Protocolo

Denominaciones

Enrique Gimnez Arnau indica: Protocolo es expresin de acepciones mltiples. En

su sentido ms vulgar, quiere decir coleccin de hojas, folios o documentos,
adheridos unos a otros que, en su conjunto, forman un volumen o libro. Dicho autor
cita a Gonzalo de las Casas, quien le atribua diferentes significados a la palabra
protocolo, entre ellos lo consideraba como el instrumento pblico notarial, as como
tambin el libro anual formado con los instrumentos pblicos autorizados por un
notario, acepcin muy acertada de conformidad con la legislacin notarial de
Guatemala.

Carlos Emrito Gonzlez cita en su obra la definicin aportada por el Diccionario de

la Real Academia Espaola, la cual define al protocolo como: Una ordenada serie
de escrituras matrices y otros documentos que un notario o escribano autoriza y
custodia con ciertas formalidades.

El Cdigo de Notariado en el Artculo 8, lo define como: La coleccin ordenada de

escrituras matrices, de actas de protocolacin, razones de legalizacin de firmas y
documentos que el notario registra de conformidad con esta ley.

Etimologa

En cuanto a su etimologa J. Eduardo Girn indica: La palabra protocolo deriva del

latn protocollum y sta del griego protokol-lon, la primera hoja encolada o pegada,
pues esta ltima palabra proviene del griego protos, primero y kolos pegar. De ah,
el significado etimolgico de que es la primera hoja de papel, pegada con cola o
engrudo, porque ste era el sistema en que eran pegados los libros y que los
romanos llamaron que se colocaba al principio de todo contrato, siendo de tal
importancia este requisito que su omisin implicaba la nulidad de aquellos actos

Oscar Salas seala citando a otros autores que el origen del protocolo se remonta,
segn algunos, a la prctica de los tabelliones romanos de conservar copia de los
documentos que redactaban, y segn otros; de la costumbre de los argentarios
griegos que desempeaban funciones de procuracin de sus clientes y notariales,
redactando contratos que escriban en libros que guardaban en su poder.

Antecedentes
Antiguamente los hombres estipulaban verbalmente, utilizando el lenguaje como
elemento capital empleado a modo de texto, y el rito como un medio de expresin
litrgica, lo cual se consideraba como las nicas huellas que quedaban de las
declaraciones de voluntad de los contratantes, representando un medio de prueba
poco consistente, ya que se quedaba en el olvido, y para comprobar su existencia
era necesario reproducir el acto; circunstancia que origin la necesidad de sustituir
la oralidad con la prueba escrita, la cual se considera ms eficaz y perdurable en el
tiempo.
Pero era necesario dotar a dicha prueba escrita de seguridad para que los negocios
jurdicos celebrados cobraran plena validez; adems, deban existir solemnidades
al emitirse la voluntad, de esa manera el hombre ve la necesidad de crear el
protocolo, el cual fue adoptado por la mayora de legislaciones en virtud de la
posibilidad de ordenar cronolgicamente los instrumentos autorizados y evitar la
prdida de los mismos.

En Guatemala, el protocolo notarial cumple una funcin primordial, ya que permite

la conservacin de los instrumentos pblicos autorizados por el notario y asegura
su permanencia en el tiempo, la cual puede verse afectada por el incumplimiento
del notario o de otras personas obligadas a realizar su depsito en determinadas
circunstancias.

Contenido
El protocolo del notario guatemalteco se conformar o contendr lo siguiente:
- Las escrituras pblicas o matrices.
- Las actas de protocolacin.
- Las razones de legalizacin de firmas.
- Los documentos que registra de conformidad con el Cdigo de Notariado

La razn de cierre.
El ndice.
- Los atestados

Apertura del protocolo

El notario tiene la obligacin de aperturar cada ao su protocolo, lo cual har
mediante la redaccin del primer instrumento que autorice, el cual debe principiar
en la primera lnea de la hoja de papel sellado especial para protocolos que utilice,
sin que sea necesaria la redaccin de ninguna razn de apertura
Adems, debe cancelar en la Tesorera del Organismo Judicial cincuenta quetzales,
pago que actualmente ya no se encuentra afecto al impuesto al valor agregado, el
cual efectuar cada ao por derecho de apertura de protocolo. Dichos fondos se
destinan para la encuadernacin de los testimonios especiales enviados por los
notarios al Archivo General de Protocolos y a la conservacin de los protocolos.

