SISTEMA DE MONITOREO & EVALUACIN

PROYECTO IMPACT

DESCRIPCIN TCNICA

Bogot D.C. Julio de 2015

Estrategia de Monitoreo y Evaluacin proyecto IMPACT

Preparado por Yolanda Ojeda Torres Consultora en M&E
 Tabla de contenido

1. INTRODUCCIN Y JUSTIFICACIN .......................................................................................... 3

2. OBJETIVO DE LA ESTRATEGIA DE M&E.................................................................................. 5
3. RECURSOS NECESARIOS PARA EL SISTEMA M&E ............................................................... 6
3.1. SISTEMA DE EVALUACIN ................................................................................................... 8
- Diseo de los instrumentos de captura de informacin...................................................... 10
- Proceso de capacitacin .................................................................................................... 10
- Aplicacin de las encuestas ............................................................................................... 11
- Levantamiento de la informacin cualitativa ...................................................................... 11
- Anlisis de la informacin .................................................................................................. 11
- Presentacin de informes .................................................................................................. 12
3.2. MONITOREO ......................................................................................................................... 12
- Estructura operativa del proceso de monitoreo.................................................................. 12
- Niveles de informacin ....................................................................................................... 13
- Sensibilizacin a los profesionales involucrados ............................................................... 14
- Diseo de herramientas para la toma de informacin ........................................................ 15
- Visitas de monitoreo al territorio......................................................................................... 16
- Gestin de la informacin .................................................................................................. 17

Estrategia de Monitoreo y Evaluacin proyecto IMPACT

Preparado por Yolanda Ojeda Torres Consultora en M&E
 1. INTRODUCCIN Y JUSTIFICACIN

El proyecto Improving Economic Performance of Agricultural Co-operatives IMPACT, ejecutado por

La Asociacin Canadiense de Cooperativas (ACC) y la Incubadora Empresarial Colombia Solidaria
Gestando, busca trabajar en la reduccin de la pobreza y la desigualdad entre los hombres, mujeres
y nios en diez departamentos de Colombia mediante al desarrollo cooperativo integrado. Esta
iniciativa apoyar actividades empresariales de cooperativas y asociaciones del sector agropecuario
en los departamentos de Antioquia, Boyac, Caldas, Cundinamarca, Huila, Meta, Quindo, Risaralda,
Tolima y Valle del Cauca.

Para cumplir con su fin ltimo, el proyecto IMPACT, se ha planteado la implementacin de un

Sistema de Monitoreo y Evaluacin (M&E), el cual se registra en el Anexo 21 del Plan de
Implementacin de Proyecto - PIP, que facilitar la medicin de los resultados esperados, as como
de los productos. Para ello se propone de manera general una combinacin de mtodos de
recopilacin de datos y un plan que busca responder a los momentos precisos en donde se requiere
informacin oportuna y confiable, as como aquella que permita minimizar los riesgos en la
ejecucin, con el objeto de corregir las posibles fallas y garantizar el cumplimiento de las metas
previstas.

Al implementar un Sistema de Monitoreo y Evaluacin en el proyecto IMPACT, se podr obtener y

analizar informacin cuantitativa y cualitativa con un tiempo de espera no mayor a tres meses, con la
que tendr la oportunidad de mejorar y crear nuevas estrategias para alcanzar los objetivos
propuestos y las metas establecidas. Sumado a esto y como resultado del anlisis de dicha
informacin, el Sistema de M&E podr aportar nuevos conocimientos que permitirn mejorar la
puesta en marcha de modelos de intervencin referidos a las estrategias transversales y ms an a
los resultados intermedios registrados para el proyecto, a saber: i) Cooperativas agrcolas y
asociaciones productoras ambientalmente sensibles y con mayor equidad en la participacin de
hombres y mujeres, operan de manera competitiva en los mercados domsticos (regionales y
nacionales) y de exportacin; ii) Cooperativas agrcolas y asociaciones productoras tienen mayor
acceso al capital financiero necesario para el crecimiento de sus actividades productivas y su
participacin en actividades agro-industriales y iii) El movimiento cooperativo, sector pblico y sector
privado han fortalecido la cooperacin y trabajo en red en departamentos identificados de Colombia
en apoyo al crecimiento y desarrollo de las cooperativas agrcolas y asociaciones productoras.

