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Universit di Firenze

APPUNTI DI ARCHIVISTICA
Lezioni del professor Giorgio Tori - a.a. 2004-2005
- Larchivistica una scienza, non una disciplina ausiliaria della storia.
- Larchivio nasce quando il bisogno della memoria diventa importante.
- Archivi sono legati ad attivit pratiche ed amministrative (il documento si
differenzia dal libro, proprio perch legato a scopi pratici: non mai letterario).

I VARI SUPPORTI DI SCRITTURA


Argilla (tavolette): le pi famose sono quelle, incise con caratteri cuneiformi,
dellarchivio trovato a Ebla (Siria);
Papiro: tratto da un vegetale, fu usato in Egitto e nel sud Italia. I pi famosi sono
i rotoli del Mar Morto (II millennio a.C.);
Pergamena: ricavata da pelli animali, i due lati si differenziano in lato carne e
lato pelo. Fu usato dal Medioevo fino al 1800. E facilmente reperibile, si
conserva e mantiene la scrittura; si conservano in rotoli e non necessitano della
legatura;
Tavolette cerate, bronzee e di pietra: usate in epoca romana.

CONCEZIONE DELLARCHIVISTICA NELLA STORIA


500-1000 d.C.: vengono detti secoli bui perch vi sono pochissimi documenti;
Epoca comunale: circolazione di merci, di idee, di uomini e, quindi, della
conoscenza. Grande produzione documentaria, anche grazie allarrivo della carta.
Inizia la conservazione archivistica, grazie alle figure dei notai e dei cancellieri;
Et moderna: vi furono dibattiti sugli archivi (come e a che scopo conservare,
come garantirsi la prova scritta di un proprio diritto);

es: perch atti privati su beni reali erano conservati da archivi ecclesiastici?
Nellincertezza del diritto, si donavano i propri beni (case, campi,...) alla Chiesa;
poi, con un contratto di enfiteusi, la Chiesa concedeva luso allex proprietario,
in genere per 99 anni, dietro il pagamento di un piccolo canone.
1700: interesse per la forma e per i contenuti del documento. Grandi produzioni
documentarie (es. Muratori);
1800: apertura degli archivi; prima erano ad usum delphini.

LARCHIVIO
Il termine archivio spesso usato impropriamente, anche dalle PP.AA. (es,
confusione tra catalogazione ed inventariazione).
Prime definizioni:
1- luogo di conservazione (nellantichit, il luogo di conservazione conferiva una
valenza giuridica-istituzionale al documento);
2- complesso di documenti prodotti da un soggetto, nellesercizio della propria
attivit organizzata (riceve documenti -non pi utilizzabili a fini pratici- da organi
amministrativi periferici, scartati ogni sei mesi dalla Commissione di vigilanza e
scarto).
Archivi riprodotti: riproduzione fotografica o computerizzata dei documenti, a
fini di sicurezza (per avere un duplicato) o di sostituzione (si eliminano gli
originali).
Ma linformatica non la soluzione: il supporto informatico diventa presto
obsoleto ed pi deperibile del documento stesso.
Larchivio come bene culturale. Nel 1954, la Convenzione dellAia sottoline
limportanza dei beni culturali. In Italia, negli anni 60, il lavoro di tre
commissioni parlamentari (su caratteristiche, tutela e conservazione dei beni
culturali) port allistituzione del Ministero dei Beni Culturali, sotto la cui tutela
(1975) finirono gli archivi (prima, dal 1874, se ne occupava il Ministero degli
Interni). Il T.U. 490/99 tutela anche i singoli documenti, sia pubblici che privati
notificati (con la notifica un archivio viene reso di interesse storico e il
proprietario deve seguire regole precise).
Gli archivi conservano documenti dellamministrazione dello Stato, mentre le
sovrintendenze archivistiche vigilano sugli archivi non statali (enti locali,
ecclesiastici e privati notificati).

ELEMENTI NECESSARI PER LA COSTITUZIONE DI UN ARCHIVIO


Soggetto produttore: colui che produce unattivit, la quale si materializza
attraverso i documenti;
Attivit del s.p.: deve essere attivo;
Tipologia del s.p.: politico, economico, privato, pubblico;
Volont del s.p. di conservare la memoria della propria attivit;
Volont di conservarla su un certo supporto.
Vincolo che lega i documenti luno allaltro.
- Il s.p. pu essere singolo (persona fisica o ente) o complesso (famiglie, gruppi,
associazioni frazionamento in pi ss.pp. allinterno dello stesso s.p.).
- Larchivio pu essere vivo o morto non si pu pi ingrandire perch s.p. non
pi attivo.
- Lattivit del s.p. pu essere:
a- semplice (solo la sua attivit) o complessa (coinvolge una serie di altre
persone);
b- privata (libert di comportamento) o pubblica/privata notificata
(vincoli precisi).
Ad es, lo Stato deve conservare i suoi documenti perch essi potrebbero dare atto
a diritti soggettivi e ad interessi legittimi.

