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Microsoft Access
Microsoft Access, tambin conocido como MSAccess, es un Sistema de gestin de
bases de datos o (SGBD) incluido en el paquete de programas de Microsoft Office.
Es igualmente un gestor de datos que recopila informacin relativa a un asunto o
propsito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el
mantenimiento de una coleccin de msica.
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1. Recoleccin de los datos
NOMBRE DEL CAMPO TIPO DE DATOS DESCRIPCIN
Nombre Texto
Foto Datos adjuntos Permite colocar una imagen
Identificacin Numero
Telfono Texto
Direccin Texto
Correo Texto
Donde labora Texto
Fecha nacimiento Fecha
Profesin Texto
Estado civil Texto
Bese de datos de
escritorio
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Al iniciar Access crea una tabla, que por el momento vamos
a cerrar.
Cerrar
2. Crear la tabla
a. Ficha crear, diseo de tabla
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c. Guardar la tabla, colocar un nombre, Access
preguntar que no existe clave principal que si desea
que se cree una, dele aceptar y cierre la tabla
3. Podemos observar que se ha creado un nuevo objeto tipo
tabla.
4. Alimentar la base de datos, para tener algo de informacin
y continuar con nuestro tutorial.
a. Lo podemos hacer desde la tabla o desde una un
formulario o consulta
5. Abrimos la tabla, digitamos los datos
6. Crear consultas
Ficha crear, asistente para consulta, asistente para consultas
sencilla
Aceptar
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7. Seleccionar el objeto origen de la consulta y los campos que
vamos a utilizar en este caso todos, pasamos todos los
campos y le damos siguiente.
Observe que existen muchos campos con el nombre inicial
de foto, solo necesitamos el que aparece solo con el
nombre foto, no utilizar los dems.
Observar la explicacin.
8. Seleccione la opcin que observa en pantalla
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Dele siguiente, y colquele un nombre, y clic en finalizar
Asistente
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Aparece la siguiente pantalla
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Colocamos el nombre del formulario y luego finalizar.
Podemos observar el nuevo formulario con algunos datos, por
ahora lo cerramos.
Ya tenemos tres objetos: Una tabla, una consulta y un
formulario.
El siguiente objeto que vamos a crear es un informe.
11. Crear un informe.
Ficha crear, asistente para informes.
Asistente para
informes
Siguiente
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Siguiente
16. Distribucin de los datos, dejamos columnas por ahora
luego puede probar otras opciones.
Siguiente
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Observe que ahora tenemos cuatro objetos y esta completada
nuestra base de datos.
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Ahora el formulario se encuentra en modo diseo. Vamos a
abrir las propiedades del formulario, ficha diseo, hoja de
propiedades.
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En las fichas de la ventana de propiedades haga clic en la
ficha datos.
En la opcin entrada de datos seleccione SI
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Espacio para el
control
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Seleccione la ltima opcin, dele clic en siguiente.
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En esta venta le damos un nombre al objeto y finalizar.
Guarde el formulario.
Para probar el objeto, cirrelo y bralo en modo normal, en el
control cuadro combinado escriba el nombre de un amigo dele
enter, l lo buscara.
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Ahora vamos agregar los botones que utilizaremos para abrir cada uno de los
objetos de la base de datos.
En la ficha diseo, grupo controles, Boton.
Damos clic en el control botn y dibujamos un botn en cualquier parte del rea
de trabajo, seguiremos el asistente que nos muestra Access.
En esta primera parte, Access nos muestra las opciones de cada uno de los
objetos, Nosotros necesitamos abrir el formulario para la entrada de registros
(nuevo amigo) y el formulario para la modificacin o consulta de registros
(formulario agenda), as como tambin la consulta y el informe, la tabla no la
vamos a mostrar porque podramos daar la base de datos.
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Entonces comenzamos.
Colocaremos primero los botones para abrir los formularios, entonces en esta
ventana escoja a la izquierda la opcin operaciones para formularios y a la
derecha abrir formulario, y demos siguiente.
En esta ventana nos muestra los dos formulario que tenemos, por ahora demos
clic al primero (formulario agenda). Y oprimimos siguiente.
Esta ventana nos dice como queremos abrir el formulario por ahora le decimos
que nos muestre todos los registros, siguiente.
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En esta ventana, seleccione la opcin texto y escriba la etiqueta del botn
(modificar o consultar) y oprimimos siguiente.
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Ahora si prueba el botn. Si todo quedo bien al hacer clic sobre el botn, se abrir
el formulario formulario agenda.
Cierra el formulario agenda, y nos quedamos en el formulario que tiene el botn.
Guardemos este formulario con el nombre control
Pasemos el formulario control nuevamente a modo diseo y de la misma forma
como hiciste el control del formulario formulario agenda, hazlo con el
formulario nuevo amigo
Pasos:
Clic en la ficha diseo, en el grupo controles clic en el control botn y dibuja un
rectngulo en el rea de trabajo. Sigue el asistente
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Este no te lo explique pero te coloque las imgenes.
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El nombre de la etiqueta puedes cambiarlo por el que desees
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Al igual que el anterior te dejo las imgenes
Pasos para crear un botn que me abra la consulta:
Clic en la ficha diseo, en el grupo controles clic en el control botn y dibuja un
rectngulo en el rea de trabajo. Sigue el asistente
Ojo que aqu escogemos la opcin otras y luego ejecutar consulta.
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Como en la etiqueta puedo colocar cualquier nombre yo escrib
Todos mis amigos.
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Como para hacer algo diferente aqu vamos a dejar la imagen
Guardemos los cambios y ahora si desde el modo vista formulario probemos cada
uno de los botones, menos el de salir porque nos cerrara la base de datos.
Nos queda hacer una ltima cosita decirle a Access que cuando abra la base de
datos solo me muestre el formulario control
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En la siguiente ventana, en la opcin mostrar formulario,
seleccione el formulario control.
Fin.
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Preparado por:
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