MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Introduccin

Cuando se trata de productos que son para el cuidado de la piel hay que elegir las
fragancias que sean adecuadas. Los jabones de La Tienda del Jabn, C.A. sirven para la
higiene y el cuidado de la piel, ya que nuestro producto, adems de ofrecer aromas y
formas anatmicas naturales, tambin les otorga un alto contenido de vitaminas,
hierbas, minerales y otros componentes antibacteriales e hipoalergnicos que los hacen
frescos y dermatolgicamente apropiados para el uso en todo tipo de pieles.
La implementacin de tecnologas de punta, junto con un cuidadoso estudio en nuestros
laboratorios, ha dado como resultado fabulosas recetas que mezclan lo mejor de las
fragancias naturales combinadas con las mejores hierbas aromticas y los componentes
qumicos antibacterianos ms efectivos para el buen cuidado de la piel.
Por ello, estamos seguros de fabricar los mejores jabones que adems, cuidan nuestro
ambiente porque son biodegradables.
Este Manual de Procedimientos servir entonces, para reglamentar las operaciones
funcionales, operativas y administrativas de la empresa con la finalidad de que todas las
actividades realizadas en ella siempre se efecten de la misma manera y que la
obtencin del producto se mantenga bajo los parmetros de calidad que estn
expresados en nuestros estatutos.
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MISIN
Elaborar jabones de placer (artesanales, decorativos y cosmetlogos) que satisfagan las
necesidades y expectativas de nuestros clientes, manteniendo altos estndares de
calidad y creando productos biodegradables que conserven el ambiente.

VISIN
La Tienda del Jabn, C.A. est visualizada para obtener la clave de la elaboracin de los
mejores jabones artesanales y los ms naturales, para que nuestros clientes sepan
diferenciar la calidad y variedad de nuestros productos. A medida que nuestra
produccin se extienda se tiene previsto producir nuevas formas y fragancias para lograr
ventas a mayor escala y as obtener altas ganancias.

VALORES:
Integridad:
Honestidad y honradez son esenciales en la manera de desarrollar nuestro negocio y de
relacionarnos con nuestros clientes, seremos una empresa que cumplir con lo que
diremos y actuaremos con nuestro cdigo de tica.
Satisfaccin del cliente:
La satisfaccin del cliente es la fuente de beneficios para el empleado, accionista,
proveedor y la comunidad. Superaremos las expectativas del cliente a travs de las
continuas mejoras en calidad, servicio, productividad y plazos de entrega.
Innovacin:
Buscaremos mejorar e innovar continuamente en todos los elementos de nuestro
negocio, creando nuevas imgenes y aromas.
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POLTICA DE CALIDAD
La Tienda del Jabn, C.A. establece el compromiso de fabricar y comercializar jabones
artesanales elaborados bajo las ms estrictas normas y garantizando la alta calidad de
los mismos, con la finalidad de satisfacer plenamente las necesidades de sus clientes y
usando materias primas naturales que sean biodegradables y no perjudiciales para el
ambiente.

OBJETIVO GENERAL:
La fabricacin y venta de jabones artesanales y decorativos para todo gusto, los cuales
van dirigidos para todo pblico en general.

OBJETIVO ESPECIFICO:
Deseamos abarcar el mercado regional, ser reconocidos por todo el pblico, crear
fuentes de empleo, satisfacer las necesidades de nuestros clientes y amigos, y expandir
nuestro excelente producto para obtener altas ganancias a mediano y largo plazo
reinvirtiendo continuamente el capital en para contribuir con el crecimiento sostenido
de la empresa.
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ORGANIZACIN GENERAL DE LA EMPRESA:

