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Edificio Administrativo 1 piso Telfonos: 58-0274-2401998 2402771 - 2402526/Fax No. 2403310 - CE: dsia@.ula.ve
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Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: 1/1
REA FINANCIERA
Materia:
Asunto: AUTORIDADES UNIVERSITARIAS
SISTEMA DE NMINA
AUTORIDADES UNIVERSITARIAS
Humberto Ruz
VICERRECTOR ACADMICO
Mario Bonucci
VICERRECTOR ADMINISTRATIVO
Jess Caldern
Director de la Direccin de Servicios de
Informacin Administrativa (DSIA)
EQUIPO DE TRABAJO
PERSONAL COLABORADORES
Funcionarios (as) del Departamento de Nmina
PERSONAL QUE INTERVIENEN EN LA
EJECUCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS.
COORDINACIN Y ASESORA
Ing. ELVIA ELENA ABREU RAMREZ
Especialista Organizacional de la DSIA
1. INTRODUCCIN
2. ANTECEDENTES HISTORICOS
3. ORGANIGRAMA DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
Organigrama de la Direccin de Finanzas.
Organigrama del Departamento de Nmina.
Organigrama Funcional del Departamento de Nmina.
4. MODELO DE JERARQUIA DE SISTEMAS
5. DIRECTORIO
6. MODELO DE OBJETIVOS DEL SISTEMA DE NEGOCIO
7. MODELOS DE REGLAS DEL SISTEMA DE NEGOCIO
8. MODELO DE PROCESOS DEL NEGOCIO
Diagrama de Procesos del Sistema de Negocio.
Cadena de Valor del Sistema de Negocio.
rbol de Procesos y Procedimientos (Fundamentales).
rbol de Procesos y Procedimientos (Apoyo).
Cantidad de Procesos y Procedimientos Ejecutados en el Departamento de Nmina.
9. PROCESO 1: REGISTRO Y CONTROL
ndice del Proceso de Registro y Control.
Diagrama de Proceso de Registro y Control.
Diagrama de Jerarqua de Proceso de Registro y Control.
Informacin General del Proceso de Registro y Control.
Sub-Proceso: Actualizacin de Datos.
Procedimientos:
1.1.1 Diagrama del Procedimiento para Inclusin, Modificacin y Eliminacin de
Movimientos Mensuales de Personal Docente y de Investigacin (PDI) y Directivo.
1.1.1 Procedimiento para Inclusin, Modificacin y Eliminacin de Movimientos
Mensuales de Personal Docente y de Investigacin (PDI) y Directivo.
1.1.2 Diagrama del Procedimiento para Inclusin y Modificacin de Cuentas Bancarias
del Personal Docente y de Investigacin (PDI), Directivo y ATO.
1.2.2 Diagrama del Procedimiento para Realizar el Anlisis Mensual del Listado de
Personal Administrativo, Tcnico y Obrero (ato) de Nuevo Ingreso en Nmina.
1.2.2 Procedimiento para Realizar el Anlisis Mensual del Listado de Personal
Administrativo, Tcnico y Obrero (ato) de Nuevo Ingreso en Nmina.
1.2.3 Diagrama del Procedimiento para Revisin y Anlisis de Conceptos Actualizados
en la Base de Datos de la Direccin de Personal (Retroactivos).
1.2.3 Procedimiento para Revisin y Anlisis de Conceptos Actualizados en la Base de
Datos de la Direccin de Personal (Retroactivos).
1.2.4 Diagrama del Procedimiento para Revisin y Anlisis del Listado de Personal DI y
ATO Relacionado con Pago de Prestaciones Sociales.
1.2.4 Procedimiento para Revisin y Anlisis del Listado de Personal DI y ATO
Relacionado con Pago de Prestaciones Sociales.
10. PROCESO 2: REINTEGRO Y RETENCIONES
ndice del Proceso de Reintegro y Retenciones.
Diagrama de Proceso de Reintegro y Retenciones.
Diagrama de Jerarqua de Proceso de Reintegro y Retenciones.
Informacin General del Proceso de Reintegro y Retenciones.
Sub-Proceso: Reintegro.
Procedimientos:
2.1.1 Diagrama del Procedimiento A para Realizar el Anlisis de Pagos Indebidos al
Personal DI, ATO, Becarios y Contratados.
2.1.1 Diagrama del Procedimiento B para Realizar la Revisin del Reporte de
Transacciones en Lnea.
2.1.1 Procedimiento para Realizar el Anlisis de Pagos Indebidos al Personal DI, ATO,
Becarios y Contratados.
2.1.1 Procedimiento A para Realizar el Anlisis de Pagos Indebidos al Personal
Docente y de Investigacin, ATO, Becarios y Contratados.
2.1.1 Procedimiento B para Realizar la Revisin del Reporte de Transacciones en
Lnea.
2.1.2 Diagrama del Procedimiento para el Anlisis del Listado para Pago de Prestaciones
Sociales.
2.1.2 Procedimiento para el Anlisis del Listado para Pago de Prestaciones Sociales.
2.1.3 Diagrama del Procedimiento para el Anlisis del PDI y Personal ATO de Pensiones
y Ayudas a Sobrevivientes.
2.1.3 Procedimiento para el Anlisis del PDI y Personal ATO de Pensiones y Ayudas a
Sobrevivientes.
Sub-Proceso: Retenciones.
Procedimientos:
2.2.1 Diagrama del Procedimiento para la Preparacin del Resumen de Pago del
Impuesto Sobre la Renta (ISLR).
2.2.1 Procedimiento para la Preparacin del Resumen de Pago del Impuesto sobre la
Renta (ISLR).
2.2.2 Diagrama del Procedimiento para la Preparacin del Resumen de Pago del
Impuesto al Valor Agregado (IVA).
2.2.2 Procedimiento para la Preparacin del Resumen de Pago del Impuesto al Valor
Agregado (IVA).
2.2.3 Diagrama del Procedimiento para la Elaboracin de rdenes de Pago Financieras.
2.2.3 Procedimiento para la Elaboracin de rdenes de Pago Financieras.
2.2.4 Diagrama del Procedimiento para la Recepcin y Procesamiento de rdenes de
Pago Centralizadas.
2.2.4 Procedimiento para la Recepcin y Procesamiento de rdenes de Pago
Centralizadas.
2.2.5 Diagrama del Procedimiento para la Realizar la Relacin Anual en Materia de
Retenciones.
2.2.5 Procedimiento para la Realizar la Relacin Anual en Materia de Retenciones.
2.2.6 Diagrama del Procedimiento para Elaborar el Libro de Compras.
2.2.6 Procedimiento para Elaborar el Libro de Compras.
2.2.7 Diagrama del Procedimiento para el ARI Impuesto Sobre la Renta Aplicable Sobre
Sueldos y Salarios y Dems Remuneraciones.
Aprobado por: FECHA Vigencia de la ltima
Elaborado por:
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO modificacin:
DSIA DICIEMBRE 2006
CONSEJO UNIVERSITARIO
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: 5/7
REA FINANCIERA
Materia:
Asunto: INDICE DE CONTENIDO
SISTEMA DE NMINA
2.2.7 Procedimiento para el ARI Impuesto Sobre la Renta Aplicable sobre Sueldos y
Salarios y Dems Remuneraciones.
2.2.8 Diagrama del Procedimiento para Realizar la Carga en el Sistema de Nmina A6, la
CP-OP por Concepto de Sueldos y Salarios y Otras Asignaciones del Personal Fijo.
2.2.8 Procedimiento para Realizar la Carga en el Sistema de Nmina A6, la CP-OP por
Concepto de Sueldos y Salarios y Otras Asignaciones del Personal Fijo.
11. PROCESO 3: REVISIN DE REPORTES
ndice del Proceso de Revisin de Reportes.
Diagrama de Proceso de Revisin de Reportes.
Diagrama de Jerarqua de Proceso de Revisin de Reportes.
Informacin General del Proceso de Revisin de Reportes.
Procedimientos:
3.1 Diagrama del Procedimiento para la Revisin de los Reportes Mensuales de las
Nminas.
3.1 Procedimiento para la Revisin de los Reportes Mensuales de las Nminas.
12. PROCESO DE APOYO 1: ARCHIVO
ndice del Proceso de Apoyo de Archivo.
Diagrama del Proceso de Apoyo de Archivo.
Diagrama de Jerarqua de Proceso de Apoyo de Archivo.
Procedimientos:
PA-1.1 Diagrama del Procedimiento para la Recepcin y Distribucin del Reporte de
Censo por Nmina.
PA-1.1 Procedimiento para la Recepcin y Distribucin del Reporte de Censo por
Nmina.
PA-1.2 Diagrama del Procedimiento para la Recepcin del Reporte de Impuesto sobre la
Renta (ISLR) y (ARM).
PA-1.2 Procedimiento para la Recepcin del Reporte de Impuesto sobre la Renta (ISLR) y
(ARM).
PA-1.3 Diagrama del Procedimiento para la Elaboracin de la Relacin Mensual de
Deducciones.
Aprobado por: FECHA Vigencia de la ltima
Elaborado por:
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO modificacin:
DSIA DICIEMBRE 2006
CONSEJO UNIVERSITARIO
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: 6/7
REA FINANCIERA
Materia:
Asunto: INDICE DE CONTENIDO
SISTEMA DE NMINA
El mismo, forma parte de la documentacin que se genera del Sistema de Informacin Organizacional
que viene desarrollando la Direccin de Servicios de Informacin Administrativa (DSIA), de acuerdo con
la metodologa establecida por el lenguaje UML (Unified Modeling Language) Lenguaje Unificado de
Modelado de Negocios desarrollada por la Prof. Judith Barrios A. y el Prof. Jons Montilva, de la
Universidad de los Andes (ULA), el cual consta de seis etapas, a saber: Preparacin Organizacional,
Entender el Proceso Actual, Rediseo del Proceso, Desarrollo del Manual, Aprobacin e
Implementacin del Manual y Medidas, Controles y Mejoramiento Continuo .
Introduccin, breve explicacin al lector, acerca de los motivos y propsitos del mismo, metodologa
aplicada en el desarrollo del Manual as como una breve demostracin de cmo estn organizadas sus
secciones.
Glosario de Trminos, con la finalidad de facilitar el manejo del Manual y lograr uniformidad de
criterios en su aplicacin.
Anexos, presenta los diferentes formatos y planillas utilizados por los funcionarios del departamento en
la ejecucin de sus actividades.
La correcta interpretacin y aplicacin de este Manual, se traducir en una mayor eficiencia operativa,
ya que es un elemento dinmico, donde el lector que desee conocer sobre el mismo, podr visualizar
de forma sencilla y en cualquier momento los procedimientos que se ejecutan en el departamento, la
forma de llevarlos a cabo y los responsables de que dichos procedimientos se ejecuten de forma ptima
para alcanzar los objetivos que tiene planteado el departamento en concordancia con las leyes,
reglamentos, cdigos, estatutos, manuales, polticas y otras estipulaciones que afectan a la institucin.
Es por ello que recomendamos, que sera oportuno que cada uno de los funcionarios que laboran en el
Departamento de Nmina dedique un poco de su valioso tiempo, en leer el manual, darle un uso
adecuado al mismo y preocuparse por actualizarlo en el momento que as lo consideren oportuno, a fin
de contar siempre con una herramienta de mltiples ventajas actualizada.
DEPARTAMENTO DE NOMINA
Hoy da la Direccin de Finanzas cuenta con cuatro (4) departamentos adscritos que son:
Departamento de Tesorera, Oficina Central de Control de Bienes, Departamento de Contabilidad y
Departamento de Nmina.
