Diga Por Lo Menos Cinco Desventajas Por Autor en Aplicación Del Sistema de Costos Por Procesos Continuos.

ALMACENAJE Y DISTRIBUCIN
CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL I 1
PREGUNTA N 17: DIGA POR LO MENOS CINCO DESVENTAJAS POR AUTOR EN APLICACIN DEL SISTEMA
DE COSTOS POR PROCESOS CONTINUOS.
EL SISTEMA DE NACIONAL DE ABASTECIMIENTO Y DISTRIBUCION
El Sistema de Abastecimiento es el conjunto

interrelacionado de polticas, objetivos, normas, atribuciones,
procedimientos y procesos tcnicos orientados al racional flujo,
dotacin o suministro, empleo y conservacin
de medios materiales; as como acciones especializadas, trabajo o
resultado para asegurar la continuidad de los procesos productivos
que desarrollan las entidades integrantes de
la administracin pblica.
Este sistema se instituy a travs del Decreto Ley 22056,

en el marco de actividad de la Direccin Nacional de
Abastecimiento del Instituto Nacional de Administracin Pblica. Actualmente el Sistema de
Abastecimiento tiene diversas instancias.
Finalidad
La finalidad del Sistema de Abastecimiento es asegurar la unidad, racionalidad, eficiencia

y eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios en la administracin pblica.
Objetivos.
Los objetivos fundamentales del Sistema de Abastecimientos son:
- Promover la gestin de almacenes con eficiencia, eficacia y economa.

- Asegurar el flujo.
- Asegurar la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento
de bienes y servicios en la Administracin Pblica.
- Propender la recepcin rpida y oportuna de los pedidos y requerimientos de los bienes y
suministros diversos para el desarrollo de las actividades de la entidad y aumento de la
precisin.
- Optimizar los recursos y actividades a travs de una buena adquisicin y distribucin
bienes.
- Control del inventario y reduccin de los bienes no productivos (bienes obsoletos,
deteriorados, etc.).
- Procesamiento ms rpido y con mayor exactitud de los grandes volmenes de bienes y
suministros.
- Entrega a tiempo y garanta de mejor nivel de servicio.
- Monitorizacin del almacn y de las actividades, as como el flujo de recursos.
mbito de aplicacin
El sistema de abastecimiento en la Administracin Pblica es de aplicacin tanto a los

bienes materiales, constituidos por elementos materiales individualizables mesurables,
intercambiables y tiles o necesarios para el desarrollo de procesos productivos, como a
los servicios en general, excepto los personales que son competencia del sistema de personal,
que para el efecto, cuenta con sus propias normas.
Normas que rigen el Sistema de Abastecimiento

Las normas que rigen el Sistema de Abastecimiento en la Administracin Pblica peruana
son las siguientes:
a. Constitucin Poltica de 1993: Art. 58, 76
- Artculo 58.
La iniciativa privada es libre. Se ejerce en una economa social de mercado. Bajo este
rgimen, el Estado orienta el desarrollo del pas, y acta principalmente en las reas
de promocin de empleo, salud, educacin, seguridad, servicios pblicos e infraestructura.
- Artculo 76
"Las obras y la adquisicin de suministros con utilizacin de fondos o recursos pblicos se

ejecutan obligatoriamente por contrata y licitacin pblica, as como tambin la adquisicin o
la enajenacin de bienes.
La contratacin de servicios y proyectos cuya importancia y cuyo monto seala la Ley

de Presupuesto se hace por concurso pblico. La ley establece el procedimiento, las excepciones
y las respectivas responsabilidades."
b. Decreto Ley N 22056: Ley del Sistema Administrativo de Abastecimiento.

c. Ley N 28411, Ley General del Sistema Nacional del Presupuesto.
d. Ley N 29142: Ley Anual de Presupuesto.
e. Ley N 26850: Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
f. Texto nico Ordenado de la Ley de contrataciones y Adquisiciones del Estado. D.S.
N 083-2004-PCM.
g. Reglamento del T.U.O de la ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. D.S.
N 084-2004-PCM, modificado mediante D.S. 063-2006-EF.
TRMINOS UTILIZADOS EN EL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO
- Adquisicin:
La accin orientada a obtener la propiedad o

cualquiera de sus atributos sobre un bien.
- Bases:
Los documentos que contienen los aspectos

administrativos, las especificaciones tcnicas y los
trminos de referencia o expediente tcnico, segn
corresponda, que con el conjunto de
condiciones, procedimientos establecidos por la
Entidad y, cuando corresponda, la proforma del contrato, rigen
un proceso de seleccin especfico en el marco de la Ley y el presente Reglamento.
- Calendario del proceso de seleccin:
El documento elaborado por la Entidad que convoca a un proceso de seleccin, en el cual

se fijan los plazos para cada una de sus etapas.
- Contratacin:
Es el acuerdo para regular, modificar o extinguir una relacin jurdica dentro de los
alcances de la Ley y del Reglamento
- Especificaciones Tcnicas:
Descripciones, elaboradas por la Entidad, de las caractersticas fundamentales de las

obras, consultoras, servicios, bienes o suministros a ejecutar, contratar o adquirir,
respectivamente.
- Postor:
La persona natural o jurdica legalmente capacitada que participa en un proceso de
seleccin desde el momento en que presenta su propuesta
- Proveedor:
La persona natural o jurdica que vende o arrienda bienes, presta servicios o ejecuta
obras.
- Obra:
Construccin, reconstruccin, remodelacin, demolicin, renovacin y habilitacin de

bienes inmuebles, tales como edificaciones, estructuras, excavaciones, perforaciones,
carreteras, puentes, entre otros, que requieren direccin tcnica, expediente tcnico, mano de
obra, materiales y/o equipos.
| ORGANISMO REGULADOR
El organismo regulador del Sistema de Abastecimiento es el Consejo Superior de

Contrataciones y Adquisiciones del Estado (CONSUCODE), el cual es un rgano pblico
descentralizado perteneciente a la Presidencia del Consejo de Ministros, con personera
jurdica de derecho pblico que goza de autonoma tanto administrativa, funcional,
financiera, econmica, as como jurdica.
Entre sus funciones estn:
- Velar por el cumplimiento y difusin de la ley de contrataciones y adquisiciones del Estado,

