Manejo herramientas Microsoft Office:

MICROSOFT WORD

Material de formacin 3
COMBINACIN DE
CORRESPONDENCIA
 Combinacin de Correspondencia
MATERIAL DE FORMACIN 3

Contenidos Pg.
INTRODUCCIN 2

MAPA CONCEPTUAL 3
Qu es la combinacin de correspondencia? 4
Elementos necesarios para combinar correspondencia 4
a.Documento Principal 4
b.Origen de Datos 4
Procedimiento general para combinar correspondencia 4
Procedimiento para combinar una carta 5
Procedimiento para combinar un sobre o etiqueta con un
origen de datos existente 10

Glosario 13
BIBLIOGRAFA 14
CREATIVE COMMONS 15
CRDITOS DEL PROGRAMA 16

FAVA - Formacin en Ambientes Virtuales de Aprendizaje SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 1

 INTRODUCCIN
Cuando se desea enviar informacin
idntica a mltiples destinatarios,
usualmente esta informacin se
copia y se pega n-veces en un mismo
documento, esta situacin hace que el
documento se vuelva pesado, adems
es ms complicado al momento de
buscar destinatarios especficos.
Ahora se contextualizar este evento,
imagine una carta para 100 destinatarios
con sus respectivos sobres debidamente
diligenciados; el procedimiento
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elemental, realizar el documento copiar y
pegar este mismo 100 veces e ir haciendo
cambios de informacin copia tras copia
100 veces, a este nivel el proceso es
un poco dispendioso, ahora smele
consultar algn destinatario especifico y
por ltimo hacer los respectivos sobres,
en este momento cuando se complica
la situacin. Revisando este caso, los
creadores de Word integraron el proceso
ms sencillo de manejo de bases de
datos y consultas especficas a Word,
logrando hacer ms verstil y productiva
esta herramienta.
2
 Combinacin de correspondencia
Contiene

El La
Qu es la combinacin Combinar
de correspondencia? correspondencia

Y Para
Elementos necesarios para
combinar correspondencia
Cartas Sobres Etiquetas Crear masivos

Documento principal Origen de datos

 Qu es la combinacin de
correspondencia?
La combinacin de correspondencia
es el procedimiento que le permite al
usuario de Word, agilizar los procesos
documentales que giran en torno a una
oficina cuando se maneja volumen de
informacin relacionada con cartas,
etiquetas y correos masivos idnticos.
Se habla de documento idnticos en su
estructura, pues los cambios textuales
se realizan de manera automtica y
precisa utilizando la integracin de las
bases de datos.
Elementos necesarios para
combinar correspondencia
Todo procedimiento ofimtico requiere
unos protocolos, que garantizan el buen
funcionamiento de su requerimiento,
la combinacin de correspondencia no
es la excepcin, por eso se recomienda
realizarlo de forma atenta y precisa.
A continuacin, se identificarn
los elementos fundamentales del
protocolo de creacin de un documento
combinado.
a. Documento Principal:
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a. Abrir o crear un documento principal
Este parte se refiere a la construccin
o ubicacin en los archivos de la carta,
sobre o correo masivo que se utilizar
para combinar, este documento se
llamar Documento Principal, parte
fundamental, base del procedimiento.
b. Origen de Datos:
Consiste en crear una lista o seleccionar
de una preexistente, atributos que
almacenen informacin del documento
susceptible a cambios en el momento
momento de combinar el documento
principal y el origen de datos, tales como:
(Nombre, Apellido, Titulo, Profesin),
entre otros, estos campos se ubican en
diferentes partes del documento que
se pretenden cambiar al momento de
ejecutar el procedimiento, a esta lista se
le denomina Origen de Datos o Lista de
destinatarios.
Procedimiento General para
combinar correspondencia
El procedimiento de combinar es idntico
para cada uno de los documentos que
se pretendan combinar como: cartas,
sobres, etiquetas o correos masivos.
SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje
de combinacin, el original de trabajo
puede ser carta, etiqueta, sobre y/o
correo.
b. Identificar los campos o textos del
documento que se desean modificar
al momento de combinar.
c. Colocar nombres representativos
a estas palabras dentro de una
lista, que se denominar lista de
destinatarios.
d. Crear la lista de destinatarios es
equivalente a tener un archivo
contenedor donde se guardan todos
los datos identificados por Nombre
de campos que se utilizarn para
modificar el documento principal
tantas veces como registros
almacenados se tengan, un ejemplo
es el siguiente: El campo se llama
Nombre y los datos son (Pedro,
Juan, Camilo), otro campo puede ser
Apellido y sus datos (Prez, Ortiz,
Campos), como Nombre y Apellido
son los campos, estos se almacenan
en un archivo que se identificar
como el Origen de datos o lista de
destinatario. Este origen que se
tiene como ejemplo contiene tres
registros, que equivale a las veces
que se combinar y cambiar el
documento principal.
e. Insertar los campos de combinacin
4
 en el documento original, reemplazando los textos
originales para evitar duplicidad.
f. Realizar una vista previa de los resultados de la
combinacin.
g. Finalizar el proceso, combinando toda la lista de
destinatarios.
Ahora identifique las palabras dentro del documento que
sirven para el proceso de combinacin o las palabras que al
cambiar la carta de destinatario cambiaran como lo dice el
enunciado (b), a cada palabra le coloca un nombre que agrupe
sus contenidos, en este caso se identificar con color rojo. (Ver
Material complementario 2 Modelo de la carta combinacin).

