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VICERRECTORADO DE POSGRADOS
TESIS
2003
DEDICATORIA
________________________ _______________________
Calificador 1 Calificador 2
______________
Director de tesis
INDICE
INTRODUCCION
CAPITULO I
1.1. ANTECEDENTES. 1
1.2. Justificacin e importancia del tema........................................................ 2
1.3. Delimitacin del tema................................................................................ 4
1.4. Objetivos..................................................................................................... 4
1.4.1. Objetivo General..................................................................................... 4
1.4.2. Objetivos Especficos.............................................................................. 5
1.5. Idea a defender........................................................................................... 5
CAPITULO II
2. MARCO LEGAL....................................................................................... 6
2.1. Definiciones............................................................................................. 6
2.2. Clasificacin............................................................................................ 8
2.2.1. Activos Fijos Tangibles....................................................................... 9
2.2.2. Activos Fijos Intangibles..................................................................... 9
2.3. Normas Ecuatorianas de Contabilidad................................................. 10
2.3.1. Propiedad, Planta y Equipo................................................................ 10
2.3.2. Depreciacin de Propiedad, Planta y Equipo (NEC 13).................. 20
2.3.3. Rgimen Tributario Interno............................................................... 26
2.3.3.1.Transferencia de Bienes................................................................... 26
2.3.3.2.Donacin de Activos, Trmite......................................................... 27
2.3.3.3.Depreciacin, Porcentaje deducible Impuesto a la Renta............ 28
2.3.3.4.Mtodos de Depreciacin................................................................. 29
2.3.3.4.1. Depreciacin Acelerada................................................................. 29
CAPITULO III
CAPITULO V
ANEXOS:
BIBLIOGRAFA......................................................................................... 157
INTRODUCCIN
una funcin que se ejerce a travs del desarrollo de un sistema integrado que permite a
administrativo.
administrativos para el manejo de los Activos Fijos , son aplicados desde hace varios
aos y fueron elaborados bajo otras circunstancias sin darles la importancia necesaria y
con casi ninguna actualizacin con respecto a las Leyes y normas legales vigentes
Con este propsito y con el fin de servir de apoyo al cumplimiento y fortalecimiento del
UTE. 1
El fruto de este trabajo servir como gua para la realizacin de actividades
1.1. ANTECEDENTES
empresas, requiere de un cuidadoso control y manejo del uso de estos recursos. Los
La depreciacin de los activos fijos en nuestro pas est reglada por las disposiciones
emitidas por el Servicio de Rentas Internas, que norma los porcentajes y conceptos de
depreciacin, bajo cuyos parmetros estn considerados como gastos deducibles para el
para identificar el uso, deterioro, niveles de obsolescencia, etc., de los activos fijos y
Cuando se enfoca bajo esta perspectiva, el valor depreciado ms all de ser un gasto
aos de vida, su crecimiento ha sido importante y sostenido durante este tiempo, razn
por la cual han incrementado sus inversiones. Actualmente la UTE cuenta con activos
1
fijos netos, o sea activos brutos menos la depreciacin, sobre los USD $
Los establecimientos educativos tienen comprometidas en los activos fijos una parte
por lo que se hace necesario mantener un control administrativo sobre stos. El diseo y
procedimientos.
registro, que presenten su valor real, de acuerdo con lo establecido por las NECs y
NICs2 y por las disposiciones emitidas por el S.R.I., registrando los movimientos de
1
Balance General de la UTE, al 31 de Diciembre del 2002
2
Normas Internacionales de Contabilidad NICs
2
ingresos, salidas y transferencias, de cada uno de los tipos de activos. Los que deben
aproximadamente un 75% sobre el total del Patrimonio. Encontramos varios casos a ser
Muchos Software se han desarrollado para controlar los activos fijos, pero ninguno ser
fijos, como base para manejar cualquier programa computacional; sin embargo, en el
incluye el tratamiento contable sobre el registro de cada una de las transacciones de los
se muestran cuando se realizan los dbitos y los crditos, facilitando la comprensin del
referente para todo tipo de instituciones que encontrarn un referente tcnico para
3
mejorar sus controles y una gua para identificarlos adecuadamente as como
entidad educativa por la relacin laboral existente con el autor y las consecuentes
El enfoque de este trabajo se realizar sobre todo lo que comprende Activos Fijos, es
1.4. OBJETIVOS
4
1.4.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS
Tecnolgica Equinoccial.
particular.
verificacin fsica.
5
CAPTULO II
2. MARCO LEGAL
2.1. DEFINICIONES
esta tesis.
...Activo fijo.- Son todos los bienes permanentes y derechos que la empresa
Para que un bien sea considerado como activo fijo debe cumplir
6
Valor sujeto a deprecacin.- Es el costo de un activo, u otra cantidad que
el valor residual.
usar un activo; o
activo.
Valor residual.- Es la cantidad neta que la empresa espera obtener por un activo al
disposicin.
Valor justo.- Es la cantidad por la que un activo podra ser intercambiado entre
Cantidad recuperable.- Es la cantidad que la empresa espera recuperar del uso futuro
7
Activos depreciables.- Son los que:
contable;
adecuada la misma, as como tambin el registro de sus Activos Fijos, no siendo tan
usuales ciertos trminos, debido a que no se han presentado casos especficos dentro del
La UTE, contablemente tiene aperturado su plan de cuentas para sus Activos Fijos de
manera general, si aplicar lo que manifiesta de manera especfica la NECs 12, es decir
2.2. CLASIFICACION:
8
2.2.1. ACTIVOS FIJOS TANGIBLES:
Son aquellos que se pueden ver y tocar, son grandes o pequeos pero en cualquier caso
son cosas materiales que ocupan espacio y tienen un valor de acuerdo con sus
propiedades fsicas. Las tres clases de Activos Fijos tangibles son las siguientes.
etc.
c) TIPO AGOTABLE.- Estos son Activos que tienen relacin con productos
Estos son Activos Fijos que no tienen ninguna forma fsica pero que, sin embargo,
tienen un valor a causa de los derechos o privilegios que confiere a su dueo. Una
9
Dentro de esta clasificacin de los Activos en la UTE. cuenta con el tipo de Activos
intangibles. As por ejemplo para el caso de los tangibles encontramos los edificios,
ALCANCE
contable diferente.
Sin embargo esta Norma s aplica a las propiedades, planta y equipo usados para
desarrollar o mantener las actividades o los Activos cubiertos en (a) o (b), cuando son
Bajo esta normatividad la UTE. contabiliza sus Activos Fijos, no teniendo Activos que
4
Norma Ecuatoriana de Contabilidad No. 12
10
RECONOCIMIENTO DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
...Una partida de propiedades, planta y equipo debe ser reconocida como un activo
cuando:
con el activo; y
econmicos futuros fluirn hacia la Institucin, necesita la seguridad de que recibir los
se adquiere generalmente hasta que los riesgos y beneficios han pasado a la Institucin.
