UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA

VICE-RECTORADO ACADMICO
COORDINACIN GENERAL DE PREGRADO
PROYECTO DE CARRERA: ADMINISTRACION DE EMPRESAS

DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS DURANTE

EL PERIODO DE PASANTIAS EN LA UNIVERSIDAD NACIONAL
EXPERIMENTAL DE GUAYANA (UNEG) SEDE CIUDAD
BOLVAR, ESTADO BOLIVAR.

PASANTE
T.S.U. Lauris Cupares
C.I.:13.657.653

Ciudad Bolvar, Julio 2011

 UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICE-RECTORADO ACADMICO
COORDINACIN GENERAL DE PREGRADO
PROYECTO DE CARRERA: ADMINISTRACION DE EMPRESAS

DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS DURANTE

EL PERIODO DE PASANTIAS EN LA UNIVERSIDAD NACIONAL
EXPERIMENTAL DE GUAYANA (UNEG) SEDE CIUDAD
BOLVAR, ESTADO BOLIVAR.

Informe de Pasantas presentado como requisito exigido para optar al Ttulo

de Licenciada en Administracin de Empresas

Tutor Acadmico Tutor Industrial

Econ. Milagros Hernndez Msc. Kledys Ramos

Pasante
T.S.U. Lauris Cupares
C.I.:13.657. 653

Ciudad Bolvar, Julio 2011

 ndice

DEDICATORIA...i
AGRADECIMIENTO.ii
INTRODUCCIN..iii
CAPTULO I: PRESENTACIN DE LA EMPRESA
1.1. Identificacin de la Organizacin
1.1.1. Nombre de la Empresa.....9
1.1.2. Ubicacin.....9
1.1.3. Resea Histrica......9
1.1.4. Misin....14
1.1.5. Visin.....15
1.1.6. Valores y Principios.......16
1.1.7. Objetivos Institucionales........17
1.1.8. Polticas Institucionales......18
1.1.9. Estructura Organizativa......19
1.1.10. Identificacin del Departamento donde se Realiz la Pasanta......25
1.2. Situacin Contextual
1.2.1. Identificacin del Departamento....30
1.3. Diagnostico Situacional
1.3.1. Evaluacin de la Situacin Actual del Departamento........31
1.3.2. Limitaciones...............31
CAPITULO II: DESCRIPCIN Y ANLISIS DEL PROCESO DE PASANTAS
2.1. Objetivos Generales y Especficos
2.1.1. Objetivo General.32
2.1.2. Objetivos Especficos..32
2.2. Descripcin y Conceptualizacin de las Actividades Realizadas..32
2.3. Justificacin y Relevancia para el Desarrollo del Perfil Profesional.........35
2.4. Beneficios y Alcances....35
CAPITULO III: FUNDAMENTOS TERICOS
3.1. Bases Tericas.......37
3.2. Bases Legales
3.2.1. Ley Orgnica de Hacienda Municipal....40
3.2.2. Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica...41
CAPITULO IV: PERSPECTIVA METODOLGICA
4.1. Descripcin de los Mtodos y Procedimientos para la realizacin de las
Actividades de Pasanta..43
4.2. Fuentes de Informacin.44
CAPTULO V: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1. Conclusiones.45
5.2. Recomendaciones..47
5.3. Matriz Foda...48
Referencias Bibliogrficas.49
Anexos
Formato de Registro de Bienes (Anexo 1).....51
Inventario de Silla y Mesas (Anexo 2)...52
Formato de Orden de Desincorporacin (Anexo 3).......53
Formato de Orden de Traslado de Bienes (Anexo 4).....54
 Dedicatoria

Primeramente a Dios Todopoderoso por iluminarme en todo el trayecto de

la carrera para que mis metas las pudiera llevar a cabo, a mis hijas Francis y
Roselyn mis princesitas.

A mis padres y a mis suegros por estar siempre apoyndome en cada

momento que los necesite para hacer realidad este sueo anhelado, por guiarme y
apoyarme en todo momento. A mi esposo por ser un apoyo incondicional y por la
ayuda moral que siempre me dio, por aconsejarme en mis decisiones en todo
momento, a mis hermanos y cuados por su ayuda incondicional, para ser mejor
persona cada da.

Y a todas esas personas que fueron participe de este logro. Se lo dedico de

corazn, con todo mi amor y respeto, sin su ayuda este logro no hubiese sido
posible.

i
 Agradecimiento

A Dios Todopoderoso y a la Virgen Del Valle por guiarme por el buen

camino y siempre iluminarme para culminar con xito mis estudios.

A mis padres Francisca y Leoncio por el apoyo que siempre me dieron y la

ayuda incondicional, siempre estuvieron para orientarme y aconsejarme; a mis
suegros Taide y Edmundo, personas maravillosas que me ayudaron en todo
momento de forma incondicional, a mi esposo Diego una gran persona que me
ayudo siempre con su apoyo, consejos y paciencia para llegar hasta el final.

A mis hermanos y cuados porque siempre estuvieron all de una u otra

forma ayudndome; dndome animo y aliento para que no desfalleciera en mi
propsito de alcanzar la meta propuesta.

A mi tutor Acadmico Econ. Milagros Hernndez; a mi Tutor Industrial

MSc. Kledys Ramos, por el apoyo brindado en el lapso de las pasantas y por sus
conocimientos acadmicos; al Lcdo. Brenci Hernndez, que por su intermedio
facilit el acceso para dar inicio a las pasantas profesionales exigidas por la
Universidad como requisito para optar al Ttulo de Lcda. en Administracin de
Empresas.

ii
 Introduccin

La Universidad Nacional Experimental de Guayana (UNEG) est

conformado por un conjunto de unidades administrativas y acadmicas, entre las
cuales se encuentra la Oficina de Responsable de Sede; siendo esta la institucin
seleccionada para la realizacin de pasantas, en la cual fui asignada,
especficamente en la Oficina de Responsable de Sede, donde aplicara los
conocimientos adquiridos en la universidad y a su vez nutrirme de todas las
actividades que se realizan en dicho departamento. Cabe sealar que esta oficina
se encarga de velar por cualquier necesidad que presente la universidad;
igualmente se ubica entre otras el Departamento de Servicios Generales, el cual es
el encargado de registrar, codificar y hacer los inventarios correspondientes de
todos los Bienes que pertenecen a la Universidad y sus dependencias. Cabe
destacar que este Departamento tiene entre sus principales funciones, verificar y
conformar las actas respectivas de Control al momento de recibir un Bien o una
reparacin.

El Departamento de Servicio Generales debe llevar un control interno, el

cual tiene como principal objetivo la organizacin y aplicacin de un conjunto de
procedimientos para salvaguardar los bienes de la institucin o empresa, y as
verificar que la adquisicin de bienes y servicios cumplen con los requisitos y las
condiciones previamente establecidas.