Cierre del protocolo

El notario debe proceder a cerrar el protocolo a su cargo cada ao, el ltimo da del
ao natural o sea el 31 de diciembre, aunque la ley tambin lo faculta para poderlo
cerrar antes de dicha fecha si dejara de cartular. Para cerrar el protocolo debe
redactar una razn de cierre, la cual puede redactar en papel sellado especial para
protocolos al final del ltimo instrumento autorizado o en papel bond, en virtud de
que la legislacin notarial no establece el tipo de papel a utilizar.

ndice
Luego de redactar la razn de cierre el notario debe elaborar el ndice, cuya finalidad
es facilitar el manejo del conjunto de instrumentos pblicos que forman el protocolo
para encontrarlos con mayor rapidez. Constituye como su nombre lo indica, un
resumen o xpresin abreviada de los instrumentos autorizados por el notario e
incorporados a su protocolo.

El Cdigo de Notariado establece que el ndice debe redactarse en papel sellado

del menor valor el cual ya no existe en la actualidad, por lo que deben emplearse
hojas de papel bond y se pueden utilizar cifras y abreviaturas.

Atestados
Redactado el ndice, el notario acompaar los atestados, los cuales consisten en
documentos que debe agregar al final del protocolo y que tienen relacin directa con
los instrumentos pblicos autorizados, debiendo agregar principalmente el recibo de
pago de apertura, comprobantes de entrega de testimonios especiales, copias de
avisos, recibos, solvencias, etc.

Empastado
El notario tiene la obligacin de empastar el protocolo dentro de los treinta das
posteriores al cierre del mismo. Puede hacerse en uno o ms tomos, dependiendo
del volumen de los instrumentos autorizados, usualmente se empasta en un solo
tomo. En un tomo no puede empastar dos o ms aos, cada ao debe empastarse
por separado. Generalmente, las hojas van cosidas, se utiliza un material duro de
color oscuro y con grabado de letras de color dorado en la pasta, con las cuales se
consigna el nombre del notario y el ao del protocolo.

Depsito del protocolo

El Estado faculta al notario para dar fe de los actos y negocios jurdicos ante l
celebrados; adems, lo inviste para custodiar los instrumentos pblicos en los
cuales se encuentren contenidos, en virtud de la garanta complementaria de
autenticidad que brinda el hecho de que el mismo sujeto autenticante los custodie.
El notario representa una figura muy importante dentro del derecho notarial, ya que
ejerce una funcin de depositario de la fe pblica; adems, es un profesional de
reconocida honorabilidad y mesura, siendo la persona ideal para desempear una
funcin protectora de los instrumentos pblicos que obran en el protocolo.
El Cdigo de Notariado establece al notario como depositario del protocolo y
responsable de su conservacin; adems, le brinda una proteccin adicional para
que ste no pueda ser extrado de su poder, nicamente podr ser extrado cuando
el notario se niegue a extender el testimonio sin que exista justificacin y cuando se
niegue a la revisin del mismo.
Existen ciertas circunstancias en las cuales el protocolo puede ser depositado con
otro notario o ante el Archivo General de Protocolos, siendo stas las siguientes:
Fallecimiento, inhabilitacin, voluntariamente, ausencia del pas por un plazo menor
de un ao o ausencia del pas por un plazo mayor de un ao.

DEFINICIN LEGAL DEL PROTOCOLO:

Es la coleccin ordenada de las escrituras matrices, de las actas de protocolacin,

razones de legalizacin de firmas y documentos que el Notario registra de
conformidad con el cdigo de Notariado.

