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1. INTRODUCCIN
Inversiones Tevaco Per SAC, es una empresa comercial trujillana que busca
diagnosticar sus mltiples problemas organizacionales, tecnolgicos,
administrativos, tributarios y contables que vienen teniendo de manera poco
afortunada hace algunos aos por no estar preparados para los cambios que
provienen de la poltica y economa no solo a nivel nacional sino tambin
internacional.
1.3. Justificacin
1.3.1. Conveniencia
1.4. Objetivos
1.5. Limitaciones
2. MARCO TERICO
2.1. Antecedentes
Cuentan con un almacn abastecedor que les permite poder cumplir con todos
los requerimientos que tiene la empresa, bsicamente a lo largo de los aos de
la existencia de la empresa se ha venido trabajando igual, por lo que se cree
que debera ir adaptndose a las estrategias informticas y avance de la
tecnologa para poder controlar de mejor manera el negocio.
2.2. Sustentacin
2.2.1.1.Introduccin
2.2.1.2.Estructura
2.2.1.3.Caractersticas
Multiusuario
Su diseo ofrece la flexibilidad de trabajar el sistema en un
solo equipo (monousuario) y en modo de red de rea local
(multiusuario), ofreciendo un control absoluto de la operacin.
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Escurra Vera, Jorge
Sistema ERP NISIRA
Gamarra Rojas, Vctor
v.2.0 en la empresa
Garca Alva, Yubitza 6 11/12/2015
Inversiones Tevaco Per
Mantilla Llanos, Christian
SAC
Vidal Sobrado, Helen
Multiempresa y multialmacenes
Permite la operacin concurrente del control administrativo
para diferentes empresas, sucursales y almacenes.
Facturacin y Control de Cuentas por Cobrar
Seguimiento de los documentos de venta emitidos, la Factura
puede generase desde la Gua de Remisin; este movimiento
generar la cuenta por cobrar, afectando los inventarios y
permitiendo el descargo por documento.
Registro de notas de crdito para fines financieros y de control
del movimiento en almacenes.
Compras y Control de Cuentas por Pagar
La gestin de compra puede iniciarse desde la emisin de la
orden, pasar por una remisin y registrar el documento fiscal.
Adicionalmente se proporciona un paso para el registro,
control de costos y gastos por la adquisicin de bienes y
servicios administrativos asociados a la gestin de compra-
venta del material o producto.
Control de Inventarios
El inventario ser afectado desde el momento en el que
registran los movimientos de ingreso y salida de almacn.
Generacin de Asientos Automticos
El sistema permite la transferencia de la informacin
procesada en cada mdulo, hacia el mdulo contable
registrndose los asientos contables para cada operacin.
Para esto es necesario realizar las configuraciones necesarias
en las Tablas de Contabilizacin (Por Motivos de Almacn,
Por Tipo de Movimiento, Por Tipo de Venta, Por Tipo de
Planilla) del Mdulo de Contabilidad.
Contabilidad Bimonetaria
El manejo de la informacin de los mdulos de Cuentas
Corrientes y Contabilidad se realiza en dos tipos de monedas:
un tipo de moneda oficial y un tipo de moneda extranjera.
Cabe mencionar que, aparte de estas dos monedas que se
registren como los tipos mencionados (oficial y extranjera) el
sistema tiene la flexibilidad de registrar sus operaciones en
cualquier otra moneda (Nuevos Soles,
Dlares, Euros, Pesos, etc.), registrndose tantas monedas
como las necesidades de la empresa lo requieran.
Generacin y Emisin de Reportes
Anlisis de la informacin a travs de documentos impresos;
haciendo un control y seguimiento de saldos y movimientos a
nivel detalle, pudiendo identificar hasta quin y en qu
momento efectu el registro. Estos pueden ser enviados
directamente a impresora o mostrados en pantalla antes de su
impresin.
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Diseo de Formatos
El sistema cuenta con un proceso que le facilitar el diseo de
los documentos de mayor uso en la gestin administrativa, su
manejo resulta simple y ofrece la oportunidad de obtener
formatos de gran calidad. No requiere de programacin, basta
indicar la posicin de los datos.
Consultas y Reportes Personalizados
Una de las utilidades del sistema, es que brinda la posibilidad
de realizar consultas personalizadas, las mismas, que podrn
ser almacenadas dentro de la base de datos, para poder acceder
a ellas en cualquier momento, estas consultas se realizan por
medio de instrucciones SQL, guiadas a travs de un asistente,
es decir, el operador no necesita conocer las sentencias SQL,
ya que el asistente lo guiar a realizar la consulta deseada.
