, podr referirse a los
principios generales para la conduccin del negocio, basadas en polticas
de menor rango, algunas veces decisiones de la gerencia y prcticas

25
 administrativas que se proyectan y colocan en canales de control sobre las
operaciones diarias.

Poltica contable

Son los principios especficos, bases, reglas y prcticas aplicadas por la

empresa en la preparacin y presentacin de estados financieros y tienen
como objetivo ayudar a que los estados financieros contengan informacin
relevante y fiable sobre las transacciones que la empresa realice; en la
aplicacin de una poltica contable, la gerencia debe tomar en cuenta que
la misma le ayudar a presentar informacin relevante para la toma de
decisiones econmicas de los usuarios y que la misma sea fiable, de tal
forma que sta les ayude a presentar estados financieros fidedignos a la
situacin financiera, el rendimiento financiero y los flujos de efectivo de la
empresa. (13:415)

3.2.2. Objetivos del manual de polticas.

Precisar normas generales en las actividades llevadas a cabo en cada

unidad administrativa.

Orientar e informar al personal.

Facilitar la descentralizacin al suministrar a los niveles intermedios

lineamientos claros a seguir en la toma de decisiones.

Servir de base para una constante y efectiva revisin administrativa.

26
3.2.3. Importancia del manual de polticas.

Es un recurso tcnico que ayuda a orientar al personal en sus actividades

laborales. Puede ayudar a establecer polticas y procedimientos,
proporcionar soluciones rpidas a los malos entendidos y mostrar cmo
puede contribuir el empleado al logro de los objetivos de la empresa.

Por otro lado, el manual de polticas libera a los administradores de tener

que repetir la informacin, explicaciones o instrucciones similares.

Es importante considerar que en toda accin administrativa la

comunicacin tiene una importancia vital, los manuales constituyen una
herramienta de comunicacin muy importante en el proceso
administrativo.

3.2.4. Ventajas del manual de polticas.

Las polticas escritas ayudan a las gerencias a tomar las acciones ms

adecuadas en diversas circunstancias.

Proporcionan un panorama general de accin para numerosos

asuntos, de modo que slo los asuntos poco comunes o inesperados
requieren la atencin de los altos directivos.

Proporcionan un marco de accin en el cual las gerencias pueden

operar libremente.

Ayudan a asegurar un trato equitativo para todos los empleados.

Generan seguridad de comunicacin interna en todos los niveles.

27
 Son fuente de informacin inicial, rpido y claro, para ubicar en su
puesto a nuevos empleados.

Facilitan el desarrollo de las auditoras operacionales.

3.3. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.

Son aquellos instrumentos de informacin en los que se consigna

metdicamente, los pasos y operaciones que deben seguirse para la
realizacin de las funciones de una unidad administrativa dentro de la
empresa.

En el manual de procedimientos se describen adems, los diferentes puestos

o unidades administrativas que intervienen en los procedimientos y se
precisa su responsabilidad y participacin; suelen contener una descripcin
narrativa que seala los pasos a seguir en la ejecucin de un trabajo, e
incluyen diagramas basados en smbolos para aclarar los pasos. En los
manuales de procedimientos se acostumbra incluir las formas que se
emplean en el procedimiento de que se trate, junto con un instructivo para su
llenado.

A este tipo de manual tambin se le denomina: manual de operacin, de

rutinas de trabajo, de trmite y mtodo.

Otra definicin de manual de procedimientos es: Documento que contiene

los procedimientos administrativos a travs de los cuales se canaliza la
actividad operativa de la empresa. Este manual es una gua (cmo hacer las
cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de
nuevo ingreso. La implementacin de este manual sirve para aumentar la
certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos
administrativos prescritos al realizar su trabajo. (9:1)

28
 El manual de procedimientos brinda la oportunidad de reducir costos al
estandarizar los procesos que se realizan en la empresa. Siempre hay una
mejor prctica para realizar cualquier tarea y una vez que sta se encuentra
se debe establecer el procedimiento a seguir.

No utilizar uniformemente los procedimientos establecidos para llevar a cabo

las tareas da como resultado gran desperdicio de tiempo y esfuerzo en el
trabajo de oficina; mitigar el riesgo de que esto ocurra es el objetivo del
manual de procedimientos.

Es muy importante que los procedimientos de operaciones se registren por

escrito y se pongan a disposicin del personal en un manual, ya que ste
viene a ser una gua de trabajo que resultar muy valiosa.

Los procedimientos administrativos son un conjunto de operaciones

ordenadas en secuencia cronolgica que precisan la forma sistemtica de
hacer determinado trabajo, enfocado al logro de un objetivo.

3.3.1. Algunas definiciones de procedimiento.

Forma de ejecutar determinadas acciones que suelen realizarse de la

misma forma, con una serie comn de pasos claramente definidos, que
permiten realizar una ocupacin o trabajo correctamente. (7:1)

Conjunto de actividades concatenadas (unidas) que constituyen una

sucesin cronolgica y la forma de efectuar un trabajo encaminado al
logro de un objetivo determinado.

Serie de rutinas especficas de trabajo en las que se incluyen el flujo de

documentos, la manutencin de registros, el establecimiento de normas de
trabajo, arreglo de espacio, etc.

29
 Tambin se pueden llamar planes, debido a que establecen un mtodo
habitual de manejar actividades futuras. Son guas de accin que detallan
la forma bajo la cual ciertas actividades deben cumplirse.

Procedimiento contable

Se refiere a una serie de actividades (que pueden ser habituales o no, que
tienen un orden y estn relacionadas entre s y con otras actividades) por
medio de las cuales se registran las transacciones que realiza una
empresa; en dicho procedimiento se ven involucrados recursos humanos,
materiales, financieros, etc. El objetivo de este procedimiento es la
generacin de informacin financiera, as como guardar registro de las
operaciones y transacciones realizadas en una empresa.

3.3.2. Objetivos del manual de procedimientos.

Los manuales de procedimientos, como instrumentos administrativos que

apoyan el trabajo diario en una empresa, se consideran elementos bsicos
para la coordinacin, direccin y control administrativo, ya que facilitan la
adecuada relacin entre las distintas unidades administrativas de la
empresa.

Objetivos principales del manual de procedimientos son:

Presentar una visin integral de la forma en que opera la empresa.

Precisar la secuencia lgica de las actividades que se llevan a cabo en

cada uno de los procesos de la empresa.

Mostrar la responsabilidad operativa del personal en cada rea de

trabajo.

30
 Describir grficamente los flujos de las operaciones.

Servir como medio de integracin y orientacin al personal de reciente

ingreso con el fin de facilitar su incorporacin a su rea de trabajo.

Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos de la empresa.

3.3.3. Importancia del manual de procedimientos.

Son medios de comunicacin que permiten registrar y transmitir

informacin respecto a la organizacin y operacin de la empresa.

La importancia y funcin del manual de procedimientos consiste en que

describe la secuencia lgica de las distintas operaciones o actividades
relacionadas, sealando quin, cmo, cundo, dnde y para qu han de
realizarse.

La finalidad de describir procedimientos, es estandarizar y documentar las

actividades que se deben realizar en cada una de las diferentes reas de
la empresa y orientar a los responsables de su ejecucin en el desarrollo
de las mismas.

3.3.4. Ventajas y desventajas del manual de procedimientos.

Ventajas
Son una fuente permanente de informacin sobre el trabajo a ejecutar.

Ayudan a institucionalizar y establecer objetivos, polticas,

procedimientos, funciones, normas, etc.
Ayudan a evitar discusiones y malos entendidos de las operaciones.

31
 Favorece la continuidad y coherencia de los procedimientos y normas
a travs del tiempo.

Ayudan a incrementar la coordinacin en la realizacin del trabajo.

Contribuyen a delegar efectivamente, ya que al haber instrucciones

escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control
por excepcin.

Desventajas
Si se elaboran deficientemente se puede incrementar la ocurrencia de
inconvenientes en el desarrollo de las operaciones.

El costo de producirlos y actualizarlos puede ser alto.

Si no se actualizan peridicamente pierden efectividad.

Se limitan a los aspectos formales de la empresa y dejan de lado los

informales, que tambin pueden llegar a ser importantes.

Al sintetizarlos demasiado pierden su utilidad; pero, si abundan en

detalles pueden volverse confusos.

3.4. TECNOLOGA DE LA INFORMACIN.

Es el desarrollo, implementacin o soporte de los sistemas de informacin

computarizados, en particular de programas de aplicacin y equipos o
dispositivos de computadoras. Se enfoca principalmente en el uso de las
computadoras y sus programas para almacenar, proteger, procesar,
comunicar y recuperar informacin.

32
Ayuda al diseo e implementacin de los manuales de polticas y
procedimientos, ya que provee los medios (programas, computadoras, redes
de ordenadores y bases de datos) necesarios para comunicar la informacin
contenida en dichos manuales.

33
 CAPTULO IV

DIRECTRICES PARA LA ELABORACIN DE MANUALES DE POLTICAS

Y PROCEDIMIENTOS

4.1. PROCESO DE ELABORACIN.

Es el conjunto de actividades que se deben observar para la elaboracin de

los manuales de polticas y procedimientos; a continuacin se presentan las
que frecuentemente se utilizan:

4.1.1. Recopilacin de la informacin.

Proceso mediante el cual se rene la informacin que servir para la

elaboracin de los manuales; se puede realizar de la siguiente forma:

Comunicacin: solicitar por escrito, el apoyo y colaboracin de cada uno

de los encargados de las unidades administrativas, para la elaboracin
de los manuales.

Investigacin documental: recopilar y hacer una evaluacin previa de la

informacin escrita y grfica disponible. La investigacin requiere utilizar
fuentes de informacin tales como: personas, sistemas de informacin,
archivos, documentos, leyes, circulares, instructivos, reportes, etc.

Recorridos: observar a las personas para saber cmo efectan

actividades especficas y luego anotarlas en la secuencia correcta. Tiene
como objetivo complementar, confrontar y verificar los datos que se
obtuvieron durante la investigacin documental.
 Cuestionario: es el documento formado por un conjunto de preguntas
que deben estar adecuadamente redactadas, organizadas,
secuenciadas y estructuradas de acuerdo con una determinada
planificacin, con el fin de que sus respuestas puedan ofrecer la
informacin que se necesite. Se debe preparar con especial atencin,
para que permita unir, analizar y procesar la informacin obtenida.

Entrevista: conversar con una persona acerca de las actividades que

realiza en su puesto de trabajo, en la entrevista se pueden hacer
preguntas directas o bien plantear situaciones especficas acerca del
trabajo que realiza. Generalmente la entrevista es personal, pero, si las
circunstancias no permiten que as sea, se puede utilizar otro medio
para realizarla.

4.1.2. Procesamiento de la informacin.

Organizar la informacin recopilada y desarrollar un programa de trabajo

para la elaboracin del manual.

Analizar y depurar la informacin para extraer nicamente la que se utilizar

para la elaboracin del manual.

Uniformar criterios en cuanto a terminologa y presentacin de la

informacin con el objeto de mantener la continuidad y uniformidad. Para
llevar a cabo esto es necesario realizar reuniones con los representantes de
las reas que van a ser incluidas en el manual.

4.1.3. Redaccin.

Escribir en forma adecuada y en el formato seleccionado los manuales,

para ello se debe utilizar un lenguaje claro, sencillo, preciso y comprensible
para los lectores.
35
 Es recomendable que un especialista en correccin revise la versin final
de los manuales, para corroborar que estn redactados adecuadamente, ya
que esto contribuye al logro de los objetivos.

Se debe programar el tiempo que se dedicar al proceso de redaccin, de

ser posible, dejar un periodo considerable, ya que esto ayuda a mejorar la
calidad de los manuales.

4.1.4. Elaboracin de grficas.

Las grficas que frecuentemente se utilizan en los manuales administrativos

son: diagramas de flujo, cuadros de distribucin de actividades,
organigramas, distribucin de espacio, formas, etc. Para elaborarlos se
deben utilizar las tcnicas ms sencillas y conocidas en el medio, de
manera que el resultado sea fcil de comprender, ya que su objetivo es
mostrar el proceso en forma grfica. Las grficas pueden ayudar a que las
personas comprendan mejor el contenido del manual.

4.1.5. Formato, composicin y encabezados.

Formato
Es el conjunto de caractersticas tcnicas y de presentacin de los
manuales. Es importante utilizar el ms adecuado, ya que ello facilita la
lectura, comprensin, consulta, estudio y conservacin de los manuales.

El formato de los manuales puede presentar diversas caractersticas que

dependen tanto de la finalidad que persigan y el medio (impreso en papel o
digital) en el cual sern presentados.

36
 Composicin
Es la forma en que se distribuye el texto sobre la pgina. Una apropiada
composicin facilita la lectura. Los lineamientos para el diseo de la
composicin de un manual son los siguientes:

Usar los espacios con eficiencia.

Utilizar mrgenes amplios.
No utilizar sangra en los prrafos.

La composicin tambin es importante, ya que sta debe permitir hacer

referencias rpidas y precisas e inspirar confianza por su apariencia y
orden.

Encabezados
Son textos que se insertan en una zona especialmente demarcada en la
parte superior de cada pgina y que contienen cierta informacin bsica,
por ejemplo: ttulo del manual, ttulo de la poltica, procedimiento,
instructivo, el nmero de pgina y la fecha de publicacin. Esta informacin
permite al usuario efectuar consultas rpidas. Se utiliza con mayor
frecuencia en los manuales de polticas y procedimientos.

4.1.6. Revisin y aprobacin.

Revisin
Es el proceso por medio del cual los manuales son examinados para
determinar si necesitan correcciones, si as fuera, el responsable de la
revisin debe estar al tanto de que se efecten. Planear una adecuada
revisin ayuda a minimizar los problemas de redaccin que podran causar
confusin en la interpretacin del contenido de los manuales.

37
El responsable de la revisin debe tomar en cuenta los siguientes aspectos:

Examinar con detalle y hacer todos los cambios desde el principio.

Revisar el material objetivamente.

Aportar crticas especficas y constructivas.

Indicar lo que est bien y lo que necesita correcciones.

Revisar los manuales en el periodo establecido para ello.

Evitar hacer cambios innecesarios.

Una vez finalizado el manual es necesario que las partes involucradas lo

sometan a una exhaustiva revisin final para cerciorarse de que la
informacin que contienen es suficiente, til y real, que no haya
contradicciones y no d lugar a que ocurran confusiones entre las diferentes
lneas de autoridad y responsabilidad.

Aprobacin
Es obtener la autorizacin del manual, generalmente lo efecta el consejo
de administracin.

La aprobacin se puede insertar en el manual de dos maneras:

En la parte inferior de cada hoja.

En una sola hoja al principio del manual, despus de la identificacin.

38
4.1.7. Distribucin y control.

Distribucin
Asignar oportuna y convenientemente una copia del manual al personal.

Actualmente, las empresas que tienen manuales de polticas y

procedimientos, ponen a disposicin los manuales en forma digital, por lo
que el personal que tenga acceso a un computador dentro de la empresa,
podr acceder a los manuales; pero, si esto no fuera posible, se debe tener
cuidado de no distribuirlos innecesariamente, por su costo.

Control de los manuales

Es la custodia ejercida sobre los manuales respecto a: distribucin, acceso,
actualizacin, robo, extravo, restricciones de uso, y cualquier otra accin
que atente en contra de los manuales.

A continuacin, dos razones importantes para retener los manuales:

Por seguridad: para mitigar el riesgo de que los manuales lleguen a

manos de la competencia, ya que personas que salen de una empresa
generalmente se van a trabajar con la competencia.

Por costo: no es pertinente dejar que salga de la empresa, ya que si se

pierden o extravan habr que entregar otros ejemplares a los nuevos
empleados y esto representa un gasto para la empresa.

4.1.8. Revisin.

sta es una revisin que se debe efectuar posteriormente a la

implementacin de los manuales.

39
Es recomendable que, luego de transcurridos seis meses de haber sido
implementados se efecte una revisin a los manuales. Esta revisin se
debe efectuar en un periodo que no exceda los dos aos, ya que si se dan
cambios administrativos, pueden afectar la informacin de los manuales, y
en consecuencia se tenga informacin obsoleta o errnea, lo que puede
causar que los manuales no cumplan con sus objetivos. Una buena prctica
consiste en documentar las razones que obligaron al cambio. Esta prctica
ayudar a que en el futuro se puedan emular otras modificaciones y la ruta
crtica ya estara conocida.

Es importante que los manuales estn actualizados, ya que su utilidad est

relacionada a la veracidad de la informacin que contienen.

En la mayora de empresas se producen cambios frecuentemente, por lo

tanto, actualizar los manuales debe ser una actividad permanente. En el
caso de los manuales cuyo contenido incluya aspectos legales, es
recomendable que la revisin se efecte anualmente.

40
 CAPTULO V

CASO PRCTICO

DISEO DE UN MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES

DE UNA EMPRESA COMERCIALIZADORA DE TORNILLOS

5.1. RESEA HISTRICA DE LA EMPRESA.

El Sper Tornillo, S.A. pertenece al grupo de empresas comerciales, tiene la

particularidad de que en un noventa y cinco por ciento (95%) importa los
productos que comercializa.

La empresa comercializa productos nacionales e importados, sus productos

principales son: tornillos, tuercas, clavos, remaches, remachadoras. Estos
productos los importa principalmente de China ya que son de buena calidad y su
costo de adquisicin es menor en comparacin con otros pases, slo cuando es
muy necesario, se efectan compras locales o se importan de Mxico. La
empresa est constituida para operar por tiempo indefinido.

A travs de los aos la empresa ha crecido y se ha posicionado en diferentes

mercados como: muebleras, ferreteras, constructoras y distribuidores de
tornillos. Esto se debe a la excelencia y disponibilidad de productos, puntualidad
en la entrega y facilidades de pago.

5.2. NATURALEZA DE LAS OPERACIONES.

Las transacciones comerciales de la empresa lo constituyen las compras y ventas

de sus principales productos (tornillos, tuercas, clavos, remaches, remachadoras).
 Actualmente, las ventas se efectan al crdito en un ochenta por ciento y al
contado un veinte por ciento, no obstante, las compras las realiza al crdito.

5.3. ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA.

La empresa emplea cuarenta y un trabajadores distribuidos en dos grupos:

personal administrativo y personal de ventas, que a su vez se distribuyen en las
siguientes gerencias: general, financiera, ventas, recursos humanos, logstica y
tecnologa de la informacin, dichas gerencias estn en un nivel acadmico
superior al de licenciatura. El contador general est a nivel de licenciatura y los
asistentes estn en la fase final del cierre de la carrera de contadura pblica y
auditora.

La empresa es relativamente nueva en el mercado, no obstante, el gobierno

corporativo tiene mucha experiencia en el giro del negocio de El Sper Tornillo,
S.A., ya que han dirigido empresas de caractersticas similares durante varios
aos.

A continuacin se presenta la organizacin administrativa de la empresa

comercializadora de tornillos:

42
 Asamblea general
de accionistas

Consejo de
administracin

Gerente general
(1)

Secretaria
(1)

Gerente Gerente de Gerente de

Gerente RRHH Gerente de TI
financiero ventas logstica
(1) (1)
(1) (1) (1)

Secretaria
(1)

Supervisor de
Contador general Jefe de bodega Jefe de compras
ventas
(1) (1) (1)
(2)

Bodeguero/
Asistente Vendedor Asistente Asistente Asistente
repartidor
(4) (12) (1) (1) (1)
(7)

Auxiliar
(2)

Fuente: elaboracin propia.

