Institucin Educativa Pblica Bsica Regular

Agropecuario N 110
Yurimaguas Operador de Computadoras

TEMA: CMO CREAR UNA TABLA Y DAR FORMATO EN EXCEL

Las tablas en Excel son un objeto especial en las hojas de clculo ya que nos ayudarn a organizar y visualizar
nuestros datos de manera amigable. Adems, una vez creada la tabla de Excel, podremos ordenar y filtrar los datos
fcilmente.

Muchos usuarios de Excel consideran una tabla a cualquier rango que tenga datos estructurados y cuyas celdas
tengan un estilo y vista diferente.

Sin embargo, una tabla de Excel no es solamente un rango de celdas con datos bien organizados. Una tabla en Excel
es un objeto especial que ha sido creado con alguno de los comandos disponibles, como el comando Tabla que est
ubicado en la ficha Insertar, dentro del grupo Tablas.

Este comando da un formato especial a un rango de celdas y adems inserta automticamente los filtros sobre cada
una de las columnas. Este comando es el que convierte un rango normal de celdas en una tabla.

Preparacin de los datos

Antes de crear una tabla en Excel debemos tomar en cuenta algunas recomendaciones:

Los datos deben estar organizados en filas y columnas.

La primera fila debe utilizarse para los encabezados de columna es decir, una descripcin muy corta de los
datos contenidos en la columna.
Cada columna debe tener el mismo tipo de dato: texto, nmero, fecha, moneda, etc.
Cada fila tendr los detalles de un solo registro, por ejemplo: un empleado, un artculo, una orden de compra.
Los datos no deben contener filas o columnas en blanco.

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Una vez que hemos revisado que nuestros datos cumplen con estas condiciones, estaremos listos para crear
una tabla en Excel. Por ejemplo, la siguiente imagen muestra los datos de ejemplo antes de iniciar con la
creacin de la tabla.

Crear y dar formatouna tabla en Excel.- Parar crear una tabla en Excel debes seleccionar cualquiera de
las celdas del rango de datos y pulsar el comando Insertar > Tabla y de inmediato Excel identificar el
rango que contiene los datos:

Si por alguna razn, el rango reconocido por Excel no concuerda con tu rango de datos, es el momento adecuado para hacer la
modificacin a dicha referencia.

Si Excel detecta una fila de encabezados en los datos, se mostrar seleccionada la opcin La tabla tiene encabezados. De igual
manera, debers confirmar que tus datos tienen una fila de encabezados. Al pulsar el botn Aceptar, habrs creado una tabla en
Excel.

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Excel aplicar un estilo de tabla predeterminado, que para este ejemplo es ese color azul de fondo que se ha colocado de manera
alterna en cada una de las filas. Adems, los encabezados tienen un estilo diferente e incluyen los botones de flecha que nos
permitirn ordenar los datos o aplicar un filtro.

Las tablas en Excel siempre requieren que la primera fila de los datos sean los encabezados de columna y en caso de que no tengas
encabezados, se insertarn nombres genricos como Columna1, Columna2, Columna3, etc. Por ejemplo, la siguiente imagen
muestra una tabla que ha sido creada con los mismos datos de ejemplo pero que no tenan la fila de encabezados.

Al detectar la falta de una fila de encabezados, Excel insertar una fila con nombres genricos de manera que haya espacio para
colocar las flechas para los filtros de la tabla.

Crear una tabla en Excel con estilo.- El comando Tabla que est en la ficha Insertar y que utilizamos en la seccin anterior, crear
una tabla de Excel con un estilo predeterminado. Sin embargo, es posible crear una tabla con un estilo de nuestra eleccin y para
eso utilizaremos un botn de comando diferente.

De igual manera debers seleccionar una celda de los datos y en seguida ir a la ficha Inicio y dentro del grupo Estilos debers
pulsar el botn Dar formato como tabla. Esto abrir un men con los estilos de tablas disponibles y de los cuales debers elegir
alguno.

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Una vez que hayas hecho la eleccin de un estilo, se mostrar el cuadro de dilogo Dar formato como tabla el cual nos
mostrar el rango de datos detectado por Excel y al hacer clic en el botn Aceptar habremos terminado de crear una
tabla en Excel con el estilo de nuestra eleccin.

Para cambiar el estilo de una tabla, debers seleccionar cualquiera de sus celdas e ir a la ficha Herramientas de
tabla > Diseo y dentro del grupo Estilos de tabla elegir algn estilo diferente.

