Retos bsicos del diseo organizacional (Cap.

4, Jones)

El diseo organizacional implica difciles decisiones acerca de cmo controlar (coordinar

y motivar la org.) para maximizar la capacidad de una org. para crear valor.

Diferenciacin

Dentro de los principales desafos del diseo es administrar la diferenciacin, entendida

como el proceso por medio del cual una org. destina persona y recursos, y establece
relaciones de tareas y autoridad para lograr sus metas.

En una organizacin compleja tanto la divisin de trabajo como la diferenciacin son

altas.

Funciones organizacionales

Se define como un conjunto de comportamientos relacionados con las tareas que le son
requeridas a una persona segn su posicin en una organizacin. As, una persona que
recibe una funcin con tareas y responsabilidades puede ser consideraba responsable
de los recursos utilizados para cumplir con los deberes de esa posicin.

Mientras una org. aumenta y crece, los gerentes se especializan en ciertas funciones y
contratan a personas para que se especialicen en otras.

De este modo, la estructura org. tiene a la base un sistema de funciones que se

entrelazan y relacionan unas con otras, lo que se define por los comportamientos
relacionados con las tareas designadas.

Adems, se establecen una autoridad (poder para hacer a una persona responsable de
sus acciones y para tomar decisiones acerca de cmo invertir y utilizar los recursos
organizacionales), lo que le da control sobre la org., es decir, capacidad de coordinar y
motivar para trabajar en favor de los intereses organizacionales.

Subunidades: funciones y divisiones

Funcin: es una subunidad compuesta por un grupo de personas que trabajan juntas,
poseen habilidades similares o utilizan un mismo conocimiento, herramientas o tcnicas
para realizar su trabajo.
1) Funcin de apoyo: facilitan el control de una organizacin sobre sus relaciones
con su ambiente y sus partes interesadas.
2) Funcin de produccin: administran y mejoran la eficiencia de los procesos de
conversin de una org. para crear valor.
3) Funcin de mantenimiento: permite a una org. mantener operativo sus
departamentos.
4) Funciones adaptativas
5) Unciones administrativas: facilitan el control y la coordinacin de las actividades
dentro de los departamentos entre ellos.
Divisin: es una subunidad que consiste en un conjunto de funciones o departamentos
que comparten responsabilidad de producir un bien o servicio en particular.

La diferenciacin en funciones y divisiones aumenta el control de la org. y sus

actividades, logrando sus tareas ms eficazmente.
 Diferenciacin vertical y horizontal

Verticalmente: hace referencia a las funciones organizacionales en cuanto a la cantidad

de autoridad que ostenta cada funcin. La clasificacin de personas de acuerdo con su
autoridad y rango correspondientes se llama jerarqua. As la diferenciacin vertical es
la manera con que se disea la jerarqua de autoridad de control y crea las relaciones
de control para la rendicin de informes.

Horizontalmente: se refiere a la manera en que una organizacin agrupa las tareas

organizacionales en papeles y los papeles en subunidades. Establece la divisin de
labores, cada vez ms especializadas y productivas.

Desafos del Diseo organizacional (D.O.)

1) Como vincular y coordinar las actividades organizacionales.

2) Determinar quin tomara las decisiones
3) Decidir qu tipos de mecanismos son los apropiados para controlar tareas y
papeles especficos.

Equilibrar diferenciacin y la integracin

Las organizaciones con el tiempo descubren que la especializacin limita la

comunicacin entre las subunidades y evita que aprendan unas de otras. As el
resultado de la diferenciacin horizontal genera una orientacin de subunidad, definida
como la tendencia en la que un individuo considera su papel en la org. desde la
perspectiva de tiempo, metas y orientaciones interpersonales.

Integracin y mecanismos.

