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Todo sistema de gestin de compras de xito ha de atender a los siguientes 5 factores, que
minimizan el riesgo a la vez que incrementan su eficacia:
La oferta: comparar presupuestos nos puede dar una idea de las condiciones de mercado
imperantes y nos permite hacer una buena seleccin. No hay que conformarse con el primero que
llega, pero tampoco resulta productivo excederse en esta etapa y aumentar innecesariamente la
lista de presupuestos a evaluar.
Los proveedores: hay que intentar ajustar las condiciones de los que tenemos, pedir mejorar su
oferta (ms producto por el mismo precio, mejores condiciones de pago, transporte o de plazos de
entrega). Al mismo tiempo, resulta muy interesante buscar otras alternativas que pueden
ofrecernos un producto igual o mejor a un precio ms competitivo, o cuyas ofertas nos sirven para
negociar con nuestros proveedores habituales. Fundamental valorar su servicio posventa entre los
factores a considerar a la hora de hacer una seleccin.
Las necesidades: conocer perfectamente las necesidades de la empresa permite hacer una mejor
planificacin de la demanda, que se refleja en unas condiciones ptimas de la funcin de
aprovisionamiento al poder disfrutar de descuentos por grandes volmenes, ofertas especiales o
condiciones ms beneficiosas atendiendo a la periodicidad de compra.
Las posibilidades: probar nuevos productos, testar proveedores alternativos, distribuir volmenes
de compra entre distintas empresas puede aportarnos una gran ventaja y evita la dependencia
que sita al proveedor en una posicin de poder que en nada beneficia a nuestra empresa.
Un proveedor que desee trabajar con una empresa que disponga de un sistema de
homologacin de proveedores deber conseguir esta homologacin antes de poder
comenzar a suministrar sus productos o servicios.
El hecho de que un proveedor est homologado no supone que la empresa est obligada
a comprar sus productos; significa que la empresa puede comprarlos. La seleccin de los
proveedores a los que comprar en cada momento se realiza a travs del sistema de
evaluacin de proveedores.
Por qu motivos puede retrasarse una orden de compra