Guia Sistema Integrado de Gestion PDF

1
Saludo 1
Teniendo en cuenta que actualmente, en el Ejrcito Nacional se aplican los sistemas: modelo estndar de control interno (MECI),
sistema gestin de calidad (SGC) y sistema de desarrollo administrativo (SISTEDA), en forma paralela, para la definicin de objetivos
estratgicos, el desarrollo de los procesos, procedimientos, el control y seguimiento para asegurar su cumplimiento, actividades que se
realizan aisladamente, se emite la presente cartilla gua para facilitar la comprensin e integracin de estos sistemas en todos los
niveles de la organizacin.
Esta gua tiene como finalidad, facilitar el cumplimiento de los subsistemas, componentes y elementos del MECI, los requisitos del SGC
y las polticas del SISTEDA, en forma sencilla y unificada, mediante la ejecucin eficiente de los procesos, procedimientos y actividades
de acuerdo con las normas establecidas, por cuanto estos sistemas son complementarios y se fundamentan en el ciclo de Planear,
Hacer, Verificar y Actuar (PHVA), por lo tanto, no se puede concebir el control, la calidad y el desarrollo administrativo, como sistemas
independientes, dado que su adecuado funcionamiento busca la optimizacin de los recursos, el cabal cumplimiento de la misin
asignada y la satisfaccin del cliente.
Es imperioso entender que todo sistema de gestin tiene factores claves de xito, como son las acciones y/o conductas de cada
miembro de la organizacin y que stas inciden sustancialmente en la capacidad de cada dependencia, jefatura o unidad a todo nivel,
para lograr las metas y objetivos propuestos.
El control interno y la calidad no son una carga adicional para las personas, por el contrario, son herramientas que facilitan el desarrollo
de los procesos, procedimientos y que ayudan a la acertada toma de decisiones para cumplir con los deberes, funciones y
responsabilidades, acorde con la constitucin y las normas legales vigentes.
Es as como cada uno de los miembros del Ejrcito Nacional somos parte activa e importante de los sistemas de control interno, gestin
de calidad y desarrollo administrativo, donde todos debemos participar, a travs de la ejecucin de nuestras actividades diarias con
eficacia, eficiencia, y efectividad, orientadas al cumplimiento de la misin institucional, plan estratgico, plan de accin y polticas de
comando, para fortalecer la imagen de la Fuerza, aportando de esta forma al progreso y desarrollo de la Nacin.
Por lo anterior, se requiere que los Comandantes en los diferentes niveles del mando, fomenten el empleo y funcionamiento integral de
los sistemas de control interno, gestin de calidad y desarrollo administrativo, dado que stos son complementarios y no se deben
percibir solo como requerimientos legales y documentales, por cuanto son sistemas activos que debidamente articulados, facilitan la
construccin de una cultura de transparencia, integridad y mejoramiento continuo, que garantiza el logro de los objetivos
institucionales.
SALUDO
General SERGIO MANTILLA SANMIGUEL
Comandante del Ejrcito Nacional
Gua SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

2 Tabla de Contenido
Saludo 1
Tabla de contenido 2
Objetivos 3
Marco Normativo 5
Conceptualizacin 7
Interrelacin MECI-SGC-SISTEDA 16
TABLA DE CONTENIDO
Funcionamiento del Sistema Integrado de Gestin en el Ejrcito 28
Casustica 57
Beneficios 61
INSPECCIN GENERAL DEL EJRCITO

Objetivos 3
Brindar una herramienta de sensibilizacin para la

aplicacin integral de los sistemas de gestin y
control existentes en la fuerza.
Fortalecer la comprensin del Sistema Integrado de

Gestin SIG, para facilitar su aplicacin.
Definir los elementos fundamentales del

Sistema Integrado de Gestin (MECI - SGC-
SISTEDA).
Conocer la interrelacin del MECI - SGC - SISTEDA.
Contribuir a la toma de decisiones mediante el

adecuado funcionamiento del SIG
OBJETIVOS
4 Marco Normativo
SCI-MECI Decreto 1599 de 2005

Art. 209 Ley 87 de 1993 adopta el Modelo
Estndar de Control
CONSTITUCIN POLTICA
Sistema de
Control Interno - MECI
Interno
DOCUMENTOS
Art. 269 Decreto 4110 de 2004 RELACIONADOS
Por el cual se reglamenta
la Ley 872/2003 y se
adopta la Norma Tcnica
de Calidad en la Gestin
SGC Pblica
Ley 872 de 2003
Sistema de Gestin
Art. 78 de la Calidad Decreto 4485 de 2009
Por medio del cual se
adopta la actualizacin de
la Norma Tcnica de
Calidad en la gestin
Pblica.
MARCO NORMATIVO
SISTEDA Decreto 3622 de 2005

Ley 489 de 1998 Por medio del cual se
Captulo IV adoptan las polticas de
Sistema de Desarrollo desarrollo administrativo.
Art. 189 Administrativo

S SGC NTCG Principios 5
C IPIO P 1
N 00
P RI 0
a) Enfoque hacia
el cliente
j) Transparencia b) Liderazgo
P I OS
CI M
IN E
C
c) Participacin
P
i) Coordinacin,
I
activa de los
cooperacin y servidores
articulacin. pblicos
AUTO AUTO
GESTIN CONTROL
h) Relaciones
AUTO d) Enfoque
mutuamente REGULACIN basado en
beneficiosas procesos
MARCO NORMATIVO
g) Enfoque basado e) Enfoque del
en hechos y datos sistema para la
para la toma de
decisiones gestin
f) Mejora continua

6 Marco Conceptual
Definicin
de un
Sistema
Integrado
Estructura del
Relacin del Modelo
SIG con Estndar de
el quehacer Control
institucional interno (MECI)
SIG
Sistema Integrado
de Gestin
Estructura del
Interrelacin Sistema de
CONCEPTUALIZACIN
del Gestin de
MECI,SGC Y Calidad (SGC)
SISTEDA
Estructura del
Sistema de
desarrollo
administrativo
(SISTEDA)

La Entidad como Sistema de Gestin 7
POLTICAS
PLANES,
DESARROLLO
PROGRAMAS
TECNOLGICO Cumplimiento de
Y PROYECTOS
los objetivos de la
entidad
SISTEMA DE
GESTIN
PROCESOS Y
OBJETIVOS
PROCEDIMIENTOS
Satisfaccin del
Cliente y partes
interesadas
ESTRUCTURA
CONCEPTUALIZACIN
ESTRATEGIAS
ORGNICA
El enfoque sistmico, analiza a las organizaciones como sistemas sociales que

interactan entre s, cuya dinmica y constante movimiento permiten su interrelacin; su
funcionamiento se fundamenta en la realizacin y control de actividades coordinadas que
incluyen diversos elementos .

8 Conceptualizacin
SISTEMA GESTIN
Interaccin mutua que Conjunto de acciones
se establece entre los que permiten
elementos que interrelacionar cada uno
componen un todo y de los elementos, con el
conducen al logro de fin de dirigir las
objetivos organizaciones
SISTEMA DE GESTIN
Conjunto de actividades que,
CONCEPTUALIZACIN
interrelacionadas y a travs de
acciones especficas, permiten
definir e implementar los
lineamientos generales y de
operacin de las entidades
pblicas.

Sistema Integrado de Gestin 9
El Sistema Integrado de Gestin

es un conjunto de actividades
mutuamente relacionadas que
MECI
Modelo Estndar
tiene por objetivo orientar y
fortalecer la gestin, dar direccin,
de Control Interno articular y alinear conjuntamente
los requisitos de los subsistemas
que lo componen (Modelo
Estndar de Control Interno,
Gestin de calidad, Gestin de
SIG
Desarrollo Administrativo, entre
otros). (Fuente: MANUAL DE CALIDAD
DEL EJRCITO).
Sistema Integrado
de Gestin El SIG lo conforman los sistemas
CONCEPTUALIZACIN
SISTEDA
Sistema de Desarrollo
SGC
Sistema de Gestin
implementados en el sector
pblico, para procurar que la
Administrativo de Calidad Administracin Pblica sea ms
cercana al ciudadano y cumpla los
fines propuestos, con eficacia,
eficiencia y efectividad.