El Departamento de Nmina tiene como misin Ejecutar la insercin y/o modificacin en la nmina
al personal docente y de investigacin. As como las deducciones y reintegros de todo el personal
universitario, a fin de garantizar el pago correcto y oportuno de Sueldos y Salarios. (Memoria y Cuenta
de la ULA ao 2005).
Fuente: www.ula.ve
DIRECCION DE
FINANZAS
DEPARTAMENTO DE
NOMINA
APOYO APOYO DE
SECRETARIAL ARCHIVO
REGISTRO Y REINTEGRO Y
CONTROL RETENCIONES
DIRECCION DE FINANZAS
DIRECTOR DE FINANZAS
DEPARTAMENTO DE
NOMINA
JEFE DE NOMINA
APOYO
SECRETARIAL Y
DE ARCHIVO
1 Recepcionista
1 Oficinista
1 Archivista
2 Asistentes de
Nmina
REINTEGRO RETENCIONES
2 Asistentes de 1 Tcnico de
Nmina Recursos
Informticos.
2 Asistente
Administrativo
SUPRASISTEMA
SISTEMAS FINANCIERO
SISTEMA
SUBSISTEMAS DE NOMINA
Registro Reintegros
y Y
Control Retenciones
SISTEMA DE
INTRA TESORERA
Apoyo
Gerencial
SISTEMA
GERENCIAL
INTER
FINANCIERO
SISTEMA DE
SISTEMA DE CONTROL DE
AMBIENTE CONTABILIDAD BIENES
EXTERNO
Fuente: Curso de Modelado de Sistemas usando UML Business basado en el Primer Modelo de Derek Hitchins (2000)
DIRECTORIO
UNIDAD ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE NOMINA
PERSONAL DIRECTIVO
1 Jaimes de Patio Bety Jefe de Nmina 2560 X 8.133.779 Fijo
REINTEGRO Y RETENCIONES
5 Pea Dugarte Mercedes Contador 2752 8.034.188 Fijo
6 Flores Rojas Gilda Asistente Administrativo 2762 8.046.407 Fijo
7 Colmenares Luisana Asistente de Tesorera 2642 12.353.708 Fijo
8 Pea Albornoz Wilmer Tcnico de Recursos de Informtica 2762 10.711.240 Fijo
9 Ramrez Meza Marino Asistente de Nmina 2642 8.000.838 Fijo
PERSONAL DE APOYO
10 Contreras de Uzctegui Nidia Oficinista 2768 8.039.110 Fijo
11 Rojas Agnedy Josefina Recepcionista 3302 8.012.275 Fijo
12 Candelas Guterrez Leonardo Archivista 3302 12.780.534 Fijo
PERSONAL CONTRATADO
13 Ros Visual Andreina Asistente Administrativo 2762 10.712.871 Contratado
Para realizar el Modelo de Objetivos se consulto la siguiente fuente histrica, tomando la mas
actualizada, es decir, la que se encuentra sombreada para realizar el modelado a travs del Lenguaje
UML Business.
OBJETIVOS
UNIDAD ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE NOMINA
FUENTE DE INFORMACIN
CONCEPTOS DEL
MODELADO DE MANUAL DE
MEMORIA Y CUENTA DE PLAN OPERATIVO PGINA WEB DE OTRA FUENTE
OBJETIVOS ORGANIZACIN -
LA ULA - AO: 2005 DE LA ULA - AO: LA ULA - AO: (especificar)
AO: 1993
Dirigir, ejecutar y
supervisar la insercin y
modificacin en Nmina
del personal docente,
administrativo, tcnico y
MISIN de servicios de la
Universidad de los Andes.
(Material suministrado por
la Direccin de Servicios
de Informacin
Administrativo)
VISIN
OBJETIVOS
UNIDAD ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE NOMINA
UNIDAD DE REGISTRO Y CONTROL
FUENTE DE INFORMACIN
CONCEPTOS DEL
MODELADO DE MANUAL DE
MEMORIA Y CUENTA DE PLAN OPERATIVO PGINA WEB DE OTRA FUENTE
OBJETIVOS ORGANIZACIN -
LA ULA - AO: 2005 DE LA ULA - AO: LA ULA - AO: (especificar)
AO: 1993
VISIN
Registrar y controlar la
insercion, modificaciony
exclusin en la nomina
del personal docente y
de investigacion. A fin
OBJETIVO de proporcionar
GENERAL informacin correcta y
oportuna para el pago
por concepto de sueldos
y salarios del personal
activo y pensiones a
sobrevivientes.
OBJETIVOS
UNIDAD ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE NOMINA
UNIDAD DE REINTEGRO Y RETENCIONES
FUENTE DE INFORMACIN: SECCION RETENCIONES Y REINTEGROS
CONCEPTOS DEL
MANUAL DE
MODELADO DE MEMORIA Y CUENTA DE PLAN OPERATIVO PGINA WEB DE OTRA FUENTE
OBJETIVOS ORGANIZACIN -
LA ULA - AO: 2005 DE LA ULA - AO: LA ULA - AO: (especificar)
AO: 1993
MISIN
VISIN
Registrar, controlar y
tramitar las retencioens
OBJETIVO y reintegros al personal
GENERAL de la Institucin.
<<objetivo>>
OBJETIVO
<<objetivo>>
MISIN
<<objetivo>>
VISIN
No est definida.
<<objetivo>>
OBJETIVO GENERAL
<<objetivo>> <<objetivo>>
OBJETIVO ESPECFICO OBJETIVO ESPECFICO
CUALITATIVO CUALITATIVO
Fuente: Curso de Modelado de Sistemas usando UML Business basado en Eriksson y Penker (2000)
Procesos/Cantidad de Procedimientos
Reintegro y
Doce (12) Procedimientos
Retenciones
Revisin de
Un (1) Procedimiento
Reportes
1.2.1 Diagrama del Procedimiento para Realizar el Anlisis Mensual de los Listados de
Escalafn de Titulares y Auxiliares Docentes.
1.2.1 Procedimiento para Realizar el Anlisis Mensual de los Listados de Escalafn de Titulares
y Auxiliares Docentes.
1.2.2 Diagrama del Procedimiento para Realizar el Anlisis Mensual del Listado de Personal
Administrativo, Tcnico y Obrero (ato) de Nuevo Ingreso en Nmina.
1.2.2 Procedimiento para Realizar el Anlisis Mensual del Listado de Personal Administrativo,
Tcnico y Obrero (ato) de Nuevo Ingreso en Nmina.
1.2.3 Diagrama del Procedimiento para Revisin y Anlisis de Conceptos Actualizados en la
Base de Datos de la Direccin de Personal (Retroactivos).
1.2.3 Procedimiento para Revisin y Anlisis de Conceptos Actualizados en la Base de Datos
de la Direccin de Personal (Retroactivos).
1.2.4 Diagrama del Procedimiento para Revisin y Anlisis del Listado de Personal DI y ATO
Relacionado con Pago de Prestaciones Sociales.
1.2.4 Procedimiento para Revisin y Anlisis del Listado de Personal DI y ATO Relacionado
con Pago de Prestaciones Sociales.
OBJETIVO
Describir las actividades que se deben cumplir a los efectos de
Incorporar, Modificar Eliminar los Movimientos del Personal de la
Universidad de los Andes, procesados durante el mes en el
Departamento de Nmina.
CLIENTES
INICIALES
Facultad/Ncleo y/o Dependencia.
Entes Externos a la Universidad de los Andes.
Tribunales del Pas.
Consejo Universitario.
FINALES
Facultad/Ncleo y/o Dependencia.
Entes Externos a la Universidad de los Andes.
Archivo del Departamento de Nmina.
ENTRADAS
RECURSOS
HUMANOS
Jefe de Nmina.
Analistas de Nmina (1).
Aprobado por: FECHA Vigencia de la ltima
Elaborado por:
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO modificacin:
DSIA DICIEMBRE 2006
CONSEJO UNIVERSITARIO
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 9/9
SISTEMA DE NMINA
Asunto:
Proceso: REGISTRO Y CONTROL
INFORMACIN GENERAL
1.1.1
INCLUSIN, MODIFICACIN O
ELIMINACIN DE MOVIMIENTOS
MENSUALES DEL PERSONAL DOCENTE Y
DE INVESTIGACIN (PDI) Y DIRECTIVO
RESPONSABLE ACCION
RECEPCIONISTA
1.1.2
RESPONSABLE ACCION
RECEPCIONISTA
1.1.3
INCLUSION, MODIFICACIN O
ELIMINACIN DE LOS MOVIMIENTOS
MENSUALES DE ENTES
PARAUNIVERSITARIOS .
RESPONSABLE ACCION
RECEPCIONISTA
1.1.4
INCLUSION, MODIFICACIN O
ELIMINACIN DEL PERSONAL DE LA
NMINA DE PENSIONES A
SOBREVIVIENTES
RESPONSABLE ACCION
ANALISTA DE NMINA
(UNIDAD DE REGISTRO Y CONTROL)
1. Recibe de la Oficina de Asuntos Profesorales (OAP) y/o de
la Direccin de Personal oficios y/o Cuadros de Pensiones a
Sobrevivientes expresando la inclusin, modificacin o
eliminacin del personal de la nmina a sobrevivientes ms
Recaudos C:
a) Resolucin del Consejo Universitario, en la cual aprueba
la transferencia de la pensin del causante a favor de los
beneficiarios con la distribucin entre los mismos.
b) Declaracin de Herederos nicos y Universales.
c) Autorizacin Judicial, cuando hay herederos menores de
edad.
d) Fe de Vida (documento a consignar una vez al ao por
las personas jubiladas y/o pensionadas, para su
permanencia en nmina, en la dependencia de
adscripcin).
2. Fotocopia los oficios y/o Cuadros de Pensiones a
Sobrevivientes y la Resolucin del Consejo Universitario.
3. Entrega al Analista de Nmina (Jefe (a) de la Unidad de
Reintegro y Retenciones), fotocopia de los oficios y/o
Cuadros de Pensiones a Sobrevivientes y la Resolucin del
Consejo Universitario. Ver Procedimiento 2.1.3 ANALISIS
DEL PERSONAL DOCENTE Y DE INVESTIGACIN (PDI)
Y PERSONAL ADMINISTRATIVO-TCNICO Y OBRERO
(ATO) DE PENSIONES Y AYUDAS A SOBREVIVIENTES.
1.1.5
INCLUSION, MODIFICACIN O
ELIMINACIN DE LAS PRIMAS POR HIJO
DEL PERSONAL DOCENTE Y DE
INVESTIGACIN (PDI)
RESPONSABLE ACCION
RECEPCIONISTA
1.1.6
RESPONSABLE ACCION
RECEPCIONISTA
1.1.7
INCLUSIN, MODIFICACIN O
ELIMINACIN DEL PERSONAL DOCENTE Y
DE INVESTIGACION (PDI), ATO CON
MEDIDAS TRIBUNALICIAS
RESPONSABLE ACCION
RECEPCIONISTA
1.2.1
RESPONSABLE ACCION
ANALISTA DE NMINA
(UNIDAD DE REGISTRO Y CONTROL)
1. Recibe de la Direccin de Servicios de Informacin
Administrativa (DSIA los Listados de Escalafn de Titulares
y Auxiliares Docentes.
2. Coteja los datos del docente en el Listado de Escalafn de
Titulares y Auxiliares Docentes con el Sistema de Nmina
A6.
a) Si no existe discrepancia en la informacin reflejada en el
Listado de Escalafn de Titulares y Auxiliares Docentes y
el Sistema de Nmina A6: (Ir al paso 3).
b) En caso contrario, si existe discrepancia en la informacin
reflejada en el Listado de Escalafn de Titulares y
Auxiliares Docentes y el Sistema de Nmina A6:
Busca los documentos correspondientes a Escalafn
de Titulares y Auxiliares Docentes.