Procedimiento para combinar una carta Figura 2

Parta de este ejemplo para realizar el ejercicio con una

carta; En la institucin educativa donde labora, todos los
estudiantes de ltimo grado deben realizar una pasanta
en alguna empresa de la regin, el modelo de carta es el
mismo para todas las empresas. Con la informacin anterior
proceda a realizar el primer punto identificado como (a) en
el ttulo anterior, que es crear el documento principal para el
caso la carta. (Ver Material complementario 1 Modelo de la
carta).

Figura 1

Fuente: SENA Fuente: SENA

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Las palabras que seleccione las agrupar en nombres de No olvidar que la carta est totalmente creada, pues este
campo o generales as: procedimiento se toma como documento principal el
documento actual que es la carta. Ahora proceda a dar clic en
Nombre de Campo Palabra de la Carta o Dato el elemento Seleccionar Destinatarios y de su lista la opcin
Ttulo Doctor crear una nueva lista, situacin que se muestra en pantalla el
cuadro de dialogo Nueva Lista de Direcciones (ver Imagen 4).
Primer Nombre Juan
Segundo Nombre Camilo
Figura 4
Apellidos Ochoa
Cargo Gerente
Empresa Empresa de Telecomunicaciones de Ibagu
Direccin Calle 76 # 7-14 Barrio La Estancia
Nombre Estudiante Briguitte Beltrn Londoo

Ahora proceda a crear la lista de destinatarios. Para esto,

vaya a la cinta de opciones Correspondencia, ficha iniciar
combinacin de correspondencia, seleccione el elemento
del mismo nombre y de la lista seleccione la primera opcin
Cartas (ver figura 3).

Figura 3
Fuente: SENA

En este punto encontrar, en la parte superior, unos Nombres

que aparecen por defecto como: Tratamiento, Nombre,
Apellidos entre otros, los cuales modificar para dejar los que
hizo en el segundo paso. Para eso d clic en la opcin de la
parte inferior Personalizar Columnas (ver figura 5 ).

Fuente: SENA

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 Figura 5 Se recomienda eliminar los nombres de campo que no se
utilicen y crear los nombres de campo, segn la lista creada
en el punto (b), luego de clic en Aceptar.

Figura 7

Fuente: SENA

Fuente: SENA
Este procedimiento muestra un nuevo cuadro de dilogo
llamado personalizar la lista de direcciones donde encontrar
Verifique los listados y d clic en aceptar, luego Ingrese los
a mano izquierda los nombres de campo que agrupan datos
datos de todos los destinatarios, al finalizar d clic en Guardar,
y a mano derecha las opciones de agregar, eliminar y cambiar
procedimiento que pedir guardar en una ubicacin la lista
nombre.
de direcciones con los datos que utilizar al momento de
combinar.
Figura 6
Figura 8

Fuente: SENA Fuente: SENA

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Ahora vaya a la carta de ejemplo y cambie los datos que utiliz
para combinar por los campos que tienen la informacin
almacenada en la base de datos dando clic en la ficha Escribir e
insertar campos en el elemento Insertar campos combinados,
procedimiento que listar los nombres de los campos creados,
los cuales reemplazar por los datos escritos inicialmente as:
Figura 9
Fuente: SENA
Inicie con el primer dato de la carta original, el cual borr y
reemplaz por el primer campo de la lista
Figura 10
Fuente: SENA
FAVA - Formacin en Ambientes Virtuales de Aprendizaje
De esta manera inserte los campos de combinacin, para
finalizar la combinacin de correspondencia de manera
adecuada d clic en la Ficha Vista previa de resultados, en el
elemento Vista previa de resultados y utilizando los botones
de adelantar o retroceder, revise todos los destinatarios.
Figura 11
Fuente: SENA
Termine la combinacin de correspondencia dando clic en la
ficha finalizacin, en el elemento finalizar y combinar, del cual
elegir la opcin ms acorde al requerimiento, por ejemplo,
ver todos los documentos o imprimir de una vez toda la
combinacin.
Figura 12
Fuente: SENA
SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 8
De esta manera finaliza el proceso de combinacin. Figura 15
Tambin puede realizar la combinacin de correspondencia
utilizando el asistente paso a paso como se muestra a
continuacin.
Figura 13