CONTENIDO DEL PROTOCOLO:

1. Escrituras Pblicas o matrices

2. Actas de protocolacin
3. Razones de legalizacin
4. Razn de cierre
5. ndice
6. Los Atestados
DOCUMENTOS QUE SE EXTIENDEN EN PAPEL SELLADO ESPECIAL PARA
PROTOCOLOS:

a. Escrituras Matrices
b. Actas de Protocolacin
c. Razones de legalizacin de firmas

CUALES SON LOS DOS DOCUMENTOS QUE NO SON NI ESCRITURAS

PBLICAS, NI ACTAS DE PROTOCOLACIN, NI RAZONES DE LEGALIZACIN
DE FIRMAS, PERO QUE SIN EMBARGO VAN DENTRO DEL PROTOCOLO EN
PAPEL SELLADO ESPECIAL PARA PROTOCOLO?

a. La Razn de Cierre del Protocolo:

No tiene fundamento legal pero por razonamiento lgico, si la apertura del
protocolo la realizamos en hoja de papel sellado especial para protocolo,
el cierre por lo tanto lo tenemos que realizar en igual forma.
b. La transcripcin del acta de otorgamiento del testamento cerrado (la cual
se extiende sobre la cubierta cerrada que contiene el testamento.
Fundamento Legal: Art. 962 Cdigo Civil.

PROTOCOLIZAR
Es la incorporacin material y jurdica de un documento pblico o privado al
protocolo o registro notarial.

A QUIEN SE LE PUEDE VENDER LAS HOJAS DE PAPEL SELLADO ESPECIAL

PARA PROTOCOLO Y DEMS ESPECIES FISCALES?

a. A los Notarios
b. A sus procuradores
c. O sus Empleados
REQUISITOS PARA QUE LOS PROCURADORES O EMPLEADOS DE
NOTARIOS PUEDAN ADQUIRIR LAS ESPECIES FISCALES:

a. Identificarse con la cdula de vecindad

b. Presentar nota de autorizacin expedida por el notario, acompaada de sus
credenciales de identificacin y de colegiado activo
FORMALIDADES DEL PROTOCOLO:

1. Los instrumentos se redactarn en espaol, a mquina o a mano, de manera

legible y sin abreviaturas.
2. Llevarn numeracin cardinal.
3. Levar foliacin cardinal escrita en cifras.
4. En el cuerpo del instrumento, las fechas, nmeros o cantidades se expresarn
con letras.
5. Los documentos que deban insertarse o las partes conducentes que se
transcriban, se copiarn textualmente.
6. La numeracin fiscal del papel sellado especial para protocolos no podr
interrumpirse mas que para la intercalacin de documentos que se protocolen
(interrupcin material); o en el caso de que el notario hubiere terminado la serie
(interrupcin fiscal).
7. Los espacios en blanco que permitan intercalaciones se llenarn con una lnea
antes de que sea firmado el instrumento.

CONTENIDO DEL NDICE DEL PROTOCOLO:

a. El nmero de orden del instrumento.

b. El lugar y la fecha de su otorgamiento
c. Los nombres de los otorgantes
d. El Objeto del instrumento.
e. El folio en que principia.

REDACCIN DE UNA RAZN DE CIERRE:

En la ciudad de Guatemala, el da treinta y uno de diciembre del dos mil seis, Yo:
LUIS ENRIQUE ARVALO GIRON, Notario, en cumplimiento de la ley procedo a
cerrar el Registro Notarial a mi cargo correspondiente al ao dos mil seis, el cual
contiene un total de SEIS instrumentos pblicos, distribuidos as: tres escrituras
matrices, un acta de protocolizacin, una razn de legalizacin de firmas y una
escritura cancelada. El protocolo consta de quince folios. En fe de lo cual firmo la
presente razn de cierre.
FIRMA Y SELLO

QUE PLAZO TIENE EL NOTARIO PARA EMPASTAR SU PROTOCOLO?