La integracin es el proceso de coordinar varias tareas, funciones y divisiones para que

trabajen juntas, y no con propsitos distintos, para as mejorar la comunicacin intra-
organizacional. As, se establecen 5 mecanismos de integracin (del complejo, al +
complejo):
1) Jerarqua de la autoridad: diferencia a las personas por la cantidad de autoridad
que poseen.
2) Contacto directo: Contacto entre personas de distintas subunidades. Principal
problema es que el gerente de una funcin no tiene autoridad sobre el gerente
de otra.
3) Funciones de vinculacin: Se establecen funciones de trabajar con diferentes
subunidades, de este modo las personas que tienen estas funciones de vinculo
o conexin pueden desarrollar profundas relaciones con individuos de otras
subunidades.
4) Fuerza de tarea: Es un comit establecido para tratar un problema especfico.
As, los integrantes de la fuerza de tarea son entonces responsables de
implementar la solucin en sus funciones para obtener aportacin y aprobacin.
5) Equipos: es una fuerza de tareas o comit permanente. Sucede cuando las
fuerzas de tareas se hacen constante o un asunto administrativo.
6) Funciones o dep. integradores: Es una posicin administrativa de tiempo
completo establecida especficamente para mejorar la comunicacin entre
divisiones. Su propsito es promover que la informacin y conocimiento se
compartan para seguir mejore los objetivos organizacionales como innovacin
de productos.
 Diferenciacin frente a integracin

Las organizaciones complejas necesitan un equilibrio entre la diferenciacin e

integracin para coordinar eficientemente sus actividades.
As, lo necesario para diferenciar e integrar correctamente es 1) guiar cuidadosamente
el proceso de diferenciacin para que la org. desarrolle las competencias bsicas que
le dan ventaja competitiva y 2) integrar cuidadosamente la organizacin al elegir
mecanismos de coordinacin apropiados que permitan a las subunidades cooperar y
trabajar juntas.

Equilibrio de centralizacin y descentralizacin

Se necesita un equilibrio en la jerarqua y la toma de decisiones para la que organizacin

mejore su desempeo. Cuando nadie est dispuesto a asumir la responsabilidad de
ciertas funciones, la toma de decisiones se vuelve lenta y la organizacin inflexible.

Centralizacin frente a descentralizacin de autoridad

Centralizada: cuando en lo ms alto de la jerarqua los gerentes mantienen la autoridad

para tomar decisiones importantes, se dice que es una organizacin altamente
centralizada.
- Ventajas: permite a los altos directivos coordinar actividades de la org. Y que
esta se enfoque en las metas.
- Desventaja: cuando los altos directivos se sobrecargan y sumergen en la toma
de decisiones operativas.
Descentralizada: se delega autoridad a los gerentes de todos los niveles jerrquicos
para tomar decisiones.
- Ventajas: promueve la flexibilidad y receptividad al permitir que los gerentes de
nivel inferior tomen decisiones en el momento.
- Desventaja: si se delega tanta autoridad que todos los niveles pueden tomar
decisiones, la coordinacin y planeacin se vuelven difciles.

El equilibrio entre ambas radica en que la responsabilidad de estrategias a largo plazo

corresponde a la alta gerencia, mientras que la autoridad a niveles inferiores para toma
de decisiones y riesgos en el momento corresponde a la baja gerencia.

Equilibrio entre estandarizacin y ajuste mutuo

Las reglas escritas, los procedimientos de operacin estndar (POE) y los valores y
normas no escritos son formas importantes de control del comportamiento
organizacional.

Si se hace un seguimiento estricto de las reglas se puede estancar la innovacin. Para

lograr un buen equilibrio entre el seguimiento de reglas y la innovacin se necesita
equilibrar la estandarizacin (conformidad de modelos definidos por los conjuntos de
reglas y normas que son considerados apropiados para una situacin dada, esto hace
que las personas acten de forma predecible) y el ajuste mutuo (proceso por medio del
cual las personas se basan en su juicio en lugar de en las reglas estandarizadas para
solucionar problemas).
 Formalizacin: reglas escritas

Se refiere al uso de reglas y procedimientos escritos para estandarizar las operaciones.