Dada la estructuracin del proyecto IMPACT, se requiere la implementacin de un Sistema de

medicin de resultados, que tendr lugar de manera precisa en el levantamiento de la lnea de base,
medicin de medio trmino y evaluacin final; en tanto que la implementacin del sistema de
Monitoreo se har de manera trimestral (avances tcnicos) y semestral (avances en las estrategias
transversales) con miras a la contribuir con la construccin de los informes semestrales y anuales
que debern entregarse al DFATD.

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El Sistema M&E propuesto es una herramienta gerencial de construccin y carcter participativo a
travs del cual se realiza un trabajo mancomunado entre los actores involucrados de manera directa
durante la ejecucin del Proyecto. Adems, permite recolectar informacin cuantitativa y cualitativa
con el fin de generar informes que reporten avances en la ejecucin y resultados del proyecto,
sumado a que posibilita la identificacin de fortalezas, oportunidades, obstculos y debilidades que
afronte el proyecto para la toma de decisiones de manera oportuna y la sistematizacin de lecciones
aprendidas.

Para qu hacer Monitoreo y Evaluacin en IMPACT?

- Conocer los resultados en cuanto a gestin, desempeo y cumplimiento de objetivos del

proyecto.

- Brindar herramientas que orienten a quien toma las decisiones.

- Ajustar sobre la marcha el desarrollo del proyecto dando a conocer los errores a las personas
involucradas en el proceso (participantes (as), financiadores y operadores) con el fin de
encontrar de manera conjunta las posibles soluciones

- Aportar elementos que fortalezcan el aprendizaje colectivo.

- Identificar lecciones aprendidas, experiencias exitosas y buenas prcticas con el fin de ser
replicadas y adaptadas a otros contextos.

- Mejorar las estrategias y la operatividad adoptada por el proyecto

- Conocer el impacto generado por el proyecto en la poblacin beneficiaria (directa e indirecta)

- Brindar informacin a los beneficiarios sobre el avance y los resultados de la ejecucin de un

proyecto y/o programa siendo ellos los principales validadores de las cifras reportadas.

Es importante que el Sistema M&E cuente con elementos que hagan que su participacin en la
ejecucin del proyecto IMPACT sea viable, esto es que debe ser prospectivo, ya que es el punto de
partida y el marco para analizar las acciones e intervenciones realizadas por el Proyecto. A partir de
una mirada crtica, centra su reflexin sobre lo que se hizo y pas, y sobre lo que se puede aprender
de ello para alcanzar lo que se quiere.

Asimismo, debe constituirse en una herramienta til, brindando informacin pertinente y oportuna
para la toma de decisiones y para la comprensin del proceso por parte de los beneficiarios y
miembros del equipo IMPACT. Finalmente, debe tener empata crtica lo cual significa que comparte
los principios del proyecto, pero mantiene la independencia para la reflexin crtica constructiva.

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En resumen, el Sistema M&E de IMPACT, dispondr de dos procesos complementarios: Monitoreo
y Evaluacin y se basa en los criterios establecidos por la ACC. El monitoreo se entiende como la
recopilacin sistemtica y el anlisis de la informacin que permite conocer el progreso del proyecto,
ser un proceso continuo en el cual se verifica la eficiencia y eficacia del proyecto; permite identificar
logros y debilidades y en consecuencia, recomendar medidas correctivas para la optimizacin de los
resultados esperados, en otras palabras se enfoca en el proceso. Por su parte la Evaluacin por su
parte es un proceso integral y continuo de investigacin y anlisis de cambios ms o menos
permanentes en el mediano y largo plazo, ocasionados en forma directa o indirecta por el proyecto,
en otras palabras, es la comparacin de los impactos reales del proyecto comparados con los planes
estratgicos definidos en el inicio, su foco son los resultados, responde a las preguntas: Qu
hemos logrado? y qu impacto tiene lo que hicimos?.

2. OBJETIVO DE LA ESTRATEGIA DE M&E

Implementar un Sistema de Monitoreo y Evaluacin para el proyecto IMPACT, que est alineado con
las seis reas claves para mejorar el desempeo de las cooperativas agrcolas de pequeos
productores a saber: 1) fortalecer el desempeo organizacional a travs de la planificacin
estratgica del negocio y la capacidad de gestin de los lderes y socios; 2) mejorar la produccin a
travs de un mejor acceso a servicios tcnicos; 3) agregar valor a travs de la transformacin de
productos y agro-procesamiento; 4) mejorar el mercadeo de los productos; 5) aumentar el acceso al
financiamiento; 6) fortalecer las redes y vnculos de los productores con actores locales, regionales y
nacionales1. Dichas reas se encuentran a la vez en armona con el marco de medicin del
desempeo que hace parte del PIP del proyecto.