as como proponer las modificaciones que sean necesarias.
- Aprobar directivas que fijen criterios de interpretacin o de integracin de dicha Ley.
- Resolver en ltima instancia administrativa los asuntos de su competencia.
- Desarrollar, administrar y operar el Registro Nacional de Proveedores.
- Desarrollar, administrar y operar el Sistema Electrnico de adquisiciones y contrataciones
del Estado (SEACE).
- Organizar y administrar conciliaciones y arbitrajes.
- Absolver consultas sobre la materia de su competencia.
- Imponer sanciones a los proveedores, participante, postores y contratistas que
contravengan las disposiciones establecidas.
- Poner en conocimiento de la Contralora General de la Repblica los casos en que se
aprecie indicios de incompetencia, negligencia, corrupcin o inmoralidad detectados en el
ejercicio de su funcin pblica.
- Supervisar todo proceso de contratacin de bienes, servicios u obras cualquiera sea el
rgimen de contratacin.
PROCESOS TCNICOS
Los procesos tcnicos son los instrumentos de gestin o herramientas del
sistema de abastecimiento en s, establecidos con la finalidad de hacer ms dinmicos
funcional y operativo.
Los Procesos tcnicos son 11, los que para una mayor operatividad y
funcionamiento han sido agrupados en Sub sistemas.
SUB SISTEMA DE INFORMACIN.-
Llamado as porque mediante los procesos tcnicos que comprende, se capta, procesa,
clasifica, actualiza, proporciona y conserva la informacin sobre los bienes servicios en
general y ejecucin de obras, proveedores que lo suministran, precio de mercado y
condiciones de venta ofrecidas por estos, seguridad, garanta que ofrecen, acciones de
seguimiento y control a realizar, etc.; necesarios por las entidades pblicas para tomar la
decisin ms conveniente en condiciones ptimas para el Estado.
Est constituido por los siguientes procesos tcnicos:
a. CATALOGACIN.-
Proceso que permite la depuracin, ordenamiento, estandarizacin, codificacin,

obtencin, actualizacin y proporciona la informacin referida a los bienes, servicios, obras
y/o consultora requeridos por las entidades pblicas, con el fin de incluirlos en el catlogo
institucional el cual constituye un documento de valiosa informacin.
b. REGISTRO DE PROVEEDORES.-
Proceso a travs del cual se obtiene, procesa, utiliza y se evala la informacin

comercial relacionada con los proveedores (contratista y consultores) de la entidad, y tambin
los bienes, servicios, obras y consultora que estos suministran, prestan, ejecutan, etc.
c. REGISTRO Y CONTROL.-
Es un proceso referido a las acciones de "control previo", verificacin y conformidad,

a cada una de las fases de cada uno de los procesos tcnicos, a fin de detectar oportunamente
desviaciones y adoptar las medidas necesarias.
As como tambin referido al seguimiento de los documentos administrativos

generados en los diversos niveles de la entidad, para evitar demoras o establecimiento en el
trmite de los mismos, hecho que perjudicara a la oficina de abastecimiento y a la institucin.
d. PROGRAMACIN.-
Proceso mediante el cual se prev en forma racional y sistemtica, la satisfaccin

conveniente y oportuna de los bienes y servicios, obras, consultora, etc. que son requeridas
por las dependencias de las entidades pblicas, previa determinacin en base a las
respectivas metas institucionales, a la disponibilidad presupuestaria, aplicando criterios de
austeridad y prioridad.
SUB SISTEMA DE NEGOCIACIN/OBTENCIN
Llamado as porque mediante los procesos tcnicos que comprende presenta opciones y
condiciones para negociar bienes y/o servicios o, para rescatar derechos en caso de haberlos
perdido, por causas imprevistas o hechos fortuitos comprobados.
a) ADQUISICIN
Proceso tcnico a travs del cual se formaliza de la manera ms conveniente, adecuada

y oportuna para el Estado, la adquisicin, obtencin, contratacin de bienes, servicios, obras,
consultora, siguiendo un conjunto de acciones tcnicas administrativas y jurdicas, requeridas
por las dependencias integrantes, para el logro de sus objetivos y alcance de sus metas, por
medio de la oficina de abastecimiento, teniendo en cuenta el presupuesto asignado.
b) RECUPERACIN DE BIENES
Es un proceso que comprende actividades orientadas para volver a tener dominio o

disposicin de bienes (para uso, consumo) o de servicios que anteriormente se tena derecho
sobre su propiedad o uso, luego de haberlos perdido por diversas causas como:
- Descuido o negligencia de los trabajadores usuarios.
- Abandono irresponsable de bienes en lugares ajenos a la propia entidad.
- Bienes distribuidos sin criterios, sin antes haber sido utilizados, es decir que
permanecieron en stock o sin rotacin, por haber sido adquiridos sin rotacin, por haber
sido adquiridos sin programacin en exceso o en forma indiscriminada.
SUBSISTEMA DE UTILIZACIN/PRESERVACIN.
Llamado as porque orienta y coordina la movilizacin, el uso, conservacin y custodia de

los bienes, servicios y obras ejecutadas para una adecuada utilizacin y preservacin.
Comprende los siguientes procesos:
a) ALMACENAMIENTO
Actividad tcnica, administrativa y jurdica

relacionada con la ubicacin fsica temporal de los
bienes materiales adquiridos por las entidades
pblicas a travs de las modalidades de adquisicin
establecidas, en un espacio fsico apropiado
denominado almacn, con fines de custodia, antes de
entregarlos, previa firma de la PECOSA o PIA, a las
dependencias solicitantes, con destino a los usuarios de
los mismos.
b) MANTENIMIENTO.-
Es una etapa del sistema de abastecimiento, donde la oficina de abastecimiento

por medio de la unidad de servicios o de terceras personas idneas, proporciona adecuada
y oportunamente el servicio de mantenimiento, que puede ser de tipo predictivo,
preventivo, correctivo de la maquinaria, equipos, enseres, edificaciones, etc. con el
propsito de estar en ptimo estado de conservacin y de operacin de los mismos.
c) SEGURIDAD.-
Es una etapa del sistema, donde la oficina de abastecimiento por medio de la

unidad de seguridad, utilizando su propio personal o de registros, brindan un eficiente
servicio de seguridad integral.
d) DISTRIBUCIN.-
Es un proceso, que a travs del almacn

institucional, proporciona adecuada y oportunamente
los bienes requeridos para las dependencias
solicitantes, para el logro se sus objetivos y alcance
de metas institucionales.
e) DISPOSICIN FINAL.-
Es una etapa del sistema de abastecimiento relacionada con la situacin tcnica,

administrativa y jurdica de los bienes asignados en uso, la cual tiene como finalidad evitar
la acumulacin improductiva de bienes y/o servicios innecesarios para la entidad.
Por lo que ser pertinente tramitar su baja y posterior venta, incineracin o

destruccin, segn su estado.
NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO
a. APLICACIN DE CRITERIO DE EFICIENCIA Y EFICACIA
Se refiere al uso ptimo de los pocos recursos disponibles (eficiencia); as como lograr los
objetivos y alcanzar las metas fijadas (eficacia) a travs de la gestin adecuada de estos
recursos.
Para ello se debe aplicar criterios tcnicos:
- Cantidad: Que el proveedor tenga en spot la cantidad requerida por la entidad.

- Calidad: Cualidades o propiedades de los que se va adquirir, obtener o contratar.
- Oportunidad: Que el proveedor seleccionado entregue en la fecha oportuna la totalidad de lo
adquirido por la entidad o realice en su integridad el servicio contratado.
- Lugar: Los bienes adquiridos por la entidad deben ser entregados por el proveedor
seleccionado en el almacn de la entidad y no al revs.
- Costo: Slo en igualdad de caractersticas y condiciones de lo ofertado por el proveedor, se
preferir la oferta ms baja presentada.
b. INTEGRIDAD DE ADMINISTRACIN DE ABASTECIMIENTO
El abastecimiento es una funcin de apoyo al funcionamiento interno de una organizacin.

