El Marco Jurdico de la Administracin de

Documentos en el Estado de Mxico

Mtro. Rodolfo Alanis Boyzo
Director de Administracin y Servicios Documentales

Junio de 2011
 Contenido

Ley de Documentos Administrativos e Histricos del Estado de

Mxico
Iniciativa de Ley para la Administracin
de Documentos del Estado de Mxico y Municipios
Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos del
Estado de Mxico y Municipios
Leyy de Transparencia
p y Acceso a la Informacin Pblica del
Estado de Mxico
Ley para el Uso de Medios Electrnicos del Estado de Mxico
Normas Administrativas para la Asignacin y Uso de Bienes y
S
Servicios de las Dependencias y Organismos
O Auxiliares del
Poder Ejecutivo Estatal
Dictamen 1618 de la Comisin Dictaminadora de Depuracin de
Documentos
Catlogo de Disposicin Documental
Lineamientos para la Transferencia de Expedientes de Trmite
Concluido al Archivo General del Poder Ejecutivo
 Ley de Documentos Administrativos e Histricos
del Estado de Mxico (24 de marzo de 1986)

Los documentos pblicos son un testimonio de la vida

cotidiana y trascendente de una sociedad.
Por ello, es necesario establecer normas que regulen
la produccin, organizacin y conservacin de los
documentos pblicos.
pblicos
Estos criterios y reflexiones forman el espritu de la
Ley de Documentos Administrativos e Histricos del
Estado de Mxico,
Mxico la cual protege el patrimonio
documental de la poblacin mexiquense y lo hace
accesible a toda la sociedad para que no sea
privilegio de unos cuantos hombres.
 Ley de Documentos Administrativos e Histricos
del Estado de Mxico

El marco jurdico que regula la administracin de

documentos en el Estado de Mxico,
Mxico es una
respuesta a la necesidad de mejorar los mecanismos
para la organizacin, conservacin, valoracin,
seleccin, uso y difusin de los documentos
existentes en las oficinas pblicas de los Poderes del
Estado y sus municipios y, por excepcin, en
posesin de los particulares.
As, la Ley de Documentos Administrativos e
Histricos del Estado de Mxico expedida el 24 de
marzo de 1986 y pionera
p en su tipo
p en nuestro pas,
p ,
est estructurada en seis captulos:
Capitulo Primero. Disposiciones Generales

Establece que la Ley es de orden pblico e inters

social, teniendo por objeto normar y regular la
administracin de los documentos administrativos
e histricos de los Poderes del Estado, municipios y
organismos auxiliares.
Introduce el concepto de documento
documento, para
i
involucrar
l a cualquier
l i material
t i l que d
de ttestimonio
ti i
de un hecho.
Define a los sujetos pblicos y privados en relacin
con la aplicacin de la Ley.
Ley
Establece la prohibicin para destruir los
documentos a menos que lo determine la instancia
facultado para ello y que los documentos
administrativos de importancia, debern ser
conservados por lo menos durante treinta aos.
Capitulo Segundo. De la Administracin de
Documentos de los Sujetos Pblicos

Se dan las bases de organizacin de la

administracin documental por medio de
archivos.
Se prev la existencia de archivos
administrativos y archivos histricos,
establecindose los sistemas de control y
apoyo tcnico para la clasificacin,
catalogacin,
g , conservacin,, reproduccin,
p ,
resguardo, valoracin y seleccin.
Tambin se posibilita la creacin de archivos
especializados de los Poderes del Estado,
Estado
municipios y organismos auxiliares.
Capitulo Tercero. Del Sistema Estatal de
Documentacin

Se crea un Sistema Estatal de

Documentacin, con el objeto de
establecer los mecanismos necesarios que
permitan a los sujetos pblicos a que
alude la Ley, organizar de la mejor forma
el funcionamiento de sus archivos
administrativos y la investigacin y
conservacin de documentos histricos.
Seala las atribuciones ms importantes
del Sistema, respecto del cual se
configuran las reglas comunes para todas
las unidades documentales del Estado.
Capitulo Cuarto. De la Organizacin del Sistema

