2017

ORGANIZAR LA
DOCUMENTACIN

PROYECYO CARTILLA
VIVIAN OME MEDINA
BRAYAN CAMILO GARCIA
CRISTIAN TRIANA
NICOLAS ALVAREZ
SENA | Tecnlogo en Gestin Administrativa
 ASPECTOS GENERALES DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

HISTORIA DEL ARCHIVO

Estos se crearon primeramente por razones de tipo econmico-religioso, cuando el

hombre comprendi la necesidad de guardar memoria de los actos relacionados con
sus actividades agrcolas o comerciales. Se dice que desde las monarquas surgidas
en el Asia Anterior hasta el Bajo Imperio Romano, pasando por las civilizaciones
egipcia y griega, se tiene constancia de la existencia de archivos y de fondos
organizados.

Los primeros documentos son documentacin legal (leyes), documentacin de control

de las personas (padrones), documentacin de hacienda (censos, catastros, ttulos
de propiedad). Tambin hay mucha documentacin militar (registros de soldados,
quintas) y mucha documentacin privada.

EGIPTO Y EL ARCHIVO.
El factor que hace que los archivos en Egipto sean abundantes es la materia
escritoria. Escriben sobre papiro. Tiene desventajas porque es frgil, pero entre las
ventajas, es que es barato. Es un material fcil de escribir en tinta, se escribe con
pinceles hechos en junco los cuales se podan guardar en forma de rollos y se puede
tener gran cantidad de documentos en poco espacio.Tambin emplean trozos de
cermica o tablillas de arcilla sobre todo para la correspondencia diplomtica.

Las clases de documentos que se producen en Egipto son registros de propiedad,

catastros, cuentas, listas de reyes, y a veces, documentos privados.
Utilizaban etiquetas para identificar su rollo de papiro. Se inclua ao, smbolo del
faran, responsable del documento y los asuntos.
.

EL USO DEL ARCHIVO EN GRECIA

En Grecia, se encuentran archivos idnticos a los egipcios. Son de tablillas de arcilla
con documentacin econmica. Cuando se organiza el Estado en Atenas, no hay
archivos, pero hay hombres memoria los cuales daban fe de lo que se trataba en el
Consejo. En el siglo V Antes de Cristo, aparece el archivo escrito. Se emplea el papiro
empleado en Egipto, tablillas de madera, para documentos de uso frecuente.

Los primeros archivos, son los archivos de la ciudad, guardados siempre en templos.
En Atenas, se guardaban en el templo de Cibeles. Los archivos atenienses
conservaban actas del Consejo de Gobierno, listas de ciudadanos, tratados con otras
ciudades y documentos patrimoniales. Las referencias son cronolgicas.
En Grecia, el jefe del archivo, era el presidente del comit ejecutivo de la Asamblea
Nacional. Escriban los secretarios del Consejo, sus ayudantes y los esclavos
escribas.Surge el concepto de publicidad como atributo propio de los archivos
pblicos y se contempla el principio de autenticidad documental y su vigor legal.

Alejandro Magno desarroll una maquinaria estatal muy potente y unos buenos
archivos, que se reflejan en las provincias, sobre todo en las Selucidas en Siria y los
Ptolomeos en Egipto.

En la poca de los Ptolomeos, se crean archivos especializados en propiedades

privadas, desarrollan los trmites administrativos de los documentos. Por un lado se
guardan los originales, por otro se guardan los resmenes, por otro los ndices de los
documentos originales. Tienen un desarrollo espectacular los archivos privados.

ROMA Y EL ARCHIVO
En Roma, se emplearon tablillas de madera, bien albas, bien ceratas. Las albas se
empleaban cuando el documento se quera que tuviera una duracin indefinida. Las
ceratas se usaban para documentacin que no se quera conservar indefinidamente.