10 Definicin de los Sistemas de Gestin
Modelo o herramienta de control que permite establecer,
MECI
determinar, implementar y mantener un Sistema de Control
Interno - SCI en las entidades y agentes obligados para lograr
el cumplimiento de la funcin administrativa y objetivos
institucionales.
Modelo o herramienta de gestin sistemtica y transparente
SGC
que permite dirigir y evaluar el desempeo institucional, en
trminos de calidad y satisfaccin social en la prestacin de los
servicios a cargo de las entidades y agentes obligados,
enmarcado en los planes estratgicos y de desarrollo en
las entidades.
CONCEPTUALIZACIN
Conjunto de polticas, estrategias, metodologas, tcnicas y
SISTEDA
mecanismos de carcter administrativo y organizacional para la
gestin y manejo de los recursos humanos, tcnicos, materiales,
fsicos y financieros de las entidades de la administracin
pblica, orientados a fortalecer la capacidad administrativa y el
desempeo institucional.

Finalidad General de los Sistemas de Gestin 11
Orientado al cumplimiento
de los objetivos FINALIDAD INTEGRADA:
institucionales y
MECI contribucin a los fines

esenciales del Estado, con
base en una estructura
para el control de la
estrategia, la gestin y la Se enfoca en la
evaluacin administracin y
definicin de acciones
SGC
para mejorar el
desempeo de las
entidades, en trminos
de calidad y satisfaccin
social en la prestacin
de los servicios.
Centra su propsito en la
planeacin de la gestin
CONCEPTUALIZACIN
estatal del orden
SISTEDA nacional, como un

proceso de mejoramiento
permanente y planeado
para la buena gestin y
uso de los recursos

12 Roles y Responsabilidades
Informa los inconvenientes detectados
COMIT DE COORDINACION
DE CONTROL INTERNO
Evaluador
Independiente
Establecer, Desarrollar y Mantener

REPRESENTANTE JEFE DE CONTROL
LEGAL INTERNO
Disear Mtodos y Procedimientos

NIVEL para la implementacin de los sistemas
DIRECTIVO (MECI-SGC-SISTEDA)
CONCEPTUALIZACIN
Responsabilidad
de Implementar
MECI-SGC-SISTEDA SERVIDORES Aplicarlos
PUBLICOS
Mide el Grado de Avance y Desarrollo del SCI

Estructura MECI-SGC-SISTEDA 13
Tres (3) Subsistemas
MECI Nueve (9) Componentes

Veintinueve (29) elementos
NTCGP 1000
SGC
Doscientos cuarenta y dos (242) requisitos normativos, divididos en:
Ocho (8) captulos
Tres primeros captulos (3) generales
Cinco (5) captulos especficos
POLTICAS DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO:

1. Desarrollo del talento humano estatal
SISTEDA 2. Gestin de la calidad
CONCEPTUALIZACIN
3. Democratizacin de la administracin pblica
4. Moralizacin y transparencia en la administracin pblica
5. Rediseos organizacionales
La estructura de estos sistemas, se enmarca en el ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar),
facilitando su implementacin integral y armonizada para fortalecer la capacidad administrativa, el
desempeo institucional y la gestin de los recursos mediante la aplicacin compatible y
complementaria de estas herramientas gerenciales.

14 Interrelacin de los sistemas
MECI SGC
NTCGP 1000
SISTEDA
6.2 Talento humano
1.1.2 Desarrollo del 1. Desarrollo del talento
6.2.2 Competencia, toma de
talento humano humano estatal.
conciencia y formacin
4. Sistema de gestin de
SIG
1.2.1 Planes y programas
la calidad
1.2.2 Modelo de operacin 2. Gestin de la calidad
4.1 Requisitos generales
por procesos.
4.2 Gestin documental
2.3.2 Comunicacin 7.2.3 Comunicacin con el

informativa cliente 3. Democratizacin de la
2.3.3 Medios de d) Mecanismos de administracin pblica.
comunicacin participacin. Sistema Integrado
de Gestin
6.2.2 Competencia, toma
CONCEPTUALIZACIN
1.1.1 Acuerdos, compromisos de conciencia y 4. Moralizacin y

y protocolos ticos. formacin. transparencia en la
1.3 Admn. de riesgos 8.5.3 Acciones preventivas administracin pblica.
1.2.3 Estructura 7.1 Planificacin de la

organizacional realizacin del producto 5. Rediseos
2.1.1 Polticas de operacin y/o prestacin del servicio. organizacionales
Las polticas del SISTEDA se encuentran inmersas en forma general en los diferentes
subsistemas, componentes y elementos del MECI y en el SGC.

Funcionamiento 15
MECI SIGSistema Integrado

de Gestin
S GC MECI
SGC
SISTEDA SISTEDA
El funcionamiento aislado de estos sistemas, El funcionamiento integrado permite optimizar
CONCEPTUALIZACIN
genera desgaste de recursos, duplicidad de recursos y simplificar trmites, para lograr
actividades y dificultades en su desarrollo. mayor eficacia, eficiencia y efectividad.
X ARTICULACIN
SISTEMAS DE GESTIN
Y CONTROL
16 Estructura del MECI
COMPONENTES ELEMENTOS
1.1 AMBIENTE DE 1.1.1 Acuerdos, compromisos o protocolos ticos

1.1.2 Desarrollo del talento humano
CONTROL
1. SUBSISTEMA DE
1.1.3 Estilo de direccion
ESTRATEGICO
CONTROL
P
1.2 DIRECCIONAMIENTO
1.2.2 Modelo de operacin por procesos
ESTRATGICO 1.2.3 Estructura organizacional
1.3.1 Contexto estratgico
1.3.2 Identificacin de riesgos
1.3 ADMINISTRACIN
1.3.3 Anlisis de riesgos
DE RIESGOS 1.3.4 Valoracin de riesgos
1.3.5 Polticas de administracin de riesgos
INTERRELACIN MECI-SGC-SISTEDA
2.1.1 Polticas de operacin

2.1.2 Procedimientos
CONTROL DE GESTIN
2.1 ACTIVIDADES DE CONTROL 2.1.3 Controles

2. SUBSISTEMA DE
2.1.4 Indicadores
2.1.5 Manual de procedimientos
H 2.2 INFORMACIN
2.2.1 Informacin primaria
2.2.2 Informacin secundaria
2.2.3 Sistemas de informacin
2.3.1 Comunicacin organizacional

2.3 COMUNICACIN PBLICA 2.3.2 Comunicacin informativa
2.3.3 Medios de comunicacin
V
3.1 AUTOEVALUACIN 3.1.1 Autoevaluacin del control
3. SUBSISTEMA DE
3.1.2 Autoevaluacin de gestin

EVALUACIN
CONTROL DE
3.2.1 Evaluacin independiente

3.2 EVALUACIN al sistema de control interno
INDEPENDIENTE 3.2.2 Auditoria interna
A 3.3 PLANES DE
MEJORAMIENTO
3.3.1
3.3.2
3.3.3
Institucional
Por procesos
Individual

Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000 17
1. INTRODUCCIN 5.4 Planificacin

1.1 Generalidades 5.5 Responsabilidad, autoridad y
1.2 Principios de gestin de la calidad comunicacin
para la rama ejecutiva del poder 5.6 Revisin por la direccin
pblico y otras entidades prestadoras
de servicios. 6. GESTIN DE LOS RECURSOS
1.3 Compatibilidad con otros sistemas de 6.1 Provisin de recursos
gestin, de control, normas y polticas. 6.2 Talento humano
1.4 Aclaraciones relativas a la primera 6.3 Infraestructura
actualizacin de la Norma Tcnica de 6.4 Ambiente de trabajo
Calidad en la Gestin Pblica.
7. REALIZACIN DEL PRODUCTO O
2. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN PRESTACIN DEL SERVICIO
2.1 Objeto 7.1 Planificacin de la realizacin del
2.2 Aplicacin producto o prestacin del servicio
7.2 Procesos relacionados con el cliente
3. TRMINOS Y DEFINICIONES 7.3 Diseo y Desarrollo
7.4 Adquisicin de Bienes y Servicios
4. SISTEMA DE GESTIN DE LA 7.5 Produccin y prestacin del servicio
CALIDAD 7.6 Control de los equipos de seguimiento
4.1 Requisitos generales y medicin
8. MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA
5. RESPONSABILIDAD DE LA 8.1 Generalidades
DIRECCIN 8.2 Seguimiento y medicin
5.1 Compromiso de la direccin 8.3 Control del producto y/o servicio no
5.2 Enfoque al cliente conforme
5.3 Poltica de calidad 8.4 Anlisis de datos
8.5 Mejora
Se presenta la interrelacin del MECI-SGC-SISTEDA, de acuerdo con la NTCGP 1000,

la cual especfica los requisitos del SGC.