De igual manera, si quieres eliminar el estilo pero conservar la funcionalidad de la tabla, debers ir a Herramientas de
tabla > Diseo, abrir el men de la seccin Estilo de tabla y elegir la opcin Borrar tal como se muestra en la siguiente
imagen.

El nombre de una tabla en Excel

Como lo mencion al inicio de este artculo, las tablas en Excel son objetos que pueden ser identificados y utilizados
en un libro de Excel. Por esta razn, al momento de crear una tabla, se le asignar un nombre nico automticamente.

De manera predeterminada, Excel colocar un nombre de tabla como Tabla1, Tabla2, Tabla3, etc. Una manera de
conocer las tablas que contiene nuestro libro es haciendo clic en la flecha que aparece en el cuadro de nombres el cual
est ubicado a la izquierda de la barra de frmulas. Por ejemplo, la siguiente imagen indica que el libro actual tiene una
tabla llamada Tabla1.

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Otra alternativa que tenemos para conocer el nombre de las tablas de nuestro libro es desde la
ficha Frmulas> Administrador de nombres. Al hacer clic se mostrar un cuadro de dilogo con la lista de rangos
nombrados de nuestro libro as como las tablas existentes.

El cuadro de dilogo Administrador de nombres nos dar mucha ms informacin sobre las tablas de nuestro libro ya
que podremos ver su nombre as como el rango de datos al cual hace referencia cada tabla. Si seleccionamos alguna de
ellas y pulsamos el botn Editar podremos cambiar el nombre de la tabla para colocar alguno de nuestra preferencia.

Otra manera de editar el nombre de una tabla es seleccionando cualquiera de sus celdas y posteriormente ir a la
ficha Herramientas de tabla > Diseo y en el extremo izquierdo encontrars un cuadro de texto con el nombre de la
tabla.

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Puedes editar el nombre mostrado en el cuadro de texto y al pulsar la tecla Entrar habrs modificado su nombre.
El nombre de una tabla es importante para poder crear referencias hacia ella desde nuestras frmulas utilizando un tipo de referencia
especial conocidas como referencias estructuradas. Adems, podremos utilizar ese nombre de tabla en caso de querer manipularla
desde cdigo VBA.
Ordenar y filtrar una tabla de Excel.-Al hacer clic en las flechas de filtro de una tabla se mostrarn las opciones para ordenar y
filtrar los datos. La primera seccin es exclusiva para las opciones de ordenacin.

Con estas opciones podrs ordenar de manera ascendente o descendente dependiendo de la columna que se haya
seleccionado. Por el contrario, las opciones inferiores se refieren a los filtros que podemos aplicar a los datos de la tabla

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Dependiendo del tipo de dato que contenga la columna se mostrar una opcin de filtrado diferente. Por ejemplo, en la
imagen anterior se muestra la opcin Filtros de nmero porque Excel ha detectado que la columna contiene valores
numricos. Pero al pulsar la flecha de filtro para una columna que contiene cadenas de texto, Excel mostrar la
opcin Filtros de texto tal como se muestra en la siguiente imagen.

Cada una de las opciones de filtrado nos permitir crear el criterio que debern cumplir aquellos registros que sern
mostrados en la tabla. Otra opcin de filtrado, que es ampliamente utilizada, son los cuadros de seleccin que se
muestran debajo del cuadro Buscar.

Excel crea una lista de valores nicos de los datos de la columna y los coloca al lado de una caja de seleccin. Si se
remueve la seleccin de alguna de las cajas, entonces todos los registros que tengan dicho valor dejarn de mostrarse.

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Por ejemplo, la siguiente imagen muestra el resultado de haber seleccionado solamente la opcin Finanzas en el filtro
de la columna Departamento de nuestros datos de ejemplo.

Observa que la flecha de la columna Departamento ha cambiado su apariencia para indicarnos que dicha columna tiene
un filtro aplicado. Para remover la aplicacin del filtro sobre una columna, debers hacer clic sobre la flecha de filtro
y elegir la opcin Borrar filtro.

Si quieres borrar los filtros de todas las columnas al mismo tiempo, puedes elegir la tabla e ir a la ficha Datos > Ordenar
y filtrar y pulsar el botn Borrar. Este comando tambin lo puedes encontrar en la ficha Inicio > Modificar > Ordenar
y filtrar.

Para conocer ms sobre los filtros puedes leer el artculo Filtros en Excel.