Esta norma busca dar un adecuado concepto de unidad a la funcin de abastecimiento a
travs del desarrollo de actividades nicas en campos especializados denominados procesos
tcnicos, los cuales conforman el sistema de abastecimiento.
c. ACTUALIZACIN Y UTILIZACIN DE INFORMACIN PARA EL ABASTECIMIENTO

El sistema de abastecimiento ser vale de la informacin para orientar, organizar y
racionalizar el desarrollo de los procesos tcnicos, informacin que debe ser actualizada de
modo tal que refleje la situacin actual y permita tomar decisiones.
d. UNIDAD DE ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS

La adquisicin constituye un conjunto de actividades tcnico administrativas-jurdicas
orientadas a lograr que una entidad pblica en representacin del estado logre la propiedad,
disponibilidad o facultad de utilizacin de bienes o servicios en forma permanente o temporal,
derivndose o no en una obligacin de pago.
e. UNIDAD EN EL INGRESO FSICO Y CUSTODIA TEMPLORAL DE BIENES
Esta norma garantiza acciones racionales y facilita el control ya que solo por el
almacn del rgano de abastecimiento se realiza el ingreso fsico de bienes adquiridos y/o
recuperados.
El ingreso fsico de bienes es un acto formal de incorporacin a la entidad, pasando
desde afuera hacia dentro de ella a travs de un lugar establecido (almacn).
La custodia temporal se inicia en la adquisicin y la recuperacin de bienes.
f. AUSTERIDAD DEL ABASTECIMIENTO
Austeridad es la equilibrada estimacin de bienes y servicios, el empleo mesurado de

los limitados recursos y su adecuada combinacin para obtener mejore resultados.
Su objetivo es determinar criterios para hacer ms racional el empleo de los recursos

de que dispone una entidad.
g. VERIFICACIN DEL ESTADO Y UTILIZACIN DE BIENES Y SERVICIOS
Las instituciones pblicas formularan y aplicaran normas para comprobar la

existencia, estado de conservacin y condiciones de utilizacin de los bienes y/o servicios de
que dispone la entidad; es decir la constatacin fsica en relacin con las unidades fsicas.
Es decir es acto de constatacin fsica que en un determinado momento o en forma

permanente realizan un grupo de personas idneas, a fin de establecer el uso, estado de
conservacin, usuario, lugar de ubicacin fsica, medidas, etc.
Funcionamiento del Sistema de Abastecimiento
El sistema de abastecimiento funciona con los siguientes procesos o pasos.
Programacin de necesidades
Es la determinacin de stas en funcin a los objetivos y metas institucionales,
concordantes con el PIA. En esta fase se utilizar el Cuadro de Necesidades.
Elaboracin del Presupuesto Valorado
Esta fase consiste en la consolidacin de las necesidades de bienes, servicios y obras,
sustentadoras del Presupuesto Institucional de Apertura - PIA.
Elaboracin del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones - PAAC
Esta fase se desarrolla dentro de los treinta (30) das siguientes a la aprobacin del
PIA, es decir, a ms tardar el 31 de enero de cada ao. No se podr ejecutar ningn proceso
de seleccin que previamente no haya sido incluido en el PAAC, siendo nulo todo proceso que
contravenga a esta disposicin.
Ejecucin de los procesos de seleccin
Consiste en la realizacin de los procesos de seleccin de acuerdo al objeto del

proceso. Los procesos de seleccin se rigen por el artculo 11 de la Ley Anual de Presupuesto
y por los artculos 14 del TUO y 77 del Reglamento, as como por el numeral 2.3., inciso g, del
TUO.
Ingreso al Almacn Institucional
Es el ingreso de los bienes materiales adquiridos a travs de los diversos procesos de
seleccin, en aplicacin de la SA 05- Unidad en el ingreso fsico y custodia temporal de bienes,
concordante con las Normas Tcnicas de Control Interno - NTCI 300 02- Unidad de Almacn.
(Catalogacin, Registro en las Tarjetas de Control Visible de Almacn, verificacin
permanente de su estado de conservacin, despacho de las existencias, registro en las
Tarjetas de Existencias Valoradas de Almacn, informe a la Oficina de Contabilidad).
Valorizacin de las existencias de almacn

Se realiza en funcin a los documentos - fuentes o tasacin, aplicando
el Costo Promedio o el PEPS (Primeras entradas, primeras salidas).
Inventario Fsico
En el proceso se aplican las normas legales vigentes del Sistema de Abastecimiento,
SBN, etc.
Ajuste del valor monetario
Aplicando lo establecido en las normas legales vigentes.
Presentacin a la Oficina de Contabilidad
Esta actividad es clave para la sustentacin del Balance.
FUNCIONES GENERALES DEL REA DE ABASTECIMIENTO Y CONTROL

PATRIMONIAL
Gerencia de Abastecimiento
La Gerencia de Abastecimiento tiene como objetivo

conducir de manera eficiente y eficaz los procesos tcnicos
del Sistema de Abastecimiento, tales como el planeamiento,
la programacin, la obtencin, la recepcin, el ingreso, el
almacn, la distribucin, y control patrimonial, as como de los
servicios auxiliares de apoyo institucional y tiene como
funciones:
- Programar las necesidades de bienes y servicios en

coordinacin con las dependencias de la institucin.
- Formular el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones de Bienes y Servicios de la
Institucin y elaborar los presupuestos correspondientes.
- Efectuar las adquisiciones y contrataciones cumpliendo las normas vigentes.
- Custodiar y conservar los bienes y materiales del almacn en buenas condiciones,
adoptando las medidas de seguridad.
- Distribuir los bienes a las dependencias de acuerdo a los documentos de salida de
almacn, debidamente autorizados.
- Efectuar los inventarios de almacn.
- Supervisar el registro y control patrimonial de los bienes de la institucin.
- Supervisar los servicios de seguridad, vigilancia y limpieza de la institucin.
- Administrar el parque automotor de la ANR.
- Formular y alcanzar a la Direccin General de Administracin el Plan de Trabajo Anual de
la Direccin y los informes de Evaluacin Trimestral.
Otras actividades inherentes dispuestas por la Direccin General de Administracin.
rea Adquisiciones
Se encarga de la ejecucin de actividades altamente
especializadas, inherentes al proceso de planeamiento,
programacin y de obtencin del abastecimiento en la
entidad.
En ese sentido realiza actividades tcnicas para el proceso

de determinacin y consolidacin de necesidades,
elaboracin del presupuesto valorado, cuadro de obtencin,
cuadro de adquisiciones y reprogramaciones, entre otros.
Asimismo, ejecuta actividades de apoyo profesional especializado a los Comits

Especiales y Permanentes, en la conduccin y ejecucin de los procesos de adquisiciones de
bienes y servicios.
rea de Almacn
Se encarga de coordinar y ejecutar las operaciones y actividades de recepcin,

almacenamiento, control, despacho y distribucin de los bienes a las distintas dependencias
de la entidad, a fi n de garantizar el normal desarrollo de las actividades programadas,
coadyuvando al logro de los objetivos y metas determinadas.
rea de Control Patrimonial
Se encarga de la administracin y supervisin de las

actividades tcnicas del proceso de registro y control de
los bienes patrimoniales existentes en la entidad.
En ese sentido formula y propone directivas internas

de procedimientos, instrumentos y tcnicas que permitan la
optimizacin de los procesos del control patrimonial.
rea de Mantenimiento de Maquinaria y Equipo
Se encarga de coordinar y supervisar la ejecucin de

actividades especializadas en materia de ingeniera y mantenimiento de infraestructura,
maquinaria, equipos e instalaciones de la institucin.
Asimismo, coordina y supervisa las actividades inherentes a la administracin del

parque automotriz de la institucin.
PROCEDIMIENTOS TCNICOS: ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIN
Entre los principales procedimientos tcnicos tenemos los siguientes:
Seleccin y Organizacin de local del almacn.

