INSTRUCTIVO GUA TOMA VIRTUAL DE

INVENTARIOS
2017
GC-F-004 V.01
1. INTRODUCCIN

En conformidad con el compromiso institucional sobre el fomento e

impulso del sentido de responsabilidad y pertenencia en lo
concerniente con la cultura del cuidado de los bienes de propiedad y
en custodia del SENA, en todos sus niveles y ubicaciones el presente
documento ampliar y explicara los conceptos, generalidades y
lineamientos acerca del desarrollo y ejecucin de la Toma Virtual de
Inventarios en los Centros de Formacin SENA.

LINK DE INGRESO:

https://miinventario.sena.edu.co/Inicio.aspx
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1- CUENTADANTE CON MENOS DE 100 BIENES A CARGO
PASO 1 - INGRESO AL APLICATIVO:
Al ingresar al aplicativo, se visualizan dos opciones:
Consulta Inventario y Realizar Toma virtual. Seleccionar la
opcin Realizar Toma Virtual.

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1. CUENTADANTE CON MENOS DE 100 BIENES A CARGO
PASO 1 - INGRESO AL APLICATIVO:
Posteriormente, con el fin de validar su identidad, el
sistema solicitara su cuenta de correo y contrasea (son las
utilizadas para ingresar al correo institucional SENA).
Seleccionar: Confirmar

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 CUENTADANTE CON MENOS DE 100 BIENES A CARGO
PASO 1 - INGRESO AL APLICATIVO:
Referente a la validacin de correo y contrasea, se debe
mencionar que si por alguna razn no se utiliza el correo
institucional SENA, el aplicativo permite hacer uso de otra
cuenta de correo, incluidas cuentas personales. Dado este
caso, seleccionar Ingresar con una cuenta personal.

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 CUENTADANTE CON MENOS DE 100 BIENES A CARGO
PASO 1 - INGRESO AL APLICATIVO:
El sistema solicitar la informacin de usuario y contrasea de la cuenta
de correo digitada. Al realizar la validacin de los datos, estos se
actualizarn en el sistema y automticamente se habilitar la Toma
Virtual de inventarios vinculada a la cuenta de correo relacionada. A
continuacin luego de actualizar la informacin solicitada por el sistema
y digitar el cdigo de validacin, seleccionar: Validar.

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 CUENTADANTE CON MENOS DE 100 BIENES A CARGO
PASO 1 - INGRESO AL APLICATIVO:
Aparecer una ventana en que se enuncia la responsabilidad
administrativa y fiscal que como Cuentadante (Usuario) se tiene sobre
los bienes a cargo y sobre el inicio de la Toma Virtual de Inventarios
(Favor leer detenidamente el texto). Seguidamente, seleccionar
Aceptar.

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 CUENTADANTE CON MENOS DE 100 BIENES A CARGO
PASO 2 REALIZACIN TOMA VIRTUAL DE INVENTARIOS:
A continuacin se visualiza la pantalla que contiene toda la
informacin referente a los datos del Cuentadante
(Usuario), la relacin de bienes a cargo y los campos
habilitados para la verificacin:
Documento: Nmero de la Cdula del Usuario.
Cuentadante: Nombre del Usuario.
Fecha: de realizacin de la Toma Fsica Virtual.
Tercero: Cdigo asignado en el aplicativo para cada Cuentadante.
Total de Inventarios: Valor del inventario total de Bienes a cargo.
Total Elementos: La cantidad de bienes a cargo.
Especificaciones tcnicas, descripcin y ubicacin de los bienes a cargo
(Placa de inventario, Regional, Descripcin, Serial, Marca, Fecha de
Adquisicin y Valor de Ingreso).
Campos habilitados para la verificacin de bienes (Con opciones de
seleccin Si y No).
Campo para relacionar el estado de uso y de conservacin de los
bienes(Con opciones de seleccin Bueno, Regular, Malo)
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 CUENTADANTE CON MENOS DE 100 BIENES A CARGO
PASO 2 REALIZACIN TOMA VIRTUAL DE INVENTARIOS:
A continuacin se visualiza la pantalla que contiene toda la
informacin referente a los datos del Cuentadante (Usuario), la
relacin de bienes a cargo y los campos habilitados para la
verificacin:

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 CUENTADANTE CON MENOS DE 100 BIENES A CARGO
PASO 2 REALIZACIN TOMA VIRTUAL DE INVENTARIOS:
Al haber revisado los datos, proceder a realizar la verificacin de los
bienes en los campos habilitados para tal fin, que contienen las
opciones de seleccin Si y No. Seleccionar para cada bien la
opcin correspondiente:

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 CUENTADANTE CON MENOS DE 100 BIENES A CARGO
PASO 2 REALIZACIN TOMA VIRTUAL DE INVENTARIOS:

Marcar Si s el bien efectivamente se encuentra en posesin del

Cuentadante al momento de realizar la Toma y NO en el caso
contrario.
Cuando ya se ha realizado la verificacin del total de los bienes,
continuar con la seleccin del Estado del bien (Es el estado fsico en
que se encuentran los bienes en el momento de la Toma NO ES
CONCEPTO TCNICO y se refiere a que los bienes no se encuentren
daados, rotos, deteriorados, incompletos, etc).
En este campo las opciones de seleccin son: Bueno, Regular o Malo.
Seleccionar para cada bien el estado que corresponda:

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 CUENTADANTE CON MENOS DE 100 BIENES A CARGO
PASO 2 REALIZACIN TOMA VIRTUAL DE INVENTARIOS:

NOTA: En los casos en que la opcin de seleccin para el campo verificacin sea No,
automticamente se inhabilitaran todas las opciones de seleccin para el campo
Estado del Bien. GC-F-004 V.01
 CUENTADANTE CON MENOS DE 100 BIENES A CARGO
PASO 2 REALIZACIN TOMA VIRTUAL DE INVENTARIOS:
En el campo Aadir informacin se podr dejar el registro breve y claro por la cual
No se verifica el bien, tambin se podr dejar registro sobre si se tienen sobrantes de
inventario al momento de la verificacin (bienes que se encuentran fsicamente en su
poder, pero que no estn registrados dentro de su inventario), entre otros. Las
novedades all relacionadas sern atendidas por los encargados del almacn.

Nota: Los movimientos de bienes (traspasos y reintegros), no son tenidos en cuenta en la Toma
Virtual de Inventarios como novedades. Estos se relacionan y tramitan independientemente por
el mdulo de Consulta del aplicativo miinventario.sena.edu.co.
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 CUENTADANTE CON MENOS DE 100 BIENES A CARGO
PASO 3 - Al finalizar la verificacin de todos los bienes,
seleccionar: Guardar y Validar datos

Despus de haber guardado la Toma y seleccionado la opcin validar datos, la pantalla mostrara el campo
de validacin de cada registro verificado:

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 CUENTADANTE CON MENOS DE 100 BIENES A CARGO

PASO 3 - Al finalizar la verificacin de todos los bienes,

seleccionar: Guardar y Validar datos
NOTA: Si algn bien no fue verificado con las opciones Si o No, automticamente el sistema
arroja una alerta al respecto que no dejara de aparecer hasta que se seleccione la opcin que
corresponda.

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 CUENTADANTE CON MENOS DE 100 BIENES A CARGO
PASO 4 Luego de la validacin de la totalidad de los bienes,
seleccionar la opcin Enviar.

Seguidamente aparece una ventana en la cual se enuncia que se ha finalizado la Toma (Favor
leer detenidamente el texto). Posteriormente seleccionar la opcin: Aceptar.