Los primeros archivos romanos son los pblicos. El primero es el archivo del tesoro
(Aerarium). Estaba situado en el templo de Saturno, recoga toda la documentacin
econmica de la Repblica y los comentarios de los cuestores, adems de las
sentencias del Senado. Tambin haba archivos especializados como el de los
Tributos de la Plebe.

Se conservaban los registros de los cabezas de familia, tambin exista el archivo de

los Pontfices se recoga toda la documentacin necesaria para la elaboracin del
calendario. Adems, en este archivo se recogan todas las frmulas sagradas que se
utilizaban en los sacrificios y los informes que los Pontfices redactan sobre los
problemas legales.
En el ao 78 Antes de Cristo, se construye el Tabularium, el Archivo Central de Roma
se construye en pleno Foro junto al Senado donde Tuvieron la previsin de construirlo
en piedra. Junto a estos archivos pblicos, en cada casa exista un archivo familiar
llamado Tablinum los cuales estaban situados junto al altar de los dioses familiares.

El archivo en esta poca se defina como lugar sagrado y los papeles tanto pblicos
como privados obtenan custodia y seguridad. El acceso estaba reservado a
determinados funcionarios y la documentacin pblica era un instrumento para el
ejercicio del poder. Sus archivos estaban centralizados hasta que Justiniano
estableci que debera de existir uno por cada provincia.
LA EDAD MEDIA EN EL USO DEL ARCHIVO
Con los brbaros, llega la disolucin de las estructuras administrativas del Imperio
Romano y se destruyen los archivos. El derecho germano se va superponiendo al
romano, en el siglo VI, el pergamino sustituye al papiro como medio de escritura el
pergamino es caro, y por lo tanto encarece los documentos.
El documento se convierte en un objeto sagrado. De la letra romana se derivan letras
distintas, hasta que en el siglo XI aparece la letra carolina. Se produce una cada del
documento escrito, debido en parte al descenso del nivel cultural.

No hay sedes fsicas como sedes de los archivos. Estamos en un perodo oscuro,
solamente se conservan archivos en los monasterios all se renen los pocos que
saben leer y escribir. San Benito de Nursia, redacta la Regla del Monacato de
Occidente, por la cual obliga a que los monjes sepan leer y escribir.

En los Cartularios, se copian las cartas que se reciben a estas se les da el nombre de
Rollos, Becerros y Tumbos. Este sistema se mantiene a lo largo de toda la Edad
Media. Se conservan los documentos solemnes y de valor.

En el siglo XII se recupera el derecho romano y el procedimiento administrativo

inherente. Se introduce una clasificacin sistemtica y una clasificacin cronolgica y
se comienzan a conservar en legajos.
EL ARCHIVO EN EL ANTIGO RGIMEN.
En el siglo XV, se empiezan a montar archivos reales con una sede fija, se recuperan
documentos de manos privadas y buscan lugares seguros para depositarlos. Los
Reyes Catlicos ordenan la concentracin de sus archivos en la Chancillera de
Valladolid.

A partir del siglo XVI aparece el concepto de archivo de Estado. Se caracterizan estos
archivos por la concentracin de todos los fondos documentales dispersos. Espaa
fue la pionera en la creacin de este tipo de archivos.

En 1543, Carlos I de Espaa funda el Archivo General de Simancas. En Portugal, se

crea el Archivo Central en la Torre de Tombo (Lisboa). En Francia, intentan crear un
archivo en el Louvre. En Inglaterra, en 1578, se crea un archivo para los papeles de
Estado. En Italia se crean los archivos de Florencia, Siena y los Archivos Vaticanos.
En esta epoca aparecen tres herramientas de descripcin nuevas: los inventarios
topogrficos, los inventarios cronolgicos y los inventarios por asuntos. A lo largo del
siglo XVII se mejoran los mtodos de concentracin archivstica y se organizan los
archivos administrativos.