Remover filtros de una tabla

Aunque los filtros son una de las caractersticas ms tiles de las tablas de Excel, es probable que en algunas ocasiones
quieras remover los filtros. Para hacer dicha modificacin sin afectar el resto de la funcionalidad de una tabla, debers
seleccionar cualquiera de sus celdas e ir a la ficha Datos > Ordenar y Filtrar y pulsar el botn Filtro lo cual activar o
desactivar los filtros en una tabla de Excel.

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Eliminar tabla sin afectar datos

Si por alguna razn necesitas eliminar la tabla de Excel pero dejar intactos los datos, entonces debes seleccionar una
celda de la tabla e ir a la ficha Herramientas de tabla > Diseo y pulsar el botn de comando Convertir en rango que se
encuentra dentro del grupo Herramientas.

Se mostrar un cuadro de confirmacin de Excel preguntando si deseas convertir la tabla en un rango normal. Al pulsar
el botn S se eliminar la definicin de la tabla pero los datos permanecern en la hoja.

Si la tabla original tena un estilo, entonces las celdas del rango permanecern con dicho estilo. Para removerlo puedes
seleccionar el rango de celdas y en la ficha Inicio > Modificar abrir el men del botn Borrar y elegir la opcin Borrar
formatos.

Las tablas en Excel son una funcionalidad que traer grandes beneficios al analizar tus datos. Es una buena idea el
considerar crear tablas en Excel que nos permitirn acceder fcilmente a la informacin y utilizarlas como fuente de
datos para otros objetos en Excel.

Si quieres leer algunas caractersticas importantes de las tablas de Excel, te recomiendo leer el artculo Tablas en
Excel donde podrs identificar algunos beneficios adicionales de las tablas.

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Tema: Ordenar y filtrar datos en Excel 2013

Cada encabezado de columna de una tabla en Excel tiene un botn de flecha en su extremo derecho el cual es
conocido como el botn de filtro y cuando hacemos clic sobre l se muestran diferentes opciones para ordenar y
filtrar datos en Excel.

Ordenar una tabla en Excel

Al pulsar el botn de filtro en el encabezado de una columna veremos algunas opciones de ordenacin de datos. Al
aplicar un criterio de ordenacin a una tabla de Excel las filas se reorganizarn de acuerdo al contenido de la columna
por la cual estamos ordenando. Si la columna contiene datos de tipo texto, entonces podremos ordenar los valores de
A a Z (alfabticamente) o de Z a A.

Por el contrario, si la columna contiene datos numricos, entonces podremos ordenar de menor a mayor o tambin
podremos hacerlo de mayor a menor. En el caso de que tengamos fechas podremos ordenar de ms antiguo a ms
reciente o viceversa.

Otra opcin de ordenacin que nos da Excel es la de ordenar por color y eso har que las celdas se ordenen de
acuerdo al color de fondo de las celdas. Esta opcin es relevante solamente cuando hemos aplicado algn formato
condicional a las celdas para modificar su color de fondo o el color de la fuente.

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Mltiples criterios de ordenacin.- Es posible ordenar una tabla indicando diferentes criterios de ordenacin. Por ejemplo, es
posible ordenar los datos primero por fecha, despus por pas y posteriormente por regin. Para lograr este tipo de ordenacin
haremos uso del comando Inicio > Ordenar y filtrar > Orden personalizado lo cual mostrar el siguiente cuadro de dilogo:

La parte superior del cuadro de dilogo Ordenar contiene botones que nos permiten establecer mltiples niveles de ordenacin. A
continuacin explico cada uno de esos botones:

Agregar nivel: Nos permite agregar un nuevo nivel de ordenacin.

Eliminar nivel: Si ya no deseamos que se aplique un criterio de ordenacin podemos eliminarlo de la lista.
Copiar nivel: Hace una copia del nivel seleccionado.
Flechas arriba y abajo: Nos permiten mover los niveles de ordenacin hacia arriba o hacia abajo para establecer un orden
preferido.
Opciones: Con este botn podemos indicar si la ordenacin de datos va a distinguir entre maysculas y minsculas.

La ordenacin de los datos se har comenzando por el nivel superior y hacia abajo tomando en cuenta tanto la columna como el
criterio de ordenacin especificado en cada nivel.

Filtrar datos en una tabla de Excel.- Cuando hablamos de filtrar datos en una tabla de Excel nos referimos a desplegar
solamente aquellas filas que cumplen con los criterios especificados. Los datos de la tabla no son eliminados ni alterados sino que
solamente se ocultan a la vista. Las opciones de filtrado se muestran tambin al pulsar el botn de flecha que se encuentra al lado
de los encabezados de columna.