LA TIENDA DEL JABN C.A., est organizada por departamentos funcionales, los cuales
estn liderizados por el Encargado de Produccin, que hace las funciones de Gerente
General de la empresa y es el Jefe del Departamento de Administracin.
Todas las polticas, normas y procedimientos son directrices especificadas por la Junta
Directiva, la cual est conformada por los cinco (5) accionistas de la empresa los cuales
monitorean continuamente al Encargado de Produccin.
El(la) Asistente Administrativo(a) se encarga de ejecutar todas las actividades
administrativas delegadas por el Encargado de Produccin, adems de llevar las
actividades laborales de la empresa.
El Departamento de Abastecimientos es liderizado por el Almacenista-Despachador y se
encarga de velar por el resguardo y almacenamiento de los materiales y los productos
terminados.
El Departamento de Ventas ejecuta todas las acciones inherentes al contacto con los
clientes, la verificacin de sus necesidades y la comercializacin de los productos.
El Departamento de Produccin elabora los productos y asegura la calidad de los
mismos.
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ORGANIGRAMA GENERAL DE LA EMPRESA

ENCARGADO DE
PRODUCCIN

ASISTENTE
ADMINISTRATIVO

ALMACENISTA- ASISTENTES
VENDEDOR
DESPACHADOR GENERALES
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FUNCIONES GENERALES DEL PERSONAL

Encargado de Produccin: llevar el control general de la empresa,

especialmente velar por la calidad de los jabones a fabricar. Adems,
garantizar el producto para que pueda salir a la venta.

Asistente Administrativa: llevar el control del rea administrativa de la empresa

bajo los parmetros normas y polticas del encargado de produccin.

Almacenista-Despachador: es el encargado de recibir la materia prima y el

producto terminado almacenndolos en el lugar preciso. Adems, revisa la
facturacin, comprueba la existencia del producto vendido y si todo esta
correcto, entrega la mercanca al cliente.

Asistentes Generales: tendrn la labor de fabricar los jabones artesanales y

decorativos de acuerdo a los procedimientos establecidos por la empresa.

Vendedor: se encargar de la venta directa y del tratamiento con el pblico,

ofreciendo el mejor producto y recomendando el mas adecuado segn el gusto
de cada persona y el uso que le vaya a dar.
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ENCARGADO DE PRODUCCIN

Planificar, programar y controlar las funciones administrativas de compras

nacionales, haciendo el seguimiento a una serie de reportes de las ordenes de compra
y a la entrega en los almacenes de la materia prima de LA TIENDA DEL JABN,CA., con
el fin de cumplir las especificaciones requeridas por la empresa.
Supervisar diariamente la produccin de jabones, haciendo seguimiento de los
reportes emitidos con el fin de mantener un adecuado control de la produccin, as
como satisfacer todos los requerimientos de la empresa.
Revisar diariamente los reportes del Departamento de Abastecimiento para
garantizar los despachos de mercanca; revisndolos, autorizndolos y envindolos a su
destino, confirmando que los clientes lo reciban.
Liderizar y ejecutar diariamente todas las actividades que se relacionen con el
rea de compra y almacenaje, indicando las pautas del desarrollo del trabajo con la
finalidad de que el proyecto cumpla con los objetivos trazados por la direccin de la
empresa.
Analizar la proyeccin de ventas de jabones a media y largo plazo, de acuerdo
con los pronsticos emitidos por el Departamento de Ventas, con el fin de establecer
que los despachos de los productos enviados a nuestros clientes logren satisfacer
nuestras expectativas de produccin.
Velar y garantizar el cabal cumplimiento del contenido de las clusulas asignadas
en la matriz de responsabilidades del sistema de calidad de la empresa.
Planificar y coordinar las labores a realizar por el personal a su cargo
garantizando los mejores niveles de desempeo
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ASISTENTE ADMINISTRATIVO

Planificar, organizar, coordinar y controlar todas las actividades inherentes a los

procesos contables de la organizacin, a fin de presentarles a la Junta Directiva de la
empresa y al Encargado de Produccin una informacin consistente y ajustada a los
principios de contabilidad generalmente aceptados.

Descripcin de actividades.
Recibir y revisar mensualmente las declaraciones de impuesto sobre la renta e
IVA retenidos con el propsito de consolidar esta informacin y presentarla ante el
servicio nacional de administracin tributaria (SENIAT) durante los plazos establecido
por la ley.
Recibir toda la informacin necesaria del negocio de cargos y abonos por
concepto de: trasferencia de inventario, trasferencia de fondo, pagos y cobros hechos,
revisndolos para poder aprobarlos de manera que pueda ser registrado en su
contabilidad.
Conciliar frecuentemente las cuentas, verificando los saldos por pagar y por
cobrar existentes, de manera de poder determinar las partidas pendientes de
conciliacin y dar la orden para que se procedan a registrar.
Garantizar que el manejo de todas las actividades contables referidas a la
produccin de jabones sean evaluadas y controladas de la manera ms eficaz posible
bajo la direccin del Encargado de Produccin
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ALMACENISTA-DESPACHADOR.