EL ARCHIVO EN EL SIGLO XIX

Con la Revolucin francesa, se produce una revolucin en los archivos. El 25 de junio

de 1794 se nacionalizan los archivos franceses. Se crea el Archivo Nacional, y se
reconoce el derecho a la consulta de los documentos pblicos, este derecho, se
reconoce en Espaa en 1844. El Archivo Nacional de Espaa se crea en 1868. Se
crean las Escuelas de Archivstica y se inicia la publicacin peridica de los
documentos ms importantes de los archivos.

Napolen pretendi concentrar en Pars los archivos de los diversos pases europeos.
En el siglo XIX, se empiezan a depositar en los archivos soportes distintos del papel,
como la fotografa o la microforma. Se empiezan a conceder los archivos como fuente
de poder, sustanciados sobre los conceptos de los derechos del Estado sobre los
documentos pblicos, la estructuracin de sus fondos y la concepcin del archivo
como territorio infranqueable.

Durante el siglo XIX se inicia el perodo de desarrollo archivstico que configura la

archivstica como una disciplina creciente y cuyas necesidades de partida fueron las
siguientes: concentrar la documentacin de las entidades desaparecidas y concebir
un sistema global de organizacin de los fondos documentales. Se crean grandes
depsitos documentales para concentrar fondos.

Estos archivos no fueron creados solo con la idea de conservar la documentacin

oficial. En Espaa se crean tambin para conservar la documentacin de las
entidades religiosas desamortizadas. Se comienza a diferenciar entre archivo
histrico y administrativo. En este siglo nacen dos elementos de descripcin: la
analtica, que hace de los documentos consideraciones de orden paleogrfico,
diplomtico e histrico y la sinttica, que consisten en describir la mayor cantidad
posible de documentacin.

SIGLO XX. ARCHIVOS INTERMEDIOS.

En el siglo XX, se crean archivos intermedios, que conservan documentos que ya no

tienen valor administrativo pero que todava no se sabe si se van a conservar o no.
En su primera mitad se caracteriza por la consolidacin de los avances
experimentados y una produccin profesional ms abundante. La archivstica se
debate entre lo decimonnico y la modernidad. En los pases desarrollados aumenta
la sensibilidad social por los archivos.

Otra cosa importante es la creacin de redes y de sistemas de archivos. Una red, es

un conjunto de instituciones archivsticas que tienen un convenio entre s. Para que
haya una red, tiene que haber un acto jurdico para que el archivo se comprometa a
participar. Un sistema de archivo es un conjunto de elementos que componen la
poltica archivstica de un pas determinado. Tiene que haber una Ley de Archivos y
una red de archivos y unas prcticas archivsticas comunes.

La Segunda Guerra Mundial marca el despegue de la archivstica por la necesidad de

investigar y difundir el conocimiento y la expansin de la democracia como modelo de
organizacin social. Por ello la archivstica y los profesionales varan
considerablemente.
La literatura profesional se dispara y evoluciona al ritmo de las nuevas necesidades y
el campo de actuacin de la archivstica se ha extendido al de la Administracin. La
ampliacin del mundo archivstico ha llevado a la participacin del mundo profesional
y las nuevas tecnologas han abierto campos inditos como el audiovisual y la
informtica. Con la llegada del siglo XX, se acaba el aislamiento de los archivos, ya
que se creen redes de cooperacin y sistemas de archivos.

JUSTIFICACIN

Este trabajo se hace con el fin de mostrar cmo mantener un control y ordenamiento
de los documentos que se manejan dentro de y fuera de la organizacin, con base en
los distintos marcos legales que se encuentran, adems de mantener un estricto
control de ordenamiento de los documentos. Teniendo en cuenta todo el proceso que
se debe llevar para un buen manejo de los documentos tanto histricos como
administrativos de la organizacin, verificando la importancia que tienen cada uno de
ellos en las organizaciones basndose en los antecedentes, los cuales ayudan a
facilitar la toma de decisiones dentro de la misma.