Antes de que esto ocurra la transaccin para adquirir el activo puede ser cancelada sin
los beneficios futuros que estos Activos Fijos proporcionarn a la Institucin si son
adquiridos.
Sobre esta norma la Universidad., reconoce sus Activos bajo polticas de costo y
utilidad, es decir cuando un activo alcanza un valor que sea significativo, que para la
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Norma Ecuatoriana de Contabilidad No. 12
11
empresa se lo consideraba sobre los USD. $ 100,oo y sobre su utilidad cuando este bien
cuantificacin confiable del costo, a partir de las transacciones con las partes externas
sean estas de materiales, materia prima y Activos Fijos, las soporta con facturas y
documentos respectivos, teniendo mucho cuidado con las disposiciones y requisitos que
facturacin.
Para el caso de los Activos Fijos construidos, el registro contable que realiza la
...Las propiedades, planta y equipo son a menudo una porcin importante de los
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Norma Ecuatoriana de Contabilidad No. 12
12
su posicin financiera. An ms, la determinacin de si una erogacin representa un
...Una partida de propiedades, planta y equipo que califica para reconocimiento como
son:
c) Costos de instalacin; y
13
diferencia entre esta cantidad y el pago total es reconocida como un inters durante el
del costo de propiedades, planta y equipo a menos que puedan ser directamente
costo de un activo, a no ser que sean necesarios para poner el activo en condiciones de
operar. Las prdidas de operacin iniciales incurridas antes de que un activo alcance
El costo de un activo construido es determinado usando los mismos principios que para
un activo adquirido. Si una empresa hace Activos similares para venta en el curso
normal de sus negocios, el costo de este activo es generalmente el mismo que el costo
de producir los Activos para venta. Por lo tanto se eliminan las utilidades internas
que necesitan ser cumplidos antes que los costos de inters puedan ser reconocidos
7
Norma Ecuatoriana de Contabilidad No. 12
14
EROGACIONES SUBSECUENTES
y equipo que ha sido ya reconocida deben ser aadidas al valor en libros del activo
Todas las otras erogaciones subsecuentes deben ser reconocidas como un gasto en el
aumento en su capacidad;
para renovar o mantener los beneficios econmicos futuros que una empresa puede
esperar del estndar de comportamiento originalmente valorado del activo. Como tal,
15
El tratamiento contable apropiado para erogaciones incurridas subsecuentemente a la
cantidad recuperable del activo. Este es tambin el caso cuando el precio de compra
grado en que pueda ser recuperado por el uso futuro del activo.
como Activos separados porque tienen vidas tiles diferentes de las partidas de
propiedades, planta y equipo con las que se relacionan. Por lo tanto, siempre y
16
o renovar el componente se contabiliza como la adquisicin de un activo reparado y el
REVALUACIONES
...El valor justo del terreno y edificios es generalmente su valor de mercado para el
uso existente, lo que presupone uso continuo del activo en el mismo negocio o uno
similar. Este valor es determinado por avalo normalmente llevado a cabo por
determinado por avalo. Cuando no hay evidencia del valor de mercado a causa de la
reposicin depreciado.
sobre la base de su uso existente. Sin embargo, un activo para el cual es probable el
cambio de uso, es valuado sobre la misma base que otros Activos similares que se
tienen para el mismo uso a que se destinar. Por ejemplo, es inapropiado valuar una
fbrica y el equipo en ella a su valor en uso, mientras que se vala el sitio de la fbrica
al valor abierto de mercado del terreno para un nuevo desarrollo como centro
comercial.
las partidas de propiedades, planta y equipo que se revalan. Cuando el valor justo de
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Norma Ecuatoriana de Contabilidad No. 12
17
revaluacin anual. Estas reevaluaciones frecuentes no son necesarias para partidas
maneja.
propiedades, planta y equipo a que pertenece ese activo debera ser revaluada..
naturaleza y uso similares en las operaciones de una empresa. Los siguientes son
a) Terreno;
b) Terreno y edificios;
c) Maquinarias y equipos;
d) Embarcaciones;
e) Aeronaves;
18
f) Vehculos de motor;
g) Muebles y enseres; y
h) Equipo de oficina.
Las partidas dentro de una clase de propiedades, planta y equipo son revaluadas
cantidades en los estados financieros que son una mezcla de costos y valores en
diferentes fechas. Sin embargo, una clase de Activos puede ser revaluada por
debe ser reconocido como utilidad al grado en que revierta un decremento por
decremento por revaluacin debe ser cargado directamente contra cualquier supervit
total puede ser realizado al retiro o disposicin del activo. Sin embargo parte del
supervit puede ser realizado al usarse el activo por la Institucin; en tal caso, la
valor en libros revaluado del activo y la depreciacin basada en el costo original del
19
activo. La transferencia del supervit por revaluacin a ganancias retenidas no se
RETIROS Y DISPOSICIONES
...Una partida de propiedades, planta y equipo debe ser eliminada de los estados
propiedades, planta y equipo deben ser determinadas como la diferencia entre los
productos netos estimados por la disposicin y el valor en libros del activo y deben ser
Cuando una partida de propiedades, planta y equipo es cambiada por un activo similar,
bajo las circunstancias descritas anteriormente, el costo del activo adquirido es igual al
valor en libros del activo que se dispuso y no resulta ninguna ganancia o prdida.
(NEC # 13)
DEPRECIACIN
asignada sobre una base sistemtica durante su vida til. El mtodo de depreciacin
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Norma Ecuatoriana de Contabilidad No. 12
20
usado debe reflejar el patrn con que los beneficios econmicos del activo son
consumidos por la empresa. El cargo por depreciacin para cada perodo debe ser
reconocido como un gasto a menos que sea incluido en el valor en libros de otro activo.
el valor en libros del activo es reducido para reflejar este consumo, normalmente
equipo son consumidos por la empresa principalmente a travs del uso del activo. Sin
embargo, otros factores como obsolescencia tcnica y desgaste mientras un activo est
ocioso, a menudo dan como resultado la disminucin de los beneficios econmicos que
necesitan considerarse todos los siguientes factores para determinar la vida til de un
activo:
a) El uso esperado del activo por la empresa. El uso es valorado por referencia
este ocioso;
por un cambio en la demanda del mercado del producto o servicio del activo; y
21
d) Lmites legales o similares sobre el uso del activo, como las fechas de
La vida til de un activo es definida en trminos de servicio esperado del activo para la
la vida til de un activo puede ser ms corta que su vida econmica. La estimacin de
la vida til de una partida de propiedades, planta y equipo es asunto de juicio basado
El terreno y edificios son activos separables y se manejan por separado para fines de
vida ilimitada y por lo tanto no es depreciado. Los edificios tienen una vida limitada y
por lo tanto son activos depreciables. Un aumento en el valor del terreno en que se
Cuando los activos se mantienen al costo y es probable que el valor residual sea
subsecuentemente por cambios en precios. Sin embargo cuando los activos se llevan a
subsecuente del activo. El estimado se basa en el valor residual vigente en la fecha del
estimado para activos similares que han llegado al fin de sus vidas tiles y que han
operado bajo condiciones similares a aquellas en las que el activo ser usado.