Establece la creacin de un Comit Tcnico de

Documentacin, como responsable de la
ejecucin de las atribuciones del propio
Sistema.
Describe la manera en que se integrar el
Comit y establece las facultades y obligaciones
de cada uno de los integrantes.
Crea una Comisin Dictaminadora de
D
Depuracin
i de
d Documentos,
Documentos
D t cuyo objetivo
bj ti
principal es el que ningn documento sea
destruido sin un reflexivo anlisis, integrada por
especialistas y con la participacin
participacin, en todos los
casos, del rgano o unidad administrativa que
lo haya generado.
Capitulo Quinto. De las Unidades del Sistema
Estatal de Documentacin

Adems de los archivos (de trmite, concentracin,

histricos y especiales), prev la creacin de las Unidades
Auxiliares de la Documentacin, que son:
Los Centros de Documentacin,
Documentacin encargados de recopilar
documentacin especializada en las diversas materias de
l administracin
la d i i t i pblica,
bli para que llos servidores
id pblicos
bli
puedan tomar decisiones sustentas en informacin
fidedigna y actualizada.
Las Unidades de Correspondencia,
Correspondencia responsables de que la
circulacin de los documentos oficiales se lleve a cabo en
forma ordenada y con controles estrictos.
Las Unidades de Sistemas y Equipos Auxiliares de la
Documentacin, encargadas de la reproduccin de los
Documentacin
documentos para su conservacin o difusin.
Capitulo Sexto. De las Infracciones y Sanciones