Este sistema debe permitir medir, reportar y analizar el funcionamiento del proyecto; definir cules
son los resultados obtenidos en la poblacin intervenida; as como establecer acciones que permitan
el validar el modelo de intervencin.

El Sistema M&E se adelantar a partir de tres ejes:

Medicin de resultados: se define a partir de los tres momentos claves de medicin: lnea
de base, medio trmino y al finalizar la ejecucin. Se propone un equipo externo
(encuestadores) para el levantamiento de la informacin, as como la contratacin puntual
de un asesor estadstico y un sistema de informacin o plataforma de manejo y control de
las bases de datos.

Plan de monitoreo: se proponen mediciones trimestrales y semestrales, que sern

alimentadas a partir del diseo de formatos de presentacin de informes de los lderes y
lideresas de M&E, Asesores/ras de nodo, Directoras tcnicas, Gerente de operaciones y
Consultores/ras transversales, de tal suerte que los datos que dan cuenta del nivel de
avance de los productos registrados en el Marco de Medicin de desempeo - PMF (por sus
siglas en ingls: Performance Measurement Framework) sean emitidos por el Equipo

1
Tomado del PIP final (pg. 6)
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 IMPACT sin que esto genere mayor dedicacin de tiempo sino que haga parte de los planes
de trabajo de cada persona miembro del equipo y de los reportes de los avances en su
labor. Este monitoreo permitir reportar al DFATD los avances propios de los productos en
la presentacin de informes semestrales y anuales segn lo descrito en el Marco de
Generacin de Informes sobre el Desempeo2.

Diseo de mtodos cuantitativos y cualitativos: una buena parte de los indicadores

definidos, se concentran en la medicin de avances de tipo cualitativo, razn por la cual el
Sistema de M&E, debe contemplar el apoyo en el diseo de herramientas para la captura de
este tipo de informacin, tales como entrevistas, anlisis documental, grupos focales, entre
otros. El Sistema de M&E, contemplar adems de los instrumentos de lnea de base y
mediciones de medio trmino y final, aquellos relacionados con los diagnsticos de Gnero,
organizacional, socioeconmico y Ambiental productivo.

3. RECURSOS NECESARIOS PARA EL SISTEMA M&E

Para la puesta en marcha del Sistema M&E se requerirn dos tipos de recurso humano, uno externo
para el levantamiento de la informacin de medicin de resultados y el equipo gerencial y tcnico de
IMPACT, recurso humano que debern contar con un sistema de informacin de apoyo a la
ejecucin, entendido este como un software o plataforma de informacin. Los recursos se resumen
en la siguiente tabla:

Tabla 1 Recursos requeridos y nivel de responsabilidad en el marco del sistema de