22
Cuando la compra de un activo involucra a la empresa en un desmantelamiento
importante, los costos de remocin y restauracin al fin de la vida til del activo, se
valor residual, por medio del reconocimiento de costos como un gasto separado
sobre la vida del activo de tal manera que el pasivo por estos costos es provisto
depreciable de un activo en una base sistemtica durante su vida til. Estos mtodos
durante la vida til del activo. El mtodo de saldo decreciente da como resultado un
cargo decreciente durante la vida til del activo. El mtodo de suma de unidades da
mtodo usado para un activo se escoge con base en el patrn esperado de beneficios
un activo son absorbidos por la empresa para producir otros activos ms bien que dar
origen a un gasto. En este caso el cargo por depreciacin comprende parte del costo
23
del otro activo y se incluyen en su valor en libros. Por ejemplo la depreciacin de
porcentajes establecidos por el Servicio de Rentas Internas para ser considerados como
Los gastos por depreciacin son contabilizados para cada uno de los centros de costos y
gastos definidos, de acuerdo a la ubicacin y utilizacin de los activos, por ejemplo los
administrativos.
VIDA UTIL
...La vida til de una partida de propiedades planta y equipo debe ser revisada
previos, el cargo por depreciacin para el perodo actual y futuros debe ser ajustado.
Durante la vida de un activo puede hacerse evidente que el estimado de vida til es
inapropiado. Por ejemplo, la vida til puede ser alargada por desembolsos
cambios en el mercado de los productos pueden reducir la vida til del activo. En
tales casos la vida til y por lo tanto la tasa de depreciacin se ajusta para el perodo
actual y futuros.
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La poltica de reparaciones y mantenimiento de la empresa puede tambin afectar la
vida til de los Activos Fijos. Si es el caso que un determinado Activo Fijo tiene una
gran depreciacin, lo que debera hacer la Institucin sera realizar el trmite para
VALOR RESIDUAL
cualquier revaluacin posterior del activo, sobre la base del valor realizable que
prevalezca en esa fecha para Activos similares que hayan llegado al fin de sus vidas
ser usado. En todos los casos, del valor residual total, se deducen los costos en que
La Universidad no tiene establecido un porcentaje o valor del Activo Fijo como valor
residual, lo que sera importante y necesario, cuando este ya haya sido totalmente
depreciado para ubicar un determinado Activo Fijo o establecer un valor simblico para
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MTODOS DE DEPRECIACIN
de beneficios econmicos por ese activo, el mtodo debe ser cambiado para reflejar el
embargo existen Activos que deberan ser considerados en su vida til y someterse a
otro tipo de depreciacin con la autorizacin del S.R.I., como es el caso de equipos de
el artculo 51 el cual nos habla sobre el objeto del impuesto, nos dice que se gravar al
corporal, como hemos visto entonces el criterio es muy claro y no gravar IVA sobre la
13
Norma Ecuatoriana de Contabilidad No. 13
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Sin embargo cuando hablamos de Activos Fijos, muchas ocasiones pensamos que si
porque este solamente ser para cuando transferimos bienes de manera habitual, un
Interno, nos da la norma muy clara para la venta de Activos que se encuentren gravados
con el IVA, estableciendo que se proceder con los otros bienes que no corresponden
Un Activo Fijo se encuentra gravado con tarifa 0% de IVA, cuando existan los
siguientes casos:
1.- Cuando este Activo Fijo es un bien inmueble, porque el impuesto al Valor
2.- Cuando el Activo Fijo ha sido donado, porque nos encontraramos en uno de los
2. La donacin (deducible, pero por ser dado de baja) con documento pblico.
Para dar de baja estos Activos Fijos, deberamos realizar lo que nos establece el artculo
20, del Reglamento de la Ley Rgimen Tributario Interno, es decir mediante declaracin
27
comparecern, en unidad de acto, el representante legal de la institucin beneficiaria de
LA RENTA
Tributario Interno, los cuales se podrn considerar como bases de los gastos deducibles,
Renta.
porcentajes para:
Porcentajes sobre los cuales la depreciacin ser considerada como gastos deducibles,
14
Reglamento L.R.T.I. ltima reforma del 31 de diciembre del 2001, R.O. 345
28
2.3.3.4 METODOS DE DEPRECIACIN
bien.
compensan mutuamente las disminuciones o aumentos durante los primeros aos y/o
ltimos aos.
Los criterios para aplicar estos mtodos se originan en el anlisis que un activo durante
TRAMITE:
Para realizar una depreciacin acelerada se realizar una solicitud ante el Servicio de
Antecedentes de hecho
Antecedentes de derecho
Peticin concreta
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Nombramiento del representante legal
aceleradamente
depreciacin utilizado
Estado de resultado de los aos en que se han realizado las depreciaciones de los
Direccin de la notificacin
existen equipos, en los Centros de Produccin de la UTE, que han quedado obsoletos
30
CAPTULO III
y competencia.
con el ejemplo.
31
La Universidad Tecnolgica Equinoccial responde a los desafos del mundo actual,
integral del estudiante como ser humano, cultivando en l sus valores ticos, motivando
32
Como podemos observar durante los 3 ltimos aos la inversin en activos fijos ha sido
que en los aos 2000 y 2002, la inversin en la adquisicin de activos fijos a nivel total
En el ao 2001, existe una diferencia en menos del total de activos fijos con relacin a
33
Los activos fijos en el ao 2000 representaron el 83.16% del total de los activos de la
LA UTE.
instalaciones de la Universidad.
Ejemplo:
Ejemplo:
Oficinas administrativas
Laboratorios de Computacin
Laboratorios de Idiomas.
Bodega de materiales
Ejemplo:
MUEBLES Y ENSERES: Son activos fijos de muy alta rotacin, aqu encontramos
34
muebles de madera y metal, pupitres, pizarrones, franelgrafos, etc.
educativa.
Ejemplo:
Anaqueles archivadores
Ventiladores
Mquinas sumadoras
Mquinas de escribir
telecomunicaciones.
