MUNICIPIO DE MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO 1502-P-GCE-C-05-V1

VILLAVICENCIO

PROCESO EDUCACION Vigencia:

Subproceso Direccin de Cobertura
Macrproceso Gestin de Cobertura del Servicio 24/09/2013
Educativo
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CONTENIDO

Pgina

1. OBJETIVO 2
2. ALCANCE Y RESPONSABLES 2
3. DEFINICIONES 2
4. MARCO NORMATIVO 3
5. RECURSOS 3
6. GENERALIDADES 3
7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 4
8. REGISTROS DE CALIDAD 10
9. CONTROL DE CAMBIOS 10
10. ANEXOS 10

Elaborado Revisado Aprobado

ORIGINAL FIRMADO
OLGA PEREZ MARTINEZ
Directora de Cobertura y Permanencia

LUIS ALBERTO LOPEZ O. Mg. CARLOS ALBERTO PABON M. JUAN GUILLERMO ZULUAGA C.
Prof. Gestin de la Calidad Secretario de Educacin Alcalde

Fecha: 30/08/2013 Fecha: 30/08/2013 Fecha Vigencia: 24/09/2013

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1. OBJETIVO

Asignar cupos escolares a alumnos que cumplan con el requisito de edad (5 aos cumplidos
al inicio del calendario escolar) provenientes de entidades de bienestar social o familiar al
grado de transicin (grado obligatorio de preescolar) con el fin de garantizar su acceso al
sistema educativo oficial segn criterios de prioridad.

2. ALCANCE Y RESPONSABLES

Inicia con la definicin de la estrategia para coordinar con EL Bienestar Familiar de la

jurisdiccin, el acceso de los nios proveniente de la misma y con ello garantizar su
continuidad en el sistema educativo y finaliza con la asignacin de cupos para los nios en
edad escolar provenientes del ICBF..

El Director (a) de Cobertura y Permanencia es responsable del cumplimiento del Proceso y

su aplicacin.

3. DEFINICIONES Y TERMINOLOGIA APLICABLE

Garantizar. Medio por el cual se compromete que algo va a salir bien

Permanencia. Es la comprensin de que los objetos siguen existiendo en un lugar aunque
no puedan ser vistos, odos o tocados.

Alumnos. Son aquellos que aprenden de otras personas

Sistema Educativo. Es una creacin del ser humano que tiene como objetivo principal
permitir que una gran parte de la sociedad, reciba el mismo tipo de educacin y formacin a
lo largo de su vida.

Proceso. Conjunto de las diferentes actividades, fases o etapas sucesivas que tiene una
accin o un fin determinado.

Formato. Es lo que permite a una aplicacin interpretar los datos en un archivo y su modo
de representarlo, muchas veces, estn marcados en la extensin del nombre del archivo.
Reporte. Conclusin de una investigacin previa que adopta una estructura de problema-
solucin en base a una serie de preguntas.

Cupos. Se refiere cuantitativamente a un lmite y cualitativamente a los beneficios, y

mecanismos para preferenciar mercancas de inters comn.

Liberacin. Poner en libertad o en disposicin.

Calidad educativa: Es un servicio que se presta con eficacia en el logro de un servicio y

eficiencia mediante procesos, satisfactorios tanto para los estudiantes, como para el
personal de la organizacin encargada de llevarlo a cabo.
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4. MARCO NORMATIVO

Constitucin Poltica de Colombia

Ley 715 de 2001 Numeral 6.2.5. . Mantener la cobertura actual y propender a su ampliacin
Ley 115 de 1994 Ley General de Educacin
Decreto 1860 de 1994 Reglamentan parcialmente la ley 115 en aspectos pedaggicos y
organizativos generales.
Ley 387 de 1997 Por la cual se adoptan medidas para la prevencin del
desplazamiento forzado; la atencin, proteccin, consolidacin y estabilizacin
socioeconmica de los desplazados internos por la violencia en la Repblica de
Colombia.
Decreto 1526 de 2002Reglamenta la administracin del sistema de informacin del sector
educativo.
Decreto 366 de 2009 reglamenta la organizacin del servicio de apoyo pedaggico para la
atencin con discapacidad o con capacidades o con talentos excepcionales en el marco de
la educacin inclusiva.
Resolucin 5360 de 2006 organiza el proceso de matrcula oficial de la educacin
preescolar, bsica y media en las entidades territoriales certificada
Resolucin MEN 166 de 2003 establecen las condiciones del reporte de informacin para la
implementacin de la primera etapa del Sistema de Informacin del Sector educativo.
NTC GP 1000 Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica.
Norma ISO 9001:2008, Norma Tcnica Internacional de Gestin de Calidad.
Reglamento tcnico

5. RECURSOS

5.1 Talento Humano.

Coordinador de Calidad
5.2 Maquinaria y Tecnologa.
Equipos de cmputo del Equipo Cobertura y Permanencia
5.3 Materiales o Logsticos.
Papelera y formatos prediseados
5.4 Metodolgicos.
Norma ISO 9001:2008
Norma NTC GP 1000:2004 Norma Internacional de Gestin de Calidad.
5.5 Medio Ambiente.

