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APPUNTI DI ARCHIVISTICA
Lezioni del professor Giorgio Tori - a.a. 2004-2005
- Larchivistica una scienza, non una disciplina ausiliaria della storia.
- Larchivio nasce quando il bisogno della memoria diventa importante.
- Archivi sono legati ad attivit pratiche ed amministrative (il documento si
differenzia dal libro, proprio perch legato a scopi pratici: non mai letterario).
LARCHIVIO
Il termine archivio spesso usato impropriamente, anche dalle PP.AA. (es,
confusione tra catalogazione ed inventariazione).
Prime definizioni:
1- luogo di conservazione (nellantichit, il luogo di conservazione conferiva una
valenza giuridica-istituzionale al documento);
2- complesso di documenti prodotti da un soggetto, nellesercizio della propria
attivit organizzata (riceve documenti -non pi utilizzabili a fini pratici- da organi
amministrativi periferici, scartati ogni sei mesi dalla Commissione di vigilanza e
scarto).
Archivi riprodotti: riproduzione fotografica o computerizzata dei documenti, a
fini di sicurezza (per avere un duplicato) o di sostituzione (si eliminano gli
originali).
Ma linformatica non la soluzione: il supporto informatico diventa presto
obsoleto ed pi deperibile del documento stesso.
Larchivio come bene culturale. Nel 1954, la Convenzione dellAia sottoline
limportanza dei beni culturali. In Italia, negli anni 60, il lavoro di tre
commissioni parlamentari (su caratteristiche, tutela e conservazione dei beni
culturali) port allistituzione del Ministero dei Beni Culturali, sotto la cui tutela
(1975) finirono gli archivi (prima, dal 1874, se ne occupava il Ministero degli
Interni). Il T.U. 490/99 tutela anche i singoli documenti, sia pubblici che privati
notificati (con la notifica un archivio viene reso di interesse storico e il
proprietario deve seguire regole precise).
Gli archivi conservano documenti dellamministrazione dello Stato, mentre le
sovrintendenze archivistiche vigilano sugli archivi non statali (enti locali,
ecclesiastici e privati notificati).
IL VINCOLO ARCHIVISTICO
E il nesso che collega logicamente e necessariamente la documentazione
prodotta da un soggetto produttore. E naturale -non volontario- (o ordinario, o
necessario), perch le carte si susseguono e sono raccolte naturalmente nel corso
dellattivit, perch naturale produrle (per questo una collezione non un
archivio: la si costruisce secondo il vincolo che si scelto, quindi non naturale
ma volontario)
In caso di parziale eliminazione di documenti da un archivio, esso resta tale
perch il vincolo rimane.
Il vincolo dato dalla relazione tra le competenze dellufficio e le carte che
entrano ed escono da esso.
Se un collezionista entra in possesso di documenti tali (es, tutta la
corrispondenza di una persona) da ricostruire un vincolo naturale, la sua
collezione diventa un archivio.
Proprio per tutelare il vincolo, il T.U. 490/99 stabilisce che gli archivi pubblici o
privati notificati possono essere venduti solo interamente e mai parzialmente.
Lestrapolazione e lo scarto di documenti sono operazioni traumatiche. Questo
perch pi che i singoli contenuti sono importanti le relazioni che vi sono
fra essi.
LE ETA DELLARCHIVIO
1- giovinezza (a. corrente): si determina man mano che il soggetto produttore
funziona. Si forma per esigenze di funzionamento del s.p. stesso;
2- maturit (a. di deposito): non pi necessario al s.p., ma che pu servirgli in
qualsiasi momento. Gli a.d.d. pubblici durano per 40 anni;
3- vecchiaia (a. di concentrazione o storico): definito cos perch ha come
funzione principale quella della memoria. Ha un bassissimo valore
amministrativo.
Germania: vi il concetto di pre-archivio, ovvero carte che stanno per perdere
interesse amministrativo e che possono essere sottoposte a selezione e scarto. Gli
archivi correnti e di deposito non sono chiamati archivi, ma registrature.
Francia: gli archivi di deposito sono chiamati archivi intermedi (selezione e
scarto).
Prima dellepoca napoleonica, le carte erano organizzate con regole diverse le
quali, per, avevano tratti comuni. Ad es, i sistemi usati erano quello cronologico
e quello dei fascicoli (cronologico per materia).