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En la imagen anterior observamos las opciones de filtrado que Excel provee cuando la columna tiene datos de tipo texto. La
opcin Filtros de texto muestra varias opciones a elegir como Es igual a, Comienza por, Contiene, etc. Cualquiera de estas
opciones mostrar el cuadro de dilogo Autofiltro personalizado que nos permitir indicar el detalle del filtro que deseamos
aplicar.

En este cuadro de dilogo podemos especificar dos condiciones para una misma columna y elegir si deseamos que se cumplan
ambas o solamente una de ellas. Al hacer clic en el botn Aceptar se aplicar el filtro a los datos.

En la parte inferior del men de filtrado observamos una lista de los valores nicos de la columna y cada opcin tiene a su lado
una caja de seleccin que podemos marcar o desmarcar indicando si deseamos ver u ocultar aquellas filas que contienen dicho
valor. Si la lista tiene tantos valores nicos que se nos dificulta encontrar la opcin que necesitamos, entonces podemos utilizar el
cuadro de bsqueda de manera que podamos encontrar los valores adecuados y seleccionarlos.

Filtros de nmeros y fecha.- En la seccin anterior revisamos los Filtros de texto que provee Excel, pero las opciones que se
muestran cuando el tipo de datos es un nmero o una fecha sern diferentes. Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar
las opciones de Filtros de fecha.

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Excel reconoce el tipo de dato contenido en una columna y muestra los criterios de filtrado correspondientes. En la
siguiente imagen puedes observar las opciones de Filtros de nmero:

Algunas de las opciones de filtros mostrarn el cuadro de dilogo Autofiltro personalizado para permitirnos indicar el detalle del
criterio de filtrado a aplicar, pero otras opciones como el filtro de fecha Hoy se aplicar de inmediato sobre los datos. Lo mismo
suceder con el filtro de nmero Diez mejores que no necesita de ningn parmetro adicional y se aplicar de inmediato sobre la
columna.

Quitar el filtro de una tabla.- Una vez que hemos aplicado un filtro en una columna, el icono del botn de filtro cambiar su
apariencia para indicarnos que dicha columna tiene un filtro aplicado. Para quitar un filtro de una tabla de Excel tenemos dos
opciones:

Hacer clic sobre el botn de filtro y seleccionar la opcin Borrar filtro de y se eliminar el filtro de dicha columna.
Si queremos borrar con un solo clic todos los filtros aplicados a una tabla entonces debemos ir a Inicio > Modificar >
Ordenar y filtrar > Borrar.

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Una vez eliminado, la apariencia del botn de filtro se volver a mostrar como una flecha hacia abajo.

Filtrar por segmentacin de datos

Excel 2013 nos permite filtrar datos de una tabla utilizando la segmentacin de datos. Este mtodo no es muy
utilizado porque requiere de espacio adicional en pantalla pero es importante que conozcas su uso en caso de que
llegues a encontrar una tabla con este tipo de funcionalidad. Para agregar la segmentacin de datos debemos
seleccionar una celda de la tabla e ir a Herramientas de tabla > Diseo > Herramientas > Insertar segmentacin de
datos. Se mostrar un cuadro de dilogo con las columnas de nuestra tabla:

En este ejemplo he seleccionado la columna Pas y al pulsar el botn Aceptar se insertar en la hoja de Excel un panel con las
opciones de segmentacin de datos para la columna previamente seleccionada:

Al hacer clic en cualquiera de las opciones del panel se aplicar el filtro correspondiente sobre la tabla. Para seleccionar varias opciones del panel
debemos mantener pulsada la tecla Ctrl mientras hacemos clic con el ratn sobre ellas. Para remover el filtro de una columna debemos pulsar el
botn que aparece en la esquina superior derecha del panel de segmentacin de datos correspondiente.

De esta manera podemos agregar tantos paneles como columnas tengamos en nuestra tabla y aplicar filtros sobre los datos con solo un clic. Una
ventaja de utilizar la segmentacin de datos es que tendemos una ayuda visual para conocer rpidamente los filtros que estn siendo aplicados a
la tabla. Para eliminar los paneles de segmentacin de datos debes hacer clic sobre su borde y pulsar la tecla Suprimir o hacer clic derecho sobre
el panel y seleccionar la opcin Quitar.

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TEMA: CREAR Y DAR FORMATO A LAS TABLAS

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Grupo estilo ( dar formato como tabla)

Seleccionamos cualquiera de los estilos

Luego pones aceptar.

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