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SOLICITUD
Una necesidad existente desencadena una solicitud de suministros en alguna
unidad funcional, ya sea para un proyecto aprobado (como productos alimenticios
bsicos o suministros mdicos para los beneficiarios de un proyecto) o para
consumo interno (como equipo o muebles de oficina). El solicitante tiene que
seguir procedimientos adecuados para solicitar los suministros.
Para los productos requeridos para uso interno, cada unidad funcional prepara una
solicitud de bienes (SB) o una solicitud de servicios (SS), de preferencia una vez
por perodo (por ejemplo, al principio del ao fiscal). La solicitud es aprobada por
la direccin de la organizacin y enviada a la unidad de Compras para su
procesamiento.
2. Requisitos mnimos
3. Mejores prcticas
La solicitud se establece sobre la base de una necesidad rigurosa y una
evaluacin de inventario y despus de confirmar la disponibilidad de los
productos requeridos dentro y fuera de la organizacin a travs de la unidad
de Compras.
El solicitante llena formularios estndares de solicitud de compra y
proporciona especificaciones exhaustivas del producto y los requisitos
de entrega.
El dueo del presupuesto o el jefe de unidad revisan el formulario de
solicitud de compra despus de confirmar el financiamiento y la pertinencia
de la solicitud, y la direccin de la organizacin lo aprueba.
El formulario de solicitud de compra se enva al departamento de Compras
para su procesamiento con un anlisis adecuado y un plazo de entrega. Las
solicitudes urgentes frecuentes no son una buena prctica.
La unidad de Compras proporciona a la brevedad un comentario inicial
sobre la solicitud presentada y mantiene informado al solicitante del
progreso del procesamiento de la solicitud.
El solicitante no puede aprobar su propia solicitud.
En los casos en los que la organizacin est solicitando a nombre de un
socio externo, la solicitud original del socio debe incluirse en el
formulario de solicitud presentado por el funcionario o el departamento
que hace la solicitud.
Despus del surtido de la solicitud, el solicitante ofrece un comentario
constructivo sobre la calidad del servicio para supervisar el desempeo.
COMPRA Y ADQUISICIN
La compra forma parte del proceso de adquisicin, durante el cual las solicitudes
de compra aprobadas se procesan eficazmente mediante la colocacin de la
orden de compra aprobada con el proveedor seleccionado. El proceso de
compra generalmente sigue los siguientes pasos:
1. Caractersticas principales
2. Requisitos mnimos
3. Mejores prcticas
CONTRATOS
El contrato debe fundamentarse en las leyes laborales locales, los requisitos del
trabajo, el valor del contrato y otros requisitos especiales, segn sea necesario.
1. Caractersticas principales
2. Requisitos mnimos
3. Mejores prcticas
Los productos comprados tienen que ser entregados del proveedor a la parte
solicitante. El proceso de entrega incluye el transporte. En algunos casos, los
productos se adquieren localmente, p. ej., en el mismo pas, y son recogidos por la
agencia o entregados por el proveedor. En otros casos, los bienes se procuran
internacionalmente y tienen que ser enviados por aire, mar, ferrocarril, carretera o
una combinacin de estos hasta el punto de entrega designado.
Los bienes procedentes de fuentes internacionales tienen que pasar por aduanas
y estn sujetos a las leyes de comercio internacional y a las leyes locales
relacionadas con la importacin de bienes. Tanto el proveedor o vendedor como la
organizacin o comprador pueden organizar el transporte. Los trminos de la
entrega, el ttulo de propiedad asociado y los trminos de la transferencia del
riesgo deben acordarse en el momento de hacer el pedido.
Todas las entregas deben documentarse usando una carta de porte, y debe
acusarse recibo en la carta de porte o en la nota de bienes recibidos. Toda
discrepancia en la calidad o cantidad debe registrarse.
Para los bienes de gran tamao o los bienes delicados, el proceso de entrega
debe ser presenciado por un inspector independiente y documentarse en un
informe de inspeccin. El informe de inspeccin debe describir claramente las
condiciones de entrega y registrar toda discrepancia entre la cantidad y la calidad
pedidas y las entregadas. La responsabilidad por las prdidas y los daos debe
asignarse claramente para la presentacin de informes sobre prdidas y el
procesamiento de reclamos.
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2. Requisitos mnimos
3. Mejores prcticas
GESTIN DE PAGOS
Los funcionarios que efectan y aprueban los pagos a los proveedores deben
asegurarse primero y ante todo de que se protejan los intereses de la
organizacin. Para las entregas que requieren un informe de inspeccin, el
pago solamente debe iniciarse cuando el informe de inspeccin haya sido
finalizado. Toda prdida o dao que se deban a una accin del proveedor u otro
contratista debe deducirse del pago, a menos que se haya llegado a otro
acuerdo de conciliacin del reclamo.
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2. Requisitos mnimos
3. Mejores prcticas
GESTIN DE PROVEEDORES
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2. Requisitos mnimos
3. Mejores prcticas