Ejemplo:
Computadoras porttiles
Impresoras matriciales
Impresoras de burbuja
Impresoras lser
Reguladores de voltaje
UPS
Modems
Scanner
Licencias de operacin .
35
EQUIPO DE TRANSPORTE: Son los vehculos de uso de ejecutivos, del departamento
inversiones, lo que servir de base para el presupuesto del ejercicio econmico anual.
Prcticamente solo se sabe cuando se adquiere un activo fijo y sobre el control contable,
- compra local
- construccin local
presupuesto establecido.
36
2. El encargado de las compras locales realiza la cotizacin respectiva, el anlisis
de cotizaciones y la adjudicacin
caractersticas del bien como su peso, volumen, delicadeza, etc., pueden ser
entrega, a la Universidad.
firma como recibido previa la inspeccin del bien. Debe, a la mayor brevedad
compras.
correspondiente.
del activo, se liquida el costo total del activo, valor con el cual el bien es
activado.
37
As por ejemplo cuando los equipos de computacin utilizados en los
laboratorios, cuando estos han cumplido su vida til, generalmente son vendidos
38
inventarios de activos fijos, por lo menos anual o cada dos aos al ciento por
ciento.
ACTIVOS
mantenido un esquema para dicho control, pero que en el transcurso de los aos
39
En el caso de la compra de un activo, directamente se registra en el valor de adquisicin
Los Activos Fijos son controlados a travs del mdulo ACTIVOS FIJOS, dentro del
al sistema con un cdigo que lo identifica, adems al grupo al que pertenece (ejemplo:
Los gastos de mantenimiento y reparaciones menores se cargan a los resultaos del ao.
La depreciacin de los activos se registra con cargo a las operaciones del ao, utilizando
tasas que se consideran adecuadas para depreciar el valor de los activos durante su vida
til estimada, siguiendo el mtodo de lnea recta, mtodo acorde con lo establecido en el
40
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO CONTABLE ACTUAL QUE LA UNIVERSIDAD APLICA EN LA ADQUISICIN DE
ORDEN DE
PAGO Y
CHEQUE
SI
DESPACHA EL
FIN
BIEN AL AREA
INTERESADA
RECIBE
ORDEN DE
PAGO Y
FIRMA
CHEQUE.
41
Como resultado de la investigacin y el estudio realizado en la Universidad
bienes de activo fijo lo realizan mediante una solicitud dirija a las autoridades de la
crdito a bancos.
Tesorera de la Universidad.
42
La Tesorera de la Universidad, en algunos casos paga directamente la proveedor, quien
donde se la archiva.
existen muchos nudos o cuellos de botella, en donde se pierde la secuencia del trmite,
as como el debido registro y control que debe existir al respecto, esta puntualizacin las
comento a continuacin.
Se debe mantener un formulario nico para el pedido de bienes de activo fijo, el mismo
que debe ser entregado por la bodega de la Universidad a fin de evidenciar si lo que se
En funcin del dato anterior, se debe nominar a una autoridad dentro de la Universidad,
la misma que sea la encargada de autorizar la adquisicin de bienes, que por lo general
43
esto permitir ser un poco ms disciplinados en los pedidos realizados y a su vez el
solicitar ofertas, en sobre cerrado, las mismas que se debern abrirse en el seno de una
momento se debita a la cuenta de Activo Fijo, sin que el bien se haya entregado en
bodega de la Universidad.
Otro nudo o cuello de botella se presenta al momento de realizar la entrega del bien, el
mismo que en muchos de los casos se entrega al rea interesada, sin que pase por
bodega, para el control, sin que el bien se a debidamente codificado y sin que se haga la
Universidad.
Universidad, sin embargo se encuentra cargado a la cuenta de Activos, para evitar este
44
certificado por el guardalmacn, en este documento de est certificando el ingreso del
los activos fijos, existe mucho riesgo en el manejo de los activos fijos, porque la
45
CAPITULO IV
46
fsico mediante la aplicacin de cdigos preestablecidos y el uso de registros,
efecto de que la Contabilidad realice los ajustes que pudieran derivarse de esta
labor.
47
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA SECCION
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
DE LA UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL
DIRECCIN ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD
SECCION
CONTROL DE
ACTIVOS FIJOS
REGISTRO CONTROL
PERIODICO
48
SECCION DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
OBJETIVOS:
1.- Facilitar la Entrega oportuna de informacin relacionada con los activos fijos,
2.- Identificar con precisin a los usuarios, custodios y unidades donde se ubican los
activos fijos.
FUNCIONES:
2.- Mantener registros actualizados delos activos fijos dela Universidad tecnolgica
equinoccial.
actividades.
activos fijos con relacin a los planes y programas, especificando sus causas y
49
7.- Intervenir en los distintos trmites de bajas, transferencias gratuitas, ingresos,
correspondientes.
9.- Producir informacin trimestral sobre las existencias de activos fijos en cada
unidad administrativa, a fin de que stas concilien con sus propios registros.
10.- Suministrar al jefe de Contabilidad, dentro de los diez primeros das del mes
siguiente, un informe que contenga, los movimientos del mes producidos en los
sea requerida.
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MANUAL DE ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS
===================================================================================
FIJOS
ALCANCE
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OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
materiales de la Universidad.
OBJETIVOS ESPECIFICOS.
- Formular las polticas bsicas sobre las cuales deben manejarse los
arrendamiento mercantil.
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manual.
de la documentacin de respaldo.
POLTICA
Universidad.
sobre la materia.
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MANUAL DE ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS
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La base legal para la aplicacin del presente manual se la hace tomando como
referencia la Norma Ecuatoriana de Contabilidad NEC 12, esta norma debe ser
diferente.
no estn destinados a la venta, que su vida til sea mayor a un ao, que su costo
REGISTROS
fijos en cada una de las dependencias donde se hallen ubicados los bienes.
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MANUAL DE ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS
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ingreso a la Universidad.
Todos los bienes que la Universidad adquiera por compra, transferencia gratuita,
formularios correspondientes.
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MANUAL DE ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS
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procedimiento correspondiente.
La Unidad de Activos Fijos, por iniciativa propia o por pedido de una autoridad
en el presente Manual.
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MANUAL DE ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS
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presente manual, las cuales forman parte del Sistema de control Interno.
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funciones, con tal propsito la Seccin Control de Activos Fijos y cada unidad
INFORMACIN CONTABLE
su razonabilidad.
en la adquisicin,
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considerando la
diferencia entre el valor neto del activo antes del suceso y el monto recuperable
Los activos fijos totalmente depreciados o los que se mantengan ociosos, sern
aumento del valor en libros del activo fijo o como un activo fijo independiente,
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MANUAL DE ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS
===================================================================================
necesarios para conservar la condicin operativa del activo fijo, los cuales
DEPRECIACIONES
A fin de distribuir el costo del activo fijo durante sus aos de vida til estimada,
Para este caso se utilizar el mtodo de lnea recta, salvo que por causa
acumulada y su costo hasta que sea dado de baja o sea revalorizado si fuere del
caso.
