INFORME TECNICO DE GESTION ADMISIONES - ESE HOSPITAL UNIVERSITARIO Y DEL

CARIBE
UNIVERSIDAD DE CARTAGENA
FACULTAD DE ENFERMERIA
MELQUISEDC GAMARRA ACEVEDO
IRMA POLO ARELLANO
BRAYNER RODRIGUEZ
JUANITA NUEZ

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 INFORME TECNICO DE GESTION ADMISIONES
ESE HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL CARIBE

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 INTRODUCCION

La Empresa Social del Estado Hospital Universitario del Caribe es una Institucin Pblica
Descentralizada, Prestadora de Servicios de Salud de Mediana y Alta Complejidad, dotada
de personera jurdica, patrimonio propio y autonoma administrativa, sometida al rgimen
jurdico previsto en la Ley 100 de 1993 y por el derecho privado en materia de
contratacin. Nuestra estructura orgnica contempla tres reas fundamentales, una de
ellas de direccin integrada por la Junta Directiva y la Gerencia. La Empresa se concibe
dentro de la red de prestadores de servicios de salud del Departamento como la cspide
de la referencia de pacientes. Nuestro funcionamiento est fundamentado en una fuerte
alianza con la Universidad de Cartagena y la interrelacin con proveedores externos de
servicios.

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 MISION

Mejorar la calidad de vida de la poblacin usuaria del Caribe y Latinoamrica, mediante la

oferta de servicios en salud de mediana y alta complejidad, generando asistencia
humanizada y tica, en un ambiente de coordinacin administrativa, tcnica, acadmica e
investigativa; basado en la transparencia administrativa, la calidad de los procesos, el uso
de tecnologa apropiada y la excelente formacin profesional y moral de un talento
humano comprometido e involucrado en el desarrollo continuo de los servicios y la
sostenibilidad institucional; integrando la participacin pblica y privada, para dignificar la
vida, aliviar el sufrimiento y generar confianza gubernamental.

VISION

En ao 2020 la E.S.E. Hospital Universitario del Caribe ser la institucin hospitalaria, que
dentro de una organizacin autnoma y empresarial, ha potencializado la especializacin
operativa y estratgica de los servicios asistenciales en salud de mediana y alta
complejidad en el Caribe y Latinoamrica. Consagrada como entidad lder en cobertura,
rentabilidad institucional y social, ha construido el escenario ideal para la generacin de
servicios especializados asistenciales e investigativos para la poblacin usuaria y la
formacin del talento humano del sector, mediante procesos de ptima calidad, centrados
en la excelencia de la atencin, la innovacin tecnolgica, el respeto a la dignidad humana,
la cultura de la calidad, la actividad docente e investigativa permanente y la concertacin
Inter-estamentaria e Inter-institucional.

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SERVICIOS DE ADMISION (URGENCIAS)

Especialistas Presenciales las 24 Horas

Dos Salas de Ciruga

Consulta de Urgencias

Reanimacin Cardiopulmonar

Traumatologa y Ortopedia

Cuidados Intermedios Peditricos

Observaciones en Urgencias

SERVICIOS DE ADMISION (HOSPITALIZACION)

General Adulto

Peditrica

Salas de 4 Y 2 Camas

Salas Individuales

Salas VIP

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OBJETIVO GENERAL

Analizar y diagnosticar cada uno de los distintos procesos que se realizan dentro
del centro de costo Admisiones de la ESE Hospital Universitario del Caribe.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Observar cada uno de los procesos que se realizan dentro del centro de costo
Admisiones.
Analizar cada uno de los resultados arrojados por las diferentes herramientas de
recoleccin de informacin.
Interpretar cada una de las etapas dentro del centro de costo.
Diagnosticar los diferentes problemas obtenidos dentro del centro de costo.

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 REA DE ROTACIN

ADMISIONES ESE HOSPITAL UNIVERSITARIO Y DEL CARIBE

Admisin Hospitalaria es el rea encargada de la gestin de pacientes, desde su ingreso

hasta su egreso del hospital, se encarga de:

Programacin de la consulta externa mediante el manejo de las agendas

electrnicas.
Asignacin de camas
Transferencias del usuario de un servicio a otro.
Manejo de las listas de espera: quirrgica, Infectologia consulta externa y
hospitalizacin y programacin quirrgica.

Para facilitar al usuario los trmites administrativos en la obtencin de los servicios que
solicita, cuenta con recepcionistas ubicadas en la ventanilla nica en donde se
interrelaciona con otras reas para coadyuvar en una atencin oportuna y de calidad.