Para la investigacin del Informe se determin de forma definida las

actividades realizadas en La Universidad Nacional Experimental de Guayana
(UNEG) como Pasanta de Grado, para optar al ttulo: de Licenciado en
Administracin de Empresas.

iii
 Est investigacin, est estructurada de la siguiente manera: Captulo I:
Descripcin de la Universidad; objetivos, polticas, misin, visin, estructura
organizativa, departamento donde se realizo la pasanta y la evaluacin del
mismo. Captulo II: Descripcin y anlisis de las actividades realizadas en la
organizacin. Captulo III: Aspectos tericos de la investigacin propuesta.
Captulo IV: Diseo de la perspectiva metodolgica bajo la cual se desarrollo el
informe. Captulo V: Conclusiones y recomendaciones, referencias bibliogrficas
y anexos.

iv
 CAPTULO I
PRESENTACIN DE LA EMPRESA

1.1. Identificacin de la Organizacin

1.1.1 Nombre de la Empresa:

Universidad Nacional Experimental de Guayana (UNEG), Sede Ciudad Bolvar,

Estado Bolvar.

1.1.2 Ubicacin:

Sector Mango Asao, Avenida 5 de Julio, Ciudad Bolvar.

1.1.3 Resea Histrica:

En 1979 la Corporacin Venezolana de Guayana promueve el proyecto de

creacin de la Universidad de Guayana con la finalidad de consolidar el proceso
de desarrollo regional a la par que se equilibrara la actividad industrial
proporcionndole a la regin profesionales formados en la regin y nuevas
posibilidades de desarrollo en lo cultural y humanstico. En atencin a la
"idiosincrasia" de la poblacin de esta zona se pens que la universidad tuviera su
asiento en Ciudad Bolvar, Ciudad Guayana y Upata.

A partir de estas ideas, se decreta una comisin presidencial que, dirigida por el
Dr. Anbal La Riva, realiza los estudios de planificacin, organizacin y
factibilidad de la nueva universidad.

9
La Universidad de Guayana funcionara en las reas de ingeniera, administracin
y educacin abarcando programas y especialidades en cada una de estas reas.
Asimismo se pens en desarrollar programas de post-grado para mejorar la
calidad docente. En un principio estos seran a nivel de Maestra y posteriormente
se pensara en Doctorados. La Universidad de Guayana tendra como sede
principal a Ciudad Bolvar en donde ya se contaba con el edificio cedido por la
CVG (Silva Tirado, 1982:2).

La comisin termin su informe demostrando la necesidad de viabilizar esta casa

de estudios y es as que durante 1982 se decreta la creacin de la Universidad
Nacional Experimental de Guayana (UNEG) con fecha de 9 de marzo de 1982
mediante decreto presidencial N 1.432 del Presidente Luis Herrera Campins, con
sede en Ciudad Bolvar. Esta Casa de Estudios fue concebida como un Centro de
Educacin Superior de carcter regional que se fundamenta en tres principios
bsicos: Experimentalidad, Democratizacin, y Regionalizacin. El proyecto
original haca mencin a la Universidad del Sur, nombre ste que fue cambiado
por el actual.

En junio de 1982 se nombran las primeras autoridades universitarias, las cuales

tomaron posesin el 4 de agosto del mismo ao. Quedando integrada el Consejo
Directivo, por el Rector, Dr. Scrates Medina.

La UNEG abri sus puertas en Ciudad Guayana con un Curso de Pregrado

(PRONAFORDO: Programa Nacional de Formacin Docente para la Educacin
Bsica) y con cuatro programas de postgrado: Gerencia, Educacin, Psicologa
Educativa y Docencia en Educacin Superior, con la finalidad de formar su propio

10
recurso humano. Estos cursos contaron con la participacin de 270 profesionales
de los Estados Bolvar, Monagas, Sucre y Delta Amacuro. De ellos se graduaron
25 Magster en Gerencia, 10 en Educacin, 11 en Psicologa Educativa y 19 en
Docencia en Educacin Superior.

En 1986, con la Dra. Aline Lampe Joubert al frente del Rectorado, el 7 de

diciembre se modifica la estructura organizativa bajo el decreto N 1.397
transformndose los vicerrectorados en gerencias.

Las actividades de pregrado se inician en 1987 con el Curso Introductorio, en

1988 con los proyectos de carrera Administracin y Contadura, Ingeniera en
Informtica e Ingeniera Industrial y posteriormente en 1989, Ingeniera en
Industrias Forestales y Educacin Integral.

En 1987 empieza el curso de postgrado de la Maestra en Ciencias de los

Materiales; en 1989 la de Gerencia de Recursos Humanos y Ciencias
Ambientales. En 1990 se reestructura la Maestra en Gerencia y se oferta con tres
menciones: Finanzas, Operaciones y Produccin, y Mercadeo y Ventas, y en 1992
se aprueba la Maestra de Medicina del trabajo mencin Salud Ocupacional, que
son los programas de postgrado que se dictan actualmente.

En 1992 el Dr. Oswaldo del Castillo Saume sustituye a la Dra. Aline Lampe como
Rector de la Universidad. En 1993 nace la carrera de Licenciatura en Letras
mencin Lengua Espaola y Portuguesa dictada en convenio de la UNEG
y la Universidad Federal Roraima en Santa Elena de Uairn. Se ampla la oferta

11
acadmica en 1995 en convenio con las Alcaldas en Guasipati y en 1996 la de El
Callao, con los proyectos de carreras a nivel de Tcnico Superior en
Administracin y Contadura, y la Licenciatura en Educacin Integral.

En 1996 se inicia el proyecto de carrera de Tecnologa en Produccin

Agropecuaria en Upata. Este mismo ao se concentran los esfuerzos para
emprender lo que podra llamarse el Ncleo Ciudad Bolvar de la UNEG, y se
inician los proyectos de carrera de licenciatura en Educacin, Tecnlogos y
Licenciados en Administracin y Contadura.

El 18 de abril de 1998 se puso en funcionamiento el primer edificio o Clula

Bsica del Complejo Campus Universitario, ubicado en la Avenida Atlntico de
Puerto Ordaz, construido en su totalidad por la Corporacin Venezolana de
Guayana. Esto permiti trasladar a ese recinto las actividades de pregrado
correspondientes a las carreras de Administracin, Contadura y Educacin
Integral.

Para el ao 2002, la UNEG confirma la futura apertura de las maestras en

Gestin Educativa y Enseanza de la Matemtica, cuyo contenido se elabor
tomando en cuenta los lineamientos del Consejo Nacional de Universidades.

Los niveles de investigacin fueron reforzados durante los aos 2001 y 2002,
cuando se oficializ la apertura del Programa de Estudios Avanzados en Gerencia
y la aprobacin del Programa de Estudios Avanzados en Educacin, con el
objetivo de ofrecer a los profesionales de la regin la oportunidad de insertarse en
el cuarto nivel de educacin formal, sin necesidad de permanecer en la
Universidad por perodos mayores a un ao, tiempo mnimo requerido para una

12
especializacin. Estos programas no solo han diversificado las oportunidades de
estudio en la UNEG, sino que tambin han servido como plataforma para la
actualizacin de conocimientos en reas como Tecnologa de la Informacin,
Mejoramiento Continuo y Gerencia Pblica Local, Capacitacin Docente
Universitaria y Formacin de Asesores Acadmicos, que son los cursos que se
han aprobado hasta ahora.

La Universidad en el siglo XXI tiene el reto de reforzar la excelencia acadmica

en una sociedad cada vez ms competitiva, y con mayor necesidad de adaptacin
a los cambios que impone la revolucin tecnolgica e informtica, sin olvidar el
propsito de formar profesionales con alto sentido tico, responsabilidad cvica y
social, con espritu creativo y racional, capaces de proponer nuevas alternativas de
desarrollo y participar en la reactivacin econmica y social del pas.