IL VINCOLO ARCHIVISTICO
E il nesso che collega logicamente e necessariamente la documentazione
prodotta da un soggetto produttore. E naturale -non volontario- (o ordinario, o
necessario), perch le carte si susseguono e sono raccolte naturalmente nel corso
dellattivit, perch naturale produrle (per questo una collezione non un
archivio: la si costruisce secondo il vincolo che si scelto, quindi non naturale
ma volontario)
In caso di parziale eliminazione di documenti da un archivio, esso resta tale
perch il vincolo rimane.
Il vincolo dato dalla relazione tra le competenze dellufficio e le carte che
entrano ed escono da esso.
Se un collezionista entra in possesso di documenti tali (es, tutta la
corrispondenza di una persona) da ricostruire un vincolo naturale, la sua
collezione diventa un archivio.
Proprio per tutelare il vincolo, il T.U. 490/99 stabilisce che gli archivi pubblici o
privati notificati possono essere venduti solo interamente e mai parzialmente.
Lestrapolazione e lo scarto di documenti sono operazioni traumatiche. Questo
perch pi che i singoli contenuti sono importanti le relazioni che vi sono
fra essi.

LE ETA DELLARCHIVIO
1- giovinezza (a. corrente): si determina man mano che il soggetto produttore
funziona. Si forma per esigenze di funzionamento del s.p. stesso;
2- maturit (a. di deposito): non pi necessario al s.p., ma che pu servirgli in
qualsiasi momento. Gli a.d.d. pubblici durano per 40 anni;
3- vecchiaia (a. di concentrazione o storico): definito cos perch ha come
funzione principale quella della memoria. Ha un bassissimo valore
amministrativo.
Germania: vi il concetto di pre-archivio, ovvero carte che stanno per perdere
interesse amministrativo e che possono essere sottoposte a selezione e scarto. Gli
archivi correnti e di deposito non sono chiamati archivi, ma registrature.
Francia: gli archivi di deposito sono chiamati archivi intermedi (selezione e
scarto).
Prima dellepoca napoleonica, le carte erano organizzate con regole diverse le
quali, per, avevano tratti comuni. Ad es, i sistemi usati erano quello cronologico
e quello dei fascicoli (cronologico per materia).

LE UNITA ARCHIVISTICHE
Una u.a. pu essere un registro, un fascicolo, un registro, una busta, un faldone
o una serie insieme di u.a.:
registro: quaderno, se ne indica il formato, il n di fogli e il tipo di legatura. Se
vi sono fogli sciolti, vanno mantenuti nella loro posizione; essi sono considerati
allegati e seguono un sistema di numerazione particolare (es, riferiti al contenuto
di pagina 30, il foglio sar numerato come all. 30/1). Vanno numerate anche le
pagine eventualmente rimaste bianche;
fascicolo: insieme di carte sciolte legate da un vincolo;
filza: per mantenere lordine cronologico, le carte venivano infilzate su un chiodo
fissato su legno o cartone. Poi si poneva altro legno o cartone sopra le carte e si
legava il tutto; oggi indica un contenitore di carte sciolte, come busta e faldone;
serie: insieme di u.a., ordinate cronologicamente, che testimoniano una stessa
funzione amministrativa (stesso s.p.).
Un altro criterio per ordinare le carte quello della materia (sistema perroniano):
da evitare assolutamente, perch disarticola il vincolo ed impone un criterio
forzato.
Una capacit fondamentale dellarchivista quella di capire con quale logica sono
state prodotte le carte.

