TEMA 12.

LA DIRECCIN DE PROYECTOS
2. DEFINICIN DE PROYECTO
- Proyecto: un conjunto de actuaciones pensadas para ejecutarse en un determinado plazo temporal, que tienen como
finalidad la creacin de un producto o de un servicio nico.
- Los dos elementos que conviene destacar de la definicin son los trminos:
Temporal: todo proyecto debe tener un comienzo y, sobre todo, un momento final que estar definido ya
desde el principio.
nico: todo proyecto se refiere a un producto o un servicio que es distinto de todos los dems es algo nuevo.
- En ocasiones, un proyecto no constituye ms que un elemento de un conjunto de proyectos, relacionados entre s y
que persiguen la consecucin de un objetivo global, normalmente diseado para ser conseguido en el largo plazo. En
este caso, al conjunto se le denomina programa

3. COMPONENTES DE UN PROYECTO
3.1. Las fases del proyecto
- Una fase de un proyecto hace referencia a un conjunto de actividades, trabajos o tareas del proyecto, que se
relacionan entre s de acuerdo con una lgica y que, normalmente, tienen como finalidad la obtencin de algn
producto importante para el proyecto.

3.2. Los hitos del proyecto

- Un hito es un acontecimiento relevante y significativo en el proyecto, que generalmente est relacionado con la
terminacin de un producto importante.

3.3. El ciclo de vida del proyecto

1. Fase. Determinar la necesidad del proyecto y su viabilidad

- Se trata de justificar la necesidad de llevar a cabo el proyecto propuesto, lo que supone demostrar la necesidad
de los productos que deben obtenerse con la ejecucin del proyecto. Pero el poner de manifiesto la necesidad de
disponer de determinados productos no es suficiente; adems, hay que demostrar que el proyecto es tcnica y
econmicamente viable.
- Etapas en el cumplimiento de esta primera fase:
En primer lugar, procede realizar una descripcin pormenorizada del objetivo que debe alcanzarse con el
proyecto.
Despus habr de definirse el concepto
A continuacin se analizarn las necesidades
Ms adelante se realizar un anlisis de mercado
El siguiente paso consistir en definir la estrategia
Y, por ltimo, se elaborar un primer estudio de costes y beneficios
Si todas las etapas de la primera fase del ciclo de vida del proyecto culminan a satisfaccin de los
responsables, la fase concluir con la decisin de ponerlo en marcha; obviamente, si los estudios
anteriores lo pusieran de manifiesto, la fase acabara con la decisin de cancelarlo.
 2. Fase. Elaborar la planificacin del proyecto
- Si el resultado de la fase anterior ha sido dar luz verde al proyecto, el trabajo inmediato siguiente consiste
en elaborar un documento, llamado plan del proyecto, que sirva de gua a todos los miembros del equipo
participantes en la ejecucin del mismo.
- Deber permitir, los siguientes extremos:
Establecer un vnculo capaz de unir las necesidades y los estudios de viabilidad manifestados en la fase
1 con las actividades del proyecto expresadas en el plan
Manifestar los objetivos que se pretenden alcanzar con el proyecto
Detallar las caractersticas de los productos a obtener, de los procesos de trabajo previstos para
obtenerlos, de los recursos que se estiman necesarios para la ejecucin de los trabajos, etc.
Definir los procedimientos que piensan utilizarse para garantizar una comunicacin clara y fluida entre
los miembros del grupo de inters del proyecto
Explicitar el alcance, los costes y los tiempos de ejecucin de todas y cada una de las actividades del
proyecto.
- El plan del proyecto, una vez elaborado, va a ser el documento que utilizar el cliente, o el promotor y/o el
resto de los miembros del grupo de inters mismo para aprobar o rechazar la ejecucin del proyecto; por eso,
un objetivo fundamental de todo plan es conseguir esa aprobacin

3. Fase. Realizar la programacin del proyecto

- Una vez aprobada la ejecucin del proyecto, el primer trabajo debe ser la programacin de toda slas
actividades que deban integrarse en el proyecto, comenzando por la definicin pormenorizada y detallada de
los productos que se obtendrn.
- El trabajo de esta fase consiste en elaborar un documento en el que se detallen las especificaciones de los
productos, con el fin de conseguir que los promotores y el resto de miembros del grupo de inters las
aprueben.