Velocidad al manejar grandes volmenes de datos
Gracias a su motor SQL Server, el sistema contable maneja
grandes cantidades de informacin en mnimo tiempo. Mucho
ms veloz que cualquier otro sistema contable de la
competencia.
Gestin De Compras
Generacin de Pedidos para Compra, los cuales pueden
generarse desde:
Requerimientos Internos de Consumo.
Reporte de Stock Mnimo de productos.
En forma directa desde la ventana de pedidos.
Generacin de Pedidos de Servicio.
Manejo de Solicitudes de Cotizacin, el usuario configura
cuntas cotizaciones se generarn, generadas desde:
Consolidado de Pedidos de Compra o Servicios
Ventana de Cotizacin
Generacin de rdenes de Compra, las cuales pueden hacerse
desde:
Consolidado de Pedidos de Compra
Cotizacin de Compra
Ventana de rdenes de Compra
Generacin de rdenes de Servicio, las cuales pueden hacerse
desde:
Consolidado de Pedidos de Servicio
Cotizacin de Servicio
Ventana de rdenes de Servicio
Generacin de rdenes de Pago
Comparaciones de precios y cotizaciones histricas.
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2.2.1.4.Operaciones Frecuentes
GRAFICO 1
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Observaciones:
Es conveniente aclarar las diferencias entre los procesos
de Bsqueda y Bsqueda Avanzada:
Bsqueda
Constituye una bsqueda simple pues slo se permite
establecer una condicin de bsqueda. Para seleccionar el
campo por el cual se va a realizar la bsqueda, no se
dispone de todos los campos que componen la estructura
de la tabla, sino de aquellos que generalmente se usan ms
en este tipo de proceso.
Los pasos a seguir para realizar este proceso son: o En la
ventana Buscar elegir la pgina Bsqueda. o Seguir los
pasos 3, 4 y 5 explicados en Bsqueda de un
Registro.
Bsqueda Avanzada
Esta es una bsqueda compleja, por cuanto se permite
establecer una o ms condiciones de bsqueda,
disponiendo para ello de todos los campos de la tabla.
Para realizar esta bsqueda se trabaja como condiciones
de filtrado.
Los pasos a seguir para realizar este proceso son:
1. En la ventana Buscar elegir la pgina Bsqueda
Avanzada.
2. Establecer la condicin de bsqueda, para ello:
seleccionar el campo de bsqueda, el operado relacional y
asignar el valor de bsqueda.
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GRAFICO 2
Importante:
Filtro Predeterminado: En la parte inferior de la ventana
se visualiza una casilla etiquetada como Predeterminar en
el formulario, por defecto est desactivada. La utilidad de
esta casilla es establecer que el filtro que se est realizando
ser considerado como predeterminado en el formulario o
Ventana de Lista donde se hizo click al botn Filtrar, esto
implica que este filtro quede grabado por usuario y por
formulario; por lo tanto, cada vez que se abra esta ventana
de lista se activar tambin este filtro mostrando slo los
registros seleccionados con esta operacin.
Si desea activar un filtro como predeterminado en el
Quitar Filtro Predeterminado: Este botn es de uso
exclusivo en Ventanas de Lista con Filtro Predeterminado.
Cuando se desee eliminar este tipo de filtrado de registros
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GRAFICO 3
Gua de Recepcin
Quitar el Filtro
Para filtrados normales, no predeterminados, basta con
hacer click en el botn Quitar Filtro o presionar
simultneamente las teclas Ctrl + R, inmediatamente se
desactivar el filtrado y se visualizarn todos los registros
de la tabla respectiva en la Ventana de Lista.
2.2.2.1.Definicin
Este estado financiero explica fundamentalmente la situacin
econmica en forma detallada de una empresa, la cual tiene
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MAM S.A
Estado de Resultados Integrales
Por los aos terminados el 31 de diciembre de 2012 y 2011
(En miles de nuevos soles)
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3. MATERIAL Y MTODOS
3.1. Material
3.1.2. Poblacin
3.1.3. Muestra
3.2. Mtodos
3.3. Tcnicas
3.4. Procedimiento
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4. RESULTADOS
OPORTUNIDADES AMENAZAS
Tasas activas accesibles en las entidades financieras Modificacin de normas tributarias (IR).
Ofertas de locales en zonas estratgicas de ventas. Ingreso de nuevos competidores.
