GRANPORTUARIA

ADMINISTRACIN
POR PROCESOS

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Introduccin

Actualmente las organizaciones deben ser dinmicas al momento de:

a. Atender requerimientos de las partes interesadas, tanto externas como internas.

b. Anticiparse y ajustarse al contexto.

Por ello, es necesario enfocar los esfuerzos y recursos a lograr la introduccin eficiente y oportuna de
cambios operativos que aseguren los resultados planeados y, en consecuencia, mejoras en la cadena
de valor y en el sistema de gestin de calidad; Con el fin de facilitar esta interaccin, la norma ISO 9001
propone la administracin por procesos.

Con la gestin por procesos se garantiza la disponibilidad en todo momento de los recursos y
suministros necesarios, se asignan responsabilidades y se nombran administradores o responsables
de las tareas, al tiempo que se manejan oportunidades y riesgos en funcin de un plan operativo.

Diferencia entre Procedimiento y Proceso

Aun y cuando el concepto de proceso, aplicado a la administracin de las organizaciones desde el

punto de vista calidad, ha sido manejado desde la versin 2000 de la norma ISO 9001, todava se
pueden encontrar personas, funciones e incluso empresas en donde es comn que se piense que un
proceso es igual que un procedimiento, sin embargo, la diferencia entre ambos es notoria y relevante
para la entidad en que se implementan.

Procedimiento

Es un documento a travs del cual se formaliza y establece la manera en que se debe realizar una
actividad relevante para para una compaa, el cual indica:

Quien o quienes realizan la actividad o intervienen en ella.

Cuando se debe realizar.
Cmo se lleva a cabo.
Con qu informacin, materiales, equipos, etc., se desarrolla.
Los registros que se generan para evidenciar las actividades realizadas.

Como se observa, es un documento enfocado solamente a la administracin de una actividad o rea.

Los procedimientos de trabajo se refieren a la optimizacin de las tareas de forma aislada:

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Proceso

Conjunto de actividades mutuamente relacionadas que utilizan las entradas para proporcionar
un resultado previsto (ISO 9000:2015 Fundamentos y Vocabulario ).

Como se describe, un proceso rene varas actividades, reas o funciones de una organizacin con el
fin de procesar o transformar entradas y entregar algo significativo para el receptor.

Un proceso debe describir:

Participantes.
Metodologas utilizadas para su funcionamiento.
Fuentes de entrada (quienes proporcionan las entradas)
Sus entradas (materiales, productos, informacin, etc.).
Sus salidas (materiales, productos, informacin, etc.).
Receptores de salidas (quienes reciben las salidas).
La infraestructura necesaria para desarrollarlo (oficinas, equipos, etc.).
Controles para el seguimiento a su desempeo y cumplimiento,

Los controles para el seguimiento y la medicin del desempeo, que son necesarios para el control,
son especficos para cada proceso y variarn dependiendo de los riesgos relacionados.

Como se puede observar, un proceso no es un documento, es un equipo de trabajo en donde el entorno

y cada uno de los participantes, contribuyen para alcanzar el objetivo establecido para l y entregar
resultados satisfactorios para su cliente o receptor.

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Clasificacin de los Procesos

Cada proceso en una organizacin est definido para una situacin especfica, tomando como base:

a. Las actividades que en conjunto realizan las reas o funciones que lo conforman.
b. La finalidad u objetivo para el cual fue determinado.

Tomando como base lo anterior, por lo general se clasifican los procesos de acuerdo a contribucin a
los objetivos organizacionales:

Clave o crticos

Son procesos cuyas actividades influyen o afectan directamente a la prestacin del servicio y/o al
cumplimiento de los requerimientos del cliente; Son aquellos que tienen un alto impacto sobre los
clientes y su satisfaccin y/o conducen a la organizacin a alcanzar sus objetivos. Producen resultados
que son estratgicamente importantes para el xito de la organizacin.

Estratgicos

Son los relacionados a la planeacin realizada por la alta direccin de la organizacin con el fin de
garantizar:

La implementacin del SGC y su mejora continua.

La identificacin, difusin y cumplimiento de los requerimientos de las partes interesadas.
La identificacin y suministro de los recursos necesarios.

Soporte

Son los procesos a travs de los cuales se apoya el funcionamiento y logro de los resultados de los
procesos clave o crticos.

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Es importante que en cada organizacin se identifique la funcin de cada proceso ya que a travs de
esto se puede definir su objetivo y alcance.

Administracin por Procesos

La comprensin y administracin de los procesos interrelacionados como un sistema contribuye a la

eficacia y eficiencia de la organizacin en el logro de los resultados planeados.

El enfoque por procesos permite a las organizaciones:

Identificar los procesos existentes dentro de ellas.

Controlar las interrelaciones e interdependencias entre ellos de modo que se puede mejorar el
desempeo global de la organizacin.
La comprensin y el cumplimiento de los requisitos de manera coherente.
La consideracin de los procesos en trminos de valor agregado.
El logro de un desempeo del proceso eficaz.
La mejora de los procesos con base en la evaluacin de los datos y la informacin

El enfoque a procesos implica la definicin y gestin sistemtica de los procesos y sus interacciones.

La gestin por procesos relaciona todas las actividades productivas con los logros marcados en un plan
estratgico.

En la norma ISO 9001 se establece que es un requisito obligatorio para las organizaciones el
establecer, implementar, mantener y mejorar los procesos necesarios y sus interacciones, adems de:

o Su secuencia e interaccin.
o Determinar los recursos necesarios para estos procesos y asegurarse de su disponibilidad.
o Asignar las responsabilidades y autoridades para estos procesos.
o Abordar los riesgos y oportunidades determinados.

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