Es la unidad encargada de la gestin, organizacin y evaluacin de los procesos

asistenciales as como de la informacin que stos generan.
Realiza tres funciones principales:

La gestin de pacientes, que desarrolla las funciones centradas en el concepto de gestin

de pacientes, como rea responsable de gestionar el flujo de pacientes por los distintos
servicios que el hospital ofrece.
La gestin de la documentacin clnica, que presenta las atribuciones propias del rea de
documentacin clnica como responsable de la organizacin y gestin de toda la
informacin clnica generada a lo largo de los sucesivos procesos asistenciales del paciente.
El sistema de informacin asistencial, enfocado principalmente al desarrollo integral y
dinmico de sistemas y dispositivos adaptados a las necesidades de los diferentes usuarios

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 y a la elaboracin y el anlisis de la informacin sobre la produccin asistencial y de
cuantos elementos influyen en ella, como apoyo en la toma de decisiones.

ADMISIONES - AREAS DE HOSPITALIZACION

Admisiones Hospitalizacin 4to 6to y 7mo piso cuenta con Zonas divididas en ALA SUR Y
ALA NORTE entre otras.

ALA SUR: Se encuentran ubicadas las reas de Infectologia y Aislamiento

INFECTOLOGIA Y AISLAMIENTO

Se define as a un sistema que combina distintas tcnicas de barrera (elementos de

proteccin personal y prcticas especficas) aplicadas durante la atencin a los pacientes,
en ocasiones suelen ser nica-cama.

El objetivo de las Precauciones de Aislamiento es evitar la transmisin intrahospitalaria de

infecciones, y otros factores patgenos, tanto entre pacientes, como en el personal y los
visitantes, y as evitar que los mismos pacientes corran el riesgo de complicaciones por
factores externos debido a su estado de deficiencia inmune.

FUENTE
Las fuentes humanas de microorganismos infecciosos en un hospital pueden ser los
pacientes, el personal y en ocasiones, personas que concurran de visita.

Se incluyen:

Personas con enfermedad aguda.

Personas con enfermedades en perodo de incubacin.

Personas colonizadas con un agente infeccioso.

Personas portadoras crnicas de agentes infecciosos.

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 Otras fuentes pueden ser:

Flora endgena del propio paciente (difcil de controlar).

Objetos contaminados del medio ambiente inanimado, incluyendo equipos

mdicos, medicamentos y superficies de la unidad del paciente.

ALA NORTE: Se encuentran ubicadas las reas Medicina Interna y Ciruga General

Medicina Interna

Atencin clnica integral y completa de los pacientes con problemas de salud en el

hospital.

Gua al enfermo en su compleja trayectoria por el sistema sanitario hospitalario,

dirigiendo y coordinando la actuacin frente a su enfermedad y coordinando al
resto de especialistas necesarios para obtener un diagnstico
y tratamiento adecuados.

Los mdicos internistas son los expertos a quienes recurren los mdicos
de atencin primaria y el resto de especialistas para atender a enfermos complejos
cuyo diagnsticoes difcil, que se encuentran afectados por varias enfermedades o
que presentan sntomas en varios rganos, aparatos o sistemas del organismo.

Atender a los pacientes con las enfermedades ms habituales que acuden al

hospital, ingresados o en consultas ambulatorias.

La extensa formacin de los internistas no evita, sin embargo, que requieran

expertos en el control de los factores de riesgo cardiovascular, enfermedades
infecciosas y muy especialmente el VIH, la insuficiencia cardiaca congestiva,
la enfermedad trombo embolica venosa y todas las enfermedades reumatolgicas
y autoinmunes.

Ciruga General

El Servicio de Ciruga General est integrado por mdicos especialistas dedicados al

tratamiento quirrgico de las enfermedades digestivas, endocrinas y de la pared

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abdominal.
Las especialidades quirrgicas incluyen a todos aquellos especialistas dedicados a la
Oftalmologa, Otorrinolaringologa, Urologa, Ciruga vascular, Maxilofacial y Ciruga
plstica y reparadora, oncologa.

El Servicio de Ciruga dispone de 6 quirfanos de ciruga mayor y de 2 de ciruga menor,

una planta de hospitalizacin convencional y una unidad de hospitalizacin sin ingreso,
dnde ingresan los pacientes que vuelven a casa el mismo da de su intervencin.