OBJETIVO GENERAL

El objetivo general por el cual se hace este trabajo, es enfocarnos en la administracin

que la organizacin pueda requerir con los documentos en el proceso documental o
archivistico que se est llevando, brindndoles unos lineamientos especficos los
cuales los puedan orientar correctamente de tal manera que ellos tengan ms claro
el manejo de la documentacin, ya sea para archivo o una gestin documental que
efectuar las distintas actividades que se asignan en la organizacin.

OBJETIVOS ESPECFICOS

1. Identificar o localizar de forma breve y rpida los documentos que se soliciten

en la organizacin para su respectiva consulta.
 2. Tener un registro que sirva a los ejecutivos en la toma de las distintas
decisiones basndose en los diferentes antecedentes que se han tenido en
la organizacin.
3. Evitar la prdida de documentos importantes los cuales puedan tener
informacin valiosa de la organizacin.
4. Tener un registro de los documentos ms importantes de la organizacin los
cuales se puedan necesitar para una correcta toma de decisiones.
5. Capacitar al personal de la organizacin para que pueden tener un buen
desempeo dentro de la organizacin, implantando las tcnicas las cuales
perduran y mejoren el proceso archivstico de la organizacin..
6. Sealar la normatividad vigente de la legislacin como la del archivo general
de la nacin y las dems normas que se puedan llegar a necesitar, para que
de este modo no se vayan a cometer errores los cuales nos puedan
involucrar en procesos legales.

ANTECEDENTES

La gestin de documentos en Colombia, el reglamento General d Archivos, Acuerdo

07 de 1994 expedido por el archivo general de la Nacin, contemplo el trmino
Gestin de Documentos y desarrollo el tema en aspectos como la responsabilidad
frente a la gestin documental, organizacin de archivos administrativos, sistemas
empleado para la gestin de documentos, valoracin documental, transferencias de
documentos con valor permanente y eliminacin de documentos.
 MARCO LEGAL

Constitucin poltica de Colombia

Art 8: Todos deben poner de

la parte de ellos para llegar a
tener los mejores recursos
naturales y una cultura que
impacte ante los dems para
tener un mejor vivir.

Art 15: Nadie tiene el

derecho de ver documentos
u obtener informacin si el
dueo de esta no lo permite,
de este modo la privacidad
de nuestra informacin ser
mejor y nadie la obtendr
fcilmente y se perder.

Art 20: Toda persona tendr

derecho a expresarse
libremente, siempre y
cuando no afecte a los
dems en el momento de
hacerlo, ya que esto causara
una violacin al artculo.

Art 23: Toda persona tendr el derecho de

obtener ayuda de las autoridades, sin
demora ni retrasos de esta, solucionando
el problema por el cual fueron solicitadas.

Art 27: Toda persona tendr el derecho de

tener una enseanza y un aprendizaje
digno sin rechazo alguno.

Art 63: Toda persona debe estar

consciente de que no debe ocasionar dao
a los bienes de uso pblico, de inters
cultural, histrico y comunitario ya que
esto le generara unas consecuencias las
cuales lo afectaran en el momento.
Art 70: El estado es el responsable
de que all una mejor Colombia,
dando una educacin digna a
todas las personas que desean
tener buenos conocimientos y
valores los cuales los van a
obtener en esta educacin y
ponerlos en prctica para cada da
mejorar un poco ms nuestro pas.

Art 71: El estado es aquel que

debe dar ese financiamiento para
aquellas personas que deseen
obtener conocimientos y
desarrollarlos a futuro, de igual
modo debe de financiar a aquellas
empresas que fomenten esta
actividad para los dems.

Art 72: Todos los bienes de

nuestro pas estn protegidos por
el estado que es el encargado de
que estn en buenas condiciones
y no all perdida de ninguno de
estos ya que esto afectara de
manera alta nuestro pas.