Almacenamiento.
Distribucin.
Inventario Fsico de Almacn.
Baja de bienes.
Reposicin de Stock.
Registro y Control de Existencias.
Formatos de Documentos.
A. Seleccin y Organizacin de local del almacn.
Estos factores deben ser considerados para la eleccin y organizacin

del almacn:
o rea fsica adecuada, debe permitir

que las operaciones que en ella se
realicen eviten tropiezos e
inconvenientes por falta de espacio.
Que permitan que los bienes tengan
un movimiento adecuado.
o Seguridad; el local debe reunir

condiciones que eviten el deterioro
o merma ocasionados por agentes
atmosfricos, as como preservar la
integridad de las persona que
laboran en l.
o Facilidad de recepcin, contemplar la no inferencia con otras

actividades que ejecuta la institucin; debe existir vas de acceso para
personas y vehculos a fin de que los proveedores entreguen sin
dificultades los bienes.
o Facilidad de utilizacin por los usuarios; considerar la cercana y fluidez de

trnsito para que el abastecimiento a las unidades usuarias se ha de forma
oportuna, rpida y segura.
o Infraestructura disponibles; considerar reas que por sus caractersticas

resulten apropiadas y que adems el costo de acondicionamiento resulte
econmico.
NORMAS ESPECFICAS
1. El almacn es un rea fsica seleccionada bajo criterios y tcnicas adecuadas, destinadas
a la custodia y conservacin de los bienes econmicos. Las actividades que en l se
realizan esencialmente son las que correspondan a los procesos tcnicos de
abastecimiento de nominados Almacenamiento y Distribucin.
2. En cada organismo, a nivel central o desconcentrado, el rgano de abastecimiento tendr
a su cargo la organizacin e implementacin de uno o ms almacenes para la custodia
temporal de los bienes que suministra.
3. Todos los bienes que se adquieran deben ingresar a travs del almacn bajo la
Supervisin de la Unidad Funcional de Almacn, aun cuando la naturaleza fsica de los
mismos requiera su ubicacin directa en el lugar o dependencia que lo solicita. Ello
permitir el control efectivo de los bienes adquiridos.
4. El Jefe de la Unidad Funcional de Almacn tendr a su cargo la organizacin e
implementacin del mismo.
5. Es responsabilidad del Jefe de la Unidad Funcional de Almacn hacer cumplir entre otras,
las siguientes acciones:
a) Presentar verificar y suscribir la conformidad sobre el ingreso de bienes a la

entidad.
b) Proteger y controlar las existencias en custodia.
c) Velar por la seguridad y mantenimiento del local y equipos de almacn.
d) Efectuar la distribucin de bienes conforme al programa establecido.
e) Coordinar la oportuna reposicin de stock.
f) Emitir los reportes de movimiento de bienes en almacn.
6. Debe establecerse reas fsicas de uso especfico para:

a) Oficina.
b) Recepcin y despacho.
c) Corredores y pasadizos.
d) Zona de sub almacenes.
e) Zona para ampliaciones.
f) reas de estacionamiento exterior.
g) Zonas de seguridad para el control e ingreso y salida de bienes.
7. El Almacn y los sub almacenes debern contar con mobiliario y equipo necesarios para
efectuar la conservacin, manipulacin, proteccin de bienes en custodia. En la seleccin
del mobiliario y equipo se tomara en cuenta:
a) Caractersticas de los bienes; a fin de rodearlos de las condiciones que necesiten
para su conservacin, de acuerdo con las instrucciones de los fabricantes o
tcnicos especializados.
b) Requerimiento de seguridad, analizar y valorar el equipo de seguridad con el
mismo cuidado que se da a otro equipo.
c) Equipo apropiado para el trabajo
8. La distribucin y clasificacin de los espacios en las zonas de almacenaje del Almacn
general y sub Almacenes deben ser cuidadosamente estudiadas, poniendo especial
atencin en dar a los bienes una clasificacin adecuada que agrupe en secciones o
anaqueles correlativos aquellos que guarden cierta semejanza. Son aspectos a
considerar:
a) Espacio disponible.
b) Cantidad prevista de bienes para almacenar.
c) Cantidad de cada clase de bienes.
d) Manipulacin que necesitan.
e) Caractersticas que presentan.
f) Condiciones ambientales que necesitan.
g) Caractersticas del mobiliario y equipo necesarios para su conservacin.
h) Seguridad que hay que proporcionarles.
i) Control que necesiten.
j) Frecuencia de demanda de cada tipo de artculo.
k) Apilamiento de acuerdo a las caractersticas de los bienes.
9. Se deber contratar siempre una cobertura de seguro que comprenda la infraestructura

del Almacn, sub almacenes y bienes almacenados.
10. Solo las personas que laboren en el almacn y sub almacenes deben tener acceso a sus
instalaciones y distribuir los bienes segn su requerimiento.
11. Solo los bienes que por sus caractersticas especiales tienen que ser almacenados en
otras instalaciones, o enviados directamente a los encargos de su utilizacin; el Jefe de
Almacn tendr que efectuar la verificacin directa y la tramitacin de la documentacin
correspondiente en coordinacin con el rea usuaria
B. ALMACENAMIENTO:
El almacenamiento es un proceso tcnico del abastecimiento, las actividades
concernientes a este proceso, estn referidas a la ubicacin temporal de bienes en un
espacio fsico determinado, como bienes en custodia, para ser trasladados fsicamente
(temporal o definitivo) a los rganos solicitantes que los utilizaran.
Consta de las siguientes fases:
a) Recepcin
b) Verificacin y control
c) Internamiento
d) Registro y control
e) Custodia
1. Recepcin:
Corresponde a las operaciones que desarrolla el personal encargado de recepcin,
una vez que los bienes han llegado al local de almacn y termina con la ubicacin
de los mismos, en el lugar designado para efectuar la correspondiente verificacin
y control de calidad
a) La recepcin se efecta teniendo a la vista la orden de Compra y la
respectiva Gua de Remisin.
b) Si la compra es por proceso de seleccin se deber contar con: Copia del
contrato, Acta de recepcin y Conformidad del rea usuaria.
c) En la fase de recepcin se deber tomar debida nota de lo siguiente:
Examinar en presencia de la persona encargada de la entrega: los
Registros, sellos, envolturas, embalajes, etc. A fin de informar sobre
cualquier anormalidad.
Contar los paquetes, bultos y/o equipo recibido y asegurarse de
anotar las discrepancias encontradas con los documentos de lo
recibido.
Anotar en la Gua de Remisin ( nombre de la persona que entrega,
nombre de la persona que recibe, nmero de placa del vehculo
utilizado, fecha y hora de recepcin)
2. Verificacin y Control de calidad
Las actividades que se realizan dentro de esta fase