Descripcin general de las actividades de cada gerencia:

Gerencia general:
Es responsable de la direccin de la empresa por medio de las gerencias que
tienen a su cargo, las cuales son:

Gerencia financiera:
Es responsable de la direccin y organizacin del departamento de contabilidad,
que incluye el proceso contable, as como la emisin y presentacin de los
estados financieros.

43
 Gerencia de ventas:
Tiene bajo su responsabilidad expandir, administrar y dirigir las ventas de los
productos en todo el mercado nacional e internacional.

Gerencia de recursos humanos:

Es la responsable del proceso de reclutamiento, evaluacin, contratacin y
entrenamiento de todo el personal de El Sper Tornillo, S.A.

Gerencia de logstica:
Tiene a su cargo la planificacin del proceso de recepcin, distribucin y entrega
de los productos, as como la administracin de las bodegas.

Gerencia de tecnologa de la informacin:

Es la responsable de la administracin y mantenimiento del sistema
computarizado de la empresa, que incluye programas y equipos de cmputo.

5.4. CONSTITUCIN LEGAL DE LA EMPRESA.

El Sper Tornillo, S. A. fue constituido el 21 de diciembre de 2004 con un capital

autorizado de cuatro millones de quetzales (Q 4,000,000) el cual est
representado por cuatro mil acciones comunes de igual valor indivisible y de la
misma clase, que confieren iguales derechos con valor nominal de mil quetzales
(Q 1,000) cada una; a la fecha estn suscritas y pagadas la totalidad de las
acciones.

Est inscrito en el Registro Mercantil de la Repblica de Guatemala desde el 17

de abril de 2005; asimismo, cumple con las obligaciones tributarias establecidas
en el pas. En el Registro Tributario Unificado est registrado como importador.

La empresa est afecta a la ley del Impuesto Sobre la Renta (ISR), la que
establece que el contribuyente debe declarar impuesto sobre todos sus ingresos
44
 afectos, resultantes de su actividad como empresa. Esta ley cuenta con dos
opciones de pago, pudiendo ser el rgimen general o bien el rgimen optativo; El
Sper Tornillo, S.A. se encuentra bajo el rgimen optativo, que consiste en pagar
el treinta y uno por ciento sobre la utilidad que obtenga al final del perodo
contable, el cual es anual (inicia el uno de enero y finaliza el treinta y uno de
diciembre). As mismo, est afecta al pago del Impuesto de Solidaridad, el cual se
declara y paga trimestralmente, toma como base el total de activos o el total de
ingresos, el que sea mayor.

5.5. ANTECEDENTES

El departamento de contabilidad actualmente efecta sus operaciones sin un

manual de polticas y procedimientos, pero, debido al crecimiento de la empresa
las operaciones del departamento se han incrementado, lo que ha hecho que
stas se vuelvan ms complejas; ante esta situacin, la alta gerencia decidi
realizar el proyecto del diseo de un manual de polticas y procedimientos para el
departamento de contabilidad de la empresa comercializadora de tornillos con el
objetivo de agrupar y ordenar las diferentes operaciones del departamento de
contabilidad, lo que ayudar a que dicho departamento alcance sus objetivos
eficientemente.

5.6. ORGANIZACIN DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.

El departamento de contabilidad est estructurado de la siguiente forma:

45
 Gerente financiero
(1)

Secretaria
(1)

Contador general
(1)

Asistente
Asistente Asistente de caja y Asistente cartera
impuestos/activos
inventarios bancos crdito/proveedores
fijos
(1) (1) (1)
(1)

Auxiliar de caja y
Auxiliar de caja bancos
(1) (1)

Fuente: elaboracin propia.

Descripcin general de las actividades que realizan los trabajadores del

departamento de contabilidad:

Contador general:
Es responsable de dirigir y organizar al equipo de contabilidad.

Asistente de impuestos y activos fijos:

Es el encargado de presentar las declaraciones de impuestos, llevar el control de
los activos fijos de la empresa y efectuar las conciliaciones bancarias.

Asistente de inventarios:
Responsable de llevar el control de los inventarios de mercadera para la venta.

46
 Asistente de caja y bancos:
Est bajo su responsabilidad el rea de caja, as como la revisin de pagos a
proveedores.

Asistente de cartera:
Es responsable del proceso de cobros a clientes, as como de alimentar el
sistema en lo que respecta al mdulo de cuentas por pagar.

Auxiliar de caja:
Es el responsable de recepcin del efectivo por las ventas al contado y la
recuperacin de cartera de crdito, as como de efectuar el reporte de liquidacin
de caja.

Auxiliar de caja y bancos:

Responsable de la emisin de cheques, as como el control y custodia de los
cheques firmados pendientes de entrega.

Secretaria:
Es la encargada de atender la extensin telefnica, as como de la
correspondencia del departamento de contabilidad.

5.7. NOMBRAMIENTO DEL CONTADOR GENERAL

La gerencia de la empresa a travs del gerente financiero decidi nombrar al

contador general como encargado del proyecto en mencin, por medio del
nombramiento No. 2010-007, aprovechando la experiencia y el conocimiento de
las operaciones que realiza el departamento de contabilidad.

47
 El Sper Tornillo, S. A.
www.supertornillo.com
Telfono 243777 Fax 2527777
super@tornillo.com
7 avenida 7-77, zona 7, Mixco.
Guatemala, C. A.
Cdigo postal 02007

Nombramiento No. 2010-007

Guatemala, diciembre 20 de 2010

Lic. Jos Oswaldo Choy Ajsivinac

Contador General
Presente

Licenciado Choy:

Por medio de la presente se le nombra como encargado de la elaboracin del proyecto

Diseo de un manual de polticas y procedimientos contables de la empresa
comercializadora de tornillos, que la alta gerencia est requiriendo. Este proyecto se
ha asignado a su persona, ya que cuenta con el profesionalismo, experiencia y
conocimiento de los procesos claves en el departamento de contabilidad.

Por lo tanto se le requiere que en un plazo mximo de dos semanas presente la

planificacin y estrategia del proyecto, la cual debe contener como mnimo lo siguiente:

Alcance del proyecto

reas a cubrir
Directrices que se van a utilizar en el diseo
Cronograma de actividades
Equipo de trabajo
Entendimiento de la empresa
Tiempo estimado para su realizacin

El diseo del manual de polticas y procedimientos del departamento de contabilidad,

incluye la elaboracin del mismo, as como alcanzar los objetivos siguientes:

Estandarizar los procesos bsicos en las diferentes reas del departamento de

contabilidad por medio de polticas y procedimientos que debern observarse en la

48
 realizacin de las actividades diarias de dicho departamento, el objetivo de los
manuales es contribuir a que dichas actividades se realicen eficientemente.

Ayudar a la gerencia financiera a proveer informacin financiera confiable y

oportuna, ya que dicha informacin es la base para la toma de decisiones.

Servir de gua a los colaboradores de las diferentes reas del departamento de

contabilidad, por medio de la descripcin textual y grfica de los procedimientos a
observar en la realizacin de sus actividades diarias, especialmente al personal de
reciente ingreso, ya que adems de ello, le puede ayudar a familiarizarse
rpidamente a su puesto de trabajo y al ambiente de control del departamento.

Tener a disposicin una herramienta que ayude al cumplimiento oportuno de las

disposiciones legales de carcter tributario a las que se encuentra afecta la empresa
derivado de las transacciones que realiza en su actividad diaria, adems, minimizar
el riesgo de contingencias fiscales.

Proporcionar instrucciones bsicas y necesarias para el manejo y resguardo de los

diferentes documentos, mismos que respaldan las cifras reveladas en los estados
financieros, ya que stos pueden ser requeridos en cualquier momento por la
administracin, por auditora externa o por las autoridades fiscales.

Contribuir al uso eficiente de los recursos del departamento de contabilidad, y

contribuir al logro de: eficiencia operativa, salvaguarda de activos, informacin
financiera confiable y oportuna.

Sin otro particular, y en espera de su valiosa colaboracin, me despido.

Atentamente,

Juan Alberto Castaeda Cruz

Gerente financiero

49
 5.8. PLANEACIN DEL PROYECTO

No.: 2010-007
Proyecto: Diseo de un manual de polticas y procedimientos contables de una
empresa comercializadora de tornillos
Fecha: Diciembre 27 de 2010

1. Alcance del proyecto

a) Diseo del manual de polticas y procedimientos para el departamento de

contabilidad.

b) reas a cubrir:

Caja y bancos
Nmina de sueldos y salarios
Inventarios
Cuentas por cobrar
Activos fijos
Impuestos
Cuentas por pagar
Otras partidas contables
Estados financieros

c) Directrices a observar en el diseo del manual de polticas y procedimientos:

Recopilacin de la informacin
Procesamiento de la informacin
50
 Redaccin
Elaboracin de grficas
Formato y composicin
Revisin y aprobacin
Distribucin y control
Revisin

2. Estrategias preliminares

a) Calendario de actividades:

b) Equipo asignado:

Lic. Jos Choy Contador general

Abel Morales Asistente de impuestos
Luis Daz Asistente de inventarios
Juan Pez Asistente de caja y bancos
Alberto Romero Auxiliar de caja
Marcos Ibarra Asistente de cartera

51
 c) Plan de comunicacin:

Mensualmente se realizarn presentaciones de avance, slo en caso de ser

necesario se efectuarn presentaciones extraordinarias.

d) Participacin de otros departamentos:

Cuando sea necesario aclarar o ampliar la informacin respecto a determinados

procesos o documentos que no pertenezcan al departamento de contabilidad,
pero, que son necesarios para el diseo de los manuales, se solicitar la
colaboracin de los mismos y se canalizar por medio de las gerencias
respectivas.

3. Proceso de evaluacin del riesgo

Procedimientos a realizar para llevar a cabo la evaluacin del riesgo:

Consultas
Procedimientos analticos
Inspeccin y observacin
Validacin de la informacin de los manuales
Indagaciones sobre temas especficos
Narrativas de los ciclos de operacin

4. Entendimiento de la empresa

a) Negocio, industria y medio ambiente de la empresa:

El Sper Tornillo, S.A. se constituy como sociedad annima en la Repblica de

Guatemala el 21 de diciembre de 2004 y est inscrito en el Registro Mercantil
de la Repblica de Guatemala desde el 17 de abril de 2005.
52
 El objeto de la sociedad consiste principalmente en las compras y ventas de
sus principales productos: tornillos, tuercas, clavos, remaches y remachadoras.

Los mercados principales de la empresa son las muebleras, ferreteras,

constructoras y distribuidores de tornillos.

Actualmente, las ventas se efectan al crdito en un ochenta por ciento y al

contado un veinte por ciento, no obstante, las compras las realiza al crdito.
Dentro de sus principales clientes se encuentran:

El Tornillo Verde Mueblera San Juan

Tornillos Huracn Constructora Reyes
Distribuidora de Remaches Ortiz Mueblera San Judas
Ferretera El Clavo Constructora Siglo XXI

Ferretera El Clavo es el cliente ms importante para la empresa, ya que

representa aproximadamente el 40% del total de la cartera y un porcentaje
similar del total de venta

b) Principales caractersticas del negocio de la empresa:

Capital:
El Sper Tornillo, S. A. fue constituido el 21 de diciembre de 2004 con un capital
autorizado de cuatro millones de quetzales (Q 4,000,000) el cual est
representado por cuatro mil acciones comunes de igual valor indivisible y de la
misma clase, que confieren iguales derechos con valor nominal de mil quetzales
(Q 1,000) cada una; a la fecha estn suscritas y pagadas la totalidad de las
acciones.

53
 Polticas de ventas:
Las ventas que se realizan al crdito son por un plazo de 30 das.
No se atienden pedidos de clientes que tengan cuentas pendientes de ms
de 30 das de antigedad.

Sistema de Contabilidad:
La contabilidad se opera a travs del programa ASPEL SAE que tiene las
aplicaciones de contabilidad general, caja y bancos, facturacin, cuentas por
cobrar, inventarios y cuentas por pagar.

c) Procesos bsicos del negocio:

Compras:
Los productos se importan principalmente de China ya que son de buena
calidad y su costo de adquisicin es menor en comparacin con otros pases,
de ser necesario, se efectan compras locales o se importa de Mxico.

Ventas y despacho:
La empresa cuenta con un departamento de ventas que est formado por un
gerente, dos supervisores y doce vendedores, quienes se encargan de visitar a
los clientes y elaborar los pedidos de venta. Los pedidos de clientes son
trasladados a bodega, donde realizan un chequeo de disponibilidad de los
productos solicitados y despus se emite la orden de despacho y la factura a
nombre del cliente.

d) Ambiente jurdico y reglamentario:

El marco jurdico y reglamentario que regula el negocio de la entidad est

compuesto principalmente por leyes de carcter fiscal y laboral; la
administracin ha diseado controles sobre las actividades para garantizar el
cumplimiento de las leyes y regulaciones que le son aplicables. Por ejemplo,
54
 para el pago mensual del Impuesto al Valor Agregado, el departamento de
cartera realiza una conciliacin con el mdulo de contabilidad, para asegurarse
de la integridad de la declaracin; otro ejemplo es la actividad del departamento
de recursos humanos encargado de velar por el cumplimiento del Cdigo de
Trabajo y otras leyes aplicables. La administracin est interesada en evitar
reparos o sanciones por parte de los entes fiscalizadores.

e) Polticas de la empresa y prcticas contables:

No hay nuevas normas contables y reas controversiales o emergentes que

carezcan de orientacin o consenso autorizado.

Indagaciones reglamentarias:

Con relacin a la emisin de informes financieros, la ley del Impuesto Sobre

la Renta tiene relacin con estos, debido a que la empresa est inscrita en el
rgimen de tributacin del 31% sobre las utilidades, para lo cual lleva cuenta
de sus registros para calcular al final del perodo una renta imponible; es por
esta razn que al final del perodo se calcula tambin el efecto de la
valuacin de los activos y pasivos sobre bases fiscales.

No hay cambios en la seleccin y aplicacin de las polticas contables por la

empresa, incluyendo la seleccin y aplicacin iniciales.

f) Polticas contables ms relevantes:

Reconocimiento de ingresos:
La empresa reconoce sus ingresos cuando los servicios o productos de la venta
se entregan y el cliente obtiene la propiedad y asume los riesgos; cuando la
recuperacin de la cuenta por cobrar es probable y cuando hay evidencia

55
persuasiva de un arreglo y el precio de venta es fijo o determinable, como se
explica a continuacin:

Venta de productos:
El ingreso por la venta de productos se reconoce cuando stos son entregados
y son aceptados por el cliente, adems, cuando la recuperacin de las
respectivas cuentas por cobrar est razonablemente asegurada.

Inventarios:
Los inventarios se valan al costo promedio ponderado.

Activo fijo:
Los activos fijos se valan al costo de adquisicin.

Desembolsos posteriores a la adquisicin:

Los desembolsos posteriores se capitalizan nicamente cuando incrementan los
beneficios econmicos futuros. Los desembolsos por mantenimiento y
reparacin se reconocen como gasto en el periodo en el cual se incurren.

Depreciacin:
La depreciacin se contabiliza en el estado de utilidades bajo el mtodo de lnea
recta utilizando los porcentajes basados en las tasas mximas permitidas por la
ley del Impuesto Sobre la Renta, segn el siguiente resumen:

Descripcin %
Edificios 5
Vehculos 20
Equipo de cmputo 33.33
Mobiliario y equipo 20

56
 Indemnizaciones laborales:
La empresa contabiliza una provisin equivalente al 8.33% de los sueldos
pagados en el ao para cubrir el pago de indemnizaciones laborales, ya que de
acuerdo con las leyes laborales de Guatemala, los patronos tienen la obligacin
de pagar a sus empleados y trabajadores en caso de despido injustificado,
indemnizacin equivalente al sueldo de un mes por cada ao trabajado a su
servicio, o a sus beneficiarios en caso de muerte, conforme lo establecido por el
artculo 85 inciso a) del Cdigo de Trabajo.

Aunque la empresa es responsable por este pasivo laboral, bajo condiciones

habituales el total de los pagos por este concepto no es de consideracin y
cuando se efectan los absorbe la provisin en la proporcin que le
corresponde y el resto se carga a gastos. La poltica de la empresa es pagar
indemnizacin universal excepto a empleados de nivel gerencial.

g) Desempeo financiero de la empresa:

Factores externos e internos que afectan la operacin de la empresa:

En Guatemala, debido a la baja que se ha dado en la actividad econmica del
pas as como el mercado informal, muchas empresas se han visto con
problemas de liquidez. Esta situacin afect la operacin del ao anterior
debido en parte a que varios clientes no cumplieron con los plazos de crdito
establecidos por la empresa, lo que origin que algunos saldos se encontraran
en mora, pero, con posibilidades de recuperacin, adems, la gestin de cobro
no fue muy efectiva durante ese perodo. Actualmente esa situacin fue
mejorada sustancialmente.

Amenaza de nuevos participantes:

Se tiene competencia por parte de distribuidores locales que importan
directamente de Corea; estas empresas (la competencia) han establecido
precios de venta ms bajos de los que maneja El Sper Tornillo, S.A.
57
h) Niveles de control de la empresa:

La gerencia general, realiza la gestin de control por medio de las cinco

gerencias que estn bajo su responsabilidad:

Financiera
Ventas
Recursos humanos
Logstica
Tecnologa de la informtica

El departamento de recursos humanos evala y documenta peridicamente la

eficiencia de la estructura organizacional de la entidad en vista de los cambios
en el negocio o en la industria, esta documentacin se efecta mediante un
organigrama. El procedimiento de auditora aplicado en los niveles de
comunicacin es la revisin de documentos circulados de los ms altos niveles
a los niveles operativos de la entidad, los cuales se realizan cotidianamente.

El departamento de recursos humanos realiza inducciones al momento del

ingreso del personal a la empresa, con el propsito de informar sobre las
polticas de la empresa, en especial las de seguridad. Esta actividad fue
constatada mediante la indagacin al personal a cargo del departamento de
recursos humanos. Adicionalmente, el departamento maneja un control del
periodo de vacaciones de cada colaborador con el propsito que nadie quede
sin goce de dicha prestacin.

Controles relacionados con la asignacin de autoridad y responsabilidad:

La autoridad y responsabilidad se asigna a los empleados segn el rea a la
que se incorporan, mediante un proceso establecido, regularmente lo efecta el
gerente de rea o encargado del departamento.

58
 Para cuidar que la empresa cuente con el recurso humano adecuado, tanto en
cantidad como en experiencia, especialmente con relacin a las funciones del
procesamiento de datos y contabilidad, el departamento de recursos humanos
recibe por parte del gerente de cada departamento la solicitud de un nuevo
recurso. El incremento en el nmero de empleados solamente se hace efectivo
con la autorizacin del gerente general.

i) Situaciones relacionadas a la falta de tica o conducta indebida:

No se han identificado situaciones relacionadas con falta de tica y conducta

indebida.

5. Cuentas significativas identificadas en los estados financieros

Caja y bancos
Cuentas por cobrar
Inventarios
Cuentas por pagar
Ventas
Costo de ventas

6. Riesgos de fraude

Ninguno.