INVERSIONES TEVACO PER S.A.C
Tipo de cambio favorable. Fluctuaciones de precios.
Accesibilidad para la adquisicin de sistemas computarizados Actos delincuenciales (extorsiones).
de gestin comercial.
FORTALEZAS ESTRATEGIA FO ESTRATEGIA FA
Ubicacin estratgica. Evaluar alternativas de financiamiento y obtencin de Establecer liquidez sostenible para posibles
capital. gastos.
Fidelizacin de clientes. Realizar un plan de expansin en zonas estratgicas. Implementar servicios innovadores.
Precios competitivos. Implementar un sistema de gestin comercial Establecer convenios o alianzas estratgicas con
Afn de crecimiento. los proveedores.
Liquidez para crdito a clientes.
DEBILIDADES ESTRATEGIA DO ESTRATEGIA DA
Falta de control en el almacn de la Implementar un sistema de flujo de efectivo. Implementar un sistema de evaluacin de
mercadera. Implementar un sistema integral ERP. inventarios.
Falta de mtodos de valuacin de inventarios. Disear una estructura organizacional en la empresa. Disear un plan de marketing.
Realizar un proceso adecuado de captacin de
Falta de sistema de caja para control de
personal.
efectivo.
Falta de informacin financiera oportuna.
Desorganizacin al recurso humano de la
empresa.
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REALIZAR OTRO
REQUERIMIENTO
SOLICITAR EL DINERO
PARA LA COMPRA
REALIZAR LA COMPRA
REQUERIDA
GUARDAR LA FACTURA
Y DARSELA AL
CONTADOR
FIN
TIEMPO
ACTIVIDADES DEL PROCESO DE COMPRA EN
MINUTOS
1 Realizar el Reporte de los productos sin stock. 60
2 Realizar el Requerimiento de los productos son stock mnimo. 60
3 Rectificar el Requerimiento con los productos con ms necesidad de adquisicin. 15
4 Realizada la Compra, se Guarda la Factura para su registro (Kardex, Provisin y Caja). 15
TOTAL 150
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ANOTAR LA MERCADERIA
FACTURA FALTANTE Y DAADA
NOTA DE
CREDITO
NOTIFICAR EL
INGRESO A ALMACEN
GUARDAR LA FACTURA
PARA DARSELA A
CONTADOR
FIN
TIEMPO
ACTIVIDADES DEL PROCESO DE INGRESO AL ALMACEN EN
MINUTOS
1 Revisar la Conformidad de la Mercadera ingresada (Fsico - Documento) 10
2 Exigir una Nota de Crdito por la Mercadera faltante o daada 1
3 Registrar la Nota de Crdito, as como la actualizacin del Kardex de los productos 15
TOTAL 26
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CLIENTES
INICIO BRINDAR LOS PRECIOS DE OFRECER OTRAS
CONSULTA PRECIO PRODUCTO A VENDER ALTERNATIVAS AL CLIENTE
DEL PRODUCTO
REVISAR VISUALMENTE SI
OFRECER OTRAS
HAY STOCKS DE LOS
ALTERNATIVAS
PRODUCTOS PEDIDOS
TOMAR PEDIDO
CAJA
RECIBIR EL DINERO
POR LA VENTA
FACTURA BOLETA
GUARDAR LA FACTURA
Y DARSELA AL
CONTADOR
FIN
TIEMPO
ACTIVIDADES DEL PROCESO DE VENTA EN
MINUTOS
1 Brindar al Cliente el precio del producto consultado 1
2 Revisar si los productos requeridos tiene stock en el almacn para su venta 5
3 Pago en Caja de los productos pedidos por el cliente 1
4 Emisin de Factura o Boleta de Venta al cliente 2
5 Registro del Documento de Venta(Kardex, Facturacin) 5
TOTAL 14 14
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ALMACEN CLIENTE
INICIO SELLADA Y FIRMADA
RECIBIR LA NOTA DE ACERCARSE A CAJA A
VENTA PAGAR
ALMACEN
PREPARAR LA MERCADERIA
SOLICITADA Y PAGADA
CAMBIAR LOS
PRODUCTOS
ENTREGAR LOS
PRODUCTOS AL CLIENTE
NOTA DE
CREDITO
NOTIFICAR LA SALIDA
DE ALMACEN
GUARDAR LA FACTURA
PARA DARSELA A
CONTADOR
FIN
TIEMPO
ACTIVIDADES DEL PROCESO DE SALIDA DE MERCADERIA POR VENTA EN
MINUTOS
1 Preparar la Mercadera solicitada y pagada. 2
2 Entrega de la Mercadera al Cliente. 1
3 De no estar conforme la Mercadera, se procede de emitir una Nota de
2
Crdito.
