Procedimiento Operativo Fecha elaboracin:

Estndar JUNIO 2017

Fecha prxima revisin:
Numero: 001 JUNIO 2018

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

JENNY LIZETH RODRIGUEZ Cargo EDNA ROCIO PEDRAZA PACHECO
GARCIA
Cargo Cargo
PROFESIONAL EN SALUD REPRESENTANTE LEGAL
OCUPACIONAL

1. OBJETIVO.

Establecer los controles necesarios para la elaboracin, modificacin, anulacin y

aprobacin de los documentos que integran el Sistema de Gestin de Calidad SGC.

Establecer los controles a los registros que integran el Sistema de Gestin de Calidad
en cuanto a su identificacin, almacenamiento, tiempo de retencin, recuperacin y
disposicin final.

2. ALCANCE.

El Procedimiento de Control de documentos y registros aplica para todos los

documentos del Sistema de Gestin de Calidad desde la deteccin de la necesidad de
elaborarlo o modificarlo hasta su difusin, administracin y/o anulacin.

3. GLOSARIO.

Aprobacin: Etapa dentro del procedimiento control de documentos y registros GM-PR-

004 que determina la adecuacin y la aceptacin del documento.

Documento: Informacin y su medio de soporte; hace referencia a caracterizaciones,

procedimientos, manuales, polticas, objetivos, lineamientos, instructivos, documentos,
formatos, listados y matrices. En cuanto a su medio de soporte puede ser papel,
magntico, ptico o electrnico y muestra patrn o una combinacin de estos.

Documento controlado: Son los documentos de origen interno aprobados y

controlados de acuerdo a las disposiciones establecidas en el procedimiento de Control
de documento y registros GM-PR-004 y cuya reproduccin y uso inadecuado por parte
de los servidores pblicos y/o contratistas se considera como una Copia No Controlada.

Documentos externos: Son aquellos documentos que tienen un origen por fuera de
la organizacin.
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Formato: Forma estndar para registrar informacin.

ISODOC: Aplicacin utilizada para la administracin y control de los documentos de los

procesos del Sistema de Gestin de Calidad (SGC) de la CREG, facilitando su
divulgacin masiva y rpida adopcin por parte todos los servidores pblicos,
contratistas y proveedores de servicios de la Comisin.

Manual de Calidad: Documento que especifica el sistema de gestin de la

calidad de una organizacin.

Plan de Calidad: Documento que especfica qu procedimientos y recursos

asociados deben aplicarse, quin debe aplicarlos y cundo deben aplicarse a un
proyecto, proceso, producto o contrato especfico.

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Registro: Es un tipo especial de documento que presenta resultados obtenidos

o proporciona evidencia de actividades desempeadas.

4. ABREVIATURAS.

A.S.G.C.: Administrador del Sistema de Gestin de Calidad.

S.E.G.D.: Sistema electrnico de gestin documental.

SGC: Sistema de Gestin de Calidad.

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5. DESARROLLO.

5.1 Polticas.

El A.S.G.C., es responsable de los siguientes aspectos:

Asignacin de los cdigos a los documentos del Sistema.

Mantener actualizado el Listado maestro de documentos Sistema de
Gestin de Calidad (SGC).
Asegurarse de que la versin vigente de los documentos est disponible en
los puntos de uso.
Comunicarle al responsable del archivo los cambios que se presenten en los
documentos con el fin de mantener actualizadas las tablas de retencin
documental TDR.

Realizar la revisin de los documentos en cuanto a estructura y forma

Los lderes de proceso son los responsables directos de la validacin y

apropiacin de la documentacin del Sistema y su articulacin con la Visin,
Misin, poltica de Calidad y Objetivos de Calidad de acuerdo con la estructura
documental aprobada en los lineamientos para la elaboracin de documentos
del Sistema de Gestin de Calidad (SGC). El lder del proceso es el responsable
de la revisin, correccin y actualizacin con el fin de mantener la mejora
continua del Sistema.

La versin de todos los documentos del Sistema de Gestin de Calidad (SGC)

inician con 0.