Art 74: Toda persona podr ver o analizar

aquellos documentos pblicos y saber cul
es la informacin que contiene aquellos
documentos de este modo sabrn que est
pasando por el medio escrito, pero si la ley
dice que un documento no podr ser
analizado esta informacin quedara
guardada y no se podr obtener.

Art 94: Los enunciados de derechos de

garantas y convenios internacionales
vigentes no debern entenderse como
negacin a la persona humana, no se figura
en expresarse de ellos.
 Art 95: Toda persona que se encuentre en
nuestro pas debe ser consiente del cuidado
que debemos tener frente a los recursos
naturales y culturales ya que estos son una
parte fundamental del pas y algn dao a
algn recurso afectara al pas.

Art 112: Todas las personas que no

sean parte de un partido o
movimiento poltico tiene el derecho
de realizar crticas sin afectar a
personas que si integran aquellos
partidos o movimientos y que tienen
el acceso a este tipo de informacin.

Art 313: La competencia de concejos

municipales es la encargada de dar
las normas necesarias para la
conservacin del patrimonio
ecolgico y cultural del municipio
para un mejor vivir y no generar
daos.

DISPOSICIONES CONTENIDAS EN CDIGOS COLOMBIANOS

Cdigo de procedimiento civil

Art 175: Cualquier tipo de documento que

tenga la informacin exacta y clara para
las pruebas, podr ser presentada al juez
para tener una decisin favorable con el
convencimiento que le genera la
informacin que se encuentra en el
documento.

Art 251: No importa de qu tipo sea el

documento ya sea escrito, impreso,
dibujos, cuadros, etc. Es un documento
pblico si el dueo de este documento
est de acuerdo, de tal modo que si no
es as este documento ser privado ante
las dems personas.

Art 252: Todo documento autentico deber

est registrado y llevarlo de forma legal ya
sea un certificado, recibos, cartas de
crdito, contratos de cuentas corrientes,
bancarias etc. Este documento ser
analizado y registrado si la ley lo otorga,
de tal modo que si no es un documento
registrado no tendr validez alguna y esto
puede afectar al dueo de este
documento.

Art 253: El documento se aportara ya sea

original o copia, este podr reproducir
mecnicamente de igual modo ayudara
con el proceso que se est desarrollando
en el momento y tenga una mayor fluidez

Art 254: Un documento copia tendr el

mismo valor que el original en el caso de
que sean autorizados por un notario,
director de oficina administrativa o polica
de otro modo el documento seguir siendo
una copia que no tendr valor ante un juez
si no est autorizada anteriormente.

Art 255: Toda persona que solicite un

cotejo de documentos no obtendr con el
documento original, en caso de que no se
encuentre el original podr tener una copia
autentica autorizada anteriormente por un
notario. Este documento ser
inspeccionado jucialmente y seguir la
oportunidad de dar las pruebas por medio
de este.

Art 256: En caso de la solicitud de un

documento para una inscripcin en un
registro pblico y no se tenga, podr dar la
copia de este si ya ha sido efectuada
anteriormente, si no es as el juez enviara
esta copia para que tenga dicha anotacin
y ser certificado haciendo que el
documento sea tenga el mismo valor que
el original.

Art 257: Cuando se solicite una copia

parcial, las dems tendrn derecho que se
adicione con lo que estimen correcto del
mismo, esta debe presentarse dentro de
los tres das siguientes a la notificacin y
se presente la prueba de la perdida.

Art 258: La prueba resultante de los

documentos privados, pblicos e
indivisibles que comprendan meramente
el enunciado sern un probatorio, siempre
y cuando tenga una relacin directa con el
acta o contrato.

Art 259: Los documentos pblicos dados

en un pas diferente al nuestro, debern
presentarse debidamente autenticados
por la Republica del pas al que est
ingresando este documento, deber tener
una firma la cual aportara para un proceso
ms efectivo y favorable para la persona
extranjera.