18 Ciclo PHVA MECI-SGC- SISTEDA
A P
Tomar Acciones con Establecer polticas,
base en los objetivos, procesos,
resultados de la productos, controles,
5.
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verificacin para 1.1A autoridades,
4. ON ES
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lograr la mejora ontr responsabilidad.
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Realizar seguimiento .3 Ejecutar los planes,
OR
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R
programas, proyectos,
7.
y medicin de planes,
A
programas, proyectos, procesos,

procesos, procedimientos,
productos y/o servicios,
procedimientos, de acuerdo con lo
productos y/o planeado.
servicios.

Interrelacin SGC-MECI 19
SGC
NTCGP 1000
MECI
REQUISITOS COMPONENTES ELEMENTOS
4. SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

1.2.2 Modelo de operacin por
1.2 Direccionamiento Estratgico
procesos
1.2.3 Estructura organizacional
4.1 Requisitos Generales 1.3 Administracin de riesgos 1.3.4 Valoracin de riesgos
2.2.1 Informacin primaria.

2.2 Informacin 2.2.2 Informacin secundaria

2.1 Actividades de control 2.1.3 Controles
2.1.4 Indicadores
4.2.1 Generalidades
2.1.5 Manual de procedimientos
4.2.2 Manual de calidad
4.2.3 Control de documentos 2.2.1 Informacin primaria.
4.2.4 Control de registros
2.2 Informacin 2.2.2 Informacin secundaria

20 Interrelacin SGC-MECI
SGC
NTCGP 1000
MECI
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN
1.1 Ambiente de control 1.1.3 Estilo de direccin
5.1 Compromiso de la direccin 1.2 Direccionamiento estratgico 1.2.3 Estructura organizacional
2.3 Comunicacin pblica 2.3.1 Comunicacin organizacional

5.2 Enfoque al cliente 1.2 Direccionamiento estratgico
procesos
1.1.1 Acuerdos, compromisos y

1.1 Ambiente de control
protocolos ticos.

5.3 Poltica de la calidad 1.2 Direccionamiento estratgico
procesos
2.1 Actividades de control 2.1.1 Polticas de operacin
5.4 Planificacin
5.4.1 Objetivos de calidad
1.2 Direccionamiento estratgico 1.2.1 Planes y programas
5.4.2 Planificacin del Sistema de
Gestin de la Calidad

SGC
NTCGP 1000
MECI
5.5 Responsabilidad, autoridad 1.1 Ambiente de control 1.1.3 Estilo de direccin
y comunicacin.
5.5.1 Responsabilidad y autoridad.
5.5.2 Representante de la direccin 1.2 Direccionamiento estratgico 1.2.3 Estructura organizacional
5.5.3 Comunicacin interna 2.3 Comunicacin pblica 2.3.1 Comunicacin organizacional
1.3.1 Contexto estratgico

1.3.2 Identificacin de riesgos
1.3.3 Anlisis de riesgos
1.3 Administracin del riesgo
1.3.4 Valoracin de riesgos
1.3.5 Polticas de administracin de
riesgos
5.6 Revisin por la direccin 3.1.1 Autoevaluacin del control

3.1 Autoevaluacin
5.6.2 Informacin para la revisin. 3.1.2 Autoevaluacin de la gestin
3.2.1 Evaluacin independiente al

3.2 Evaluacin independiente Sistema de Control Interno
3.2.2 Auditora Interna
3.3.1 Institucional
5.6.3 Resultados de la revisin. 3.3 Planes de mejoramiento 3.3.2 Por procesos
3.3.3 Individual

SGC
NTCGP 1000
MECI
6. GESTIN DE LOS RECURSOS

6.1 Provisin de los recursos 1.2 Direccionamiento estratgico 1.2.1 Planes y programas
6.2 Talento humano

6.2.1 Generalidades
6.2.2 Competencia, toma de 1.1 Ambiente de control 1.1.2 Desarrollo del talento humano
conciencia y formacin.
6.3 Infraestructura 2.2 Informacin 2.2.3 Sistemas de informacin
6.4 Ambiente de trabajo 1.2 Direccionamiento estratgico 1.2.1 Planes y programas

SGC
NTCGP 1000
MECI
7. REALIZACIN DEL PRODUCTO Y/O

PRESTACIN DEL SERVICIO
7.1 Planificacin de la realizacin 1.2.1 Planes y programas
del producto y/o prestacin 1.2 Direccionamiento estratgico 1.2.2 Modelo de operacin por procesos
del servicio 1.2.3 Estructura organizacional
7.2 Procesos relacionados con el

cliente.
7.2.1 Determinacin de los

requisitos relacionados con 2.2 Informacin 2.2.1 Informacin primaria
el producto y/o servicio.
7.2.2 Revisin de los requisitos

relacionados con el 2.1 Actividades de control 2.1.1 Polticas de operacin
producto y/o servicio.
2.2 Informacin 2.2.1 Informacin primaria
7.2.3 Comunicacin con el cliente

2.3.2 Comunicacin informativa
2.3 Comunicacin pblica 2.3.3 Medios de comunicacin

SGC
NTCGP 1000
MECI
7.3 Diseo y desarrollo


7.3.1 Planificacin del diseo y 1.2.2 Modelo de operacin por
desarrollo 1.2 Direccionamiento estratgico
procesos
7.3.2 Elementos de entrada para el 1.2.3 Estructura organizacional
diseo y desarrollo.
7.3.3 Resultados del diseo y desarrollo
7.3.4 Revisin del diseo y desarrollo.
7.3.5 Verificacin del diseo y 2.1.1 Polticas de operacin
desarrollo. 2.1.2 Procedimientos
7.3.6 Validacin del diseo y desarrollo. 2.1.3 Controles
2.1 Actividades de control
7.3.7 Control de los cambios del diseo 2.1.4 Indicadores
y desarrollo. 2.1.5 Manual de procedimientos
1.2 Direccionamiento estratgico 1.2.1 Planes y programas

7.4 Adquisicin de bienes y
servicios
7.4.1 Proceso de adquisicin de bienes
y servicios.
7.4.2 Informacin de la adquisicin de
bienes y servicios.
7.4.3 Verificacin de los productos y/o
servicios contratados.
2.3 Comunicacin pblica 2.3.2 Comunicacin informativa

SGC
NTCGP 1000
MECI
7.5 Produccin y prestacin del 2.1.3 Controles
servicio. 2.1.4 Indicadores
7.5.1 Control de la produccin y 2.1.5 Manual de procedimientos
prestacin del servicio.
7.5.2 Validacin de los procesos de
produccin y de la prestacin
del servicio.
7.5.3 Identificacin y trazabilidad.
7.5.4 Propiedad del cliente
7.5.5 Preservacin del producto. 3.1 Autoevaluacin 3.1.1 Autoevaluacin del control
7.6 Control de los equipos de

seguimiento y medicin.