IL PROTOCOLLO
Sistema di registrazione delle carte in entrata e in uscita introdotto da
Napoleone e riconosciuto dallo Stato italiano con il Dpr 428/98. Prima dellet
napoleonica, si usavano i pi diversi sistemi: es, copialettere (registri in cui si
copiavano documenti in uscita) o sistema cronologico.
Protocollo: ufficio di p. (vi sono gli ufficiali addetti al p.); registro di p. (dove sono
registrati i documenti in entrata e in uscita); carte (registri -annuali- e scritture
-singoli documenti).
Materiale in entrata
Ufficio di p.: gestisce e prepara la memoria, perch d fisionomia alle carte
conferendogli il tipico ordine naturale. Sul documento si appone un timbro, gli si
assegna un numero, il nome di chi dovr occuparsi della pratica.
Materiale in uscita
Le carte vengono registrate con un numero, timbrate (per poterle rintracciare in
altri uffici), e inviate allesterno.
Se ne tiene sempre una copia.
Il registro del protocollo
Registro di p.: lindice delle carte sciolte raccolte nelle buste. E diviso per
giorni (in casi gravi, per ore). Non pu subire cancellature o interventi posteriori.

N Mittente Data Oggetto Destinatario Osservazioni


1 Ministero 04-04-05 Convegno Vedi n xy
2 05-04-05 Ricerca Studioso
Struttura di un foglio del registro di protocollo

Osservazioni : sono dei rimandi ad altre carte riguardanti la stessa pratica.


Poi c un indice (per nome e/o per argomento).
Nel registro, per ogni documento, devono essere indicati:
- numero progressivo;
- data e ora dingresso o di uscita;
- nome e cognome del mittente o del destinatario;
- contenuto del documento (oggetto o regesto -riassunto-)
Se mancasse anche uno solo di questi elementi, il documento non sarebbe
giuridicamente e amministrativamente efficace: non fa fede. Per questo il registro
redatto da un pubblico ufficiale: fa fede in quanto atto pubblico.
Nellindice finale sono elencati gli argomenti con i numeri di p. che li riguardano.
Cos facendo, gli archivi si formano gi in ordine, con le carte divise per gruppi
(per titoli e classi, stabilite dal titolario). Pi carte di una stessa classe formano
un fascicolo (u.a. di base del protocollo).

ARCHIVIOECONOMIA
Insieme delle regole di gestione dei locali, degli scaffali, dei contenitori, ...
Ambiente: non umido, con poca luce, lontano da fonti idriche e caloriche e con
impiantistica a norma (specie elettrica e anti-incendio).
Scaffali: metallici ed ignifughi.
Altro: devesserci attrezzatura informatica e il locale deve essere destinato
esclusivamente alluso archivistico.

LA SELEZIONE E LO SCARTO
Si effettuano sugli archivi di deposito. Lo scarto serve a recuperare spazio, ma
irreversibile e traumatico (per il vincolo, perch si rischia di disconnettere le
carte).
Il Dpr 1409/63, prevede, in tutti gli uffici periferici dello Stato, la Commissione di
scarto (un rappresentante dellufficio, uno del Ministero degli Interni e uno
dellArchivio di Stato). Dopo aver stilato un verbale, in cui si elenca il materiale da
scartare, esso viene sottoposto allapprovazione del Ministero e dellArchivio di
Stato.
Non esistono criteri oggettivi per dire se una carta avr o no valore storico in
futuro.
Massimari di scarto
Elenco delle tipologie di documenti che possibile scartare. Il problema che
invecchiano: ci che ieri non aveva importanza oggi pu averla.
Tipologie di scarto
- Naturale (o involontario): umidit, alluvioni, incendi...;
- Colposo: perdite imputabili a uffici (locali non idonei, restauri maldestri,...);
- Preterintenzionale: se le modalit di conservazione potevano far prevedere
perdite;
- Volontario: segue unopera di selezione. Pu essere fatto per tipi: es, in un
anno, invece di conservare tutte le dichiarazioni dei redditi, si conservano solo
quelle di una determinata categoria. Ma spesso linteresse non sulla singola
carta, ma nella valutazione complessiva di tutte le carte.
Nella selezione decisivo il valore culturale, ma la valutazione -per essere
oggettiva- deve seguire una regola fondamentale: si deve salvaguardare il
vincolo.
Come ? Operando solo sul vincolo naturale (non su quello originario), ovvero
scartando quei documenti la cui eliminazione non alteri il rapporto funzionale
esistente fra le carte. Es, se determinate pratiche sono confluite in un registro, le
si pu eliminare.
Quindi, si devono conservare il documento originario primario e i registri
riassuntivi.