Art 261: Los documentos que se

encuentren en mal estado fsico se
apreciaran de acuerdo con las reglas de
sana crtica, haciendo que las
enmendaduras se desechen, a menos que
las hubiese salvado bajo firma o
autorizacin del documento.

Art 262: Se denomina un documento

pblico a aquellas certificaciones que los
jueces conformen a lo dispuesto del
artculo 116, del mismo modo las
certificaciones de los directores de otras
oficinas pblicas con existencia de
actuaciones o procesos administrativos.
 Art 263: Los peridicos autenticados
tendrn valor de copias autnticas de los
documentos que se encuentren en este.

Art 264: Los documentos pblicos hacen

otorgamiento de su fecha y aquellas
declaraciones que demuestren que es un
documento autorizado y estos se
apreciaran conforme a la regla se sana
crtica.

Art 265: La falta de instrumentos no

pueden evadirse por otra prueba en actas
y contratos en los que la ley requieren
solemnidad y se vera de forma distinta
ante los dems.

Art 266: El documento que no tenga

carcter pblico por deficiencia del
funcionario, se tendr como privado si
estaba suscrito por interesados afectando
la obtencin de informacin.

Art 267: Aquellas escrituras privadas

conformadas por contratantes no debern
afectar a los terceros segn lo pactado.

Art 268: Las partes de los documentos

privados debern aportar el original de los
documentos privados, se podr aportar en
copia a aquellos que sean protocolizados
o formen parte de un proceso el cual no
sean desglosados.

Art 269: Aquellos documentos que no se

encuentren con firma no sern aceptados
a menos que sean considerados validos
expresamente por ella.

Art 272: El documento privado, original o

en reproduccin mecnica podr pedir
reconocimiento por el autor, el juez ser el
encargado de sealar la fecha y hora para
este procedimiento, si se trata de un
tercero la notificacin se le realizara de
una forma distinta siguiendo el artculo
320.

Art 273: En caso de que una persona firme

un documento que no poda firmar, este
tendr que declarar, dando aviso que el
documento es errneo si la persona que
firmo no supiera leer, el juez deber leer el
documento, en los dems casos solo
bastara con que aquella persona confiese
lo sucedido.

Art 279: Los documentos privados

autnticos tienen el mismo valor que los
pblicos ya que los que lo crearon lo
autenticaron ante un juez. Los
documentos privados que no se
encuentren autenticados tendrn que
estar en una prueba sumaria y deben estar
suscritos ante testigos.

Art 281: Aquellos documentos hacen fe en

contra de quien lo ha escrito o firmado.

Art 282: La nota al margen escrita o

firmada por el acreedor al dorso del
documento y que siempre ha estado en su
poder, hace que el deudor sea el
favorable, de igual modo que si se
encuentra firmada al dorso de la copia del
documento estar en poder del deudor.
 Cdigo penal

Art 119: Toda persona que emplee o

revele informacin secreta sobre lo poltico
econmico o militar pagara una sancin en
la prisin de tres a doce aos porque
incurri en el cdigo.

Art 148: Persona que haga parte de un

conjunto u rgano de administracin que
haga uso indebido de la informacin ya
sea para beneficio propio o de un terciario
pagara su error en la prisin de dos a seis
aos por infligir el cdigo.

Art 154: Persona que d a conocer un

documento o una informacin privada
quedara en arresto y pagara una multa.

Art 155: Persona que utilice como

provecho propio alguna informacin la cual
debe permanecer en secreto quedara
preso y pagara una multa, siempre y
cuando el hecho no incluya otro delito.

Art 189: Persona que prenda fuego en un

mueble quedara arrestado y pagara una
multa, si el mueble est habitado esta
pena aumentara un 50% de la inicial.

Art 218: Persona que falsifique un

documento el cual serva como una
prueba publica, pagara el delito en la
prisin.
 Art 219: Persona que en funcin de su
trabajo modifique un documento el cual
tena pruebas, y consigne una mentira
pagara en prisin su delito.

