ESTUDIO DE CASO AA4

Informe de Auditora Interna

Descripcin del Hallazgo Clasi

Proceso ficaci ISO 9001:2015
n
Numeral 7.5: Informacin
Documentada.
7.5.3 Control de la informacin
documentada
Se cuenta con un mecanismo de 7.5.3.2 Para el control de la
control de documentos internos y informacin documentada, la
externos Lista de
Documentacin del SGC, organizacin debe abordar las
Procesos m siguientes actividades segn
de actualmente no se ha
implementado la herramienta de corresponda:
Direccin control.
c) Control de cambios.

Numeral 8.1: Planificacin y control

Se detecta que no en todos los
casos se cuenta con la
identificacin y formatos
estandarizados de los registros
Procesos utilizados para el control de la
de operacin de los procesos
(ejemplo: inscripcin de los
direccin proyectos de investigacin
algunos registro no contaban
con ttulos.
operacional.
La organizacin debe planificar,
implementar y controlar los
procesos necesarios para cumplir
los requisitos para la provisin de
productos y servicio, y para
implementar las acciones
determinadas en el captulo 6
mediante:
m d) La implementacin del
control de los procesos de acuerdo
con los criterios

Numeral 7.5 Informacin

documentada
Contrario al procedimiento 7.5.3: Control de la informacin
normativo Control de documentada
Documentos y
Registros no se tiene definido
Procesos los criterios para la retencin, m 7.5.3.1 La informacin
de conservacin y documentada requerida por el
Direccin sistema de gestin de la calidad
y por esta Norma Internacional
 disposicin final de los registros se debe controlar para
(ejemplo: expedientes de asegurarse de que:
personal
a) est disponible y sea
idnea para su uso, donde y
cuando se necesite;

b) est protegida
adecuadamente (por ejemplo,
contra prdida de la
confidencialidad, uso inadecuado
o prdida de integridad).

Se detecta falta de manejo de

la documentacin del Sistema
de Numeral 7.2: Competencia.
Procesos Gestin de la Calidad en el
de personal. La organizacin debe:
Direccin Ejemplos M
Ubicacin del Modelo de a) Determinar la competencia
Identificacin de Procesos e necesaria de las personas
Indicadores Clave para la que realizan bajo su control,
medicin de los procesos y un trabajo que afecta al
objetivos de calidad desempeo y eficacia del
sistema de gestin de
documentado en el manual de
calidad.
planeacin de la calidad.
Mecanismos para realizar
cambios de documentos,
registro de
servicios no conformes y
aplicacin de acciones
correctivas y preventivas
definidos en los Procedimientos
Normativos.

Numeral 4.4: Sistema de gestin de

la calidad y sus procesos
4.4.2 En la medida en que sea
necesario, la organizacin debe:
Se recomienda generar
evidencia de los acuerdos O
definidos en las juntas realizadas
Procesos en los distintos procesos, as a) Mantener la informacin
de como el seguimiento a los documentada para apoyar la
operacin de sus procesos
Direccin mismos
Conservar la informacin
documentada para tener la
confianza de que los procesos se
realizan segn lo planificado.

Numeral 9.1 Seguimiento,

medicin, anlisis y evaluacin
Se tiene documentado en la
Proceso Matriz de Competencia el 9.1.1: Generalidades. La
de mecanismo para la medicin de m organizacin debe determinar:
la competencia de los
Servicios funcionarios de la ENEO, sin
d) Cuando se deben analizar y
Administra embargo no se muestra evaluar los resultados del
tivos evidencia de su aplicacin.
seguimiento y la medicin. La
organizacin debe conservar la
informacin documentada
apropiada como evidencia de los
resultados.

Proceso La coordinacin de investigacin Numeral 7.5: Informacin

cuenta con un registro de control documentada
de y seguimiento de los proyectos
Registro, de Investigacin Relacin de 7.5.3: Control de la informacin
Aprobaci Proyectos de Investigacin documentada
ny Realizados por Profesores de
Seguimien la ENEO en el cual se m 7.5.3.2: La informacin
identifican los nombres de los documentada de origen externo,
to de proyectos, integrantes, estatus,
Proyectos fechas de inicio y trmino, este que la organizacin determina
de mismo no est referenciado en como necesaria para la
Investigaci el procedimiento operativo planificacin y operacin del
n siendo este un registro bsico de sistema de gestin de calidad, se
control. debe identificar, segn sea
apropiado, y controlar.
En el semestre que inici el 2 de
febrero de 2010 se identific que Numeral 8.2: Requisitos para los
productos y servicios
Proceso a la fecha no era impartida la
de asignatura de Proceso de Salud 8.2.4: Cambios en los requisitos
Servicios y Enfermedad en el Nio y el m para los productos y servicios
registro de Asignacin de
Acadmic horario de sta no estaba La organizacin debe asegurarse
os firmado, cuando el de que, cuando se cambien los
procedimiento gestin y control requisitos la informacin
de la operacin del curso PSA 05 documentada pertinente sea
establece esta actividad como modificada y que las personas
previa al inicio del curso. pertinentes sean conscientes de los
requisitos modificados.
En el desarrollo del plan de
estudios de Administracin de
los Servicios de Enfermera no
se obtuvo la evidencia que Numeral 8.3: Diseo y
establece el procedimiento PSA desarrollo de los productos y
01 Rev. 0. de acuerdo a lo servicios
siguiente:
Falta la identificacin de la 8.3.6: Cambios del diseo y
Proceso necesidad del desarrollo de ste. desarrollo.
de Existe la firma de recibido en
Servicios 2009 por parte de la sede, sin m La organizacin debe identificar,
Acadmic haber sido aprobada la revisar y controlar los cambios
os liberacin de este plan de hechos durante el desarrollo de los
estudios. productos y servicios o
Falta las firmas o constancias posteriormente en la medida
de la revisin hecha por el grupo necesaria para asegurarse que no
curricular. haya un impacto adverso en la
Falta las firmas o conformidad con los requisitos.
constancias de la verificacin
hecha por la Jefatura
correspondiente.
Evidencia de entrega del plan
de estudios de Administracin de
los Servicios de Enfermera al H.
Consejo Tcnico de la ENEO
para su validacin y emisin del
dictamen correspondiente.
Falta de identificacin de
los cambios realizados al
Plan de estudios.