SGC
NTCGP 1000
MECI
8. MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA

8.2 Seguimiento y medicin
8.2.1 Satisfaccin del cliente 2.2 Informacin 2.2.1 Informacin primaria
8.2.2 Auditora interna 3.2 Evaluacin independiente 3.2.2 Auditora interna
2.1 Actividades de control 2.1.4 Indicadores

8.2.3 Seguimiento y medicin de 2.3.2 Comunicacin informativa
los procesos. 2.3 Comunicacin pblica
2.3.3 Medios de comunicacin
3.1 Autoevaluacin 3.1.1 Autoevaluacin del control

8.2.4 Seguimiento y medicin del

producto y/o servicio. 3.1 Autoevaluacin 3.1.1 Autoevaluacin del control

SGC
NTCGP 1000
MECI
8.3 Control del producto y/o
servicio no conforme. 2.1 Actividades de control 2.1.3 Controles
8.4 Anlisis de datos 2.2 Informacin 2.2.2 Informacin secundaria
8.5 Mejora
3.3.1 Institucional
8.5.1 Mejora continua 3.3 Planes de mejoramiento 3.3.2 Por procesos
3.3.3 Individual
8.5.2 Accin correctiva

8.5.3 Accin preventiva
3.3.1 Institucional
3.3 Planes de mejoramiento 3.3.2 Por procesos
3.3.3 Individual

28
FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN EN EL EJRCITO
El Planear SIG
En el MECI, el subsistema de control

estratgico con sus componentes y elementos, en
especial el componente de direccionamiento
estratgico, define la ruta que la entidad debe seguir
para el logro de los objetivos institucionales.
PLANEAR Se establecen los objetivos estratgicos
Proyectar y establecer Se fijan las condiciones en que se

los objetivos y desarrollarn los procesos, bajo
procesos necesarios parmetros de eficacia, eficiencia y
para conseguir efectividad.
resultados de acuerdo
con los requisitos del En el SGC, se realiza la planeacin a travs
cliente y las polticas de:
de la entidad.
Identificacin de las necesidades del
usuario
Establecimiento de directrices de calidad
Configuracin de la poltica de calidad
Definicin de objetivos de calidad
Definicin de indicadores y planes de
accin
Se presentan algunos productos relacionados con el PLANEAR

El Planear SIG 29

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATGICO
MECI SGC
NTCGP 1000
PRODUCTO
Principios Valores
?
Respeto por los Derechos ?
Respeto
Humanos y ?
Honestidad
1.2 j) Principio de
acatamiento del DIH ?
Lealtad
transparencia ?
Respeto por la Constitucin y ?
Valor
1.1 AMBIENTE DE CONTROL
6.2 Talento humano la Ley ?

Prudencia
?
Honor Militar ?
Constancia
?
Disciplina ?
Solidaridad
?
tica en todas las
1.1.1 actuaciones
Acuerdos, ?
Compromiso
compromisos o
protocolos ticos
Declogo de la disciplina
1. Ser un lder para mi Institucin, mi familia y la sociedad.
2. Obedecer y acatar leyes y normas que nos rigen.
3. Actuar correctamente haciendo respetar los derechos del
ciudadano.
Declaraciones explcitas en 4. Cumplir las rdenes de mis superiores siempre que sean
relacin con las conductas de 6.2.2 Competencia, legtimas.
los servidores pblicos, toma de conciencia y 5. Cumplir en forma puntual mis obligaciones y mis deberes.
acordadas en forma formacin 6. Portar correctamente y con orgullo las insignias militares.
participativa para la 7. Tratar correctamente a la poblacin y el enemigo rendido,
consecucin de los propsitos a mis superiores y subalternos.
de la Institucin, manteniendo 8. Ser ejemplo de conducta en el cumplimiento del deber.
la coherencia de la gestin con 9. Obrar con tica militar, principios y valores que nos rigen.
los principios Constitucionales. 10. Ser siempre un soldado defensor y sostn de la
democracia.

30
El Planear SIG
MECI SGC
NTCGP 1000
PRODUCTO
?
Planeacin de recursos Humanos
6.2 Talento humano
?
Seleccin de personal
?
Induccin (Directiva de induccin)
?
Capacitacin (Directiva de capacitacin)
1.1.2 Folios de Vida. Evaluacin del desempeo, de acuerdo

?
Desarrollo del con la Reglamentacin Institucional para la evaluacin
del personal militar y civil
talento humano
?
Polticas, procesos y procedimientos para la administracin
de personal, establecidos en reglamentos, directivas y
Compromiso de la Institucin con circulares .
el desarrollo de las competencias,
habilidades, aptitudes e idoneidad ?
Manual especfico de funciones y de competencias
del personal. Procesos y prcticas laborales para asignacin de cargos con base en los
de Talento Humano en forma perfiles y requisitos establecidos.
articulada a los dems procesos de 6.2.2 Competencia, toma
gestin, de tal forma que exista de conciencia y ?
Programas debidamente aprobados para el personal militar,
coherencia entre el desempeo formacin en las escuelas de formacin y capacitacin.
del personal y las estrategias de la
Institucin.
?
Directrices plande moral y bienestar

El Planear SIG 31

MECI SGC
NTCGP 1000
PRODUCTO
?
Organizacin piramidal y jerarquizada
5.1 Compromiso de la ?
Reuniones peridicas de Comandantes, con un
direccin cubrimiento total de la Organizacin, para

retroalimentar el cumplimiento de los planes de
accin y tomar decisiones en forma oportuna.
?
Programas radiales del Comandante del Ejrcito
con los Comandantes de Unidad Operativa Mayor y
as en todos los niveles del mando, para impartir
1.1.3
normas, rdenes e instrucciones.
Estilo de direccin
?
Reuniones de Estado Mayor y Plana Mayor, para
coordinar, planear , impartir instrucciones y tomar
decisiones.
Constituye la forma adoptada por el
nivel directivo para guiar u orientar ?
Formaciones con el personal presididas por la alta
las acciones de la Institucin, Direccin. (Comandantes y Segundos
generando autoridad, confianza,
5.5.1 Responsabilidad y Comandantes).
demostrando capacidad, autoridad Subcomit Central, Regional y Local de Control
?
conocimiento, compromiso con el Interno.
CONTROL y el cumplimiento de la
misin, visin, planes y programas,
buen trato y utilizacin
transparente y eficiente de los
recursos.

32
El Planear SIG
MECI SGC
NTCGP 1000
PRODUCTO
A NIVEL INSTITUCIONAL
5.2 Enfoque al cliente Poltica de calidad del Ejrcito
1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO
Objetivos de calidad del Ejrcito

Gua de Planeamiento Estratgico
5.3 Poltica de calidad Plan de Campaa
Plan de Moral y Bienestar.
Plan de Compras
5.4 Planificacin
5.4.1 Objetivos de calidad NIVEL UNIDADES OPERATIVAS MAYORES,
5.4.2 Planificacin del MENORES, TCTICAS Y EQUIVALENTES
1.2.1 sistema de gestin Plan gema (Control
Plan de accin anual
Planes y de la calidad Plan de moral y bienestar localidades)
Programas Plan de licenciamientos Plan candado (cierres viales)
Plan pastoral Plan radar (pistas areas)
6.1 Provisin de recursos Plan de incorporaciones Plan edil (centros energticos)
Plan de bsqueda de Plan democracia (seguridad
informacin (Inteligencia) electoral)
Elemento de Control, que 6.4 Ambiente de trabajo Plan de evacuacin Plan administrativo anual
permite modelar la Plan de reaccin y Plan de mantenimiento anual
contraataque Plan de compras
proyeccin de la Entidad 7.1 Planificacin de la
Plan de instruccin y Plan de adquisiciones y
Pblica a corto, mediano realizacin del entrenamiento abastecimientos
y largo plazo e impulsar y producto y/o Plan de campaa (misiones Plan de inversin de fondo
guiar sus actividades prestacin del tcticas) interno
servicio. Plan de seguridad (cuartel) Plan de inversin partidas
hacia las metas y los Plan coraza (seguridad especiales
resultados previstos . instalaciones). Plan de siniestros y desastres
7.4 Adquisicin de bienes
Plan ruta (seguridad de naturales.
y servicios personajes) Plan de actividades
ocasionales (visitas,
ceremonias, entre otros)

El Planear SIG 33

MECI SGC
NTCGP 1000
PRODUCTO
4.1 Requisitos generales ?

Mapa de macroprocesos :
Estratgicos : fijan polticas, estrategias,
objetivos y comunicacin de la organizacin
Misionales: proporcionan el resultado, son la
1.2.2 razn de ser de la organizacin.
Modelo de De apoyo: son el soporte de los procesos,
operacin por estratgicos, misionales y de evaluacin.
procesos De evaluacin : permiten medir, analizar la
eficacia y eficiencia y efectividad.
Estndar organizacional que
soporta la operacin de la Entidad ?
Mapa despliegue macroprocesos, muestra los
Pblica, armonizando con enfoque procesos que se desprenden de cada
sistmico la Misin y Visin macroproceso
Institucional, orientndola hacia 4.2 Gestin documental
una Organizacin por Procesos, los ?
Caracterizacin de procesos: documentos
cuales en su interaccin, donde se relaciona las actividades, entradas,
interdependencia y relacin causa- salidas,clientes, entre otros, de un proceso.
efecto garantizan una ejecucin
eficiente y el cumplimiento de los
objetivos de la Entidad.