7. Honorarios y tiempo estimado

No se han estimado honorarios debido a que el proyecto ser realizado por

personal del departamento de contabilidad de El Sper Tornillo, S.A.; sin embargo,
la gerencia general ha ofrecido una bonificacin, la cual queda a criterio de ella en
cuanto al monto, si el proyecto se realiza exitosamente.
59
El tiempo estimado en la realizacin del proyecto es de cinco meses.

Elaborado por: Jos Oswaldo Choy Ajsivinac 27/12/2010

Autorizado por: Juan Alberto Castaeda Cruz 30/12/2010

60
 5.9. INFORME DE RESULTADOS
No. 2010-007

Guatemala, mayo 27 de 2011

Lic. Juan Alberto Castaeda Cruz

Gerente financiero
El Sper Tornillo, S.A.
Presente

Lic. Castaeda:
En atencin al nombramiento No. 2010-007 de fecha 20 de diciembre de 2010, por
medio del cual me nombra como encargado del proyecto Diseo del manual de
polticas y procedimientos contables de la empresa comercializadora de tornillos, me
permito informar lo siguiente:

1. Planeacin
El diseo del manual de polticas y procedimientos contables se llev a cabo de
acuerdo a la planeacin No. 2010-007 de fecha 27 de diciembre de 2010, en el cual
se establece a detalle la estrategia a seguir, dicha planeacin se adjunta al
presente informe.

2. Alcance
a. Diseo del manual de polticas y procedimientos del departamento de
contabilidad.

b. reas cubiertas:
Caja y bancos
Cuentas por cobrar
Inventarios
Activos fijos

61
 Impuestos
Cuentas por pagar
Otras partidas contables
Estados financieros

3. Objetivos
El diseo del manual de polticas y procedimientos contables tiene los siguientes
objetivos:

Estandarizar los procesos bsicos en las diferentes reas del departamento de

contabilidad por medio de polticas y procedimientos que debern observarse en
la realizacin de las actividades diarias de dicho departamento, el objetivo de la
estandarizacin es contribuir a que dichas actividades se realicen
eficientemente.

Ayudar a la gerencia financiera a proveer informacin financiera confiable y

oportuna, ya que dicha informacin es la base para la toma de decisiones.

Servir de gua a los colaboradores de las diferentes reas del departamento de

contabilidad, por medio de la descripcin textual y grfica de los procedimientos
a observar en la realizacin de sus actividades diarias, especialmente al
personal de nuevo ingreso, ya que adems de ello, le puede ayudar a
familiarizarse rpidamente a su puesto de trabajo y al ambiente de control del
departamento.

Servir como herramienta para el cumplimiento oportuno de las disposiciones

legales de carcter tributario a las que se encuentra afecta la empresa derivado
de las transacciones que realiza en su actividad diaria, adems, minimizar el
riesgo de contingencias fiscales.

Proporcionar instrucciones bsicas y necesarias para el manejo y resguardo de

los diferentes documentos, mismos que respaldan las cifras reveladas en los
62
 estados financieros, ya que stos pueden ser requeridos en cualquier momento
por la administracin, por auditora externa o por las autoridades fiscales.

Contribuir al uso eficiente de los recursos del departamento de contabilidad, y al

logro de: eficiencia operativa, salvaguarda de activos, informacin financiera
confiable y oportuna.

4. Trabajo realizado:
Se llevaron a cabo las siguientes actividades:

a. Recopilacin de la informacin:
Durante este proceso se elaboraron cuestionarios y se realizaron entrevistas
con personal clave dentro de la empresa, adems, se efectu una investigacin
documental; dichas actividades ayudaron a obtener informacin que fue clave
para la elaboracin de manuales.

b. Procesamiento de la informacin:
Durante este proceso se organiz, analiz y depur la informacin recopilada,
adems, se unificaron criterios relacionados a terminologa y presentacin de la
informacin, con el objetivo de mantener continuidad y uniformidad.

c. Redaccin:
Durante esta fase se llev a cabo la escritura de las polticas y procedimientos
en el formato seleccionado para el manual.

d. Elaboracin de grficas
Se realizaron los diagramas de flujo, los cuales presentan una descripcin
grfica de las actividades que se llevan a cabo en cada rea.

63
 e. Formato y composicin
Se llev a cabo el diseo del formato en el cual se redactaron las polticas y
procedimientos.

f. Revisin y aprobacin
En este proceso se realiz un cuidadoso examen sobre el manual, con el
objetivo de validarlos, o bien proponer correcciones.

5. Actividades siguientes:
Despus de la presentacin del manual de polticas y procedimientos contables
propuesto, las actividades a realizar son:
Aprobacin del manual
Distribucin y control
Revisin

6. Conclusin:
El trabajo efectuado de acuerdo a la planificacin y estrategia del proyecto, ha
permitido alcanzar los objetivos del proyecto Diseo de un manual de polticas y
procedimientos contables de la empresa comercializadora de tornillos.

7. Recomendacin:
Implementar el manual de polticas y procedimientos propuesto, el cual se adjunta
al presente informe.

Atentamente,

Lic. Jos Oswaldo Choy Ajsivinac

64
5.10. MANUAL DE POLTICAS Y
PROCEDIMIENTOS

65
 CODIFICACIN: 1

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS VERSIN: 2011

CONTABLES REVISIN: 05-2011
VIGENCIA:

NDICE

Ttulo Pgina

Introduccin 68
Objetivos 70

Manual No. Ttulo Pgina

1.1 rea de caja y bancos 72

1.1.1 Ingresos a caja 72
1.1.2 Pagos 75
1.1.3 Conciliaciones bancarias 80
1.2 rea de nminas de sueldos 82
1.3 rea de cuentas por pagar 84
1.4 rea de impuestos y contribuciones 87
1.4.1 Impuesto Sobre la Renta 88
1.4.1.1 Declaracin trimestral 88
1.4.1.2 Declaracin anual 88
1.4.1.3 Retenciones 89
1.4.2 Impuesto al Valor Agregado 90
1.4.3 Cuotas laboral y patronal IGSS 90
1.4.4 Impuesto de Solidaridad 91
1.5 rea de Activos fijos 92
1.5.1 Registro de bienes muebles 95
1.5.2 Registro de depreciaciones 95
1.5.3 Cambio de responsable 96
1.6 rea de Inventarios 97
1.6.1 Compras locales 98
1.6.2 Importaciones 99
1.7 rea de cuentas por cobrar 100
1.8 Otras partidas contables 102
1.9 Informacin financiera 104

Diagramas de flujo 106

JC JAC
Elabor: Revis: Autoriz:
Dic-2010 May-2011

66
 CODIFICACIN: 1

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS VERSIN: 2011

CONTABLES REVISIN: 05-2011
VIGENCIA:

Manual No. Ttulo Pgina

Formas utilizadas en los procedimientos 135

Aprobacin del manual 158

JC JAC
Elabor: Revis: Autoriz:
Dic-2010 May-2011

67
 CODIFICACIN: 1

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS VERSIN: 2011

CONTABLES REVISIN: 05-2011
VIGENCIA:

INTRODUCCIN

Ante la necesidad de definir polticas y procedimientos para crear las condiciones

empresariales de comportamiento tico y para que el personal del departamento
de contabilidad cuente con un documento informativo que facilite su actividad
diaria, la gerencia general con el apoyo de la gerencia financiera y del equipo del
departamento de contabilidad ha elaborado el presente manual de polticas y
procedimientos con la finalidad de documentar los procesos operativos para
fortalecer al departamento de contabilidad el cual tiene a su cargo el registro
contable de las transacciones que surgen de la actividad diaria de la empresa, y
tomando en cuenta que los registros contables son la base para la elaboracin de
estados financieros y que stos a su vez son la base para la toma de decisiones,
resulta de mucha importancia que este departamento cuente con sus manuales de
polticas y procedimientos para minimizar el riesgo de errores e irregularidades en
el proceso contable.

Estos manuales son instrumentos que apoyan el funcionamiento de la empresa,

encargndose de normar y estandarizar las operaciones que realiza el personal
del departamento de contabilidad, y tiene como objetivo integrar los recursos,
esfuerzos y operaciones en forma coordinada para el logro de los objetivos
empresariales y evitar con ello el uso ineficiente de los mismos.

En virtud de lo anterior, se elabor el presente manual, que constituye un

instrumento administrativo a travs del cual se describen en forma lgica,
sistemtica y detallada las actividades de este departamento.

JC JAC
Elabor: Revis: Autoriz:
Dic-2010 May-2011

68
 CODIFICACIN: 1

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS VERSIN: 2011

CONTABLES REVISIN: 05-2011
VIGENCIA:

La estructura de su contenido ofrece una respuesta a las necesidades de

informacin a quienes desempean las funciones y actividades en dicho
departamento.

El manual presenta para cada puesto de trabajo, las polticas que lo regirn,
seguidamente provee los pasos necesarios para llevar a cabo las actividades en
forma lgica, sistemtica y detallada; asimismo, provee diagramas de flujo que
facilitan la comprensin del proceso establecido, ya que son una representacin
grfica de los mismos.

JC JAC
Elabor: Revis: Autoriz:
Dic-2010 May-2011

69
 CODIFICACIN: 1

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS VERSIN: 2011

CONTABLES REVISIN: 05-2011
VIGENCIA:

OBJETIVOS

1. Estandarizar los procesos bsicos en las diferentes reas del departamento

de contabilidad, por medio de polticas y procedimientos que debern
observarse en la realizacin de las actividades diarias, con el objetivo de
contribuir a que dichas actividades se realicen eficientemente.

2. Ayudar a la gerencia financiera a obtener informacin financiera confiable y

oportuna, ya que dicha informacin es la base para la toma de decisiones.

3. Servir de gua a los colaboradores de las diferentes reas del departamento

de contabilidad, por medio de la descripcin textual y grfica de los
procedimientos a observar en la realizacin de sus actividades diarias,
especialmente al personal de nuevo ingreso, para que le ayude a
familiarizarse rpidamente a su puesto de trabajo y al ambiente de control del
departamento.

4. Servir como herramienta para el cumplimiento oportuno de las disposiciones

legales de carcter tributario a las que se encuentra afecta la empresa
derivado de las transacciones que realiza en su actividad diaria, adems,
minimizar el riesgo de contingencias fiscales.

5. Proporcionar instrucciones bsicas y necesarias para el manejo y resguardo

de los diferentes documentos, mismos que respaldan las cifras reveladas en
los estados financieros, ya que stos pueden ser requeridos en cualquier
momento por la administracin, por auditora externa o por las autoridades
fiscales.

JC JAC
Elabor: Revis: Autoriz:
Dic-2010 May-2011

70
 CODIFICACIN: 1

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS VERSIN: 2011

CONTABLES REVISIN: 05-2011
VIGENCIA:

6. Contribuir al uso eficiente de los recursos del departamento de contabilidad, y

contribuir al logro de: eficiencia operativa, salvaguarda de activos,
informacin financiera confiable y oportuna.

JC JAC
Elabor: Revis: Autoriz:
Dic-2010 May-2011

71
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1.1.1
CONTABLES
VERSIN: 2011

REA DE CAJA Y BANCOS REVISIN: 05-2011

Ingresos a caja VIGENCIA:

1.1.1.1 Polticas

No. Nombre Descripcin

1.1.1.1.1 Liquidacin La liquidacin de caja se debe realizar diariamente a las diecisiete horas
de caja en el formato establecido para ello (Liquidacin de caja, forma F003). No
cumplir con esta poltica amerita llamada de atencin con copia al
expediente de la persona responsable, si fuera segunda vez que incurre
en dicha falta, la llamada de atencin se har con copia al ministerio de
trabajo.

1.1.1.1.2 Resguardo El efectivo se debe depositar en la cuenta bancaria respectiva, en el da

de efectivo hbil inmediato siguiente al de su ingreso; no cumplir con esta poltica
amerita llamada de atencin por escrito, con copia al Ministerio de
Trabajo.

1.1.1.1.3 Clave de La clave y la llave de la caja de seguridad, cada una, deben estar en
seguridad poder de personas distintas, una de estas personas, debe ser ajena al
departamento de caja o del rea de caja y bancos.

1.1.1.1.4 Cheques Bajo ninguna circunstancia se debe tomar el efectivo de caja para el canje
personales de cheques personales.

1.1.1.1.5 Compras El efectivo en caja, no debe ser empleado para efectuar compra alguna.

1.1.1.1.6 Series de Se debe utilizar una serie distinta de recibos por los ingresos a caja, una
recibos por ventas al contado, otra por recuperacin de cartera de crditos, y otra
por ingresos varios.

JC JAC
Elabor: Revis: Autoriz:
Dic-2010 May-2011

72
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1.1.1
CONTABLES
VERSIN: 2011

REA DE CAJA Y BANCOS REVISIN: 05-2011

Ingresos a caja VIGENCIA:

1.1.1.2 Procedimiento de ingresos a caja

No. Nombre Descripcin Responsable

Procedimiento de ingresos por ventas al

contado

1.1.1.2.1 Localizar Localiza el nmero de pedido en el sistema e informa al Auxiliar de caja

pedido cliente la cantidad a cancelar.

1.1.1.2.2 Recibir Recibe y cuenta el efectivo y revisa que el mismo Auxiliar de caja
efectivo cuadre con el total del pedido del cliente.

1.1.1.2.3 Emitir factura Emite la factura de venta respectiva de acuerdo con la Auxiliar de caja
informacin contenida en el pedido de cliente. (Factura
Forma F001).

1.1.1.2.4 Emitir recibo Emite el recibo de caja por el ingreso de efectivo y lo Auxiliar de caja
de caja aplica a la factura respectiva para que la misma quede
cancelada. Revisa que el total de ste cuadre con el
efectivo y con el pedido de cliente y la factura. (Recibo
de caja, forma F002).

1.1.1.2.5 Entregar Entrega la factura y recibo de caja original al cliente y Auxiliar de caja
documentos archiva las copias en el lugar correspondiente.

Procedimiento de ingresos por recuperacin

de cartera

1.1.1.2.6 Localizar Localiza en el sistema la factura que est cancelando o Auxiliar de caja
factura abonando.

1.1.1.2.7 Recibir Recibe y cuenta el efectivo y revisa que el mismo Auxiliar de caja
efectivo cuadre con el saldo pendiente de pago (en caso
estuviera cancelando el total de la factura).

1.1.1.2.8 Aplicar cobro Aplica el cobro a la factura respectiva y emite el recibo Auxiliar de caja
de caja por el ingreso de efectivo; revisa que el total de
ste cuadre con el efectivo.

1.1.1.2.9 Entregar Entrega la factura y recibo de caja original al cliente y Auxiliar de caja
documentos archiva las copias en el lugar correspondiente.

Procedimiento de liquidacin de caja

1.1.1.2.10 Generar Efecta el cierre de caja en el sistema y con esto se Auxiliar de caja
liquidacin de generan las partidas contables del libro diario.
caja (Liquidacin de caja, forma F003).

JC JAC
Elabor: Revis: Autoriz:
Dic-2010 May-2011

73
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1.1.1
CONTABLES
VERSIN: 2011

REA DE CAJA Y BANCOS REVISIN: 05-2011

Ingresos a caja VIGENCIA:

No. Nombre Descripcin Responsable

1.1.1.2.11 Generar Genera el reporte de caja por medio del sistema con lo Auxiliar de caja
liquidacin cual se totalizan los ingresos del da.

1.1.1.2.12 Contar el Efecta recuento de efectivo, mismo que debe cuadrar Auxiliar de caja
efectivo con el total del reporte de caja.

1.1.1.2.13 Preparar Llena la boleta de depsito respectiva y la deja Auxiliar de caja

depsito preparada para enviarla el da hbil siguiente al cierre.
(Depsito bancario, forma F004).

1.1.1.2.14 Enviar Enva el depsito bancario por medio del mensajero en Auxiliar de caja
depsito el plazo establecido para el mismo.

1.1.1.2.15 Recibir Recibe el depsito bancario y verifica en l, que tenga Auxiliar de caja
depsito el sello y certificacin del banco y que el nmero de
bancario cuenta y el monto del depsito sean los correctos.

1.1.1.2.16 Firmar Firma el reporte de liquidacin de caja y lo traslada al Auxiliar de caja

liquidacin asistente de tesorera para su revisin, esta liquidacin
ir acompaada por los documentos respectivos
(facturas, recibos de caja, boleta de depsito, etc.)

1.1.1.2.17 Revisar Revisa que el monto total de la liquidacin cuadre con Asistente de
liquidacin el depsito bancario, y que los documentos adjuntos caja y bancos
estn completos, revisa que los nmeros de facturas y
montos coincidan con los descritos en la liquidacin.
Luego de la revisin respectiva, firma la liquidacin y la
traslada para su autorizacin.

1.1.1.2.18 Autorizar Revisa que la liquidacin de caja lleve las firmas Contador
liquidacin respectivas de la elaboracin y revisin, luego de ello general
firma la liquidacin y la traslada para mayorizar el
registro contablemente y su posterior archivo.

1.1.1.2.19 Moyorizar Mayoriza la partida contable dentro del sistema para Asistente de
partida que quede registrado el movimiento en la contabilidad. caya y bancos

1.1.1.2.20 Archivar Archiva la liquidacin de caja y los documentos Auxiliar de caja

liquidacin adjuntos.

JC JAC
Elabor: Revis: Autoriz:
Dic-2010 May-2011

74
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1.1.2
CONTABLES
VERSIN: 2011

REA DE CAJA Y BANCOS REVISIN: 05-2011

Pagos VIGENCIA:

1.1.2.1 Polticas

No. Nombre Descripcin

1.1.2.1.1 Pago de Para que un documento se tome en cuenta para emisin de cheque debe
Documentos cumplir con los requisitos siguientes:

a. Nombre
b. Nmero de identificacin tributaria (NIT)
c. Firma de autorizacin en la factura
d. Firma y sello de recepcin del bien o servicio
e. Rgimen de impuesto sobre la renta (ISR) al que est acogido el
proveedor
f. Ingreso a bodega o documento equivalente
g. Orden de compra autorizada
h. Copia de las tres cotizaciones
i. Que los datos de la orden de compra coincidan con los de la factura

Si no cumple con alguno de estos requisitos, la factura ser devuelta

hasta completarlos.

Se exceptan de estos requisitos el pago de impuestos ya que los

mismos deben presentarse en los formularios que la Superintendencia
Administracin Tributaria provea, para que el pago de los mismos sean
autorizados debern contar con la firma de revisin del contador general.

Respecto al pago del seguro social (IGSS), los documentos deben contar
con la firma de revisin del gerente de recursos humanos para que el
mismo sea autorizado.

1.1.2.1.2 Emisin de Los cheques se deben emitir los mircoles de cada semana en horas de
cheques la maana; nicamente el gerente financiero est facultado para autorizar
la emisin de cheques en un da diferente a ste.

JC JAC
Elabor: Revis: Autoriz:
Dic-2010 May-2011

75
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1.1.2
CONTABLES
VERSIN: 2011

REA DE CAJA Y BANCOS REVISIN: 05-2011

Pagos VIGENCIA:

No. Nombre Descripcin

1.1.2.1.3 Documentos nica mente se deben autorizar cheques que cuenten con la firma de
de soporte revisin y que adjunto tenga los documentos siguientes:

a. Factura autorizada por el jefe de rea.

b. Orden de compra autorizada.
c. Copia de las tres cotizaciones.
d. Firma y sello del responsable de la recepcin del bien o servicio.
e. Ingreso a bodega (cuando aplique).

