Procedimiento Creacin y Configuracin

de Archivado

Accedemos a la aplicacin Lotus Notes

En el Workspace, accedemos al buzn del mail que est en el servidor, no la rplica local.

Nos situamos en el Inbox

Ahora nos vamos a los mens de la aplicacin, en la parte superior, y seleccionamos el men Actions->
Archive-> Create Criteria

Al clickear en Create Criteria nos aparece una ventana donde procederemos a configurar la nueva base
de datos de archivado.
En la primera de las opciones (Specify General Criteria) debemos poner el nombre del archivado que
vamos a crear. En nuestro caso ser Prueba 2016.

El siguiente campo a configurar es la opcin What Should Happen En este campo debemos poner el
nombre de la base de datos para que Lotus Notes la reconozca como base de archivado. Todas las bases
de archivado deben comenzar por la letra a seguida del guin bajo. Esto hace configurar a la nueva
base como una base local de mail. Las bases de datos en Lotus tienen la extensin .nsf

Ej: a_prueba2016.nsf

El directorio donde debemos guardar la base de datos es: C:\Notes\Data\archive

As el cuadro quedara configurado de la siguiente manera

Pinchamos en OK y aceptamos la siguiente ventana que aparece

Pinchamos en YES y nos quedara activa la siguiente ventana

En la nueva ventana aparecen
marcadas dos bases como
activas: la que dice Default for
Last Modified y la que dice
Prueba 2016.

Tenemos que desmarcar la

primera (la seleccionamos y
pinchamos en DISABLE) y
dejamos seleccionada la nueva
base que hemos creado: Prueba
2016.

Pinchamos en OK
Ahora, volvemos a ir al men Actions-> Archive-> Archive Now

Pinchamos en Yes

Una vez que pinchemos en yes el programa empezar a crear la base de archivado. Debemos dejar sin
tocar el programa como un minuto aproximadamente. No aparecer ningn mensaje en la aplicacin
que indique que la base se gener correctamente, as que, una vez transcurrido ese minuto, nos vamos
al Workspace

Sobre el fondo gris del Workspace cliqueamos con el botn derecho del mouse y seleccionamos la
opcin Open Aplication
Seleccionamos la opcin de bsqueda dentro de la pc y pinchamos en la carpeta archive, que es donde
configuramos anteriormente que ira la nueva base

Pinchamos en Open

De la bases que aparecen hay que pinchar aquella que te muestre abajo el nombre de le pusimos en los
pasos previos. En nuestro caso era a_prueba2016.nsf
Al pichar en Open se nos abre la nueva base de archivado creada

La nueva Base de archivado est vaca

y lista para empezar a almacenar
mails. Como pueden observar, la base
tiene la misma estructura que el
buzn de mail del servidor. Se copian
hasta las carpetas creadas.

IMPORTANTE
Aunque las bases de archivados son
locales (se almacenan en la propia pc y
no tienen restriccin de espacio nada
ms que la capacidad total del disco
duro de la misma) no dejan de ser
archivos de bases de datos, es decir,
que aunque yo pueda tener una base
de archivado de 10 gigas de memoria,
NO es lo adecuado ya que un archivo
de ese tamao puede provocar
problemas de compatibilidad con
Windows y volverse corrupto y, por
tanto, romperse y perder toda la
informacin.

Lo ideal es que cada archivado no

supere los 2,5 3 gigas de tamao.
Cuando llegue a ese punto lo
recomendable es realizar otro nuevo
archivado.

Desde el archivado se pueden enviar

mails hasta que ste llegue a los 200
MB de tamao. Pasados estos 200 MB
ya no dejar enviar mails. Solo servir
como base de almacenamiento.
En el Workspace podemos ver como se gener la nueva base de archivado que aparece como un buzn
mas del Lotus

Para poder identificarla mejor, sobre la propia base cliqueamos en el botn derecho del mouse y vamos
a Aplication-> Properties

Le ponemos el nombre que habamos elegido

As quedara nuestro nuevo archivado listo para usar

FIN.