Coordinar, ejecutar y controlar todas las actividades derivadas del almacenamiento y

custodia de las materias primas y de los productos terminados con la finalidad de
garantizar que los mismos mantengan las propiedades de calidad con la cual ingresan al
almacn.

Descripcin de actividades.
Recibir y revisar la materia prima que ingresa proveniente de los proveedores
con la finalidad de asegurar que los mismos lleguen bajo estndares de calidad
aceptables.
Recibir, inspeccionar y almacenar apropiadamente los productos fabricados por
el Departamento de Produccin.
Velar porque la materia prima y los productos almacenados mantengan los
parmetros de calidad requeridos, mientras se mantengan bajo su custodia.
Mantener informado al Departamento de Administracin sobre el inventario de
materia prima y de producto terminado.
Garantizar la entrega de productos de buena calidad al cliente y atenderlos
apropiadamente cuando se est efectuando el despacho correspondiente.
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VENDEDOR.

Planificar y ejecutar todas las actividades inherentes al proceso de comercializacin de

los productos elaborados por la empresa.

Descripcin de actividades.
Atender las necesidades de los clientes en cuanto a precios, fragancias, formas y
tamaos de jabones requeridos por l.
Promocionar adecuadamente los productos fabricados por la empresa.
Velar porque el cliente se encuentre plenamente satisfecho en cuanto a las
caractersticas de calidad de los productos y el cubrimiento de sus necesidades.
Mantener informado a los Departamentos de Administracin y Produccin sobre
los requerimientos de los clientes y sus preferencias.
Planificar y ejecutar las visitas a los clientes.
Planificar y ejecutar las actividades de mercadeo de los productos de la empresa.
Informar a los Departamentos de Administracin y Produccin acerca de las
expectativas de ventas de los productos fabricados por la empresa.
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ASISTENTES GENERALES.

Planificar, organizar y ejecutar la elaboracin de los productos bajo las especificaciones,

normas y caractersticas de calidad dictadas por los procedimientos de la empresa.

Descripcin de actividades.
Llevar y mantener el control de la produccin de los productos elaborados.
Mantener ordenado y actualizado el rea de trabajo del departamento a fin de
alcanzar que la produccin pueda ser ubicada al momento que se requiera.
Coordinar y planificar la logstica necesaria para empezar la elaboracin de la
produccin de jabones.
Garantizar la calidad de los productos fabricados bajo las directrices
especificadas por el Encargado de Produccin.
Asistir al Encargado de Produccin en cuanto a la puesta en marcha de los
proyectos de innovacin que se considere adecuado implementar.
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1. OBJETO.

- El objeto del presente procedimiento es definir el mtodo para la elaboracin,

revisin, aprobacin, edicin y actualizacin de los Procedimientos del Sistema
de la Calidad de la empresa LA TIENDA DEL JABN, C.A.

2. CAMPO DE APLICACIN.

- El presente Procedimiento es de aplicacin a todos los Procedimientos del

Sistema de Gestin de la Calidad.

3. RESPONSABILIDADES

El Encargado de Produccin es responsable de:

Aprobar los Procedimientos.
Aprobar la creacin de grupos de trabajo.
Cumplir y hacer cumplir los procedimientos.

El (la) Asistente Administrativa es responsable de:

Elaborar y editar los Procedimientos.
Asignar un cdigo a los Procedimientos.
Coordinar el desarrollo de Procedimientos, en el seno de grupos de
trabajo.

El Personal es responsable de:

Proponer la elaboracin de Procedimientos.

4. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

4.1. FORMATO DE LOS PROCEDIMIENTOS
El procedimiento ser impreso a una cara en hojas tamao carta y llevarn
un encabezado en el que se indica:

El nombre y el logotipo de la empresa.