1.1.2.1.4 Seguridad de Los cheques en blanco as como los cheques firmados se deben guardar
los cheques en lugar seguro a donde nicamente tendr acceso el encargado de
emitirlos, quien adems tendr bajo su responsabilidad la llave de
acceso.

1.1.2.1.5 Horario de Los cheques se entregarn a los proveedores los das viernes de cada
entrega de semana, en horario de 14:00 a 17:00 horas, bajo ninguna circunstancia
cheques se entregarn cheques fuera de este horario.

1.1.2.1.6 Contrasea nicamente se entregarn cheques a los proveedores que presenten la

de pago contrasea de pago respectiva, en los casos en los que el proveedor
carezca de la misma, deber solicitar por escrito la entrega del cheque.

1.1.2.1.7 Cheques al Est terminantemente prohibido emitir cheques al portador, el mismo

portador siempre se debe emitir a nombre de la empresa o persona que aparezca
en la factura; se exceptan aquellos casos en los que el proveedor
autoriza por escrito, emitirlo a otro nombre, en cuyo caso tambin deber
indicar por escrito a nombre de quien se va a emitir.

1.1.2.1.8 Apertura y La apertura y cierre de cuentas bancarias estarn a cargo nica y

cierre de exclusivamente del gerente general.
cuentas

1.1.2.1.9 Mutilar En toda documentacin de respaldo de cheques se debe indicar la fecha

documentos de pago y el nmero de cheque, a fin de evitar duplicidad de pagos.

1.1.2.1.10 Cheque no La frase NO NEGOCIABLE debe estar impresa en cada cheque. Est
negociables prohibida la entrega de cheques sin que lleven esa frase.

JC JAC
Elabor: Revis: Autoriz:
Dic-2010 May-2011

76
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1.1.2
CONTABLES
VERSIN: 2011

REA DE CAJA Y BANCOS REVISIN: 05-2011

Pagos VIGENCIA:

No. Nombre Descripcin

1.1.2.1.11 Cheques Todo cheque ANULADO debe tener impreso un sello que lo indique.
anulados Dichos cheques se archivarn junto con los que han sido pagados, ya
que esto permite llevar el control del correlativo.

1.1.2.1.12 Vencimiento Los cheques que no sean entregados durante el perodo de los dos
de cheques meses siguientes al de su elaboracin, debern anularse.

1.1.2.1.13 Cambio de Cuando haya cambio de la persona responsable de los cheques, se har
responsable por escrito y antes del traspaso de responsabilidad, tanto la que entrega
el cargo, como la que recibe, efectuarn un conteo de cheques, mismo
que dejarn por escrito y ambas personas firmarn dicho documento.

1.1.2.1.14 Medida de La emisin e impresin de cheques se harn a travs del sistema

seguridad de informtico; pero, si por alguna causa justificada fuera necesario emitir
cheques cheques manualmente o por medio de mquina de escribir, como medida
de seguridad se debe colocar cinta adhesiva sobre el nombre del
beneficiario y monto del cheque para mitigar el riesgo de alteracin.

JC JAC
Elabor: Revis: Autoriz:
Dic-2010 May-2011

77
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1.1.2
CONTABLES
VERSIN: 2011

REA DE CAJA Y BANCOS REVISIN: 05-2011

Pagos VIGENCIA:

1.1.2.2 Procedimiento de pagos

No. Nombre Descripcin Responsable

1.1.2.2.1 Recibir Recibe el reporte del encargado de cuentas por pagar Auxiliar de
Reporte que incluya nicamente las facturas vencidas al da del caja
reporte, mismo que traslada junto con las facturas
originales. (Reporte cuentas por pagar, forma F020).

1.1.2.2.2 Revisar Revisa que adjunto al reporte estn todas las facturas Auxiliar de
documentos que figuran en el mismo, adems, revisa que cada caja
factura cuenta con lo siguiente:

a. Firma de revisin y operacin del asistente de

cuentas por pagar.
b. Firma de autorizacin de la factura.
c. Orden de compra autorizada.
d. Copia de las tres cotizaciones.
e. Ingreso a bodega.

Luego de la revisin traslada el reporte y los

documentos al gerente financiero.

1.1.2.2.3 Autorizar Revisa que las facturas tengan la firma de revisin del Gerente
pagos auxiliar de caja y la del asistente de cuentas por pagar. Financiero
Firma las facturas y marca en el reporte las que est
autorizando para pago.

Cuando el pago sea en concepto de impuestos, verifica

que la declaracin cuente con la firma de revisin del
contador general.

1.1.2.2.4 Emitir Emite cheques para las facturas autorizadas y devuelve Auxiliar de
cheques al asistente de cuentas por pagar, las facturas que no caja
fueron autorizadas. En esta operacin se genera la
partida contable. (Cheque voucher, forma F006).

1.1.2.2.5 Sellar Imprime sello en las facturas y escribe la fecha y el Auxiliar de

facturas nmero de cheque con la que fue cancelada. caja

1.1.2.2.6 Trasladar Traslada los cheques, los documentos de soporte y el Auxiliar de

cheques reporte al asistente de tesorera. caja

1.1.2.2.7 Revisar Revisa que el valor de los cheques cuadre con el total Asistente de
cheques de la o las facturas que se estn pagando y que los caja y bancos
mismos estn a nombre del proveedor.

Verifica que los cheques coincidan con las facturas

autorizadas en el reporte de cuentas por pagar.

JC JAC
Elabor: Revis: Autoriz:
Dic-2010 May-2011

78
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1.1.2
CONTABLES
VERSIN: 2011

REA DE CAJA Y BANCOS REVISIN: 05-2011

Pagos VIGENCIA:

No. Nombre Descripcin Responsable

Revisa que las facturas que respaldan el cheque tengan

las siguientes firmas:

a. Asistente de cuentas por pagar

b. Auxiliar de caja
c. Gerente financiero

Firma los cheques para hacer constar que han sido

revisados.

1.1.2.2.8 Mayorizar Revisa en el cheque la partida contable y verifica que se Asistente de

partida hayan afectado las cuentas correctas, mayoriza la caja y bancos
partida y con ello queda registrada la operacin en la
contabilidad. Traslada los cheques y el reporte al
gerente financiero.

1.1.2.2.9 Autorizar Revisa en los cheques la firma del asistente de Gerente

cheques tesorera, y luego de ello los firma. Financiero

1.1.2.2.10 Firmar Revisa que los cheques tengan la firma de revisin y Gerente
cheques autorizacin y procede afirmarlos. General

1.1.2.2.11 Resguardar Coloca los cheques firmados bajo llave, para mitigar el Auxiliar de
cheques riesgo de prdida o extravo. caja

1.1.2.2.12 Entrega de El da y hora sealados hace entrega de los cheques Auxiliar de

cheques previa entrega de contrasea. caja

1.1.2.2.13 Archivar Archiva los voucher que hayan sido entregados en Auxiliar de
voucher orden correlativo en archivadores distintos cada mes. caja
Los cheques que no haya entregado los archiva
nuevamente.

JC JAC
Elabor: Revis: Autoriz:
Dic-2010 May-2011

79
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1.1.3
CONTABLES
VERSIN: 2011

REA DE CAJA Y BANCOS REVISIN: 05-2011

Conciliacin bancaria VIGENCIA:

1.1.3.1 Polticas

No. Nombre Descripcin

1.1.3.1.1 Fecha de Las conciliaciones bancarias se deben realizar una vez al mes, antes de
conciliacin emitir estados financieros. (Conciliacin bancaria, forma F009).

1.1.3.1.2 Responsable Las conciliaciones bancarias no debe realizarlas la persona encargada de

emitir cheques u rdenes de emisin de cheque.

1.1.3.1.3 Soporte de La conciliacin debe estar respaldada con una impresin del diario mayor
conciliaciones general y del estado de cuenta bancario original.

1.1.3.1.4 Notas de Las notas de crdito y dbito internas deben estar autorizadas por el
dbito crdito gerente financiero.
internas

1.1.3.1.5 Depsitos en Los depsitos en trnsito cuya antigedad sea mayor a tres meses y no
transito se haya establecido la factura a la que corresponde aplicarla, se deben
rebajar del trnsito registrndola contra otros ingresos.

JC JAC
Elabor: Revis: Autoriz:
Dic-2010 May-2011
80
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1.1.3
CONTABLES
VERSIN: 2011

REA DE CAJA Y BANCOS REVISIN: 05-2011

Conciliacin bancaria VIGENCIA:

1.1.3.2 Procedimiento de conciliacin bancaria

No. Nombre Descripcin Responsable

1.1.3.2.1 Obtener Obtiene el saldo del estado de cuenta del banco a la Asistente de
saldo del fecha del cierre. impuestos
banco

1.1.3.2.2 Restar Rebaja del saldo del banco el valor de los cheques en Asistente de
cheques en circulacin (cheques operados en el libro que no han impuestos
circulacin sido pagados por el banco).

1.1.3.2.3 Sumar Suma al saldo del banco el valor de todos los depsitos Asistente de
depsitos en registrados por contabilidad (depsitos en trnsito) y impuestos
trnsito pendientes de registrar por el banco.

1.1.3.2.4 Restar Resta al saldo del banco los depsitos operados por el Asistente de
depsitos banco y que no han sido operados por contabilidad. impuestos

1.1.3.2.5 Restar nota Resta del saldo del libro banco las notas de dbito Asistente de
dbito operadas por el banco y no registradas en contabilidad. impuestos
(Nota de dbito (bancario), forma F007).

1.1.3.2.6 Sumar nota Suma al saldo del libro banco el valor de las notas de Asistente de
crdito crdito operadas por el banco y no registradas en impuestos
contabilidad. (Nota de crdito (bancario), forma F008).

1.1.3.2.7 Obtener Obtiene del libro bancos el saldo de las Asistente de

saldo en libro disponibilidades a la fecha del cierre. impuestos

1.1.3.2.8 Comparar Compara que el saldo de la conciliacin sea igual al Asistente de

saldos saldo contable, e imprime la conciliacin. impuestos

1.1.3.2.9 Revisar Revisa la veracidad de los datos de la conciliacin Contador

conciliacin bancaria contra los documentos; as como la correccin general
de las operaciones aritmticas, si encuentra algn
error, lo devuelve al asistente de impuestos para su
correccin, si no, firma la conciliacin y la traslada al
gerente financiero para solicitar la autorizacin.

1.1.3.2.10 Autorizar Revisa en la conciliacin bancaria las firmas de Gerente

conciliacin elaboracin y revisin, si estn, autoriza la conciliacin, financiero
si no, la devuelve para su correccin.

1.1.3.2.11 Archivar Archiva la conciliacin bancaria una vez haya sido Asistente de
conciliacin autorizada por el contador general impuestos

JC JAC
Elabor: Revis: Autoriz:
Dic-2010 May-2011
81
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1.2
CONTABLES VERSIN: 2011

REVISIN: 05-2011
REA DE NMINA DE SUELDOS
VIGENCIA:

1.2.1 Polticas del registro de la nmina de sueldos

No. Nombre Descripcin

1.2.1.1 Confidencialidad Las nminas de sueldos, por su naturaleza, deben tratarse con la ms
estricta confidencialidad. (Nmina de sueldos, forma F005).

1.2.1.2 Documentacin Toda modificacin a los rubros de la nmina debe estar sustentada por
escrito, y con la firma de autorizacin del gerente general.

1.2.1.3 Preparacin y La preparacin y revisin de la nmina se debe efectuar por personas

revisin de distintas y las mismas deben firmar la nmina como constancia de
nmina haber realizado dichas funciones.

1.2.1.4 Das de pago Los pagos de planilla se hacen los das 15 y ltimo de cada mes. Si los
das sealados para pago de nmina, fueran sbado, domingo o
asueto, el pago se efectan el da hbil anterior ms cercano.

1.2.1.5 Anticipos No se conceden anticipos de sueldo y salario, a menos que exista justa
causa, para lo cual es necesaria la autorizacin del gerente general.

JC JAC
Elabor: Revis: Autoriz:
Dic-2010 May-2011
82
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1.2
CONTABLES VERSIN: 2011

REVISIN: 05-2011
REA DE NMINA DE SUELDOS
VIGENCIA:

1.2.2 Procedimiento del registro de nmina de sueldos

No. Nombre Descripcin Responsable

1.2.1.2.1 Recibir Recibe las nminas de sueldos de administracin y Asistente de

planilla ventas provenientes del departamento de recursos cartera
humanos. (Nmina de sueldos, forma F005).

1.2.1.2.2 Revisar Revisa que la planilla cuente con las firmas de Asistente de
firmas elaboracin, revisin y autorizacin. cartera

1.2.1.2.3 Revisin Revisa que la cuenta contable asignada a cada Asistente de

cuentas colaborador sea la correcta, en este proceso tambin cartera
contables revisa que el clculo de prestaciones laborales sea
correcto.

1.2.1.2.4 Mayorizar Mayoriza las partidas contables generadas desde el Asistente de

partida mdulo de nminas. cartera

1.2.1.2.5 Archivar Archiva la planilla en un lugar seguro, misma que Asistente de

planilla servir de respaldo al registro contable. cartera

JC JAC
Elabor: Revis: Autoriz:
Dic-2010 May-2011
83
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1.3
CONTABLES VERSIN: 2011

REVISIN: 05-2011
REA DE CUENTAS POR PAGAR
VIGENCIA:

1.3.1 Polticas del registro de cuentas por pagar

No. Nombre Descripcin

1.3.1.1 Recepcin de nicamente se recibirn facturas de compras los das lunes y martes de
documentos cada semana, siempre que estn acompaadas de los documentos que
se mencionan en el siguiente numeral.

Bajo ninguna circunstancia se recibirn facturas fuera de los das

indicados.

1.3.1.2 Datos y nicamente se deben registrar facturas que cumplan con los requisitos
documentos siguientes:
de las
facturas a. Nombre de la empresa.
b. Nmero de identificacin tributaria (NIT).
c. Firma de autorizacin en la factura.
d. Firma y sello del responsable de la recepcin del bien o servicio.
e. Rgimen de impuesto sobre la renta (ISR) al que est afiliado el
proveedor.
f. Ingreso a bodega (cuando aplique).
g. Orden de compra autorizada.
h. Copia de las tres cotizaciones.
i. Que los datos de la orden de compra coincidan con los de la factura.

Si no cumple con alguno de estos requisitos, la factura ser devuelta

hasta completarlos. La persona que reciba los documentos firmar como
constancia de ello, por lo tanto, esta persona queda como responsable
de custodiarlos.

1.3.1.3 Facturas Cuando un proveedor no entregue factura, se debe emitir una factura
especiales especial, en la cual se debe consignar el nombre completo y nmero de la
cdula de vecindad del proveedor, en dicha factura se har la
observacin: SE NEG A ENTREGAR FACTURA. Las facturas
especiales no se deben emitir durante ms de dos meses consecutivos a
nombre de una misma persona.

1.3.1.4 Destino de la Excepto las facturas por compra de mercadera para el inventario, es
compra requisito indispensable que en la parte posterior de la misma se indique
brevemente qu producto o servicio se est comprando y a qu
departamento se destin.

1.3.1.5 Gastos por Las facturas que se liquidan por medio de caja chica o las que
caja chica y corresponden a viticos deben cumplir con los requisitos de la poltica
viticos 1.3.1.2 respecto a las literales a., b., c., adems dichas facturas se
detallarn en las liquidaciones respectivas, las cuales deben estar con la
respectiva autorizacin.

JC JAC
Elabor: Revis: Autoriz:
Dic-2010 May-2011
84
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1.3
CONTABLES VERSIN: 2011

REVISIN: 05-2011
REA DE CUENTAS POR PAGAR
VIGENCIA:

No. Nombre Descripcin

1.3.1.6 Retencin de Para las facturas que aplique, la retencin de impuesto sobre la renta se
impuesto emitir el mismo da en el que la misma se ingrese al sistema.

JC JAC
Elabor: Revis: Autoriz:
Dic-2010 May-2011
85
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1.3
CONTABLES VERSIN: 2011

REVISIN: 05-2011
REA DE CUENTAS POR PAGAR
VIGENCIA:

1.3.2 Procedimiento del registro de cuentas por pagar

No. Nombre Descripcin Responsable

1.3.2.1 Recibir Recibe del departamento de compras las facturas y Asistente de

facturas documentos de respaldo (cotizaciones, orden de cartera
compra, ingreso a bodega, etc.)

1.3.2.2 Revisar Revisa en las facturas los datos y documentos descritos Asistente de
facturas en la poltica nmero 1.3.1.2; si no cumple con alguno cartera
de los datos o documentos requeridos los devuelve a
compras para completarlos.

Revisar nota Cuando se reciban notas de crdito por descuentos en

de crdito compras, revisa el nombre, NIT y el nmero de factura a
la que habr de aplicarse el descuento.

Revisar Cuando las facturas las reciba del Asistente de activos

factura fijos o del Asistente de costos, revisa que lleve la firma
de alguno de ellos segn corresponda, debido a que la
revisin de las facturas debe ser realizada por alguno
de ellos.

1.3.2.3 Sellar y Imprime sello en la factura, mismo que provee dos Asistente de
Codificar espacios, uno de ellos servir para colocar la cuenta cartera
factura contable (codificar) que se ve afectada por el producto o
servicio adquirido y otro para la firma como constancia
de que ha sido revisada.

1.3.2.4 Ingresar la Por medio del mdulo de cuentas por pagar se ingresan Asistente de
factura al las facturas o notas de crdito; en este proceso se cartera
sistema carga el gasto o activo segn la naturaleza de la
compra y de acuerdo a las cuentas descritas en ella y
se abona la cuenta por pagar. En esta operacin el
sistema automticamente genera la partida contable.

1.3.2.5 Firma de Firma el documento como constancia de haber sido Asistente de

operacin operada. Traslada los documentos, ya que sern cartera
utilizadas por la persona que mayoriza la partida
contable.

1.3.2.6 Mayorizar En los documentos verifica el sello y firmas de revisin y Contador

partida operacin de la factura, y si todo est correcto procede general
a mayorizar la partida contable y devuelve los
documentos para su archivo, si no, devuelve los
documentos para la correccin correspondiente.

1.3.2.7 Archivar Coloca las facturas y documentos en el archivador que Asistente de

documentos sea seguro, y con ello mitigar riesgos de prdida o cartera
extravo.
JC JAC
Elabor: Revis: Autoriz:
Dic-2010 May-2011
86
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1.4
CONTABLES VERSIN: 2011

REVISIN: 05-2011
REA DE IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES
VIGENCIA:

1.4.1 Polticas

No. Nombre Descripcin

1.4.1.1 Observancia La determinacin y pago de tributos se debe hacer en la forma y plazo

de Leyes establecidos en las leyes y reglamentos vigentes en la Repblica de
Guatemala.

1.4.1.2 Rgimen de El impuesto sobre la renta se pagar conforme a lo establecido en el

ISR artculo 72 de dicha ley, es decir, un treinta y uno por ciento (31%) sobre
la renta imponible.

1.4.1.3 Obligaciones En aquellos casos en los que El Sper Tornillo, S. A. acte en calidad de
por cuenta de agente de retencin del impuesto sobre la renta, debe presentar la
terceros declaracin y pagar el importe del impuesto retenido, conforme a lo
establecido en dicha ley.

1.4.1.4 Cuotas Ante el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, El Sper Tornillo, S.

IGSS A. adopta doble responsabilidad, porque est obligado por cuenta propia
y por cuenta ajena, por lo que el pago de las cuotas patronales y
laborales deber efectuarse en la forma y plazo establecido para ello.