6. GENERALIDADES

El presente documento permite conocer en forma descriptiva la composicin del proceso,

dentro de las caracterizaciones se define, el objetivo, el alcance y la normatividad que rige el
proceso.

Las auditoras a los procesos del Macroproceso C. Gestin de la Cobertura del Servicio
Educativo Oficial se deben realizar una vez se haya finalizado la ejecucin de este.
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Cuando se identifiquen problemas reales o potenciales ya sea durante la ejecucin de los

diferentes subprocesos o debido al anlisis de los resultados de los indicadores asociados al
proceso, el dueo del proceso debe generar acciones correctivas o preventivas, las cuales
deben ejecutarse de acuerdo con lo estipulado en los subprocesos N01.02. Acciones
correctivas y N01.03. Acciones preventivas.
La definicin, medicin y seguimiento de los indicadores asociados a los procesos de la
cadena de valor, como herramienta de apoyo para el mejoramiento continuo y al logro de los
objetivos definidos dentro de la secretara, debe ser desarrollado por los responsables de
cada proceso. La definicin de los responsables se encuentra en la hoja de vida de cada
indicador

6.1 Perfil de los Funcionarios de la Secretaria de Educcin

Los funcionarios deben cumplir con un perfil de manera que se garantice la ejecucin de las
actividades para determinar la capacidad necesaria para cubrir la El Coordinador del
Proceso, o en su defecto, el Representante de la Direccin evaluar estas competencias en
cada uno de los funcionarios de la Secretaria de Educacin, al inicio del proceso, y
peridicamente. Las funciones del profesional universitario de la unidad desconcentrada se
deben conservar independientemente del cargo asignado por la Secretaria para este. El
siguiente es el perfil definido para los funcionarios en la Secretaria de educacin de la
Alcalda de Villavicencio, ya sea que se utilice recurso propio o contratado.

Educacin: Profesional.

Habilidades: Comunicacin asertiva, actitud conciliadora y participativa, aplicacin de su

conocimiento profesional para la consecucin de metas institucionales comunes.

Formacin: Para recurso propio de la Alcalda, debe tener ttulo de profesional en

Administracin de Empresas, Administracin educativa, Ingeniera industrial, Administracin
Publica, ciencias de la educacin, derecho o carreras afines.
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7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

DESARROLLO EN FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA AUDITORAS INTERNAS

DE CALIDAD

DESARROLLO EN FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE COBERTURA C03

No ACTIVIDAD DETALLE PC RESPONSABLE

1 Se define la estrategia para asignar
INICIA cupos a nios procedentes del
bienestar familiar. Dicha estrategia
debe estar alineada con lo definido
en el acto administrativo que Miembros del
reglamenta el proceso de matrcula y X comit
debe estar orientada a la
Definir la estrategia identificacin y caracterizacin de los
para asignar cupos a nios provenientes de esta
nios de bienestar institucin.
social o familiar Complementario a lo anterior, se
debe haber priorizado en el Sistema
Integrado de Matrcula este criterio
para el registro y la asignacin de
cupos

2 Con base en la estrategia definida,

Identificar a los nios
procedentes de
entidades del bienestar
familiar
se debe identificar el nmero de
nios que cumplen el requisito de
edad para ingresar al grado de Profesional
transicin (grado obligatorio de universitario
preescolar). Una vez identificados,
se debe presentar al comit de
cobertura las estrategias viables para
generar acciones que garanticen el
acceso a los nios procedentes de
estas entidades al sector educativo
oficial.

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3 Con base en los criterios definidos

en el acto administrativo de matrcula
y los lineamientos del Comit de
Cobertura se debe realizar las
acciones de coordinacin y Profesional
1
articulacin necesarias para universitario
garantizar el acceso de los nios en
edad escolar procedentes del
Bienestar Familiar al sistema
educativo oficial.
Realizar .acciones con Dichas acciones pueden estar
entidades de bienestar enfocadas a que se solicite
social o familiar de la mediante oficio al Bienestar
jurisdiccin Familiar, el registro de los nios que
estn en edad escolar y requieren
cupo en un Establecimiento
Educativo Oficial. Dicha actividad se
puede realizar enviando anexo el
formato 1502-F-GCE-C05-01.
Formulario para Continuidad de
jardn de nios provenientes de
Bienestar Social o Familiar para ser
diligenciado.
4 Se, recibe el formato diligenciado
1502-F-GCE-C05-01.Formulario para
Continuidad de jardn de nios
Recibir archivo con provenientes de Bienestar Familiar, Profesional
registro de nios. para identificar los nios de estas universitario
entidades que requieren cupo en el
Sector Educativo Oficial. Los
reportes deben ser recibidos sin
importar el tipo de formato en que
sean entregados (Impreso o Digital).