R. Treinta das despus de haber realizado el cierre.

QUE SON LOS ATESTADOS?

R. Son los documentos que el Notario agrega al final de su protocolo y tienen

relacin con los instrumentos autorizados y debe constar principalmente el recibo
de pago de apertura, comprobantes de entrega de testimonios especiales, copias
de avisos, recibos, solvencias.

POR QU EL NOTARIO NO ES PROPIETARIO O DUEO DEL PROTOCOLO?

R. Porque la ley lo designa como Depositario y responsable de su conservacin.

(Art. 19 CN)

POR QU EL NOTARIO NO PUEDE SACAR EL PROTOCOLO DEL PAS?

R. Porque el protocolo es propiedad del Estado

CASOS DE DEPSITO DEL PROTOCOLO:

1. Por ausencia del pas por tiempo menor de un ao
2. Por ausencia del pas por ms de un ao
3. Por inhabilitacin.
4. Por entrega voluntaria
5. Por fallecimiento

GARANTIAS O PRINCIPIOS QUE FUNDAMENTAL EL PROTOCOLO:

a. Durabilidad
b. Seguridad

AVISOS QUE TIENE QUE REALIZAR EL NOTARIO AL DIRECTOR DEL

ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS:

1. Por ausencia menor de un ao (Art. 27 Cod. Not.)

2. Por Escrituras Pblicas Canceladas (Art. 37, literal b) Cdigo de Not.)
3. Avisos Trimestrales (4) (Art. 37 literal c) Cdigo de Notariado)
4. Por Modificaciones de Escrituras (Art. 81 numeral 9 y Art. 36 Cdigo de
Notariado)
5. Aviso dentro del plazo de 10 das hbiles siguientes a la protocolizacin de un
documento proveniente del extranjero (Art. 40 LOJ)

AVISO DEL NOTARIO AL JUEZ DE PRIMERA INSTANCIA CIVIL Y MERCANTIL

DE SU DOMICILIO:

R. Al enterarse de la prdida, destruccin o deterioro del protocolo, para efectos de

Reposicin.

CUAL ES EL OBJETO DE LA INSPECCIN Y REVISIN DEL PROTOCOLO?

R. Comprobar si en el protocolo se han llenado los requisitos formales establecidos

en la ley.

CLASES DE INSPECCION Y REVISIN DEL PROTOCOLO:

1. Ordinaria: es la que el Notario est obligado a realizar cada ao, presentando

el protocolo y sus comprobantes ante el Director del Archivo Gral. De Protocolos y
en los departamentos ante los Jueces de 1 Instancia.
2. Extraordinaria: podr hacerse en cualquier tiempo cuando lo ordene la Corte
Suprema de Justicia.
3. Especial: la que se realiza al protocolo en la fase de investigacin de un
proceso penal (por delito).

CUNDO PUEDE DARSE LA OCUPACIN Y EXTRACCIN DEL

PROTOCOLO?

1. Por Juez de 1 Instancia Civil y Mercantil cuando exista negativa por parte del
Notario de extender Testimonio, previamente agotado el procedimiento establecido.
(Art. 74 Cod. Not.
2. Cuando exista negativa por parte del Notario en presentar el protocolo para
su revisin por requerimiento de la Corte Suprema de Justicia, previamente agotado
el procedimiento que la ley establece.

