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UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS

Universidad del Per, Decana de Amrica

FACULTAD DE LETRAS Y CIENCIAS HUMANAS


ESCUELA PROFESIONAL DE BIBLIOTECOLOGA Y CIENCIAS DE LA INFORMACIN

TRABAJO

Resumen y crtica de la lectura de Yarelys Chvez e Hilda Prez:

Gestin documental, Gestin de informacin y Gestin del conocimiento: nociones e


interrelaciones.

CURSO

Informacin y Documentacin

ALUMNA

Vernica Fiorella Avils Martinez

DOCENTE

Jessica Loyola Roman

Lima, 2017
1. RESUMEN Y ANLISIS DE LA LECTURA

El texto presenta un anlisis sobre la interaccin y dependencia entre la Gestin


documental, Gestin de informacin y Gestin del conocimiento. Para poder entender
mejor esta relacin el texto aborda una explicacin conceptual sobre dato, informacin y
conocimiento. Luego analizar la relacin entre los sistemas de gestin de documental, de
informacin y de conocimiento. Texto presenta la necesidad de las organizaciones de la
informacin en la actual sociedad de la informacin y del conocimiento, y lo importante
que es implementar Sistemas de gestin del conocimiento para administrar los recursos y
procesos de las organizacin; ya que al poseer un sistema de gestin documental, de la
informacin y del conocimiento se generan mayores beneficios para las instituciones.

Para poder analizar la relacin entre la Gestin documental (GD), Gestin de


informacin (GI) y Gestin del conocimiento (GC), las autoras presentan unas reflexiones
conceptuales sobre: dato, informacin y conocimiento; debido a que estos trminos son la
base terica para comprender los Sistemas de gestin de documental, de informacin y de
conocimiento en las organizaciones.

Los tres tipos de gestin organizacional (GD, GI, GC) permiten lograr el uso
correcto y eficaz de la informacin y un flujo adecuado de la misma. Para poder analizarlos
mejor, las autoras presentan una referencia a los tres conceptos fundamentales que ya se
mencionaron lneas arriba. El primero en abordarse es el dato, que segn Ponjun se puede
definir como el conjunto de hechos y objetivos sobre acontecimientos; en las
organizaciones, los datos son la materia prima para la creacin de informacin. Los datos al
contextualizarse, aadrseles un valor y un significado se convierten en informacin; solo
en el caso que presenten un valor y significado para el receptor.

Segn Prez Montoso, el conocimiento es la informacin asimilada por el individuo


que le permite tomar decisiones y actuar. Por lo tanto, se puede concluir que los datos son
una pequeas partculas que distribuidas de forma ordenada, decodificadas e interpretadas
se convierten en informacin; a su vez, esta informacin asociada a las experiencias de un
individuo son conocimiento. De esta manera las autoras establecen la interrelacin de los
conceptos de dato, informacin y conocimiento.
Gestin documental y sistemas de gestin documental

En el actual contexto mundial, la informacin que se crea y la ya existente es


innumerable; en este contexto la gestin documental resulta de gran importancia junto con
los sistemas de gestin documental. Tal como menciona el texto, para Pedro Maestre la GD
se basa en herramientas y sistemas para lograr la captacin, almacenamiento, recuperacin,
presentacin y trasmisin de cualquier tipo de documento que podra ser utilizado en una
empresa o institucin. Entonces, la GD es el punto de partida para que cada sistema cumpla
con la necesidad de informacin de los usuarios, partiendo de la seleccin, ordenamiento,
bsqueda y recuperacin de los documentos pertinentes a cada necesidad.

Entonces los Sistemas de gestin documental (SGD) tienen como objetivo


fundamental facilitar y mejorar la organizacin y funcionamiento de las fuentes
documentales de las organizaciones para que estas puedan tener mayor eficiencia y un
menor costo aumentando sus beneficios. Siendo sus funciones primarias la creacin,
automatizacin, mantenimiento del fondo documental para que estn a disposicin de los
usuarios.