M&E

Cargo Responsabilidad
Validar y dirigir el Sistema de M&E; tomar las decisiones
Gerentes IMPACT correspondientes al ajuste de la operacin y correccin de
errores
Disear e implementar el Sistema; acompaar
permanentemente al equipo IMPACT; disear los formatos
requeridos; coordinar al equipo externo (si hay lugar a ello);
Consultora Sistema M&E interlocutar con el asesor/a estadstico/a; manejar y controlar la
informacin; emitir reportes; apoyar la elaboracin de informes
al DFATD; participar en los Comits de gestin que se
programen en el marco de la ejecucin del proyecto.
Presentar informes trimestrales de avance especficos en temas
relacionados con el control de tiempos en la ejecucin y
ejecucin presupuestal; aportar en la construccin, revisin,
Gerente de operaciones
discusin y validacin de las herramientas cuantitativas que
alimentan el sistema de Monitoreo; incluir dentro de su plan de
trabajo las tareas propias del sistema de M&E y cumplirlas de
2
Corresponde al Anexo 22 del PIP
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 Cargo
Consultores transversales
Directoras tcnicas
Equipo Asesores de nodo
Asesor estadstico
Equipo externo encuestadores
Plataforma de informacin y
administracin de la misma
A partir del anterior cuadro de responsabilidades, el siguiente esquema recoge a groso modo lo que
contemplara el Sistema propuesto:
Responsabilidad
manera oportuna; participar en los Comits de gestin que se
programen en el marco de la ejecucin del proyecto.
Presentar informes semestrales de avance especficos por cada
eje transversal; aportar en la construccin, revisin, discusin y
validacin de las herramientas cuantitativas que alimentan el
sistema de Monitoreo; incluir dentro de sus planes de trabajo las
tareas propias del sistema de M&E y cumplirlas de manera
oportuna.
Presentar informes trimestrales de avances tcnicos; aportar en
la construccin, revisin, discusin y validacin de las
herramientas cuantitativas que alimentan el sistema de
Monitoreo; incluir dentro de sus planes de trabajo las tareas
propias del sistema de M&E y cumplirlas de manera oportuna;
recibir, revisar, validar y consolidar la informacin contenida en
los informes de los Asesores de nodo.
Presentar informes trimestrales de avance a las Directoras
tcnicas; incluir dentro de sus planes de trabajo las tareas
propias del sistema de M&E y cumplirlas de manera oportuna.
Tabulacin de datos, manejo de bases de datos, cruce de
variables, emisin de resultados de cruce de variables propias
de la lnea de base y diagnsticos.
Aplicacin de encuesta lnea de base, medio trmino y final de
la ejecucin.
Se propone la adquisicin de licencias e instalacin del software
para el manejo de la informacin proveniente de la ejecucin. La
El mismo no podr limitarse a las bases de datos de las
personas como participantes directos, sino que deber contar
con aplicaciones que posibiliten cruzar variables, emitir reportes,
analizar indicadores, entre otros.
Otra alternativa consiste en la contratacin de una plataforma
en la nube que brinde herramientas de gestin y control de la
ejecucin.
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 Ilustracin 1 Esquematizacin Sistema de M&E

SISTEMA DE MONITOREO Y EVALUACIN

M&E

CONSULTORA EN M&E

EVALUACIN MONITOREO

Cuantitativa Cualitativa Cuantitativo Cualitativo

Encuestas Encuestas Grupos Anlisis Informes Informes Grupos Entrevistas a

Lnea de Medio focales documental trimestrales semestrales focales profundidad
base trmino y Entrevistas a Lderes y lideresas Consultores Entrevistas a
final profundidad de M&E, Asesores transversales profundidad
de nodo,
Directoras tcnicas
y Gerente de
operaciones
Recurso humano Equipo directivo
interno y externo y tcnico IMPACT
Equipo directivo y tcnico IMPACT y Lderes
y Lideresas de M&E

3.1. SISTEMA DE EVALUACIN

Partiendo de la premisa que de que la Evaluacin es un proceso integral y continuo de investigacin

que permite analizar los cambios ms o menos permanentes en el mediano y largo plazo,
ocasionados en forma directa o indirecta por el proyecto, enfocndose en los resultados, es posible
definir que: la evaluacin es la herramienta que permite conocer la medida en que el proyecto est
alcanzando o ha alcanzado sus metas en cuanto a los resultados esperados, siendo un proceso que
requiere de responsabilidad en su aplicacin y que se constituye en un aprendizaje continuo.

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 Ilustracin 2 Esquema general del proceso de planeacin

Disear y
planear Se debe incluir la evaluacin
dentro de la planeacin inicial!!!

Evaluar Implementar

Reflexionar Monitorear

Las razones que llevan a evaluar el proyecto IMPACT, desde el enfoque de la Gestin basada en
Resultados3, son entre otras:
- Entender por qu y en qu medida se alcanzan los resultados
- Comprender las razones por las cuales se obtienen resultados no deseados en los
interesados
- Se constituye en una Importante fuente de evidencia del logro de los resultados y el
desempeo institucional, por lo tanto es una base para la rendicin de cuentas corporativa
- El proceso de evaluacin es un colaborador importante para la construccin del
conocimiento y el aprendizaje organizacional.
- Tiene como base cinco criterios: pertinencia, eficiencia, eficacia, impacto y sostenibilidad
- Genera una visin ms amplia del proyecto, teniendo en cuenta el progreso hacia las metas
establecidas, la lgica de la iniciativa y sus consecuencias.
En concordancia el sistema de evaluacin del proyecto IMPACT, tendr como base el Marco de
Medicin de desempeo PMF y el de generacin del informes descrito en el Plan de
Implementacin del Proyecto PIP, y se llevar a cabo en tres momentos claves:
a. Lnea de base