Art 220: Persona que modifique y utilice el

documento est falsificando aquel
documento probatorio de un hecho y
pagara en prisin su delito.

Art 221: Persona que falsifique un

documento, constancia, balances o
estados financieros que servan como
prueba ante un hecho, si lo usa, pagara en
prisin de uno a seis aos su delito.

Art 222: Persona que haga uso de un

documento falsificado pagara en prisin.

Art 223: Persona que destruya u oculte un

documento pblico que serva como
prueba pagara en prisin.

Art 224: Persona que destruya u oculte un

documento privado total o parcialmente
pagara en la prisin.

Art 225: Todos los documentos se

asimilan, si estos sirven como una prueba,
expresiones de personas conocidas,
recogidas de cualquier medio mecnico
como o son los cuadros, dibujos, planos,
etc.

Art 226: Persona que falsifique su

identidad para obtener un documento
pblico pagara en prisin.
 Cdigo de procedimiento penal

Art 164: Cuando se pierde o destruye un

documento, el funcionario debe realizar las
diligencias necesarias para lograr
restaurar este documento, con ayuda de
diferentes personas, y de este modo se
solicitara copias para no realizar
nuevamente el proceso de recuperacin.

Art 165: Copia que no est en proceso de

reconstruccin deber probar su
contenido.

Art 166: Las copias de providencias

revelan la actuacin que se presenta en
esta parte y las pruebas que hacen ver que
si es real el documento.

Art 248: La inspeccin, los documentos, el

testimonio y dems son medios de prueba
los cuales revelan la realizacin de
actividades siguiendo las normas de la
sana crtica.

Art 274: Los documentos que se anexan

deben ser originales o las copias autnticas
en caso de no tenerlas se har una
inspeccin en la cual se encontrar una copia
y en caso de ser muy indispensable se
coger el original para anexarlo.

Art 275: Toda persona que tenga en su

poder un documento penal tendr que
entregarlo o permitir obtener la informacin
que se encuentra en este, de tal modo que
si la persona no lo hace se le aplicara una
sancin.
 Art 276: Cuando se encuentra un
documento tachado como falso el
funcionario solicita que le enven el original,
si es necesario, y lo agrega al expediente y
el funcionario tiene conocimiento de lo
causado.

Art 277: Los documentos escritos, las

reproducciones fotogrficas
cinematogrficas, las grabaciones
fonogrficas y dems son documentos
autnticos si el sujeto el cual las realizo no
desconoce antes de la finalizacin de la
audiencia pblica.

Art 278: Los funcionarios pueden entrar a

entidades pblicas o privadas, que no
hagan parte de la actuacin procesal,
informes y dems que no estn
registrados, con el fin de demostrar
hechos de inters.

Art 279: Los informes estarn bajo

juramento y en ellos se explicaran los
datos que se encuentra implantados en
este documento.

Art 280: Los informes se pondrn en

conocimiento por tres das mientras se le
realizan algunas modificaciones para su
correcta informacin.

Art 291: Esta informacin se puede

recolectar y conservarla en cualquier
medio electrnico confiable que asegure
esta informacin y que se pueda
examinar las veces necesarias para
obtener la informacin fcilmente.
 CODIGO DE COMERCIO

Art 19: El comerciante es la persona la

cual debe estar matriculado en el registro
mercantil y tener documentos respecto a la
ley que exige esa formalidad, del mismo
modo llevar una contabilidad de sus
negocios y actividades.

Art 27: El registro mercantil se llevara a la

Cmara de Comercio pero la
Superintendencia es la que dice si es
necesario cumplir con esa finalidad, de tal
modo que dar instrucciones para el
perfecto desarrollo de la institucin.

Art 28: Personas sujetas al registro,

personas que se profesionalicen en el
comercio, estas personas manejan las
interdicciones jurdicas contra
comerciantes, providencias, contadores,
etc.

