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MUNICIPIO DE MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO 1502-P-GCE-C-03-V1

VILLAVICENCIO

PROCESO EDUCACION Vigencia:


Subproceso Direccin de Cobertura
Macrproceso Gestin de Cobertura del Servicio 24/09/2013
Educativo
PROCEDIMIENTO PARA IDENTIFICAR Documento controlado
ESTRATEGIAS DE ACCESO Y PERMANENCIA EN Pgina 1 de 15
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CONTENIDO

Pgina

1. OBJETIVO 2
2. ALCANCE Y RESPONSABLES 2
3. DEFINICIONES 2
4. MARCO NORMATIVO 3
5. RECURSOS 3
6. GENERALIDADES 3
7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 5
8. REGISTROS 14
9. CONTROL DE CAMBIOS 15
10. ANEXOS 15

Elaborado Revisado Aprobado

ORIGINAL FIRMADO
OLGA PEREZ MARTINEZ
Directora de Cobertura y Permanencia

LUIS ALBERTO LOPEZ O. Mg. CARLOS ALBERTO PABON M. JUAN GUILLERMO ZULUAGA C.
Prof. Gestin de la Calidad Secretario de Educacin Alcalde

Fecha: 30/08/2013 Fecha: 30/08/2013 Fecha Vigencia: 24/09/2013


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1. OBJETIVO

Identificar estrategias para asegurar el acceso y la permanencia de los alumnos en el


sistema educativo oficial, a nivel de Secretara de Educacin.
.

2. ALCANCE Y RESPONSABLES

Inicia con el clculo de los cupos faltantes para definir las estrategias de acceso y
permanencia. Durante el proceso se analiza la viabilidad de los requerimientos de cada
Establecimiento para ampliar su oferta educativa, se realizan acuerdos de ampliacin de la
oferta entre establecimientos, y se definen estrategias de ampliacin de oferta priorizando la
asignacin de recursos. El subproceso finaliza con la entrega de la informacin

El Director (a) de Cobertura y Permanencia es responsable del cumplimiento del Proceso y


su aplicacin.

3. DEFINICIONES Y TERMINOLOGIA APLICABLE

Capacidad. Recursos y aptitudes que tiene un individuo, entidad o institucin para


desempear una determinada tarea o cometido.

Demanda. Representa la cantidad de productos o servicios que el pblico objetivo quiere y


puede adquirir para satisfacer sus necesidades o deseos.

Consolidacin. Es dar firmeza, durabilidad o transformacin en algo mejor

Informacin. Es un conjunto o recurso organizado de datos procesados que otorgan un


sentido a la realidad.

Establecer. Hacer que empiece a funcionar una cosa o una actividad, generalmente con
propsito de continuidad.

Estrategia. Es un conjunto de acciones planificadas sistemticamente en el tiempo que se


llevan a cabo para lograr un determinado fin.
Asegurar. Afirmar que una cosa es verdad

Continuidad. Circunstancia de suceder o hacerse algo sin interrupcin,

Alumnos. Son aquellos que aprenden de otras personas y recibe educacin o conocimiento.

Atender. Prestar atencin voluntariamente para un mejor entendimiento

Solicitudes. Documentos escritos, que van dirigidos a alguien cada vez que necesitamos un
servicio o un producto, sea en forma personal o de trabajo.
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4. MARCO NORMATIVO

Constitucin Poltica de Colombia


Ley 715 de 2001 Numeral 6.2.5. . Mantener la cobertura actual y propender a su ampliacin
Ley 115 de 1994 Ley General de Educacin
Decreto 1860 de 1994 Reglamentan parcialmente la ley 115 en aspectos pedaggicos y
organizativos generales.
Decreto 1526 de 2002Reglamenta la administracin del sistema de informacin del sector
educativo.
Decreto 366 de 2009 reglamenta la organizacin del servicio de apoyo pedaggico para la
atencin con discapacidad o con capacidades o con talentos excepcionales en el marco de
la educacin inclusiva.
Resolucin 5360 de 2006 organiza el proceso de matrcula oficial de la educacin
preescolar, bsica y media en las entidades territoriales certificada
Resolucin MEN 166 de 2003 establecen las condiciones del reporte de informacin para la
implementacin de la primera etapa del Sistema de Informacin del Sector educativo.
NTC GP 1000 Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica.
Norma ISO 9001:2008, Norma Tcnica Internacional de Gestin de Calidad.
Reglamento tcnico