Admisiones hospitalizacin 4to piso cuenta con zonas divididas en ALA SUR (pacientes de
alto costo, cncer), en el ala sur encontramos la UNIDAD DE CUIDADOS INTERMEDIOS
ADULTO, ALA NORTE (encontramos el rea de infectologia), PABELLON JAIME FANDIO
(POLICIA), PABELLON DADIS, en el servicio de ADMISIONES HOSPITALIZACION tambin
tenemos la UNIDAD DE CUIDADOS INTENSIVOS ubicada en el tercer piso.

El nmero de camas en el 4to piso por zonas es el siguiente:

ALA NORTE: 22 CAMAS ALA SUR: 26 CAMAS POLICIA: 26 CAMAS DADIS: 22 CAMAS

UCI: 10 CAMAS UNIDAD DE INTERMEDIOS: 8 CAMAS INFECTOLOGIA: 5 CAMAS.

En el rea de hospitalizacin 4to piso desde la subida del paciente y teniendo en cuenta
los reportes de la jefe de enfermera se hacen las gestiones necesarias para el tratamiento
y/o estudios que requiere el paciente teniendo en cuenta los requisitos para el reporte de
cada EPS, as mismo se realiza el reporte de la estancia de pacientes de acuerdo con lo
establecido por cada una, cuando son procedimientos de alto costo se hace el reporte
anexando los documentos necesarios ( cedula, escner de la orden medica, evolucin
medica, y anexo generando un numero de SAS que genera el sistema) igualmente se tiene
en cuenta el DNP para el reporte al respectivo ente territorial que se encarga de los
procedimientos y medicamentos NO POS O ALTO COSTO, igualmente en coordinacin con
trabajo social se realizan gestiones de documentos, familiares a pacientes con estancia
prolongada, seguimientos y otros trmites en busca de la seguridad del paciente y un
servicio integral y de calidad.

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Admisiones Hospitalizacin 5to piso cuenta con cuatro Zonas divididas en ALA SUR, ALA
NORTE, ALA ORIENTE Y ALA OCCIDENTE.

ALA ORIENTE: Se encuentran ubicadas el rea de Polica, pabelln de atencin a los

usuarios del sistema policial.

Policial:

El rea de atencin y desarrollo de los servicios de salud tiene como misin satisfacer las
necesidades de atencin en salud integral bsica y especializada a los integrantes de la
Polica Nacional y su familia, garantizando el acceso a la red de servicios de salud, bajo los
principios de oportunidad, equidad y calidad contando con un equipo humano y calificado
que le permitan al Hombre Polica mejorar su nivel de vida para cumplir su misin.

ALA OCCIDENTE: Se encuentra ubicado el rea de infecto logia o VIH, pacientes con
enfermedades renales o infecciones transmitidas por relacin sexual.

Infectologia o VHI:

El rea de Enfermedades Infecciosas constituye un rea multidisciplinar, dependiente del

Departamento de Medicina Interna y en el que colaboran especialistas del Departamento
de Medicina Interna y del Departamento de Microbiologa del Hospital.

En esta rea se trabaja en el diagnstico y tratamiento de las enfermedades producidas

por un agente infeccioso, que puede ser bacteria, virus, hongo, vhi, neumococo y
protozoo. Las infecciones afectan a las personas provocando procesos muy distintos que se
pueden localizar en cualquier tejido del cuerpo humano, por lo que exige un abordaje
especfico.

Este rea desempea su actividad en tres frentes: labor asistencial, centrada en el

diagnstico y tratamiento de las enfermedades infecciosas; docencia, con formacin de
alumnos de medicina, mdicos residentes y enfermeras; y vocacin investigadora, a travs
de desarrollo de estudios clnicos y de laboratorio.

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 ANALISIS DE LOS PROCESOS

ORGANIGRAMA DE LA UNIDAD FUNCIONAL DE ADMISIONES Y ATENCION AL USUARIO

JT ER F E D E U N I D A D
FA UB N C I O N A L D E
A DJ M I S I O N E S Y A T E N C I O N
A LD U S U A R I O
O R
AA SS
S O
C I A
L E S
NOTA: El anterior cronograma no especifica el flujo grama de los procesos dentro del rea de
Trabajo Social, supervisin del SIAU y Admisiones. Por ende se elaboran los siguientes mapas de
procesos para soporte del informe.