34
El Planear SIG
MECI SGC
NTCGP 1000
PRODUCTO
?
Tablas de organizacin y equipo - TOE
Muestran la forma como se encuentran constituidas
las Unidades y Dependencias en general que forman
parte del Ejrcito Nacional, en cuanto a su misin,

5.1 Compromiso de la organizacin, capacidades y dotaciones .
direccin
?
Organizacin del Ejrcito:
Comando del Ejrcito
Unidades Operativas Mayores - Divisiones
Unidades Operativas Menores Brigadas
1.2.3 Unidades Tcticas Batallones
Estructura Unidades especiales
Escuelas de formacin y capacitacin
organizacional
?
Estructura orgnica Comando del Ejrcito:
Jefaturas, direcciones, secciones.
Elemento de Control, que ?
Estructura orgnica Unidades
configura integral y 5.5 Responsabilidad,
articuladamente los cargos, las Estado Mayor
autoridad y Plana Mayor
funciones, las relaciones y los
niveles de responsabilidad y comunicacin Compaas, pelotones, secciones y escuadras
autoridad en la Entidad Pblica, ?
Lneas de autoridad, niveles de responsabilidad y
permitiendo dirigir y ejecutar los conducto regular claramente definidos en todos los
procesos y actividades de niveles.
conformidad con la Misin.
?
Planta de personal
?
Manual especfico de funciones y competencias
laborales.

El Planear SIG 35

MECI SGC
NTCGP 1000
PRODUCTO
?
Directiva Administracin de riesgos del Ejrcito, bajo
4.1 Requisitos generales. la metodologa del Departamento Administrativo de
la Funcin Pblica - DAFP
g) Establecer controles
?
Mapas de riesgos donde se determinan:
1.3 ADMINISTRACIN DE RIESGOS
sobre los riesgos

identificados y valorados Causas: factores internos y externos generadores de
riesgo.
5.6.2 I n f o r m a c i n p a r a Identificacin de riesgos : informacin relacionada
1.3.1 Contexto estratgico la revisin. con la definicin del riesgo, descripcin y efecto
1.3.2 Identificacin de (consecuencia).
riesgos h) Los resultados de la
gestin realizada sobre Anlisis de riesgos: probabilidad de ocurrencia e
1.3.3 Anlisis de riesgos impacto de los riesgos identificados, calificndolos y
1.3.4 Valoracin de riesgos los riesgos identificados. evalundolos para establecer el nivel de riesgo (zona
1.3.5 Polticas de de riesgo baja, moderada alta o extrema).
administracin de Valoracin de riesgos: identificacin de los controles
riesgos 7.5.1 Control de la produccin y
existentes, confrontndolos con la evaluacin del
de la prestacin del riesgo realizada, para establecer los de mayor
servicio impacto.
Elementos que permiten
evaluar aquellos eventos
g) Los riesgos de mayor
probabilidad e impacto Manejo de los riesgos: con base en la valoracin de
negativos, internos y los riesgos se establecen las opciones de manejo,
externos, que pueden acciones preventivas, responsables , cronograma e
afectar el logro de los indicadores.
objetivos institucionales.
8.5.3 Accin preventiva ?
Poltica de administracin del riesgo: identifica las
opciones para tratar y manejar los riesgos, tomar
decisiones adecuadas y fijar lineamientos de la
administracin del riesgo.

36
El Hacer SIG
En el MECI, el hacer parte del subsistema de

control estratgico con sus diferentes
componentes y elementos en especial el modelo
de operacin por procesos, plantendose formas
de trabajo evolutivo.
HACER
En esta etapa, se materializan y se controlan los
Implementar los p r o c e s o s , g e n e r a n d o n u e v o
p r o c e s o s y conocimiento, a travs de los componentes:
procedimientos actividades de control, informacin y
establecidos y comunicacin.
ejecutar los planes,
programas y El hacer en el SGC, se refleja en la
proyectos definidos. medida en que se cumplan los requisitos
de calidad establecidos en la NTCGP
1000 y se controle adecuadamente la
operacin de la entidad durante la
realizacin del producto y/o prestacin del
servicio.
Se presentan algunos productos relacionados con el HACER

El Hacer SIG 37

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIN
MECI SGC
NTCGP 1000
PRODUCTO
?
Gua de planeamiento que emite el Comandante
del Ejrcito, donde se incluyen entre otras, polticas
4.2.2 Manual de calidad
de:
2.1 ACTIVIDADES DE CONTROL
Personal
Inteligencia
Operaciones
2.1.1
Polticas de Instruccin y entrenamiento
operacin 5.3 Poltica de calidad Logstica
Accin Integral
Derechos Humanos y DIH
Guas de accin para la
implementacin de las estrategias Control Interno y Sistema de Gestin de calidad.
de ejecucin de la Entidad
Pblica; define los lmites y 7.2.2 R e v i s i n d e l o s ?
Sumario de rdenes permanentes SOP
parmetros necesarios para
requisitos relacionados ?
Poltica de Calidad
ejecutar los procesos y
actividades en cumplimiento de con el producto y/o ?
Poltica de administracin de riesgos
la funcin, los planes, los servicio
?
Poltica de comunicacin
programas, proyectos y polticas
de administracin del riesgo ?
Manual de calidad del Ejrcito
previamente definidos por la ?
Polticas de Comando en las Unidades
Entidad.

38
El Hacer SIG
MECI SGC
NTCGP 1000
PRODUCTO
?
Procedimientos documentados con base en los
4. Gestin de calidad procesos
?
Reglamentos, Manuales Operacionales y
Administrativos del Ejrcito.
?
Directivas de cada rea como:
4.2.1 Generalidades Personal

2.1.2 Inteligencia
c) Los procedimientos
Procedimientos Operaciones
documentados Administracin y Logstica
Accin Integral
Directivas Tcnicas: armamento, transportes,
intendencia, entre otras.
Conjunto de especificaciones, Derechos Humanos
4.2.2 Manual de la calidad. Ingenieros
relaciones y ordenamiento de las
tareas requeridas para cumplir con b) Los procedimientos
las actividades de un proceso, documentados ?
Procedimientos obligatorios NTCGP 1000:
controlando las acciones que establecidos para el Control de documentos
requiere la operacin de la Entidad SGC... Control de registros
Pblica. Establecen los mtodos Producto y/o servicio no conforme
para realizar las tareas, la Auditora interna
asignacin de responsabilidad y la Acciones correctivas, preventivas y de mejora.
autoridad en la ejecucin de las
actividades.

El Hacer SIG 39

MECI SGC
NTCGP 1000
PRODUCTO
4.1 Requisitos generales Actividades tendientes a verificar, revisar, proteger, vigilar,

g) Establecer controles supervisar, inspeccionar y confrontar. Ejemplos:
sobre los riesgos Orden del da
identificados y valorados... Actas de entrega y recibo por rotacin del personal.
Actas de revisin de la nmina
Informe de novedades de personal INPER

4.2 Gestin documental Planillas de pasajes y viticos
4.2.3 Control de documentos Diario de informaciones.
4.2.4 Control de registros Registro cooperantes
Misiones de trabajo
Informe de situacin de tropas
7.3 Diseo y desarrollo Diario de operaciones
2.1.3
Horarios y cronogramas de instruccin
Controles Libros control de vehculos, combustible, repuestos, oficial de
7.4.3 V e r i f i c a c i n d e l o s
productos y/o servicios inspeccin, oficial de servicio, minuta comandante de guardia,
entre otros.
adquiridos
Control cargos unidades fundamentales
Conjunto de acciones o
7.5 Produccin y rdenes de suministro
mecanismos definidos para
Legalizacin prstamos de municin
prevenir o reducir el impacto prestacin del servicio Actas de reintegro de repuestos
de los eventos que ponen en Tablas de abordo
riesgo la adecuada ejecucin 7.6 Control de los equipos
Folio de vida vehculos
de los procesos, requeridos de seguimiento y
Arqueos de caja menor y de tesorera
para el logro de los objetivos medicin Conciliaciones bancarias
de la Entidad Pblica. Verificaciones contables selectivas : depreciacin activos
8.3 Control del producto y/o fijos, clasificacin contable y presupuestal, acreedores
servicio no conforme varios, cuenta responsabilidades
Pruebas selectivas almacenes .
8.5.2 Accin correctiva
8.5.3 Accin preventiva

40
El Hacer SIG
MECI SGC
NTCGP 1000
PRODUCTO
8.2.3 Seguimiento y
medicin de los procesos Indicadores estratgicos en el BSC
Tableros de control
Indicadores para la medicin del plan de
accin
2.1.4
Indicadores Indicadores, seguimiento a las acciones para
el manejo de riesgos
Indicadores de desempeo de los procesos
Informes de gestin y resultados

Conjunto de variables
cuantitativas y/o cualitativas Resultados de evaluaciones internas y externas
sujetas a la medicin, que 8.4 Anlisis de datos
permiten observar la situacin
y las tendencias de cambio
generadas en la Entidad, en
relacin con el logro de los
objetivos y metas previstas.

