Contenido 1

Gestin del tiempo

Bienvenidos al curso de "Gestin del tiempo. En el siguiente curso encontrars

las claves para mejorar en la administracin de uno de los recursos ms valiosos,
el tiempo.

1. INTRODUCCION

El tiempo como recurso

El tiempo es el nico recurso de las organizaciones que esta incuestionablemente

limitado, no podemos alargar el da.

Es indispensable que cualquier profesional que pretenda ser eficaz en su puesto de

trabajo administre correctamente su tiempo, que ejerza sobre l un control
exhaustivo, de tal manera que le permita llevar a cabo sus actividades u cumplir sus
objetivos.

Siempre debe haber tiempo para hacer las cosas importantes. Y este es el
principal problema, decidir qu es lo realmente importante para centrarse en ello y
dejar lo dems en segundo plano.

A pesar de que el tiempo transcurre a la misma velocidad para todo el mundo, la

forma de emplearlo depende de cada persona.

Objetivos del curso

Al finalizar el curso podrs...

Analizar con qu grado de eficacia administras el tiempo.

Elaborar planes como medio para utilizar mejor el tiempo.
Establecer prioridades entre tus actividades.
Utilizar las tcnicas dirigidas a una buena gestin del tiempo.
Programar y planificar el tiempo de una manera realista.
Conocer nuestros principales "ladrones del tiempo" y conseguir controlarlos.
Analizar y manejar las distintas situaciones que pueden provocar estrs.
Cmo utilizas tu tiempo?

Comprubalo sealando si crees que son verdaderas o falsas las afirmaciones en

el siguiente ejercicio.

1. La iniciativa de conseguir controlar el tiempo es algo que atae tanto a

nuestros colaboradores como a nosotros mismos. (F)

2. En el tema del tiempo no debemos esperar a que los dems solucionen el

problema por nosotros. (V)

3. En la mayora de los casos, los problemas de tiempo estn por encima de

nuestras posibilidades y no nos incumben directamente, por lo que actuaremos
sobre los problemas pequeos. (F)

4. A la hora de evaluar los problemas de tiempo, siempre es conveniente tener

en cuenta el comportamiento de nuestros colaboradores, los superiores y la
empresa en s misma. (F)

5. El tiempo es un recurso en la empresa, pero la diferencia con otros

recursos como el dinero, es que no se puede incrementar. (V)

6. Ser conveniente dedicar una gran cantidad de tiempo a las tareas

secundarias, ya que al fin y al cabo son las que nos llevan a la consecucin de los
objetivos importantes. (F)

2. PLANIFICACION DEL TIEMPO

Objetivos del mdulo: Planificacin del tiempo

Al finalizar el mdulo podrs...

Definir qu actividades son importantes, en funcin de los objetivos de la

empresa.
Disear planes diarios, semanales y anuales para aprovechar al mximo el
tiempo.

Qu necesitas para planificar tu tiempo?

 Perspectiva
Reflexin
Tcnicas
Iniciativa
Planificacin
Delegar

A. Tener perspectiva:

"No consigo sacar adelante este diseo. Me estoy estancando, voy a pasar a otro y
ms tarde volver sobre l. Seguro que entonces encuentro la solucin."

La percepcin de un problema visto a una cierta distancia es diferente a la que

tenemos cuando estamos totalmente metidos en l.

B. Reflexionar antes de actuar:

"El cliente no ha aprobado nuestra nueva coleccin, qu ha fallado? Los patrones

les han gustado, as que debemos hacer algunos retoques, dar ms colorido o usar
tejidos ms frescos."
Cada da se producen en nuestra vida xitos, problemas, dudas y todo ello
debera suscitar nuestro anlisis: qu ha sucedido?, qu es lo que he hecho que
no saliera bien?, qu he hecho bien en esa situacin?

C. Utilizar tcnicas que ayuden a mejorar el uso de su tiempo:

"A las 10h viene el proveedor para estudiar los tejidos de la nueva temporada.
Apuntar en la agenda la reunin con Javier a las 13h, para tener la tarde libre para
ver los diseos con Almudena."

El tiempo no se organiza solo, debemos organizarlo nosotros con la ayuda de

diferentes estrategias.

D. Mantener la iniciativa en nuestras actividades:

"Ayer tena una reunin con el director de Produccin de Tu Percha, tuvo un retraso
con unos clientes y no nos reunimos. Ya que estaba all, aprovech para ver unos
pedidos hechos en los que figuraba un error."

Debemos ser nosotros los que controlemos nuestro tiempo y no dejar ni que el
tiempo nos controle ni que sean otros los que controlen nuestro tiempo.

E. Planificar:

"En los diseos nuevos se va a descartar el color gris y el marrn. Se lo comunicar

al proveedor de textil para que traiga el muestrario acorde con ello y sea ms sencillo
y rpido seleccionar los tejidos."

Organiza las pequeas cosas, ya que son las que marcan el camino crtico. Las
grandes cosas, las grandes decisiones se producen pocas veces en nuestra vida y,
adems, vienen determinadas por el conjunto de las pequeas decisiones que
hemos ido tomando.

F. Delegar:

Me tengo que reunir con del departamento financiero, para comentar el cierre de
mes. Tengo que revisar tambin una propuesta antes de maana. Podras
encargarte t de ello ahora que tienes tiempo? T sabes mejor que nadie lo que
puede interesarnos."

Asume la responsabilidad y el posible riesgo de esa delegacin. Si queremos

delegar, antes deberemos conocer perfectamente lo que hacemos, la importancia
que tiene y su dificultad. Por otro lado, deberemos conocer bien a nuestros
colaboradores para saber qu son capaces de hacer y lo que es viable que hagan,
evitando as riesgos innecesarios.
Establecimiento de prioridades

La clave para determinar la prioridad de una actividad es preguntarse:

Cmo contribuyo con esa actividad al logro de mis objetivos?

Cul es el rendimiento que obtengo con ella?
Me recompensa el resultado en relacin con el tiempo y el esfuerzo que
requiere?
Cmo tratar las actividades crticas?

1. Organiza el da en torno a las actividades crticas y asigna el tiempo restante a

las otras.

2. Especifica fechas concretas para su consecucin.

3. Mantn la concentracin cuando las ests realizando.

4. Fracciona las actividades ms complejas.

5. Cuenta con tus colaboradores.

6. Aprovecha tus horas de mximo rendimiento para realizarlas.

Plan Semanal
El Plan Semanal, nos permite planificar con ms perspectiva, puesto que la
realizacin de las actividades no es tan inmediata. Es una ayuda para
posteriormente hacer ms rpido el Plan diario. El registro no ser tan
detallado como el diario, pero deber tener los apartados que se muestran en la
nota.
Lista Diaria: Otros Consejos

Existe una serie de directrices que te pueden orientar para poder establecer una
lista diaria de cosas.

S realista y consciente de las limitaciones del tiempo.

 Deja siempre un margen de tiempo para acabar con mayor seguridad las
actividades programadas.
Haz la lista diaria cada maana antes de empezar a trabajar.
Si llevas a cabo alguna actividad importante que olvidaste poner en la lista,
apntala en ese momento.
Cuando vayas a realizar una actividad, piensa si es procedente delegar.
Agrupa todas aquellas actividades que estn relacionadas entre s.
Cntrate ms en el rendimiento que en la urgencia y haz todos los das algo
que te acerque ms a tus objetivos.