3
La Gestin basada en los resultados es un enfoque de gestin que est orientado a los resultados del
proyecto, en otras palabras, va ms all de las actividades y productos y se centra en los resultados reales y
cuenta con 3 herramientas principales: Modelo Lgico, Marco de Medicin del Desempeo y Registro de
Riesgos.
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 b. Medio trmino
c. Final
Para cumplir con lo anterior, se deber contar con informacin cuantitativa para medir los cambios
generados con la intervencin en el marco de los resultados (mximo, intermedios e inmediatos),
propuestos en la estructura del proyecto y plasmados en el PMF. Para tal fin, se debe establecer un
plan metodolgico que pueda entregar de forma oportuna, precisa y confiable la informacin
necesaria.
Tomando en cuenta que se estima atender a 17.500 participantes (hombres, mujeres y jvenes), la
toma de la informacin en los diferentes momentos, puede volverse un proceso engorroso y
demorado susceptible a errores en el proceso de recoleccin y sistematizacin. Adicionalmente, se
suma la dispersin de los participantes a lo largo de los 10 departamentos seleccionados
(posiblemente 11 departamentos). Para hacerle frente a esta realidad, el muestreo ofrece ventajas
sobre el censo ya que toma una subpoblacin que logra representar a la poblacin objetivo4
garantizando el menor error de muestreo posible.
El muestreo ofrece las siguientes ventajas:
Menores costos de recoleccin.
Tiempos de recoleccin ms cortos.
La logstica del operativo en campo es ms sencilla y eficiente.

- Diseo de los instrumentos de captura de informacin

Teniendo como punto de partida las dimensiones, las variables y los indicadores propuestos, el
Sistema Evaluacin, revisar y ajustar la encuesta de lnea de base ya aplicada en la fase I del
levantamiento de lnea de base, asimismo, incluir los aportes en la construccin que adelante el
equipo tcnico. Para validar y realizar los ajustes pertinentes a estos instrumentos (encuesta de
lnea de base y encuesta de medio trmino y final), se adelantar una prueba piloto y posterior a ella,
se ajustarn los instrumentos segn se pacte con el equipo. Como parte integral de las encuestas el
Sistema M&E se deber contar con el manual de diligenciamiento, permitiendo a los encuestadores
en campo contar con un direccionamiento claro sobre la aplicacin de las encuestas.

- Proceso de capacitacin

Con el fin de garantizar la calidad de la informacin y el correcto diligenciamiento de las encuestas,

se realizarn jornadas de capacitacin por parte de la Consultora de M&E al equipo externo y a los

4
Poblacin objetivo: Grupo de personas a las que se les quiere tomar informacin.
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tcnicos de IMPACT como trasferencia metodolgica. Dado que el equipo tcnico IMPACT tambin
recibir la transferencia, ellos podrn reforzar y apoyar al equipo externo si llegara a ser necesario.

- Aplicacin de las encuestas

Con el fin de optimizar los recursos financieros y el tiempo, se sugiri contar con un recurso humano
suficiente para levantar la informacin en cada zona. Para la aplicacin de la encuesta, se defini
desde la Gerencia de operaciones, usar la metodologa de Da de campo, en donde se cont con la
participacin de productores y directivos de las organizaciones a quienes se les tomara la
informacin en fsico. All se estableci un mecanismo de crtica de la informacin colectada, el
cual fue ejercido por el equipo tcnico de IMPACT.

- Levantamiento de la informacin cualitativa

El PMF contempla indicadores de tipo cualitativo en dimensiones como: equidad de gnero,

fortalecimiento socioempresarial, agroindustria, ambiente, productivo y financiero. A partir de estas
dimensiones y de los indicadores diseados para el anlisis la informacin cuantitativa, el Sistema
M&E disear en algunos casos y apoyar el diseo en otros, de una serie de instrumentos y
metodologas que permitirn tomar informacin sobre la percepcin de las participantes, directivos
de las organizaciones, actores locales, entre otros.
Para capturar la informacin cualitativa el Sistema M&E utilizar herramientas etnogrficas y
sociolgicas, las cuales sern aplicadas por el equipo del Sistema M&E. En el marco de las
herramientas etnogrficas se podrn utilizar las entrevistas y la observacin directa en campo y de
las herramientas sociolgicas se trabajar con grupos focales.
El diseo metodolgico deber contemplar la manera como sistematizar la informacin obtenida,
adems de contar con la grabacin de audio de las entrevistas y los grupos focales y con los
registros fotogrficos de los eventos que se realicen. Las grabaciones de audio sern sistematizadas
a travs de matrices de captura de informacin que permitan tener un orden temtico que optimice
su anlisis.