1.4.1.5 Plazo No obstante los plazos que las respectivas leyes establecen para la
presentacin de declaraciones, el asistente de impuestos debe presentar
las mismas, dentro de los primeros cinco das hbiles del mes en que
vence el pago del impuesto, esto aplica cuando dichas declaraciones
deban presentarse mensual o trimestralmente; en el caso de la
declaracin anual del impuesto sobre la renta, tiene como plazo mximo
el mes de enero de cada ao.

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VIGENCIA:

1.4.2 Procedimiento del impuesto sobre la renta

1.4.2.1 Procedimiento de la declaracin trimestral

No. Nombre Descripcin Responsable

1.4.2.1.1 Imprimir Imprime reporte trimestral de ingresos de acuerdo al Asistente

reportes periodo al que corresponde. impuestos

1.4.2.1.2 Completar Llena el formulario de la declaracin y sus anexos con Asistente

Formulario base a los estados financieros autorizados. impuestos

1.4.2.1.3 Revisar Revisa en el formulario y anexos lo siguiente: la razn Contador

declaracin social, NIT, la fecha, el periodo impositivo a declarar, general
las cantidades consignadas conforme a los estados
financieros, cantidades consignadas en el rengln
exento. Firma el formulario y traslada para
autorizacin.

1.4.2.1.4 Autorizar Revisa que el formulario lleve la firma de revisin del Gerente
declaracin contador general, firma para autorizar la declaracin. Financiero

1.4.2.1.5 Presentar Presenta la declaracin por medio del sistema Asistente

declaracin bancasat. impuestos

1.4.2.1.6 Realizar Realiza las partidas contables manualmente (tanto la Asistente de

partida provisin del impuesto por pagar, as como la del impuestos
contable pago).

1.4.2.1.7 Mayorizar Verifica que los datos de la declaracin as como la del Contador
partida clculo sean los correctos, y entonces mayoriza la general
partida, si no, los devuelve para sea corregida la
partida contable.

1.4.2.1.8 Archivar Imprime copia del archivo generado y la archiva en el Asistente

declaracin lugar correspondiente. impuestos

1.4.2.2 Procedimiento de la declaracin anual

1.4.2.2.1 Obtener Obtiene copia de los estados financieros que han sido Asistente
estados presentados y autorizados por el consejo de impuestos
financieros administracin, ya que constituyen la base para
completar la declaracin jurada anual. (Estados
financieros, forma F010 y F010A).

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REA DE IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES
VIGENCIA:

No. Nombre Descripcin Responsable

1.4.2.2.2 Completar Llena el formulario de la declaracin y sus anexos con Asistente

Formulario base a los estados financieros autorizados. impuestos

1.4.2.2.3 Revisar Revisa en el formulario y anexos lo siguiente: la razn Contador

declaracin social, NIT, la fecha, el periodo impositivo a declarar, general
las cantidades consignadas conforme a los estados
financieros, cantidades consignadas en el rengln
exento. Firma el formulario y traslada para
autorizacin.

1.4.2.2.4 Autorizar Revisa que el formulario lleve las firmas de elaboracin Gerente
declaracin y revisin, si es as firma para autorizar la declaracin, Financiero
si no, la devuelve para que sea firmada.

1.4.2.2.5 Presentar Presenta la declaracin por medio del sistema Asistente

declaracin Bancasat, y si corresponde efecta el pago. impuestos

1.4.2.2.6 Archivar Archiva una copia de la declaracin junto al Asistente

declaracin comprobante de pago y otra en el archivo de impuestos
declaraciones de ISR.

1.4.2.3 Procedimiento de las retenciones de impuesto sobre la renta

1.4.2.3.1 Imprimir Imprime reporte del impuesto sobre la renta retenido Asistente
reporte durante el mes a declarar. (Reporte de retenciones impuestos
ISR, forma F011).

1.4.2.3.2 Completar Elabora los formularios respectivos con base a la Asistente

formulario informacin del reporte, los remite al contador general impuestos
para revisin.

1.4.2.3.3 Revisar Revisa en el formulario lo siguiente: la razn social, Contador

declaracin NIT, fecha, periodo impositivo a declarar, monto del General
pago conforme al reporte, correctos los renglones o
conceptos de pago, la o las tarifas impositivas
conforme al concepto de retencin; adems, verifica
que cuadre con el saldo del Mayor General.

1.4.2.3.4 Autorizar Revisa que tenga la firma de revisin del contador, Gerente
declaracin autoriza el pago y firma el formulario. financiero

1.4.2.3.5 Presentar Presenta la declaracin y efecta el pago desde Asistente

declaracin internet por medio del sistema Bancasat. impuestos

1.4.2.3.6 Archivar Archiva una copia de la declaracin junto al Asistente

declaracin comprobante de pago y otra en el archivador de impuestos
declaraciones de ISR retenciones.

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REA DE IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES
VIGENCIA:

1.4.3 Procedimiento del impuesto al valor agregado

No. Nombre Descripcin Responsable

1.4.3.1 Imprimir libros Imprime los libros en los cuales se han registrado las Asistente
compras y las ventas del periodo a declarar. (Libro de impuestos
compras y libro de ventas, formas F012 y 013
respectivamente).

1.4.3.2 Completar Llena el formulario de la declaracin, con base a los Asistente

formulario libros y conforme a los requerimientos de la ley y el impuestos
reglamento del impuesto al valor agregado (IVA).

1.4.3.3 Revisar Revisa en el formulario lo siguiente: la razn social, Contador

declaracin NIT, la fecha, el periodo impositivo a declarar, las General
cantidades consignadas conforme al reporte,
cantidades consignadas en el rengln exento;
adems, verifica que cuadre con el Mayor General.
Firma el formulario.

1.4.3.4 Autorizar Revisa que el formulario lleve la firma de revisin del Gerente
declaracin contador general, firma y autoriza la declaracin. Financiero

1.4.3.5 Presentar Presenta la declaracin y cuando aplique, efecta el Asistente

declaracin pago desde internet por medio del sistema Bancasat. impuestos

1.4.3.6 Archivar Archiva una copia de la declaracin junto al Asistente

declaracin comprobante de pago y otra en el archivador de impuestos
declaraciones de IVA.

1.4.4 Procedimiento de las cuotas laboral y patronal del seguro social

1.4.4.1 Llenar recibo Llena el formulario proporcionado por el Instituto Asistente

y formulario Guatemalteco de Seguridad Social IGSS con base impuestos
a la informacin de las nminas de sueldos y con base
al formulario llena el recibo de pago, mismos que
remite al contador general para su revisin. (Planilla
IGSS, forma F014).

1.4.4.2 Revisar Revisa en el formulario y recibo de pago lo siguiente: Contador

formulario la fecha, el periodo a declarar, el monto del pago General
conforme a la nmina de sueldos, el correcto rengln
o concepto de pago, las tarifas impositivas; adems,
verifica que cuadre con el saldo del Mayor General.

1.4.4.3 Autorizar Revisa que tenga la firma de revisin del contador Gerente
pago general y autoriza el pago. Financiero

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REA DE IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES
VIGENCIA:

No. Nombre Descripcin Responsable

1.4.4.4 Trasladar Traslada al encargado de pagos el formulario y el Asistente

recibo recibo de pago. impuestos

1.4.4.5 Elaborar Elabora el cheque conforme a las polticas y Auxiliar de caja

cheque procedimientos del manual No. 1.1.2 REA DE y bancos
TESORERA: Pagos a proveedores.

1.4.4.6 Presentar Entrega al mensajero el formulario, el recibo y el Auxiliar de caja

declaracin cheque para que lo presente en la ventanilla y bancos
correspondiente del IGSS.

1.4.4.7 Archivo Luego de que ha sido efectuado el pago y de recibir Asistente

los documentos firmados y sellados por el IGSS, impuestos
coloca la declaracin en el archivador de
declaraciones y pagos efectuados al IGSS.

1.4.5 Procedimiento del impuesto de solidaridad

1.4.5.1 Generar Genera el reporte de acuerdo al mtodo de pago (por Asistente

reporte los ingresos o por los activos), segn corresponda impuestos

1.4.5.2 Completar Completa el formulario con base a la informacin del Asistente

formulario reporte, los remite a la Contadora General para impuestos
Revisin.

1.4.5.3 Revisar Revisa en el formulario lo siguiente: la razn social, Contador

declaracin NIT, la fecha, el periodo impositivo a declarar, el General
monto del pago conforme al reporte, el correcto
rengln o concepto de pago, la o las tarifas impositivas
conforme al concepto de retencin; adems, verifica
que cuadre con el saldo del Mayor General.

1.4.5.4 Autorizar Revisa que tenga la firma de revisin del contador, Gerente
declaracin autoriza el pago y firma el formulario. financiero

1.4.5.5 Presentar Presenta la declaracin y efecta el pago en lnea por Asistente

declaracin medio del sistema Bancasat. impuestos

1.4.5.6 Archivar Archiva una copia de la declaracin junta al Asistente

declaracin comprobante de pago y otra en el archivo de impuestos
impuestos.

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REA DE ACTIVOS FIJOS
VIGENCIA:

1.5.1 Polticas

No. Nombre Descripcin

1.5.1.1 Criterio Todos aquellos bienes cuya vida til sea mayor a dos aos y su costo
sea mayor a tres mil quetzales (Q. 3,000.00), pasa a formar parte del
inventario de activos fijos.

1.5.1.2 Registro El registro auxiliar de activos fijos debe contener detalladamente los
auxiliar datos y caractersticas del activo que se trate, la fecha de adquisicin, la
fecha en que se empez a depreciar, el cdigo interno, el lugar de
ubicacin, la depreciacin mensual y la depreciacin acumulada.

1.5.1.3 Uso de tarjeta Se debe utilizar tarjeta de responsabilidad para hacer constar la entrega
de del bien y del responsable del resguardo y buen uso del mismo. (Tarjeta
responsabilidad de responsabilidad, forma F015).

Este documento debe contener, al igual que el auxiliar, todas las

caractersticas del bien, as como la firma de la persona a quin se le
est entregando y quin ser la responsable del mismo.

Estas tarjetas de responsabilidad tambin se deben utilizar en los

activos menores, es decir, los bienes que no cumplan con alguna de las
dos caractersticas de la poltica 1.5.1.1., ya que por no estar dentro del
inventario de activos fijos, se necesita de esta tarjeta para llevar el
respectivo control.

1.5.1.4 Aviso de Es responsabilidad de la persona que est recibiendo el bien, informar

recepcin que est ingresando un nuevo activo y solicitar al asistente de activos
fijos la codificacin del mismo.

1.5.1.5 Activos Los bienes que no cumplan con una de las dos caractersticas
menores mencionadas en la poltica nmero 1.5.1.1, sern contabilizadas como
gasto del periodo, no obstante, sern entregadas y controladas por
medio de las tarjetas de responsabilidad.

1.5.1.6 Pliza de Todo bien de la institucin estar debidamente incluido en una pliza de
seguro seguro.

1.5.1.7 Valor residual Todo bien que est registrado en el inventario de activos fijos, tendr un
valor residual de un quetzal (Q. 1.00).

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CONTABLES VERSIN: 2011

REVISIN: 05-2011
REA DE ACTIVOS FIJOS
VIGENCIA:

No. Nombre Descripcin

1.5.1.8 Depreciacin La depreciacin de los activos fijos se efectuar con base a los
de activo porcentajes establecidos por la ley del impuesto sobre la renta. Los
activos fijos que estn totalmente depreciados, y que an se encuentran
en buenas condiciones y funcionamiento al final de su vida til, seguirn
apareciendo en el inventario con su valor residual.

1.5.1.9 Liquidacin de Los bienes que al finalizar su vida til o antes de ello, se encuentren en
activo malas condiciones u obsoletas, se rebajarn del inventario, y pasarn a
formar parte de otro registro que contendr nicamente activos dados
de baja, esta operacin debe estar autorizado por el gerente general.

1.5.1.10 Cierre contable Todo activo fijo adquirido se incluye en el perodo contable del mes
siguiente al de su adquisicin, este mismo criterio se utiliza para iniciar
su depreciacin.

1.5.1.11 Registro de La depreciacin de los activos fijos se debe calcular de acuerdo a lo

depreciacin establecido a la ley del impuesto sobre la renta.

1.5.1.12 Capitalizacin La base de capitalizacin es el costo de adquisicin y/o construccin del

bien. Slo se capitalizan los activos que est completamente
terminados y en pleno uso de la empresa.

1.5.1.13 Capitalizacin Slo se capitalizan aquellos desembolsos por mejoras cuando stas
de mejoras prolonguen la vida til del activo.

1.5.1.14 Depreciacin Las mejoras se deben depreciar nicamente por el tiempo que el bien
de mejoras tenga pendiente de depreciar.

1.5.1.15 Capitalizacin Se capitalizan los intereses pagados durante el perodo de construccin

de intereses los cuales forman parte del costo del activo.

1.5.1.16 Baja de activos Toda baja de activos, sea por venta, obsolescencia o por diferencias
fijos encontradas entre inventario fsico de activos y libros debe estar
autorizada por el gerente general. Se exceptan de esta poltica, los
activos cuyo valor est entre el rango de tres mil a diez mil quetzales
(Q. 3,000 a Q. 10,000), la baja de stos podr ser autorizada por el
gerente financiero.

1.5.1.17 Destruccin de De todo activo fijo que sea retirado del inventario y enviado a destruir
activos debe dejarse constancia en acta elaborada por un notario.

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CONTABLES VERSIN: 2011

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REA DE ACTIVOS FIJOS
VIGENCIA:

No. Nombre Descripcin

1.5.1.18 Datos y Para que las facturas sean registradas en el sistema debern cumplir
documentos de con los requisitos siguientes:
las facturas
a. Nombre de la compaa.
b. Nmero de identificacin tributaria (NIT).
c. Firma de autorizacin en la factura.
d. Firma y sello de recepcin del bien o servicio.
e. Rgimen de impuesto sobre la renta (ISR) al que est acogido el
proveedor.
f. Ingreso a bodega o documento equivalente.
g. Orden de compra autorizada.
h. Copia de las tres cotizaciones.
i. Que los datos de la orden de compra coincidan con los de la factura.

Si no cumple con alguno de estos requisitos, la factura ser devuelta

hasta completarlos.

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REA DE ACTIVOS FIJOS
VIGENCIA:

1.5.2 Procedimiento para registrar bienes muebles

No. Nombre Descripcin Responsable

1.5.2.1 Cotejar factura Revisa que la factura cumpla con los requisitos Asistente
descritos en la poltica No. 1.5.1.21 y que la activos fijos
descripcin del activo en la factura coincida con el
activo fsico.

1.5.2.2 Identificar Identifica el activo fijo con el cdigo correspondiente, Asistente

activo y llena la tarjeta de responsabilidad con los datos activos fijos
requeridos.

1.5.2.3 Llenar tarjeta Llena la tarjeta de responsabilidad con los datos Asistente
responsabilidad requeridos y solicita firma de la persona que recibe el activos fijos
activo, sta ltima ser la responsable del bien.
(Tarjeta de responsabilidad de activo, forma F015).

1.5.2.4 Registrar activo Ingresa el activo al mdulo de activos fijos, Asistente

completando los datos que le requiera. En este activos fijos
proceso se genera automticamente la partida
contable.

1.5.2.5 Mayorizar Revisa que la informacin de los documentos Contador

partida coincida con la que se ingres al mdulo de activos General
contable fijos, si est correcta, entonces mayoriza la partida
contable para grabar la operacin en la contabilidad.

1.5.2.6 Archivar Archiva los documentos de acuerdo a la naturaleza Asistente

informacin del bien, para tener informacin adecuadamente activos fijos
clasificada.

1.5.3 Procedimiento del registro de la depreciacin

1.5.3.1 Registrar Generar mensualmente la partida contable de la Asistente

depreciacin depreciacin de todos los activos fijos depreciables, activos fijos
propiedad de la institucin, registrando el monto de
depreciacin contra la cuenta de gastos que le
corresponde a cada unidad administrativa.
1.5.3.2 Mayorizar Revisa que los clculos y el porcentaje de Contador
partida depreciacin aplicado a los activos, si todo est general
correcta mayoriza la partida contable, si no, solicita
correccin de la partida contable.

1.5.3.3 Archivar Archiva la partida contable y el reporte de Asistente

documentos depreciaciones del mes. activos fijos

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CONTABLES VERSIN: 2011

REVISIN: 05-2011
REA DE ACTIVOS FIJOS
VIGENCIA:

1.5.4 Procedimiento cuando hay cambio de responsable de bienes muebles

No. Nombre Descripcin Responsable

1.5.4.1 Llenar Formato de Llena el documento Devolucin de activo con los datos Asistente
devolucin que figuran en la tarjeta de responsabilidad. (Formato activos fijos
devolucin de activo, forma F016).

1.5.4.2 Revisar activo Revisa que el activo est en buenas condiciones, si lo Asistente
est, firma de conformidad el documento, si no, llena el activos fijos
vale respectivo y solicita firma de la persona que est
devolviendo el activo para que de esta forma haga
efectivo el pago o reposicin del activo. (Vale, forma
F017).

1.5.4.3 Llenar tarjeta Llena la tarjeta de responsabilidad con los datos Asistente
responsabilidad requeridos y solicita firma de la persona que recibe el activos fijos
activo, esta ltima ser la responsable del bien.

1.5.4.4 Archivar Archiva los documentos de acuerdo a la naturaleza del Asistente

informacin bien, para tener informacin adecuadamente clasificada. activos fijos

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CONTABLES VERSIN: 2011

REVISIN: 05-2011
REA DE INVENTARIOS
VIGENCIA:

1.6.1 Polticas

No. Nombre Descripcin

1.6.1.1 Toma fsica de Se deben realizar tomas fsicas de inventarios selectivos al menos una
inventarios vez por mes, el producto seleccionado para la toma fsica, debe ser
diferente al del mes anterior.

Adems de la toma fsica de inventario selectivo, se debe efectuar, al

menos tres veces en el ao, una toma fsica del total del inventario.

1.6.1.2 Participacin Es obligacin del personal del departamento de contabilidad, participar

en la toma en la toma fsica de inventarios, sean stas parciales o totales.
fsica

1.6.1.3 Requisitos de Para que las facturas sean registradas en el sistema debern cumplir
las facturas de con los requisitos siguientes:
compras
a. Nombre de la compaa.
b. Nmero de identificacin tributaria (NIT).
c. Firma de autorizacin en la factura.
d. Firma y sello de recepcin del bien o servicio.
e. Rgimen de impuesto sobre la renta (ISR) al que est acogido el
proveedor.
f. Ingreso a bodega.
g. Orden de compra autorizada.
h. Copia de las tres cotizaciones.
i. Que los datos de la orden de compra coincidan con los de la factura.

Si no cumple con alguno de estos requisitos, la factura ser devuelta

hasta completarlos, excepto el inciso i, cuando sea una entrega parcial.

1.6.1.4 Ajustes de Los ajustes de inventario deben estar autorizados por el gerente
inventario financiero.

1.6.1.5 Archivo de Cada importacin debe contar con un expediente propio, el cual se
importaciones debe identificar con el nmero correspondiente.

