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PROCEDIMIENTO
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Fecha: 05-01-2017

PRODECIMIENTO
DE COMPRAS DE
SERVICIOS Y DE
SUMINISTROS

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1. Objetivo

Establecer los lineamientos para asegurar la compra de servicios y suministros

relacionados con los servicios de ensayo ofrecidos dentro del alcance del sistema de
gestin del laboratorio.

2. Alcance

Este procedimiento aplica para la determinacin de las necesidades de compra de bienes

y servicios necesarios para la ejecucin de todas las actividades del laboratorio y
comprende las etapas de planeacin, seleccin, seguimiento y evaluacin de los
proveedores. Este procedimiento no reemplaza a otros procedimientos de compra que
existan en la organizacin mayor; solamente detalla los aspectos especficos de los
servicios y suministros crticos.

3. Documentos de referencia.

a. Proveedor: Persona natural o jurdica que suministra equipos para calibracin y

ensayo, herramientas para manipulacin de muestras, material de vidrio, elementos
para monitoreo y en general insumos de laboratorio.
b. Plan de compras: Requerimientos de bienes y servicios estipulados previamente,
requeridos para la operacin del AQUALAC S.R.L. por un periodo de tiempo definido.
c. Compras especiales: Sern aquellas que no estn estipuladas dentro del plan de
compras actual y que requieran de una solicitud de compra directa.

4. Trminos y Definiciones

a. Solicitud: Servicio(s) de laboratorio requerido por el cliente.

b. Oferta: Servicio(s) de anlisis de laboratorio ofertados por el laboratorio.
c. Contrato: Es un acuerdo de voluntades, verbal o escrito, manifestado en comn entre
dos, o ms, personas con capacidad (parte del contrato), que se obligan en virtud del
mismo, regulando sus relaciones relativas a una determinada finalidad o cosa, y a
cuyo cumplimiento pueden compelerse de manera recproca, si el contrato es bilateral,
o compelerse una parte a la otra, si el contrato es unilateral.
d. Clientes externos: Persona natural o jurdica que realiza una peticin escrita de
trabajo o servicio.

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5. Procedimiento

N Etapas Descripcin Responsable

1 Plan de El plan de compras se encuentra descrito en un formato el
Compras cual contiene el listado de insumos a requerir en el periodo
Gerencia de
actual de operacin, este plan de compras se realiza
Laboratorio
mediante el conocimiento de la cantidad de estaciones y
tipo de equipos.
2 Utilizacin Las especificaciones de compras de bienes y suministros,
Criterios deben ser realizadas por personal competente en el
Tcnicos funcionamiento de AQUALAC S.R.L. Normalmente la Gerencia de
experiencia y pericia Gerencia de Laboratorio y sus Laboratorio
asesores deben solventar en detalle los requerimientos
tcnicos para la correcta operacin de AQUALAC S.R.L.
3 Identificacin de Las necesidades de AQUALAC S.R.L. en cuanto a
necesidades de servicios, materiales, equipos, instrumentos incluidos los
compra de consumibles, se evalan con base en el inventario, en el
bienes y flujo de materiales y en la proyeccin del ao asignado, Jefe de
servicios dentro del plazo de operacin vigente. Para las Laboratorio
necesidades que surjan durante el ao y que estn fuera
del presupuesto asignado inicialmente debe realizarse un
trmite previo de solicitud de presupuesto.

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4 Recepcin, De acuerdo al contrato suscrito con el proveedor, se

inspeccin y envan la cantidad de suministros necesarios para la
almacenamiento ejecucin de las actividades de AQUALAC S.R.L. La
de bienes y recepcin es llevada a cabo por la Jefe de Laboratorio
servicios quien verifica de forma general los suministros o equipos
que recibe, posteriormente la Gerencia de Laboratorio los
sella con un recibido. La inspeccin es controlada por el
Director Tcnico quien se encarga a finalizar cada mes, de
revisar los consumibles, bienes y servicios almacenados y
sellando con un aprobado, por medio de una lista de
chequeo se verifica:
Cuando se trata de filtros, una inspeccin de las
caractersticas tcnicas (comparadas con las requeridas)
la cantidad, forma y presentacin de estos (Cajas
cerradas).
Los equipos se prueban en funcionamiento y de esta
manera se da el recibido a satisfaccin al igual que para
rea de
los servicios y en particular la calibracin, reparacin y
Logstica
mantenimientos de equipos. El almacenamiento de los
equipos y suministros se realiza en las instalaciones de
AQUALAC S.R.L. Dicho almacenamiento depende del tipo
de elemento a almacenar:
Los filtros y suministros para poder llevar a cabo la
muestra, son almacenados en un armario dentro de la
zona de recepcin y entrega de filtros.
Los suministros electrnicos, suministros de tamao
moderado y alto valor son almacenados en un armario
bajo llave en la oficina de cmputo.
Los suministros elctricos, de tamao grande son
almacenados en la bodega.
El responsable del almacenamiento en la zona de
recepcin de filtros y suministros de muestreo es el
tcnico de laboratorio, mientras que el responsable del
almacenamiento de los dems suministros es el
Coordinador Tcnico.
5 Seleccin y La seleccin y la evaluacin de proveedores puede
Evaluacin de consultarse en el Anexo 6.1 de este documento. Si un
proveedores proveedor no cumple con los requisitos mnimos en la
seleccin inicial, se descarta y se busca otro proveedor. Si
reas de
un proveedor obtiene un puntaje bajo en la evaluacin
Compras
anual, se procede a realizar un oficio al proveedor donde
se expliquen las fallas de prestacin del servicio o del
suministro y se evala el plan de accin del proveedor
para saber si se continua o no con este proveedor.

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6 Subcontratacin La gerencia del Laboratorio ser el encargado de

de laboratorios garantizar la idoneidad del laboratorio subcontratado
siendo el factor ms importante que se encuentre
acreditado.
Gerencia de
Laboratorio

6 Registros

Cdigo Nombre
FC-01-01-02 Lista de Servicios
FC-01-01-03 Cotizacin
FC-01-01-04 Orden de Servicio
FC-01-01-05
Reporte de Resultados

F02-AV-PR-03 Encuesta de Satisfaccin al Cliente

7. ANEXO.

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