- Anlisis de la informacin

El anlisis de la informacin deber estar apoyado por un Asesor/a estadstico/a, y permitir

adelantar el cruce de variables respectivo para la evaluacin de los indicadores propuestos en el
PMF. La Consultora de M&E, adelantar con los insumos que all se generen, el anlisis y
elaboracin del informe narrativo conteniendo los resultados de la investigacin que se suscite en
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cada momento de evaluacin y lo socializar con el equipo tcnico y gerencial de IMPACT, lo cual
podra apoyar la toma de decisiones y propiciar un nuevo proceso de planeacin, si fuese necesario.

- Presentacin de informes

Los informes se presentarn en coherencia con el marco de generacin de informes descrito en el

PIP y sern emitidos al DFATD una vez hayan sido socializados, discutidos y ajustados con la
gerencia de IMPACT; cumpliendo su funcin de rendicin de cuentas corporativa, como se
mencion con anterioridad

3.2. MONITOREO

- Estructura operativa del proceso de monitoreo

A travs del Sistema M&E no solo se busca analizar y sistematizar las experiencias y resultados que
tenga el proyecto, sino acompaar y monitorear el desarrollo de la operacin en el territorio, como lo
es la realizacin de actividades puntuales: jornadas de capacitacin, acceso a crdito, asesoras,
asistencia tcnica, gestin local, formacin de formadores, implementacin de acciones
agroindustriales, comerciales, ambientales, productivas, de gnero, entre otras.

En general el proceso de Monitoreo a partir de los planteamientos de la ACC, se adelanta de manera

sistemtica, en el siguiente esquema se ilustran los pasos generales que involucra el proceso:

Ilustracin 3 Pasos generales para alcanzar el funcionamiento del Sistema de

Monitoreo

Plan

Evaluacin Implementacin

Implementacin Monitoreo

Reflexionar Reflexionar
/Ajustar /Ajustar

Monitoreo Implementacin

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 Monitoreo Reflexionar / Ajustar Implementacin

Anlisis de los hallazgos Toma de decisiones Replanificacin

Para el proceso de monitoreo el Sistema M&E disear unos mtodos de entrega de informes, a
travs de los cuales se establecern las pautas para concretar los avances sobre el desarrollo del
Proyecto en el territorio, este mtodo ser construido conjuntamente con los gerentes, Consultores
de los ejes transversales y directoras tcnicas a fin de estandarizar conceptos y procesos.

Este protocolo deber permitir conocer el estado de avance de la ejecucin del proyecto y deber
alimentar una herramienta de control deber permitir presentar los reportes por organizacin, zona y
consolidado nacional, permitindole a la direccin del proyecto tomar acciones correctivas, de ser
necesario, o tomar modelos operativos exitosos que puedan replicarse en las diferentes zonas
intervenidas. Estos reportes tambin podrn ser manejados a travs de la plataforma mencionada
con anterioridad o con una herramienta diferente segn decida la gerencia del proyecto.

Durante el proceso de monitoreo se debern generar espacios de retroalimentacin, en dos

sentidos, a la gerencia a travs de los comits de gestin y con el equipo tcnico IMPACT, Estos
espacios debern levantar actas de reunin y en el caso de ser necesario definir planes de mejora,
los cuales tambin debern ser monitoreados.

Por su parte, la Consultora del Sistema de M&E deber preparar y presentar los informes que
analicen la informacin generada en el territorio y presentarlos de manera peridica a la gerencia,
segn lo establece el marco de generacin de informes descrito en el PIP.

- Niveles de informacin

Para el sistema se proponen diferentes niveles de toma de informacin, en donde cada grupo de
actores tendr responsabilidades especficas en la consolidacin y ordenamiento de la informacin
(como se describe en la tabla No. 2), as como en la emisin de informes en temporalidades dadas,
para cada caso se esquematizan los niveles en la siguiente figura:

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 Ilustracin 4 Niveles de generacin de informacin e informes