Gestin de informacin y sistemas de gestin de informacin

La Gestin de informacin (GI) es una actividad mediante la cual se trazan


objetivos y estrategias, se distribuyen y organizan recursos, se conducen y controlan
acciones para un mejor manejo de la informacin, para garantizar su obtencin,
almacenamiento, bsqueda, recuperacin; as como, su distribucin, anlisis y uso,
produciendo beneficios para la organizacin.

La GI es el uso racional y correcto de informacin utilizando de manera responsable


los recursos necesarios para mantener un estndar elevado de eficacia, eficiencia y
efectividad del sistema; tambin, debe coordinar, dirigir y controlar los flujos de
informacin que tienen lugar en cada sistema. Segn Burk y Horton los principales
objetivos son: maximizar el valor y los beneficios del uso de la informacin; minimizar los
costos de adquisicin, procesamiento y uso de la informacin; determinar la
responsabilidad del uso eficiente y econmico de la informacin; y asegurar el suministro
permanente de informacin.
Gestin del conocimiento y sistemas de gestin del conocimiento

La GC est relacionada con la gestin organizacional, en ella las personas ocupan


un papel significativo, pues son los que, como seres cognitivos, generan y trasmiten valor
en el proceso de gestin a travs del conocimiento. El texto menciona un concepto sencillo
de la GC tomado de Bill Gates, este afirma que la GC es gestionar los flujos de
informacin, y llevar la informacin correcta las personas que la necesitan. El objetivo
fundamental de la GC es lograr un entorno de colaboracin, donde se propicie la
inteligencia colectiva y se practique el aprendizaje como actividad conjunta, compartiendo
el conocimiento individual.

El texto menciona, que para Pavez, los objetivos de la GC son: formular una
estrategia para desarrollar, adquirir y aplicar el conocimiento en la organizacin; tambin se
deben implantar estrategias que favorezcan la generacin de conocimiento; promover en los
negocios la generacin y aplicacin del conocimiento; as como, monitorear los logros
obtenidos mediante el conocimiento; reducir los tiempos en el desarrollo de nuevos
productos, realizar mejoras en los ya existentes y reducir el tiempo de desarrollo de las
soluciones de los problemas y tambin, reducir los costos asociados a la repeticin de
errores.

Por lo que la GC se encarga del capital intelectual, con la finalidad de agregar valor
aadido a la informacin, adaptarse a los nuevos entornos y necesidades basndose en la
cultura organizacional y de liderazgo. Por lo tanto, los sistemas de gestin del conocimiento
se relacionan de manera directa con la cultura organizacional y el liderazgo, debido a que
estos requieren el compromiso de los trabajadores para poder generar beneficios. Las
organizaciones, como menciona el texto, son trascendentes cuando se aade valor con las
experiencias, actitudes y aptitudes generando conocimiento por medio de los recursos
humanos.

Interrelaciones conceptuales

Las autoras harn referencia a la relacin entre los conceptos antes analizados. En
cuanto al dato, la informacin y el conocimiento; estos tres conceptos se complementan e
interrelacionan de manera muy estrecha, debido a que, como se explic, el dato es la base
de la informacin, esta a su vez con un valor agregado es generadora de conocimiento.
Ninguno de estos tres conceptos tendra sin la presencia del otro. Sobre la Gestin
documental, Gestin de informacin y Gestin del conocimiento la relacin entre estas es
complementaria, siendo la primera, la GD, subordinada a la GI y ambas a su vez estn
subordinadas a la GC.

Segn Saffady, la GD tiene que ver con algunos aspectos de la GI: la determinacin
de los plazos de retencin de los documentos, la garanta de que exista una correspondencia
con las leyes y regulaciones oficiales, el manejo de registros organizacionales inactivos, la
organizacin de los registros activos y su recuperacin, y la proteccin de los registros
vitales. Cabe mencionar, que entre la GD y la GI existen una gran importancia de las
Tecnologas de Informacin y Comunicacin (TICs)

La Gestin del conocimiento implica que exista una adecuada GD y por ende, una
correcta GI; puesto que para poder compartir y aplicar conocimiento, se debe tener un buen
flujo de informacin y este no se logra sin una buena gestin documental. En muchos
casos la GD y la GI se encuentran dentro de la GC, puesto que para generar conocimiento
se debe tener a disposicin la informacin necesaria y esta solo puede conseguirse con un
ordenamiento y organizacin adecuada de las fuentes documentales; por esta razn estaran
subordinadas ambas a la GC. En otro caso podra tomarse como una cadena, siendo la GD
la primera fase, seguida de la GI y la fase final sera la GC.