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CONTABLES VERSIN: 2011

REVISIN: 05-2011
REA DE INVENTARIOS
VIGENCIA:

1.6.2 Procedimiento de compras locales

No. Nombre Descripcin Responsable

1.6.2.1 Revisar Revisa en las facturas los datos y documentos descritos Asistente
facturas en la poltica nmero 1.6.1.3 inventarios

Cuando se reciban notas de crdito por descuentos en

compras revisa el nombre, NIT y el nmero de factura a
la que habr de aplicarse el descuento.

1.6.2.2 Revisar Coteja que los datos ingresados desde el mdulo de Asistente
productos inventarios coincidan con los datos de la factura, inventarios
especialmente los relacionados con el proveedor,
unidades recibidas y costo del producto.

1.6.2.3 Validar Valida el ingreso a bodega, y el sistema Asistente

informacin automticamente genera la partida contable. Si no, inventarios
regresa la factura al departamento de bodega para que
corrijan los datos.

1.6.2.4 Sellar factura Imprime sello en la factura, mismo que provee espacio Asistente
para colocar la firma de operacin, adems, imprime la inventarios
partida contable y la adjunta a la factura, con ello se
deja constancia de las cuentas contables que fueron
afectadas.

1.6.2.5 Trasladar Traslada la factura y documentos al Contador General, Asistente

documentos quien ser el responsable de mayorizar la partida inventarios
contable.

1.6.2.6 Mayorizar Verifica que la factura lleve la firma del asistente de Contador
partida inventarios y procede a mayorizar la partida contable. General
contable
Si no lleva la firma, retorna la factura para que la misma
sea firmada.

Traslada la factura al asistente de cuentas por pagar.

1.6.2.7 Archivar Archiva la factura y documentos adjuntos en el archivo Asistente

documentos correspondiente. inventarios

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 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1.6
CONTABLES VERSIN: 2011

REVISIN: 05-2011
REA DE INVENTARIOS
VIGENCIA:

1.6.3 Procedimiento de importaciones

No. Nombre Descripcin Responsable

1.6.3.1 Revisar facturas Revisa en las facturas los datos y documentos descritos Asistente
en la poltica nmero 1.6.1.3 inventarios

Si no cumple con los requisitos devuelve los documentos

al departamento de compras e informa al encargado del
mismo de los requisitos que no cumple para que sean
corregidos.

1.6.3.2 Revisar Coteja que los datos ingresados desde el mdulo de Asistente
productos inventarios coincidan con los datos de la factura, inventarios
especialmente los relacionados con el proveedor,
unidades recibidas. Si existe algn error lo informa al
departamento de bodega para que ste sea corregido.

1.6.3.3 Revisar Revisa que la hoja de costo lleve la firma del asistente de Asistente
prorrateo compras y jefe de compras y revisa que los clculos estn inventarios
correctos, firma para dejar constancia de revisin.

Si existiera algn error, devuelve el expediente para que

dicho error sea corregido.

1.6.3.4 Validar Valida el ingreso a bodega, y el sistema automticamente Asistente

informacin genera la partida contable. inventarios

1.6.3.5 Sellar factura Imprime sello en la factura, mismo que provee espacio Asistente
para colocar la firma de operacin, adems, imprime la inventarios
partida contable y la adjunta a la factura, con ello se deja
constancia de las cuentas contables que fueron afectadas.

1.6.3.6 Mayorizar Revisa que las cuentas afectadas sean las correctas y Contador
partida mayoriza la partida contable y que el prorrateo lleve la General
firmas de compras y del asistente de inventarios.

1.6.3.7 Archivar Archiva el expediente de la importacin en el lugar Asistente

expediente correspondiente. inventarios

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 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1.7
CONTABLES VERSIN: 2011

REVISIN: 05-2011
REA DE CUENTAS POR COBRAR
VIGENCIA:

1.7.1 Polticas

No. Nombre Descripcin

1.7.1.1 Antigedad El encargado de cuentas por cobrar es responsable de informar al gerente

de saldos financiero de las facturas cuyo plazo haya vencido y que an se
encuentren pendientes de cobro.

1.7.1.2 Nota de nicamente el gerente financiero est facultado para autorizar la emisin
crdito de notas de crdito.

1.7.1.3 Cartas de Mensualmente se debe enviar una carta de cobro a los clientes que
cobro tengan una o ms facturas cuya antigedad sea mayor a treinta das.

1.7.1.4 Provisin Las facturas con antigedad mayor a seis meses, deben formar parte de
para cuentas la provisin para cuentas de dudosa recuperacin.
de dudosa
recuperacin

1.7.1.5 Bloqueo de Se debe bloquear el cdigo de los clientes que tengan una o ms facturas
cdigo pendientes de pago por ms de sesenta das, a fin de bloquearle los
despachos.

1.7.1.6 Cruzar Los cobradores, al recibir un cheque, deben cruzarlo inmediatamente.

cheques

1.7.1.7 Liquidacin Los cobradores, sin excepcin, deben liquidar diariamente todos los
cobros realizados. El incumplimiento a esta poltica ser sancionada con
llamada de atencin por escrito con copia al expediente personal.

1.7.1.8 Cobros por la Una cuenta a la cual se han enviado cartas de cobro mensualmente y
va jurdica cuya antigedad sea mayor a seis meses, se debe trasladar al
departamento jurdico, para que dicho departamento efecte lo
procedente a fin de recuperar el valor de la deuda.

1.7.1.9 Cheques Por cada cheque rechazado se cobran cien quetzales en concepto de
rechazados gastos administrativos. Si un cliente tiene ms de dos cheques
rechazados en un periodo de tres meses, ya no se le aceptarn pagos
mediante este documento, sino que nicamente se aceptarn pagos en
efectivo o con cheque de caja.

JC JAC
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100
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1.7
CONTABLES VERSIN: 2011

REVISIN: 05-2011
REA DE CUENTAS POR COBRAR
VIGENCIA:

1.7.2 Procedimiento de cuentas por cobrar

No. Nombre Descripcin Responsable

1.7.2.1 Generar Genera reporte de antigedad de saldos, mismo que Asistente de

reporte indica que facturas vencen el da inmediato siguiente o cartera
bien las que ya estn vencidas, las cuales selecciona
para confirmar cheque. (Reporte de antigedad de
cuentas por cobrar, forma F018).

1.7.2.2 Llamar Llama a los clientes que haya seleccionado conforme al Asistente de
clientes prrafo anterior y confirma si harn efectivo el pago de cartera
facturas.

1.7.2.3 Preparar Prepara las facturas o contraseas de pago de los Asistente de

documentos clientes que le hayan confirmado cheque. Por dichos cartera
documentos prepara un listado.

1.7.2.4 Entregar Entrega las facturas al mensajero y solicita firma de Asistente de

facturas y recepcin, ste a su vez coteja las facturas contra el cartera
contraseas listado y si todo est correcto firma de recepcin.

1.7.2.5 Liquidar Recibe del mensajero todos los cobros efectuados y las Asistente de
cobros facturas o contraseas de pago por las que no efectu cartera
cobro, las cuales revisa contra el listado que firm el
mensajero.

1.7.2.6 Trasladar Entrega al auxiliar de caja todos los cobros del da, los Asistente de
cobros cuales fueron efectuados por el mensajero. cartera

1.7.2.7 Aplicar cobro Aplica los cobros del da, mismos que fueron efectuados Auxiliar de caja
por medio del mensajero.

1.7.2.8 Generar En la liquidacin de caja genera reporte de ingresos por Auxiliar de caja
reporte de cobros a clientes, el cual traslada al encargado de
cobros cuentas por cobrar. (Reporte de cobros, forma F019).

1.7.2.9 Revisar Revisa los cobros efectuados contra lo aplicado en el Asistente de

cobros mdulo de cuentas por cobrar y verifica que los datos cartera
operados sean correctos.

1.7.2.10 Mayorizar Si los cobros han sido bien aplicados, mayoriza la Asistente de
partida partida contable generada por el auxiliar de caja cuando cartera
aplic los cobros efectuados.

1.7.2.11 Archivar Coloca los documentos en el archivador del mes Asistente de

documentos correspondiente. cartera

JC JAC
Elabor: Revis: Autoriz:
Dic-2010 May-2011
101
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1.8
CONTABLES VERSIN: 2011

REVISIN: 05-2011
OTRAS PARTIDAS CONTABLES
VIGENCIA:

1.8.1 Polticas

No. Nombre Descripcin

1.8.1.1 ndice de Se debe llevar un ndice de plizas contables que contenga todas las
plizas partidas que la contabilidad debe incluir antes de efectuar el cierre del
periodo (mensual o anual), por ejemplo, la partida de ventas, compras,
clientes, depreciaciones, cuentas por cobrar, bancos, etc. Este ndice
servir como gua, ya que se deben chequear en contabilidad si se han
incluido todas las partidas correspondientes y con ello mitigar el riesgo de
no incluir partidas importantes tales como depreciaciones, amortizaciones y
otras provisiones, ya que stas no surgen directamente de un documento,
sino que se deben generar manualmente desde los mdulos contables
correspondientes.

1.8.1.2 Base de La bases de clculo son: para las depreciaciones, el registro auxiliar de
clculo activos fijos; para la estimacin de cuentas incobrables, el auxiliar de la
cartera de crditos a la fecha del cierre; para la provisin de prestaciones
laborales la planilla de sueldos y salarios del periodo que se est cerrando;
para las amortizaciones el auxiliar de cargos diferidos o gastos anticipados
a la fecha del cierre.

1.8.1.3 Porcentajes Los porcentajes que deben utilizarse para depreciaciones y

amortizaciones, son los que establezca la ley del impuesto sobre la renta.

JC JAC
Elabor: Revis: Autoriz:
Dic-2010 May-2011
102
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1.8
CONTABLES VERSIN: 2011

REVISIN: 05-2011
OTRAS PARTIDAS CONTABLES
VIGENCIA:

1.8.2 Procedimiento de otras partidas contables

No. Nombre Descripcin Responsable

1.8.2.1 Provisionar Genera reporte de cuentas por cobrar al cierre y Asistente

cuentas calcula el 3% sobre el saldo total, luego coteja el activos fijos
incobrables resultado de esta operacin contra el saldo de la
provisin de cuentas incobrables del Mayor General, y
corre el ajuste respectivo para dejar ste ltimo con el
resultado de aplicar el 3%.

1.8.2.2 Generar partida Genera la partida de ventas en la cual consolida la Asistente

de ventas totalidad de ventas del mes. activos fijos

1.8.2.3 Genera partida Genera la partida de compras en la cual consolida Asistente

de compras todas las partidas compras del mes. activos fijos

1.8.2.4 Registrar Revisa el auxiliar de cargos diferidos y corre la partida Asistente

amortizaciones correspondiente al mes que se est cerrando. activos fijos

1.8.2.5 Mayorizar Revisa que el total de la partida cuadre con el diario Contador
partidas mayor general y mayoriza las partidas, si no, solicita General
correccin de las mismas.

1.8.2.6 Archivar Archiva en el lugar correspondiente los documentos Asistente

documentos que intervienen en este proceso. activos fijos

JC JAC
Elabor: Revis: Autoriz:
Dic-2010 May-2011
103
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1.9
CONTABLES VERSIN: 2011

REVISIN: 05-2011
ESTADOS FINANCIEROS
VIGENCIA:

1.9.1 Polticas

No. Nombre Descripcin

1.9.1.1 Presentacin La presentacin y discusin de la informacin financiera se debe realizar

mensualmente, dentro de los primeros diez das siguientes de la fecha
del cierre.

1.9.1.2 Elementos de la La informacin financiera debe incluir como mnimo los estados
Informacin financieros bsicos: estado de resultados, estado de situacin financiera,
financiera estado de flujo de efectivo, estado de utilidades retenidas, adems, las
notas a los estados financieros, resumen de integraciones de las
cuentas claves como cartera de crdito y proveedores, activos fijos, y los
respectivos anlisis financieros.

1.9.1.3 Aprobacin nica y exclusivamente la junta directiva tiene la facultad de aprobar los
estados financieros.

1.9.1.4 Confidencialidad La informacin de los estados financieros es estrictamente confidencial y

para uso exclusivo de El Sper Tornillo, S. A.

La revelacin total o parcial de la informacin financiera, sin la debida

autorizacin del gerente general, estar sujeta a sancin y se actuar
conforme a las leyes aplicables a este hecho.

1.9.1.5 Libros contables Los libros contables deben estar al da e impresos con respecto al ltimo
periodo mensual cerrado.

1.9.1.6 Archivo El archivo y custodia de los estados financieros autorizados y de los

libros contables, estn bajo la responsabilidad del contador general, y
ser l quin los ubique en un lugar seguro y quien genere una copia de
seguridad por medio electrnico.

1.9.1.7 Integraciones Cada cifra revelada en los estados financieros debe contar con su
contables respectiva integracin contable en reporte que contendr como mnimo,
los datos siguientes: tipo de documento, fecha, nmero, monto y periodo
contable; tambin deben estar fsicamente los documentos originales
adecuadamente archivados, y no contar nicamente con dicho reporte.

1.9.1.8 Transacciones Las transacciones efectuadas en moneda extranjera, se deben re-

en moneda expresar en moneda local al tipo de cambio proporcionado por el Banco
extranjera de Guatemala a la fecha del cierre, esta informacin debe revelarse en
los estados financieros.

JC JAC
Elabor: Revis: Autoriz:
Dic-2010 May-2011

104
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1.9
CONTABLES VERSIN: 2011

REVISIN: 05-2011
ESTADOS FINANCIEROS
VIGENCIA:

1.9.2 Procedimiento de preparacin de estados financieros

No. Nombre Descripcin Responsable

1.9.2.1 Imprimir Genera el reporte de estados financieros del sistema Contador

estados y los imprime, luego adjunta a stos las notas a los general
financieros estados financieros as como las integraciones de las
cuentas ms importantes. (Estados financieros,
formas F010 y F10A).

1.9.2.2 Revisar y Analiza la razonabilidad de cada una de las cifras que Gerente
analizar presentan los estados financieros y las compara con financiero
informacin la informacin del periodo anterior, investiga y aclara
cualquier diferencia importante y/o inslita. Si existen
errores los devuelve para que sean corregidos, si no,
firma de revisin.

1.9.2.3 Calcular Calcula las razones financieras, las cuales le brindan Contador
razones una mejor perspectiva para el anlisis de los estados general
financieras financieros del periodo.

1.9.2.4 Presentar Presentan los estados financieros a la Junta Directiva, Gerente

estados e informan de la situacin y posicin financiera de la financiero
financieros institucin.

1.9.2.5 Aprobar En punto de acta administrativa se deja constancia de Junta directiva

estados la aprobacin de los estados financieros por parte de
financieros la junta directiva.

1.9.2.6 Archivar Archiva en un lugar seguro una copia de los estados Contador
estados financieros aprobados. general
financieros

JC JAC
Elabor: Revis: Autoriz:
Dic-2010 May-2011

105
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1
CONTABLES VERSIN: 2011

REVISIN: 05-2011
ESTADOS FINANCIEROS
VIGENCIA:

Diagramas de flujo

JC JAC
Elabor: Revis: Autoriz:
Dic-2010 May-2011

106
 CODIFICACIN: 1

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS VERSIN: 2011

CONTABLES REVISIN: 05-2011
VIGENCIA:

NDICE

SIMBOLOGA 108
REA DE CAJA 109
Ingresos por ventas al contado 109
Ingresos por recuperacin de cartera 110
Reporte (liquidacin) de caja 111
REA DE CAJA Y BANCOS 113
Pagos 113
Conciliacin bancaria 115
REA DE NMINA DE SUELDOS 117
Contabilizacin de sueldos 117
REA DE CUENTAS POR PAGAR 118
Registro de cuentas por pagar 118
REA DE IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES 119
Impuesto sobre la renta: Declaracin trimestral 119
Impuesto sobre la renta: Declaracin anual 120
Retenciones del impuesto sobre la renta 121
Impuesto al valor agregado 122
Cuotas patronal y laboral IGSS 123
Impuesto de solidaridad 124
REA DE ACTIVOS FIJOS 126
Registro de bienes muebles 126
Registro de depreciaciones 127
Cambio de responsable 128
REA DE INVENTARIOS 129
Compras locales 129
Importaciones 130
REA DE CUENTAS POR COBRAR 131
Cobros a clientes 131
REA DE CONTABILIDAD 133
Registro de otras partidas contables 133
Emisin y autorizacin de estados financieros 134

JC JAC
Elabor: Revis: Autoriz:
Dic-2010 May-2011

107
 CODIFICACIN: 1

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS VERSIN: 2011

CONTABLES REVISIN: 05-2011
VIGENCIA:

SIMBOLOGA

Smbolo Significado

Representa un proceso independiente.

Inicia un proceso, genera ocurrencias en el mismo.

Representa actividades de transformacin que agregan

valor al proceso.

Toma de decisin, ruteo de actividades.

Partida contable efectuada manualmente.

Conecta una actividad y/o proceso a otro e indica la

direccin del proceso.

Indica que se est generando la partida contable

automticamente.

Indica que se est generando u obteniendo

documento(s) fsico(s).

Archivo permanente o temporal, donde se guardan los

documentos utilizados en el proceso.

JC JAC
Elabor: Revis: Autoriz:
Dic-2010 May-2011
108
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1.1.1
CONTABLES
VERSIN: 2011

REVISIN: 05-2011
REA DE CAJA
Ingresos por ventas al contado VIGENCIA:

rea de caja

Inicio

Auxiliar de caja Localizar pedido

Auxiliar de caja Contar el dinero

Est completo Solicitar el efectivo

Auxiliar de caja No
el dinero? que hace falta

Si

Auxiliar de caja Emitir factura

Factura de venta
Factura de venta Forma: F001
Original: Cliente
Copia: Contabilidad

Efectar partida
contable
automticamente

Emitir recibo de
Auxiliar de caja
caja

Recibo de caja
Recibo de caja Forma: F002
Original: Cliente
Copia: Contabilidad

Adjuntar recibo de
Auxiliar de caja
caja a la factura

Entregar factura y
Auxiliar de caja recibo de caja al
cleinte

Archivar
copia de
document.
Auxiliar de caja

Fin

JC JAC
Elabor: Revis: Autoriz:
Dic-2010 May-2011
109
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1.1.1
CONTABLES
VERSIN: 2011

REVISIN: 05-2011
REA DE CAJA
Ingresos por recuperacin de cartera VIGENCIA:

Area de caja

Inicio

Auxiliar de caja Localizar factura

Recibir y contar el
Auxiliar de caja
efectivo

El efectivo est Solicitar el efectivo

Auxiliar de caja No
completo? que hace falta

Si

Emitir recibo de
Auxiliar de caja
caja

Recibo de caja
Recibo de caja Forma: F002
Original: Cliente
Copia: Contabilidad

Genera partida
contable
automticamente

Auxiliar de caja Aplicar cobro

Cancela todo
Entregar recibo de
Auxiliar de caja el saldo No
caja al cliente
pendiente?