Fuente: SENA
Fuente: SENA
Iniciar el documento
Iniciar el documento.
Figura 14 Figura 16

Fuente: SENA
Fuente: SENA

FAVA - Formacin en Ambientes Virtuales de Aprendizaje SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 9

Crear nueva lista de direcciones. Procedimiento para combinar un sobre o
etiqueta con un origen de datos existente
Figura 17
Un sobre es el contenedor de una carta, para el ejemplo que
se est utilizando, cree los sobres, con el mismo origen de
datos. Para iniciar, cree el sobre modelo, primero vaya a la
cinta correspondencia, seleccione la ficha crear y luego clic
en el elemento Sobres. En los datos del remitente digite
los datos de quien firma la carta y en la opcin direccin se
seleccionarn los datos de los destinatarios de la lista u origen
de datos. (Ver Material complementario 3 Modelo de sobres).

Figura 19

Fuente: SENA

Figura 18

Fuente: SENA

Los datos del destinatario son los datos de quien recibe el

documento o la carta, en este caso los encuentra en la lista de
destinatarios u origen de datos creados cuando cre la carta
de ejemplo, para poder utilizarlos inicie el origen de datos
Fuente: SENA existente as:

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 Figura 20 Ahora utilice los campos que guard en el origen de datos
para el proceso de combinacin de correspondencia en los
sobres.

Nombre de Campo Palabra de la Carta o Dato

Ttulo Doctor
Primer Nombre Juan
Segundo Nombre Camilo
Apellidos Ochoa
Cargo Gerente
Empresa Empresa de Telecomunicaciones de Ibagu
Direccin Calle 76 # 7-14 Barrio La Estancia
Nombre Estudiante Briguitte Beltrn Londoo
Fuente: SENA
Ahora proceda a insertar los nombres de campo de la lista de
Busque el archivo de base de datos creado con anterioridad. destinatarios a el espacio para destinatarios.
Figura 21 Figura 22

Fuente: SENA Fuente: SENA

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Para finalizar, vaya de nuevo a la ficha vista previa de resultados,
en el elemento de su mismo nombre, luego clic en la ficha
Finalizar y clic en el elemento finalizar y combinar, dando por
terminado el proceso de combinacin de sobres utilizando
una lista de direcciones o datos existente.

Figura 23

Fuente: SENA

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 Campo: Conjunto de cdigos
que indican a Word que inserte
automticamente texto, grficos,
nmeros de pgina y otros elementos
en un documento.

Combinar: Unir, mezclar cosas

diversas de forma que compongan una
sola.

Dato: Informacin amplia o concreta

que permite una deduccin o
conocimiento exacto.

Documento: Escrito que ilustra o

informa acerca de un hecho.

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Centro de Capacitacin Informtica. Definicin campo. Consultado el 7 de noviem-
bre de 2016, en http://asp3.anep.edu.uy/capinfO/Material/Word/Wor_cap17.pdf

Wordreference. (2016). Definicin combinar. Consultado el 7 de noviembre de 2016,

en http://www.wordreference.com/definicion/combinar

Wordreference. (2016). Definicin datos. Consultado el 7 de noviembre de 2016, en

http://www.wordreference.com/definicion/datos

Wordreference. (2016). Definicin documento. Consultado el 7 de noviembre de

2016, en http://www.wordreference.com/definicion/documento
 PROGRAMA Manejo Herramientas Microsoft Office:
Microsoft Word
NOMBRE DEL OBJETO Combinacin de correspondencia
EXPERTO TEMTICO Diana Roco Possos Beltrn
DISEADORES GRFICOS Caren Xiomara Carvajal Prez
Luis Guillermo Roberto Bez
Luis Carlos Reyes Parada
GESTORAS DE REPOSITORIO Nancy Astrid Barn Lpez
Milady Tatiana Villamil Castellanos
PROGRAMADORES Nilda Ins Camargo Suescn
Fredy Velandia Figueroa
Wolfran Alirio Pinzn Murillo
GUIONISTA Y PRODUCTOR DE MEDIOS AUDIOVISUALES Jheison Edimer Muoz Ramrez
GUIONISTA Adriana Carolina Acosta Caycedo
ASESORAS PEDAGGICAS Kennia Andrea Pea Barrera
Janet Lucia Villalba Triana
LDER DE L A LNEA DE PRODUCCIN Zulma Yurany Vianch Rodrguez