Numeral 8.4: Control de los

procesos, productos y servicios
Proceso No se mostr la aplicacin de la suministrados externamente
de Evaluacin de Proveedores de
Servicios acuerdo a lo establecido en el m 8.4.1: La organizacin debe
Administra Manual de Gestin de la Calidad determinar y aplicar criterios para la
tivos MGC 01.
evaluacin, la seleccin, el
seguimiento del desempeo y la
 reevaluacin de los proveedores
externos.

El manual de Planeacin de la
Calidad y el procedimiento de
Gestin y control de la operacin Numeral 4.1: Sistema de gestin
del curso PSA 05, mencionan al de la calidad y sus procesos
Proceso formato de Checklist de
de Supervisin del Cumplimiento 4.4.2: En la medida en que sea
necesario, la organizacin debe:
Servicios del Plan Acadmico, como uno m
Acadmic de Mantener informacin
os los mecanismos para documentada para apoyar la
evidenciar el control del operacin de sus procesos.
proceso de Servicios
Acadmicos y de la asistencia de
los profesores, tanto en aula
como en los campos clnicos o
sedes, sin embargo no se
encontraron registros de ste.

Se cuenta con la identificacin

de problemticas o situaciones
de mejora
en los servicios Numeral 10.2: No conformidad y
proporcionados, sin embargo accin correctiva
no se han generado las
Procesos correcciones o acciones 10.2.2: La organizacin debe
de correctivas o preventivas para su M conservar informacin
Direccin solucin. documentada como evidencia de:
Ejemplos:
En el rea de Servicios a) La naturaleza de las no
Escolares de Posgrado solo se conformidades y cualquier
cuenta con una persona para la accin tomada
posteriormente.
atencin, afectando as el
b) Los resultados de cualquier
servicio a los alumnos en el turno accin correctiva.
de la tarde y en los casos de
ausencia del personal.
De acuerdo al reporte de
indicadores del SGC de la
Secretara
Administrativa de Julio a
Diciembre de 2009 Medicin y
Anlisis
 de Indicadores del Proceso de
Presupuestos se detecta una
baja en los trmites aceptados
ante la Unidad de Procesos
Administrativos (UPA) en el mes
de noviembre por un incremento
en las solicitudes incompletas.

CONCLUSIN DE LA AUDITORA:

Considerando el periodo de implantacin del SGC de la ENEO que se oficializ

en el mes de enero de 2010, los involucrados en este ejercicio mostraron gran
apertura y participacin en la auditora, aun cuando se presentaron situaciones
ajenas como la carencia de energa elctrica, que provoc la reprogramacin
de los tiempos planeados ocasionando que las reas Sistemas, Servicios
Generales, Desarrollo de las Tecnologas Aplicadas a la Educacin,
Coordinacin de Metodologa, Materiales y Medios Educativos SUA quedaran
pendientes por revisar, las cuales sern auditadas en el siguiente ejercicio de
Auditora Interna.

Continuando la tendencia y el involucramiento mostrado por el personal en la

etapa de implantacin, se considera el logro en la eficacia del mismo de
acuerdo a los tiempos establecidos para su ejecucin.

Lder Auditor: ABCDE

(Nombre y firma)
Proceso Descripcin del Hallazgo Clasific
acin Acciones a tomar

Se detecta falta de manejo de la En el proceso de admisin,

documentacin del Sistema de
Procesos Gestin de la Calidad en el
de personal.
Direccin Ejemplos
Ubicacin del Modelo de
Identificacin de Procesos e
Indicadores Clave para la medicin
de los procesos y objetivos de
calidad documentado en el manual
de planeacin de la calidad.
Mecanismos para realizar cambios
de documentos, registro de
Servicios no conformes y aplicacin
de acciones correctivas
preventivas definidos en los
Procedimientos Normativos.
identificar en la hoja de vida
de la persona a vincular,
conocimientos bsicos en la
norma.
Establecer una actualizacin
y capacitacin permanente
del personal.
M Realizar ejercicio permanente
de auditora interna para
reconocer la norma.
y

Se cuenta con la identificacin de

problemticas o situaciones de
mejora en los servicios
proporcionados, sin embargo no
se han generado las correcciones
Procesos o acciones correctivas o M Reconocer la no conformidad
de preventivas para su solucin. y describir de manera clara la
Direccin Ejemplos: causa real, establecer la
En el rea de Servicios correccin a corto plano y
Escolares de Posgrado solo se generar unas acciones con
cuenta con una persona para la fechas de cumplimiento,
atencin, afectando as el servicio a seguimiento y responsable
los alumnos en el turno de la tarde inmediato. Al dar
y en los casos de ausencia del cumplimiento se debe indicar
personal. la eficacia de las acciones.
De acuerdo al reporte de
indicadores del SGC de la
Secretara
Administrativa de Julio a Diciembre
de 2009 Medicin y Anlisis
de Indicadores del Proceso de
Presupuestos se detecta una baja
en los trmites aceptados ante la
Unidad de Procesos
Administrativos (UPA) en el mes de
noviembre por un incremento en las
solicitudes incompletas.