La integracin institucional con otras universidades de la regin se presenta como

una de las principales alternativas para lograr este reforzamiento acadmico entre
los jvenes profesionales de Guayana, a travs del establecimiento de metas
compartidas en el proceso de capacitacin y mejoramiento de la capacidad de
respuesta ante las verdaderas necesidades de la colectividad guayanesa.

Para garantizar el cumplimiento de sus metas, la UNEG se preocupa por renovar y

optimizar los lineamientos de investigacin, a travs de sus programas de
postgrados, que buscan dar continuidad a los procesos educativos entre quienes ya
forman parte del mercado laboral y profesional de Guayana.

13
Las actividades de extensin, por su parte, se mantienen como estrategia de
integracin y comunicacin con la colectividad, bajo propuestas de formacin
paralela a la educacin formal y la promocin de manifestaciones culturales y
artsticas que apuestan a afirmar nuestra identidad como pueblo en el entorno
inmediato.

A travs de su reciente historia, la UNEG ha cumplido con el compromiso

adquirido a partir de su fundacin en la dcada de los 80, y seguir fortalecindose
para afrontar los nuevos retos que se presenten en la inminente evolucin del
sistema regional de universidades.

1.1.4. Misin

Es misin de la Universidad Nacional Experimental de Guayana, formar

ciudadanos, intelectuales y lderes para la transformacin socio-cultural y tcnico-
cientfica que aseguren el desarrollo social y econmico sustentable, con respeto y
proteccin al ambiente y a la diversidad biolgica y cultural de la regin Guayana
para las generaciones futuras. La UNEG se constituye en un espacio de
construccin colectiva de conocimientos y compartir de saberes, fomentando el
arraigo cultural en el marco de la diversidad, fundamentada en la tica, la
solidaridad, la paz, la libertad acadmica, la autorreflexin crtica y comprometida
con la preservacin y defensa de los valores que hacen posible la convivencia
ciudadana y el respeto a los derechos humanos como patrimonio fundamental de
la sociedad.

14
 1.1.5. Visin

Se vislumbra una sociedad del conocimiento caracterizado por ser humanstico,

cientfico y tecnolgico, multidisciplinario, transdisciplinario, orientado a la
transformacin de la realidad, compartido y contextualizado a partir de la
construccin colectiva del conocimiento y el compartir de saberes. En este sentido
la Universidad debe prefigurar esa sociedad en activa interaccin con su contexto
regional, nacional e internacional.

El conocimiento, as, se reconoce presente en todos los sectores sociales. La

UNEG valorar los saberes indgenas, campesinos, urbanos, en todas las edades y
gneros. La Universidad compartir en variados contextos, tanto locales como
regionales, as como nacionales e internacionales, igualmente, se vincular con
otras instituciones afines y con los sectores productivos, culturales y
gubernamentales de la sociedad enfatizando la funcin social en su quehacer
acadmico.

La UNEG liderizar a las instituciones y procesos orientados a la formacin de los

profesionales necesarios para el desarrollo de la Regin Guayana en el marco de
la sustentabilidad.

Se aspira una institucin autocrtica, reflexiva, con referencia propia. Con

profundo respeto a la diversidad sujeto-sujeto. Se desechar cualquier tipo de
dogmatismo y pensamiento nico y se propiciar la flexibilidad y la tolerancia a la
pluralidad de ideas.

15
Se propender a construir una universidad autnoma, autogestionaria, creativa en
la bsqueda de su financiamiento, austera y eficiente en el aprovechamiento de
sus recursos en funcin de optimizar la efectividad del esfuerzo institucional.

La UNEG est comprometida con la formacin del ciudadano, que en el ejercicio

de su desempeo, sea coherente con la demanda de una sociedad ms humana y
ambientalmente responsable. Est obligada, mediante las ejecutorias de sus
polticas a dar respuestas satisfactorias y oportunas, a una comunidad que reclama
mayor sensibilidad social y ambiental, espiritualidad, sentido de pertinencia, pro
actividad, responsabilidad institucional y probidad. La UNEG tiene el reto
circunstancial del entorno, para presentar resultados que la acrediten como una
universidad de alto valor y prestigio.

1.1.6. Valores y Principios

Los valores y principios estn referidos a las relaciones que fundamentan los
vnculos sujeto-sujeto que se expresan en los valores y constituyen el referente
moral y sujeto-objeto respectivamente que se expresa a travs de los principios y
constituyen el referente tico. Se constituyen en el soporte para el cumplimiento
de la Misin y Visin. Los Valores y Principios, son en ltima instancia,
simultneamente, los medios y fin ltimo de la Universidad. Se asumen los
siguientes:

Tolerancia
Respeto a la diversidad y la pluralidad
Justicia y cultura de paz
Honestidad
Libertad Acadmica

16
 Solidaridad
Equidad
Responsabilidad social.
Responsabilidad ambiental.
Auto-reflexin crtica
Integralidad
Intelectualidad
Universalidad

1.1.7. Objetivos Institucionales

Los objetivos institucionales representan los propsitos especficos enmarcados en

la Misin. Los mismos son permanentes en el tiempo y orientan las acciones hacia
la situacin deseada.

1.- Desarrollar el potencial humano en los campos socioculturales y

tecnocientfico y ambiental que requiere el desarrollo sostenible de la Regin
Guayana.

2.- Afianzar los procesos culturales y sociopolticos para la profundizacin de la

democracia directa y protagnica, en atencin a la etnodiversidad en la regin
Guayana.

3.- Asegurar los procesos de Investigacin y Desarrollo orientados a la bsqueda

de respuestas innovadoras a los requerimientos del desarrollo sostenible de la
Regin Guayana, fomentando la integracin de las iniciativas interinstitucionales.

4.- Asegurar la vigencia permanente de la calidad en las estructuras y los procesos

acadmicos - administrativos para dar respuesta oportuna a las demandas de la
sociedad en atencin a la diversidad biolgica, cultural y geogrfica de la Regin
Guayana.

17
5.- Rectorar la integracin de los recursos - humanos, tecnolgicos y financieros -
que conforman el sub-sistema de Educacin Superior en la Regin Guayana y de
stos con los dems niveles del sistema educativo regional.

1.1.8. Polticas Institucionales

Las polticas Institucionales son orientaciones para discrecionar la toma de

decisiones, es decir, facilitan la delegacin de autoridad hacia los niveles
funcionales y operativos.

18
 1.1.9. Estructura Organizativa de la Universidad Nacional
Experimental de Guayana (UNEG)

Fuente: www.uneg.edu.ve

19
 Descripcin Organizacional

Estructura Organizativa

Descripcin

La Universidad Nacional Experimental de Guayana (UNEG), establece un sistema

articulado, coherente y dinmico, estructurado en subsistemas flexibles e
integrados funcionalmente, cuya finalidad es el logro de los objetivos
institucionales, establecidas en el reglamento.

La Universidad, en razn de su filosofa de administracin y gestin por

proyectos, tiene una organizacin estructural y funcional enmarcada dentro de una
concepcin sistmica y matricial.