4. Fase. Ejecutar las tareas planificadas

- Suele ser la fase ms larga, la que requiere una mayor cantidad de los recursos totales que van a emplearse
y, por tanto, la ms costosa. En definitiva, se trata de realizar el conjunto de trabajos previstos y obtener como
conclusin los productos que son objeto del proyecto.
- A priori no puede hablarse de la duracin de esta fase, ya que depender de la naturaleza del proyecto y, en
consecuencia, puede diferir enormemente de unos proyectos a otros.
- La secuencia de ejecucin de esta fase suele comenzar con la creacin de prototipos de los productos para,
a partir de ellos, crear sus partes, mdulos o elementos, como paso previo al ensamblaje y terminacin de los
mismo.

3.4. El grupo de inters del proyecto

- La organizacin de todo proyecto requiere la definicin de un grupo de personas que pueden pertenecer a distintas
organizaciones, que se impliquen activamente en el proyecto o que tengan intereses afectados por el mismo.

3.5. Los recursos del proyecto

- El conjunto de materiales, equipos y personas que son necesarios para la ejecucin de un proyecto constituyen lo
que el denomina recursos del proyecto.

3.6. El alcance del proyecto

- El conjunto de productos y servicios que proveer el proyecto se conoce con el nombre de alcance del proyecto.
- Debe incluir una lista de los principales productos que se pretende obtener, de los objetivos que se pretenden
alcanzar con la ejecucin del proyecto, una descripcin de los criterios que se van a utilizar, como los costes de las
distintas actividades, los tiempos previstos, los indicadores de calidad y una definicin del conjunto de actividades que
debern realizar las personas que componen el equipo para completar el proyecto.
4. DEFINICIN DE LA DIRECCIN DE PROYECTOS
- Las tareas propias del gerente o director de una empresa consisten en planificar, organizar, dirigir y controlar el
conjunto de operaciones continuas de su empresa y, la tarea de formacin necesaria para desempear est actividad
est encomendada a las titulaciones de ADE.
- La direccin de proyectos es una modalidad de la direccin general de empresas; consiste en la aplicacin de los
conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas dirigidas al mejor logro de los objetivos del proyecto, teniendo
siempre en cuenta las limitaciones que pueden incorporar las necesidades y las expectativas que tengan los diferentes
miembros del grupo de inters.

5. LA ORGANIZACIN DE LA EMPRESA Y SU INFLUENCIA SOBRE LOS PROYECTOS.

- Las empresas organizan el conjunto de las actividades que desempean, establecimiento una estructura pensada
fundamentalmente para proporcionar la mxima eficacia posible y para garantizar un adecuado control del conjunto
de recursos de la entidad.
Organizaciones funcionales: agrupan al personal por especialidades y establecen sus departamentos en base
de las funciones que se desempean en el seno de la empresa.

Organizaciones por proyectos: el personal se agrupa en torno a los proyectos en lugar de vincularse a las
distintas funciones establecidas en la organizacin

Organizaciones matriciales: mezcla de los dos tipos de organizacin anteriores. Conjunto de departamentos
funcionales, pero al mismo tiempo la organizacin dota a los directores de proyectos de una amplia autonoma
y de un alto grado de libertad.
6. OTRAS INFLUENCIAS
- Otro conjunto de factores sociales y econmicos que pueden afectar a determinados proyectos y que, por tanto,
deben ser identificados y tenidos en cuenta por los directores responsables de los mismos:
Los estndares: un documento aprobado por un ente reconocido, que proporciona, para un uso comn y
repetido, reglas, guas o caractersticas de productos, procesos o servicios, cuyo cumplimiento no es
obligatorio
Las regulaciones: documento que establece las caractersticas de un producto, proceso o servicio, incluyendo
las provisiones administrativas aplicables, cuyo cumplimiento es obligatorio.
Las influencias sociales: las empresas existen para cumplir un cometido social.