Si

Entregar factura y
Auxiliar de caja recibo de caja al
cliente

Archivar
document
os
Auxiliar de caja

Fin

JC JAC
Elabor: Revis: Autoriz:
Dic-2010 May-2011
110
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1.1.1
CONTABLES
VERSIN: 2011

REVISIN: 05-2011
REA DE CAJA
Reporte (liquidacin) de caja VIGENCIA:

rea de caja y rea de

rea de caja
bancos contabilidad

Inicio

Generar
Auxiliar de caja
reporte

Genera la partida
contable en el
sistema

Liquidacin de caja
Liquidacin Forma: F003
de caja Original: Contabilidad

Contar el
Auxiliar de caja
efectivo

Preparar el
Auxiliar de caja depsito
bancario

Depsito bancario
Depsito Forma: F004
bancario Original: Banco
Copia: Contabilidad

Enviar
Auxiliar de caja
depsito

Recibir
depsito
bancario

Firmar
Auxiliar de caja
reporte

JC JAC
Elabor: Revis: Autoriz:
Dic-2010 May-2011
111
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1.1.1
CONTABLES
VERSIN: 2011

REVISIN: 05-2011
REA DE CAJA
Reporte (liquidacin) de caja VIGENCIA:

rea de caja y rea de

rea de caja
bancos contabilidad

Revisar
Asistente de caja y bancos liquidacin
de caja

Corregir La liquidacin
Auxiliar de caja No
liquidacin est correcta?

Asistente de caja y bancos

Si

Firmar la
Asistente de caja y bancos liquidacin
de caja
Autorizar
liquidacin si
Contador general
tiene firma de
revisin

Autoriza la
Contador general No
liquidacin?

Si

Contador general
Firmar la
liquidacin

Mayorizar
Asistente de caja y bancos
partida

Archivar
liquidac.
Auxiliar de caja

Fin

JC JAC
Elabor: Revis: Autoriz:
Dic-2010 May-2011
112
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1.1.2
CONTABLES
VERSIN: 2011

REVISIN: 05-2011
REA DE CAJA Y BANCOS
Pagos VIGENCIA:

rea de gerencia rea de caja y rea de gerencia

rea de pagos
financiera bancos general

Inicio

Recibir reporte y
Auxiliar caja y bancos
documentos

Reporte de cuentas por

Reporte de
pagar
cuentas por pagar
Forma: F020
Original: Contabilidad

Auxiliar caja y bancos Revisar

documentos
contra reporte

Solicitar
documentos a Estn
No
cuentas por completos?
pagar

Si

Solicitar
Auxiliar caja y bancos autorizacin de
pago

Autoriza
Si
pago?
Gerente financiero

No

Devolver
Auxiliar caja y bancos Emitir cheque documentos a
cuentas por pagar

Auxiliar caja y bancos

Cheque voucher
Fin

Cheque voucher
Forma: F006
Se genera la Original: Proveedor o acreedor
partida contable Copia: Contabilidad
en el sistema

Colocar en la
factura el No. de
Auxiliar caja y bancos
cheque y fecha
de pago

Asistente de caja y bancos Revisar cheque

Auxiliar caja y bancos Repetir cheque No

Es correcto el
cheque?

Asistente de caja y bancos

Si

JC JAC
Elabor: Revis: Autoriz:
Dic-2010 May-2011
113
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1.1.2
CONTABLES
VERSIN: 2011

REVISIN: 05-2011
REA DE CAJA Y BANCOS
Pagos VIGENCIA:

rea de caja y rea de

rea de caja
bancos contabilidad

Revisar
Asistente de caja y bancos liquidacin
de caja

Corregir La liquidacin
Auxiliar de caja No
liquidacin est correcta?

Asistente de caja y bancos

Si

Firmar la
Asistente de caja y bancos liquidacin
de caja
Autorizar
liquidacin si
Contador general
tiene firma de
revisin

Autoriza la
Contador general No
liquidacin?

Si

Contador general
Firmar la
liquidacin

Mayorizar
Asistente de caja y bancos
partida

Archivar
liquidac.
Auxiliar de caja

Fin

JC JAC
Elabor: Revis: Autoriz:
Dic-2010 May-2011
114
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1.1.3
CONTABLES
VERSIN: 2011

REVISIN: 05-2011
REA DE CAJA Y BANCOS
Conciliacin bancaria VIGENCIA:

rea de gerencia
rea de caja y bancos rea de contabilidad
fiananciera

Inicio

Obtener saldo del

Asistente de impuestos
banco

Asistente de impuestos Restar cheques

en circulacin

Asistente de impuestos Sumar depsitos

en trnsito

Asistente de impuestos Restar nota de

dbido bancario

Nota de dbito Nonta de dbito (bancario)

(bancario) Forma: F007
Original: Contabilidad

Asistente de impuestos Restar nota de

crdito bacario

Nota de crdito (bancario)

Nota de crdito
Forma: F008
Original: Contabilidad

Obtener saldo en
Asistente de impuestos
libros

Conciliacin bancaria
Conciliacin
Forma: F009
bancaria
Original: Contabilidad

JC JAC
Elabor: Revis: Autoriz:
Dic-2010 May-2011
115
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1.1.3
CONTABLES
VERSIN: 2011

REVISIN: 05-2011
REA DE CAJA Y BANCOS
Conciliacin bancaria VIGENCIA:

rea de gerencia
rea de caja y bancos rea de contabilidad
financiera

Comparar saldos
Asistente de impuestos e imprimir
conciliacin

Revisar la
Contador general conciliacin
bancaria

Asistente de impuestos

Corregir La informacin
No
conciliacin es correcta?

Contador general Si

Contador general Firmar la

conciliacin

Gerente financiero Autorizar

No
conciliacin?

Si

Firmar la
Gerente financiero
conciliacin

Archivar
conciliacin y
document
Asistente de impuestos

Fin

JC JAC
Elabor: Revis: Autoriz:
Dic-2010 May-2011
116
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1.2
CONTABLES
VERSIN: 2011

REVISIN: 05-2011
REA DE NMINA DE SUELDOS
Contabilizacin de sueldos VIGENCIA:

rea de caja y bancos

Inicio

Ricibir planilla de
Asistente de caja y bancos
sueldos

Nmina de sueldos Nmina de

Forma: F005 sueldos
Original: Contabilidad

Revisar firmas de
elaborado,
Asistente de caja y bancos
revisado y
autorizado

Devolver planilla a
Posee las recursos
Asistente de caja y bancos No
firmas? huamanos para
correccin

Si

Asistente de caja y bancos Mayorizar partida

Archivar
planilla
Asistente de caja y bancos

Fin

JC JAC
Elabor: Revis: Autoriz:
Dic-2010 May-2011
117
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1.3
CONTABLES
VERSIN: 2011

REVISIN: 05-2011
REA DE CUENTAS POR PAGAR
Registro de cuentas por pagar VIGENCIA:

rea de cuentas por pagar

Asistente de cartera Inicio

Recibir
Asistente de cartera
documentos

Reivisar que los

Asistente de cartera documentos estn
completos

Devolver
Estn documentos para
Asistente de cartera No
completos? que sean
completados

Si

Sellar y codificar
Asistente de cartera
factura

Ingresar el
documento en
Asistente de cartera
mdulo cuentas
pora pagar

Se genera la
partida contable
en el sistema

Firmar la factura
Asistente de cartera como constancia
de ingreso

Asistente de cartera Mayorizar partida

Archivar
document
os
Asistente de cartera

Fin

JC JAC
Elabor: Revis: Autoriz:
Dic-2010 May-2011
118
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1.4.2.1
CONTABLES
VERSIN: 2011

REVISIN: 05-2011
REA DE IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES
Impuesto sobre la renta: Declaracin trimestral VIGENCIA:

rea de gerencia
rea de impuestos rea de contabilidad
financiera

Inicio

Imprimir estados
Asistente de impuestos
financieros

Estados Estados financieros

financieros Forma: F010
Original: Contabilidad

Completar
Asistente de impuestos
formulario

Revisar que la
Contador general informacin est
correcta

Corregir Est correcta

Asistente de impuestos No
informacin la informacin?

Contador general
Si

Firmar declaracin
Contador general como constancia
de revisin

Autorizar
declaracin si
Gerente financiero
tiene firma de
revisin

No Autorizar
Gerente financiero
declaracin?

Si

Firmar declaracin
Gerente financiero como constancia
de autorizacin

Presentar
Asistente de impuestos declaracin y
efectuar pago

Asistente de impuestos Realizar partida

contable

Archivar
declarac.
Asistente de impuestos

Fin

JC JAC
Elabor: Revis: Autoriz:
Dic-2010 May-2011
119
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1.4.2.2
CONTABLES
VERSIN: 2011

REVISIN: 05-2011
REA DE IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES
Impuesto sobre la renta: Declaracin anual VIGENCIA:

rea de gerencia
rea de impuestos rea de contabilidad
financiera

Inicio

Obtener estados
Asistente de impuestos
financieros

Estados Estados financieros

financieros Forma: F010
Original: Contabilidad

Completar
Asistente de impuestos
formulario

Revisar que la
informacin de la
Contador general
declaracin sea la
correcta

Corregir La informacin
Asistente de impuestos No
informacin es correcta?

Contador general
Si

Firmar declaracin
Contador general como constancia
de revisin

Si

Autorizar la
declaracin si la
Gerente financiero
misma tiene la
firma de revisin

Autorizar
Gerente financiero No
declaracin?

Si

Firmar la
declaracin como
Gerente financiero
constancia de
autorizacin

Presentar
Asistente de impuestos
declaracin

Archivar
document
Asistente de impuestos

Fin

JC JAC
Elabor: Revis: Autoriz:
Dic-2010 May-2011
120
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1.4.2.3
CONTABLES
VERSIN: 2011

REVISIN: 05-2011
REA DE IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES
Retenciones del impuesto sobre la renta VIGENCIA:

rea de gerencia
rea de impuestos rea de contabilidad
financiera

Inicio

Generar reporte
Asistente de impuestos de retenciones de
ISR

Reporte de Reporte retenciones ISR

retenciones ISR Forma: F011
Original: Contabilidad

Completar
Asistente de impuestos
formulario

Revisar que la
informacin de la
Contador general
declaracin sea
correcta

Corregir La declaracin
Asistente de impuestos No
informacin es correcta?

Contador general
Si

Firmar declaracin
Contador general como constancia
de revisin

Autorizar
declaracin si
Gerente financiero
tiene firma de
revisin

Autorizar
Gerente financiero No
declaracin?

Si

Firmar declaracin
Gerente financiero como constancia
de autorizacin

Presentar
Asistente de impuestos declaracin y
efectuar pago

Archivar
document
Asistente de impuestos

Fin

JC JAC
Elabor: Revis: Autoriz:
Dic-2010 May-2011
121
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1.4.3
CONTABLES
VERSIN: 2011

REVISIN: 05-2011
REA DE IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES
Impuesto al valor agregado VIGENCIA:

rea de gerencia
rea de impuestos rea de contabilidad
financiera

Inicio

Generar libro de
Asistente de impuestos compras y de
ventas

Libro de compras
Libro de compras
Forma: F012
Original: Contabilidad

Reporte de ventas
Libro de ventas
Forma: F013
Original: Contabilidad

Completar
Asistente de impuestos formulario

Revisar la
Contador general
declaracin

Asistente de impuestos

Corregir Es correcta la
No
informacin declaracin?

Contador general Si

Firmar declaracin
Contador general como constancia
de revisin

Autorizar
declaracin si
Gerente financiero tiene firma de
revisin

Autorizar
No
Gerente financiero declaracin?

Si

Firmar declaracin
Gerente financiero como constancia
de autorizacin

Presentar
Asistente de impuestos declaracin y
efectuar pago

Archivar
document
Asistente de impuestos

Fin

JC JAC
Elabor: Revis: Autoriz:
Dic-2010 May-2011
122
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1.4.4
CONTABLES
VERSIN: 2011

REVISIN: 05-2011
REA DE IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES
Cuotas patronal y laboral IGSS VIGENCIA:

rea de gerencia
rea de impuestos rea de contabilidad
financiera

Inicio

Completar recibo
Asistente de impuestos y formulario de la
planilla IGSS

Planilla IGSS
Formulario planilla
Forma: F014
IGSS
Original: IGSS
Copia: Contabilidad

Revisar recibo de
Contador general pago y planilla
IGSS

Corregir Es correcta la
Asistente de impuestos No
informacin informacin?

Contador general Si

Firmar recibo y
formulario como
Contador general
constancia de
revisin

Autorizar pago si
Gerente financiero tienen firma de
revisin

Autorizar
Gerente financiero No
pago?

Si

Firmar recibo y
formulario como
Gerente financiero
constancia de
autorizacin

Proceso:
Proceso independiente
Pagos

Presentar
Asistente de impuestos declaracin y
efectuar pago

Archivar
Asistente de impuestos document

Fin

JC JAC
Elabor: Revis: Autoriz:
Dic-2010 May-2011
123
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1.4.5
CONTABLES
VERSIN: 2011

REVISIN: 05-2011
REA DE IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES
Impuesto de solidaridad VIGENCIA:

rea de gerencia
rea de impuestos rea de contabilidad
financiera

Inicio

Imprimier reporte
de ingresos o
Asistente de impuestos
estados
financieros

Estados Estados financieros

financieros Forma: F010
Original: Contabilidad

Asistente de impuestos Completar

formulario

Revisar
Contador general
declaracin

Corregir Es correcta la
Asistente de impuestos No
informacin informacin

Contador general Si

Firmar como
Asistente de impuestos constancia de
revisin

Gerente financiero Autorizar si tiene

la firma de
revisin

Gerente financiero Tiene firma de

No
revisin?

Si

Firmar como
Gerente financiero constancia de
autorizacin

Si

JC JAC
Elabor: Revis: Autoriz:
Dic-2010 May-2011
124
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1.4.5
CONTABLES
VERSIN: 2011

REVISIN: 05-2011
REA DE IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES
Impuesto de solidaridad VIGENCIA:

rea de gerencia
rea de impuestos rea de contabilidad
financiera

Si

Presentar
Asistente de impuestos declaracin y
efectuar pago

Asistente de impuestos Realizar partida

contable

Revisar partida
Contador general contable

Asistente de impuestos Corregir partida Es correcta la

No
contable partida?

Contador general Si

Mayorizar partida
Contador general contable

Si

Archivar
document
Asistente de impuestos

Fin

JC JAC
Elabor: Revis: Autoriz:
Dic-2010 May-2011
125
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1.5.2
CONTABLES
VERSIN: 2011

REVISIN: 05-2011
REA DE ACTIVOS FIJOS
Registro de bienes muebles VIGENCIA:

rea de activos fijos Responsable de activo

Inicio

Revisar factura y
Asistente de activos fijos
documentos

Devolver factura y
Son correctos
Asistente de activos fijos documentos a No
los datos?
compras

Si

Asistente de activos fijos Identificar activo

Asistente de activos fijos Llenar tarjeta de

responsabilidad

Tarjeta de responsabilidad
Tarjeta de de activo
responsabilidad Forma: F015
Original: Contabilidad
Copia: Responsable

Asistente de activos fijos Solicitar firma de

conformidad

Revisar que los

Responsable activo fijo datos sean
correctos

Son correctos
Asistente de activos fijos Corregir los datos No
los datos?

Responsable activo fijo Si

Firmar de
Responsable activo fijo
conformidad

Asistente de activos fijos Registrar activo

Partida contable
automtica

Trasldar
Asistente de activos fijos documentos a
cuentas por pagar

Archivar
tarjeta
Asistente de activos fijos

Fin

JC JAC
Elabor: Revis: Autoriz:
Dic-2010 May-2011
126
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1.5.3
CONTABLES
VERSIN: 2011

REVISIN: 05-2011
REA DE ACTIVOS FIJOS
Registro de depreciaciones VIGENCIA:

rea de activos fijos rea de contabilidad

Inicio

Asistente de activos fijos Generar partida

de depreciacin

Revisar partida
Contador general
contable

Asistente de activos fijos Corregir partida Es correcta la

No
contable partida?

Contador general
Si

Mayorizar partida
Asistente de activos fijos
contable

Fin

JC JAC
Elabor: Revis: Autoriz:
Dic-2010 May-2011
127
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1.5.4
CONTABLES
VERSIN: 2011

REVISIN: 05-2011
REA DE ACTIVOS FIJOS
Cambio de responsable VIGENCIA:

rea de activos fijos Nuevo responsable Persona que devuelve

Inicio

Llenar formato de
Asistente de activos fijos
devolucin

Formato de devolucin de
Formato de activo
devolucin Forma: F016
Original: Contabilidad
Copia: Responsable

Revisar estado
Asistente de activos fijos
fsico del activo

Llenar vale para

Est en buen
Asistente de activos fijos No efectuar el cobro
estado fsico?
respectivo

Vale
Vale
Forma: F017
Original: Contabilidad
Si

Persona que devuelve Firmar vale

Llenar tarjeta de
Asistente de activos fijos
responsabilidad

Tarjeta de Tarjeta de responsabilidad

responsabilidad de activo
Forma: F015
Original: Contabilidad
Copia: Responsable

Solicitar firma de
Asistente de activos fijos
conformidad

Revisar que los

Persona que recibe datos sean
correctos

Son correctos
Asistente de activos fijos Corregir los datos No
los datos?

Persona que recibe Si

Firmar de
Persona que recibe
conformidad

Archivar
tarjeta
Asistente de activos fijos

Fin

JC JAC
Elabor: Revis: Autoriz:
Dic-2010 May-2011
128
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1.6.2
CONTABLES
VERSIN: 2011

REVISIN: 05-2011
REA DE INVENTARIOS
Compras locales VIGENCIA:

rea de inventarios rea de contabilidad

Inicio

Revisar factura y
Asistente de inventarios
datos ingresados

Solicitar
Es correcta la
Asistente de inventarios correccin de la No
informacin?
informacin

Si

Devolver factura y
Asistente de inventarios documentos a Validar
compras informacin del
sistema

Se genera la
partida contable
en el sistema

Asistente de inventarios Sellar factura

Revisar partida
Contador general
contable

Corregir partida Es correcta la

Asistente de inventarios No
contable partida?

Contador general
Si

Mayorizar partida
Contador general
contable

Trasladar
Asistente de inventarios documentos a
cuentas por pagar

Fin

JC JAC
Elabor: Revis: Autoriz:
Dic-2010 May-2011
129
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1.6.3
CONTABLES
VERSIN: 2011

REVISIN: 05-2011
REA DE INVENTARIOS
Importaciones VIGENCIA:

rea de inventarios rea de contabilidad

Inicio

Revisar factura y
Asistente de inventarios unidades
ingresadas

Es correcta la
Asistente de inventarios No
informacin?

Si

Solicitar
Asistente de inventarios correccin de la Revisar prorrateo
informacin
No
Si

Devolver factura y
Es correcto el
Asistente de inventarios documentos a
prorrateo?
compras

Si

Validar
Asistente de inventarios
informacin

Se genera la
partida contable
en el sistema

Asistente de inventarios Sellar factura

Revisar partida
Contador general contable

Corregir partida Es correcta la

Asistente de inventarios No
contable partida?