El sistema de la universidad est compuesto por el subsistema acadmico y el

subsistema administrativo, ste opera sobre la base de proyectos y est destinado a
las funciones de planificacin, coordinacin, supervisin y evaluacin del sistema
institucional responsable de las normas y procedimiento que regulan el
funcionamiento de la universidad, en su rea de competencia.

La presente informacin almacena todos los lineamientos estructurales y

funcionales expresados en el Reglamento General de la Universidad. El mismo
lleva por finalidad el orden organizacional de todos los procesos que se dan en el
mbito operativo. As como tambin contribuye a consolidar esfuerzos en las
actividades que realiza cada unidad organizativa, permitiendo as lograr los
objetivos establecidos por la institucin de una manera ms eficaz y eficiente.
20
Estructura

La UNEG presenta la siguiente estructura organizativa:

Consejo Universitario:

Es el mximo organismo colegiado de decisin universitaria y estar integrado

por el Rector, quien lo presidir; los Vicerrectores; el Secretario; los
Coordinadores Generales de Programas de Pregrado, Postgrado e Investigacin y
de Extensin y Difusin Cultural; la representacin profesoral elegida de entre el
personal acadmico ordinario, activos y jubilados, dos representantes estudiantiles
elegidos entre los estudiantes regulares; un representante de los egresados, un
representante del personal administrativo y un representante del Ministerio de
Educacin.

Vice-Rectorado Acadmico:

Consejo Acadmico
Consejo de Desarrollo Cientfico, Humanstico y Tecnolgico
Coordinacin de Currculo
Departamento de Ciencia y Tecnologa
Departamento de Educacin, Humanidades y Artes
Departamento de Organizacin y Gerencia
Departamento de Hombre y Ambiente
Coordinacin General de Pregrado
Consejo de Pregrado
Coordinacin de Pasantas
Coordinaciones de Carreras de Pregrado

21
 Coordinacin General de Investigacin y Postgrado
Consejo de Investigacin y Postgrado
Coordinacin de Investigacin y Desarrollo
Centros de Investigacin
Coordinaciones de Carreras de Postgrado
Coordinacin General de Extensin y Difusin Cultural
Consejo de Extensin y Difusin Cultural
Coordinacin de Educacin Permanente
Coordinacin de Estudios Abiertos
Coordinacin de Cultura
Coordinacin de Deporte y Recreacin
Coordinacin de Desarrollo Humano

Vice-Rectorado Administrativo:

Atribuciones

a) Colaborar con el Rector en la direccin, coordinacin, supervisin y

evaluacin de las actividades administrativas de la Universidad y asesorar al
Consejo Universitario en materia administrativa.

b) Colaborar con el Rector en la orientacin de la poltica financiera de la

Universidad.

c) Dictar y proponer, conjuntamente con el Rector, las polticas y normativas

tendentes a racionalizar, con criterios de austeridad, la ejecucin del
presupuesto universitario.

22
d) Concebir y proponer, para su consideracin ante el Consejo Universitario,
programas destinados al fomento de fuentes alternativas de financiamiento
institucional generado por la utilizacin de las capacidades y recursos propios.

e) Revisar, verificar y controlar todas las rdenes de pago emitidas por la

Universidad.

f) Supervisar, controlar e informar peridicamente a las autoridades

universitarias sobre la ejecucin presupuestaria.

g) Mantener el control de los movimientos de caja y de las cuentas de la

Universidad.

h) Elaborar y presentar, por lo menos trimestralmente, al Consejo

Universitario los estados financieros y el Balance General de la Institucin.

i) Llevar el inventario de bienes de la Universidad.

j) Establecer, conjuntamente con el Centro de Informtica, mecanismos

modernos para el manejo administrativo eficiente de todos los recursos
humanos, fsicos y financieros de la Institucin.

k) Elaborar el plan de compras anual de la Universidad, para su aprobacin

por el Consejo Universitario.

1) Registrar, almacenar y despachar los materiales y equipos que adquiera la

Universidad.

m) Ejecutar las acciones pertinentes para asegurar una eficiente prestacin de

servicios bsicos a la Universidad.

23
 n) Tramitar el arrendamiento de los inmuebles requeridos por la Universidad
para su funcionamiento, previa aprobacin del Consejo Universitario.

o) Establecer los mecanismos modernos ms idneos para agilizar la

tramitacin y efectuar un control efectivo de las compras que realice la
Universidad.

p) Establecer los mecanismos necesarios para asegurar la satisfaccin pronta y

adecuada de las solicitudes de compra de materiales y equipos as como de
prestacin de servicios que hagan las diferentes unidades de la Universidad.

q) Disear y ejecutar un plan de mantenimiento preventivo de la

infraestructura fsica, instalaciones y equipos de la Universidad, que incorpore
a toda la comunidad universitaria.

r) Las dems que le fijen los Reglamentos Internos de la Universidad, el

Consejo Universitario y el Rector

Secretara:

Secretara de Actas
Fondo Editorial
Unidad de Informtica y Estadstica
Coordinacin de Admisin y Control de Estudios
Coordinacin de Informacin y Documentacin

Unidad de Archivo General

Unidad de Procesos Tcnicos
Unidad de Publicaciones Peridicas
Unidad de Servicios Bibliotecarios

24
 1.1.10. Identificacin del Departamento donde se realiz
las Pasantas

La oficina seleccionada para realizar el proceso de pasantitas fue la del

Responsable de Sede.

Estructura Organizativa de la Oficina del Responsable de Sede

RESPONSABLE
DE
SEDE

SECRETARIA

COORDINACION
ADMINISTRATIVA

ASISTENTE
ADMINISTRATIVO

UNIDAD UNIDAD SERVICIOS

DE DE
TRANSPORTE GENERALES
VIGILANCIA

Fuente: www.uneg.edu.ve
25
Personal adscrito y funciones:

Responsable de Sede
Secretaria
Coordinacin Administrativa
Asistente Administrativo
Unidad de Transporte
Unidad de Vigilancia
Servicios Generales

Responsable de Sede:

Acude a los programas y actividades de la Sede para el correcto desarrollo

de la institucin.
Participa en el estudio y anlisis de nuevos mtodos y procedimientos de
trabajo.
Elabora Informe de Gestin correspondiente al desarrollo de las
actividades de la Universidad Nacional Experimental de Guayana
(UNEG), Sede Ciudad Bolvar.
Garantiza la administracin y fortalecimiento de la Sede UNEG Ciudad
Bolvar.
Organiza y promueve los cambios en la estructura organizativa.
Vela por el mantenimiento y acondicionamiento de la UNEG Sede Ciudad
Bolvar.

26
Secretaria:

Atiende e informa al pblico en general.

Redacta y transcribe correspondencias y documentos diversos operando un
microcomputador.
Recibe y realiza llamadas para las diferentes reas de la Institucin.
Recibe fax de cualquier departamento o Institucin.
Enva por fax las nominas del personal obrero y conductores a las
unidades correspondientes y cualquier otro documento.
Enva por valija comunicaciones a las unidades correspondientes.
Mantiene informado al Responsable de Sede sobre las actividades
realizadas.
Archiva y lleva el control de los documentos de sta rea.
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier
anomala.
Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada.
Mantiene relaciones continuas con el Personal Docente, Administrativo,
Obrero y Estudiantes, a fin de apoyar y/o ejecutar lo relativo al rea,
exigindose para ello una normal destreza para obtener cooperacin.

Coordinacin Administrativa:

Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de la unidad.