deben ser ejecutadas en un lugar predeterminado,
independiente de la zona de almacenaje. Comprende las
siguientes acciones:
a) Retirar los bienes de los embalajes
b) Revisar y verificar su contenido en forma
cualitativa y cuantitativa.
c) Efectuar la verificacin cuantitativa, para comprobar que las cantidades
recibidas son iguales a las que se consignan en la documentacin de
recibo.
d) Efectuar la verificacin cualitativa denominada control de calidad, para
verificar que las caractersticas y propiedades de los bienes recibidos estn
de acuerdo con las especificaciones tcnicas solicitadas.
e) Tratndose de bienes que por sus caractersticas ameritan ser sometidos
a pruebas, exmenes de conformidad y/o anlisis, el jefe de la Unidad
Funcional de Almacn los encargara, a los especialistas de las Unidades
Orgnicas.
f) La conformidad de recepcin ser suscrita por el Jefe de almacn en el
rubro respectivo de la Gua de Remisin. Se sustenta la verificacin que
este realice o con el informe general de las pruebas de conformidad a que
se refiere el literal anterior.
3. Internamiento
Comprende acciones para el registro y control de ingreso de los bienes en los sub
almacenes designados.
Se ejecutaran las siguientes labores:
a) Agrupar los bienes segn su tipo, periodo de vencimiento, dimensin, etc.

b) Ubicar los bienes de forma ordenada, en el lugar que previamente se les
ha designado en la zona de almacenaje, hacindolo de tal manera que su
ubicacin sea gil y oportuna.
c) Se evitara dividir un grupo de bienes de un mismo tipo en zonas de
almacenaje diferentes.
4. Registro y control
Comprende acciones para el registro y control de ingreso de los bienes en los sub
almacenes asignados.
a) Ubicados los bienes en las zonas de almacenaje de los sub almacenes

se proceder a registrar su ingreso en la tarjeta de control, la misma que
ser colocada junto al grupo de bienes registrados. Para aquellos bienes
que proceden de donaciones, transferencia u otros conceptos distintos a
la compra se proceder previamente a formular la correspondiente Nota
de entrada al Almacn.
b) Se debe evitar borrones y adulteraciones en la tarjeta de control visible.
c) Los bienes que se incorporan al patrimonio mobiliario institucional se
codifican conforme al procedimiento de control patrimonial
correspondiente.
5. Custodia
Conjunto de actividades que se realizan con la finalidad de que los bienes
almacenados conserven las mismas caracterstica fsicas y numricas en que
fueron recibidas.
Las acciones concernientes a la custodia son las siguientes:
a) Proteccin a los materiales: est referido a los tratamientos especficos

que son necesarios para cada artculo almacenado, a fin de protegerlos de
elementos naturales como la humedad, luz, lluvia, temperatura, etc. Las
tcnicas por aplicar sern las estipuladas en las normas tcnicas, manual
de fabricante u otros textos especializados.
b) Proteccin del local del almacn: a las reas fsicas destinadas a servir de
almacn se las debe de rodear de medios necesarios para proteger a las
personas, el material almacenado, mobiliario, equipos y las instalaciones
mismas de riesgo internos y externos. Para tal efecto se tomarn las
medidas necesarias para evitar.
Robos o sustracciones,
Acciones de sabotaje,
Incendios.
Inundaciones, etc.
c) Proteccin al personal de almacn: se debe contemplar todos los aspectos

de proteccin al personal por los daos que puedan causar a su integridad
fsica; con tal fin se le dotar de los equipos e implementos necesarios para
la adecuada manipulacin de materiales. As mismo, se disearn planes
de seguridad que contemplarn programas de evaluacin para casos de
siniestros (incendios, terremotos, inundaciones), y de entrenamiento en el
manejo de equipos de manipulacin de materiales y seguridad.
C. Distribucin
Proceso tcnico de abastecimiento que consiste en un conjunto de actividades de

naturaleza tcnico-administrativa, referidas a la directa satisfaccin de
necesidades. Incluye operaciones de traslado interno. Consta de las fases
siguientes:
1. Formulacin del pedido:

Comprende acciones para la formulacin, suscripcin y remisin del
pedido de bienes por las unidades orgnica usuarias.
a) se emplea el formato pedido-comprobante de salida (PECOSA).

b) se formulan en base a los respectivos cuadros de necesidades
debidamente conciliados con las posibilidades financieras de la entidad
y disponibilidad financieras de la entidad y disponibilidad de bienes de
almacn.
c) la solicitud de bienes se inicia con el pedido, en el sistema SIGA MEF,
por el directivo de la unidad orgnica solicitante, dirigida a la oficina de
logstica (informacin- programacin) del INEN, quien lo derivar al
sub-almacn respectivo para su atencin.
d) El encargado del Sub almacn respectivo atender el requerimiento y
elaborara y procesar, en el sistema SIGA MEF, el respectivo pedido
comprobante de salida (PECOSA).
e) Una vez impresa la PECOSA se proceder a suscribirla conjuntamente
con el director general o director ejecutivo del rgano solicitante.
f) Una vez suscrita la PECOSA por el director general o director ejecutivo
del rgano o unidad orgnica solicitante, ser remitiendo al jefe de la
unidad funcional de almacn para la organizacin de su despacho.
2. Autorizacin de despacho:
a) La autorizacin se otorga para aquellos bienes que figuran en el

respectivo cuadro de necesidades.
b) Se autorizara pedidos no programados solo en los casos derivados de
situacin de emergencia, los que debern ser calificados por el director
ejecutivo de la oficina de logstica, siendo atendidos con cargo a los stock
de seguridad.
c) Esta fase comprende las siguientes acciones:
Registro del despacho del pedido comprobante de salida.
Aprobacin de el/la directora/a ejecutivo de la oficina de
logstica y de el/la jefe/a de la unidad funcional de almacn.
Registro en el SIGA MEF de las salidas autorizadas de bienes
de los Sub Almacenes.
Impresin del pedido comprobante de salida (PECOSA) en el
SIGA MEF.
d) Est prohibido hacer entrega de bienes ingresados en el almacn, sin
contar con el respectivo pedido comprobante de salida (PECOSA), bajo
responsabilidad del jefe de la unidad funcional de almacn.
ACONDICIONAMIENTO DE MATERIALES
a. Los responsables de Sub- almacenes recibirn los Pedidos comprobantes de Salida

aprobados respectivos y dispondrn el acondicionamiento de los bienes para su entrega.
b. Retiraran los bienes de su ubicacin y los colocaran en el lugar destinado para el despacho.
c. El acondicionamiento y/o embalaje de los artculos por distribuir debe realizarse en forma tal
que se evite:
01. Roturas o aplastamientos