Los bienes que por su costo inferior a $ 500,oo, no renen las condiciones
necesarias para ser clasificados como activos fijos, pero que tengan una vida
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MANUAL DE ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS
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biblioteca, etc.
de los bienes.
ESTRUCTURA DE LA CODIFICACIN
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MANUAL DE ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS
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0 00 00 00 00 000 00
Grupo de Activos
Activos fijos
Centro Asociado
Cuenta de Mayor
Subcuenta de Mayor
ACTIVOS
El tercer campo, constituido por dos dgitos ha sido asignado para identificar al
01 Matriz de la UTE.
03 UTE Salinas
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MANUAL DE ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS
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El cuarto campo, compuesto por dos dgitos ha sido asignado para la cuenta de
01 Muebles y Enseres
10 Equipo de Oficina
15 Equipo de Computacin
25 Equipos de Comunicacin
30 Equipos de Transporte
50 Menaje de Viviendas
60 Equipos Diversos.
70 Edificios
75 Terrenos
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MANUAL DE ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS
===================================================================================
El sexto campo, compuesto por tres dgitos sirve para identificar el bien de
El sptimo campo, compuesto por dos dgitos corresponde a los accesorios del
bien principal.
Ejemplo de codificacin:
CODIGO 1.1.01.01.01.001.00.
1. ACTIVO
1.1. FIJO
Salinas:
CODIGO
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MANUAL DE ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS
===================================================================================
1. ACTIVO
1.1. FIJO
depreciables.
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MANUAL DE ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS
===================================================================================
anterior a la venta
66
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===================================================================================
CUENTAS DE DEPRECIACION.-
Ingeniera
Mantenimiento.
Enfermera
Bar.
76 Terrenos
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===================================================================================
DESCRIPCIN
hacer una serie de pagos al Arrendador Mercantil por el uso de un Activo Fijo que ser
arrendamientos De Capital.
CLASIFICACION
ARRENDAMIENTO DE CAPITAL
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===================================================================================
3. El tiempo del contrato de arrendamiento debe ser por lo menos el 75% de la vida
pagados por el Arrendatario igualan o exceden el 90% del valor justo del mercado
Arrendador.
Cuadro No. 1
RESPONSABILIDAD EN LA ADMINISTRACIN
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===================================================================================
Activos Fijos.
Y aquellos empleados que realizan similares funciones por encargo escrito, que
DE ACTIVO FIJO.
70
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===================================================================================
bienes de activo fijo, para el desempeo de sus funciones y los que por
Cuadro No. 2
RESPONSABILIDAD NIVEL
ADMINISTRACIN - Rector
- Vicerrector General Acadmico
- Director Administrativo Financiero
- Prorectores
- Decanos
- Subdecanos
- Jefes Departamentales
- Coordinadores.
REGISTRO Y CONTROL CONTABLE: Unidad de Contabilidad
FISICO: Servidores caucionados.
Unidad de Activos Fijos.
NIVELES DE APROBACIN
Cuadro No. 3
71
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===================================================================================
Son responsables de los Activos Fijos por cada una de las reas a su
cargo:
72
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===================================================================================
correspondientes.
Para la salida de activos fijos por venta y/o retiro, se debe preparar el
correspondientes autorizaciones.
rea.
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===================================================================================
INVENTARIOS FISICOS
Departamento de Contabilidad.
inventarios fsicos.
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===================================================================================
TRATAMIENTO CONTABLE
diferentes movimientos de los activos fijos, y para que el o los encargados del
registro contable e interesados tengan una gua sobre el manejo de los mismos, a
Descripcin:
valor del avalo comercial o escritura pblica del predio de acuerdo al catastro
Naturaleza de la cuenta:
DEBITO CREDITO
Valor de las mejoras y otros valores que Prdida del valor por plusvala,
incrementan el valor del terreno catstrofe natural.
Por avalo catastral, tcnico o convenio en Por expropiacin o invasin.
terrenos recibidos por donacin o aportacin Por venta o enajenacin
de socios en especie.
75
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===================================================================================
TRANSPORTE.
Descripcin:
Universidad.
Edificaciones
Representan todos los edificios, oficinas, almacenes, aulas, bodegas, galpones, casetas,
etc.
Naturaleza de la cuenta:
DEBITO CREDITO
76
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===================================================================================
Muebles y enseres
Naturaleza de la cuenta:
DEBITO CREDITO
baja.
77
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===================================================================================
Naturaleza de la cuenta:
DEBITO CREDITO
Equipos de Transporte
montacargas, etc.
Naturaleza de la cuenta:
DEBITO CREDITO
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===================================================================================
PROYECTOS EN PROCESO
Descripcin:
bodegas, aulas, con la finalidad de dar uso en la educacin, prestacin de servicios o uso
Dentro de esta cuenta se incluirn los desembolsos por materiales, mano de obra,
Las cuentas se controlan en forma detallada, segn sea el proyecto de inversin, as:
- Proyectos edificios
- Proyectos bodegas.
- Proyectos de aulas
Naturaleza de la cuenta:
DEBITO CREDITO
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===================================================================================
VENTA DE ACTIVOS
activo por otro ms moderno o de mayor capacidad, al efectuar esta transaccin podr
- Establece la diferencia entre el valor del activo, los gastos incurridos y el valor
de venta
Naturaleza de la cuenta:
DEBITO CREDITO
Depreciacin acumulada del bien en venta. Costo histrico, mejoras, del bien en
venta
comercializacin.
80
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===================================================================================
Descripcin
En ciertas ocasiones se debe efectuar la baja de activos fijos, esta debe efectuarse previa
procedimientos legales pertinentes para que pueda ser utilizado como gasto deducible.
Naturaleza de la cuenta:
DEBITO CREDITO
Depreciacin acumulada del bien usado. Costo histrico, mejoras, del bien
Descripcin:
Cuando en una empresa se construye un activo depreciable para uso propio se deber
Todos los costos directos deben estar incluidos en el costo total del activo.
Los costos fijos generales no deben considerarse, a no ser que aumenten con la
81
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===================================================================================
Naturaleza de la cuenta:
DEBITO CREDITO
venta
Donacin.