4 Registro de la Nota de Crdito y Actualizacin del Kardex. 5
TOTAL 10
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REVISAR, ORDENAR Y
INICIO ARCHIVAR LA
INFORMACIN DEL MES
ANULAR
AL CIERRE DEL AO
MANDAR CARTA A
ESTIMAR LA DEUDA QUE TIENE PROVEEDORES Y CLIENTES
CON SUS PROVEEDORES PARA INFORMARNOS DE
LOS SALDOS POR COBRAR Y
VERIFICAR LAS CUENTAS POR POR PAGAR
COBRAR QUE POSEE
PEDIR LA DOCUMENTACION DE
GASTOS DE LA EMPRESA PARA
REALIZAR EL BALANCE ANUAL
OBTENER LA UTILIDAD DE LA
EMPRESA, ASI COMO SUS
FIN
OBLIGACIONES TRIBUTARIAS A
PAGAR
TIEMPO
ACTIVIDADES DEL PROCESO DE PREPARACIN DE ESTADOS
EN
FINANCIEROS
MINUTOS
1 Revisar, Ordenar y Archivar la Informacin Contable del mes. 50
2 Mensualmente se estima los Saldos con Proveedores y Clientes. 60
3 Cerrar los Estados financieros (Impuestos, Caja, Kardex, Balance). 120
TOTAL 230
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ESTADO DE RESULTADOS
SOLICITAR EL DINERO
PARA LA COMPRA
REALIZAR LA COMPRA
REQUERIDA
GUARDAR LA FACTURA Y
DARSELA AL CONTADOR
PROVISIONAR Y
REALIZAR EN EL NISIRA EL POSTERIORMENTE PAGAR LA
INGRESO AL ALMACEN FACTURA CON EL NISIRA
FIN
TIEMPO
ACTIVIDADES DEL PROCESO DE COMPRA EN
MINUTOS
1 Realizar el Reporte de los productos sin stock 1
2 Realizar el Requerimiento de los productos son stock mnimo. 1
3 Rectificar el Requerimiento con los productos con ms necesidad de 1
adquisicin.
4 Realizada la Compra, se Guarda la Factura para su registro (Kardex, Provisin y 1
Caja).
TOTAL 4
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ANOTAR LA MERCADERIA
FACTURA FALTANTE Y DAADA
NOTA DE
INGRESO A
CREDITO
ALMACEN EN EL
SISTEMA
TIEMPO
ACTIVIDADES DEL PROCESO DE INGRESO AL ALMACEN EN
MINUTOS
1 Revisar la Conformidad de la Mercadera ingresada (Fsico - Documento) 10
2 Exigir una Nota de Crdito por la Mercadera faltante o daada 1
3 Registrar la Nota de Crdito, as como la actualizacin del Kardex de los 1
productos
TOTAL 12
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TOMAR PEDIDO
CAJA
RECIBIR EL DINERO
POR LA VENTA
FACTURA BOLETA
REGISTRAR EN EL
SISTEMA LA FACTURA Y
COBRO DE LA VENTA
FIN
TIEMPO
ACTIVIDADES DEL PROCESO DE VENTA EN
MINUTOS
1 Brindar al Cliente el precio del producto consultado 1
2 Revisar si los productos requeridos tiene stock en el almacn para su venta 1
3 Pago en Caja de los productos pedidos por el cliente 1
4 Emisin de Factura o Boleta de Venta al cliente 1
5 Registro del Documento de Venta (Kardex,Facturacin) 0
TOTAL 4
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ALMACEN CLIENTE
INICIO SELLADA Y FIRMADA
RECIBIR LA NOTA DE ACERCARSE A CAJA A
VENTA PAGAR
ALMACEN
PREPARAR LA MERCADERIA
SOLICITADA Y PAGADA
CAMBIAR LOS
PRODUCTOS
ENTREGAR LOS
PRODUCTOS AL CLIENTE
NOTA DE
CREDITO
ARCHIVAR LA FACTURA
DE VENTA
REGISTRAR LA N/C EN EL
SISTEMA
FIN
ARCHIVAR LA N/C
REVISAR EL REGISTRO DE LA
INICIO INFORMACIN ORDENADA,
ARCHIVADA A DIARIO EN EL SISTEMA
AL CIERRE DEL AO
OBTENER LA UTILIDAD DE LA
EMPRESA, ASI COMO SUS
FIN
OBLIGACIONES TRIBUTARIAS A
PAGAR
ESTADO DE RESULTADOS
5. DISCUSIN
Una vez realizado el contrato, el encargado de Ventas del sistema ERP NISIRA
v.2.0, lista los requisitos tcnicos que tiene que ver con los requerimientos de
hardware y software que tiene que tener la empresa para que el sistema pueda
funcionar exitosamente; de no tener ni siquiera los requisitos mnimo, la empresa
tendr que equiparse con la consigna de que funcione adecuadamente el sistema
en la empresa. Una vez que se cumple con los requisitos tcnicos, se realiza el
ajuste de las licencias que tendr el servidor, que tambin es estipulado en el
contrato, luego ya viene las configuraciones que comprende la configuracin del
servidor, la instalacin del sistema y las acciones post instalacin que se detalla
ms adelante.