02. Daos por manchas con grasas u otro agente nocivo
03. Deterioro
04. Daos por causas climatolgicas
05. Prdida parcial, total o extravi
CONTROL DE LOS BIENES
A. En cada sub-almacn se establecer un control de salida de los bienes, el mismo que ser
encargado al personal de seguridad o vigilancia.
B. El encargado del acarreo o transporte de los bienes, presentara, al salir del almacn, el
pedido comprobante de salida a la persona encargada del control de salida de los bienes,
quien verificara si el contenido concuerda con el documento y retendr una copia del mismo
la que ser entregada del control del stock.
ENTREGA DE LOS BIENES
A. Sera precaucin del responsable de almacn que la dependencia de destino entregue el

pedid comprobante de salida antes de retirar el bien.
B. Cuando los bienes hayan sido ingresados directamente al rea fsica asignada a la unidad
orgnica usuaria, por la naturaleza misma de los bienes, es responsabilidad de el/la
directora/a ejecutivo/a de la unidad orgnica de entregar la conformidad respectiva al
almacn, en forma oportuna, debiendo coordinarse la firma de la PECOSA.
C. Efectuar los registros en forma inmediata el movimiento de salida en las tarjetas de control
visible.
D. Permitir de forma inmediata, los pedidos comprobantes de salida (PECOSA) atendidos y
debidamente suscritos, al jefe de la unidad funcional del almacn.
D . INVENTARIO FISICO DE ALMACEN
Es una forma de verificacin fsica que consiste en constatar la existencia y presencia real de los
bienes almacenados, apreciar su estado de conservacin o deterioro y condiciones de seguridad.
La unidad de almacn realizara inventarios inopinados, peridicamente, a los Subalmacenes y

almacn especializado.
TIPOS DE INVENTARIO
A. Inventario Masivo
Incluye a todos los bienes almacenados, forma parte del Inventario Fsico General que comprende
la verificacin fsica de bienes en uso y almacn.
Se efecta cerrando las operaciones de almacn por uno o varios das, como mnimo una vez
por ao, requiere un apropiado programa y sirve de sustento a los estados financieros de INEN.
B. Inventario Selectivo
Comprende a un grupo de bienes previamente seleccionados. Se realiza peridicamente o cada

vez que sea necesario comprobar que los registros de STOCK se mantiene al da, completos y
exactos: para verificar que las existencias fsicas concuerden con sus registros de las tarjetas de
Control visible de Almacn (Bincard).
Se realizara sin paralizar las actividades del almacn: solo se efecta el bloqueo temporal de la
documentacin y el despacho del grupo de bienes objeto de inventario, por el plazo que se estime
dure el mismo.
Los almaceneros no tendrn participacin directa en los inventarios, solo intervendrn para indicar
el lugar en que se encuent6ran ubicados los bienes.
PREPARACION DEL INVENTARIO
Corresponde a la Oficina de Logstica, precisar las instrucciones, plazos, mecanismos,

instrumentos y responsabilidades efecto de realizar la verificacin de bienes de los almacenes.
Son condiciones previas al inventario:
a. Ordenamiento del almacn: el principio del buen ordenamiento debe mantenerse en los
almacenes en todo momento: sin embargo, se hace ms necesario cuando se trata de realizar
inventarios.
b. Documentacin: es imprescindible preparar la documentacin para la toma de inventario.
Son cuatro los aspectos a considerar:
01. Las tarjetas de control visible (Bincard) y los reportes de existencias valoradas del SIGA MEF
de almacn, deben estar al da.
02. Bloqueo del internamiento de bienes recibidos durante el periodo de inventarios. Estos
quedaran temporalmente en la zona de recepcin y sern internados una vez concluido el
inventario.
03. Despacho de materiales y equipos correspondientes a los pedidos comprobantes de salida-
PECOSA pendientes de atencin. Los bienes de pedidos no reclamados permanecen en la
zona de despacho.
04. Suspender la recepcin de pedidos por un periodo prudencial antes del inicio del inventario.
c. Equipo de Verificadores
01. Cuando se trate de Inventario fsico General, la verificacin fsica ser realizada por la
comisin de inventario.
02. Si se trata del inventario fsico del almacn, el (la) director (a) de la oficina de logstica designa
la comisin de verificacin, la que en ningn caso ser integrada con personal de almacn,
estos ltimos intervienen para indicar el lugar en que se encuentran ubicados los bienes.
d. Medios e instrumentos:
El equipo de verificadores ser dotado de medios adecuados tales como > catlogos, winchas,
calibradores, metros, balanzas, etc., que les permitir certificar las medidas, denominaciones,
pesos, cdigos, etc., de cada uno de los bienes que se est verificando.
FORMAS DE INVENTARIO
Son las siguientes:
a. Al barrer
El equipo de verificadores procede a efectuar el inventario empezando por un punto determinado

del almacn: continuando el control de todos los bienes almacenados, sin excepcin alguna. Esta
modalidad se utilizara para efectuar el inventario Masivos de almacn.
b. Por seleccin
Consiste en constatar la veracidad de las existencias del grupo de bienes sobre las cuales se
tiene inters, sin importar su ubicacin. Esta forma se utilizara para realizar inventario de tipo
selectivo.
FORMULAS DE COSTEO
Mtodo de identificacin
Cuando se tienen:
a) Existencias que ordinariamente no son intercambiables, o
b) Bienes o servicios producidos y separados para proyectos especficos.
El costo de las existencias debe ser asignado usando el mtodo de identificacin especfica de
sus costos individuales.
Forma de aplicacin del mtodo de identificacin especfica
La Norma seala:
a) Que la identificacin especfica del costo significa que cada costo especfico es atribuido a
productos identificados de las existencias. ste es el tratamiento apropiado para partidas que han
sido separadas para proyectos especficos.
Independientemente de si han sido comprados o producidos.
b) Que la identificacin especfica del costo no es apropiada cuando hay un gran nmero de
partidas en existencia, que son habitualmente intercambiables. En estas circunstancias, el mtodo
de seleccionar aquellas partidas que permanecen en existencias puede ser usado para obtener
efectos predeterminados en la utilidad o prdida.
Mtodo PEPS y Mtodo del Costo Promedio Ponderado
La Norma requiere que el costo de las existencias, distintas de las sealadas en el prrafo 23,
debe ser asignado usando:
a) El mtodo de PRIMERAS ENTRADAS, PRIMERAS SALIDAS (PEPS), o
b) La frmula del COSTO PROMEDIO PONDERADO
El mtodo FIFO (First in, first out), tambin conocido como PEPS (Primeras en Entrar Primeras
en Salir), se basa en que aquellas mercaderas que ingresaron primero, son aquellas mercaderas
que deben salir primero.
Por ejemplo:
Si tengo 3 compras: 01 de enero, 3 de enero, 6 de enero, y el 8 de enero realizo un venta,