LE UNITA ARCHIVISTICHE
Una u.a. pu essere un registro, un fascicolo, un registro, una busta, un faldone
o una serie insieme di u.a.:
registro: quaderno, se ne indica il formato, il n di fogli e il tipo di legatura. Se
vi sono fogli sciolti, vanno mantenuti nella loro posizione; essi sono considerati
allegati e seguono un sistema di numerazione particolare (es, riferiti al contenuto
di pagina 30, il foglio sar numerato come all. 30/1). Vanno numerate anche le
pagine eventualmente rimaste bianche;
fascicolo: insieme di carte sciolte legate da un vincolo;
filza: per mantenere lordine cronologico, le carte venivano infilzate su un chiodo
fissato su legno o cartone. Poi si poneva altro legno o cartone sopra le carte e si
legava il tutto; oggi indica un contenitore di carte sciolte, come busta e faldone;
serie: insieme di u.a., ordinate cronologicamente, che testimoniano una stessa
funzione amministrativa (stesso s.p.).
Un altro criterio per ordinare le carte quello della materia (sistema perroniano):
da evitare assolutamente, perch disarticola il vincolo ed impone un criterio
forzato.
Una capacit fondamentale dellarchivista quella di capire con quale logica sono
state prodotte le carte.
IL PROTOCOLLO
Sistema di registrazione delle carte in entrata e in uscita introdotto da
Napoleone e riconosciuto dallo Stato italiano con il Dpr 428/98. Prima dellet
napoleonica, si usavano i pi diversi sistemi: es, copialettere (registri in cui si
copiavano documenti in uscita) o sistema cronologico.
Protocollo: ufficio di p. (vi sono gli ufficiali addetti al p.); registro di p. (dove sono
registrati i documenti in entrata e in uscita); carte (registri -annuali- e scritture
-singoli documenti).
Materiale in entrata
Ufficio di p.: gestisce e prepara la memoria, perch d fisionomia alle carte
conferendogli il tipico ordine naturale. Sul documento si appone un timbro, gli si
assegna un numero, il nome di chi dovr occuparsi della pratica.
Materiale in uscita
Le carte vengono registrate con un numero, timbrate (per poterle rintracciare in
altri uffici), e inviate allesterno.
Se ne tiene sempre una copia.
Il registro del protocollo
Registro di p.: lindice delle carte sciolte raccolte nelle buste. E diviso per
giorni (in casi gravi, per ore). Non pu subire cancellature o interventi posteriori.
ARCHIVIOECONOMIA
Insieme delle regole di gestione dei locali, degli scaffali, dei contenitori, ...
Ambiente: non umido, con poca luce, lontano da fonti idriche e caloriche e con
impiantistica a norma (specie elettrica e anti-incendio).
Scaffali: metallici ed ignifughi.
Altro: devesserci attrezzatura informatica e il locale deve essere destinato
esclusivamente alluso archivistico.
LA SELEZIONE E LO SCARTO
Si effettuano sugli archivi di deposito. Lo scarto serve a recuperare spazio, ma
irreversibile e traumatico (per il vincolo, perch si rischia di disconnettere le
carte).
Il Dpr 1409/63, prevede, in tutti gli uffici periferici dello Stato, la Commissione di
scarto (un rappresentante dellufficio, uno del Ministero degli Interni e uno
dellArchivio di Stato). Dopo aver stilato un verbale, in cui si elenca il materiale da
scartare, esso viene sottoposto allapprovazione del Ministero e dellArchivio di
Stato.
Non esistono criteri oggettivi per dire se una carta avr o no valore storico in
futuro.
Massimari di scarto
Elenco delle tipologie di documenti che possibile scartare. Il problema che
invecchiano: ci che ieri non aveva importanza oggi pu averla.
Tipologie di scarto
- Naturale (o involontario): umidit, alluvioni, incendi...;
- Colposo: perdite imputabili a uffici (locali non idonei, restauri maldestri,...);
- Preterintenzionale: se le modalit di conservazione potevano far prevedere
perdite;
- Volontario: segue unopera di selezione. Pu essere fatto per tipi: es, in un
anno, invece di conservare tutte le dichiarazioni dei redditi, si conservano solo
quelle di una determinata categoria. Ma spesso linteresse non sulla singola
carta, ma nella valutazione complessiva di tutte le carte.