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5 Se debe otorgar el cupo a los nios

procedentes de Bienestar, los cuales
se encuentran registrados en el
2 reporte mencionado en la actividad
previa.
La asignacin del cupo para los Profesional
nios procedentes de las entidades universitario
en mencin, se debe hacer de
acuerdo con lo estipulado en la
Realizar reserva y Resolucin 5360 de 2006, el acto
asignacin de administrativo que reglamenta el
cupos proceso de matrcula y las polticas y
criterios particulares definidos
La asignacin de cupos a travs del
SIMAT, se realiza de forma masiva
en la SE o en los EE, de acuerdo
como la se establezca y como se
encuentra definido en el
procedimiento 1502-P-GCE-C-07
Asignacin de cupos.
6 Posteriormente a la realizacin del
subproceso procedimiento 1502-P-
Enviar a cada
GCE-C-07 Asignar cupos, debe
Establecimiento
Educativo los formatos enviar al Establecimiento Educativo
el formato diligenciado 1502-F-GCE- Profesional
de los alumnos que universitario
debe atender. C05-01 Formulario para continuidad
de jardn de nios provenientes de
Bienestar Familiar, de los nios que
se les asign cupo en este lugar.

7 Se
Informar al acudiente o
responsable y a las
Entidades de Bienestar
Social o Familiar el
Establecimiento Educativo
donde ser atendido el
nio.
informa al acudiente o
responsable y al Bienestar o familiar
el Establecimiento Educativo donde
se le asign cupo al nio proveniente
de esta, a travs del medio de
comunicacin disponible para tal fin
por la Secretara. X Profesional
Se debe dejar registro de la Universitario
comunicacin oficial (formato carta u
oficio) realizada para garantizar el
conocimiento de los interesados.

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8 Si existen reclamos realizados por el

Padre de Familia o Acudiente o los
4 Establecimientos Educativos, sobre
la asignacin del cupo al nio
proveniente de las entidades de X Profesional
Bienestar Familiar, se deben Universitario
Verificar si existen resolver, se debe asigna a un nuevo
reclamos del padre Establecimiento y se continua en la
de familia o actividad 6, si no hay reclamacin se
acudiente contina con la actividad 9.

NO

Hay
reclamos

SI

9
Como resultado de la ejecucin del
procedimiento 1502-P-GCE-C-07
Asignar cupos, Registrar Matrcula X Profesional
Registrar Matrcula de Alumnos Antiguos y Nuevos, es Universitario
formalizada la matrcula de los nios
provenientes de Bienestar Familiar, a
los cuales se les asign el cupo en
un Establecimiento Educativo
cercano.

.
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10 Se, debe verificar el reporte de nios

5 cada Establecimiento Educativo y
Validar nios atendidos
provenientes del
Bienestar Familiar
11
Realizar archivo
de Gestin
provenientes del Bienestar Familiar
a los cuales se les asign cupo en
Profesional
confrontarlo con la comunicacin Universitario
oficial entregada por estos, para
determinar si todos los nios a los
que se les asign cupo sern
atendidos.
A travs de la ejecucin del Subpr
procedimiento 1502-P-GCE-C-0710.
Auditora de Matrcula, son
realizadas auditoras externas por
parte de la Secretara de Educacin
Establecimientos Educativos para
verificar si son atendidos todos los
nios provenientes de las Entidades
de Bienestar Familiar a los cuales se
les asign cupo.
Se debe realizar las labores de
Archivo de Gestin de todos los
documentos y registros generados
durante la ejecucin del
Profesional
procedimiento 1502-P-GCE-C-05
Asignar Cupos a nios procedentes Universitario
del Bienestar Familiar.

12
FIN FIN

8. REGISTROS
NOMBRE DEL RESPONSABLE TIEMPO DE DESTINO
CODIGO CARPETA
FORMATO ALMACENAMIENTO RETENCION FINAL
Formulario para
Continuidad de
Archivo
1502-F-GCE-C05-01 jardn de nios Cobertura Direccin Cobertura 5
central
provenientes de
Bienestar Familiar
10 CONTROL DE CAMBIS

VERSIN NO. FECHA DESCRIPCION MODIFICACIONES

01 24/09/2013 Se elabora la primera versin del procedimiento.

11. ANEXOS