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 ASIGNACION, REVISION Y HABILITACION DE CAMAS DE
HOSPITALIZACION

RESPONSABLE: TECNICO DE ADMISIONES DE PISO

REVISION DEL KARDEX DE

ENFERMERIA

SE REVIZAN LAS CAMAS POR

UNIDAD (A.B.C.D.E.F)

DISPONIBLES OCUPADAS CAMBIO DE UNIDAD

SI SI SI

NO NO NO

LIBERAR CAMA

ASIGNAR CAMA
http://www.hucaribe.gov.co/-www.minsalud.gov.co HABILITACION DE
CAMA
 SE ENVIA POR CORREO A
EPS RESPONSABLE

ENVIO TOTAL DE ESTANCIA

ABRIR HISTORIAL REVICION DE EPICRISIS

CLINICO DEL PACIENTE

SI NO

SOLICITUDES DE BUSCAR EN
AUTORIZACION HISTORIA CLINICA

ANEXO 2

ANEXO 3 ENVIAR POR CORREO A LAS EPS

ESPECIFICAS CON LOS DIFERENTES
PROCEDIMIENTOS O ANEXOS Y EL SAS ARROJADO POR EL
ESTUDIOS SISTEMA

ESPERA DE
RESPUESTA

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NOTA: la EPS Mutual Ser el reporte de estancias, procedimientos y estudios se realizan por
su portal o sitio web:www.mutualser.org, as como los casos de personas que pertenecen
a otros municipios y departamentos del pas, cuando sea requerido sern reportados por
el portal o sitio web que establezca la entidad prestadora de salud o el departamento de
salud del municipio o departamento.

RESULTADOS ARROJADOS POR LA LISTA DE CHEQUEO APLICADA AL CENTRO DE COSTO

ADMISIONES HOSPITAL UNIVERSITARIO Y DEL CARIBE

NOTA: de la lista de chequeo para hacer ms fcil la tabulacin de los resultados dimos
valores a las razones encuestadas. NO (0), PARCIAL (3.0), SI (5.0), N.A (1.0)

DE LA RAZON SOCIAL DEL DEPARTAMENTO

Conocen las tareas a realizar

Los empleados conocen las politicas de calidad, flujograma y organigrama

De la Razon Social del
Departamento

Se encuentra legiblemente el organigrama

Se encuentra legibnlemente el flujograma

0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5

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NOTA: de la lista de chequeo para hacer ms fcil la tabulacin de los resultados dimos
valores a las razones encuestadas. NO (0), PARCIAL (3.0), SI (5.0), N.A (1.0)

Del Manual de Funciones

Conoce el profesional de admisiones claramente el sistema de aseguramiento en salud (Regmenes Contributivo, Subsidiado y Vinculado)

Cuenta con los soportes necesario para la facturacin

Del Manual de Funciones

Imprime los soportes para la facturacin

Identifican, clasifican y establecen las solicitudes de documentos y soportes

0 1 2 3 4 5 6

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 De la Estructura Organizaciona e Infraestructura

El rea de admisiones cuenta con Computadores, Escner, papelera y otros equipos).

El rea de admisiones cuenta con su centro de costo independiente

De la Estructura Organizaciona e
Infraestructura

El rea de admisiones cuenta con un auxiliar administrativo

El rea de admisiones cuenta con algn profesional de admisiones

0 1 2 3 4 5 6

NOTA: de la lista de chequeo para hacer ms fcil la tabulacin de los resultados dimos
valores a las razones encuestadas. NO (0), PARCIAL (3.0), SI (5.0), N.A (1.0)

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 ANALISIS DE LOS RESULTADOS

Lo anterior nos muestra que en la ESE HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL CARIBE y luego de la
aplicacin de la lista de chequeos al centro de costos de ADMISIONES se puede evidenciar
que existe un desconocimiento de factores importantes para el funcionamiento de la
empresa tales como son el manual de funciones, mapa de procesos y flujo grama, as
mismo notamos que el talento humano responsable de la facturacin desconoce
parcialmente el proceso, no cuenta con los soportes necesarios para la facturacin si
realiza e imprime los respectivos soportes para el cobro de los servicios prestados, cabe
resaltar que se cuenta en este rea con personal calificado como lo es un profesional
universitario de admisiones y tcnicos de admisiones los cuales de manera coordinada
cumplen funciones especificas para el desarrollo de objetivos y cumplimiento de metas
tanto especificas del rea como generales, adems se cuenta con los implementos de
trabajo necesarios para cumplir con cada una de las solicitudes o requerimientos en la
atencin de los usuarios para contribuir en el cumplimiento de los objetivos y la visin de
la institucin, brindando un servicio de calidad que se refleje en la satisfaccin del usuario.