Ahora ya todo configurado vendra la instalacin del sistema ERP NISIRA v.2.0
donde se habilitan los submens en el siguiente orden: Los Mdulos que usar la
empresa comenzando por el mdulo de contabilidad lo que es el Plan Contable,
Estados Financieros y asientos automticos que tendr ste mdulo con los otros;
seguidamente vienen a habilitarse las Tablas, Movimientos, Reportes, Procesos,
Ventana, Ayuda y el Submen Utilitarios que es donde se configura el nombre de
la empresa, as como la secuencia de los registros.
INICIO
MODULOS (5)
INSTALAR EL NISIRA
TABLAS
V.2.0
MOVIMIENTOS
REPORTES
CONFIGURAR EL
SISTEMA NISIRA V.2.0
PROCESOS
VENTANAS
CORREGIR LOS
ERRORES QUE TIENE
LA EMPRESA CON LOS
SUBMENUS DEL
SISTEMA
FIN
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6. CONCLUSIONES
Queda demostrado que con el sistema ERP NISIRA la utilidad de la empresa aumenta
ms del doble de la utilidad que se tiene con el sistema actual (S/60,000). La utilidad
en los meses en donde se cont con el sistema actual (Enero, Febrero y Marzo)
representa en promedio el 5% de los ingresos (S/.50,000), mientras que la utilidad en
los meses en donde se cont con el sistema NISIRA (Abril, Mayo y Junio) representa
en promedio el 9.5% de los Ingresos (S/.111, 000).
Hay que tener en cuenta que son un poco ms de dos horas (135 minutos) las que se
demoran en realizar el requerimiento de los productos que no tiene stock para armar
el Requerimiento de Compra, cerca de una hora (50 minutos) para revisar, ordenar,
archivar la informacin de la empresa, en vez de tener la informacin procesada y
ordenada en el transcurso de su uso; considerando stos factores se puede dar cuenta
que se necesita no slo un mtodo de valuacin de inventarios o un sistema de flujo
de efectivo, sino un diseo de los procesos que permita actualizar minuto a minuto
las operaciones de la empresa generando mejoras en el proceso comercial,
administrativo y contable para brindarle valor agregado a la empresa que permita
tomar las mejores decisiones por el bien de la situacin econmica de la empresa.
Se tiene una ventaja muy importante con el diseo de la solucin para aumentar la
eficiencia en los procesos comerciales, administrativos y contables de la empresa
Inversiones Tevaco Per SAC, partiendo desde el tedioso trabajo que se ahorra la
parte administrativa de la empresa ya que habrn procedimientos que el sistema de
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manera automtica generar, esto permitir ahorrar 393 minutos (ms de 6 horas y
media) en controlar y obtener los resultados para medir la situacin econmica de la
empresa, adems con la ayuda del sistema se optimizarn los tiempos en los procesos
de la empresa que permitir atender a ms clientes y por supuesto ser ms eficientes
en el trabajo que se hace da a da en la empresa.
Todo esto conlleva a mostrar que con el sistema ERP NISIRA la utilidad de la
empresa duplica la utilidad que normalmente se obtena con el sistema actual, todo
en base al incremento de los ingresos por la organizacin de la informacin de la
empresa que conlleva a la toma de decisiones idneas por parte de la gerencia, as
como tambin del control de los gastos y correcto clculo del Costo de Ventas para
obtener los resultados ms transparentes y confiables de la empresa.
7. RECOMENDACIONES
BIBLIOGRAFA