Elabora proyectos de compromiso por el concepto de: alquileres de los
servicios.

27
 Realiza seguimientos de los pagos para su cancelacin oportuna.
Recibe y revisa facturas y comprobantes de los gastos efectuados con los
avances a justificar.
Coordina y hace seguimiento a las acciones administrativas emanadas por
la unidad.
Recibe y verifica las requisiciones de compras de unidades solicitadas.
Recibe licitaciones y/o licitacin de los proveedores.
Supervisa de manera directa y constante las actividades realizadas por el
Asistente Administrativo.
Las decisiones que se toman se basan en instrucciones especficas,
rdenes y/o guas de accin, a nivel operativo.
Es responsable directo de ttulos y valores.
Solicita y verifica los soportes demostrativos de los gastos realizados.
Realiza trmites de solicitud de transporte para el traslado del estudiantado
y personal de la Institucin como a personas de otras Instituciones que lo
soliciten.
Brinda apoyo logstico en actividades especiales.
Analiza informacin para los planes y programas.

Asistente Administrativo:

El objetivo general del asistente administrativo es, ejecutar los procesos

administrativos del rea, aplicando las normas y procedimientos definidos,
elaborando documentacin necesaria, revisando y realizando clculos, a fin de dar
cumplimiento a cada uno de esos, lograr resultados oportunos y garantizar la
presentacin efectiva del servicio.

28
Supervisor de Transporte y Mecnica Automotor:

Tienen objetivo general supervisar el mantenimiento preventivo / correctivo y los

programas de rutas de los vehculos de la Organizacin, coordinando y
controlando las tareas del personal a su cargo, para garantizar el traslado oportuno
del personal, alumnos y bienes de la misma.

Supervisor de Vigilancia

Tiene como responsabilidad supervisar la vigilancia y custodia de la

Organizacin, coordinando y distribuyendo las tareas del personal a su cargo, as
como aplicando los procedimientos necesarios, para garantizar la seguridad
interna en la misma.

Supervisor de Servicios Generales

Se encargada de supervisar los servicios de limpieza y conservacin, de los bienes

de la institucin, recepcin, mensajera, jardinera y otros de la Organizacin;
coordinando y controlando las tareas del personal a su cargo, as como aplicando
los procedimientos establecidos para garantizar con el apoyo logstico requerido,
el funcionamiento de dichas reas.

29
1.2 Situacin Contextual

1.2.1. Identificacin del Departamento

Las pasantas fueron realizadas en el Departamento del Responsable de Sede, el

cual es el encargado de elaborar el Informe de Gestin correspondiente al
desarrollo de las actividades de la UNEG Sede Ciudad Bolvar, garantiza la
administracin y fortalecimiento de la institucin, as mismo organiza y promueve
los cambios en la estructura organizativa velando por el mantenimiento y
acondicionamiento de la universidad.

Mantiene actualizado el registro de inventario de los Bienes Nacionales que se

encuentran en la universidad, en base a las incorporaciones y desincorporaciones
de vehculos, mobiliarios y equipos electrnicos, en conjunto con el Departamento
de Servicios Generales. Mantiene el control de las adquisiciones de bienes o
reparaciones mayores de vehculos, cada vez que as lo requiera el departamento
solicitante.

Elabora correspondencias para ser enviadas a las oficinas de Puerto Ordaz, para
solicitar o informar sobre cualquier caso.

30
1.3. Diagnostico Situacional

1.3.1. Evaluacin de la Situacin Actual del Departamento

El departamento del Responsable de Sede, se encarga de velar por el buen

funcionamiento de la Universidad, tanto administrativamente como acadmicas.

A pesar de contar con un buen equipo de trabajo no escapa a una serie de

problemas dentro de su rea funcional.

Debido a que la Responsable de Sede tiene poco tiempo en el cargo que

actualmente ejerce se presentaron una serie de inconvenientes al inicio de su
gestin, para el desarrollo de las actividades de pasantas, las cuales se fueron
mejorando.

1.3.2. Limitaciones

La principal limitacin que se presento durante el periodo del desarrollo de las

pasantas fue en el cambio del Responsable de Sede y el poco material
bibliogrfico que se pudo encontrar referente al tema relacionado.
Cabe destacar que para el momento en que fueron iniciadas las pasantas, fue
admitida en dos oportunidades, por el Responsable de Sede en ese momento y
posteriormente por el nuevo Responsable de Sede, debido al cambio de esta
figura en la universidad el cual ocurri en el trayecto de la realizacin de las
mismas se obstruyo un poco el desarrollo de estas.

31
 CAPTULO II

DESCRIPCION Y ANALISIS DEL PROCESO DE PASANTIA

2.1 Objetivos Generales y Especficos

2.1.1 Objetivo General:

Describir las actividades realizadas en el Departamento de Responsable de

Sede de la Universidad Nacional Experimental de Guayana (UNEG) Sede Ciudad
Bolvar, Estado Bolvar.

2.1.2 Objetivos Especficos:

Conocer y desarrollar las actividades que se llevan a cabo en el

Departamento de Responsable de Sede de la Universidad Nacional
Experimental de Guayana (UNEG) Sede Ciudad Bolvar, Estado Bolvar.
Proponer mejoras para el ptimo desarrollo de las actividades que se
ejecutan en el Departamento Responsable de Sede de la Universidad
Nacional Experimental de Guayana (UNEG) Sede Ciudad Bolvar, Estado
Bolvar.

2.2 Descripcin y conceptualizacin de las Actividades Realizadas

En el periodo de la realizacin de las pasantas se llevaron a cabo distintas

actividades las cuales fueron necesarias e importantes, ya que a travs de estas se
pudo alcanzar el objetivo general del trabajo. Las actividades realizadas fueron las
siguientes:

32
 Induccin a las actividades de las pasantas la cual se inici con la visita a
las instalaciones de la Institucin tanto la sede de Jardn Botnico como la
sede de Doce Ventana, donde el Responsable de Sede en esta oportunidad
me instruy acerca de las actividades que se desarrollaran en dicha
Universidad, de igual manera en este momento se pidi hacer un
inventario de bienes en la UNEG, para el cual se facilit un listado de
bienes en donde se deba verificar la existencia de los mismos, en dicho
inventario se conto con el apoyo de personal del Departamento de
Servicios Generales, para ubicacin y revisin de los bienes adscritos a la
Universidad.
Planificacin del inventario, el cual consisti en planear la realizacin del
inventario fsico de bienes, en el cual se facilit una lista con cdigos y
descripcin de algunos bienes.
Elaboracin de formato de registro de bienes, se realiz un formato para el
registro de los bienes que se encuentran en la Universidad, con el uso de
este formato se busca facilitar la ubicacin y caractersticas de los bienes.
(Ver Anexo 1)
Elaboracin del inventario fsico de bienes nacionales en la Universidad
Nacional Experimental de Guayana UNEG Sede Ciudad Bolvar:
Consisti en verificar y constatar que bienes se encontraban adscritos a la
Universidad, igualmente si estos pertenecan a cada coordinacin tal y
como se pudo verificar en el sistema de registro de bienes que maneja el
Departamento de Servicios Generales el cual est dirigido por el seor
Arsenio Valdez, y si los mismos estaban en buenas condiciones de uso,
as mismo se conto con la ayuda del seor Zoilo y el Seor Castro personal
adscrito al referido departamento, para poder constatar en los depsitos de
la Universidad, la ubicacin de algunos bienes los cuales no se
encontraban fsicamente en las coordinaciones, oficinas y otras reas de la
Institucin.