7. EL PROCESO DE DIRECCIN DE PROYECTOS

- Etapas:
1. Comienzo: el momento que marca el comienzo de un proyecto suele ser su autorizacin. Normalmente,
cuando el cliente, el promotor o la persona que financia el proyecto concede su autorizacin para que
comience el proyecto, se pueden iniciar los trabajos.
2. Planificacin: supone plasmar pormenorizadamente en un documento la forma en que se piensa ejecutar el
proyecto; como toda planificacin, supone describir lo que quiere alcanzar, cmo se pretende lograrlo y en
cuanto tiempo se prev terminar. Se distinguen dos tipos de planificacin de proyectos:
Planificacin esencial: influye todos los aspectos que son esenciales para la ejecucin del proyecto.
Consta de cuatro fases o subprocesos:
i. Descripcin del alcance
ii. Determinacin de las actividades, recursos y cronograma del proyecto.
iii. Establecimiento de las estimaciones detalladas de costes y elaboracin del presupuesto y del
plan de gastos del proyecto.
iv. Confeccin de un documento que integre la informacin de todas las fases anteriores y que
constituye el plan del proyecto.
Planificacin discrecional: conjunto de aspectos cuya planificacin, por no ser estrictamente necesaria
para la finalizacin del proyecto, se efecta de fomra discrecional.
i. Planificar la calidad: identificar los estndares que consideramos relevantes para el proyectos
y como pensamos satisfacerlos.
ii. Un plan formal de comunicaciones
iii. Planificar la organizacin del personal
iv. La identificacin de riesgos. La respuesta a los riesgos puede ser de tres clases: tratar de
evitarlo (eliminando las causas que lo producen), minimizar su impacto (reduciendo el valor
econmico esperado del mismo) y aceptarlo y asumir las consecuencias que se deriven de su
ocurrencia
v. Planificar los suministros
vi. Organizar el plan del proyecto: el plan que se elabora en est parte contendr al menos:
o Carta de proyecto: documento emitido por la direccin que otorga al director del
proyecto la autoridad precisa para emplear los recursos de la organizacin en las
actividades del proyecto
o Descripcin del alcance: del conjunto de productos y servicios que sean la finalidad
del proyecto
o Estructura del desglose de los trabajos al nivel necesario para ejecutarlos
o Estimaciones de costes
o Fecha prevista de inicio de la ejecucin del proyecto
o Asignacin de responsables a los distintos grupos de tareas en que se haya dividido el
proyecto, con efectos sobre el proceso de control que se haya establecido
o Caractersticas de los informes de progreso con todo lo necesario para que se pueda
medir el avance de los trabajos
o Principales hitos del proyecto
o Personal requerido
o Descripcin de los riesgos detectados, de las decisiones adoptadas sobre cada uno de
ellos, y de su identificacin prevista
o Temas abiertos y decisiones todava no tomadas y pendientes
o Otras informaciones tiles para el proyecto
 o Anexos que soporten la informacin detallada que se haya utilizado en las decisiones
anteriores.
vii. Cerrar la fase de planificacin del proyecto
viii. Revisin del plan del proyecto
3. Ejecucin: proceso por el que se desarrolla el plan elaborado para el proyecto. Consta de varias etapas
Ejecucin de las distintas actividades de las diferentes fases del proyecto, en funcin de la planificacin
establecida y aprobada previamente
Desarrollar las habilidades de los componentes del equipo, tanto individuales como las de grupo.
Distribuir la informacin, de manera que cada uno de los miembros del grupo de inters del proyecto
disponga de toda la informacin relevante del proyecto y en base al modelo de comunicacin
establecido en la planificacin.
Realizar las solicitudes de ofertas de los recursos necesarios a los potenciales suministradores de los
mismos, siguiendo los procedimientos establecidos
Seleccionar de entre todas las ofertas recibidas las adecuadas para la provisin de los recursos
necesarios para el proyecto
Gestionar las relaciones con el contratista, proveedor o suministrador, garantizando la oportunidad
de los suministros y la ejecucin de los pagos derivados de los mismos.
4. Control: mecanismo que mide el avance en la ejecucin de las acciones concretas, se comparan los logros
obtenidos en la realidad con las previsiones establecidas. Etapas:
Elaboracin de los informes de progreso, que son el resultado de un anlisis permanente que
proporciona informacin sobre el progreso experimentado por las distintas actividades del proyecto
a lo largo del tiempo. Estos informes se facilitan a los miembros del grupo de inters.
Control de los cambios que pueda experimentar el alcance del proyecto a medida que avanza su
ejecucin
Control de los cambios que puedan producirse en los costes del proyecto, respecto a los previamente
contemplados en la planificacin
Control de la medida del cumplimiento de los estndares de calidad implantados
Control sistemtico de la evaluacin de la calidad global del proyecto
Control de los riesgos con el fin de intentar minimizarlos.
5. Cierre: consta de las siguientes etapas:
Con la verificacin del alcance se aseguran que todos los productos que componen el proyecto se han
obtenido completamente
Con el cierre administrativo se formaliza la documentacin final del proyecto, que suele concluir con
una aprobacin escrita por parte del cliente que lo ha solicitado
Con el cierre del contrato culmina la fase de cierre y el proyecto en su conjunto

8. RELACIN ENTRE LAS FASES DEL CICLO DE VIDA Y LAS DEL PROCESO DE DIRECCIN