GERENTES
IMPACT
CONSULTORA
EN M&E
CONSULTORES/AS
TRANSVERSALES

GERENTE DE OPERACIONES

DIRECTORAS TCNICAS

ASESORES/AS DE NODO

LDERES Y LIDERESAS DE M&E

- Sensibilizacin a los profesionales involucrados

Para garantizar un adecuado monitoreo a la operacin del proyecto en el territorio, es necesario

sensibilizar a las personas que se encuentran directamente vinculadas con las zonas de
intervencin, ellos son: Lderes y lideresas de M&E, Asesores de nodo, Consultores transversales,
Directoras tcnicas y Gerente de operaciones. Esto se podr realizar a travs de una jornada de
socializacin de la estrategia y reforzado con trabajo individual con cada miembro del equipo, a fin
de garantizar que los instrumentos que se diseen, contengan la informacin pertinente para la
medicin de cada indicador y a que se involucre en todos los planes de trabajo (sin excepcin), las
acciones relacionadas con el M&E. El objeto de la sensibilizacin tendr como bases las siguientes:

- Debe ser una coleccin permanente y metodolgica de datos que son utilizados para medir
el cambio
- Es un conjunto regular de actividades
- Es responsabilidad de todo el equipo y lderes - lideresas de M&E
- Es fundamental para el xito o el fracaso del proyecto
- De importancia para la planeacin futura
- Es una oportunidad para fomentar la capacidad del equipo
- Es una oportunidad de aprendizaje

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Es necesario comprender que existen diferentes procesos que deben monitorearse y para ello se
deben definir herramientas y responsables, en la siguiente tabla se pueden observar algunos de
ellos:
Tabla 2 Tipos de monitoreo a implementar en el proyecto IMPACT

TIPOS DE MONITOREO HERRAMIENTAS Y PROCESOS

Monitoreo de resultados Marco de Medicin del Desempeo - PMF

(Mide el progreso hacia los resultados
esperados)
Monitoreo de actividades
(Mantiene las actividades del proyecto en
la fecha prevista)
Monitoreo Operacional
(Identifica las tendencias y patrones
relacionados con el proyecto)
Monitoreo financiero
(Asegura el uso adecuado de los
recursos)
Monitoreo del riesgo
(Detalla de la situacin actual proyecto y
los riesgos en la operacin)
herramientas de recoleccin de datos
Informes semestrales
Reportes narrativos
Tablas de Datos de progreso del proyecto
Planes de trabajo
Visitas al territorio Control y acompaamiento
telefnico ejercido por las Directoras tcnicas
Seguimiento y evaluacin institucional
Visitas al territorio Control y acompaamiento
telefnico ejercido por el Gerente de Operaciones
Informes financieros mensuales y trimestrales
Auditoras Internas (y seguimiento)
Registros del riesgo

- Diseo de herramientas para la toma de informacin

Para la toma de informacin trimestral y semestral, se disearn las herramientas correspondientes,

las cuales deben aportar informacin sobre el avance del proyecto, sin constituirse en un informe
con actividades que a pesar de ser necesarias, pueden no contribuir al alcance de los resultados. Se
plantean las siguientes herramientas:
a. Formato de evaluacin de las jornadas de capacitacin: Sern compendiados por los lderes
y lideresas de M&E. Estos informes sern recibidos por la Consultora de M&E y vaciados en
el sistema o software que se implemente.
b. Formato de informe trimestral de los Asesores/as de nodo: no reemplazan los informes
quincenales que se entregan actualmente, dado que los mismos debern continuar como se
viene haciendo hasta la fecha, pero si se coordinarn y articularn con los que se traslapen
en las fechas de entrega de informes. Su manejo y control corresponde a la Directoras
tcnicas
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 c. Formato de informe trimestral de las Directoras tcnicas: este informe debe compendiar los
recibidos por los Asesores/as de nodo. Se disearn de manera tal que se adelante un
informe por organizacin que d cuenta del nivel de avance con cada una de ellas. Estos
informes sern recibidos por la Consultora de M&E y vaciados en el sistema o software que
se implemente.
d. Formato de informe trimestral del Gerente de operaciones: debe compendiar dos asuntos
relevantes, el primero relacionado con el control de los tiempos de ejecucin, debern
contemplar los anlisis de ruta crtica, holgura total5 y holgura libre6, as como establecer las
alternativas de reprogramacin o ajuste de actividades, a travs de las herramientas
disponibles en gerencia de proyectos tales como: Crashing7 o Fast tracking8, u otras de
conocimiento del Gerente y el segundo se relaciona con el control financiero del proyecto;
para la entrega de dicha informacin deber trabajar con su par financiero, a fin de disponer
de informacin financiera actualizada que permita adelantar los reportes de riesgo
financiero.
e. Formato de informe semestral de los Consultores transversales: deba dar cuenta del nivel de
avance de cada estrategia por organizacin. En el caso de los ejes que cuentan con ms de
un consultor, tal es el caso de Ambiente y Agropecuario, los informes deben ser trabajados y
presentados en equipo, de manera tal que se cuente con un solo informe integral para la
estrategia.