33
 De igual manera dicho inventario tambin se realiz en la Casa de las
Doce Ventanas la cual tambin funciona como sede administrativa de la
UNEG, en esta visita se pudo constatar que existen bienes, los cuales
pertenecen a la Coordinacin de Turismo de la Sede Jardn Botnico.

Por solicitud de la Responsable de Sede Msc. Kledys Ramos, se solicito

nuevamente otro inventario, en esta oportunidad se requiri constatar por
cada aula, las sillas y mesas que se encontraban daadas e igualmente
verificar que existieran cuarenta (40) Sillas y cuarenta (40) mesas por
saln, el cual se realiz de manera satisfactoria. (Ver Anexo 2)

Igualmente se realiz un inventario de las necesidades que presentaba cada

coordinacin, oficina y aulas de la Institucin el cual tambin se realiz
satisfactoriamente.

Cotejo de bienes en registro, existentes y desincorporados; esta actividad

se procedi a cotejar por medio del sistema de registro de bienes y los
inventarios realizados anteriormente la existencia real, la ubicacin y las
condiciones de los bienes, tomando especial atencin en la ubicacin ya
que se pudo notar que existen bienes que no se encuentran en el sitio o
lugar donde se tienen registrados en el sistema de registro de bienes.

Archivo de documentos y correspondencias: Consisti en archivar

correctamente y llevar una relacin de las Correspondencias Internas
Recibidas, Internas Enviadas y Externas Recibidas y archivar otros
documentos de inters a la Oficina de Responsable de Sede y a la UNEG
en general para su posterior y fcil manejo.

Elaboracin de formatos modelos para desincorporacin y traslado de

bienes; se realiz un formato de inventario de bienes, formato de una

34
 orden de desincorporacin, formato de orden de traslado de bienes, los
cuales servirn como instrumento para el control a la hora de movilizar o
desincorporar bienes; en cuanto al formato para inventario de bienes este
permitir llevar un control de los bienes existentes tomando en cuenta su
cdigo, serial, descripcin, ubicacin. (Ver Anexo 3 4)

2.3. Justificacin y relevancia para el desarrollo del perfil profesional.

Durante el trabajo ejecutado en el Departamento del Responsable de Sede se

logr determinar la importancia de un Administrador de Empresas dentro de esta
rea, ya que en este departamento en conjunto con el Departamento de Servicio
Generales se basan en registrar, identificar y controlar los bienes adquiridos por
la universidad, velando por su guarda, custodia y mantenimiento, si no se lleva
una adecuada Administracin de los Bienes, el propsito principal se estar
desaprovechando.

Es por esto que el objetivo general que se pretende lograr a travs de este informe
es el de estudiar el proceso del Control Administrativo en el Departamento del
Responsable de Sede, as como las actividades que se desarrollan en el
Departamento de Servicios Generales.

2.4 Beneficios y Alcances.

Entre los conocimientos obtenidos en las pasantas, se puede mencionar el de

determinar el grado de importancia que tiene un Administrador de Empresa, y que
todo organismo sin importar que este sea pblico o privado igualmente debe

35
llevar un control administrativo dentro de cada uno de los departamentos que lo
conforman ya que esto es lo que va asegurar y garantizar, la eficacia de todas las
actividades que se realicen.

La importancia principal de este tema es abarcar y conocer todo lo concerniente al

proceso del Control Administrativo en el Departamento del Responsable de Sede.

36
 CAPITULO III

FUNDAMENTOS TEORICOS

3.1. Bases Tericas

Concepto de Bienes: Son todas aquellas cosas susceptibles de satisfacer

necesidades humanas, de las cuales se generan derechos que forman parte de un
patrimonio, incluyendo a los objetivos inmateriales o cosas susceptibles de valor.

Clasificacin de los Bienes Una correcta administracin de los Bienes exige a su

vez adoptar un criterio de clasificacin que puede estar dado por los siguientes
aspectos (SIGECOF 1999):

Bienes del Dominio Pblico: Son aquellos Bienes de Uso Pblico o de Uso
Privado por parte de la Nacin, de los Estados y de las Municipalidades, tales
como: caminos, lagos, ros murallas, fosos, puentes, plazas y dems bienes
semejantes.

Bienes del Dominio Privado: Estn sujetos a las disposiciones del Cdigo Civil
en cuanto no se opongan a las leyes especiales.

Bienes Privados: Son los Bienes que pertenecen a los particulares.

Bienes Nacionales: Considerados Bienes Patrimoniales del Estado, estn regidos

por las normas ordinarias sobre la propiedad, puede ser objeto de cualquier
negociacin de ndole privada y patrimonial y estn sometidos a las reglas sobre
enajenacin, prescripcin, etc.

37
Los Bienes Nacionales son los inmuebles, muebles, derechos y acciones, que por
cualquier ttulo entraron a formar parte del patrimonio de la Nacin, al
constituirse sta en estado soberano. Tambin son Bienes Nacionales, aquellos
que por cualquier ttulo adquiera o haya adquirido la Nacin o se haya destinado o
se destinare a algn establecimiento pblico nacional. Los bienes muebles e
inmuebles que se encuentren en el territorio nacional y no tengan dueo.

Bienes de Consumo: Son aquellos Bienes que se adquieren con la finalidad de

ser utilizados en las actividades normales del organismo. Son de corta duracin y
en general no tienen una duracin superior a un ao. Dentro de esta clasificacin
se incluyen los semovientes no utilizados para reproduccin. No son reparables o
su reparacin demanda un costo igual o mayor que el de reposicin. Son bienes
muebles que no aumentan el activo.

Bienes de Uso: Son bienes materiales que aumentan el activo de las entidades del
sector pblico en un periodo determinado, tienen una duracin superior a un ao y
estn sujetos a depreciacin.

Inventario: Es el conjunto de mercancas o artculos que tiene la empresa para

comerciar con aquellos, permitiendo la compra y o la fabricacin primero antes de
venderlos, en un periodo econmico determinados. Deben aparecer en el grupo de
activos circulantes.

El inventario aparece tanto en el balance general como en el estado de resultados.

En el balance General, el inventario a menudo es el activo corriente mas grande.
En el estado de resultado, el inventario final se resta del costo de mercancas
disponibles para la venta y as poder determinar el costo de las mercancas
vendidas durante un periodo determinado.
38
Objetivo del Inventario: Tiene como objetivo proveer o distribuir
adecuadamente los materiales necesarios a la empresa. Colocndolos a
disposicin en el momento indicado, para as evitar aumentos de costos perdidas
de los mismos. Permitiendo satisfacer correctamente las necesidades reales de la
empresa, a las cuales debe permanecer constantemente adaptado. Por lo tanto la
gestin de inventarios debe ser atentamente controlada y vigilada.