las mercaderas que primero debo sacar de mi inventario sern aquellas que ingresaron el 01 de
enero, y si me faltan completar, saco las del 3 de enero, y si an me faltan, saco las del 6 de enero.
El proceso es simple: Las que primero ingresaron son las que primero salen del inventario.
PROMEDIO PRONDERADO
Se basa en el costo promedio del inventario durante el perodo
- Determinar el costo del inventario inicial multiplicando la cantidad de unidades al inicio por su
costo
- Determinar el costo de todas las compras multiplicando la cantidad de unidades compradas por
su precio
- Obtener el costo total de las mercancas disponibles para la venta mediante la suma de los
resultados anteriores (CT)
- Obtener la cantidad total de unidades disponibles para la venta (NT)
- Obtener el costo promedio de las mercancas dividiendo CT entre NT
- Obtener el costo de las mercancas vendidas multiplicando el costo promedio de las mercancas
por el inventario final
PREPARACIN DEL INVENTARIO
NORMAS GENERALES
La Gerencia de Administracin y Finanzas es la encargada de disponer la oportunidad en que

deba realizarse el Inventario General.
El Contador General es el responsable de la toma del Inventario General de existencias de los
almacenes de la Empresa.
Los jefes de equipo designados por el Contador general para el inventario de cada uno de los
Almacenes y/o depsitos son responsables del cumplimiento de las normas y procedimientos de
inventario a que se refiere la presente norma.
La Gerencia de Administracin y Finanzas en los casos que se requiera, podr disponer se efecte
inventarios selectivos, siguiendo las mismas normas que se sealan para el Inventario General en
la parte que le sea aplicable.
DOCUMENTACIN
Es imprescindible preparar la documentacin para la toma de inventario.

Son cuatro los aspectos a considerar.
1. Las tarjetas de control visible y los reportes de existencias valoradas del SIGA MEF de
almacn, debe estar al da.
2. Bloqueo de internamiento de bienes recibidos durante el periodo de inventarios. Estos
quedaran temporalmente en la zona de recepcin y sern internados una vez concluido el
inventario.
3. Despacho de materiales y equipos correspondientes de los pedidos comprobante de
Salida pendientes de atencin. Los bienes de pedidos no reclamados permanecen en la
zona de despacho.
4. Suspender la recepcin de pedidos por un periodo prudencial antes del inicio del
inventario.
MEDIOS O INSTRUMENTOS
El equipo de verificadores ser dotado de medios adecuados tales como: Catlogos, winchas,
calibradores, metros, balanzas, etc. Que les permitir certificar las medidas, denominaciones,
pesos, cdigos, etc., de cada uno de los bienes que se est verificando.
ORDENAMIENTO DE ALMACEN
El principio del buen ordenamiento debe mantenerse en los almacenes en todo momento, sin
embargo, se hace ms necesario cuando se trata de realizar inventarios.
EQUIPO DE VERIFICADORES
1. Cuando se trate de Inventario Fsico General la verificacin fsica ser realizada por la
comisin de inventario.
2. Si se trata de inventario fsico de almacn el director de la oficina de logstica designa la
comisin de verificacin, la que en ningn caso ser integrada con personal de almacn,
estos ltimos intervienes para indicar el lugar en que se encuentran ubicados los bienes.
JEFE DE ABASTECIMIENTO
Coordinar las acciones del equipo de trabajo y realizar directamente las acciones que as lo
requieran, para el cumplimiento de las siguientes funciones, en el mbito nacional de la
organizacin (dos recintos en el nivel central y catorce oficinas regionales):
a) Proveer de la infraestructura y servicios logsticos y de mantenimiento necesarios para el buen
funcionamiento de la SISS, incluyendo la programacin y control de las actividades de prevencin
de riesgos y enfermedades profesionales.
b) Gestionar la funcin de compras, incluyendo las contrataciones para el suministro de bienes

muebles, para la prestacin de servicios, para la ejecucin de acciones de apoyo, y las
contrataciones de estudios, asesoras y consultoras, en los trminos previstos por la normativa
vigente, y de forma coordinada con las divisiones y unidades que lo requieran.
c) Coordinar las actividades necesarias para la ptima gestin de la flota de vehculos, el adecuado
apoyo de servicios generales, as como la gestin de los seguros que resguarden los bienes
muebles e inmuebles de la SISS.
d) Programar, adquirir, abastecer, custodiar y controlar los materiales necesarios, para el buen
funcionamiento de la SISS.
e) Coordinar y gestionar el control de los bienes inventarales de la SISS.
Comisin de verificacin
FORMAS DE EFECTUAR EL INVENTARIO
INVENTARIO FSICO
Es una forma de verificacin fsica que consiste en constatar la existencia o presencia real de los
suministros, insumos, repuestos y otros bienes o materiales almacenados, apreciar su estado de
conservacin y condiciones de seguridad.
Se tienen los siguientes tipos de inventario:
AL BARRER
Modalidad que consiste en que el equipo de verificadores procede a efectuar el inventario

empezando por un punto determinado del almacn efectuando el conteo de todos los bienes
encontrados sin excepcin.
POR SELECCIN
Comprende a un grupo de bienes previamente seleccionados. Se realiza peridicamente o cada

vez que sea necesario comprobar que los registros de stock se mantienen al da as como para
verificar que las existencias fsicas concuerden con las tarjetas de control visible de almacn y los
registros fsico - valorados correspondientes.
Se realiza sin paralizar las actividades de almacn pudiendo o no bloquear temporalmente la
documentacin y el despacho del grupo de bienes objeto del inventario por el plazo que dure el
mismo.
INVENTARIO GENERAL
Denominado tambin inventario masivo, incluye a todos los bienes almacenados en los diferentes
ambientes o depsitos de la empresa y sirve de sustento a los Estados Financieros de la entidad.
Este inventario requiere de un apropiado programa y se realiza por lo menos una vez en cada
ejercicio. El inventario general normalmente se efecta cerrando las operaciones del almacn por
uno o varios das, pudiendo realizarse tambin en movimiento tomando las precauciones que se
sealan en la presente norma.
SOBRANTES DE INVENTARIO
Si en el proceso de verificacin de establecer bienes sobrantes se preceder en la forma siguiente:
a. Determinar su origen, principalmente entre las siguientes causas:

Documentos fuentes no registrados en las tarjetas de control visible.
Bienes entregados en menor cantidad a la autorizada en el respectivo pedido comprobante
de salida.
Entrega de un bien similar en lugar del que figura como sobrante.
b. En el caso que le origen de los sobrantes de almacn se deba a las dos primeras causas
indicadas en el literal anterior, estos se incorporan en los registros de existencias
formulando la respectiva Nota de entrada a almacn.
c. Cuando los sobrantes tienen su origen en la entrega de un bien similar en lugar del
sobrante implica que la misma cantidad del bien sobrante debe figurar como faltante en
bien similar entregado. En este caso se proceder a realizar el ajuste en la respectiva
tarjetas de control visible(blincard) de almacn anulando la salida del bien sobrante, la
misma que ser sustentada con el informe de la Comisin de Verificacin: previo inicio de
la determinacin de responsabilidades. Asimismo se registrar la salida de bien faltante.
FALTANTE DE ALMACN
En el caso que como consecuencia de la conciliacin entre los registros de existencias y el