Compara los documentos con el Listado de Escalafn
de Titulares y Auxiliares Docentes y en el Sistema de
Nmina A6 para saber de donde, cuando y que
produjo el error, si el error es del Departamento de
Nmina, de la Oficina de Asuntos Profesorales (OAP)
o de la Direccin de Servicios de Informacin
Administrativa (DSIA): realizan las correcciones
necesarias, respectivamente.
3. Da instrucciones al Archivista del Departamento de Nmina
para que remita un Listado de Escalafn de Titulares y
1.2.2
RESPONSABLE ACCION
ANALISTA DE NMINA
(UNIDAD DE REGISTRO Y CONTROL)
1. Recibe de la Direccin de Servicios de Informacin
Administrativa (DSIA), el Listado de Personal Administrativo,
Tcnico y Obrero (ATO) de Nuevo Ingreso en Nmina y el
libro de control de correspondencia.
2. Revisa en el libro de control de correspondencia que est
registrado el Listado de Personal Administrativo, Tcnico y
Obrero (ATO) de Nuevo Ingreso en Nmina.
3. Coloca firma en el libro de control de correspondencia, como
seal de recibido.
4. Devuelve al Funcionario de la Direccin de Servicios de
Informacin Administrativa (DSIA), el libro de control de
correspondencia.
5. Verifica de acuerdo a la fecha de ingreso los clculos
efectuados por la Direccin de Personal para realizar las
cancelaciones al Personal Administrativo, Tcnico y Obrero
(ATO) de Nuevo Ingreso en Nmina.
a) Si estn correctos todos los clculos efectuados por la
Direccin de Personal para realizar las cancelaciones al
Personal Administrativo, Tcnico y Obrero (ATO) de
nuevo Ingreso en Nmina: (Ir al paso 6).
b) En caso contrario, si no estn correctos algunos de los
clculos efectuados por la Direccin de Personal para
realizar las cancelaciones al Personal Administrativo,
Tcnico y Obrero (ATO) de Nuevo Ingreso en Nmina:
1.2.3
RESPONSABLE ACCION
RECEPCIONISTA
1.2.4
RESPONSABLE ACCION
ANALISTA DE NMINA
(UNIDAD DE REGISTRO Y CONTROL)
1. Recibe de la Oficinista oficio, Listado y disquete de pago de
Prestaciones Sociales del Personal Docente y de
Investigacin (PDI) y Personal Administrativo, Tcnico y
Obrero (ATO) y/o Formato (CP-OP) de Control
Presupuestario Orden de Pago y el libro de control de
correspondencia.
2. Revisa que el oficio recibido est registrado en el libro de
control de correspondencia.
3. Coloca firma en el libro de control de correspondencia, como
seal de recibido.
4. Devuelve a la Oficinista el libro de control de
correspondencia.
5. Busca el Listado de Retenciones por Tribunales.
6. Verifica en el Listado de Retenciones por Tribunales si existe
alguno de los trabajadores que tenga embargo por
Tribunales.
a) Si no existen trabajadores que estn sujetos a Embargo
por Tribunales: (Ir al paso 7).
b) En caso contrario, si existen trabajadores que estn
sujetos a Embargo por Tribunales:
Revisa la medida Tribunalicia aplicada al trabajador
(a).
Realiza los clculos pertinentes.
2.1.1 Diagrama del Procedimiento A para Realizar el Anlisis de Pagos Indebidos al Personal
DI, ATO, Becarios y Contratados.
2.1.1 Diagrama del Procedimiento B para Realizar la Revisin del Reporte de Transacciones en
Lnea.
2.1.1 Procedimiento para Realizar el Anlisis de Pagos Indebidos al Personal DI, ATO,
Becarios y Contratados.
2.1.1 Procedimiento A para Realizar el Anlisis de Pagos Indebidos al Personal Docente y
de Investigacin, ATO, Becarios y Contratados.
2.1.1 Procedimiento B para Realizar la Revisin del Reporte de Transacciones en Lnea.
2.1.2 Diagrama del Procedimiento para el Anlisis del Listado para Pago de Prestaciones
Sociales.
2.1.2 Procedimiento para el Anlisis del Listado para Pago de Prestaciones Sociales.
2.1.3 Diagrama del Procedimiento para el Anlisis del PDI y Personal ATO de Pensiones y
Ayudas a Sobrevivientes.
2.1.3 Procedimiento para el Anlisis del PDI y Personal ATO de Pensiones y Ayudas a
Sobrevivientes.
Sub-Proceso: Retenciones.
Procedimientos:
2.2.1 Diagrama del Procedimiento para la Preparacin del Resumen de Pago del Impuesto
Sobre la Renta (ISLR).
Aprobado por: FECHA Vigencia de la ltima
Elaborado por:
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO modificacin:
DSIA DICIEMBRE 2006
CONSEJO UNIVERSITARIO
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: 3/11
REA FINANCIERA
Materia: Asunto: INDICE DEL PROCESO DE REINTEGRO Y
SISTEMA DE NMINA RETENCIONES
2.2.1 Procedimiento para la Preparacin del Resumen de Pago del Impuesto sobre la Renta
(ISLR).
2.2.2 Diagrama del Procedimiento para la Preparacin del Resumen de Pago del Impuesto al
Valor Agregado (IVA).
2.2.2 Procedimiento para la Preparacin del Resumen de Pago del Impuesto al Valor
Agregado (IVA).
2.2.3 Diagrama del Procedimiento para la Elaboracin de rdenes de Pago Financieras.
2.2.3 Procedimiento para la Elaboracin de rdenes de Pago Financieras.
2.2.4 Diagrama del Procedimiento para la Recepcin y Procesamiento de rdenes de Pago
Centralizadas.
2.2.4 Procedimiento para la Recepcin y Procesamiento de rdenes de Pago Centralizadas.
2.2.5 Diagrama del Procedimiento para la Realizar la Relacin Anual en Materia de
Retenciones.
2.2.5 Procedimiento para la Realizar la Relacin Anual en Materia de Retenciones.
2.2.6 Diagrama del Procedimiento para Elaborar el Libro de Compras.
2.2.6 Procedimiento para Elaborar el Libro de Compras.
2.2.7 Diagrama del Procedimiento para el ARI Impuesto Sobre la Renta Aplicable Sobre
Sueldos y Salarios y Dems Remuneraciones.
2.2.7 Procedimiento para el ARI Impuesto Sobre la Renta Aplicable sobre Sueldos y Salarios y
Dems Remuneraciones.
2.2.8 Diagrama del Procedimiento para Realizar la Carga en el Sistema de Nmina A6, la CP-
OP por Concepto de Sueldos y Salarios y Otras Asignaciones del Personal Fijo.
2.2.8 Procedimiento para Realizar la Carga en el Sistema de Nmina A6, la CP-OP por
Concepto de Sueldos y Salarios y Otras Asignaciones del Personal Fijo.
OBJETIVO
Describir las actividades que se deben cumplir a los efectos de
realizar la recuperacin de deudas con la Administracin, la
realizacin de deducciones legales y voluntarias sobre sueldos de
los Trabajadores de la Universidad de los Andes (ULA) as como,
la preparacin del pago de las retenciones del Impuesto sobre la
Renta (ISLR) e Impuesto al Valor Agregado (IVA), cumpliendo con
el carcter de Agente de Retencin, la Universidad de los Andes.
CLIENTES
INICIALES
Facultad/Ncleo y/o Dependencia.
Consejo Universitario.
FINALES
Facultad/Ncleo y/o Dependencia.
Archivo del Departamento de Nmina.
ENTRADAS
SALIDAS
Retenciones enteradas.
Declaracin informativa de las compras y de las retenciones
practicadas.
FORMULARIOS
Cuadro Explicativo.
Planilla Sistema de Reintegro ULA.
Planilla Sistema de rdenes de Pago Financiera.
Relacin de Retenciones.
Planillas de Impuesto sobre la Renta (ISLR).
Listado de Recibos de Ingreso (ISLR).
Relacin de Impuesto al Valor Agregado (IVA) Declaracin
Informativa de Retenciones.
Listado de Recibos de Ingreso (IVA).
Planilla ARI.
Modelo del Libro de Compras.
RECURSOS
HUMANOS
Jefe de Nmina.
Analistas de Nmina (1).
Asistentes de Nmina (2).
Asistentes Administrativos (2).
2.1.1
RESPONSABLE ACCION
RECEPCIONISTA
1. Recibe de la Unidad de Apoyo Administrativo (UAA) de la
Facultad/Ncleo y/o Dependencia oficios y/o
comunicaciones expresando los movimientos de personal
por concepto de: Jubilaciones, Renuncias, Fallecimientos,
Rescisin de Contrato, Vencimiento de Contrato, Permisos
no Remunerados, Suspensin del Cargo ms los Recaudos
A:
a) Resolucin del Consejo Universitario.
b) Fotocopia de la Cdula de Identidad.
c) Formato (CP-09) de Control Presupuestario Movimiento
de Personal Docente y de Investigacin.
d) Formato (CP-01) de Control Presupuestario Movimiento
de Personal.
e) Acta del Consejo de Apelaciones (cuando ingresa Rector
(a), Vicerrector (a) Secretario (a) de la Universidad de
los Andes).
f) Decreto (cuando ingresa Presidente (a) del Consejo de
Apelaciones).
g) Fe de Vida (documento a consignar una vez al ao el
trabajador (a), en la dependencia de adscripcin).
2. Coloca firma, sello y fecha en los oficios y/o
comunicaciones.
3. Anota en el libro de control de correspondencia, nombre y
motivo de los oficios y/o comunicaciones.
RESPONSABLE ACCION
ASISTENTE DE NMINA
(UNIDAD DE REINTEGRO Y RETENCIONES)
1. Recibe notificacin del Analista de la Direccin de Servicios
de Informacin Administrativa (DSIA), de entrar al Sistema
de Nmina A6.
2. Busca en el estante, el libro de descuentos mensuales.
3. Ingresa al Sistema de Nmina A6, los descuentos
mensuales a realizar sobre sueldos y salarios a trabajadores
que se le hayan cancelado pagos indebidos, anotados en el
libro de deducciones mensuales.
4. Imprime una hoja para cada trabajador (a), que demuestre el
descuento realizado.
5. Devuelve el libro de descuentos mensuales, al estante.
6. Busca en el estante, los expedientes de los trabajadores.
7. Anexa las hojas que demuestran el descuento realizado, a
cada uno de los expedientes de los trabajadores.
8. Solicita al Analista de la Direccin de Servicios de
Informacin Administrativa (DSIA) que genere el Reporte de
Transacciones en Lnea, una vez terminado de ingresar
todos los descuentos en el Sistema de Nmina A6.
9. Busca en la Direccin de Servicios de Informacin
Administrativa (DSIA), el Reporte de Transacciones en
Lnea.
10. Verifica todos los descuentos procesados durante el
mes reflejado en el Reporte de Transacciones en Lnea con
los oficios y/o comunicaciones y Recaudos A.
2.1.2
RESPONSABLE ACCION
RECEPCIONISTA
2.1.3
RESPONSABLE ACCION
ANALISTA DE NMINA
(UNIDAD DE REINTEGRO Y RETENCIONES)
1. Recibe del Analista de Nmina (Jefe (a) de la Unidad de
Registro y Control), fotocopia de los oficios y/o Cuadros de
Pensiones a Sobrevivientes y la Resolucin del Consejo
Universitario.