Control Interno: Es un plan de organizacin y conjunto de planes, mtodos,

procedimientos y otras medidas de una institucin, tendentes a ofrecer una
garanta razonable de que se cumplan los siguientes objetivos principales:

Promover planes de operaciones metdicas, econmicas, eficientes y

eficaces, as como productos y servicios de la calidad esperada.
Preservar el patrimonio frente a prdidas por despilfarro, abuso, mala
gestin, errores, fraudes o irregularidades.
Respetar las leyes, reglamentaciones y directivas; estimular la adhesin de
los integrantes de la organizacin a sus polticas y objetivos.
Elaborar y obtener datos financieros y de gestin completos, confiables y
presentados correctamente en informes oportunos.

Componentes del Control Interno

El ambiente de control interno: Se refiere a la cultura o actitud

generalizada de la organizacin con respecto al control.

Publicacin N 20 de la Contralora General de la Repblica

Son Normas de Control Interno dictadas por la Contralora General de la

Repblica, por la cual se rigen los institutos pblicos al realizar alguna de sus
funciones.

39
3.2 Bases Legales

3.2.1 Ley Orgnica de Hacienda Pblica

Artculo 19: Son bienes nacionales: 1) Los bienes muebles o

inmuebles, derechos y acciones que por cualquier ttulo entraron a
formar el patrimonio de la Nacin al constituirse sta en Estado
soberano, y los que por cualquier ttulo haya adquirido o adquiera La
Nacin o se hayan destinado o se destinaren a algn establecimiento
pblico Nacional o a algn ramo de la Administracin Nacional. 2)
Los bienes muebles o Inmuebles que se encuentren en el territorio de
la Repblica y que no tengan Dueo.

Segn el artculo 19 de la ley orgnica de Hacienda Pblica Nacional en el

pargrafo 1 son bienes del estado los que el mismo pueda ser adquirido por la
Nacin bajo una transaccin bien sea una compra, un traspaso, una donacin etc.
y el cual ser asignado al cualquier institucin del estado. En el pargrafo 2 del
mismo artculo sern propiedad del Estado los bienes que se adquieran y que no
posean dueos para poder ser incorporados al patrimonio de la administracin
pblica.

Artculo 22: La administracin, conservacin y mejora de los bienes

nacionales corresponde al Ejecutivo Nacional. Por disposiciones
especiales se asignar a los diversos Departamentos del Ejecutivo
Nacional la administracin de los bienes nacionales, segn las
necesidades de cada ramo y la naturaleza de los bienes, de modo que
cada uno de ellos quede expresamente adscrito para su administracin
a alguno de los Departamentos del Ejecutivo. La administracin de los
bienes nacionales que no se hayan adscrito especialmente a
determinado Departamento del Ejecutivo Nacional, corresponder al
Ministerio de Hacienda.

El Gobierno central es el encargado de la custodia de los bienes que

forman parte de su patrimonio, es por ello que la administracin central tiene la
potestad de asignar a cada departamento la responsabilidad de conservar y
preservar los bienes que se le han asignado a su unidad de trabajo.

40
 3.2.2 Ley Orgnica de la Contralora General de la
Repblica

Artculo 35: El Control Interno es un sistema que comprende el plan

de organizacin, las polticas, normas, as como los mtodos y
procedimientos adoptados dentro de un ente u organismo sujeto a esta
Ley, para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad
de su informacin financiera y administrativa, promover la eficiencia,
economa y calidad en sus operaciones, estimular la observancia de las
polticas prescritas y lograr el cumplimiento de su misin, objetivos y
metas.

El control interno es el mtodo de administrar cada uno de los recursos

pertenecientes al patrimonio del estado, con la finalidad de promover la eficiencia
y eficacia dentro de la administracin pblica.

Artculo 36: Corresponde a las mximas autoridades jerrquicas de

cada ente la responsabilidad de organizar, establecer, mantener y
evaluar el sistema de control interno, el cual debe ser adecuado a la
naturaleza, estructura y fines del ente.

Son las personas del alto nivel jerrquico las responsables de realizar un
proceso de monitoreo del proceso administrativo en lo que respecta al control
interno no solo de los bienes si no de igual forma de las necesidades de cada
unidad de trabajo.

Artculo 37: Cada entidad del sector pblico elaborar, en el marco de

las normas bsicas dictadas por la Contralora General de la
Repblica, las normas, manuales de procedimientos, indicadores de
gestin, ndices de rendimiento y dems instrumentos o mtodos
especficos para el funcionamiento del sistema de control interno.

41
 Cada institucin de capital pblico tendr la potestad de crear un manual
de normas y procedimientos de control administrativo con la finalidad de crear un
mecanismo de control interno y as poder adoptar posturas en lo que respectas a l
proceso de control administrativo.

En cuanto a la Administracin y Custodia de los Bienes Nacionales, la Ley

contra la Corrupcin (GO No. 37.347 del 17 de Diciembre de 2001), seala lo
siguiente:

Artculo 7: Los funcionarios y empleados pblicos deben administrar

y custodiar el patrimonio pblico con decencia, decoro, probidad y
honradez, de forma que la utilizacin de los bienes y el gasto de los
recursos que lo integran, se haga de la manera prevista en la
Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela y las leyes, y
se alcancen las finalidades establecidas en las mismas con la mayor
economa, eficacia y eficiencia.

La definicin, naturaleza y objetivo de los Bienes Muebles, se establece en

los Artculos 531 al 537 del Cdigo Civil de Venezuela.

Artculo 532: Son muebles por su naturaleza los bienes que pueden
cambiar de lugar, bien por s mismos o movidos por una fuerza
exterior.

El Manual de Normas de Control Interno sobre un Modelo Genrico de la

Administracin Central y Descentralizada Funcionalmente No. (38.282 de fecha
28 de Septiembre de 2005), establece en cuanto al respaldo del personal hacia el
Control Interno, lo siguiente:

4.2.1.2. Respaldo del Personal: Todos los funcionarios pblicos

deben mantener y demostrar permanentemente una actitud positiva y
de respaldo hacia los controles internos.

42
 CAPITULO IV

PERSPECTIVA METODOLGICA

4.1 Descripcin de los mtodos y procedimientos para la

realizacin de las actividades de pasanta

En el desarrollo de las pasantas se utilizo un tipo de investigacin

Documental, de Campo y Mixta definido por Zorrilla (1993) como:

"La investigacin documental es aquella que se realiza a travs de la

consulta de documentos (libros, revistas, peridicos, memorias,
anuarios, registros, cdices, constituciones, etc.). La de campo o
investigacin directa es la que se efecta en el lugar y tiempo en que
ocurren los fenmenos objeto de estudio. La investigacin mixta es
aquella que participa de la naturaleza de la investigacin documental y
de la investigacin de campo.

Para poder lograr los objetivos planteados se utiliz el tipo de

investigacin sealado en el prrafo anterior debido a que se uso de material
bibliogrfico para el soporte terico de las pasantas, de campo por que las
pasantas se realizo en el Departamento de Responsable de Sede lograr un estudio
ms correcto y sincero y a la vez fue mixto por que se utilizaron estos dos
mtodos investigativos para el evalo y alcance de los objetivos tanto generales
como especficos.

43
 4.2 Fuentes de Informacin

Son todos aquellos recursos de los que disponemos para buscar, localizar e
identificar informacin, pueden desglosarse en:

Fuentes del conocimiento: Los logrados a travs de lo aprendido en el

transcurso de la realizacin de las pasantas.
Las fuentes documentales: libros, leyes y manual de normas de control
interno.
Fuentes electrnicas: Internet.