5. RECURSOS

5.1 Talento Humano.


Coordinador de Calidad
5.2 Maquinaria y Tecnologa.
Equipos de cmputo del Equipo Cobertura y Permanencia
5.3 Materiales o Logsticos.
Papelera y formatos prediseados
5.4 Metodolgicos.
NTC ISO 9001:2008
5.5 Medio Ambiente.
Normas de seguridad

6. GENERALIDADES

El presente documento permite conocer en forma descriptiva la composicin del proceso,


dentro de las caracterizaciones se define; el objetivo, el alcance y la normatividad que rige el
proceso.

Las auditoras a los procesos del Macroproceso C. Gestin de la Cobertura del Servicio
Educativo Oficial se deben realizar una vez se haya finalizado la ejecucin de este.

Cuando se identifiquen problemas reales o potenciales ya sea durante la ejecucin de los


diferentes subprocesos o debido al anlisis de los resultados de los indicadores asociados al
proceso, el dueo del proceso debe generar acciones correctivas o preventivas, las cuales
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deben ejecutarse de acuerdo con lo estipulado en los subprocesos N01.02. Acciones


correctivas y N01.03. Acciones preventivas.
La definicin, medicin y seguimiento de los indicadores asociados a los procesos de la
cadena de valor, como herramienta de apoyo para el mejoramiento continuo y al logro de los
objetivos definidos dentro de la secretara, deben ser desarrollados por los responsables de
cada proceso. La definicin de los responsables se encuentra en la hoja de vida de cada
indicador.

6.1 Perfil de los Funcionarios de la Secretaria de Educcin

Los funcionarios deben cumplir con un perfil de manera que se garantice la ejecucin de las
actividades para determinar la capacidad necesaria para cubrir la demanda fsica y potencial
de la planta de las instituciones Educativas. El Coordinador del Proceso, o en su defecto, el
Representante de la Direccin evaluar estas competencias en cada uno de los funcionarios
de la Secretaria de Educacin, al inicio del proceso, y peridicamente. Las funciones del
profesional universitario de la unidad desconcentrada se deben conservar
independientemente del cargo asignado por la Secretaria para este. El siguiente es el perfil
definido para los funcionarios en la Secretaria de educacin de la Alcalda de Villavicencio,
ya sea que se utilice recurso propio o contratado.

Educacin: Profesional.

Experiencia: Para recurso propio de la Alcalda se requiere ttulo de formacin profesional en


ingeniera civil o arquitectura, ciencias sociales carreras afines.

Habilidades: Comunicacin asertiva, actitud conciliadora y participativa, aplicacin de su


conocimiento profesional para la consecucin de metas institucionales comunes.

Formacin: Para recurso propio de la Alcalda, debe tener ttulo de profesional en


Administracin de Empresas, Administracin educativa, Ingeniera industrial, Administracin
Publica, Ciencias de la educacin, Derecho o carreras afines.
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7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

DESARROLLO EN FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA COBERTURA Y


PERMANENCIA DEL PROCESO C02

N ACTIVIDAD DETALLE PC RESPONSABLE


1 Como resultado de la ejecucin del
procedimiento 1502-P-GCE-C-2
INICIA
Proyectar e identificar estrategias de
ampliacin de oferta y requerimientos
bsicos, son recibidos los formatos de
Proyeccin de Cupos diligenciados por
los Establecimientos Educativos y Director Cobertura
validados la Secretara de Educacin.
Analizar y evaluar
El subproceso de cobertura de y el
la informacin de
rector son los encargados de analizar y
oferta educativa del
evaluar conjuntamente el clculo de los
Establecimiento
cupos faltantes y la informacin de
Educativo
oferta educativa consignada en los
formatos de Proyeccin de Cupos, a
travs del mecanismo definido por el
ente territorial certificado (reuniones,
asignacin de responsabilidades,
aprobacin conjunta, foros, u otra
definida) orientadas a verificar
crecimientos significativos en la
demanda de cupos respecto a la
matrcula registrada en los aos
anteriores.
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2 rea de cobertura de la SE y el rector