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 HALLAZGOS

Manejo de pacientes rgimen contributivo en red pblica.

Manejo inadecuado de reporte de procedimientos No Pos.
Falencias en la comunicacin de Admisiones Urgencia y Hospitalizacin.
Pacientes recomendados: Burocracia mal aplicada.
Pacientes con estancias prolongadas.
Mal manejo de documentos y/o anexos para soportes de la facturacin y triaje.

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 RECOMENDACIONES

De acuerdo con los hallazgos encontrados en el centro de costos de admisiones de la ESE

HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL CARIBE, se realizan las siguientes recomendaciones:

Sabemos que de acuerdo con la normatividad en salud vigente como lo es la LEY 100 DE
1993, LA LEY 1122 DE 2007 Y LA LEY 1438 DE 2011, es de obligatorio cumplimiento prestar
la atencin inicial de urgencias a cualquier persona sin distingo de raza, sexo, religin, o en
su defecto la EPS en la cual se encuentre afiliado, con el fin de preservar la vida y
salvaguardar la seguridad del mismo; sin embargo es tambin de conocimiento de todos
que cada afiliado de una EPS de los regmenes contributivo y subsidiado cuenta con una
red de prestadores de servicios a la cual tiene derecho, es por ello que esta se debe
identificar y que el personal de atencin inicial apenas el usuario llegue al servicio en este
caso si es urgencias se le informe para la respectiva referencia a su red en cuanto su vida
no corra peligro; igualmente se debe informar de manera oportuna a la EPS la condicin
del afiliado para que se realice el respectivo tramite y de esta manera evitar
inconvenientes que afecten el cobro de los servicios prestados en instituciones diferentes a
las de su red, en este caso del rgimen contributivo en red pblica, por todo lo anterior se
hace necesario y debe ser de obligatorio conocimiento del talento humano encargado
realizar las respectivas anotaciones en la bitcora del paciente para el respectivo
seguimiento y procedimiento por parte de los mismos en caso de cambio de turno,
facturacin o salida del paciente de la institucin, ya que se cuenta con un tiempo definido
para reportar a la EPS correspondiente el evento presentado.

En referencia al manejo que se le debe dar a los tratamientos de alto costo con
medicamentos o procedimientos no incluidos en el POS (NO POS), la normatividad define
unos lineamientos que se deben tener en cuenta para la solicitud, aprobacin y cobro de
los mismos es por eso que basndonos en la resoluciones vigentes en salud al respecto

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 como lo son la RESOLUCION 5395 DE 2013 Y 1479 DE 2015, las cuales presentan de
manera clara la forma, documentos requeridos y proceso para la solicitud de estos,
evidenciando que en este caso no se realiza de manera adecuada, ya que no se maneja la
respectiva documentacin para el tramite o el envo es tardo, la recomendacin es la
unificacin de conceptos y la capacitacin del personal encargado de gestionar esos
procesos, ya que no se tiene conocimiento de la normatividad vigente y por ello se
incurren en faltas que generan glosas que afectan la institucin tanto operativa como
administrativamente, teniendo en cuenta que la formacin y capacitacin del talento
humano tambin es una exigencia por lo cual en la ley 1438 de 2011 en su artculo 98 y 99
dice: ARTCULO 98. DE LA FORMACIN CONTINUA DEL TALENTO HUMANO EN SALUD.

Articulo 99. DE LA PERTINENCIA Y CAUDAD EN LA FORMACIN DE TALENTO HUMANO

EN SALUD Modificase el artculo 13 de la Ley 1164 de 2007.

En este aspecto ms interno de la institucin debido a que se presenta un mal flujo de

comunicacin se hace necesario la realizacin de induccin al personal que contratan
sobre los procesos, dar a conocer el manual de funciones y ejecutar los perfiles para los
cargos y la realizacin de reuniones de evaluacin peridicas y auto cuidado, que arrojen
las inquietudes, dudas y/o sugerencias de los empleados hacia el manejo de ciertos
procesos en el desarrollo de las labores con el fin de unificar criterios de accin frente a las
diferentes situaciones que all se presentan y que de una u otra manera afectan los
objetivos del centro de costo y de la institucin como tal, ya que se hace necesario un
buen clima laboral dado que el empleado es la imagen de la institucin frente al usuario y
muchas veces por la desinformacin o el desconocimiento del deber ser de los procesos se
generan confusiones que llevan al retroceso de los procedimientos y por ende a la
insatisfaccin del mismo.

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