El Hacer SIG 41

MECI SGC
NTCGP 1000
PRODUCTO
4.2.1 Generalidades
c) Los procedimientos
documentados
?
Procedimientos
2.1.5
Manual de ?
Directivas
procedimientos
?
Reglamentos
?
Manuales
4.2.2 Manual de la calidad
Elemento de Control, de b) Los procedimientos
autorregulacin interna que documentados
contiene y regula la forma de establecidos para el SGC
llevar a cabo los procedimientos
de la Entidad Pblica,
convirtindose en una gua de uso
individual y colectivo propiciando
la realizacin del trabajo bajo un
lenguaje comn a todos los
servidores pblicos.

42
El Hacer SIG
MECI SGC
NTCGP 1000
PRODUCTO
4.1 Requisitos generales

d) Asegurarse de la
disponibilidad de
?
Necesidades y requerimientos del cliente externo
recursos e informacin
necesarios para apoyar ?
Peticiones, quejas y reclamos de la ciudadana,
2.2 INFORMACIN
la operacin y el tutelas y derechos de peticin

seguimiento de los ?
Requerimientos de la Contralora General de la
procesos Repblica, Procuradura General de la Nacin,
2.2.1 Fiscala General de la Nacin, Contadura General
Informacin de la Nacin.
primaria 7.2.1 Determinacin de los
?
Informacin del Ministerio de Hacienda y Crdito
requisitos relacionados Pblico
con el producto y/o
?
Requerimientos de Transparencia por Colombia
servicios
Conjunto de datos de fuentes ?
Informacin requerida por la Direccin de
externas provenientes de las Aduanas e Impuestos Nacionales DIAN.
instancias con las cuales la 7.2.3 Comunicacin con el ?
Informes solicitados por el Departamento
organizacin est en cliente Administrativo de la Funcin Pblica.
permanente contacto, as como
de las variables que no estn en
relacin directa con la Entidad, 8.2.1 Satisfaccin del
pero que afectan su desempeo .
cliente

El Hacer SIG 43

MECI SGC
NTCGP 1000
PRODUCTO
Ejemplos
4.1 Requisitos generales ?

Registros ejecucin presupuestal
?
Estados financieros
2.2 INFORMACIN
?
Inventarios, boletines, reportes
?
Nmina
2.2.2
Informacin ?
Informe de novedades de personal INPER
secundaria ?
Informe de situacin de tropas INSITOP
?
Informe resultados operacionales
?
Informe de operaciones de inteligencia
Datos que se originan y/o procesan
al interior de la Entidad Pblica. ?
Datos red de cooperantes
Toma como base la informacin ?
Informes jornadas de apoyo al desarrollo
primaria y la relacionada con los 8.4 Anlisis de datos
?
Informes de gestin y resultados con base en el
hechos financieros, econmicos y plande accin
sociales, provenientes del ejercicio de
su funcin. Se obtienen de los ?
Informacin estadstica de las diferentes reas
diferentes sistemas de informacin
que soportan lagestin de la Entidad.

44
El Hacer SIG
MECI SGC
NTCGP 1000
PRODUCTO
4.1 Requisitos generales.

d) Asegurarse de la
disponibilidad de
recursos e informacin ?
Sistema Integrado de Informacin Financiera
2.2 INFORMACIN
necesarios para apoyar SIIF

la operacin y el ?
Sistema SAP- SILOG (Sistema de informacin
seguimiento de los Logstica
procesos
2.2.3 ?
Sistema de informacin de administracin de
Sistemas de talento Humano SIATH .
informacin ?
Bases de Datos
?
Sistema de informacin Centro de operaciones
Ejrcito SICOE
Conjunto de recursos humanos
y tecnolgicos utilizados para 6.3 Infraestructura ?
Archivo Operacional
la generacin de informacin, b) Herramientas, equipos
y sistemas de ?
Sistema de informacin jurdica - SIJUR
orientada a soportar de manera
ms eficiente la gestin de informacin (hardware ?
Tablero de Mando BSC
operaciones en la Entidad software) para la gestin
Pblica. de los procesos

El Hacer SIG 45

MECI SGC
NTCGP 1000
PRODUCTO
?
Reuniones de Estado Mayor y Plana Mayor
2.3 COMUNICACIN PBLICA
5.1 Compromiso de la
direccin ?
Programas radiales
a) La comunicacin a los ?
Formaciones
servidores pblicos
?
Academias de difusin polticas de comando y
ordenes permanentes a nivel Central y de las
2.3.1 Unidades.
Comunicacin
organizacional ?
Reunin de Comandantes
?
Informacin de inters institucional incluida en la
INTRANET.
?
Comunicacin interna a travs del Correo, dirigida
Orientar la difusin de 5.5.3 Comunicacin a todos los usuarios o en forma individual de
polticas y la informacin interna acuerdo con el rea interesada.
generada al interior de la
Entidad para una clara ?
Informes de gestin peridicos, donde se
identificacin de objetivos, relacionan los resultados operacionales
y administrativos.
estrategias, planes,programas,
proyectos y la gestin de
operaciones, hacia los cuales se
enfoca el accionar de la Entidad.

46
El Hacer SIG
MECI SGC
NTCGP 1000
PRODUCTO
7.2.3 Comunicacin con el

cliente
?
Publicacin en pgina web:
Informacin institucional
Informes y noticias
2.3.2 7.4 Adquisicin de bienes Trmites y servicios
Comunicacin y servicios
informativa Atencin al ciudadano
?
Reuniones con comunidades y gremios
?
Publicacin procesos de contratacin .
Elemento que garantiza la
difusin de informacin de la ?
Rendicin de cuentas
Entidad Pblica sobre su ?
Cumplimiento de metas de gobierno.
funcionamiento, gestin y
resultados en forma amplia y 8.2.3 Seguimiento y
transparente hacia los medicin de los procesos
diferentes grupos de inters y
externos .

El Hacer SIG 47

MECI SGC
NTCGP 1000
PRODUCTO
MEDIOS DE COMUNICACIN ORGANIZACIONAL

?
Correo electrnico - OUTLOOK
?
INTRANET
?
Mensajera electrnica
7.2.3 Comunicacin con ?
Cancillera
el cliente
?
Academias
?
Boletines
?
Radiogramas
2.3.3 ?
Carteleras
Medios de
comunicacin
MEDIOS DE COMUNICACIN INFORMATIVA
?
Pgina web
?
Emisoras
8.2.3 Seguimiento y
Conjunto de procedimientos, ?
Programas de televisin : Insignia, En Contacto.
mtodos, recursos e medicin de los procesos
?
Agencia de noticias.
instrumentos utilizados por la
?
Revista de Ejrcito
Entidad Pblica, para
garantizar la divulgacin, ?
Peridico de Ejrcito
circulacin amplia y focalizada ?
Portal nico de contratacin
de la informacin y de su
sentido, hacia los diferentes
grupos de inters.