Todo documento del Sistema de Gestin de Calidad (SGC) que sea impreso por
los servidores pblicos y/o contratistas es un DOCUMENTO NO CONTROLADO
a excepcin del original.
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Los documentos aprobados del sistema de gestin de calidad (SGC) son colocados
en medio magnticos en la aplicacin ISODOC, contarn con proteccin contra
cambios, con el fin de evitar la modificacin de los mismos sin autorizacin del
Administrador del Sistema de Gestin de Calidad, donde pueden ser consultados
por todos los funcionarios de la Entidad.
Los documentos de origen externo se identifican y controlan en el Sistema
Electrnico de Gestin Documental S.E.G.D.

El Sistema Electrnico de Gestin Documental S.E.G.D., contiene la aplicacin que

permite controlar los documentos externos de la entidad y se soporta en los
lineamientos establecidos en los siguientes procedimientos Recibo y radicacin de
correspondencia, tablas de retencin documental y administracin documental.

El Tcnico Administrativo a cargo del archivo es el responsable de mantener
actualizadas las tablas de retencin documental - TRD, con base en los cambios
que se presenten en los documentos y reportados.

El almacenamiento, tiempo de retencin, recuperacin y disposicin final de los

registros, se encuentra establecido en las tablas de retencin documental. Si por
algn motivo se presentan documentos que no se encuentren identificados en
ellas, se les debe definir stos aspectos en el Listado General de Documentos
del SGC.

Los documentos y registros se protegen para evitar su deterioro de acuerdo a la

reglamentacin vigente, normas de archivo definidas por la CREG y a los
Procedimientos tablas de retencin documental y administracin documental.

Los documentos del Sistema de gestin de Calidad (SGC) se identifican por su

nombre y cdigo asignado.
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Algunos documentos del SGC con el apoyo del Comit de Calidad para controlar
que se cumpla con los requisitos correspondientes y asegurar la conveniencia
del documento dentro del Sistema de Gestin de Gestin de Calidad (SGC).

Los cambios o modificaciones menores realizados a los documentos no generan

cambio de versin debido a que no afectan el buen funcionamiento del Sistema
de Gestin, sin embargo, el registro de la fecha, el responsable de su aprobacin
y el detalle de la mejora realizada, siempre debern registrarse en el control de
cambios del documento (punto 6.). Los cambios menores son:

Cambios en ortografa.
Adecuacin de contenido que facilite la visualizacin y uso.
Mejoramiento en la redaccin de prrafos.
Re direccionamiento de Hipervnculos.
Cambio en el nombre de un cargo.

La Filosofa Corporativa debe ser revisada por un (1) Experto comisionado y

aprobada por el Director Ejecutivo (Experto comisionado).

Los documentos obsoletos no deben conservarse de manera fsica en los

puestos de trabajo diferentes bibliotecas la administracin documental, si por
algn motivo se conservan, se deben guardar en una carpeta con el nombre:
OBSOLETOS, para evitar su utilizacin. De igual manera, si se conservan
documentos obsoletos en medio magnticos, se deben conservar en una
carpeta en el mismo medio con el nombre: OBSOLETOS para evitar su
utilizacin.

La aprobacin de cualquier documento del Sistema de Gestin de Calidad la

realizar el representante de la alta direccin a los documentos misionales,
estratgicos y de evaluacin y el subdirector administrativo y financiero a los
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documentos de los procesos de soporte con la previa revisin y aval del Comit
Operativo de Calidad y quedar reflejado en el Acta de reuniones.

5.2. ACTIVIDADES.

5.2.1. Elaboracin, modificacin y/o anulacin de documentos del SGC.

5.2.2 Documentos externos REVISAR DOCUMENTO DE RADICACIN Y

CORRESPONDENCIA DEL PROCESO DE GESTIN DOCUMENTAL

5.2.3 Control de Registros.

6. CONTROL DE CAMBIOS.

DESCRIPCION RESPONSABLE FECHA DE NUEVA VERSIN

DEL CAMBIO MODIFICACION

7. DOCUMENTOS RELACIONADOS.

Solicitud de elaboracin, modificacin y/o anulacin de documentos GM-FT-008.

Listado Maestro de Documentos Sistema de Gestin de Calidad