- Visitas de monitoreo al territorio

En el marco de la implementacin del monitoreo y la evaluacin la Consultora deber adelantar

visitas coordinadas con los Asesores de nodo y Directoras tcnicas. Dentro de los objetos de las
visitas de monitoreo estn: 1) Verificar la correcta implementacin de la metodologa de formacin y
ii) Adelantar la evaluacin correspondiente al nivel de satisfaccin de los participantes con las
temticas y jornadas de capacitacin.
Las visitas de monitoreo no se adelantarn por organizacin, sino por Asesor/a de nodo, en otras
palabras el monitoreo no se har directamente a las organizaciones sino al avance de las
capacitaciones previstas dentro del proyecto. Para cumplir con el objetivo de dichas visitas, se

5
Se define como la cantidad de tiempo que puede retrasarse el final de un conjunto de actividades que
forman un camino sin afectar a la finalizacin del proyecto
6
Tiempo que puede retrasarse el final de una actividad sin afectar al inicio ms temprano (llamado primer
inicio) de la siguiente actividad siendo el primer inicio la fecha ms temprana en que puede iniciarse una
actividad
7
Tcnica que permite reducir la duracin total del proyecto despus de analizar un nmero de alternativas
para determinar cmo conseguir la mxima reduccin de la duracin por el mnimo costo
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Tcnica para reducir la duracin del proyecto al hacer actividades en paralelo que regularmente se haran
en secuencia. Tiene que ver con la relacin lgica fin inicio, ya que recomienza una actividad sin que se
haya terminado la anterior.
Estrategia de Monitoreo y Evaluacin proyecto IMPACT
Preparado por Yolanda Ojeda Torres Consultora en M&E
programaran en varios momentos, que corresponden a una visita por Asesor/a de nodo, al finalizar
cada mdulo de formacin

- Gestin de la informacin

La informacin del proyecto podr ser gestionada y distribuida mediante la utilizacin de diferentes
herramientas, entre las que se cuentan:
- Gestin de documentos impresos: informes y comunicaciones;
- Gestin de comunicaciones electrnicas: correo electrnico, telfono, videoconferencias y
conferencias web, sitios y publicaciones web
- Herramientas electrnicas para la direccin de proyectos: interfaces web con software de
programacin y de gestin de proyectos, software de soporte para reuniones y oficinas
virtuales, portales y herramientas de gestin del trabajo colaborativo.

Es importante valorar que la gestin de la informacin del proyecto, debe contemplar no solamente
el manejo de bases de datos, sino que debe conformarse como un proceso para informar el
desempeo, recopilando y distribuyendo informacin de desempeo, como informes de estado,
mediciones del avance y pronsticos. Informar el desempeo implica recopilar y analizar de manera
peridica datos reales y compararlos con la lnea base a fin de comprender y comunicar el avance y
el desempeo del proyecto, as como pronosticar los resultados del mismo.

Entre los informes que se elaboran con ms frecuencia en el marco de ejecucin de un proyecto se
pueden incluir:
- Anlisis del desempeo pasado
- Anlisis de las proyecciones del proyecto (incluidos tiempos y costos),
- Estado actual de los riesgos e incidentes
- Trabajo completado durante el perodo
- Trabajo a completar en el siguiente perodo
- Resumen de los cambios aprobados en el perodo, y
- Otra informacin relevante que debe ser revisada y analizada

Sin duda, llegar a este nivel de gestin de la informacin, requiere de un trabajo permanente y
juicioso, lo cual podra llevar algn tiempo en el equipo, para ello se requiere que se adelanten las
gestiones gerenciales pertinentes en la definicin de la herramienta electrnica que se usar para el
manejo de la informacin y gestin informes de desempeo. Una vez se defina la herramienta, se
podrn adelantar los procesos de sensibilizacin al equipo, transferencia en el manejo de la
herramienta y generacin de una cultura del manejo de la informacin, que permita cumplir con el
objetivo de la misma.

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Preparado por Yolanda Ojeda Torres Consultora en M&E