2. Revisa oficios y/o Cuadros de Pensiones a Sobrevivientes y
la Resolucin del Consejo Universitario.
3. Entrega al Asistente de Nmina de la Unidad de Reintegro y
Retenciones, oficios y/o Cuadros de Pensiones a
Sobrevivientes y la Resolucin del Consejo Universitario.
ASISTENTE DE NMINA
(UNIDAD DE REINTEGRO Y RETENCIONES)
4. Recibe del Analista de Nmina (Jefe (a) de la Unidad de
Reintegro y Retenciones) oficios y/o Cuadros de Pensiones
a Sobrevivientes y la Resolucin del Consejo Universitario.
5. Verifica en el Sistema de Reintegro, si los trabajadores
tienen descuentos por pagos indebidos.
h) Si los trabajadores tienen descuentos por pagos
indebidos: (Ir al paso 6).
i) En caso contrario, si los trabajadores no tienen
descuentos por pagos indebidos:
Archiva en la carpeta de pensiones y ayudas a
sobrevivientes, fotocopia de los oficios y/o Cuadros de
Pensiones a Sobrevivientes y la Resolucin del
Consejo Universitario.
Fin del procedimiento.
2.2.1
RESPONSABLE ACCION
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
(UNIDAD DE REINTEGRO Y RETENCIONES)
2.2.2
RESPONSABLE ACCION
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
(UNIDAD DE REINTEGRO Y RETENCIONES)
INGRESAR:
Memorandum, LOPA,
DPTO. DE TESORERA OPA, Formato (CP-OP).
D DE PPTO
Anotar en el LCC,
OFICINISTA nombre y motivo de los
memorandum.
Memorandum, LOPA, OPA,
formato (CP-OP) y LCC
Revisar que los Recibir solicitud verbal Revisar cada uno de los
memorandum este de cancelacin de pagos nmeros de CI de los Revisar que los formatos
anotados en el LCC. pendientes, herederos en el AUUH. de OPF estn firmadas.
posteriormente.
Personal
Fallecido Revisar el vinculo
Colocar firma en el LCC, Notificar al beneficiario, consanguneo de cada Entregar al DT, los
los Recaudos que debe Personal
como seal de recibido. Desincorporado heredero con el Recaudos A B, OPA, y
consignar para procesar los formatos OPF.
el pago. trabajador fallecido.
Determinar la cantidad
exacta a cancelar al
Devolver a la Oficinista el Recibir del beneficiario beneficiario Chequear las fotocopias Recibir del funcionario a
LCC. los Recaudos A B de las CI de los quien entrega, la copia
exigidos para procesar el herederos con el AD del formato de OPF
ASISTENTE DE pago. Realizar la distribucin firmada y sellada.
de la cantidad a cancelar
NMINA Ordenar alfabticamente entre los beneficiarios.
Revisar el oficio emitido
(UNIDAD DE las OPA. Verificar los Recaudos por el Tribunal y la Buscar en el estante, la
de acuerdo al tipo de fotocopia de la CI del carpeta de Ordenes de
REINTEGRO Y personal. Tutor (si es el caso).
Ingresar en el Sistema Pago Financiera.
RETENCIONES) de Orden de Pago
Archivar en una carpeta Financiera.
las OPA. Anexar a la carpeta de
ordenes de pago
Llenar el formato de financiera, copia del
OPF con los datos del formato OPF.
trabajador y/o
beneficiario.
Devolver la carpeta de
Ordenes de Pago
Imprimir original y copias Financiera, al estante.
del formato de OPF
ANALISTA DE NMINA
(UNIDAD DE
REINTEGRO Y Revisar el formato de
Colocar firma y sello en
OPF y dems
RETENCIONES) documentos.
los formatos de OPF
2.2.3
RESPONSABLE ACCION
RECEPCIONISTA
1. Recibe del Departamento de Tesorera, memorandum,
Listado de Ordenes de Pago Anuladas y las rdenes de
Pago Anuladas para ser cancelada financieramente y de la
Direccin de Presupuesto, memorandum y formato (CP-OP)
de Control Presupuestario Orden de Pago presupuestaria.
2. Coloca firma, sello y fecha en los memorandum.
3. Anota en el libro de control de correspondencia, nombre y
motivo de los memorandum.
4. Entrega a la Oficinista memorandums, Listado de Ordenes
de Pago Anuladas y las rdenes de Pago Anuladas para ser
cancelada financieramente y formato (CP-OP) de Control
Presupuestario Orden de Pago presupuestaria.
OFICINISTA
5. Recibe del Recepcionista memorandums, Listado de
Ordenes de Pago Anuladas y las rdenes de Pago
Anuladas para ser cancelada financieramente y formato
(CP-OP) de Control Presupuestario Orden de Pago
presupuestaria.
6. Anota en el libro de control de correspondencia, nombre y
motivo de los memorandum.
7. Entrega al Asistente de Nmina de la Unidad de Reintegro y
Retenciones memorandums, Listado de Ordenes de Pago
Anuladas y las rdenes de Pago Anuladas para ser
cancelada financieramente, formato (CP-OP) de Control
Presupuestario Orden de Pago presupuestaria y el libro de
control de correspondencia.
2.2.4
RESPONSABLE ACCION
RECEPCIONISTA
1. Recibe de la Direccin de Presupuesto una Relacin de
Movimientos Diarios con los siguientes Recaudos:
a) Formatos (CP-OP) de Control Presupuestario Orden de
Pago.
b) Hoja de clculo elaborada por la Unidad de Apoyo
Administrativo de la Facultad/Ncleo y/o Dependencia.
c) Resolucin del Consejo Universitario, en caso de
Personal Docente y de Investigacin (PDI).
d) Oficio de la Direccin de Personal, en caso de Personal
Administrativo, Tcnico y Obrero (ATO).
2. Coloca firma, sello y fecha en la Relacin de Movimientos
Diarios.
3. Anota en el libro de control de correspondencia, nombre y
motivo de la Relacin de Movimientos Diarios.
4. Entrega a la Oficinista la Relacin de Movimientos Diarios y
Recaudos.
OFICINISTA
5. Recibe del Recepcionista la Relacin de Movimientos
Diarios y Recaudos.
6. Anota en el libro de control de correspondencia, nombre y
motivo de la Relacin de Movimientos Diarios.
7. Entrega al Analista de Nmina (Jefe (a) de la Unidad de
Reintegro y Retenciones) la Relacin de Movimientos
Diarios, Recaudos y el libro de control de correspondencia.
ANALISTA DE NMINA
(UNIDAD DE REINTEGRO Y RETENCIONES)
8. Recibe de la Oficinista la Relacin de Movimientos Diarios,
Recaudos y el libro de control de correspondencia.
Aprobado por: FECHA Vigencia de la ltima
Elaborado por:
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO modificacin:
DSIA DICIEMBRE 2006
CONSEJO UNIVERSITARIO
Manual de Procesos y Procedimientos
2.2.5
RESPONSABLE ACCION
RECEPCIONISTA
1. Recibe de la Direccin de Servicios de Informacin
Administrativa (DSIA) Reporte Resumen de ARC y el
Reporte Resumen de Ingreso y Deducciones Anuales.
2. Coloca firma, sello y fecha en el Reporte Resumen de ARC
y el Reporte Resumen de Ingreso y Deducciones Anuales.
3. Anota en el libro de control de correspondencia, nombre y
motivo del Reporte Resumen de ARC y el Reporte Resumen
de Ingreso y Deducciones Anuales.
4. Entrega a la Oficinista el Reporte Resumen de ARC y el
Reporte Resumen de Ingreso y Deducciones Anuales.
OFICINISTA
5. Recibe del Recepcionista el Reporte Resumen de ARC y el
Reporte Resumen de Ingreso y Deducciones Anuales.
6. Anota en el libro de control de correspondencia, nombre y
motivo del Reporte Resumen de ARC y el Reporte Resumen
de Ingreso y Deducciones Anuales.
7. Entrega al Analista de Nmina (Jefe (a) de la Unidad de
Reintegro y Retenciones) el Reporte Resumen de ARC, el
Reporte Resumen de Ingreso y Deducciones Anuales y el
libro de control de correspondencia.
ANALISTA DE NMINA
(UNIDAD DE REINTEGRO Y RETENCIONES)
8. Recibe de la Oficinista Reporte Resumen de ARC, el
Reporte Resumen de Ingreso y Deducciones Anuales y el
libro de control de correspondencia.
9. Revisa que el Reporte Resumen de ARC y el Reporte
Resumen de Ingreso y Deducciones Anuales est anotado
en el libro de control de correspondencia.
Aprobado por: FECHA Vigencia de la ltima
Elaborado por:
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO modificacin:
DSIA DICIEMBRE 2006
CONSEJO UNIVERSITARIO
Manual de Procesos y Procedimientos
OFICINISTA
25. Recibe del Analista de Nmina (Jefe (a) de la Unidad
de Reintegro y Retenciones) los oficios y las planillas ARC
organizadas por Facultad/Ncleo y/o Dependencia.
26. Anota en el libro de control de salida de
correspondencia nombre y motivo de los oficios.
27. Notifica va telefnica a cada una de las Unidades de
Apoyo Administrativo (UAA) de la Facultad/Ncleo y/o
Dependencia, pasar por el Departamento de Nmina a
retirar las Planillas ARC.
28. Elabora en el computador, la Relacin de Entrega de
Planillas ARC, la cual debe contener las siguientes
columnas: apellidos y nombres, firma y fecha.
29. Imprime la Relacin de Entrega de Planillas ARC.
30. Entrega al Recepcionista los oficios, las planillas
ARC organizadas por Facultad/Ncleo y/o Dependencia y la
Relacin de Entrega de Planillas ARC.
RECEPCIONISTA
31. Recibe de la Oficinista los oficios, las planillas ARC
organizadas por Facultad/Ncleo y/o Dependencia y la
Relacin de Entrega de Planillas ARC.
32. Coloca en el estante, los oficios, las planillas ARC
organizadas por Facultad/Ncleo y/o Dependencia y la
Relacin de Entrega de Planillas ARC, para que al retirar el
Funcionario (a) de la Facultad/Ncleo y/o Dependencia,
2.2.6
LIBRO DE COMPRAS
RESPONSABLE ACCION
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
(UNIDAD DE REINTEGRO Y RETENCIONES)
1. Recibe de la Unidad de Apoyo Administrativo (UAA) de la
Facultad/Ncleo y/o Dependencia disquete o CD contentivo
del Libro de Compras Gravadas y no Gravadas del Mes, los
primeros 5 das de cada mes.
2. Identifica un archivo de Excel con el nombre de Libro de
Compras Consolidado.
3. Descarga en el archivo de Libro de Compras Consolidado,
cada Libro de Compras Gravadas y no Gravadas del Mes,
de cada Unidad de Apoyo Administrativo (UAA) de la
Facultad/Ncleo y/o Dependencia.
4. Revisa la informacin contenida en cada Libro de Compras
Gravadas y no Gravadas del Mes, de cada Unidad de Apoyo
Administrativo (UAA) de la Facultad/Ncleo y/o
Dependencia.
5. Busca en el Portal del Servicio Nacional Integrado de
Administracin Aduanera y Tributaria (SENIAT)
http://www.seniat.gov.ve, el modelo del Libro de Compras.
6. Organiza la informacin contenida en cada Libro de
Compras Gravadas y no Gravadas del Mes, de cada Unidad
de Apoyo Administrativo (UAA) de la Facultad/Ncleo y/o
Dependencia, segn lo establecido en el Articulo 75 de la
Ley que Establece el Impuesto al Valor Agregado (IVA) y al
modelo del Libro de Compras.
