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Introduccin
Las tablas son muy tiles porque adems de almacenar informacin, incluyen una
serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy
cmoda.
Entre las operaciones ms interesantes que podemos realizar con las listas tenemos:
Para cambiar los datos de un registro, primero nos posicionamos sobre el registro, luego
rectificamos los datos que queramos (para desplazarnos por los campos podemos
utilizar las teclas de tabulacin), si nos hemos equivocado y no queremos guardar los
cambios hacemos clic en el botn Restaurar, si queremos guardar los cambios pulsamos
la tecla Intro.
Para crear un nuevo registro, hacemos clic en el botn Nuevo, Excel se posicionar en
un registro vaco, slo nos quedar rellenarlo y pulsar Intro o Restaurar para aceptar
o cancelar respectivamente.
Seleccionando una celda, fila o columna, y pulsando la tecla SUPR, eliminamos los
datos seleccionados, pero no la estructura de la tabla.
Estilo de la tabla
Una forma fcil de dar una combinacin de colores a la tabla que resulte elegante,
es escogiendo uno de los estilos predefinidos, disponibles en la pestaa Diseo de la
tabla.
Por lo dems, a cada celda se le podrn aplicar los colores de fuente y fondo, fondo
condicional, etc. que a cualquier celda de la hoja de clculo.
Para ordenar los datos de una tabla lo haremos de la misma forma que ordenamos
los datos en celdas sin ninguna estructura: a travs de los botones situados en
La nica diferencia ser que, al estar los datos tan bien delimitados, la ordenacin
siempre se realizar sobre la propia tabla y no sobre columnas completas.
Pero, adems, si nos fijamos en los encabezados de la propia tabla, vemos que
contienen una pequea flecha en el lateral derecho. Si la pulsamos se despliega un
men que nos proporciona las opciones rpidas de ordenacin, as como la posibilidad
de ordenar por colores.
Utilizar el Filtro.
Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las
cabeceras de campos (podemos mostrar u ocultar el autofiltro en la pestaa Datos,
marcando o desmarcando el botn Filtro).
En el ejemplo de la imagen, solo se mostrarn los registros cuyo 1er Apellido tenga
una o en el segundo carcter y no contenga la letra z.
Para indicarnos que hay un filtro activo, la flecha de la lista desplegable cambia de
icono.
En esta zona tendremos que tener en una fila los encabezados de los campos de la
lista que intervienen en la condicin, (lo mejor es copiarlos de la lista) y debajo
indicaremos las condiciones.
Por ejemplo, si queremos filtrar los registros de nombre Rosa, en la zona de criterios
debajo de la celda Nombre escribimos Rosa, esto equivale a definir la condicin
Nombre="Rosa".
Se filtrarn los registros de nombre Rosa O cdigo mayor que 3, es decir los de
nombre Ana y los que tengan un cdigo mayor que 3 aunque no se llamen Ana.
Rango de la lista: Aqu especificamos los registros de la lista a los que queremos aplicar
el filtro.
Rango de criterios:
Aqu seleccionamos la fila donde se encuentran los criterios de
filtrado (la zona de criterios).
Tambin podemos optar por guardar el resultado del filtrado en otro lugar,
seleccionando la opcin Copiar a otro lugar, en este caso rellenaremos el campo Copiar
a: con el rango de celdas que recibirn el resultado del filtrado.
Si marcamos la casilla Slo registros nicos, las repeticiones de registros (filas con
exactamente los mismos valores) desaparecern.
Preparado por: Carlos Alberto Valencia Garca
Para volver a visualizar todos los registros de la lista, acceder al
men Datos - Filtro - Mostrar todo.
Objetivo.
A B C D E F G H I
1 Nombre 1r Apellido 2 Apellido Calle Num Puerta CP Telfono F.Nacimiento
Ahora vamos a rellenarla. Puedes hacerlo con los datos que quieras, inventados
o reales. Te recomendamos que sean inventados para que no pierdas demasiado
tiempo en ello, ya tendrs tiempo de cambiarlos.
9. Dentro del marco que se ha dibujado en torno a la tabla, se ha dejado una fila en
blanco para el primer registro. Rellena las celdas para el primer contacto en dicha
fila (fila 2). Cuando llegues a la ltima celda, pulsa la tecla Tab (Tabulacin). Vers
que automticamente pasa a la fila inmediatamente inferior.
10. Rellena la fila 3 con los datos de otra persona.
Vamos a filtrar la lista de contactos por el apellido que hemos repetido varias
veces. Si los campos de la cabecera tienen una flecha al lado derecho pasa al paso 23.