VALUACIN DE ACTIVOS
Descripcin
Cuando la valuacin sea para definir un nuevo valor sujeto a Depreciacin, el activo se
...Los activos fijos no monetarios posedos a la fecha de transicin tales como Activos
al 31de diciembre de 1999, el ndice de ajuste de inflacin, cuando el activo haya sido
determinado como base al nmero de meses transcurridos desde el mes siguiente en que
tendr efecto en el cargo por depreciacin o amortizacin a partir del mes siguiente.
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===================================================================================
... Los activos no monetarios posedos a la fecha de transicin tales como: propiedad,
transicin el ndice especial de correccin ..., acorde a lo que establece la NEC 17.
Naturaleza de la cuenta:
DEBITO CREDITO
83
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===================================================================================
AFECTACIONES CONTABLES
BANCOS O
111 100
1 12 12 12
ASIENTO CONTABLE
------------------------X ----------------------------
BANCOS
<PROVEEDORES> 111
1% RETENC. FUENTE 1
------------------------X ----------------------------
IVA TEMPORAL 12
84
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===================================================================================
100 71
12 1
DP.ACUM.ACTIVO FIJO
40
ASIENTO CONTABLE
------------------------X ----------------------------
CAJA 71
1% IMP. RETENIDO 1
85
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===================================================================================
100 5
95
ASIENTO CONTABLE
------------------------X ----------------------------
GASTO DONACION 5
DP.ACUM.-ACTIVO FIJO 95
100 100
ASIENTO CONTABLE
------------------------X ----------------------------
86
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===================================================================================
4.2.8. PROCEDIMIENTOS
1. INGRESOS
1. Alcance
2. Normas
3. Procedimiento
COMPRA LOCAL
87
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===================================================================================
1. Alcance
2. Normas
88
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===================================================================================
2. Procedimiento
Director Administrativo
Financiero
1. Designa delegado y comunica a Bodega que
proceda a recibir la donacin.
1. Alcance
2. Normas
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===================================================================================
90
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===================================================================================
3. Procedimiento
Funcionario,
empleado o
trabajador 1. Entrega en Bodega los bienes objeto de la
devolucin.
1. Alcance
91
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===================================================================================
2. Normas
3. Procedimiento
a. UTE- Matriz
Funcionario
Interesado 1. Prepara "SOLICITUD A BODEGA" o
Memorando dirigido a la Unidad de Activos Fijos,
solicitando la transferencia.
92
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===================================================================================
b. CENTROS ASOCIADOS
Funcionario
Interesado 1. Prepara memorando dirigido al Guardalmacn
solicitando el cambio de tenencia.
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===================================================================================
1. Alcance
2. Normas
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===================================================================================
3. Procedimiento
Unidad
Solicitante 1. Elabora la "SOLICITUD A BODEGA", obtiene
la autorizacin y presenta en Bodega.
a. BIENES DE STOCK
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===================================================================================
1. Alcance
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===================================================================================
2. Normas
3. Procedimiento
U. Responsable Actividades
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===================================================================================
Unidad de
Activos Fijos 5. Realiza los trmites para proceder al remate,
enajenacin o baja por destruccin, y notifica al
Delegado de la Direccin Administrativa Financiera
y al Guardalmacn.
Delegado de Direc-
cin Adm. Finan. 6. Verifica, a base de la autorizacin del seor Rector
conjuntamente con el beneficiario y el
Guardalmacn: cantidad, cdigo, especificaciones y
componentes de los bienes objeto de la enajenacin
o baja por destruccin, segn el caso.
8. REPOSICION DE BIENES
1. Alcance
98
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===================================================================================
2. Normas
99
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===================================================================================
3. Procedimiento
Funcionario
Responsable 1. Comunica por medio de memorando, a la
Direccin Administrativa Financiera, que va
a proceder a la reposicin del o los bienes que
estn a su cargo, adjuntando copia de la factura de
compra y el certificado tcnico.
Director Administrativo
Financiero 2. Recibe la comunicacin y sumilla a la Unidad de
Activos Fijos para que intervenga a travs de sus
delegados en el trmite solicitado.
Unidad de Activos
Fijos 3. Recibe la comunicacin y procede con los trmites
pertinentes.
Delegado de la
Unidad de Activos Fijos 4. Verifica, conjuntamente con el funcionario
interesado y el Guardalmacn las caractersticas del
bien.
Contabilidad
General 7. Actualiza los registros contables
Unidad de
Activos Fijos 9. Actualiza los registros.
100
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===================================================================================
XI. FORMULARIOS
Nombre Nmero
101
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===================================================================================
USO DE FORMULARIOS
1. DATOS GENERALES
FORMULARIO OBJETO
Cambio de Tenencia de
Bienes de Activo Fijo Realizar el cambio de tenencia entre
funcionarios, de los bienes de activo
fijo, y controlar y actualizar
internamente en la Unidad de
Activos Fijos los registros
individuales.
Cambio de Tenencia de
Suministros y Materiales
de Control Realizar el cambio de tenencia entre
funcionarios, de los Materiales de
Control, y controlar y actualizar
internamente en la Unidad de
Activos Fijos los registros
individuales.
Devolucin de bienes
de Activo Fijo Devolver a bodega los bienes de
Activo Fijo y mantener en bodega
un registro extracontable de los
mismos.
Devolucin de materiales y
Suministros de Control Devolver a bodega los suministros y
materiales de control y mantener en
bodega un registro extracontable de
los mismos.
102
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===================================================================================
Registro Individual
de Bienes de Activo Fijo Registrar y controlar en la Unidad de
Activos Fijos los bienes que son
entregados bajo responsabilidad de
cada uno de los funcionarios y
empleados de la Universidad.
Registro Individual de
Suministros y Materiales de
Control Registrar y controlar en la Unidad de
Activos Fijos los suministros y
materiales de control, que son
entregados bajo responsabilidad de
cada uno de los funcionarios y
empleados de la Universidad.
103
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===================================================================================
2. DISTRIBUCION
FORMULARIO
. SOLICITUD A BODEGA
Contabilidad Original
Bodega Copia Amarilla
Compras Copia Azul
Interesado Copia Rosada
. INFORME DE RECIBO
Contabilidad Original
Bodega Copia Amarilla
Unidad de Activos Fijos Copia Azul
Compras Copia rosada
. EGRESO BODEGA
Contabilidad Original
Bodega Copia Amarilla
Und. Activos Fijos .Carpeta Individual Copia Azul
Interesado Copia Rosada
Bodega Original
Interesado Entrega Copia Amarilla
Interesado Recibe Copia Azul
Und. Activos Fijos. Carpeta Individual Copia Rosada
Bodega Original
Interesado que entrega Copia Amarilla
Interesado que Recibe Copia Azul
Und. Activos Fijos Carpeta Individual Copia Rosada
104
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===================================================================================
Bodega Original
Interesado Copia Azul
Und. Activos Fijos Carpeta Individual Copia Rosada
Bodega Original
Interesado Copia Azul
Und. Activos Fijos Carpeta Individual Copia Rosada
TARJETA DE IDENTIFICACION
Bodega Original
105
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===================================================================================
SOLICITUD A BODEGA N
FECHA DE EMISION:......................................................