son los encargados de verificar la
1 poblacin que ya est matriculada a la
1 cual se le debe garantizar la continuidad
en el sector educativo oficial, realizan el
anlisis y la identificacin de las
posibles estrategias de continuidad que
se llevarn a cabo en la siguiente
Definir Estrategias
vigencia.
de Continuidad
Se verifica si el Establecimiento X Profesional
Educativo tiene factibilidad de generar universitario
cupos nuevos mediante la identificacin
de cupos disponibles en otros grupos,
5 jornadas o sedes del mismo
Establecimiento Educativo. En los casos
en que se encuentren cupos disponibles
NO se debe proceder con la Actividad 3, de
lo contrario se debe continuar con la
Actividad 5

Puede
generar
cupos
nuevos?

SI

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3 rea de cobertura de la SE y el rector


se encargan de evaluar en conjunto, la
viabilidad de requerimientos de recursos
y analizan las diferentes alternativas de
2 generacin de cupos que permita cubrir
los faltantes en el Establecimiento
Educativo.

Se analizan las alternativas de


generacin de cupos establecidas en el
Evaluar la tem 21 del Formato 1502-F-GCE-C02-
viabilidad de 01 Determinacin del nmero de cupos
Estrategias de y grupos a nivel de sede, modelo,
Generacin de jornada y grado Recibir la informacin
Cupos de proyeccin de cupos de los EE a X Profesional
travs de la consulta al Sistema universitario
Recibir y revisar Integrado de Matrcula SIMAT,
5 informacin de
la determinar nmero de cupos y grupos,
proyeccin de identificar fuentes alternativas de cupos
cupos y planear convenios de continuidad
NO

Con los
grupos
adicionales
cubro los
cupos
faltantes

SI

4 rea de cobertura, informan al rector


Establecimiento Educativo de la
Informar al estrategia de ampliacin de cupos
Establecimiento aprobada por la Secretara de
Educativo Educacin, la cual debe servir como Profesional
base para realizar las modificaciones universitario
requeridas en los formatos de
proyeccin de cupos generados en el
procedimiento 1502-P-GCE-C-1
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5 El rea de cobertura y rector reciben la


informacin de cupos faltantes a los
3
cuales se les debe garantizar la
continuidad o acceso al sistema
educativo oficial, X Profesional
Con base en la informacin de cupos universitario
faltantes entregada por los
Buscar transferencia Establecimientos Educativos, se realiza
a establecimientos la bsqueda de cupos en los
oficiales cercanos Establecimientos Educativos oficiales
cercanos, para suplir el nmero de
cupos faltantes por grado y reubicar a
3 los estudiantes sin continuidad.
rea de cobertura y rector determinen
que an existen cupos sobrantes en los
Establecimientos educativos como
consecuencia de la utilizacin de esta
SI estrategia, se debe realizar la actividad
3, de lo contrario se debe verificar que
existan cupos disponibles en los
establecimientos cercanos, en caso
An existen afirmativo, se debe continuar con la
cupos Actividad 6, de lo contrario se debe
disponibles? proceder con la Actividad 7

NO

Existen cupos
en los EE
cercanos?