El nombre del Departamento.
El ttulo del procedimiento en la casilla ASUNTO.
El Captulo al cual pertenece el Procedimiento.
La Seccin a la cual est referido.
El cdigo del procedimiento (segn lo descrito en el apartado 5.2)
La paginacin (incluidos los anexos).
La firma y fecha de las personas que elaboran, revisan y aprueban el
Procedimiento.
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4.2. CODIFICACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS

El cdigo de un procedimiento tendr la siguiente estructura:

RL-000

Donde 000 es un nmero correlativo y RL es un indicativo de que se

encuentran en el Manual de Procedimientos de la empresa.

4.3. ESTRUCTURA DE LOS PROCEDIMIENTOS

Los procedimientos tendrn la siguiente estructura:

Portada
ndice
1.- Objeto
2.- Campo de Aplicacin
3.- Definiciones y Terminologa
4.- Responsabilidades
5.- Descripcin
6.- Documentacin de Referencia
7.- Anexos
8.- Cuadro de Ediciones
9.- Aprobacin
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1.- Objeto.
El objeto expresa el propsito del procedimiento de forma genrica.

2.- Campo de Aplicacin.

El campo de aplicacin establece el alcance del procedimiento, en cuanto al
mbito, asuntos, estamentos o funciones afectados, segn corresponda al
objeto.

3.- Definiciones y Terminologa.

Este apartado recoge los trminos relativos a la gestin de la calidad y los
trminos especficos de las actividades de la empresa que se considere
necesario definir, para una mayor comprensin del procedimiento. Asimismo
podrn relacionarse los acrnimos o siglas especificando su significado.

4.- Responsabilidades
En este apartado se recogen las responsabilidades y la autoridad de los
cargos o funciones de la organizacin implicados en los procesos descritos en
el Procedimiento.

5.- Descripcin
Este apartado describe el desarrollo de los procesos objeto del
procedimiento. En la descripcin de la metodologa, se har referencia a los
registros derivados, como evidencia de su ejecucin y a otros documentos
que la complementen o desarrollen con mayor profundidad las operaciones
o que estn relacionados con una etapa del proceso.

6.- Documentacin de Referencia

Este apartado enumera los distintos documentos relacionados con el
procedimiento. En especial, se referenciarn las instrucciones de trabajo que
emanen de l y la legislacin o normativa aplicable.

7.- Anexos.
Este apartado relaciona los anexos que se consideran necesarios para la
correcta ejecucin del procedimiento. Sirvan como ejemplos de anexos, los
formatos de registro, los diagramas de flujo, o los cuadros relacionados.
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8.- Cuadro de Ediciones.

Dicho cuadro indica el nmero de edicin, la fecha de aprobacin, la fecha
de vigencia as como las modificaciones significativas y sus causas respecto a
la edicin anterior.

9.- Aprobacin.
Este cuadro recoge el nombre, cargo, y firma de las personas responsables
de la revisin y aprobacin del procedimiento, as como las fechas en las que
se llevaron a cabo dichas actividades.

4.4. PROCESO DE ELABORACIN

4.4.1. PROPUESTA DE ELABORACIN.

El (la) Asistente Administrativo(a) puede solicitar al Encargado de Produccin
la elaboracin de un procedimiento especificando las causas que justifican su
elaboracin y definiendo el objeto del mismo. No obstante, cualquier
persona de la organizacin puede proponer al (la) Asistente
Administrativo(a), la elaboracin de un procedimiento, justificando las
causas y el objeto del mismo.

4.4.2. ELABORACIN DEL BORRADOR DE UN PROCEDIMIENTO.

La elaboracin de un procedimiento es responsabilidad del (la) Asistente
Administrativo(a), no obstante, podr recurrir a la creacin de grupos de
trabajo para su desarrollo. Para ello, deber solicitar al Encargado de
Produccin la aprobacin. El coordinador del grupo ser el (la) Asistente
Administrativo(a) o el miembro que ste designe.

4.4.3. REVISIN DE UN PROCEDIMIENTO.

El (la) Asistente Administrativo(a) es el responsable de revisar los
procedimientos con el fin de comprobar que el objeto queda cubierto y que
los procesos definidos sean eficaces y adecuados.