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 1- CUENTADANTE (USUARIO) CON MAS DE 100
BIENES A CARGO
PASO 2. VERIFICACIN DE BIENES

Campos a diligenciar en archivo formato Excel:

a) Verificado: Se digita la opcin que corresponda as: Si s el bien efectivamente se

encuentra en posesin del Cuentadante al momento de realizar la Toma y No en el caso
contrario.
b) Estado del bien: Es el estado fsico en que se encuentran los bienes en el momento de la
Toma NO ES CONCEPTO TCNICO se refiere a que los bienes no se encuentren
daados, rotos, deteriorados, incompletos, etc.). Las opciones de seleccin son: Bueno,
Regular o Malo.
c) Observacin: En este espacio registre de manera breve y clara el motivo por el cual el bien
se reporta como No verificado. Adicionalmente, en este campo se podrn dejar registro
sobre si se tienen sobrantes de inventario al momento de la verificacin (bienes que se
encuentran fsicamente en su poder, pero que no estn registrados dentro de su inventario),
entre otros.

Las novedades all relacionadas sern atendidas por los encargados del almacn.

a) Ubicacin Fsica del Bien: Digite el nombre del lugar donde se encuentra fsicamente el bien
en el momento de la verificacin. GC-F-004 V.01
 2- CUENTADANTE (USUARIO) CON MAS DE 100
BIENES A CARGO

PASO 3. ENVO TOMA VIRTUAL DE INVENTARIOS: El archivo

diligenciado completamente en todos sus campos se remitir a la
direccin de correo tomafisicavirtual@sena.edu.co.

PASO 4. FINALIZACION TOMA: Despus de la recepcin de los

archivos, se gestionar la revisin y finalizacin de estas Tomas por
parte del Grupo de Almacenes e Inventarios y el soporte tcnico del
rea de Sistemas.

Nota: Si el archivo presenta alguna inconsistencia al momento de la

revisin, el Cuentadante ser contactado por los encargados para
realizar las aclaraciones y correcciones a que haya lugar.

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3- MODULO CONSULTA DE INVENTARIOS
3.1. CONSULTA: Realizar consulta digitando el nmero de
documento del Cuentadante (Usuario) o el nmero de placa
del bien.
Seleccionar Consulta

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3- MODULO CONSULTA DE INVENTARIOS
Seguidamente se listaran los bienes a cargo para la consulta, donde se visualizar
toda la informacin referente a los mismos. Si el Cuentadante (Usuario) requiere en
algn momento realizar movimientos de bienes tales como Traspasos y/o Reintegros.
Se seleccionara el bien o bienes sobre el que se realizara la solicitud y el tipo de
movimiento que se requiere gestionar.

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3- MODULO CONSULTA DE INVENTARIOS
A continuacin se habilita y visualiza el formato correspondiente al movimiento de
bienes (ltima versin del Formato GIL-F-015 Formato Movimiento de Bienes), que
se encuentra publicado en la pgina compromiso.sena.edu.co.

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3- MODULO CONSULTA DE INVENTARIOS
Se diligenciar el formato segn la solicitud de movimiento que se requiere realizar.

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3- MODULO CONSULTA DE INVENTARIOS
Despus de diligenciar el formato seleccionar: Validar y Finalizar.

Posteriormente, los encargados del Almacn realizarn la gestin

correspondiente tanto en el Sistema de Informacin Orions como en
los bienes fsicos. Dicha gestin consistir en la generacin de la
transaccin en el sistema, la recoleccin de firmas, la ratificacin de la
transaccin y el movimiento fsico de bienes.
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3- MODULO CONSULTA DE INVENTARIOS
3.2 Consulta por Placa: Realizar consulta digitando el nmero de la
placa del bien y seleccionar Consultar.

Digitar el nmero de placa y seleccionar Buscar. A continuacin se

visualizara la informacin del bien relacionado.

Nota: En esta ventana tambin se podr realizar la consulta por el

serial del bien.
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GRACIAS
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