GESTIN DE LOS INTERESADOS

DEL PROYECTO
La Gestin de los Interesados del Proyecto incluye los procesos necesarios para
identificar a las personas, grupos u organizaciones que pueden afectar o ser
afectados por el proyecto.
La gestin de los interesados tambin se centra en la comunicacin continua con
los interesados para comprender sus necesidades y expectativas, abordando los
incidentes en el momento en que ocurren, gestionando conflictos de intereses y
fomentando una adecuada participacin de los interesados en las decisiones y
actividades del proyecto.
La satisfaccin de los interesados debe gestionarse como uno de los objetivos
clave del proyecto.

Los interesados en un proyecto se pueden dividir en:

Interesados internos a la organizacin, que son aquellos miembros del

equipo de proyecto o quienes provean la financiacin del mismo.
Interesados externos, como las personas afectadas por el proyecto de
alguna manera significativa.

OTRAS DEFINICIONES:

Las fuentes ms formales, como el PMI (2001) definen los interesados

como: individuos y organizaciones que participan activamente en el proyecto o
cuyos intereses pueden verse afectados positiva o negativamente como resultado
de la ejecucin del proyecto o de la finalizacin con xito del proyecto.

Una definicin ms concisa de las partes interesadas sera: los grupos o individuos
con quienes la organizacin interacta o tiene interdependencias cualquier
individuo o grupo que puede afectar o se ve afectada por las acciones, decisiones,
polticas, prcticas o metas de la organizacin. (Carroll, 1993, p.62).
Procesos de Gestin de los Interesados del Proyecto:

1. Identificar a los Interesados: El proceso de identificar las personas, grupos

u organizaciones que podran afectar o ser afectados por una decisin,
actividad o resultado del proyecto, as como de analizar y documentar
informacin relevante relativa a sus intereses, participacin,
interdependencias, influencia y posible impacto en el xito del proyecto.

Mediante este proceso permite al gerente del

proyecto, identificar el foco apropiado por cada
uno de los grupos interesados y asegurar el
xito del proyecto.
Entradas
Acta de Constitucin del Proyecto. Contiene informacin acerca de los
stakeholders principales del proyecto. Patrocinadores, clientes, miembros del
equipo, grupos y departamentos que participan en el proyecto.
Documentos de Adquisicin. Las partes pertenecientes al documento son
interesados clave en el Proyecto.
Factores Ambientales de la Empresa. Por ejemplo, la cultura y estructura
de la Organizacin o las normas gubernamentales o industriales.
Activos de los Procesos de la Organizacin. Como pueden ser, plantillas
de registro de interesados, lecciones aprendidas o registro de interesados de
proyectos anteriores.
Herramientas y tcnicas
Juicio de Expertos. Para asegurar una identificacin exhaustiva de
stakeholders deben buscarse grupos o personas individuales expertos con
criterio y pericia, entrenamiento especializado o conocimientos sobre el
rea en cuestin.
Reuniones. Del equipo de proyecto.
Anlisis de los Interesados. Consiste en recopilar y analizar de manera
sistemtica las informaciones cuantitativas y cualitativas, a fin de determinar
los intereses, expectativas e influencias de los interesados y relacionarlo
con la finalidad del proyecto.
Generalmente sigue estos pasos:

Salidas
Registro de Interesados. Resultado principal del proceso. Debe contener
todos los detalles relacionados con los actores interesados. Como por
 ejemplo, informacin de identificacin, nombre, puesto, ubicacin, papel en
el proyecto o informacin de contacto
Informacin de valoracin: principales requisitos muy importantes, grandes
expectativas, influencia potencial en el Proyecto, fase del ciclo de vida con
ms inters.
Clasificacin del actor: interno/externo, partidario / neutral / resistente /
opositor, etc.

2. Planificar la Gestin de los Interesados: Consiste en desarrollar

estrategias de gestin adecuadas para lograr la participacin eficaz de los
interesados a lo largo del ciclo de vida del proyecto, con base en el anlisis
de sus necesidades, intereses y el posible impacto en el xito del proyecto.