Un bajo nivel de esto sugiere que la coordinacin se debe al ajuste mutuo. Por lo mismo,
un ajuste mutuo implica la descentralizacin de autoridad, porque los empleados deben
tener cierta autoridad para tomar decisiones y comprometer a la org.

Socializacin: normas comprendidas

Las reglas son declaraciones formales y escritas que especifican los medios apropiados
para lograr las metas deseadas. Las normas son estndares o estilos de
comportamientos que se consideran tpicos para un grupo de personas.

Las reglas pueden interiorizarse y volverse parte de la estructura psicolgica de las

personas de tal forma que se convierten en normas interiorizadas. A este proceso por
el cual las personas interiorizan las reglas en normas, se conoce como socializacin.

Estandarizacin frente al ajuste medio

En niveles ms alto de jerarqua el ajuste mutuo es mucho ms necesario y eficaz que

la estandarizacin puesto que se necesitan tomar decisiones que muchas veces
superen las reglas.

Un equilibrio apropiado entre estas dos variables es que promueva el comportamiento

creativo y responsable de los empleados, as como la efectividad organizacional.

Estructuras organizaciones mecanizada y orgnicas

Estructura mecanizada

Este tipo de organizaciones se disea para persuadir a las personas para actuar y
comportarse de manera predecible y responsable. Cada empleado sabe su funcin y
responsabilidad y se inhibe el comportamiento inapropiado de cada funcin. Su
mecanismo de integracin principal es la jerarqua. Siendo tambin la estandarizacin
los principales medios de control organizacional.

Caractersticas principales:
- Especializacin individual
- Mecanismos simples de integracin
- Centralizacin
- Estandarizacin

Estructura orgnica

Este tipo de organizacin promueve la flexibilidad para que las personas inicien cambios
y puedan adaptarse rpidamente a las condiciones cambiantes, son descentralizadas
en cuanto a la autoridad, tienen una especializacin conjunta para aumentar la
productividad. Es necesario un alto nivel de integracin para mantenerlas, as la
coordinacin se logra por medio del ajuste mutuo. Con el tiempo se desarrollan normas
y valores especficos que dan nfasis a la competencia y experiencia personal.

Caractersticas principales:
- Especializacin conjunta
- Mecanismos de integracin complejos
 - Descentralizacin
- Ajuste mutuo

El enfoque de la contingencia al diseo organizacional

La decisin sobre que estructura organizacional implementar depende de la situacin

en particular que se enfrente: el ambiente, su tecnologa y a que se dedica la org. De
este modo, el enfoque de contingencia es el enfoque administrativo en el que el diseo
de la estructura de una org. se adapta a las fuentes de incertidumbre que enfrenta la
misma.

Teora de la contingencia: establece que una organizacin debe disear su estructura

interna para que se ajuste al ambiente en que opera, es decir disear el interior para
enfrentar el exterior.

Lawrence y Lorsch: la diferenciacin, la integracin y el ambiente

Cuando un ambiente se percibe como inestable e incierto, las organizaciones son ms

eficientes si sus estructuras no son tan formalizadas, ms descentralizadas, y dependen
del ajuste mutuo. Por otro lado, si el ambiente es ms estable e inmutable la estructura
ms centralizada, formalizada y estandarizada dar mayor eficiencia.

Burns y Stalker: las estructuras orgnicas frente a las estructuras

mecanizadas y el ambiente

Establecieron que las organizaciones deberan disear su estructura para igualar el

dinamismo e incertidumbre de su ambiente. As, algunas organizaciones pueden
disear, su estructura para que algunas funciones, acten de manera mecanizada y
otras desarrollen un enfoque ms orgnico.

Estos estudiosos descubrieron que las organizaciones deben adaptar sus

estructuras para reflejar el grado de incertidumbre de su ambiente.