Contador general Si

Trasladar
Asistente de inventarios documentos a
cuentas por pagar

Fin

JC JAC
Elabor: Revis: Autoriz:
Dic-2010 May-2011
130
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1.7
CONTABLES
VERSIN: 2011

REVISIN: 05-2011
REA DE CUENTAS POR COBRAR
Cobros a clientes VIGENCIA:

rea de gerencia
rea de cuentas por cobrar rea de caja
administrativa

Inicio

Generar reporte
Asistente de cartera de antigedad de
cuenta por cobrar

Reporte Reporte antigedad de

antigedad de cta. cuentas por cobrar
cobrar Forma: F018
Original: Contabilidad

Asistente de cartera Llamar a clientes

Preparar
Asistente de cartera
documentos

Entregar facturas
Asistente de cartera y contraseas de
cobro

Revisar que los

Cobrador documentos estn
completos

Estn Completar los

Cobrador No
completos? documentos

Asistente de cartera
Si

Firmar el listado
Cobrador
de facturas

Cobrador Liquidar cobros

JC JAC
Elabor: Revis: Autoriz:
Dic-2010 May-2011
131
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1.7
CONTABLES
VERSIN: 2011

REVISIN: 05-2011
REA DE CUENTAS POR COBRAR
Cobros a clientes VIGENCIA:

rea de gerencia
rea de cuentas por cobrar rea de caja
administrativa

Revisar que los

Asistente de cartera documentos estn
completos

Completar los Estn

Cobrador No
documentos completos?

Asistente de cartera
Si

Asistente de cartera Traslador cobros

Auxiliar de caja Aplicar cobro

Se genera la
partida contable

Generar reporte
Auxiliar de caja de cobros a
clientes

Reporte de cobros
Reporte de cobros
Forma: F019
Original: Contabilidad

Revisar aplicacin
Asistente de cartera
de cobros

Es correcta la Corregir aplicacin

Asistente de cartera No
aplicacin? de cobro

Auxiliar de caja
Si

Asistente de cartera
Mayorizar partida

Asistente de cartera

Archivar
documentos

Fin

JC JAC
Elabor: Revis: Autoriz:
Dic-2010 May-2011
132
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1.8
CONTABLES
VERSIN: 2011

REVISIN: 05-2011
REA DE CONTABILIDAD
Registro de otras partidas contables VIGENCIA:

rea de activos fijos rea de contabilidad

Inicio

Asistente de activos fijos Generar partidas

Asistente de activos fijos Generar partida de

cuentas incobrables

Asistente de activos fijos Generar partida de

ventas

Asistente de activos fijos Generar partida de

compras

Asistente de activos fijos

Generar partida de
amortizaciones

Revisar partidas
Contador general
contables

Corregir partida Son correctas

Asistente de activos fijos No
contable las partidas?

Contador general
Si

Mayorizar partidas
Contador general
contables

Fin

JC JAC
Elabor: Revis: Autoriz:
Dic-2010 May-2011
133
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1.9
CONTABLES
VERSIN: 2011

REVISIN: 05-2011
REA DE CONTABILIDAD
Emisin y autorizacin de estados financieros VIGENCIA:

rea de gerencia
rea de contabilidad Junta directiva
financiera

Inicio

Generar estados
Contador general
financieros

Estados Estados financieros

financieros Forma: F010
Original: Contabilidad

Revisar estados
Gerente financiero
financieros

Son
Corregir estados
Contador general No razonables los
financieros
saldos?

Gerente financiero
Si

Firmar como
Gerente financiero constancia de
rivisin

Calcular razones e
Contador general
ndices financieros

Presentar estados
Gerente financiero
financieros

Autorizar
Corregir estados
Contador general No estados
financieros
financieros

Junta directiva Si

Archivar
EF
Contador general

Fin

JC JAC
Elabor: Revis: Autoriz:
Dic-2010 May-2011
134
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1

CONTABLES VERSIN: 2011

REVISIN: 05-2011
FORMAS
VIGENCIA:

Formas utilizadas en los

procedimientos

JC JAC
Elabor: Revis: Aprob:
Dic-2010 May-2011

135
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1

CONTABLES VERSIN: 2011

REVISIN: 05-2011
FORMAS
VIGENCIA:

NDICE DE FORMAS

A continuacin se presenta un ndice de las formas utilizadas en los procedimientos

contables; adems, un ejemplo de cada una de ellas.

No. Documento Forma No.

1 Factura de venta F001

2 Recibo de caja F002
3 Liquidacin de caja F003
4 Depsito bancario F004
5 Nmina de sueldos F005
6 Cheque voucher F006
7 Nota de dbito (bancario) F007
8 Nota de crdito (bancario) F008
9 Conciliacin bancaria F009
10 Estados financieros F010
11 Reporte de retenciones ISR F011
12 Libro de compras F012
13 Reporte de ventas F013
14 Planilla IGSS F014
15 Tarjeta de responsabilidad de activo F015
16 Formato de devolucin de activo F016
17 Vale F017
18 Reporte de Antigedad de cuentas por cobrar F018
19 Reporte de cobros F019
20 Reporte de cuentas por pagar F020

JC JAC
Elabor: Revis: Aprob:
Dic-2010 May-2011

136
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1
CONTABLES
VERSIN: 2011

Documento: Factura de venta REVISIN: 05-2011

Forma: F001 VIGENCIA:

rea: Caja.
Distribucin: Original: cliente.
Copia: contabilidad.

JC JAC
Elabor: Revis: Aprob:
Dic-2010 May-2011

137
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1
CONTABLES
VERSIN: 2011

Documento: Recibo de caja REVISIN: 05-2011

Forma: F002 VIGENCIA:

rea: Caja.
Distribucin: Original: cliente.
Copia: contabilidad.

JC JAC
Elabor: Revis: Aprob:
Dic-2010 May-2011
138
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1
CONTABLES
VERSIN: 2011

Documento: Liquidacin de caja REVISIN: 05-2011

Forma: F003 VIGENCIA:

rea: Caja.
Distribucin: Original: contabilidad.

JC JAC
Elabor: Revis: Aprob:
Dic-2010 May-2011
139
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1
CONTABLES
VERSIN: 2011

Documento: Depsito bancario REVISIN: 05-2011

Forma: F004 VIGENCIA:

rea: Caja.
Distribucin: Original: Banco.
Copia: Contabilidad.

JC JAC
Elabor: Revis: Aprob:
Dic-2010 May-2011
140
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1
CONTABLES
VERSIN: 2011

Documento: Nmina de sueldos REVISIN: 05-2011

Forma: F005 VIGENCIA:

rea: Recursos humanos (trasladado a contabilidad para su

contabilizacin).
Distribucin: Original: Recursos humanos.
Copia: Contabilidad.

EL SPER TORNILLO, S.A.

NMINA DE SUELDOS
CORRESPONDIENTE AL MES DE
FECHA

Total Desc. Total Lquido a

Cdigo Nombre Ordinario Extraordinario Bonificacin IGSS ISR
ingresos Judicial descuentos recibir

Gerencia general

Finanzas

Ventas

Recursos humanos

Logstica

Tecnologa de la informacin

Elaborado por Revisado por Autorizado por

JC JAC
Elabor: Revis: Aprob:
Dic-2010 May-2011
141
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1
CONTABLES
VERSIN: 2011

Documento: Cheque voucher REVISIN: 05-2011

Forma: F006 VIGENCIA:

rea: Caja y bancos.

Distribucin: Original: proveedor/acreedor.
Copia: contabilidad.

JC JAC
Elabor: Revis: Aprob:
Dic-2010 May-2011
142
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1
CONTABLES
VERSIN: 2011

Documento: Nota de dbito (bancario) REVISIN: 05-2011

Forma: F007 VIGENCIA:

rea: Caja y bancos.

Distribucin: Original: Contabilidad.

JC JAC
Elabor: Revis: Aprob:
Dic-2010 May-2011
143
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1
CONTABLES
VERSIN: 2011

Documento: Nota de crdito (bancario) REVISIN: 05-2011

Forma: F007 VIGENCIA:

rea: Caja y bancos.

Distribucin: Original: Contabilidad.

JC JAC
Elabor: Revis: Aprob:
Dic-2010 May-2011
144
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1
CONTABLES
VERSIN: 2011

Documento: Conciliacin bancaria REVISIN: 05-2011

Forma: F009 VIGENCIA:

rea de emisin: Activos fijos

Distribucin: Original: contabilidad.

JC JAC
Elabor: Revis: Aprob:
Dic-2010 May-2011
145
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1
CONTABLES
VERSIN: 2011

Documento: Estado de resultados REVISIN: 05-2011

Forma: F010 VIGENCIA:

rea de emisin: Contabilidad.

Distribucin: Original: contabilidad.

EL SPER TORNILLO, S.A.

ESTADO DE RESULTADOS
DEL _____ AL_____

Ventas
Costo de ventas
Ganancia marginal

Gastos de operacin
Gastos de administracin
Gastos de ventas
Ganancia en operacin

Otros gastos y productos financieros

Resultado del periodo

Elaborado por Autorizado por

Revisado por

JC JAC
Elabor: Revis: Aprob:
Dic-2010 May-2011
146
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1
CONTABLES
VERSIN: 2011

Documento: Estado de situacin financiera REVISIN: 05-2011

Forma: 010A VIGENCIA:

rea: Contabilidad.
Distribucin: Original: contabilidad.

EL SPER TORNILLO, S.A.

Estado de situacin financiera
Al____________

Activo Pasivo
Circulante Corto plazo
Caja y bancos Proveedores
Cuentas por cobrar
Inventarios Total pasivo

Fijo Patrimonio de los accionista

Terrenos Capital autorizado, suscrito y pagado
Edificios Reserva legal
Dep. acum. edificios Utilidades retenidas
Mobiliario y equipo
Dep. acum. mobiliario y equipo
Equipo de cmputo
Dep. acum. equipo de cmputo
Vehculos
Dep. acum. vehculos

Otros activos
Gastos de organizacin

Total activo Total pasivo y capital

Elaborado por Autorizado por

Revisado por

JC JAC
Elabor: Revis: Aprob:
Dic-2010 May-2011
147
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1
CONTABLES
VERSIN: 2011

Documento: Reporte de retenciones de ISR REVISIN: 05-2011

Forma: F011 VIGENCIA:

rea: Impuestos.
Distribucin: Original: contabilidad.

EL SPER TORNILLO, S.A.

REPORTE DE RETENCIONES DE ISR
CORRESPONDIENTE AL MES DE
FECHA

Factura % Valor
Cdigo Proveedor Concepto NIT Fecha Monto
No. Retencin retencin

JC JAC
Elabor: Revis: Aprob:
Dic-2010 May-2011
148
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1
CONTABLES
VERSIN: 2011

Documento: Libro de compras REVISIN: 05-2011

Forma: F012 VIGENCIA:

rea: Impuestos.
Distribucin: Original: contabilidad.

EL SPER TORNILLO, S.A.

REPORTE DE COMPRAS
CORRESPONDIENTE AL MES DE
FECHA

Factura
Cdigo Proveedor NIT Fecha Monto Bienes Servicios Importacin IVA TOTAL
No.

Resumen Monto IVA Total

Compras bienes
Compras servicios
Importaciones
Total

JC JAC
Elabor: Revis: Aprob:
Dic-2010 May-2011
149
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1
CONTABLES
VERSIN: 2011

Documento: Libro de ventas REVISIN: 05-2011

Forma: F013 VIGENCIA:

rea: Impuestos.
Distribucin: Original: contabilidad.

EL SPER TORNILLO, S.A.

REPORTE DE VENTAS
CORRESPONDIENTE AL MES DE
FECHA

Factura
Cdigo Cliente NIT Fecha Monto Bienes Servicios Exportacin IVA TOTAL
No.

Resumen Monto IVA Total

Compras bienes
Compras servicios
Importaciones
Total

JC JAC
Elabor: Revis: Aprob:
Dic-2010 May-2011
150
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1
CONTABLES
VERSIN: 2011

Documento: Planilla IGSS REVISIN: 05-2011

Forma: F014 VIGENCIA:

rea: Impuestos.
Distribucin: Original: contabilidad.
Copia: IGSS

JC JAC
Elabor: Revis: Aprob:
Dic-2010 May-2011
151
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1
CONTABLES
VERSIN: 2011

Documento: Tarjeta de responsabilidad de activo REVISIN: 05-2011

Forma: F015 VIGENCIA:

rea: Activos fijos.

Distribucin: Original: contabilidad.
Copia: responsable del bien.

EL SPER TORNILLO, S.A.

TARJETA DE RESPONSABILIDAD DE ACTIVO FIJO
FECHA

Nombre del responsable:

Cdigo Marca Modelo No. Serie

Factura No. Fecha Valor Q. Ubicacin

Descripcin del activo / observaciones

Elaborado por Recib conforme

JC JAC
Elabor: Revis: Aprob:
Dic-2010 May-2011
152
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1
CONTABLES
VERSIN: 2011

Documento: Cambio de responsable de activo fijo REVISIN: 05-2011

Forma: F016 VIGENCIA:

rea: Activos fijos.

Distribucin: Original: contabilidad.
Copia: responsable.

EL SPER TORNILLO, S.A.

TARJETA DE RESPONSABILIDAD DE ACTIVO FIJO
CAMBIO DE RESPONSABLE
FECHA

Nombre de quin devuelve:

Nombre de quin recibe:

Cdigo Marca Modelo No. Serie

Factura No. Fecha Valor Q. Ubicacin

Descripcin del activo / observaciones

Elaborado por Recib conforme

Devuelto por

JC JAC
Elabor: Revis: Aprob:
Dic-2010 May-2011
153
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1
CONTABLES
VERSIN: 2011

Documento: Vale REVISIN: 05-2011

Forma: F017 VIGENCIA:

rea: Activos fijos.

Distribucin: Original: contabilidad.
Copia: responsable.

JC JAC
Elabor: Revis: Aprob:
Dic-2010 May-2011
154
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1
CONTABLES
VERSIN: 2011

Documento: Reporte Antigedad de cuentas por cobrar REVISIN: 05-2011

Forma: F018 VIGENCIA:

rea: Cuentas por cobrar.

Distribucin: Original: contabilidad.

EL SPER TORNILLO, S.A.

REPORTE DE ANTIGEDAD DE CUENTAS POR COBRAR
CORRESPONDIENTE AL MES DE
FECHA

Factura
Cdigo Cliente Fecha Monto total Saldo Corriente 1 a 30 31 a 60 61 a 90 Ms de 91
No.

JC JAC
Elabor: Revis: Aprob:
Dic-2010 May-2011
155
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1
CONTABLES
VERSIN: 2011

Documento: Reporte de cobros REVISIN: 05-2011

Forma: F019 VIGENCIA:

rea de emisin: Cuentas por cobrar.

Distribucin: Original: contabilidad.

JC JAC
Elabor: Revis: Aprob:
Dic-2010 May-2011
156
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1
CONTABLES
VERSIN: 2011

Documento: Reporte de cuentas por pagar REVISIN: 05-2011

Forma: F020 VIGENCIA:

rea de emisin: Cuentas por pagar.

Distribucin: Original: contabilidad.

EL SPER TORNILLO, S.A.

REPORTE DE PROVEEDORES POR ANTIGEDAD
CORRESPONDIENTE AL MES DE
FECHA

Factura
Cdigo Proveedor Fecha Monto total Saldo Corriente 1 a 30 31 a 60 61 a 90 Ms de 91
No.

Elaborado por Revisado por Autorizado por

JC JAC
Elabor: Revis: Aprob:
Dic-2010 May-2011
157
 MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS CODIFICACIN: 1

CONTABLES VERSIN: 2011

REVISIN: 05-2011
AUTORIZACIN DEL MANUAL
VIGENCIA:

Actividad Funcionario Firma Fecha

Jos Oswaldo Choy Ajsivinac

Elabor 27/05/2011
Contador General

Lic. Juan Alberto Castaeda Cruz

Revis 27/05/2011
Gerente Financiero

Lic. Adolfo Ernesto Prez Zelaya

Autoriz
Gerente General

JC JAC
Elabor: Revis: Aprob:
Dic-2010 May-2011
158
 CONCLUSIONES

1. Las empresas, principalmente se pueden clasificar en: industrial, comercial,

de servicios; el origen de su capital puede ser pblico o privado y las
mismas pueden tener fines de lucro o no. Toda empresa lleva a cabo una
serie de actividades en sus diferentes departamentos, las cuales son
determinantes para el logro de sus objetivos. Si las mismas no se agrupan,
ordenan y estandarizan por medio de un manual de polticas y
procedimientos, se incrementan los costos de la empresa debido a que los
recursos son utilizados deficientemente, surgen conflictos en la lnea de
responsabilidad y se pierde la continuidad y coherencia de la forma de
ejecutar las tareas.

2. La contabilidad es de suma importancia en toda empresa, debido a que es

por medio de sta que se efecta todo el proceso de registro y clasificacin
de sus transacciones y de otros acontecimientos que les afecta; uno de los
principales objetivos de la contabilidad es la preparacin y presentacin de
estados financieros, dicha informacin es fundamental para la toma de
decisiones, si las actividades que se llevan a cabo en este departamento no
se agrupan y estandarizan en un manual de polticas y procedimientos
contables, se incrementa el riesgo de efectuar registros errneos, se
presentan diversidad de criterios para registrar una misma transaccin, se
duplican los registros y estos problemas son perjudiciales para la obtencin
de estados financieros confiables y oportunos, lo cual puede conducir a la
alta gerencia a tomar decisiones equivocadas.

3. Los manuales de polticas y procedimientos son documentos idneos para

la comunicacin de las decisiones de la gerencia, pero, si no se utilizan, la
informacin no llegar ntegramente al personal, esta situacin afectar su

159
 desempeo y el enfoque de su esfuerzo hacia el logro de sus objetivos, ya
que no tendrn a disposicin una fuente de informacin que ayude a
resolver dudas, unificar criterios, minimizar conflictos en la lnea de
responsabilidad y otros problemas que pudieran surgir en la actividad diaria
de la empresa.

4. El diseo de los manuales de polticas y procedimientos, es un proceso

sumamente importante, debido a que de l depende, en gran parte, que los
mismos cumplan los objetivos para los cuales fueron creados. Si no se
cumplen con las directrices mnimas en el diseo de los manuales de
polticas y procedimientos, los mismos pueden causar inconvenientes en el
desarrollo de las tareas, pierden efectividad, se sintetizan demasiado o
abundan en detalles y con ello pierden su utilidad y se vuelven confusos,
adems, se incrementan las discusiones y malos entendidos en las
actividades.

160
 RECOMENDACIONES

1. Las actividades que las empresas realizan en sus diferentes

departamentos, se deben agrupar, ordenar y estandarizar por medio de un
manual de polticas y procedimientos, ya que el mismo contribuye al logro
de los objetivos empresariales, minimizar confusiones en la lnea de
autoridad y responsabilidad, as como a utilizar eficientemente los recursos
de la empresa.

2. El departamento de contabilidad debe contar con un manual de polticas y

procedimientos en el cual se comuniquen las directrices a observar en su
gestin diaria, dicho manual contribuye a que la contabilidad proporcione
estados financieros confiables y oportunos. Es importante que la gerencia
de El Sper Tornillo, S.A. implemente el manual de polticas y
procedimientos propuesto en el captulo V; adems, debe capacitar a sus
colaboradores para que el mismo sea utilizado apropiadamente.

3. Las decisiones de gerencia deben comunicarse formalmente a los

trabajadores y la forma ms apropiada de hacerlo es por medio de
manuales de polticas y procedimientos, debido a que los mismos
constituyen evidencia escrita de dichas decisiones y son fuente permanente
de informacin.

4. En el diseo de manuales de polticas y procedimientos se deben observar

las siguientes directrices: recopilacin de la informacin, procesamiento de
la informacin, redaccin, elaboracin de grficas, formato y composicin,
revisin y aprobacin, distribucin y control y revisin.

161
 REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

1 Congreso de la Repblica, Ley del Impuesto al Valor Agregado, Decreto 27-92

y sus reformas .Guatemala, 1992. 95 pp.

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