DALLARCHIVIO DI DEPOSITO A QUELLO DI CONCENTRAZIONE


A. pubblici: le carte vengono trasferite solo dopo 40 anni. Non sono consultabili
prima di 50 anni. Quindi, per dieci anni le carte dovrebbero star ferme in
archivio?
A. di enti territoriali: vi una sezione separata negli a di Stato.
A. ecclesiastici: vi sono registri di nascita, di matrimonio e di morte (in uso
dallanno 1000 e resi obbligatori dal Concilio di Trento). Gli a. di parrocchie
abbandonate confluiscono nella. arcivescovile, anche se le carte dovrebbero
sempre rimanere nel territorio in cui sono state prodotte. Vi si trovano anche
documenti del Comune, perch spesso il parroco fungeva anche da Segretario
Comunale.
A. bancari: vivendo in una societ capitalistica, sono importanti. Tutte le grandi
banche hanno il loro archivio storico.
Il passaggio dalla. di deposito a quello di concentrazione pu avvenire per:
Versamento: avviene fra due soggetti che abbiano la stessa connotazione
giuridica e istituzionale. Vi la compilazione del verbale di versamento,
accompagnato dallelenco di consistenza; in questultimo si indicano la data di
versamento, larchivio di provenienza e il numero di ogni tipologia di u.a. versata,
preceduto da un numero progressivo (es, 1- 30 filze, 2- 45 registri, ...);
Deposito: avviene fra due soggetti aventi natura giuridica diversa (es, da un
privato o da un Comune alla. di Stato). Il soggetto che versa conserva la propriet
della. Ci avviene tramite convenzione, alla quale si possono aggiungere clausole
particolari (es, per limitare la consultabilit di alcune carte).
Donazione: un soggetto cede la propriet di un suo a., tramite convenzione e
dopo laccettazione della. che riceve le carte.
Alienazione: a. viene venduto. Le uniche clausole valide sono quelle
testamentarie.
LARCHIVIO STORICO
E destinato alla memoria. C un a. di Stato in ogni capoluogo provinciale e, a
Roma, c la. centrale dello Stato che conserva gli archivi dei Ministeri e degli altri
enti centrali, tranne quelli di: Presidenza della Repubblica, Corte Costituzionale,
Camera, Senato, Ministero degli Esteri e Ministero della Difesa.
Sono tre i problemi che pone: lordinamento, linventariazione e la fruizione.
Lordinamento
E la disposizione fisica delle carte secondo un certo ordine. Quale ordine?
Principio di pertinenza: ordinamento per materia. Fu in uso, da fine seicento,
per tutto il settecento, quando si risveglia linteresse per la fonte documentaria. E
legato al razionalismo illuminista. Questo tipo di ordinamento, detto perroniano
(vd. LE UNITA ARCHIVISTICHE ), per rompe il vincolo.
Principio della provenienza: le carte devono fare riferimento al s.p., il quale
diventa loggetto dindagine. Nasce a fine 700 e si ricollega al Romanticismo (si fa
letteratura usando le carte)e al Risorgimento. E in questo periodo che inizia la
sensibilit verso lintegrit dei fondi, ovvero verso il vincolo.
Metodo storico: dagli anni 40 agli anni 60 dell800 in Toscana si sviluppa una
grande scuola archivistica: Bonaini, Bongi e Guasti, partendo dal concetto di
vincolo, realizzano questo metodo, secondo cui per poter ordinare un a. bisogna
conoscere la storia del suo s.p. Nel 1937, Cincetti scrisse su questo metodo e sul
dibattito che esso provoc. Poi Pavone sostenne che spesso vi sono scostamenti
tra un a. e la storia istituzionale del suo s.p., perch a volte le norme, specie se
inadeguate rispetto alla realt, non vengono applicate integralmente. Quindi, oltre
la storia istituzionale, si deve conoscere anche la realt operativa del s.p.
I principi, per, sono diversi a seconda delle nazioni. Oggi, inoltre, con
linformatica si tende a tornare al principio di pertinenza. Quindi, il Conseil
International des Archives ha emanato norme internazionali ispirate al metodo
storico.
Per poter effettuare la periodizzazione delle carte si deve conoscere il quadro
storico e quello della realt (specie burocratica) del luogo in cui si lavora (es, le
carte del Regno dItalia precedenti il 1865 -quando si realizz lunit
amministrativa- sono negli archivi degli stati preunitari). Infatti, quando cambia
lo Stato, non detto che cambi anche listituzione. In particolare si devono
realizzare:
1- ricerca storica: per conoscere il contesto in cui il s.p. ha agito);
2- ricerca istituzionale (per capire rapporti uffici-governo e uffici-uffici);
3- ricerca sulla storia del s.p. (sul suo funzionamento e sul tipo di carte che
produce: in questo modo si evidenziano le varie serie);
4- storia della formazione della. del s.p. (secondo quale criterio stato ordinato
nel tempo ?).
Secondo Bonaini, la. ordinato quando camminandoci, si cammina nella storia,
ovvero quando la. riflette al massimo la storia istituzionale.
Se il termine non chiaro, si realizza una serie aperta: appartiene ad un archivio
vivo; le sue carte sono numerate in un registro a parte.