44
 CAPITULO V

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1 Conclusiones

Las actividades realizadas en el Departamento del Responsable de Sede se

realzan bajo la supervisin del personal que all labora entre estas se pueden
destacar: Supervisin y Control de los Bienes Muebles e Inmuebles adquiridos
por la institucin, actualizar el registro de inventario de los bienes (proceso de
desincorporacin), rendicin de cuentas sobre el movimiento de incorporaciones
y desincorporaciones, y la toma del inventario fsico de bienes muebles adscrito a
la universidad.

La pasanta consisti bsicamente en aportar un anlisis del proceso de

control sobre los bienes muebles o inmuebles adquiridos en la Universidad, con
el propsito de mantener un seguimiento y supervisin de los bienes y de esta
manera garantizar una operatividad adecuada y una administracin efectiva de las
partidas destinadas a la adquisicin de bienes y servicios.

El Departamento Servicios Generales adscrito al Departamento de

Responsable de Sede, cuenta con los recursos materiales, humanos, tecnolgicos,
necesarios para emprender acciones que le permitan satisfacer y proyectar un
proceso operativo efectivo propiciando el cumplimiento de los objetivos
planeados o planificados por la Institucin.

El proceso de incorporacin de los bienes muebles e inmuebles se realiza

mediante el registro, identificacin, codificacin y control de los mismos con el

45
propsito de establecer una adecuada sistematizacin que permita visualizar la
cuanta de bienes y/o servicios efectuados por la Universidad, y as llevar un
control permanente de todos aquellos bienes o servicios adquiridos por la
Institucin.

La desincorporacin de los bienes establece que se debe presentar ante el

Departamento de Servicios Generales un informe de desincorporacin, ya sean
mobiliarios y/o equipos el cual en algunos casos no es presentado, incumpliendo
con las normativas establecidas, y los registros de desincorporacin no se
implementan de manera efectiva; se pudo notar que en los registros de
desincorporacin presentan fallas debido a que no se implementan los debidos
formatos existentes para dicho fin, ocasionando con esto problemas y retardo en
las actividades de inventario al momentos de ubicar cualquier bien.

La toma del inventario no se cumple continuamente de acuerdo a las reglas

establecidas en el manual y normas de procedimiento administrativo, lo que trae
consigo que se carezca de un proceso de control de inventario efectivo que
permite mantener un seguimiento positivo de los bienes en existencia.

Es importante destacar que la universidad requiere de personal capacitado

que asuma la figura de Responsable de Bienes para as llevar de forma eficiente y
eficaz el control de todos los bienes muebles e inmuebles de la universidad

Con el fin de mejorar e implementar un ptimo funcionamiento en el

Departamento de Servicios Generales en cuanto a la incorporacin,
desincorporacin y traslado de bienes se crearon formatos para tal fin los cuales
fueron puestos a la orden de la Institucin para su anlisis y aplicacin.

46
5.2. RECOMENDACIONES

Luego de haber sealado las conclusiones que engloban el informe de

pasanta de grado se procede a enunciar un conjunto de recomendaciones que se
sealan a continuacin:

Mantener una supervisin y evaluacin constante con el fin de mejorar el

proceso de inventarios que se genera por parte del Departamento Servicios
Generales.

Realizar talleres de capacitacin a todo el personal que labora en la

Universidad, con la finalidad de instruirlos sobre el mantenimiento y cuidado de
los bienes conforme a las normas establecidas por la Institucin.

Sistematizar el proceso Administrativo en el Departamento de Servicios

Generales, mediante una automatizacin tecnolgica que permita desarrollar las
actividades de forma efectiva de acuerdo a las normativas y objetivos planificados
por la Institucin.

Se recomienda nombrar a personal capacitado para cumplir las funciones

de Responsable de Bienes y as llevar un mejor control de forma eficiente y eficaz
en el registro de los mismos.

Implantar el trabajo en equipo, conservar la excelencia y mstica en el

trabajo, la cual forma el crecimiento tanto en lo personal como en lo profesional.

47
 5.3. Matriz Diagnstica FODA

Fortalezas:

Personal competente para ejecutar las actividades pertinentes.

Clima laboral adecuado.
Relaciones interpersonales ptimas entre el personal.

Oportunidades:

Implementacin de sistemas computarizados.

Existencia de personal capacitado.
Relaciones Institucionales.
Debilidades:

Espacio fsico poco adecuado en algunas reas.

Falta de un Manual de Normas y Procedimientos Administrativo
actualizado.
Escasez de recursos materiales que permitan una actividad positiva del
proceso administrativo que se genera en el departamento.

Amenazas:

Cambios del Responsable de Sede.

No existe manuales de normas y procedimientos para toda la institucin.

48
 REFERENCIAS

Cdigo Civil de Venezuela

Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela.
HANS, J. (1998). El xito de la Administracin y Empresas. Mxico McGraw
Hill. Segunda Edicin
http://www.gestiopolis.com/canales/gerencial/articulos/no%2011/pnbasica.htm
http://www.mitecnologico.com/Main/TiposDeInventarios
http://www.monografias.com/trabajos14/inventario/inventario.shtml
http://www.uneg.edu.ve
Ley Orgnica de Administracin Financiera del Sector Pblico.
Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica

49
 Anexo 1

FORMATO DE REGISTRO DE BIENES

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA

VICE-RECTORADO ACADEMICO
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES

CODIGO DEL SERIAL DEL DESCRIPCIN DEL BIEN UBICACIN

BIEN BIEN

Por: Dpto. de Servicios Generales

51
 Anexo 2

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA

VICERECTORADO ACADEMICO
RESPONSABLE DE SEDE

INVENTARIO DE SILLA Y MESAS

(NUEVAS Y DAAS)

SILLAS MESAS TOTAL

SILLAS/MESAS

NUEVAS 251 167 418

DAADAS/RECUPERABLES 46 85 131

NOTA: EN EL AULA 09 LAS PIZARRAS ACRLICAS SE ENCUENTRAN

DAADAS COMPLETAMENTE.

52
 Anexo 3

ORDEN DE DESINCORPORACIN

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA ORDEN N

VICE-RECTORADO ACADEMICO
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
FECHA:

CODIGO DEL DESCRIPCIN UBICACIN DEL MOTIVO DE

BIEN BIEN DESINCORPORACIN

ELABORADO POR: RECIBIDO POR:

53
 Anexo 4

ORDEN DE TRASLADO DE BIENES

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA ORDEN N

VICE-RECTORADO ACADEMICO
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES

FECHA:

CODIGO DEL DESCRIPCIN UBICACIN UBICACIN DE MOTIVO DE

BIEN ORIGINAL DESTINO TRASLADO

ELABORADO POR: RECIBIDO POR:

54
 UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADMICO
COORDINACIN GENERAL DE PRE GRADO
COORDINACIN DE PASANTIAS

Fecha de Incio: 14-02-2011

Fecha de Culminacin: 06-06-2011

PLAN DE ACTIVIDADES
ACTIVIDADES SEMANAS
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Induccin a las actividades

Planificacin del inventario

Elaboracin de formato de registro de bienes

Inventarios de Bienes Nacionales

Cotejo de bienes en registros, existentes

y desincorporados

Archivo de documentos y correspondencias

Elaboracin de formato modelo para

desincorporacin y traslado de bienes