inventario fsico realizado se determinen bienes faltantes, la comisin de verificacin actuara en la
forma siguiente:
POR ROBO
Organizara un expediente de las investigaciones realizadas acompaadas de la denuncia policial
correspondiente.
POR NEGLIGENCIA
El jefe de Almacn y el servidor o servidores a cargo de la custodia son responsables tanto
pecuniaria como administrativamente de la perdida.
MERMA
Tratndose de bienes, slidos o lquidos que por su naturaleza se volatizan, ser aceptada siempre
y cuando este dentro de la tolerancia establecida en la norma tcnica respectiva.
Cuando la merma ocurra por accin de animales depredadores, la comisin de verificacin
evaluara e informara sobre si la merma e debe estrictamente a esa causa.
E. BAJA DE BIENES
Se dar de baja a los bienes que como resultado de inventario fsico general resultan considerados
para tal proceso de acuerdo a la Directiva N 001-2008-UALM-OL-OGA/INEN y la resolucin
Administrativa N 063-2008-OGA/INEN
ESTADO DE EXCEDENCIA:
Recae en los bienes de existencias, que encontrndose en condiciones operativas no son
utilizados por la entidad y se presume que permanecern en la misma situacin por tiempo
indeterminado.
OBSOLESCENCIA TCNICA
Se presenta cuando los bienes de Existencias a pesar de contraerse en condiciones operativas,
no permiten un eficaz desempeo de las inherentes a las necesidades de las reas usuarias en
comparacin da lo q se obtendra con bienes que cumplen las mismas funciones. Debido a los
cambios y avances tecnolgicos.
PERDIDA, ROBO O SUSTRACCIN

la entidad deber organizar un expediente de la investigacin realizada acompaada de la
denuncia policial correspondiente.
REEMBOLSO
Procede cuando la reposicin del bien no es posible y en su lugar existe un desembolso de dinero
a favor de la entidad pblica. El dinero a reembolsar debe corresponder al valor de adquisicin o
al valor comercial de los bienes de existencias.
SINIESTRO(NATURALEZA)
Recae en el bien que ha sufrido dao, perdida o destruccin parcial o total a causa de un incendio
o fenmeno de la naturaleza el cual deber ser sustentado con la informacin de los daos
ocasionados expedidos a quien corresponda a fin de requerir su cobertura por el seguro de riesgos
correspondientes.
DESTRUCCIN
Recae cuando el bien ha sufrido dao grave a consecuencia de hechos accidentales o provocados
que no sea calificado como siniestro. Deber estas sustentado con denuncia policial.
NO REPOSICIN POR CANJE

Es de aplicacin cuando debido al canje otorgado por el proveedor, un buen no es repuesto en un
tiempo determinado, bajo la custodia del almacn general.
MERMA
Se aplica cuando los bienes son slidos o lquidos que por su naturaleza se volatizan, era aceptada
siempre y cuando este dentro de la tolerancia establecida en la norma tcnica respectiva.
VENCIMIENTO O EXPIRADO
Se aplica cuando los bienes han vencido o su estado de descomposicin no son recomendables
para su consumo.
Resuelta la baja se registra, informa y sustenta su salida con la resolucin respectiva.
F. REPOSICIN DEL STOCK
Comprende un conjunto de acciones de naturaleza tcnico administrativa, inherentes a la funcin

de almacn que tiene por finalidad el mantener la continuidad del abastecimiento reemplazando
las existencia distribuidas, a fin de que se encuentren disponibles en cualquier otro momento y
asegurar as que lleguen a los usuarios en la oportunidad conveniente.
VARIABLES UTILIZADAS
NIVEL MXIMO DE STOCK

Cantidad de cada tipo de bien que se estima es suficiente para atender en condiciones normales
y por un periodo determinado, las necesidades de la entidad.
STOCK MNIMO O DE SEGURIDAD

Cantidad de cada tipo de bien que se requiere para continuar el abastecimiento, durante el tiempo
que demore el trmite de reposicin de stock.
PUNTO DE PEDIDO
Es el momento ideal para iniciar las acciones conducentes a la reposicin de existencias a fin de
evitar el consumo total del stock mnimo o de seguridad.
CUANTIFICACIN DE VARIABLES
El jefe de almacn coordinara con el rea encargada de la programacin de la Oficina de Logstica

para cuantificar las variables que permitirn establecer los puntos de pedido para cada tipo de
bien.
La determinacin de cada una de ellas se efecta de las siguiente manera:
a. La magnitud del nivel mximo est dada por la cantidad de un tipo de bien que necesita para
atender las necesidades de todas las dependencias de una entidad; en un periodo trimestral,
semestral o anual.
Si las necesidades son mayores a la capacidad de almacenamiento pueden considerarse
excepcionalmente cantidades para periodos bimestrales o mensuales, segn convenga. Se utiliza
como documento fuente los cuadros de Necesidades.
b. El stock mnimo o de seguridad se determina empleando la siguiente frmula:
Q = nivel mximo de stock

t1= tiempo en que se estima se consumir totalmente Q.
t2= tiempo que se considera demora el trmite de reposicin de stock.
FORMULACIN DEL REQUERIMIENTO DE RENOVACIN DE STOCK
El trmite de reposicin de stock se inicia (Punto de pedido) cuando las existencias desciendan al
nivel en que se empieza a consumir el stock mnimo o de seguridad; para tal efecto el jefe de
almacn proceder a:
a. Formular el proyecto de cuadro de adquisicin de los bienes, que a la fecha deben iniciar
su trmite de reposicin de stock.
b. Remitir el proyecto de cuadro de adquisicin a la oficina de logstica a fin que se proceda
a la adquisicin inmediata.
c. Coordinar con el rea a cargo de la programacin de la Oficina de Logstica a fin de
racionar la distribucin hasta que se efecte la respectiva reposicin de existencias.
G. REGISTRO Y CONTROL DE EXISTENCIAS
Consiste en un sistema de registros y reportes en los que se consigna datos sobre ingresos y
salidas de bienes de los almacenes y cantidades disponibles para distribuir.
Los registros y reportes se elaboran en la forma manual y en el Sistema SIGA MEF; en el primer
caso se empleara tarjetas y formularios y en el segundo se utilizara el diseo de los mismos
mediante sistemas de cmputo.
a. El registro y control de existencia se realiza en los documentos siguientes:

1. Tarjetas de control visible, actualizada (sub almacenes)
2. Reporte de Kardex de existencias Valoradas de Almacn en el SIGA MEF
3.Resumen mensual de movimiento de almacn - SIGA MEF
4. Conciliacin mensual del movimiento de los almacenes SIGA MEF, obligado a
presentar los primeros 5 das de cada mes.
b. Los documentos fuente para efectuar los registros son:

1. Orden de compra Gua de internamiento.
2. Nota de entrada al almacn.
3. Pedido comprobante de Salida (PECOSA)
c. Las reas y los sub almacenes debern contar en forma ordenada con los siguientes
archivos:
1. File de la orden de compra Gua de remisin (recepcin de bienes), con el resumen

mensual.
2. File nota de entrada (NEA), con el resumen mensual.
3. File Memorandos:
Bienes sin movimientos.
Control de stock (mnimo y mximo) y otros.
H. FORMATOS ANEXOS
- Tarjeta de control visible Bincard CONTROL VISIBLE DE ALMACN.
- Nota de Entrada NEA OTROS.
- PEDIDO DE COMPROBANTE DE SALIDA N

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ALMACENAJE Y DISTRIBUCIN

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