NO

SI
7

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6 el rea de cobertura de la SE y rector


formalizan el acuerdo de transferencia
4 de los alumnos entre el Establecimiento
Origen y el Establecimiento Educativo
oficial cercano, a travs de la gestin
administrativa requerida en la Secretara
de Educacin.
Establecer acuerdos Se deben diligenciar los formatos 1502-
de transferencia de F-GCE-C03-02. Acuerdos de ampliacin
alumnos y 1502-F-GCE-C03-01. Formato Alumnos
a transferir o por convenios de
continuidad, ya sea por medio del
Sistema integrado de matrcula SIMAT.
A travs de los formatos se detalla la X Profesional
5 universitario
planeacin realizada para garantizar la
continuidad de los alumnos
matriculados actualmente en el servicio
SI
educativo oficial.
Si a travs de los acuerdos de
transferencia establecidos es factible
cubrir los cupos faltantes, se debe
Es factible cubrir
continuar con la Actividad 5. Si todava
los cupos faltantes
existen cupos faltantes se debe
Con los Acuerdos proceder con la Actividad 8.
de transferencia?

NO

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7 La SE y rector analizan la posibilidad de


implementar un nuevo modelo
5 educativo, diferente del tradicional en el
Establecimiento Educativo, con el fin de
ofrecer a los alumnos matriculados X Profesional
opciones para continuar sus estudios. Universitario
Analizar la viabilidad Se determina si al implementar el nuevo
de implementar un modelo educativo se debe modificar el
nuevo modelo PEI y la definicin de las estrategias
educativo pedaggicas, plan de mejoramiento
institucional para proceder a enviar la
informacin correspondiente al
5 subproceso 1504-C-CSE-D01/D02- V1
gestin de servicio educativo. Se enva
la informacin al macroproceso 1500-C-
EDC-F01/FO2 inspeccin y vigilancia ya
que se deben actualizar los datos del
SI establecimiento e incluir el nuevo
modelo que va a ofrecer el mismo.
Si despus de analizar la viabilidad de
Es posible implementar el nuevo modelo educativo
cubrir los se determina que se cubren todos los
cupos con cupos faltantes, se debe continuar con
las
la Actividad 5. En caso contrario se
estrategias
planteadas debe proceder con la Actividad 9.

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8 Si an existen cupos faltantes en los


Establecimientos la SE debe evaluar la
6 posibilidad de realizar contratos si se
cuenta con los recursos para realizarlos
y garantizar su sostenibilidad en el X Profesional
tiempo, cumpliendo con los requisitos Universitario
del decreto 2355 del 24 de junio de
Analizar la 2009, bajo las siguientes modalidades:
viabilidad de Concesiones del Servicio Educativo.
realizar convenios o
contratos con Contratacin de la prestacin del
entidades servicio educativo,
prestadoras del
Servicio Educativo. Si se determina que hay viabilidad para
contratar el subproceso continua con la
Actividad 10, de lo contrario actividad 9.
10

SI

Hay
viabilidad
para
contratar?

NO

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9 Despus de agotar las anteriores


alternativas para garantizar la
permanencia y acceso de los alumnos
7 al sistema educativo oficial, SE, a partir
de la informacin de los alumnos sin
continuidad, debe dimensionar los Profesional
diferentes casos e implementar las Universitario
ltimas estrategias. Estas pueden ser: el
servicio de transporte para utilizar cupos
Evaluar ltimas disponibles en Establecimientos
Estrategias Educativos oficiales no cercanos o para
trasladar a los estudiantes a
Establecimientos Educativos privados
en convenio o modelos educativos no
tradicionales, u otras estrategias
planteadas por la Secretara de
Educacin.

10 Si no se ha conformado el Banco de
Oferentes debe adelantar el
procedimiento establecido en el Artculo
16 del Decreto 2355 de 2009. En caso
de que se haya conformado
anteriormente el Banco de Oferentes, la Profesional
Revisar o SE, debe revisar el procedimiento y Universitario
conformar el gestionar las tareas y los documentos
Banco de faltantes para su actualizacin.
Oferentes

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11 la SE, debe definir un orden de


elegibilidad, teniendo en cuenta lo
8 establecido en el Artculo 16 del Decreto
2355 de 2009.
Se definen las entidades o Profesional
establecimientos educativos privados Universitario
Calificar a los
que han superado el puntaje mnimo
Oferentes
requerido y se ordenan los oferentes de
acuerdo a la calificacin arrojada.