Para ellos, nos basamos en el anlisis de sus necesidades, intereses e impacto

potencial en el xito del proyecto. Planificar la gestin de los interesados identifica
cmo el proyecto afectar a los interesados. Lo que a su vez permite, que el Director
del Proyecto desarrolle estrategias, para que stos participen de manera efectiva
en el proyecto. As como gestionar sus expectativas, y en ltima instancia, conseguir
los objetivos del proyecto.
Entradas
Plan para la Direccin del Proyecto. La informacin utilizada para planificar la
gestin de los interesados incluye, pero no se limitan a: ciclo de vida seleccionado
para el proyecto y los procesos de los que se aplicar a cada fase, descripcin de
cmo el trabajo ser ejecutado para lograr los objetivos del proyecto, de cmo los
requerimientos de los recursos humanos sern recibido, y cmo los roles y
responsabilidades, relaciones de informacin y de gestin de personal sern
tratados y estructurados para el proyecto, cambiar el plan de gestin que documenta
cmo los cambios sern monitoreados y controlados, necesidad y tcnicas para la
comunicacin entre los interesados.
Registro de Interesados. Proporciona la informacin necesaria para planificar los
medios adecuados para involucrar a los Interesados del proyecto.
Herramientas y Tcnicas
Juicio de Expertos. Basado en los objetivos del proyecto, el Director del Proyecto
debe aplicar el juicio de expertos para decidir sobre el nivel de compromiso
necesario en cada etapa del proyecto de cada interesado.
Reuniones del Equipo de Proyecto. Se deberan celebrar reuniones con expertos
y el equipo del proyecto para definir los niveles de compromiso requeridos de todos
los Interesados. Esta informacin puede ser utilizada para planificar la gestin de
los interesados.
Tcnicas Analticas. El nivel de compromiso de todos los Interesados deben ser
comparado con los niveles de participacin previstos necesarios para la ejecucin
exitosa del proyecto. El nivel de compromiso de los Interesados se puede clasificar
de la siguiente manera:
Inconsciente: Inconsciente del Proyecto y de los impactos potenciales.
Resistente: Consciente del Proyecto y los impactos potenciales y resistentes al
cambio.
Neutral: Consciente del Proyecto pero tampoco apoya, ni es resistente.
Apoyo: Consciente del Proyecto y los impactos potenciales y de apoyo al cambio.
Lder: Consciente del Proyecto y los impactos potenciales y participa activamente
para asegurar que el Proyecto sea un xito.

Salidas
Plan de Gestin de los Interesados: El Plan de Gestin de los interesados es un
componente del Plan para la Direccin del Proyecto. El cual identifica las
estrategias de gestin necesarias para la participacin de manera efectiva de los
interesados. El Plan de Gestin de los Interesados puede ser formal o informal, muy
detallado o ampliamente enmarcado, en base a las necesidades del Proyecto.
La estrategia de direccin de stakeholders define un enfoque para incrementar el
apoyo y/o minimizar su oposicin durante todo el ciclo vital de proyecto al completo,
incluye elementos como:
Stakeholders principales que pueden afectar el Proyecto significativamente,
Nivel de la participacin en el Proyecto deseado para cada stakeholder identificado,
Grupos stakeholders y su gestin (como grupos)
Parte de la informacin relacionada con ciertas estrategias de gestin de
stakeholders podra ser demasiado confidencial para ser incluida en un documento
compartido. Por lo que el director del Proyecto debe ejercitar su criterio respecto al
tipo de la informacin y nivel del detalle que debe ser incluido en la estrategia de
gestin de stakeholders.

Mediante este proceso la identificacin de todos los interesados en las

fases iniciales es clave para un proyecto exitoso
 3. Gestionar la Participacin de los Interesados: El proceso de comunicarse
y trabajar con los interesados para satisfacer sus necesidades/expectativas,
abordar los incidentes en el momento en que ocurren y fomentar la
participacin adecuada de los interesados en las actividades del proyecto a
lo largo del ciclo de vida del mismo.

El director de proyecto es el encargado de llevar a cabo este proceso. El cual

consiste en comunicarse y trabajar en conjunto con los interesados para satisfacer
sus necesidades. As como, en abordar los problemas a medida que se presentan.
Implica actividades de comunicacin dirigidas a los interesados en el proyecto, de
manera que se pueda para influir en sus expectativas, abordar sus inquietudes y
resolver asuntos tales como:

Gestionar la participacin de los interesados ayuda a aumentar la

probabilidad de xito del proyecto. Esto es debido a que asegura que los
interesados comprendan claramente las metas, objetivos, beneficios y
riesgos del mismo.
Entradas
Plan de gestin de los interesados. Determina el nivel actual y el nivel
deseado de participacin de los interesados. La estrategia para la gestin de
las partes interesadas en todo el ciclo de vida del proyecto. As como los
mtodos y tecnologas utilizados para la comunicacin con las partes
interesadas
 Plan de gestin de las comunicaciones. Informacin que deber
comunicarse. La razn para su distribucin, el proceso de escalada. As
como requisitos de comunicacin e interesados
Plan de gestin de cambios o registro de cambios. Documentos de los
cambios que se producen en un proyecto, y su impacto en el tiempo, el costo
y el riesgo del proyecto.
Herramientas y tcnicas
Mtodos de comunicacin. Los mtodos de comunicacin establecidos en
los planes de gestin de la comunicacin Interesados y se llevan a cabo,
tanto en habilidades interpersonales y de gestin se utilizan para gestionar el
nivel de compromiso de las partes interesadas en el proyecto.
Habilidades interpersonales
Habilidades de gestin

Salidas
Registro de incidentes. La gestin de la participacin de los interesados puede dar
lugar al desarrollo de un registro de incidentes. Identificando problemas y registros
de su resolucin. Este registro se actualiza a medida que se identifican nuevos
incidentes y se resuelven los incidentes actuales.
Solicitudes de cambio. Las solicitudes de cambio en el producto o el proyecto
puede requerir la interaccin con los grupos de inters afectados

4. Controlar la Participacin de los Interesados: El proceso de monitorear

globalmente las relaciones de los interesados del proyecto y ajustar las
estrategias y los planes para involucrar a los interesados.
 Para controlar la participacin de los interesados se podrn utilizar como
entradas de apoyo mltiples documentos del proyecto procedentes de inicio,
planificacin, ejecucin o control.

