UNIVERSIDAD NACIONAL DE EDUCACION

Enrique Guzmn y Valle

FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES

LOGISTICA INTEGRAL

Planificacin de las compras pblicas.

Introduccin a la planificacin. Cuadro de
Necesidades. Plan Anual de Contrataciones.

Mg. Clara Luz Caldern Artica

 PLANIFICACIN DE COMPRAS
Planificar las compras significa definir qu necesita la
organizacin, cunto y para cundo lo necesita, dentro de un
perodo de tiempo determinado. Adems en la planificacin se
identifican los proveedores potenciales de cada compra y una
estimacin de sus principales parmetros, tales como precio,
plazos de entrega, calidad, etc.

Rol de directivos: promover una cultura de planificacin y

control de resultados, lo que en la prctica significa comenzar por
marcar objetivos, priorizarlos, difundirlos y controlarlos, deben
facilitar la coordinacin entre los diversos actores que participan
en el proceso de abastecimiento, generando o apoyado las
instancias de contacto entre usuarios y proveedor internos.
 OBJETIVOS
La planificacin de las compras ayudar a conseguir los
objetivos estratgicos de la institucin, conseguir precios ms
competitivos, menores costos de inventario y administrativos,
efectuar compras oportunas y aumentar la productividad de la
organizacin adems, para guiar, controlar y transparentar los
gastos ,permite la generacin de contratos de suministro en la
medida que se van requiriendo productos o servicios, resolver
situaciones de crisis, disminucin del nmero de licitaciones
desiertas y de compras urgentes.
LA PLANIFICACION PUEDE SER ENTENDIDA
COMO UN PROCESO DE 3 ETAPAS:

ETAPA 1 LEVANTAMIENTO DE REQUERIMIENTOS: En la

prctica, se trata de proyectar consumos futuros en base a los
consumos histricos. Para planificar las compras, en primer
lugar, es necesario saber qu se va a necesitar durante el
prximo perodo. Es muy probable que muchos de sus
requerimientos se repitan ao a ao. Una buena manera de
estimar la demanda futura de este tipo de productos o
servicios es tomar como base sus consumos histricos y
proyectar los requerimientos futuros.
LA PLANIFICACION PUEDE SER ENTENDIDA
COMO UN PROCESO DE 3 ETAPAS:

ETAPA 2 PROGRAMACION DE LAS COMPRAS: Una vez

que se ha definido de qu modo se comprarn o contratarn
los bienes y servicios debemos programarlos de manera de
asegurar su provisin en las fechas que se requerirn. Para
esto es fundamental tener en cuenta los tiempos que se
requieren para realizar cada uno de los procesos de compra y
contratacin.
LA PLANIFICACION PUEDE SER ENTENDIDA
COMO UN PROCESO DE 3 ETAPAS:

ETAPA 3 SEGUIMIENTO DEL PLAN DE COMPRAS: El

seguimiento del Plan de Compras es tan relevante como su
elaboracin. Nos permite guiar, controlar y transparentar las
compras y los gastos mientras se est ejecutando, lo que nos
permite tomar medidas correctivas oportunamente.

Dada la planificacin de las compras, el departamento de

compras tiene objetivos definidos.
Permiten una mejor organizacin y una mayor eficiencia en
las operaciones.
LA PLANIFICACION PUEDE SER ENTENDIDA
COMO UN PROCESO DE 3 ETAPAS:

Se recomienda que, al menos con una frecuencia trimestral,

analicemos los avances y resultados, identificando:
Compras realizadas de acuerdo al plan.
Compras no realizadas de acuerdo al plan.
Compras realizadas, pero con modificaciones (ej. mayor
presupuesto o plazo que lo estimado).
Otras compras realizadas no previstas en el plan y las causas
que originan las desviaciones respecto al plan.
 VENTAJAS DE LA PLANIFICACION
DE COMPRAS
1. Precios ms competitivos y mejor calidad obtenidos en
cualquiera de los distintos mecanismos de compra, debido a
que una adecuada programacin nos permite agregar
demanda y, de este modo, conseguir mejores condiciones
comerciales (precio, calidad, entrega, servicio post venta,
etc.).

2. Menores costos administrativos, ya que al agregar demandas

se realizan menos procesos de compra y, por tanto, menos
papeleo, menos rdenes de compra, menos coordinaciones
(ya sea va telefnica, correo electrnico u otra), menos
revisiones de la entrega del producto o servicio, etc.
 VENTAJAS DE LA PLANIFICACION
DE COMPRAS
3. Menores costos de inventario, ya que con una adecuada
planificacin ser posible definir pedidos con un tamao y
con una frecuencia que permita disminuir los stocks y sus
costos asociados.

4. Compras oportunas, lo que significa "tener lo que

necesitamos para cuando lo necesitamos". Esto implica ser
capaz de responder a los requerimientos de nuestros
clientes con la mayor prontitud posible, lo que
evidentemente aumenta su satisfaccin.
 CUADRO DE NECESIDADES
En el primer semestre del ao fiscal en curso, durante la fase
de programacin y formulacin presupuestaria las reas
usuarias de las Entidades deben programar en el Cuadro de
Necesidades sus requerimientos de bienes, servicios en
general, consultoras y obras necesarios, a ser convocados
durante el ao fiscal siguiente, para cumplir los objetivos y
resultados que se buscan alcanzar, sobre la base del proyecto
de Plan
 CUADRO DE NECESIDADES
Para elaborar el cuadro consolidado de necesidades, el
rgano encargado de las contrataciones, en coordinacin con
el rea usuaria, consolida y valoriza las contrataciones de
bienes, servicios en general, consultoras y obras. Antes de la
aprobacin del proyecto de presupuesto de la Entidad, las
reas usuarias deben efectuar los ajustes necesarios a sus
requerimientos programados en el Cuadro Consolidado de
Necesidades en armona con las prioridades institucionales,
actividades y metas presupuestarias previstas, remitiendo sus
requerimientos priorizados al rgano encargado de las
contrataciones.
 DEL CONTENIDO DEL CUADRO
DE NECESIDADES
Este cuadro de requerimientos o necesidades deber
contener al menos lo siguiente:

a) El tipo de bien, servicio u obra requeridos.