Establece las infracciones en que puedan incurrir

tanto los servidores pblicos como los particulares y
las sanciones correspondientes.
Dispone que los documentos pblicos quedan fuera
del comercio y, por lo tanto, prohibida su
enajenacin, as como cualquier adaptacin,
modificacin,
difi i alteracin
lt i o sealamiento.
l i t
En lo que se refiere a las sanciones, se establecen
para los servidores pblicos, la amonestacin, la
suspensin
temporall ddell empleo
l o lla b
baja d
definitiva
f
y para los particulares multa de tres a quinientas
veces el salario mnimo vigente en la Capital del
Estado y la suspensin del acceso de los archivos
abiertos al pblico.
 Iniciativa de Ley para la Administracin
de Documentos del Estado de Mxico y Municipios
Ley de Documentos Administrativos
e Histricos del Estado de Mxico
Su objeto es restringido ya que slo considera
al documento en s mismo y no a su
administracin.
Se limita a considerar como documento, slo
a los administrativos e histricos que obran en
poder de los sujetos obligados .
A veinticinco aos de su aprobacin ya no
garantiza la adecuada organizacin y
conservacin del patrimonio documental.
Iniciativa de Ley para la Administracin
de Documentos del Estado de Mxico y Municipios
Es un ordenamiento jurdico moderno que
responde al desarrollo actual de la
administracin de documentos en el Estado de
Mxico.
Su objeto es la administracin de los
documentos y no slo el documento en s
mismo.
Incluye a todo tipo de documentos, generados
o recibidos por los sujetos obligados, lo que
permitir garantizar la conservacin del
patrimonio documental.
documental
Seala la obligacin para utilizar las
tecnologas de la informacin, como parte del
proceso modernizador de la administracin de
documentos.
Ampla y precisa el concepto de documento,
incluyendo cualquier tipo de soporte material
que contenga informacin textual, en lenguaje
natural o convencional, o cualquier otra
expresin grfica, sonora o en imagen que den
constancia de
d un h hecho
h
Garantiza de manera efectiva la adecuada
organizacin, control, custodia, consulta y
conservacin del patrimonio documental.
 Ley de Documentos Administrativos
e Histricos del Estado de Mxico
Contempla como sujetos obligados slo a los
Poderes del Estado, a los municipios y los
organismos auxiliares. No considera a los
tribunales administrativos, a los rganos
autnomos y a los organismos auxiliares
municipales.
Establece procedimientos limitados para la
organizacin del patrimonio documental.
Iniciativa de Ley para la Administracin
de Documentos del Estado de Mxico y Municipios
p
Seala como sujetos obligados a los Poderes
del Estado, los municipios, los tribunales
administrativos y los organismos auxiliares de
carcter estatal y municipal, lo que garantiza la
proteccin integral del patrimonio documental.
documental
Establece los procedimientos bsicos para el
control, resguardo, reproduccin, restauracin,
custodia, conservacin y transferencia de
documentos.
Adems de las reas documentales y auxiliares
de la documentacin que pueden crearse en las
unidades administrativas de los sujetos
obligados tambin seala el tipo de
obligados,
documentos que las integraran y sus
funciones.
Instituye la obligacin a los servidores pblicos
de inventariar y concentrar la documentacin
en llas reas
destinadas
d ti d para ello, ll lo
l que
garantiza su control, propiedad y utilidad
pblica.
 Ley de Documentos Administrativos Iniciativa de Ley para la Administracin
e Histricos del Estado de Mxico de Documentos del Estado de Mxico y Municipios
No contempla disposiciones especficas enfocadas Contempla que la reproduccin de los
a reducir la reproduccin innecesaria de documentos debe ser acorde al requerimiento
documentos. que su trmite determine.
Seala medidas para contrarrestar la
reproduccin innecesaria de documentos, a fin de
evitar gastos onerosos al erario pblico.
pblico
Dispone que la reproduccin de los documentos
en microfilm tendr el mismo valor que los
originales.
Establece un Sistema Estatal de Documentacin Indica las instancias que integran el Sistema
en ell que estn
integradas
i d todas
d las
l unidades
id d E
Estatalld
de DDocumentacin
i y precisa
i sus
documentales de los sujetos obligados, aunque objetivos.
sus objetivos son limitados.
Establece un Comit Tcnico de Documentacin, Refrenda la existencia del Comit Tcnico de
como rgano encargado de las atribuciones del Documentacin, y especifica sus funciones.
Sistema
Si Estatal
E l de
d DDocumentacin,
i pero no
especifica sus funciones.
Establece un rgano responsable de las tareas de Refrenda la existencia del rgano responsable de
depuracin documental, al que le asigna las tareas de valoracin y depuracin documental
funciones imprecisas que no tienen relacin con (Comisin de Valoracin y seleccin
l esencia
la i dde llos procesos d
de valoracin
l i y Documental),l) pero ampla
l y precisa
i sus
seleccin documental (Comisin Dictaminadora funciones. Asimismo desconcentra las funciones
de Depuracin de Documentos). de seleccin y eliminacin de documentos a
travs de subcomisiones que al respecto
establecern los sujetos obligados.
 Ley de Documentos Administrativos Iniciativa de Ley para la Administracin
e Hist
Histricos
icos del Estado de M
Mxico
ico de Doc
Documentos
mentos del Estado de M Mxico
ico y M
Municipios
nicipios
Las disposiciones de la Ley no estn vinculadas Est vinculada con las disposiciones en materia
con lo establecido en materia de transparencia de transparencia y acceso a la informacin
y acceso a la informacin pblica. pblica.
Es un ordenamiento jurdico obsoleto en la Confirma el inters gubernamental por
mayora de sus preceptos, por lo que en preservar y modernizar la administracin del
consecuencia no responde ya a la actualidad patrimonio documental del Estado de Mxico.
archivstica del Estado de Mxico.
Difcilmente p
podr impulsarse
p con esta base
jurdica, una modernizacin de la
administracin de documentos acorde a las
circunstancias y exigencias del actual
desarrollo del Estado de Mxico.
Al no haberse expedido el Reglamento de la
Ley, existe un vaco para normar aspectos
particulares de la administracin de
documentos, lo que ha limitado la
modernizacin de los procesos, principalmente
en materia de seleccin.
seleccin
 Normatividad complementaria