De estas caractersticas se deriva la importancia y la interdependencia de los


sistemas de gestin documental, de gestin de informacin y de gestin del conocimiento.
Toda organizacin deber darle gran importancia al ciclo de gestin, es decir a la
generacin de los documentos, a su almacenamiento, organizacin de informacin y
trasmitirlos a los recursos humanos para ser utilizados para la formacin de conocimiento.
Las autoras concluyen que las interrelaciones complementarias que existen entre datos,
informacin y conocimiento, son equivalentes a las que existe entre la GD, la GI y la GC,
as como entre los sistemas de gestin documental, de informacin y de conocimiento.
2. OPININ CRTICA SOBRE LA LECTURA

La lectura presenta la relacin tan importante que existe entre la gestin


documental, gestin de la informacin y la gestin del conocimiento en las organizaciones,
no se menciona de manera directa qu tipo de organizacin, pero al hacer referencias
econmicas como: costos, tributos y beneficios; se puede notar que son aplicables a
empresas, aunque tambin a cualquier tipo de organizacin que busque mejoras a travs de
la organizacin de sus fuentes documentales para crear informacin y generar
conocimiento.

Concuerdo con las autoras en cuanto a la importancia de la implementacin de los


sistemas de gestin documental, de informacin y del conocimiento en las organizaciones.
Esta necesidad de tener una buena gestin documental as como gestin de la informacin y
del conocimiento, se hace visible en las ofertas que existen en el mundo empresarial sobre
cursos y talleres sobre el tema, como por ejemplo en ESAN, una reconocida escuela de
negocios de postgrado.

El tener una buena gestin documental permite un buen almacenamiento de los


documentos, evitando su perdida, mejorando su distribucin en la organizacin. As
tambin, el tener una buena gestin de informacin permite a la organizacin poder
utilizarla, agregarle un valor, proyectarla y generar beneficios para esta. La gestin del
conocimiento est relacionada con el personal de la organizacin, pues es el recurso
humano el generador de conocimiento, es necesario dar mayor importancia al capital
intelectual y no solo al financiero para competir frente a otras organizaciones; para realizar
esto es necesario saber cmo trasmitir el conocimiento.

En conclusin, tanto la gestin como los sistemas de gestin documental, de


informacin y del conocimiento son de gran importancia en esta poca, en esta sociedad de
la informacin y del conocimiento; estos sistemas van de la mano de las nuevas
Tecnologas de la Informacin y Comunicacin, y como futuros profesionales de la
Informacin es un prometedor campo de investigacin y tambin, laboral.
Referencias Bibliogrficas

Chvez, Y. y Prez, H. (2012). Gestin documental, Gestin de informacin y Gestin del


conocimiento: nociones e interrelaciones. Bibliotecas Anales de Investigacin 8(9), 222-
227. Recuperado https://dialnet.unirioja.es/descarga/articulo/5704452.pdf

Gestin del conocimiento. Por qu es importante? (28 de Septiembre 2015). Lima:


Conexin ESAN. Recuperado de https://www.esan.edu.pe/apuntes-
empresariales/2015/09/gestion-conocimiento-por-que-importante/

Importancia de la gestin documental. Espaa: TBS - Telecon Business Solutions.


Recuperado de http://www.tbs-telecon.es/importancia-gestion-documental

Tornos, P. (21 de diciembre 2011). La importancia de la gestin de la informacin en las


organizaciones. Espaa: Biblogtecarios. Recuperado de
http://www.biblogtecarios.es/pilartornos/la-importancia-de-la-gestion-de-la-informacion-
en-las-organizaciones/