Estas funciones se utilizan cuando queremos realizar clculos sobre alguna columna
pero aadiendo una condicin de seleccin de las filas que entrarn en el clculo, es
decir aplicando previamente un filtro.
Por ejemplo, si tenemos una columna con el beneficio obtenido por nuestros
automviles (ver figura ms abajo) y queremos saber cunto ha sido el beneficio de
los Ford, no podemos utilizar la funcin suma porque sumara todos los automviles,
en este caso lo podramos conseguir con la funcin de base de datos BDSUMA incluye
la condicin de filtrado automvil="Ford"
Para explicar las funciones de Base de datos que nos ofrece Excel, utilizaremos la
hoja:
En esta hoja tenemos una lista con los automviles de la empresa, con los datos de
plazas, aos, rentabilidad y beneficio obtenido.
Estas son las funciones de base de datos ofrecidas por Excel. Todas ellas guardan la
misma estructura: FUNCION (datos; campo; criterios).
Funcin Descripcin
BDCONTAR Cuenta las celdas que contienen un nmero
BDCONTARA Cuenta las celdas que contienen un valor
Preparado por: Carlos Alberto Valencia Garca
BDMAX Obtiene el valor mximo
BDMIN Obtiene el valor mnimo
BDPRODUCTO Obtiene el producto de los valores indicados
BDPROMEDIO Obtiene el promedio de los valores indicados
BDSUMA Obtiene la suma de los valores indicados
Obtiene un valor de un campo en una fila que cumpla un criterio de
BDEXTRAER
seleccin
BDVAR Calcula la varianza sobre una muestra de valores
BDVARP Calcula la varianza sobre todos los valores de un campo
BDDESVEST Calcula la desviacin estndar sobre una muestra de valores
BDDESVESTP Calcula la desviacin estndar sobre todos los valores de un campo
Cuando hablamos de crear un resumen de los datos de una tabla nos estamos
refiriendo a crear subtotales agrupando los registros por alguno de los campos de la
lista.
Por ejemplo, si tenemos una lista de nios con los campos nombre, direccin,
localidad y edad; podemos obtener un resumen de la edad media de los nios por
localidad.
Estas son las funciones de base de datos ofrecidas por Excel. Todas ellas guardan
la misma estructura: FUNCIN (datos; campo; criterios).
Funcin Descripcin
BDCONTAR Cuenta las celdas que contienen un nmero
BDCONTARA Cuenta las celdas que contienen un valor
BDMAX Obtiene el valor mximo
BDMIN Obtiene el valor mnimo
BDPRODUCTO Obtiene el producto de los valores indicados
BDPROMEDIO Obtiene el promedio de los valores indicados
BDSUMA Obtiene la suma de los valores indicados
BDEXTRAER Obtiene un valor de un campo en una fila que cumpla un criterio de seleccin
BDVAR Calcula la varianza sobre una muestra de valores
BDVARP Calcula la varianza sobre todos los valores de un campo
BDDESVEST Calcula la desviacin estndar sobre una muestra de valores
BDDESVESTP Calcula la desviacin estndar sobre todos los valores de un campo
Funcin BDCONTAR(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Cuenta las celdas que contienen un nmero en una determinada columna (campo),
considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condicin.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista donde se
quiere contar.
nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a contar.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir
los registros que entran en el recuento.
En esta zona tendremos que escribir en una fila los nombres de los campos de la
hoja de clculoPara realizar una operacin en toda una columna de la base de datos,
introduzca una lnea en blanco debajo de los nombres de campo en el rango de
criterios.
Preparado por: Carlos Alberto Valencia Garca
Funcin BDCONTARA(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Cuenta las celdas que contienen un valor (que no sea blanco) en una determinada
columna (campo), considerando nicamente las filas que cumplan una determinada
condicin.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista.
nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la funcin.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir
los registros que entran en el clculo.
En nuestro caso esta funcin tendra el mismo resultado que la anterior, pues en la
columna aos todos los registros tienen completos sus datos.
Funcin BDMAX(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Funcin BDMIN(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Funcin BDPRODUCTO(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Funcin BDPROMEDIO(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Funcin BDSUMA(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Funcin BDEXTRAER(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Si ningn registro coincide con los criterios, BDEXTRAER devuelve el valor de error
#VALOR!.
Nota:este ejemplo funciona porque hay un slo registro que cumple la condicin, hay
un solo automovil con rentabilidad 9.
Funcin BDVAR(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Funcin BDVARP(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Funcin BDDESVEST(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)