Ley de Responsabilidades de los Servidores

Pblicos del Estado de Mxico y Municipios
(11 de septiembre de 1990)

Estipula en su artculo 42, fraccin V,

V la
obligacin de todo servidor pblico de custodiar
y cuidar
id la
l documentacin
d t i e iinformacin
f i que por
razn de su empleo, cargo o comisin, conserve
bajo su cuidado o a la cual tenga acceso,
impidiendo o evitando el uso
uso, la sustraccin
sustraccin,
destruccin, ocultamiento o inutilizacin
indebidas de aqulla.
Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin
Pblica del Estado de Mxico (30 de marzo de 2004)

Tiene por objeto tutelar y garantizar a toda persona el

ejercicio
j i i ddell derecho
d h de
d acceso a la
l informacin
i f i pblica
bli y
proteger los datos personales que se encuentren en
posesin de los Sujetos Obligados.
Establece que el acceso a la informacin pblica ser
permanente y gratuito y que la expedicin de documentos,
grabaciones y reproducciones se sujetar, en su caso, al
pago de los derechos, productos y aprovechamientos
establecidos en la legislacin correspondiente.
correspondiente
Seala que la administracin y custodia de los archivos de
informacin pblica, se ajustar a lo establecido por la Ley
de Documentos Administrativos e Histricos del Estado de
Mxico.
Ley para el uso de medios electrnicos del
Estado de Mxico (3 de septiembre de 2010)

Regula el uso de los medios electrnicos en los

actos y procedimientos administrativos que
realicen los sujetos obligados por Ley Poderes del
Estado, Municipios, rganos Autnomos,
personas fsicas y jurdicas colectivas).
colectivas)
Reconoce la firma electrnica y el sello
electrnico y regula los procesos de certificacin
de lo
los mismos.
mi mo
Regula la gestin de trmites, servicios, procesos
administrativos, actos, comunicaciones y
procedimientos,
d realizados
l d a travs d de medios
d
electrnicos.
Normas Administrativas para la Asignacin y Uso de Bienes y
Servicios de las Dependencias y Organismos Auxiliares del
Poder Ejecutivo Estatal (24 de febrero de 2005)

Norma EIO-
EIO-021
Establece que los documentos generados o recibidos
por las dependencias y organismos auxiliares debern
organizarse
i conforme
f a las
l di
disposiciones
i i aplicables
li bl en
la materia.

Norma IEO-
IEO-022
Seala que la documentacin de trmite concluido,
generada o recibida por las dependencias, deber ser
concentrada, previa autorizacin, en el Archivo General
del Poder Ejecutivo para su control y preservacin.
preservacin En el
caso de los organismos auxiliares y autnomos, stos
debern integrar sus propios archivos de concentracin.
Dictamen 1618 de la Comisin Dictaminadora
de Depuracin de Documentos (15 de
octubre de 1998)

Establece las normas, polticas y

procedimientos para llevar a cabo la
seleccin
l i preliminar
li i y final
fi l dde los
l
expedientes de trmite concluido existentes
en las unidades administrativas de los
Poderes
d d
dell Estado
d ydde llos municipios.
Catlogo de Disposicin Documental (1993-1999)
(1993 1999)

Es el instrumento normativo que regula el

volumen de documentos existentes en los
archivos de trmite y permite conocer los
tiempos de su transferencia al archivo de
co ce ac , conservar
concentracin, co se a los
os de informacin
o ac
relevante para integrarlos al archivo histrico y
propiciar la eliminacin de los de nulo valor
informativo.
Regula los tiempos de conservacin de los
documentos expedientables existentes en las
unidades administrativas a lo largo de su ciclo
de vida.
Lineamientos para la transferencia de
expedientes de trmite concluido al Archivo
General del Poder Ejecutivo (julio de 2010)

Constituyen el marco normativo y de referencia

para homologar, precisar y clarificar las fases del
proceso de organizacin de los expedientes de
trmite concluido que las dependencias deben
transferir al Archivo General del Poder Ejecutivo.