48
El Verificar SIG
En el MECI, La verificacin se concentra en el

subsistema de control de evaluacin que tiene
como finalidad adelantar las actividades para
VERIFICAR determinar el estado de un elemento, frente a un
parmetro previamente establecido, de tal modo
Realizar el seguimiento y la que se puedan establecer acciones que
medicin de los permitan el cierre de las diferencias
procesos y los productos presentadas.
y/o servicios respecto a
las polticas, los objetivos
y los requisitos En el SGC, se aplica el captulo 8, relacionado con
establecidos para el la medicin, anlisis y mejora.
producto y/o servicio, e
informar sobre los El seguimiento, la medicin y la verificacin, son
resultados. las formas que permiten la evaluacin de un
sistema, estableciendo el grado de cumplimiento
y conformidad de requisitos y elementos,
convirtiendo la evaluacin en una actividad
transversal de gestin y control.
Se presentan algunos productos relacionados con el VERIFICAR

El Verificar SIG 49

SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIN
MECI SGC
NTCGP 1000
PRODUCTO
?
Aplicacin de listas de verificacin por parte del
personal en cada rea.
5.6.2 Informacin para la
revisin
3.1 AUTOEVALUACIN
?
Revisiones internas para determinar el
funcionamiento de los controles establecidos.
7.5 Produccin y (Actas informes Comisiones administrativas, Actas
prestacin del servicio. Reuniones administrativas).
3.1.1
Autoevaluacin ?
Asuntos tratados en las reuniones de Estado Mayor
del control
y Plana Mayor, sobre el funcionamiento de las
8.2. 3 Seguimiento y diferentes dependencias .
medicin de los
Elemento de Control que basado procesos.
en un conjunto de mecanismos de ?
Responsabilidad de los Jefes de dependencia sobre
verificacin y evaluacin, el funcionamiento y aplicacin de los procesos
determina la calidad y efectividad 8.2.4 Seguimiento y y mecanismos de control establecidos.
de los controles internos a nivel de
los procesos y de cada rea
medicin del producto
organizacional responsable, y/o servicio. ?
Acciones de mejoramiento con base en la
permitiendo emprender las AUTOEVALUACIN realizada.
acciones de mejoramiento del
control requeridas.

50
El Verificar SIG
MECI SGC
NTCGP 1000
PRODUCTO
?
Informes peridicos de evaluacin de gestin y
resultados, con base en las metas propuestas en el
Plan de Accin.
5.6.2 Informacin para ?
Aplicacin de Indicadores definidos en los planes de
3.1 AUTOEVALUACIN
la revisin accin, para medir los resultados alcanzados de

acuerdo con las metas planteadas. (Deben ser
conducentes, razonables, entendibles).
3.1.2
Autoevaluacin ?
Entrega Acta de informe de gestin, de los asuntos y
de gestin recursos asignados, por separacin del cargo o al
finalizar la administracin, a quienes lo sustituyan
7.5 Produccin y legalmente en sus funciones. (Ley 951/05 y Resolucin
prestacin No.5674/2005 de la Contralora General de la
Elemento de Control, que basado en Repblica).
un conjunto de indicadores de
del servicio
?
Medicin del desempeo de los procesos con base en
gestin diseados en los Planes y
los indicadores diseados para evaluar el
Programas y en los Procesos de la
cumplimiento de los objetivos establecidos en cada
Entidad, permite una visin clara e
proceso.
integral de su comportamiento, la
obtencin de las metas y de los 8.2.3 Seguimiento y ?
Seguimiento y evaluacin a los mapas de riesgos, en
resultados previstos e identificar las medicin de los cada una de las reas y determinar la efectividad de las
desviaciones sobre las cuales se procesos acciones de manejo, definidas por los responsables
deben tomar los correctivos que de cada proceso.
garanticen mantener la orientacin de
?
Informes de actividades por dependencia, como
la Entidad hacia el cumplimiento de
soporte de la gestin adelantada en un lapso
sus objetivos institucionales
de tiempo determinado.
.

El Verificar SIG 51

MECI SGC
NTCGP 1000
PRODUCTO
3.2.1
3.2 EVALUACIN INDEPENDIENTE
Evaluacin Internamente:
independiente al ?
Inspecciones en los diferentes
sistema de niveles realizadas por:
control interno
Inspeccin General del Ejrcito
Divisiones y Brigadas
Elemento de Control, cuyo objetivo
?
Informes con los resultados de las inspecciones
es verificar la existencia, nivel de
realizadas
desarrollo y el grado de efectividad
del Control Interno en el 8.2.2 Auditora interna Externamente:
cumplimiento de los objetivos ?
Auditorias realizadas por la Contralora
institucionales. General de la Repblica.
3.2.2
Auditora interna
?
Auditoras internas de calidad
?
Auditora de certificacin, seguimiento y
Elemento de Control, que permite
renovacin, por parte de una entidad
realizar un examen sistemtico,
objetivo e independiente de los certificadora.
procesos, actividades, operaciones y ?
Informes de los resultados de las auditoras
resultados de una Entidad Pblica.

52
El Actuar SIG
El ACTUAR corresponde al Subsistema de control

de evaluacin del MECI, concretamente al
componente de planes de mejoramiento y en el SGC a
las acciones preventivas, correctivas y de mejora,
contenidas en la NTCGP 1000.
ACTUAR
Las acciones para corregir desviaciones encontradas
Tomar acciones para en el desarrollo de los subsistemas de control
estratgico y control de gestin, estn enfocadas al
mejorar continuamente
mejoramiento continuo y al cumplimiento de los
el desempeo de los
objetivos institucionales a travs de la toma de
procesos y asegurar el acciones correctivas, preventivas y de mejora.
cumplimiento de los
planes, programas y El ACTUAR tiene como finalidad la mejora en la
proyectos. satisfaccin de las necesidades y expectativas de los
usuarios, as como la optimizacin en el
funcionamiento institucional.
El mejoramiento continuo se centra en elevar los

niveles de eficacia, eficiencia y efectividad y genera
una cultura de autocontrol, que permita a los
servidores pblicos planear las correcciones y
mejorar en los procesos a su cargo, de acuerdo con
las diferencias encontradas entre lo planeado y
ejecutado.
Se presentan algunos productos relacionados con el ACTUAR

El Actuar SIG 53

MECI SGC
NTCGP 1000
PRODUCTO
3.3.1 Plan de mejoramiento consolidado, con base en

?
Institucional los planes suscritos por las dependencias y
unidades auditadas por la Contralora General de
3.3 PLANES DE MEJORAMIENTO
Integra las acciones de mejoramiento que la Repblica.

debe aplicar la entidad para fortalecer
integralmente su desempeo, cumplir con su
funcin, misin y objetivos, teniendo en
cuenta los compromisos adquiridos con los
organismos de control fiscal, control poltico y
los diferentes grupos de inters. ?
Planes de mejoramiento elaborados por
las unidades inspeccionadas, con base en
3.3.2 los informes de revista generados por las
Por procesos 8.5 Mejora
instancias evaluadoras.
8.5.1 Mejora continua
Acciones de mejoramiento que a nivel de 8.5.2 Accin correctiva ?
Acciones correctivas, preventivas y de
los procesos y reas responsables, deben mejora formuladas con fundamento en los
8.53 Accin preventiva
adelantarse para fortalecer su desempeo informes de auditoras de calidad .
y funcionamiento, en procura de las metas
y resultados que garantizan el
cumplimiento de los objetivos
Institucionales.
3.3.3 ?
Acciones adoptadas por el servidor pblico,
Individual para mejorar el desempeo y cumplir con los
objetivos individuales, como:
Acciones y compromisos del servidor
pblico para superar las brechas Capacitacin de acuerdo con el cargo
presentadas entre su desempeo real y el Actualizacin permanente
esperado, de acuerdo con el cargo, Mejorar la actitud y compromiso
funciones y evaluacin del desempeo.