7. Guarda en dos disquetes o CD, el archivo de Libro de
Compras Consolidado, dejando el respaldo del mismo en el
computador.
2.2.7
RESPONSABLE ACCION
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
(UNIDAD DE REINTEGRO Y RETENCIONES)
1. Elabora memorandum dirigido al Director (a) de la Direccin
de Servicios de Informacin Administrativa (DSIA),
notificando que debe colocar en los Estados de Cuenta de
cada trabajador (a) un texto de aviso sobre el periodo de
recepcin de las planillas ARI en el Departamento de
Nmina.
2. Imprimir original y copia del memorandum.
3. Entrega al Analista de Nmina (Jefe (a) de la Unidad de
Reintegro y Retenciones), original y copia del memorandum.
ANALISTA DE NMINA
(UNIDAD DE REINTEGRO Y RETENCIONES)
4. Recibe del Asistente Administrativo de la Unidad de
Reintegro y Retenciones, original y copia del memorandum.
5. Revisa el memorandum.
6. Coloca firma en original y copia del memorandum.
7. Entrega al Asistente Administrativo de la Unidad de
Reintegro y Retenciones, original y copia del memorandum.
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
(UNIDAD DE REINTEGRO Y RETENCIONES)
8. Recibe del Analista de Nmina (Jefe (a) de la Unidad de
Reintegro y Retenciones), original y copia del memorandum.
9. Entrega al Jefe (a) de Nmina, original y copia del
memorandum.
JEFE DE NMINA
10. Recibe del Asistente Administrativo de la Unidad de
Reintegro y Retenciones, original y copia del memorandum.
Aprobado por: FECHA Vigencia de la ltima
Elaborado por:
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO modificacin:
DSIA DICIEMBRE 2006
CONSEJO UNIVERSITARIO
Manual de Procesos y Procedimientos
2.2.8
RESPONSABLE ACCION
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
(UNIDAD DE REINTEGRO Y RETENCIONES)
1. Recibe del Analista de Nmina (Jefe (a) de la Unidad de
Reintegro y Retenciones), las fotocopias de los formatos
(CP-OP) de Control Presupuestario Orden de Pago y los
Recaudos A:
a) Formatos (CP-OP) de Control Presupuestario Orden de
Pago.
b) Hoja de clculo elaborada por la Unidad de Apoyo
Administrativo de la Facultad/Ncleo y/o Dependencia.
c) Resolucin del Consejo Universitario, en caso de
Personal Docente y de Investigacin (PDI).
d) Oficio de la Direccin de Personal, en caso de Personal
Administrativo, Tcnico y Obrero (ATO).
2. Revisa las fotocopias de los formatos (CP-OP) de Control
Presupuestario Orden de Pago y los Recaudos A.
3. Extrae los formatos (CP-OP) de Control Presupuestario
Orden de Pago, exceptuando los formados (CP-OP) de
Control Presupuestario Orden de Pago correspondientes a
fidecomisos, prestaciones sociales, intereses sobre
prestaciones sociales y matriculas.
4. Ingresa en el Sistema de Nmina A6, en el Sistema de
Impuesto, en el Sistema ARC.
5. Introduce en el Sistema de Nmina A6, en el Sistema de
Impuesto, en el Sistema ARC, el nmero de cdula de
identidad del trabajador (a) universitario, nmero del formato
(CP-OP) de Control Presupuestario Orden de Pago, el
monto bruto y el concepto de sueldo y salario, de cada
Aprobado por: FECHA Vigencia de la ltima
Elaborado por:
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO modificacin:
DSIA DICIEMBRE 2006
CONSEJO UNIVERSITARIO
Manual de Procesos y Procedimientos
3.1 Diagrama del Procedimiento para la Revisin de los Reportes Mensuales de las Nminas.
3.1 Procedimiento para la Revisin de los Reportes Mensuales de las Nminas.
OBJETIVO
Describir las actividades que se deben cumplir a los efectos de
revisar y analizar los diferentes Reportes Mensuales de las
Nminas, producto de los movimientos del Personal de la
Universidad de los Andes, procesados durante el mes en el
Departamento de Nmina.
CLIENTES
INICIALES
Direccin de Servicios de Informacin Administrativa
(DSIA)).
FINALES
Dependencias Centrales.
Archivo del Departamento de Nmina.
ENTRADAS
SALIDAS
Relacin de Transacciones; Totales por Banco; Sobregirados y
Resumen Comparativo de Ingresos y Deducciones preliminares
correspondientes a la nmina del mes.
Cruce de Nmina Personal ATO, PDI Vs. Mes Anterior y Mes
Actual; Cruce Definitivo de la Nmina Vs. Mes Anterior; Cruce
de Nmina Vs. Relacin de Cargos; Conceptos no Incluidos
desde la Base de Datos; Diferencias entre Nmina Mes Actual;
Validacin de Ingresos y Deducciones.
RECURSOS
HUMANOS
Jefe de Nmina.
Analistas de Nmina (2).
Asistentes de Nmina (4).
Asistentes Administrativos (2).
Tcnico de Recursos de Informtica (1).
Archivista (1).
Oficinista (1).
Aprobado por: FECHA Vigencia de la ltima
Elaborado por:
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO modificacin:
DSIA DICIEMBRE 2006
CONSEJO UNIVERSITARIO
Manual de Procesos y Procedimientos
Recepcionista (1).
TECNOLGICOS: Computacionales
Sistema de Nmina bajo la Plataforma A6.
MATERIALES Y EQUIPOS
Materiales y equipos de oficina
Tecnologa de Informacin: Hardware, Software,
Redes, ...etc.
3.1
RESPONSABLE ACCION
JEFE DE NMINA
1. Recibe del Analista de la Direccin de Servicios de
Informacin Administrativa (DSIA) los siguientes Reportes:
Cruce de Nmina Personal Administrativo, Tcnico y Obrero
(ATO), Personal Docente y de Investigacin (PDI) Vs. Mes
Anterior y Mes Actual (3 copias); Relacin de
Transacciones; Cruce Definitivo de la Nmina Vs. Mes
Anterior; Cruce Nmina Vs. Relacin de Cargos (2 copias);
Conceptos no Incluidos desde la Base de Datos; Diferencias
entre Nmina Mes Actual (2 copias); Validacin de Ingresos
y Deducciones; Totales por Banco; Sobregirados y
Resumen Comparativo de Ingresos y Deducciones,
preliminares correspondiente a la nmina del mes.
2. Busca el Reporte Resumen Comparativo de Ingresos y
Deducciones del mes anterior.
3. Coteja cada concepto (monto y nmero de empleados) en el
Reporte Resumen Comparativo de Ingresos y Deducciones
preliminar del mes actual con el Reporte Resumen
Comparativo de Ingresos y Deducciones del mes anterior
a) Si coinciden todos los conceptos y no observa montos
representativos en ambos reportes (Ir al paso 4).
b) En caso contrario, si no coinciden algunos de los
conceptos y/o observa montos representativos en ambos
reportes:
Indaga con el Analista de Nmina de la Unidad
responsable de la discrepancia, el motivo del error.
Realizan las correcciones pertinentes al caso.
PA-1.1 Diagrama del Procedimiento para la Recepcin y Distribucin del Reporte de Censo por
Nmina.
PA-1.1 Procedimiento para la Recepcin y Distribucin del Reporte de Censo por Nmina.
PA-1.2 Diagrama del Procedimiento para la Recepcin del Reporte de Impuesto sobre la Renta
(ISLR) y (ARM).
PA-1.2 Procedimiento para la Recepcin del Reporte de Impuesto sobre la Renta (ISLR) y
(ARM).
PA-1.3 Diagrama del Procedimiento para la Elaboracin de la Relacin Mensual de
Deducciones.
PA-1.3 Procedimiento para la Elaboracin de la Relacin Mensual de Deducciones.
PA-1.4 Diagrama del Procedimiento para la Recepcin y Distribucin de Estados de Cuenta.
PA-1.4 Procedimiento para la Recepcin y Distribucin de Estados de Cuenta.
PA-1.5 Diagrama del Procedimiento para la Recepcin y Archivo de Reportes.
PA-1.5 Procedimiento para la Recepcin y Archivo de Reportes.
PA-1.6 Diagrama del Procedimiento para la Recepcin y Distribucin de los Reportes
Definitivos de la Nmina de Pensiones y Ayudas a Sobrevivientes.
PA-1.6 Procedimiento para la Recepcin y Distribucin de los Reportes Definitivos de la
Nmina de Pensiones y Ayudas a Sobrevivientes.
PA-1.7 Diagrama del Procedimiento para la Recepcin y Distribucin de los Reportes de
Nmina Definitivos.
PA - 1.1
RESPONSABLE ACCION
RECEPCIONISTA
1. Recibe del mensajero de la Direccin de Servicios de
Informacin Administrativa (DSIA) el Reporte de Censo por
Nmina (10 copias).
2. Anota en el libro de control de correspondencia, nombre y
motivo del reporte.
3. Entrega al Archivista el Reporte de Censo por Nmina (10
copias).
ARCHIVISTA
4. Recibe del Recepcionista el Reporte de Censo por Nmina
(10 copias).
5. Desglosa el Reporte de Censo por Nmina (10 copias).
6. Ordena el Reporte de Censo por Nmina (10 copias).
7. Anota en el libro de control de entrega de reportes a
dependencias internas del edificio administrativo nombre y
motivo de los Reportes de Censo por Nmina.
8. Distribuye los Reportes de Censo por Nmina de la siguiente
manera:
a) Tres copias para la Unidad de Registro y Control.
b) Una copia para la Unidad de Reintegro y Retenciones.
c) Una copia para el Departamento de Contabilidad.
d) Una copia para la Direccin de Presupuesto.
e) Una copia para la Direccin de Personal.
f) Una copia para la Oficina de Asuntos Profesorales
(OAP).
g) Una copia para la Unidad de Auditoria Interna.
PA - 1.2
ARM: Representa la nmina de mes o cualquier pago que se haga por sueldos y salarios de
forma discriminada de toda la Universidad de los Andes (ULA).
Aprobado por: FECHA Vigencia de la ltima
Elaborado por:
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO modificacin:
DSIA DICIEMBRE 2006
CONSEJO UNIVERSITARIO
Manual de Procesos y Procedimientos
RESPONSABLE ACCION
RECEPCIONISTA
1. Recibe del mensajero de la Direccin de Servicios de
Informacin Administrativa (DSIA) el Reporte de Impuesto
sobre la Renta (ISLR) y (ARM) que representa la nmina de
mes o cualquier pago que se haga por sueldos y salarios de
forma discriminada de toda la Universidad de los Andes
(ULA).
2. Anota en el libro de control de correspondencia, nombre y
motivo del reporte.
3. Entrega al Archivista el Reporte de Impuesto sobre la Renta
(ISLR) y (ARM) que representa la nmina de mes o
cualquier pago que se haga por sueldos y salarios de forma
discriminada de toda la Universidad de los Andes (ULA).
ARCHIVISTA
4. Recibe del Recepcionista el Reporte de Impuesto sobre la
Renta (ISLR) y (ARM) que representa la nmina de mes o
cualquier pago que se haga por sueldos y salarios de forma
discriminada de toda la Universidad de los Andes (ULA).
5. Anota en el libro de control de entrega de reportes a la
unidad de reintegro y retenciones los siguientes datos:
fecha, dirigido a y asunto.
6. Entrega el Reporte de Impuesto sobre la Renta (ISLR) y
(ARM) que representa la nmina de mes o cualquier pago
que se haga por sueldos y salarios de forma discriminada de
toda la Universidad de los Andes (ULA), al Asistente
Administrativo de la Unidad de Reintegro y Retenciones y el
libro de control de entrega de reportes a la unidad de
reintegro y retenciones.