I MEZZI DI CORREDO
Sono i mezzi con cui si lavora in archivio e con cui si prepara la strada alla
ricerca storica. Essi si dividono in quattro categorie:
Primari: elenchi, guide, inventari;
Sussidiari: indici, rubriche, repertori. Si collegano ai primari, facendoli funzionare;
Complementari: sunti, regesti, trascrizioni. Sono il ponte tra archivistica e
storia;
Atipici: cataloghi. Si riferiscono a raccolte (documenti non legati da un vincolo.)
I mezzi di corredo primari
Gli elenchi indicano la consistenza di un fondo archivistico; ordinati con
numeri progressivi, sono indicati il numero e il tipo di uu.aa., il loro
contenuto e i loro estremi cronologici. Redatti per motivi amministrativi o
pratici, essi possono essere semplici o analitici (descrittivi);
le guide sono degli inventari sintetici. Un esempio la Guida generale
degli Archivi di Stato: divisa per archivi (con cenni su storia del
territorio) serie archivistiche -periodizzate- (con cenni su ogni s.p., titoli
delle serie, numero e tipi di pezzi e loro estremi cronologici).
Le guide possono essere specifiche (si indicano tutti i fondi archivistici
presenti in un territorio, riguardanti un determinato argomento) o
topografiche (si indicano tutti i fondi archivistici riguardanti un territorio);
gli inventari sono i pi importanti mezzi di corredo, fondamentali per la
fruizione perch permettono di districarsi fra i documenti. Essi variano a
seconda del s.p. Inoltre, sulle stesse carte si pu indagare su argomenti
diversi, quindi linventario deve essere eclettico. Linventario la
conclusione logica dellordinamento (vedi le quattro fasi in LARCHIVIO
STORICO). Esso, secondo i criteri di Bongi, deve contenere:
1- introduzione archivistica di cornice (storia della.: ad es, perdite e
criteri di ordinamento);
2- divisione delle carte in periodi, secondo la successione istituzionale;
3- allinterno di ogni periodo si considerano le carte dei singoli uffici:
a) storia del s.p. e del suo archivio;
b) descrizione delle carte: si indicano il titolo, la data,
il formato e il numero di carte o di pagine. Inoltre
si delinea il significato storico-istituzionale del
documento.
In definitiva, si devono dare informazioni che siano funzionali alla ricerca, ovvero
quelle informazioni che facciano capire a cosa possono servire le carte. Quindi
pu essere pi o meno analitico. Gli a. privati sono inventariati per materia (ad
es, contratti, eredit, lettere, ...).
I mezzi di corredo secondari
Gli indici possono essere analitici o sommari. Per ogni s.p., indica le
categorie di documenti;
la bibliografia (o nota bibliografica) divisa per argomenti; apre la strada
alla ricerca, indicando, per ogni argomento, le opere a stampa e i fondi
archivistici collegati, ma presenti in altri a.

FRUIZIONE E CONSULTABILITA
La. corrente si consulta solo per motivi pratici o amministrativi;
in quello di deposito linteresse amministrativo diminuito e quello storico
ancora non matura: poco consultato;
la. storico consultabile solo dopo 50 anni, ma la privacy degli interessati va
garantita per 70 anni. A questo proposito, il Ministero ha emanato il codice
deontologico dellarchivista: il ricercatore devessere informato della norma e la
responsabilit per ci che pubblicher sar solamente sua. Possono esservi delle
eccezioni, su disposizione del Ministero dellInterno;
gli a. degli enti territoriali sono tutelati dalla Sovrintendenza, che decide sulle
eccezioni (che non sono, in questo campo, facolt del Ministero dellInterno);
per consultare un a. privato, il ricercatore deve accordarsi con il proprietario e
sostenere eventuali spese di consultazione. In caso di disaccordo, e se la.
notificato, la questione verrebbe risolta dalla Sovrintendenza.