Los comentarios sern analizados junto al coordinador del grupo de trabajo,

segn proceda, para confeccionar el que ser el borrador definitivo. Una vez
revisado y realizadas las modificaciones oportunas, el (la) Asistente
Administrativo(a) entregar el procedimiento al Encargado de Produccin
para su aprobacin.
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4.4.4. APROBACIN DE UN PROCEDIMIENTO

La aprobacin definitiva de los procedimientos corresponde al Encargado de
Produccin.
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PROCEDIMIENTO DE PRODUCCIN

1. Objeto.
Este procedimiento estandariza todas las actividades que se deben realizar
para la elaboracin de los productos fabricados por la empresa, as como las
labores de otros Departamentos que tengan conexin con el Departamento
de Produccin.

2. Campo de Aplicacin.
Aplica a todas las actividades de fabricacin de productos terminados y
abarca a los trabajadores que tengan injerencia en este Departamento.

3. Definiciones y Terminologa.
Fabricacin: es la actividad mediante la cual se transforma la materia
prima en producto terminado utilizando para ello los procesos y maquinarias
disponibles.

Planificacin de la Produccin: estructura sistemtica de operaciones y

directrices para crear una secuencia lgica de fabricacin de productos
previniendo todos los componentes necesarios para su elaboracin: tiempo,
materiales, mano de obra, disposicin de equipos, etc.

4. Responsabilidades
o El Encargado de Produccin es responsable de la Planificacin de la
Produccin y de autorizar la compra de las materias primas necesarias
para que la produccin se realice dentro de los tiempos requeridos por
los clientes.

o El Almacenista-Despachador ser responsable de recibir, inspeccionar,

almacenar y custodiar la materia prima y el Producto Terminado con la
finalidad de mantener el nivel de calidad deseado de ellos.

o EL (la) Asistente Administrativo(a) ser responsable de controlar las

compras dentro de los lapsos requeridos por el Departamento de
Produccin para satisfacer las necesidades y requerimientos de los
clientes.

o Los Asistentes Generales de Produccin son responsables de la

fabricacin de los productos y de garantizar la calidad de los mismos, con
la finalidad de que stos lleguen al cliente satisfaciendo sus
requerimientos y necesidades.
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5. Descripcin del procedimiento

El Encargado de Produccin elabora y controla el Plan de

Produccin segn la Instruccin PR-001 Planificacin de la Produccin.
Tambin autoriza la compra de suministros y materia prima segn lo
establecido en Instrucciones AD-015 Control de Compras, AD-016
Requisicin de Materiales y AD-017 Establecimiento de mximos y
mnimos del Inventario de Materia Prima.

El (la) Asistente Administrativo(a) basndose en las necesidades

de Planta, por medio de la Requisiciones de Compras, ejecutar el
suministro de la materia prima necesaria para cumplir los requerimientos
de los clientes segn las Instrucciones AD-015 Control de Compras, AD-
016 Requisicin de Materiales y AD-017 Establecimiento de mximos
y mnimos del Inventario de Materia Prima.

El Almacenista-Despachador sigue las Instrucciones AL-001

Recepcin y Almacenamiento de Materia Prima, AL-002 Recepcin y
Almacenamiento de Producto Terminado, AL-013 Inspeccin de
Materia Prima y PR-008 Inspeccin de Producto Terminado para
recibir los materiales y productos que se van a almacenar bajo su
custodia.

Los Asistentes Generales de Produccin deben elaborar los

Productos de acuerdo a los estndares de fabricacin de la empresa
basndose en las Instrucciones PR-001 Planificacin de la Produccin y
PR-023 Instrucciones para la Fabricacin de Productos. De la misma
manera, deben colaborar con el Encargado de Produccin para la
ejecucin de los proyectos en donde se pretenda innovar en la
fabricacin de nuevos productos.

Todos los trabajadores de la empresa deben mantener deben

mostrarse proactivos hacia el diseo de nuevos productos deben
colaborar en la ejecucin de proyectos que mejoren la imagen de la
empresa y de los productos fabricados.