b) Una sntesis de las especificaciones tcnicas teniendo en
cuenta los aspectos cuantitativos y cualitativos del objeto a
contratar.
c) La cantidad de bienes, la duracin del servicio o las
dimensiones de la obra.
d) La prioridad de su adquisicin o contratacin.
e) La programacin respectiva; es decir el perodo o fecha en
que debe contarse con dichos bienes, servicios u obras.
Quin se encarga de la consolidacin de
los requerimientos de las reas o
dependencias de la Entidad?

La dependencia responsable de planificar los procesos de

seleccin, deber consolidar los requerimientos de todas las
dependencias de la Entidad, as como de los rganos
desconcentrados y otros rganos funcionales, y elaborar el
proyecto de Plan Anual en armona con el Presupuesto
Institucional, presentndolo oportunamente al funcionario o
dependencia competente para su aprobacin. Para tal efecto,
dicha dependencia deber coordinar con la Oficina de
Presupuesto de la Entidad o la que haga sus veces.
(Reglamento: artculo 7)
Quin se encarga de la consolidacin de
los requerimientos de las reas o
dependencias de la Entidad?
El Plan Anual deber elaborarse teniendo en cuenta las
funciones propias de la Entidad y el cumplimiento de las metas
propuestas, en concordancia con el monto asignado para el
ejercicio anual a ejecutarse.
Qu se entiende por Plan Anual de
Adquisiciones y Contrataciones?

El Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, en adelante,

el Plan Anual, es un instrumento de gestin que permite a las
Entidades del Estado planificar y programar, con la debida
anticipacin, las adquisiciones y contrataciones de los bienes,
servicios u obras que necesitar para el cumplimiento de sus
funciones y el logro de sus metas institucionales.
Quin es el responsable de su
elaboracin?

La elaboracin del Plan Anual es obligatoria, bajo

responsabilidad del Titular del Pliego o de la mxima autoridad
administrativa. (Ley: artculo 7. Directiva N 022-2001-
CONSUCODE/PRE del 7.12.01)
Importancia del Plan Anual de
Adquisiciones y Contratacin.

La Entidad slo podr realizar los procesos de seleccin

previstos en dicho Plan, con excepcin de las adjudicaciones
de menor cuanta, cuya inclusin en el indicado instrumento es
opcional.
Las AMC se deben incluir en el Plan Anual
de Adquisiciones y Contrataciones?

Es recomendable que las Adjudicaciones de Menor Cuanta

que puedan preverse al momento de la elaboracin del Plan
Anual se incluyan en l, lo que permitir prever y preparar su
oportuna convocatoria, as como contar con el bien, servicio u
obra en el momento requerido y, a la vez, efectuar un mejor
control.
Quines estn obligados a elaborar el Plan
Anual de Adquisiciones y Contrataciones?

Todas las Entidades sujetas a la Ley de Contrataciones y

Adquisiciones del Estado estn en la obligacin de elaborar su
Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, bajo
responsabilidad del Titular del Pliego o de la mxima autoridad
administrativa, segn corresponda.

Artculo 2 del Texto nico Ordenado de la Ley de

Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
Cundo deben presentar su Plan Anual las
dependencias responsables?

El Titular del Pliego o la mxima autoridad administrativa de la

Entidad, establecer el plazo dentro del cual las diversas
dependencias o reas usuarias de la misma, presentarn a la
dependencia responsable de la planificacin de los procesos
de seleccin (por ejemplo el rea de Administracin), su
respectivo cuadro de requerimientos (para el siguiente
ejercicio presupuestal) para la adquisicin o contratacin de
bienes, servicios en general, servicios de consultora,
arrendamientos, seguros, ejecucin de obras, etc.
ETAPAS DEL PROCESO DE
CONTRATACIN
ACTOS PREPARATORIOS SELECCION EJECUCION
Plan Estratgico Inst.
Plan Operativo Inst. Convocatoria CONTRACTUAL
Determinacin de Registro de Garantas
necesidades
participantes Adelantos
Presupuesto Institucional
Plan Anual de Consultas Adicionales y
Contrataciones Observaciones reducciones
Expediente de
contratacin Presentacin de Ampliaciones y
Comit de Seleccin Ofertas prrrogas
Elaboracin de las Bases Evaluacin y Subcontratacin
calificacin Resolucin
Otorgamiento Penalidades
de la Buena Pro Recepcin y
Formalizacin conformidad
del Contrato Pagos
Nulidad
 TIPO DE OBRAS BIENES SERVICIOS
PROCESO DE
SELECCION SERVICIOS CONSULTORIA EN CRAL
GENERALES Y CONSULTORIA DE
OBRAS
Licitacin pblica >=a 1 800 >= a 400 000 - -
000
Concurso pblico - - >= de 400 000

Adjudicacin < de 1 800 < de 400 000 < de 400 000

publica 000 > De 32 400 > De 32 400
> De 32 400
Seleccin de - - < = a 40 000 -
consultoria > De 32 400
individuales

Comparacin de - < de 40 000 < de 40 000 -

precios > De 32 400 > De 32 400

Subastata inversa - > A 32 400 > A 32 400 -

electronica

Nota : Contratacin Directa Exonerada del proceso de seleccin