12 Se selecciona de acuerdo al orden de


elegibilidad establecido en la actividad
Seleccionar al 11 y sta estar determinada por el
oferente acorde puntaje que arroje el proceso de
al orden de calificacin de mayor a menor. Por lo X Miembros del
elegibilidad tanto la SE, debe determinar los Comit
oferentes con los cuales se realizarn
los convenios.

13 la SE, deben emitir un informe con los


datos bsicos de los alumnos a incluir
en el servicio educativo contratado,
Definir los alumnos Adems debe actualizar la informacin
que deben ser
de los alumnos a transferir a travs de
atendidos
los Formatos 1502-F-GCE-C03-01.
Formato alumnos a transferir o por X Profesional
convenios de continuidad y 1502-F-GCE- Universitario
C03-02. Acuerdos de ampliacin.
Se verifica si todos los registros estn
debidamente diligenciados (verificando
la existencia de los alumnos y la
relacin de los datos de los alumnos
beneficiados
14 la SE, se encargan de verificar si se
cumple con los parmetros establecidos
Verificar el
revisando la existencia de los alumnos y
cumplimiento de la relacin de los datos de los alumnos
los parmetros beneficiados (Formatos 1502-F-1CE-C03- Profesional
para los alumnos 02. Alumnos a transferir o por convenios Universitario
que deben ser de continuidad y 1502-F-GCE-C03-02.
atendidos Acuerdos de ampliacin de oferta
educativa),

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15 la SE, deben emitir un comunicado a


travs de los medios de comunicacin
9 disponibles en la Secretara (pgina
Web, circular, correo certificado,
peridico, cartelera, etc.), en el cual se
informe a los alumnos el Profesional
establecimiento en donde sern Universitario
atendidos y las dems disposiciones
Informar a los
definidas por la Secretara de
alumnos el
Educacin.
Establecimiento
Educativo donde
sern atendidos

16 Se reciben las novedades de matrcula


de los alumnos beneficiados con los
contratos emitidas por el
Registrar Establecimiento Educativo y con esta
novedades del informacin se debe generar un registro Profesional
contrato de las novedades de contrato, el cual se Universitario
debe actualizar durante la vigencia de
los mismos

17 El funcionario designado como


supervisor por la SE, en cada perodo
Generar carta de de pago del contrato debe evaluar el
satisfaccin de la desempeo del contratista y la X Profesional
contratacin prestacin del servicio realizada y luego Universitario
procede a emitir la carta de, la cual sirve
de soporte para autorizar el pago al
mismo.

18
FIN FIN

8. REGISTROS

NOMBRE DEL RESPONSABLE TIEMPO DE DESTINO


CODIGO CARPETA
FORMATO ALMACENAMIENTO RETENCION FINAL
1502-F-GCE-C03-01 Alumnos A Copia Direccin cobertura
Transferir o Por impresa 5 Archivo Central
Convenios De y digital
Continuidad
1502-F-GCE-C03-02 Acuerdos de Copia Direccin cobertura
Ampliacin de impresa 5 Archivo central
Oferta Educativa y digital
Planeacin de
1502-F-GCE-C02-03 convenios de Cobertura Direccin Cobertura 5 Archivo central
continuidad
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Envo oficial de
1502-F-GCE-C02-04 Cobertura Direccin Cobertura 5 Archivo central
informacin

Control de
1502-F-GCE-C02-05 Cobertura Direccin Cobertura 5 Archivo central
consolidacin
Solicitud de
1502-F-GCE-C02-06 correccin de Cobertura Direccin Cobertura 5 Archivo central
Inconsistencias
Certificado de
1502-F-GCE-C02-07 calidad de la Cobertura Direccin Cobertura 5 Archivo central
informacin
Informe ejecutivo
resultado de
1502-F-GCE-C02-08 Cobertura Direccin Cobertura 5 Archivo central
aprobacin de
oferta

10 CONTROL DE CAMBIOS

VERSIN NO. FECHA DESCRIPCION MODIFICACIONES


01 24/09/2013 Se elabora la primera versin del procedimiento.

11. ANEXOS

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