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
(UNIDAD DE REINTEGRO Y RETENCIONES)
7. Recibe del Archivista el Reporte de Impuesto sobre la Renta
(ISLR) y (ARM) que representa la nmina de mes o
cualquier pago que se haga por sueldos y salarios de forma
discriminada de toda la Universidad de los Andes (ULA), y
el libro de control de entrega de reportes a la unidad de
reintegro y retenciones.
8. Revisa que el Reporte de Impuesto sobre la Renta (ISLR) y
(ARM) que representa la nmina de mes o cualquier pago
que se haga por sueldos y salarios de forma discriminada de
toda la Universidad de los Andes (ULA) este anotado en el
libro de control de entrega de reportes a la unidad de
reintegro y retenciones.
9. Coloca firma en el libro de control de entrega de reportes a
la unidad de reintegro y retenciones, como seal de recibido.
10. Entrega al Archivista el libro de control de entrega de
reportes a la unidad de reintegro y retenciones.
ARCHIVISTA
11. Recibe del Asistente Administrativo de la Unidad de
Reintegro y Retenciones el libro de control de entrega de
reportes a la unidad de reintegro y retenciones.
12. Archiva en el estante asignado para ello, el libro de
control de entrega de reportes a la unidad de reintegro y
retenciones.
PA - 1.3
ELABORACIN DE LA RELACION
MENSUAL DE DEDUCCIONES
RESPONSABLE ACCION
RECEPCIONISTA
1. Recibe del mensajero de la Direccin de Servicios de
Informacin Administrativa (DSIA) los Reportes de
Deducciones.
2. Anota en el libro de control de correspondencia, nombre y
motivo de los Reportes.
3. Entrega al Archivista los Reportes de Deducciones.
ARCHIVISTA
4. Recibe del Recepcionista los Reportes de Deducciones.
5. Coteja cada total de los conceptos de los Reportes de
Deducciones con los totales que refleja el Reporte Cuadre
de Nmina.
a) Si coinciden los conceptos de los Reportes de
Deducciones con los totales que refleja el Reporte
Cuadre de Nmina: (Ir al paso 6).
b) En caso contrario, si no coinciden los conceptos de los
Reportes de Deducciones con los totales que refleja el
Reporte Cuadre de Nmina: Notifica al Analista de la
Direccin de servicios de Informacin Administrativa
(DSIA) para que genere nuevamente el reporte y ejecuta
el paso anterior 1.
6. Anota en el libro de control de entrega de reportes a la
unidad de reintegro y retenciones los siguientes datos:
fecha, dirigido a y asunto.
7. Entrega al Asistente de Nmina de la Unidad de Reintegro y
Retenciones, los Reportes de Deducciones y el libro de
control de entrega de reportes a la unidad de reintegro y
retenciones.
ASISTENTE DE NMINA
(UNIDAD DE REINTEGRO Y RETENCIONES)
8. Recibe del Archivista los Reportes de Deducciones y el libro
de control de entrega de reportes a la unidad de reintegro y
retenciones.
9. Revisa que los Reportes de Deducciones estn anotados
en el libro de control de entrega de reportes a la unidad de
reintegro y retenciones.
10. Coloca firma en el libro de control de entrega de
reportes a la unidad de reintegro y retenciones, como seal
de recibido.
11. Entrega al Archivista el libro de control de entrega de
reportes a la unidad de reintegro y retenciones.
ARCHIVISTA
12. Recibe del Asistente de Nmina de la Unidad de
Reintegro y Retenciones el libro de control de entrega de
reportes a la unidad de reintegro y retenciones.
13. Archiva en el estante asignado para ello, el libro de
control de entrega de reportes a la unidad de reintegro y
retenciones.
14. Recibe del Asistente de Nmina de la Unidad de
Reintegro y Retenciones, los Reportes de Deducciones
luego de ser revisado y analizado por el mismo.
15. Desglosa los Reportes de Deducciones.
16. Organiza los Reportes de Deducciones de acuerdo al
cdigo que corresponde al Ente Universitario y/o
Parauniversitario.
17. Elabora la Relacin Mensual de Deducciones, la cual
debe contener los siguientes datos: nmina correspondiente
a: (mes/ao), fecha de entrega, cdigo del Ente Universitario
PA - 1.4
RESPONSABLE ACCION
RECEPCIONISTA
1. Recibe del mensajero de la Direccin de Servicios de
Informacin Administrativa (DSIA) los Estados de Cuenta.
2. Anota en el libro de control de correspondencia, nombre y
motivo de lo que recibe.
3. Entrega al Archivista los Estados de Cuenta.
ARCHIVISTA
4. Recibe del Recepcionista los Estados de Cuenta.
5. Busca en el estante el Reporte Relacin de Firmas.
6. Ordena los Estados de Cuenta por dependencia de acuerdo
al Reporte Relacin de Firmas.
7. Llena los siguientes datos en la planilla de Control de
Entrega de Estados de Cuenta con su respectiva Relacin
de Firmas: correspondiente a, fecha de entrega,
dependencia, primero, ultimo, nmero de personas.
8. Devuelve el Reporte Relacin de Firmas a su respectivo
estante.
9. Imprime la planilla de Control de Entrega de Estados de
Cuenta con su respectiva Relacin de Firmas.
10. Entrega al Recepcionista los Estados de Cuenta
ordenados por dependencia y la planilla de Control de
Entrega de Estados de Cuenta con su respectiva Relacin
de Firmas.
RECEPCIONISTA
11. Recibe del Archivista los Estados de Cuenta
ordenados por dependencia y la planilla de Control de
Entrega de Estados de Cuenta con su respectiva Relacin
de Firmas.
PA - 1.5
RESPONSABLE ACCION
RECEPCIONISTA
1. Recibe del mensajero de la Direccin de Servicios de
Informacin Administrativa (DSIA) los siguientes Reportes:
Relacin de Nuevos Ingresos, Cruce de Nmina Vs.
Relacin de Cargos, Cruce de Nmina Administrativo-
Tcnico y Obrero (ATO) y/o Docente Vs. Mes Anterior,
Diferencia entre Nminas, Movimientos de Personal,
Relacin de Errores, Relacin de Transacciones,
Conceptos Eliminados por Vencimiento y Relacin de
Cargos.
2. Anota en el libro de control de correspondencia, nombre y
motivo de los reportes.
3. Entrega al Archivista los Reportes: Relacin de Nuevos
Ingresos, Cruce de Nmina Vs. Relacin de Cargos, Cruce
de Nmina Administrativo-Tcnico y Obrero (ATO) y/o
Docente Vs. Mes Anterior, Diferencia entre Nminas,
Movimientos de Personal, Relacin de Errores, Relacin de
Transacciones, Conceptos Eliminados por Vencimiento y
Relacin de Cargos.
ARCHIVISTA
4. Recibe del Recepcionista los Reportes: Relacin de Nuevos
Ingresos, Cruce de Nmina Vs. Relacin de Cargos, Cruce
de Nmina Administrativo-Tcnico y Obrero (ATO) y/o
Docente Vs. Mes Anterior, Diferencia entre Nminas,
Movimientos de Personal, Relacin de Errores, Relacin de
Transacciones, Conceptos Eliminados por Vencimiento y
Relacin de Cargos.
PA - 1.6
RESPONSABLE ACCION
RECEPCIONISTA
1. Recibe del mensajero de la Direccin de Servicios de
Informacin Administrativa (DSIA) los Reportes Definitivos
de la Nmina de Pensiones y Ayudas a Sobrevivientes:
a) Reporte Cuadre de Nmina (7 copias).
b) Reporte de Censo por Nmina (4 copias).
c) Reporte de Relacin de Firmas (5 copias).
d) Reporte de Ingresos y Deducciones por Conceptos (3
copias).
2. Anota en el libro de control de correspondencia, nombre y
motivo de los reportes.
3. Entrega al Archivista los Reportes Definitivos de la Nmina
de Pensiones y Ayudas a Sobrevivientes.
ARCHIVISTA
4. Recibe del Recepcionista los Reportes Definitivos de la
Nmina de Pensiones y Ayudas a Sobrevivientes.
5. Desglosa los Reportes Definitivos de la Nmina de
Pensiones y Ayudas a Sobrevivientes.
6. Ordena los Reportes de Ingresos y Deducciones por
Conceptos entre Personal Administrativo, Tcnico y Obrero
(ATO) y Personal Docente y de Investigacin (PDI).
7. Extrae del Reporte de Ingresos y Deducciones por
Conceptos, la parte de Fondo de Jubilacin Docente.
8. Busca en el estante la carpeta que contiene los Reportes de
Fondo de Docente extrada de las Deducciones de la
Nmina Ordinaria de la Nmina de Pensiones.
9. Anexa a la parte de Fondo de Jubilacin Docente la parte
de Fondo de Docente de la Nmina Ordinaria.
PA - 1.7
RESPONSABLE ACCION
ARCHIVISTA
1. Recibe del Mensajero de la Direccin de Servicios de
Informacin Administrativa (DSIA), los siguientes reportes:
a) Oficios a los Bancos (3 copias).
b) Cuadre de Nmina (9 copias).
c) Totales por Bancos-Hoja Resumen (3 copias).
d) Resumen Comparativo de Ingresos y Deducciones (2
copias).
e) Relacin de Bancos ms rdenes de Pago (3 copias).
f) Reporte de Personal de Beca o Ao Sabtico en el
Exterior (3 copias).
g) Reporte Sobregirados (1 copia).
2. Desglosa los Reportes recibidos de la Direccin de Servicios
de Informacin Administrativa (DSIA).
3. Ordena los Reportes recibidos de la Direccin de Servicios
de Informacin Administrativa (DSIA).
4. Revisa que el Reporte Relacin de Bancos cuadre con el
Reporte Totales por Bancos.
5. Separa por banco, los Reportes Relacin de Bancos y
Totales por Bancos.
6. Anexa los Oficios a los Bancos, a cada Reporte de Relacin
de Bancos y Totales por Bancos.
7. Anota en el libro control de entrega de nmina a tesorera
los siguientes datos: fecha, dirigido a Tesorero (a) y asunto.
8. Anota en el libro de control de entrega de reportes a
dependencias internas del edificio administrativo nombre y
motivo de los Reportes recibidos de la Direccin de
Servicios de Informacin Administrativa (DSIA).
PA - 1.8
RESPONSABLE ACCION
ARCHIVISTA
1. Recibe solicitud del Jefe (a) de Nmina, para depurar el
archivo del Departamento de Nmina, anualmente de
acuerdo con lo establecido en el Cdigo de Comercio.
2. Identifica la (s) carpeta (s) y/o reporte (s) a depurar en el
archivo del Departamento de Nmina de acuerdo con lo
establecido en el Cdigo de Comercio.
3. Toma la (s) carpeta (s) y/o reporte (s) a depurar.
4. Rene una cantidad determinada de carpetas y/o reportes a
ubicar en el nivel stano del Edificio Administrativo de la
Universidad de los Andes.
5. Traslada las carpetas y/o reportes hasta el nivel stano del
Edificio Administrativo de la Universidad de los Andes (ULA).
6. Coloca en el estante asignado para ellas, las carpetas y/o
reportes extrados del archivo del Departamento de Nmina.
PA - 2.1
CREACIN DE APLICACIONES
RESPONSABLE ACCION
PA - 3.1
CONTROL DE ENTRADA DE
CORRESPONDENCIA
RESPONSABLE ACCION
RECEPCIONISTA
1. Recibe oficio, correspondencia y soporte de entrega.
2. Revisa que la correspondencia recibida pertenezca al
Departamento de Nmina.