Cronograma del proyecto

Registro de interesados
Registro de cambios
Las comunicaciones del proyecto

La principal ventaja de este proceso es que va a mantener o aumentar la eficiencia

y eficacia de las actividades de dicha participacin a medida que el proyecto
evoluciona y cambia su entorno.

Entradas
Plan para la Direccin del Proyecto. Incluye
informacin sobre el ciclo de vida del proyecto,
cmo se llevar a cabo el trabajo y cmo se
cumplirn los requisitos de recursos humanos,
entre otros.
Registro de Incidentes. El registro de
incidentes se actualiza a medida que se
identifican nuevos incidentes y se resuelven los
actuales.
Datos sobre el Desempeo del Trabajo
Documentos del Proyecto. Para controlar la
participacin de los interesados se pueden
utilizar como entradas de apoyo mltiples documentos del proyecto
procedentes de los procesos de inicio, planificacin, ejecucin o control.
Como pueden ser el cronograma del proyecto, el registro de interesados, el
registro de incidentes o las comunicaciones del proyecto.

Herramientas y Tcnicas
Sistema de Gestin de la Informacin. Proporciona una herramienta
estndar para que el director del Proyecto capture, almacene y distribuya a
los interesados informacin. Relativa a los costos, el avance del cronograma
 y a desempeo del proyecto. Tambin permite consolidar informes
provenientes de varios sistemas. Tambin a facilitar la distribucin de
informes a los Interesados del proyecto.
Juicio de Expertos. Para asegurar la identificacin y el listado exhaustivo
de nuevos Interesados. Se puede realizar una revaluacin de los Interesados
actuales. Se debe procurar el aporte de grupos o personas con capacitacin
especializada en la materia.
Reuniones. Las reuniones de revisin del estado se utilizan para
intercambiar y analizar informacin acerca de la participacin de los
Interesados.
Salidas
Informacin sobre el Desempeo del Trabajo
Solicitudes de Cambio. El anlisis del desempeo del proyecto y de las
interacciones con los Interesados a menudo genera solicitudes de cambio.
Actualizaciones. Al plan para la direccin del proyecto. Los documentos del
proyecto o a los activos de los procesos de la organizacin.

Cada proyecto tendr interesados que se vern afectados o podrn afectar al

proyecto, ya sea de forma positiva o negativa.

Actualmente, la gestin de interesados es considerada, al menos tericamente, por

las empresas del sector de la construccin tan importante para su negocio, como
otras reas de actividad, como la subcontratacin, la seguridad o el medio ambiente

Entre los interesados claves de los proyectos se encuentran:

Director del proyecto: es la persona responsable de dirigir el proyecto.

Cliente / usuario: en el caso el usuario seran los visitantes y turistas

 Organizacin ejecutante: en este caso sera la empresa constructora,
cuyos empleados participan de manera ms directamente en la consecucin
del proyecto.

Miembros del equipo del proyecto: sera el grupo personas

(arquitectos, ingenieros, turistlogos, delineantes, secretaria,
departamento jurdico, contable, etc.) que realizan el trabajo de elaboracin
del proyecto.

Equipo de direccin del proyecto: son los miembros del equipo

del proyecto que participan directamente en las actividades de direccin
del proyecto.

Patrocinador o promotor: en este caso sera el sector publico

(municipalidad) quien proporciona los recursos financieros, monetarios para
el proyecto.

Influyentes: personas o grupos de personas que no estando

directamente relacionadas con la adquisicin o el uso del proyecto, ejercen
una influencia positiva o negativa sobre el curso del proyecto. Estos pueden
ser de influencia poltica, asociaciones de vecinos, grupos ecologistas, etc.

Oficina de Gestin de Proyectos (PMO): la POM puede ser un

interesado si tiene responsabilidad directa o indirecta sobre el resultado del
proyecto.

El director del proyecto ha de tener en cuenta a todas estas personas o

grupos influyentes si no quiere fracasar en la consecucin del proyecto y
debe prestar atencin a los intereses de cada uno de ellos, lo cual puede
resultar difcil ya que, a menudo, los interesados tienen objetivos muy
diferentes o contradictorios.

Por ejemplo un grupo ecologista puede ser una influencia negativa si

considera nuestro proyecto perjudicial para el medio ambiente.