OBSERVACIONES
:....................................................................................................................
.........................................................................................................................
.....
UTE-B-001
106
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===================================================================================
FORMULARIO UTE-B-001
SOLICITUD A BODEGA
Este formulario ser llenado por los usuarios de la bodega solicitando los bienes.
FECHA DE EMISIN:
ORDINAL:
DESCRIPCIN:
El nombre completo de los bienes que se estn solicitando, con todas sus
especificaciones tcnicas.
CANTIDAD:
UNIDAD:
La unidad de medida de cada bien. Ejemplo: c/u. Litros. Kilogramos, quintales, etc.
OBSERVACIONES:
SOLICITADO POR:
APROBADO POR:
El nombre del jefe de la Unidad o el Jefe del rea que solicita los bienes y su firma.
AUTORIZADO POR
107
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===================================================================================
INFORME DE RECIBO N
FECHA DE
EMISIN:......................................................
COMPRA LOCAL:
FECHA:................................................ DONACIN
VALOR TOTAL
OBSERVACIONES :................................................................................................
..............................................................................................................................
NOMBRE: NOMBRE:
FIRMA : FIRMA :
UTE-B-002
108
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MANUAL DE ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS
===================================================================================
Este formulario ser llenado por el guardalmacn cada vez que reciba un bien o
Suministro y Material de Control.
FECHA DE EMISION
SOLICITUD A BODEGA:
POR DONACIN:
FECHA:
ORDINAL:
DESCRIPCION:
Nombre de los bienes recibidos por bodega, con todas sus caractersticas, modelo, serie,
etc.
CANTIDAD:
UNIDAD:
La unidad de medida de cada bien, ejemplo. c/u., kilos, metros, docenas, libras, etc.
VALORES UNITARIOS:
109
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MANUAL DE ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS
===================================================================================
TOTAL:
OBSERVACIONES:
Algn dato importante que est relacionado con las compras de los bienes.
ENTREGADO POR:
Nombre del funcionario o empleado que entrega los bienes a bodega o de la persona de
una Casa comercial que entrega en bodega los bienes de la compra local y su firma.
RECIBIDO POR:
110
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MANUAL DE ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS
===================================================================================
EGRESO DE BODEGA N
FECHA DE EMISION:......................................................
VALOR TOTAL
OBSERVACIONES :................................................................................................
..............................................................................................................................
UTE-B-003
111
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===================================================================================
FORMULARIO UTE-B-003
EGRESO DE BODEGA
Este formulario se lo utiliza para la entrega de bienes ingresados a bodega por primera
vez al rea solicitante.
FECHA DE EMISIN
SOLICITU A BODEGA N
FECHA:
EGRESO DE:
CODIGO
Una vez que el bien ingresa por primera vez a la bodega, el guardalmacn antes de su
despacho o entrega deber proceder a su codificacin, bajo ninguna circunstancia un
bien se entregar sin codificacin.
DESCRIPCION
CANTIDAD:
UNIDAD
La unidad de medida que por lo general en los bienes deber ser c/u.
112
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===================================================================================
VALORES UNITARIOS.
Esta informacin deber ser llenada por el Departamento de Contabilidad, a fin de que
pueda cargar los valores de los bienes al rea respectiva o Centro de Costos.
TOTAL:
OBSERVACIONES:
Algn dato importante que est relacionado con las compras de los bienes.
ENTREGADO POR:
RECIBIDO POR:
REGISTRADO EN CARDEX.
113
UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL
MANUAL DE ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS
===================================================================================
FECHA DE EMISION:......................................................
VALOR TOTAL $
OBSERVACIONES :...............................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
NOMBRE: NOMBRE:
FIRMA : FIRMA:
UTE-B-004
114
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MANUAL DE ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS
===================================================================================
FORMULARIO UTE-B-004
FECHA DE EMISIN
REFERENCIA MEMO N:
bodega.
FECHA:
ORDINAL:
CODIGO
Una vez que el bien ingresa por primera vez a la bodega, el guardalmacn antes de su
despacho o entrega deber proceder a su codificacin, bajo ninguna circunstancia un
bien se entregar sin codificacin.
CANTIDAD:
DESCRIPCIN:
El nombre completo de los bienes que se estn solicitando, con todas sus
especificaciones tcnicas.
VALORES UNITARIOS:
115
UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL
MANUAL DE ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS
===================================================================================
OBSERVACIONES:
Algn dato importante que est relacionado con las compras de los bienes.
DEVUELTO POR:
RECIBIDO POR:
116
UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL
MANUAL DE ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS
===================================================================================
FECHA DE EMISION:......................................................
VALOR TOTAL
OBSERVACIONES :...............................................................................................................................
................................................................................................................................................................
NOMBRE: NOMBRE:
FIRMA : FIRMA:
UTE-B-005
117
UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL
MANUAL DE ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS
===================================================================================
FORMULARIO UTE-B-005
CONTROL
control a bodega.
FECHA DE EMISIN
REFERENCIA MEMO N:
bodega.
FECHA:
ORDINAL:
CODIGO
Una vez que el bien ingresa por primera vez a la bodega, el guardalmacn antes de su
despacho o entrega deber proceder a su codificacin, bajo ninguna circunstancia un
bien se entregar sin codificacin.
CANTIDAD:
DESCRIPCIN:
El nombre completo de los bienes que se estn solicitando, con todas sus
especificaciones tcnicas.
VALORES UNITARIOS:
118
UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL
MANUAL DE ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS
===================================================================================
OBSERVACIONES:
Algn dato importante que est relacionado con las compras de los bienes.
DEVUELTO POR:
RECIBIDO POR:
119
UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL
MANUAL DE ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS
===================================================================================
U T E - MATRIZ
UNIDAD
ADMINISTRATIVA:..........................................................................................................................
TOTAL
OBSERVACIONES
:..............................................................................................................................................................
FIRMA: FIRMA:
NOMBRE: NOMBRE:
UTE-B-006
120
UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL
MANUAL DE ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS
===================================================================================
FORMULARIO UTE-B-006
FECHA DE EMISIN
REFERENCIA MEMO N:
bodega.
FECHA:
UNIDAD ADMINISTRATIVA
ORDINAL:
CODIGO
Una vez que el bien ingresa por primera vez a la bodega, el guardalmacn antes de su
despacho o entrega deber proceder a su codificacin, bajo ninguna circunstancia un
bien se entregar sin codificacin.