54 EJRCITO
GEMERAL
Ejemplo de integracin del SIG
MECI
1.1.2 Desarrollo del talento
GESTIN EN EL
humano
APLICACIN

ACTIVIDAD:
Elaboracin de
Orden
Administrativa
Y DE
de Personal
(OAP)
SISTEMA INTEGRADO
SIG
DELCONOCIMIENTO
Para la elaboracin
de este documento,
se aplican algunos
e l e m e n t o s ,
requisitos y polticas Sistema Integrado
de los sistemas que de Gestin
forman parte del SIG.
SISTEDA SGC
DOCUMENTOS DE
FUNCIONAMIENTO
Poltica:
1. Desarrollo del talento 4.2 Gestin documental
humano estatal 6.2 Talento humano

Ejemplo integracin 55
CASUSTICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN EN EL EJRCITO

MECI
1.3 Administracin de
Riesgos
2.1 Actividades de
control:
2.3.1 Comunicacin
organizacional
ACTIVIDAD
Planeacin
de una operacin
SIG
en una Unidad
En el desarrollo de esta
actividad se debe
cumplir lo establecido Sistema Integrado
en los manuales y
re g l a m e n to s SISTEDA de Gestin
4.2
SGC
Gestin documental
correspondientes, por 7.1 Planificacin de la
FUNCIONAMIENTO
Polticas: prestacin del servicio
parte del personal que 2. Gestin de la 7.2 Procesos relacionados
con el cliente
calidad
participa en el 4. Moralizacin y
7.3
7.5.1
Diseo y desarrollo
C o n t r o l d e l a
proceso. transparencia Produccin y de la
prestacin del servicio

56
Informacin que se debe conocer, comprender y aplicar
Estructura
Misin
Organizacional del
Visin Ejrcito
Ejrcito
Poltica de Calidad Objetivos de Calidad
Documentos de conocimiento y
aplicacin general
en todos los niveles de la
organizacin.
Mapa de Mapa de despliegue

Macroprocesos de procesos
CASUSTICA
Procedimientos
obligatorios
Manual de Calidad
del Sistema de
Gestin de Calidad

Insuficiente material tcnico 57
MECI
1.3 Administracin del
Riesgo
CONSECUENCIAS
SITUACIN: 1. Afecta el desarrollo
SGC
SIG
de las actividades
El material tcnico por falta de
asignado a las recursos.
6.1 Provisin de recursos 2. No hay oportunidad
diferentes secciones 6.3 Infraestructura
en la informacin
7.5 Produccin y prestacin
S-2 y S-7, es del servicio que apoya el
insuficiente para el desarrollo de las
cumplimiento de la operaciones.
misin. 3. Incide en la
efectividad de los
resultados
SISTEDA esperados.
Poltica 2:
Gestin de la calidad
CASUSTICA
Esta situacin afecta diferentes elementos, requisitos y polticas de los sistemas que conforman el SIG, lo que
permite realizar un anlisis integral que facilita la comprensin del SIG y su aplicacin en las actividades y
hechos que se presentan en la institucin.

58 Deterioro de sacos y muros de conexin
MECI
Riesgo
2.1.2 Controles
2.3.1 Comunicacin
organizacional
CONSECUENCIAS
SITUACIN:
SGC
SIG
1. Se pone en riesgo
Los sacos terreros y los la integridad de los
muros de conexin se soldados, por falta
encuentran deteriorados 6.3 Infraestructura
de proteccin en
7.5.1 Control de la produccin
por el paso del tiempo, lo y prestacin del servicio caso de un ataque
que impide una adecuada del enemigo.
proteccin al personal de 2. Vulnerabilidad de
soldados en caso de una reas claves para
reaccin. la seguridad de la
Unidad, por falta
de mantenimiento.
SISTEDA
Poltica 2:
Gestin de la calidad
CASUSTICA
En este caso la seguridad de las instalaciones de una Unidad se ve comprometida por la falta de
planeacin, identificacin y manejo de riesgos, as como el control para determinar necesidades, que
permita realizar un mantenimiento oportuno.

Conflagracin almacn 59
MECI
1.3 administracin del riesgo
CONSECUENCIAS
SITUACIN:
SGC
SIG
1. Insuficiente
Se present una dotacin y
4.1.g Establecer controles
conflagracin en un sobre los riesgos suministro de
almacn de intendencia, identificados y elementos para las
valorados tropas.
con prdidas de 4.2.4 Control de registros 2. Perdida de
material, documentacin 8.5.3 Accin preventiva
recursos.
y afectacin de las
3. Investigaciones
instalaciones
para establecer
responsabilidades.
SISTEDA
Poltica 1:
Desarrollo del talento
humano estatal
CASUSTICA
En este caso la seguridad de las instalaciones de una Unidad se ve comprometida por la falta de prevencin
y control, respecto al cumplimiento de las normas de seguridad.

60 Incumplimiento contrato
MECI
riesgo
2.3.1 Comunicacin
organizacional
3.1 Autoevaluacin
SGC
SIG
SITUACIN:
CONSECUENCIAS
Incumplimiento en la entrega 4.1.g Establecer controles sobre
los riesgos identificados
de elementos pactados en el y valorados 1. Afecta el suministro
contrato sin justificacin; no 4.2 Gestin documental
7.4 Adquisicin de bienes y de bienes, de
existen informes de
supervisin comunicando el
servicios acuerdo con las
8.2.3 Seguimiento y medicin
hecho presentado, ni se de los procesos necesidades.
8.5.2 Acciones correctivas
evidencia la toma de
acciones por parte de los 2. Prdida de recursos.
responsables.
3. Investigaciones.
SISTEDA
Poltica :
2. Gestin de la calidad
4. Moralizacin y
transparencia
CASUSTICA
En este caso se presentan deficiencias en el control y seguimiento por parte de los responsables, que impidieron que
se tomaran las acciones oportunas, as mismo, se evidencia el incumplimiento de las funciones y responsabilidades
del supervisor del contrato.

Beneficios SIG 61
EL EXTERNO EL INTERNO
A NIV A NIV
Permite que los clientes / usuarios y Optimiza y racionaliza los recursos.
partes interesadas perciban que la
entidad cumple con su funcin social Fortalece la cultura organizacional
orientada a la mejora continua.
Mejora la satisfaccin del cliente /
usuario (alta percepcin de calidad Facilita la comunicacin interna y
por parte del cliente hacia la entidad) externa.
Fortalecimiento de la imagen y Mejora la atencin al cliente y partes

credibilidad institucional interesadas.
Fortalecimiento de la coordinacin, Incrementa la productividad y

cooperacin y articulacin con otras competencia de los servidores.
entidades
Armoniza el manejo de la
Reconocimiento regional, nacional e documentacin.
internacional.
Fortalece el enfoque por procesos
BENEFICIOS
62 Osbtculos SIG

63
Quiero cambiar el mundo,

pero el mundo es
inmenso
Empezar por mi pas, pero

es tan
grande
Entonces intentar con mi

Entidad, pero no puedo
Hablando de llegarle a todos
Calidad Ya s: empezar por mi

mismo.
tu decides
hasta donde Weisel
quieres
llegar.
64 Documentos de Referencia
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA DAFP:

Manual de implementacin Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano
MECI 1000:2005. Segunda versin Diciembre de 2008.
Gua de administracin del riesgo. Cuarta edicin Diciembre de 2009
Armonizacin Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005, Sistema de Gestin de la

Calidad NTCGP 1000:2004, Entidades Pblicas. 2007
Norma Tcnica de Calidad en la gestin Pblica NTCGP 1000:2009
Norma internacional ISO 9001:2008 Sistemas de Gestin de la Calidad - Requisitos.

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POLTICAS DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO:

SISTEDA 2. Gestin de la calidad

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2.3.2 Comunicacin 7.2.3 Comunicacin con el

1.1.1 Acuerdos, compromisos de conciencia y 4. Moralizacin y

1.2.3 Estructura 7.1 Planificacin de la

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El funcionamiento aislado de estos sistemas, El funcionamiento integrado permite optimizar

1.1 AMBIENTE DE 1.1.1 Acuerdos, compromisos o protocolos ticos

2.1.1 Polticas de operacin

2.1 ACTIVIDADES DE CONTROL 2.1.3 Controles

2.3.1 Comunicacin organizacional

3.1.2 Autoevaluacin de gestin

3.2.1 Evaluacin independiente

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1. INTRODUCCIN 5.4 Planificacin

Se presenta la interrelacin del MECI-SGC-SISTEDA, de acuerdo con la NTCGP 1000,

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SGC - NTCGP 1000 - CAPTULOS

programas, proyectos, procesos,

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4. SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

4.1 Requisitos Generales 1.3 Administracin de riesgos 1.3.4 Valoracin de riesgos

2.2.1 Informacin primaria.

2.1.1 Polticas de operacin

Gua SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

5.1 Compromiso de la direccin 1.2 Direccionamiento estratgico 1.2.3 Estructura organizacional

2.3 Comunicacin pblica 2.3.1 Comunicacin organizacional

1.2.1 Planes y programas