Nella selezione decisivo il valore culturale, ma la valutazione -per essere
oggettiva- deve seguire una regola fondamentale: si deve salvaguardare il
vincolo.
Come ? Operando solo sul vincolo naturale (non su quello originario), ovvero
scartando quei documenti la cui eliminazione non alteri il rapporto funzionale
esistente fra le carte. Es, se determinate pratiche sono confluite in un registro, le
si pu eliminare.
Quindi, si devono conservare il documento originario primario e i registri
riassuntivi.
I MEZZI DI CORREDO
Sono i mezzi con cui si lavora in archivio e con cui si prepara la strada alla
ricerca storica. Essi si dividono in quattro categorie:
Primari: elenchi, guide, inventari;
Sussidiari: indici, rubriche, repertori. Si collegano ai primari, facendoli funzionare;
Complementari: sunti, regesti, trascrizioni. Sono il ponte tra archivistica e
storia;
Atipici: cataloghi. Si riferiscono a raccolte (documenti non legati da un vincolo.)
I mezzi di corredo primari
Gli elenchi indicano la consistenza di un fondo archivistico; ordinati con
numeri progressivi, sono indicati il numero e il tipo di uu.aa., il loro
contenuto e i loro estremi cronologici. Redatti per motivi amministrativi o
pratici, essi possono essere semplici o analitici (descrittivi);
le guide sono degli inventari sintetici. Un esempio la Guida generale
degli Archivi di Stato: divisa per archivi (con cenni su storia del
territorio) serie archivistiche -periodizzate- (con cenni su ogni s.p., titoli
delle serie, numero e tipi di pezzi e loro estremi cronologici).
Le guide possono essere specifiche (si indicano tutti i fondi archivistici
presenti in un territorio, riguardanti un determinato argomento) o
topografiche (si indicano tutti i fondi archivistici riguardanti un territorio);
gli inventari sono i pi importanti mezzi di corredo, fondamentali per la
fruizione perch permettono di districarsi fra i documenti. Essi variano a
seconda del s.p. Inoltre, sulle stesse carte si pu indagare su argomenti
diversi, quindi linventario deve essere eclettico. Linventario la
conclusione logica dellordinamento (vedi le quattro fasi in LARCHIVIO
STORICO). Esso, secondo i criteri di Bongi, deve contenere:
1- introduzione archivistica di cornice (storia della.: ad es, perdite e
criteri di ordinamento);
2- divisione delle carte in periodi, secondo la successione istituzionale;
3- allinterno di ogni periodo si considerano le carte dei singoli uffici:
a) storia del s.p. e del suo archivio;
b) descrizione delle carte: si indicano il titolo, la data,
il formato e il numero di carte o di pagine. Inoltre
si delinea il significato storico-istituzionale del
documento.
In definitiva, si devono dare informazioni che siano funzionali alla ricerca, ovvero
quelle informazioni che facciano capire a cosa possono servire le carte. Quindi
pu essere pi o meno analitico. Gli a. privati sono inventariati per materia (ad
es, contratti, eredit, lettere, ...).
I mezzi di corredo secondari
Gli indici possono essere analitici o sommari. Per ogni s.p., indica le
categorie di documenti;
la bibliografia (o nota bibliografica) divisa per argomenti; apre la strada
alla ricerca, indicando, per ogni argomento, le opere a stampa e i fondi
archivistici collegati, ma presenti in altri a.
FRUIZIONE E CONSULTABILITA
La. corrente si consulta solo per motivi pratici o amministrativi;
in quello di deposito linteresse amministrativo diminuito e quello storico
ancora non matura: poco consultato;
la. storico consultabile solo dopo 50 anni, ma la privacy degli interessati va
garantita per 70 anni. A questo proposito, il Ministero ha emanato il codice
deontologico dellarchivista: il ricercatore devessere informato della norma e la
responsabilit per ci che pubblicher sar solamente sua. Possono esservi delle
eccezioni, su disposizione del Ministero dellInterno;
gli a. degli enti territoriali sono tutelati dalla Sovrintendenza, che decide sulle
eccezioni (che non sono, in questo campo, facolt del Ministero dellInterno);
per consultare un a. privato, il ricercatore deve accordarsi con il proprietario e
sostenere eventuali spese di consultazione. In caso di disaccordo, e se la.
notificato, la questione verrebbe risolta dalla Sovrintendenza.