DEPARTAMENTOS DE GUATEMALA DONDE EXISTE ARCHIVO DE

PROTOCOLOS
Huehuetenango
Quetzaltenango
 Cobn
Chiquimula
Guatemala

RECURSOS REGULADOS EN EL CODIGO DE NOTARIADO:

Recurso de Responsabilidad
Recurso de Reposicin
Recurso de Reconsideracin
Recurso de Apelacin

RECURSO DE RESPONSABILIDAD:

R. Puede interponerse en dos casos: 1) contra la resolucin que dicte la Corte

Suprema de Justicia, por la inspeccin y revisin de un Protocolo de un Notario (Art.
88 CN). 2) contra la resolucin que dicte la Corte Suprema de Justicia en un
expediente de rehabilitacin. (Art. 105 CN)

RECURSO DE REPOSICIN:

R. Se puede interponer contra la resolucin que se dicte sancionando a un Notario

(Art.98 CN)

RECURSO DE RECONSIDERACIN:

R. Se interpone ante el Director del Archivo general de Protocolos, por las

sanciones que se impongan por incumplimiento de obligaciones del Notario,
contempladas en los artculos 37 y 38 del cdigo de notariado. (Art. 100 CN).

RECURSO DE APELACIN:

R. Se interpone en contra del auto que apruebe una liquidacin de honorarios. (Art.
107 CN).
 CUAL ES EL NICO RECURSO NO MOTIVADO POR SANCION AL NOTARIO?

R. El Recurso de Apelacin.

A QUIENES SE LES CONSIDERA AUXILIARES DEL NOTARIO?

R. A los Testigos

CLASES DE TESTIGOS:

a. De Conocimiento o de abono
b. Instrumentales
c. Rogados o de asistencia

QUE SON TESTIGOS DE CONOCIMIENTO?

R. Son los que colaboran identificando al otorgante desconocido del Notario,

adems, dichos testigos deben ser conocidos del Notario.

QUE SON TESTIGOS INSTRUMENTALES?

R. Son aquellos de los cuales el Notario puede asociarse para cualquier acto o
contrato, pero obligatoriamente al autorizar testamentos o donaciones por causa de
muerte.

QUE FUNCIN CUMPLEN LOS TESTIGOS INSTRUMENTALES?

R. Establecer que el acto se celebr y que lo expuesto en el instrumento es la

voluntad del que lo otorg.

QU SON TESTIGOS ROGADOS O DE ASISTENCIA?

R. Son los que firman a ruego de un otorgante que no sabe o que no puede firmar
y por lo tanto slo deja la impresin digital.

CULES SON LAS CALIDADES PARA SER TESTIGOS?

a. Civilmente capaces
b. Idneos
c. Conocidos por el Notario (obligadamente los de conocimiento)

QUIENES NO PUEDEN SER TESTIGOS?

a. Quienes no sepan leer y escribir

b. Quienes no hablen o no entiendan espaol
c. Los que tengan inters manifiesto en el acto o contrato
d. Los ciegos, sordos o mudos.
e. Los parientes del Notario
f. Los parientes de los otorgantes, salvo en el caso de ser testigos rogados y
que no se trate de testamento o donaciones por causa de muerte.

EN QUE CASO INTERVIENE EL INTRPRETE?

R. En el caso que una de las partes ignore el idioma espaol, de preferencia debe
ser traductor jurado.

EN QUE CASO SE REQUIERE DE DOS INTRPRETES?

R. En el otorgamiento de Testamentos o Donaciones por causa de muerte, cuando

el testador no hable el idioma espaol.

DEFINICIN DE ACTA DE LEGALIZACIN DE FIRMAS:

R. Es la actuacin notarial por medio de la cual, El Notario, da fe que una firma que
ha sido puesta o reconocida en su presencia, es autntica, y que l conoce al
signatario, o bien que lo identific por los medios legales, siendo responsable el
profesional de la firma y fecha de la legalizacin.

OTRAS DENOMINACIONES QUE PUEDE TENER EL ACTA DE

LEGALIZACIN DE FIRMAS:

R. Autntica, testimonio de firmas, certificaciones de firmas, pero su nombre tcnico

es Acta de Legalizacin de Firmas.

CULES SON LOS REQUISITOS QUE LA LEY EXIGE PARA LAS ACTAS DE
LEGALIZACIN DE FIRMAS?
a. Que sean puestas las firmas en presencia del Notario,
b. Que las mismas sean reconocidas por el signatario o firmante, si stas se
hubieran estampado con anterioridad.