DESCRIPCIN:
El nombre completo de los bienes que se estn solicitando, con todas sus
especificaciones tcnicas.
VALORES UNITARIOS:
121
UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL
MANUAL DE ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS
===================================================================================
OBSERVACIONES:
Algn dato importante que est relacionado con las compras de los bienes.
ENTREGADO POR:
RECIBIDO POR:
122
UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL
MANUAL DE ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS
===================================================================================
U T E - MATRIZ
UNIDAD
ADMINISTRATIVA:..........................................................................................................................
TOTAL
OBSERVACIONES
:..............................................................................................................................................................
FIRMA: FIRMA:
NOMBRE: NOMBRE:
UTE-B-007
123
UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL
MANUAL DE ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS
===================================================================================
FORMULARIO UTE-B-007
DECONTROL
FECHA DE EMISIN
REFERENCIA MEMO N:
bodega.
FECHA:
UNIDAD ADMINISTRATIVA
ORDINAL:
CODIGO
Una vez que el bien ingresa por primera vez a la bodega, el guardalmacn antes de su
despacho o entrega deber proceder a su codificacin, bajo ninguna circunstancia un
bien se entregar sin codificacin.
DESCRIPCIN:
El nombre completo de los bienes que se estn solicitando, con todas sus
especificaciones tcnicas.
124
UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL
MANUAL DE ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS
===================================================================================
VALORES UNITARIOS:
OBSERVACIONES:
Algn dato importante que est relacionado con las compras de los bienes.
ENTREGADO POR:
RECIBIDO POR:
125
UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL
MANUAL DE ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS
===================================================================================
UNIDAD
ADMINISTRATIVA:....................................................................
UTE-B-008
126
UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL
MANUAL DE ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS
===================================================================================
FORMULARIO UTE-B-008
CEDULA DE IDENTIDAD:
TARJETA N :
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
COMPROBANTE:
Se registrar el nmero y la fecha( da, mes y ao) del documento mediante el cual se
entrega un bien bajo la custodia del empleado o funcionario de la Universidad.
Se indicar el cdigo del bien que se entrega bajo la custodia del empleado o
funcionario de la Universidad.
El nombre completo de los bienes que se estn solicitando, con todas sus
especificaciones tcnicas.
127
UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL
MANUAL DE ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS
===================================================================================
TRANSFERIDO A:
En caso de que algn bien haya sido transferido la tenencia a otro empleado o
funcionario de la Universidad o se haya entregado el bien a la bodega de la Universidad
se registrar el nombre de ese empleado o funcionario.
COMPROBANTE N
El Nmero del comprobante por medio del cual se realiza la transferencia del bien.
OBSERVACIONES.
Alguna observacin sobre el bien transferido. ( Mal estado, obsoleto, daado, quemado,
etc.)
128
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MANUAL DE ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS
===================================================================================
UNIDAD ADMINISTRATIVA:....................................................................
UTE-B-009
129
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MANUAL DE ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS
===================================================================================
FORMULARIO UTE-B-009
CONTROL.
CEDULA DE IDENTIDAD:
TARJETA N :
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
COMPROBANTE:
Se registrar el nmero y la fecha( da, mes y ao) del documento mediante el cual se
entrega un Suministro o material de Control, bajo la custodia del empleado o
funcionario de la Universidad.
130
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MANUAL DE ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS
===================================================================================
TRANSFERIDO A:
En caso de que algn Suministro o Material de Control haya sido transferido la tenencia
a otro empleado o funcionario de la Universidad o se haya entregado el bien a la bodega
de la Universidad se registrar el nombre de ese empleado o funcionario.
COMPROBANTE N
El Nmero del comprobante por medio del cual se realiza la transferencia del
Suministro o Material de Control.
OBSERVACIONES.
131
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MANUAL DE ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS
===================================================================================
ELABORADO POR
f)
NOMBRE
UTE-B-010
132
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===================================================================================
FORMULARIO UTE-B-010
ORDINAL:
CODIGO
Una vez que el bien ingresa por primera vez a la bodega, el guardalmacn antes de su
despacho o entrega deber proceder a su codificacin, bajo ninguna circunstancia un
bien se entregar sin codificacin.
DESCRIPCIN:
El nombre completo de los bienes que se estn solicitando, con todas sus
especificaciones tcnicas.
SALDO CANTIDAD
INGRESOS CANTIDAD
EGRESOS CANTIDAD:
SALDO CANTIDAD
133
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===================================================================================
a les
iv idu
ind
tas
o t raje
tr
gis
Re
'
ibe
R ec
iza
t abil
con
eso
P ro c
del
Fin
134
===================================================================================
135
===================================================================================
136
===================================================================================
137
===================================================================================
CAPITULO IV
4.1. CONCLUSIONES
activos fijos, el mismo que ser una herramienta muy importante de control
138
===================================================================================
correcto registro, que presente su valor real, de acuerdo con lo establecido por
las NECs y NICs15 y que cumpla las diferentes disposiciones emitidas por el
bienes de activo fijo dentro del esquema total de los activos de la Universidad
regulaciones legales por parte del S.R.I. (Ley de Rgimen Tributario Interno y su
con cada una de estas, sin tener ningn inconveniente en este sentido.
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Normas Internacionales de Contabilidad NICs
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tratamiento contable a seguir, que se van a dar a cada una de las cuentas que
tipos de transacciones que presentan las cuenta contables que involucran a los
Activos Fijos.
observado son ms dbiles los controles, con la ejecucin del Manual se corrigen
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Se han venido utilizado procedimientos desde hace varios aos, con casi ninguna
actualizacin.
Equinoccial, y dejar de utilizar otros que se han mantenido durante varios aos,
Este manual permite recuperar un control y buen uso de los activos Fijos de la
U.T.E.
Los Activos Fijos, en la Universidad. representan entre el 70% y el 75% del total
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control.
caractersticas que debe tener un bien para ser considerado como activo fijo, la
El control posterior para el buen manejo, uso y aplicacin de los activos fijos, es
Contabilidad de la Universidad.
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4.2. RECOMENDACIONES.
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autorizados y soportados.
4.2.6. El presente trabajo puede ser utilizado como gua didctica para consulta
4.2.7. Las constataciones de los activos fijos podrn realizarse en forma general
de los bienes.
4.2.9. Por el alto costo de los activos y la depreciacin muy acelerada por el
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1.- ANTECEDENTES
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Catlogos
Facturas Proformas
Flexmetros
Calibrador,
etc.
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10.- COORDINACION
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11.- SUPERVISION
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15.7. Se verificarn :
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Egresos de Bodega.
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BIBLIOGRAFA
2003.
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