3. Coloca firma, sello, fecha y hora en que recibe la
correspondencia, en el soporte de entrega.
4. Devuelve el soporte de entrega al funcionario (a) que haga
la entrega del oficio.
5. Anota en el libro de control de correspondencia, nombre y
motivo de la correspondencia.
6. Entrega a la Oficinista el oficio y la correspondencia recibida.
OFICINISTA
7. Recibe del Recepcionista el oficio y la correspondencia
recibida.
8. Anota en el libro de control de correspondencia, nombre y
motivo del oficio.
9. Lee el oficio recibido.
10. Verifica el nombre del funcionario del Departamento
de Nmina al cual le pertenece la correspondencia recibida.
a) Si la correspondencia esta dirigida al Jefe (a) de Nmina:
entrega al Jefe (a) de Nmina, la correspondencia
recibida y el libro de control de correspondencia. (Ir al
paso 11).
b) En caso contrario, si la correspondencia esta dirigida a un
funcionario (a) del Departamento de Nmina: entrega al
Funcionario (a) del Departamento de Nmina, el oficio, la
correspondencia y el libro control de correspondencia.
JEFE DE NMINA
FUNCIONARIO DEL DEPARTAMENTO DE NMINA
11. Recibe de la Oficinista el oficio, la correspondencia y
el libro control de correspondencia.
12. Revisa que en el libro de control de correspondencia
est anotado el oficio.
13. Coloca firma en el libro de control de
correspondencia.
14. Entrega a la Oficinista el oficio y el libro de control de
correspondencia.
OFICINISTA
15. Recibe del Jefe (a) de Nmina del Funcionario (a)
del Departamento de Nmina, el oficio y el libro de control
de correspondencia, firmado.
16. Archiva el oficio en la carpeta de correspondencia
recibida.
17. Archiva en el estante asignado para ello, el libro de
control de correspondencia.
Proceso: APOYO SECRETARIAL Asunto: PA- 3.2 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA EL
CONTROL DE SALIDA DE CORRESPONDENCIA.
PA - 3.2
CONTROL DE SALIDA DE
CORRESPONDENCIA
RESPONSABLE ACCION
OFICINISTA
PA - 3.3
RESPONSABLE ACCION
OFICINISTA
1. Realiza un memorandum solicitando los materiales y
suministros requeridos por el Departamento de Nmina,
dirigido a la Administrador (a) de la Direccin de Finanzas.
2. Imprime el memorandum con copia.
3. Entrega al Jefe (a) de Nmina, original y copia del
memorandum, para que lo revise y firme.
JEFE DE NMINA
4. Recibe de la Oficinista original y copia del memorandum.
5. Revisa y coloca firma en original y copia del memorandum,
como seal de autorizado.
6. Entrega a la Oficinista original y copia del memorandum,
firmados.
OFICINISTA
7. Recibe del jefe (a) de Nmina original y copia del
memorando firmados.
8. Entrega al Administrador (a) de la Direccin de Finanzas,
original y copia del memorandum.
9. Recibe del Administrador (a) de la Direccin de Finanzas,
copia del memorandum firmado y sellado.
10. Archiva la copia del memorandum en la carpeta
correspondiente.
11. Posteriormente, recibe de la Administracin de la
Direccin de Finanzas, memorandum (s) con los materiales
y suministros solicitados.
RESPONSABLE ACCION
FUNCIONARIO
(DEPARTAMENTO DE NOMINA)
1. Solicita de forma verbal a la oficinista los materiales o
suministros, en el momento que requiera de ellos.
OFICINISTA
2. Recibe solicitud verbal, de los materiales o suministros
requeridos por el funcionario (a) del Departamento de
Nmina.
3. Busca en el estante, los materiales o suministros
solicitados.
4. Entrega al funcionario (a) del Departamento de Nmina
respectivo, los materiales o suministros solicitados.
FUNCIONARIO
(DEPARTAMENTO DE NOMINA)
5. Recibe de la Oficinista los materiales o suministros
solicitados.
PA - 3.4
RESPONSABLE ACCION
RECEPCIONISTA
PA - 3.5
CONTROL DE ASISTENCIA
RESPONSABLE ACCION
OFICINISTA
ROL
ROL
segn funciones suministradas por los
NOMBRE Y APELLIDO ACTOR segn Relacin de Cargos
funcionarios del dpto., llevadas a cabo
ao 2006
actualmente, Septiembre 2006
ACTIVIDAD ACTIVIDAD
Segn Manual de Cargos ao 2006, Segn informacin proporcionada por los
ROL
tomado de la pg. www.ula.ve funcionarios del Departamento de Nmina,
Septiembre 2006
Distribuye, coordina y supervisa el Distribuir, coordinar y supervisar el trabajo
trabajo del personal responsable de las del personal responsable de las unidades
unidades de nmina. de nmina.
Coordina las reuniones con los Coordinar las reuniones con los miembros
miembros de las unidades, con la de las unidades, con la finalidad de
finalidad de fomentar el trabajo en fomentar el trabajo en equipo y optimizar
equipo y optimizar los resultados los resultados obtenidos en los procesos.
obtenidos en los procesos.
Velar por el normal desenvolvimiento de
Vela por el normal desenvolvimiento de los procesos de elaboracin y anlisis de
los procesos de elaboracin y anlisis las nminas del personal, realizados por
de las nminas de personal, realizados las distintas unidades.
por las distintas unidades.
Convocar a reunin a los supervisores de
Convoca a reunin a los supervisores nmina para analizar actividades de la
de nmina para analizar actividades de unidad e irregularidades detectadas.
la unidad e irregularidades detectadas.
Presentar informes tcnicos a su superior
Presenta informes tcnicos a su inmediato, con observaciones y
JEFE DE superior inmediato, con observaciones sugerencias sobre situaciones detectadas
NMINA y sugerencias sobre situaciones en los anlisis de las nminas.
detectadas en los anlisis de las
nminas. Sugerir a su superior inmediato las
medidas y/o propuestas adecuadas para
Sugiere a su superior inmediato las el mejoramiento del sistema de nmina y
medidas y/o propuestas adecuadas organizacin del trabajo de las unidades.
para el mejoramiento del sistema de
nmina y organizacin del trabajo de Suministrar a las autoridades
las unidades. universitarias y dems entes autorizados,
informes contables sobre las nminas de
Suministra a las autoridades personal, cuando lo requieran.
universitarias y dems entes
autorizados, informes contables sobre Supervisar y controlar el personal a su
las nminas de personal, cuando lo cargo.
requieran.
Evaluar el personal a su cargo.
Supervisa y controla el personal a su
cargo. Verificar la correcta ejecucin de la
nmina del personal de la Institucin.
Evala el personal a su cargo.
Operar el microcomputador para accesar
Aprobado por: FECHA Vigencia de la ltima
Elaborado por:
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO modificacin:
DSIA DICIEMBRE 2006
CONSEJO UNIVERSITARIO
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: /29
REA FINANCIERA
Materia:
Asunto: MODELO ROL - ACTIVIDAD
SISTEMA DE NMINA
Verifica la correcta ejecucin de la informacin.
nmina del personal de la Institucin.
Verificar la correcta cuantificacin de
Opera el microcomputador para deudas con la administracin.
accesar informacin.
Velar por la recuperacin de deudas con
Cumple con las normas y la administracin.
procedimientos en materia de seguridad
integral, establecidos por la Verificar los pagos correspondientes por
organizacin. conceptos de deudas con el personal
desincorporado a travs de rdenes de
Mantiene en orden equipo y sitio de Pago Financieras.
trabajo, reportando cualquier anomala.
Velar por el normal desenvolvimiento y
Elabora informes peridicos de las cumplimiento de las retenciones sobre
actividades realizadas. sueldos y salarios, retenciones varias e
impuesto al valor agregado (IVA).
Realiza cualquier otra tarea afn que le
sea asignada. Velar por el normal desenvolvimiento de
las deducciones.
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO Desglosa y distribuye las rdenes de
compra a las unidades involucradas.
Identifica las carpetas donde va a ser Identificar las carpetas donde va a ser
archivado el material. archivado el material.
Realiza cualquier otra tarea afn que le Elaborar informes peridicos de las
sea asignada. actividades realizadas.
Actualizar la cartelera.
Realizar cualquier otra tarea afn que le Realizar cualquier otra tarea afn que le sea
sea asignada. asignada.
PF-3 Revisin de
3.1 Revisin de los Reportes Mensuales de las Nminas.
Reportes
ACTOR
Miembro que tiene bajo su responsabilidad la ejecucin de un rol.
CADENA DE VALOR
Representa la relacin entre los procesos fundamentales y los procesos de apoyo.
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
Expresan que acciones se requieren, qu hacen estas acciones, cundo tienen lugar, por quienes son
ejecutadas y la secuencia de las mismas.
DIAGRAMA DE PROCESO
Describe el departamento desde el punto de vista de los procesos que ste ejecuta, de sus actores y
responsabilidades, de los recursos que estn involucrados en cada uno de estos procesos.
MODELADO
Proceso en el cual un sujeto (modelador) representa, a travs de un modelo, ciertas caractersticas o
cualidades de un objeto (cosa, fenmeno, hecho sistema).
MODELO DE NEGOCIOS
Conceptualizacin de un negocio, empresa u organizacin, que contiene los elementos de la empresa y
sus caractersticas, las relaciones entre elementos y el agrupamiento clasificacin de los mismos.
MODELO
Representacin de un proceso, producto u otro elemento que interviene en el desarrollo de un sistema.
ORGANIGRAMA FUNCIONAL
Ilustra al Departamento de Nmina y el conjunto de unidades organizativas relacionadas entre s que lo
conforman, formando una jerarqua que establece: la Divisin del Trabajo y la Distribucin del Poder
Toma de Decisiones. Esto quiere decir, se representa grficamente las responsabilidades de cada actor
(exigencias que tienen los miembros del departamento de dar cumplimiento a las actividades
encomendadas y rendicin de cuentas de su ejecucin a la autoridad correspondiente) y la ubicacin
que los mismos tienen dentro de la estructura organizativa con lo cual se visualiza claramente las lneas
de mando.
PROCEDIMIENTO
Descripcin detallada de las acciones secuenciales ejecutadas en la ejecucin de una actividad,
adems muestra los responsables de la ejecucin de las mismas.
PROCESO DE APOYO
Procesos administrativos y tcnicos bsicos del departamento, requeridos por los procesos
fundamentales.
PROCESO FUNDAMENTAL
Razn de ser del departamento, segn su organizacin.
PROCESO
Es un conjunto de actividades inter-relacionadas que permiten alcanzar un objetivo del departamento.
ROL
Conjunto de actividades que tienen un objetivo bien definido dentro del departamento.
SISTEMA
Un conjunto de partes complementarias que interactan y que poseen propiedades, capacidades y
comportamientos que emergen de las partes y de sus interacciones.
SUB-PROCESO
Descomposicin del proceso.
3. Marca con una (X) el tipo de movimiento de personal, procesado al Trabajador (a).
JUBILACION
DIRECCIN DE FINANZAS
RENUNCIA
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
FALLECIMIENTO
DEPARTAMENTO DE NOMINA
PASE A ORDINARIO
REINCORPORACION
PERM. NO REMUNER
RESCISION DE CONTRATO
CAMBIO DE CONDICION
CAMBIO DE DEDICACION
CONCURSO DE OPOSICION
CONTR.TIEMPO INDETERMIN.
CAMBIO DE CATEGORIA
personal jubilado.
6. Nombre de la facultad donde labora el Trabajador (a), as como el cargo al que corresponde la
prima directiva
DIRECTORES ENTRANTES
C.I APELLIDOS Y NOMBRES F/INICIO JUB. FECHA FACULTAD - CARGO MES INCLUSION OBSERVACION
1 2 3 4 5 6 7 8
NOTA 9
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: 1/2
REA FINANCIERA
Asunto: FORMATO DE RELACIN DE PRIMAS
Materia:
DIRECTIVAS (SALIENTES)
SISTEMA DE NMINA
personal jubilado.
8. Nombre de la facultad donde labora el Trabajador (a), as como el cargo al que corresponde la
prima directiva
DIRECTORES SALIENTES
C.I APELLIDOS Y NOMBRES MOTIVO JUB. FECHA INIC/PRIMA F/PRIMA FACULTAD / CARGO MES EXCLUIDO
1 2 3 4 5 6 7 8 9
NOTA 10
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: 1/2
REA FINANCIERA
Asunto: FORMATO DE RELACIN DE LAS CUENTAS
Materia:
NMINAS (PERSONAL EXCLUDO)
SISTEMA DE NMINA
3. Nmero exacto de la cuenta bancaria a travs de la cual se cancela el sueldo al Trabajador (a).
DEPARTAMENTO DE NMINA
Avenida Tulio Febres Cordero, Edificio Administrativo de la ULA, 2do. Piso, Mrida - Venezuela
Telfonos (0274) 2402760 - 2402768 - 2402642 -2402753 - 2403806 - 2402752 - 2402762 FAX: 2402768
nomina@.ula.ve
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: 1/2
REA FINANCIERA
Asunto: FORMATO DE LISTADO DE
Materia:
EXCLUSIONES DEL MES
SISTEMA DE NMINA
9. Coloca la palabra SI si se gener una deuda al Trabajador (a) a favor del Trabajador (a) o de la
Institucin, por entrega extempornea de de los documentos que respaldan la exclusin del
Trabajador (a) a favor del Trabajador (a) o de la Institucin, por entrega extempornea de de los
REGISTRO Y CONTROL
FECHA EFECTIVA FECHA RECEPCION MES EXCLUSION DEUDA GENERADA POR
CEDULA APELLIDOS Y NOMBRES DE EXCLUSION NOMINA NOMINA DEPENDENCIA CARGO MOTIVO EXCLUSION EXTEMPORANEA
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: 1/2
REA FINANCIERA
Materia:
Asunto: FORMATO DE CUADRO EXPLICATIVO
SISTEMA DE NMINA
7. Fecha (s) exactas correspondiente (s) a la generacin de la deuda del Trabajador (a) a favor de
la Institucin.
8. Concepto por el cual se gener la deuda del Trabajador (a) con la Institucin.
10. Monto exacto en bolvares que se le descontar al Trabajador (a) como cuota especial
anualmente.
11. Suma exacta en bolvares del total que se le descontar al Trabajador (a) mensualmente.
12. Suma exacta en bolvares del total que se le descontar al Trabajador (a) como cuota especial
anualmente.
1 2 MES : 3
RESTAR
TOTAL 11 12
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: 1/2
REA FINANCIERA
Materia: Asunto: FORMATO DE REPORTE
SISTEMA DE NMINA
3. Cdigo exacto del concepto por el cual se realiza el descuento al ente universitario.
7. Monto exacto en bolvares que suma al total de los descuentos por concepto pertinente al caso.
8. Monto exacto en bolvares que suma al total de los descuentos por concepto de ajuste
pertinente al caso.
9. Monto exacto en bolvares del total de los descuentos ms otros conceptos aplicados al caso.
10. Monto exacto en bolvares que resta al total de los descuentos ms otros conceptos aplicados al
caso.
MES: 1
3 4 Bs. 5
Bs.
Bs.
Bs.
Bs.
Bs.
Bs.
Bs.
SUB-TOTAL Bs. 6
SUB-TOTAL : Bs. 9
TOTAL A PAGAR........................
Bs. 11
NOTA 12
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: 1/3
REA FINANCIERA
Materia:
Asunto: FORMATO DE OFICIO
SISTEMA DE NMINA
Trabajador (a).
8. Fecha exacta del da en el cual ingres la comunicacin que respalda el movimiento de personal
Trabajador (a).
11. Especificacin de los das, mes y ao, correspondiente a la cancelacin indebida realizada al
Trabajador (a).
12. Cdigo exacto correspondiente al concepto por el cual se realizar el descuento al Trabajador
(a).
14. Cantidad exacta de las cuotas a descontar del sueldo del Trabajador (a), as como indicacin del
15. Monto exacto en bolvares correspondiente a cada cuota a descontar del sueldo del Trabajador
(a).
16. Monto exacto en bolvares del total de cuotas a descontar del sueldo del Trabajador (a), por
concepto.
17. Monto exacto en bolvares del total de cuotas a descontar del sueldo del Trabajador (a), por los
diferentes conceptos.
21. Nombre de las dependencias departamentos a las cuales corresponde enviar copia del oficio.
1 MES/AO
Ciudadano
2 C.I 3
4
Presente.-
DETALLE
CODIGO CONCEPTO N DE CTAS. MONTO C/U SUB TOTAL
12 13 14 15 16
TOTAL 17
Atentamente,
18 19
20./
CC. 21
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: 1/3
REA FINANCIERA
Materia: Asunto: PLANILLA DE SISTEMA DE REINTEGRO -
SISTEMA DE NMINA ULA
3. Nmero exacto de la Cdula de Identidad, as como apellidos y nombres del Trabajador (a).
Institucin.
8. Concepto por el cual se gener la deuda del Trabajador (a) a favor de la Institucin.
Institucin.
10. Especificacin de los das, mes y ao, correspondiente a la deuda del Trabajador (a) a favor de
la Institucin.
11. Nombre del Mes y ao en nmero, de la fecha de exclusin de nmina del Trabajador (a).
12. Apellidos y nombre del Asistente de Nmina que llena los datos de la planilla Sistema de
Reintegro - ULA.
15. Fecha exacta en la cual se realizar el descuento al Trabajador por concepto de la deuda a favor
de la Institucin.
16. Monto exacto en bolvares correspondiente a la cuota a descontar del sueldo del Trabajador (a).
17. Cantidad exacta en bolvares de los abonos realizados a la deuda del Trabajador (a) a favor de
la Institucin.
19. Da en letra y nmero, mes y ao, de emisin de la planilla Sistema de Reintegro - ULA.
N de Deuda o Comprobante: 2
Cdula, Apellidos y Nombres: 3
Tipo de Personal: 4
Cargo: 5
Dependencia de Adscripcin: 6
Fecha del Motivo: 7
Motivo de la Deuda: 8
Monto de la Deuda: 9
Descripcin: 10
Mes de Exclusin de Nmina: 11
Deuda cuantificada por: 12
Notas: 13
DETALLE DE PAGOS
Forma de Pago Fecha Importe Nota sobre el Pago
14 15 16
Total Abonos: 17
Saldo: 18
19 Pgina 1 de 1
Anlisis, Diseo y Programacin: Pea A. Wilmer A.- Tcnico en Recursos Informticos
Aportes Preliminares y Crditos: Prof. Ernesto Ponsot Balaguer
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: 1/2
REA FINANCIERA
Materia: Asunto: PLANILLA DE COMPROBANTE DE
SISTEMA DE NMINA RETENCIN DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA
2. Fecha exacta en que se realiz la transaccin que origin la retencin de Impuesto sobre la
Renta (ISLR).
sobre la Renta.
7. Concepto por el cual se aplica la retencin de Impuesto sobre la Renta (ISLR), con identificacin
10. Monto exacto en bolvares correspondiente a la retencin de Impuesto sobre la Renta (ISLR).
11. Fecha exacta en que se realiz la transaccin que origin la retencin de Impuesto sobre la
Renta (ISLR).
13. Nmero exacto del formato (CP-OP) de Control Presupuestario Orden de Pago.
Comprobante de Retencin
del Impuesto sobre la Renta
Estructura Organizativa 3
Dependencia 4
Retencin Aplicable 7
Fecha de la Transaccin 11
N de Factura del Contribuyente 12
N de CP 13
15
Jefe Seccin ISLR
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: 1/2
REA FINANCIERA
Materia: Asunto: FORMATO DE RECIBOS DE INGRESO
SISTEMA DE NMINA
1. Coloca las siglas (I.V.A.) si es para el Impuesto al Valor Agregado (IVA) las siglas (I.S.L.R.)
3. Nombre de la dependencia.
RECIBOS DE INGRESO 1
2
3 4 5 6
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: 1/2
REA FINANCIERA
Materia: Asunto: FORMATO DE RELACIN MENSUAL DE
SISTEMA DE NMINA DEDUCCIONES
1. Mes y ao en curso.
4. Apellidos y nombres del Funcionario (a) del Ente, Facultad, Ncleo y/o Dependencia, que
5. Firma del Funcionario (a) del Ente, Facultad, Ncleo y/o Dependencia, que retira el reporte
(s).
6. Fecha exacta en que el Funcionario (a) Funcionario (a) del Ente, Facultad, Ncleo y/o
ARCHIVO
MES EN CURSO: 1
FECHA DE ENTREGA: _____________
2 3 4 5 6
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: 1/2
REA FINANCIERA
Asunto: PLANILLA DE CONTROL DE ENTREGA DE
Materia: ESTADOS DE CUENTA CON SU RESPECTIVA
SISTEMA DE NMINA RELACIN DE FIRMAS
7. Apellidos y nombres del Funcionario (a) del Ente, Facultad, Ncleo y/o Dependencia, que
8. Firma del Funcionario (a) del Ente, Facultad, Ncleo y/o Dependencia, que retira el Estado
de Cuenta.
9. Fecha exacta en que el Funcionario (a) Funcionario (a) del Ente, Facultad, Ncleo y/o
DEPARTAMENTO DE NMINA
CORRESPONDIENTE A: 1
FECHA DE ENTREGA: 2
NRO.
DEPENDENCIA PRIMERO ULTIMO APELLIDOS Y NOMBRES FIRMA FECHA
PERSONAS
3 4 5 6 7 8 9
Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
Pgina: 1/2
REA FINANCIERA
Asunto: PLANILLA DE CONTROL DE EXPEDIENTES
Materia: A LA UNIDAD DE REINTEGRO Y RETENCIONES EN EL
SISTEMA DE NMINA ARCHIVO
3. Nmero del oficio que respalda el movimiento de personal del Trabajador, procesado en el
Departamento de Nmina. Coloca las letras S/N si el oficio no refleja el nmero del mismo.
Departamento de Nmina.
5. Fecha de entrada del expediente del Trabajador al archivo del Departamento de nmina.
FECHA DE
CDULA APELLIDOS Y NOMBRES # OFICIO CONCEPTO FECHA CONDICIN RESPONSABLE # CARPETA
MOVIMIENTO
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Manual de Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA
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REA FINANCIERA
Asunto: FORMATO DE ORDEN DE PAGO
Materia:
FINANCIERA
SISTEMA DE NMINA
10. Nmero exacto de cuenta contable correspondiente al concepto a cancelar al beneficiario (a).
12. Monto total exacto en bolvares de las deducciones que se realicen al beneficiario (a).
Beneficiario (a): 3
Heredero (a): 4
Adscripcin: 5
Cantidad: 6
Cantidad en Bs.: 7
Concepto: 8
Cuenta Contable: 10
Deducciones
DEUDA CON LA ADMINISTRACIN Bs. 11
Total Deducciones: Bs. 12
Neto a Pagar: Bs. 13
14
15 16
Lic. Lic.
Jefe Unidad de Reintegro y Retenciones Jefe del Departamento de Nmina