Art 43: A cada comerciante y sucursal se

le tendr un expediente en el cual se
tendrn los documentos por orden
cronolgico y las copias, estos archivos
sern conservados por cualquier medio
tcnico garantizando su produccin
exacta.

Art 44: En caso de que un documento se pierda o

este destruido la copia de este se podr encontrar
en la Cmara de Comercio o donde fue registrado y
en donde se encuentra el texto conservado.

Art 48: Todo comerciante debe llevar a cabo su

contabilidad y registros a disposicin en el momento
 de ser solicitados, este podr utilizar un sistema el
cual lo ayude a un mejor funcionamiento de sus
registros y la conservacin de los mismos con el fin
de ser ms efectivo y facilite su conocimiento.

Art 49: Cuando se haga una referencia a los libros

de comercio, se entendern como los determina la
ley y los auxiliares necesarios para el entendimiento
de aquellos.

Art 51: Se encuentra una parte integral de la

contabilidad la cual da todos los componentes que
nos da funciones de respaldo a las partidas de los
libros, tal como la correspondencia relacionada con
negocios.

Art 54: Todo comerciante debe dejar

una copia fiel de su correspondencia
con la relacin de los negocios, por
un medio que asegure la
conservacin y exactitud de esta, de
tal modo que el comerciante tendr
un sistema el cual lo ayudara para un
mejor funcionamiento.

Art 59: Debe existir comprobantes de

correspondencia sin falta de eficacia
probatoria a favor del comerciante,
este est obligado a llevarlos.

Art 60: Los libros del captulo

debern ser conservados, y
transcurrido este lapso podrn ser
destruidos por los comerciantes para
cualquier medio tcnico adecuando
con el tema.

Art 68: los libros de comercio son

una necesidad para el ejercicio de las
actividades mercantiles ya que son el
valor probatorio
Art 69: los negocios que se hagan con
personas particulares solo con estos libros
se beneficia el comerciante
 Art 70: si los libros de comercio no
coinciden por los menos en una de la
partes se preside totalmente de ellos
Art 619: los ttulos valores se pueden
entender como contrato debido a que
constituyen un acuerdo

CODIGO SUSTANTIVO DEL TRABAJO

Art 39: contrato escrito es un documento

firmado por las partes empleador y
empleado
Art 41: registro de ingreso se deben
colocar los datos personales. Del
trabajador para cualquier eventualidad.
Art 42: Cuando se ocupen menos de cinco
trabajadores y no haya contrato escrito, los
patronos, a solicitud deben expedir una
certificacin del contrato con el cual haga
constancia de los datos del trabajador y
que diga que pertenece a la organizacin.

Art 46: El contrato debe estar por escrito y

no debe ser conservado por un mximo de
3 aos pero ser renovable
indefinidamente, si no hay notificacin en
un mes de anticipacin se dar un
prorroga. Contratos inferiores a treinta
das no requieren preaviso para la
terminacin.
Art 264: Las empresas que tienen como
obligacin el pago de jubilacin, debern
conservar sus archivos y los datos ms
importantes que establezcan de manera
precisa el tiempo de los trabajadores.
Art 393: Toda entidad para el sindicato es
obligatorio tener un orden y manejo de
libros, actas, patrn de socios, etc.
 LEY 594 DE 2000

Establece reglas y principios para regular funciones archivsticas del estado.

ADMINISTRACION DE ARCHIVOS

Art 11: Establecer reglas y principios

generales que regulan la formacin del
archivista.
Art 19: Soporte documental, las entidades
del estado. Medio en el cual se tiene la
informacin.
Art 24: Constituye la clasificacin
documental de la entidad, acorde a su
estructura orgnico funcional.
Art 25: Atraves del archivo general de la
nacin y del sector correspondiente, se
quiere lograr la retencin documental con
el fin de que la organizacin conserve su
documentacin y siga las reglas para un
mejor funcionamiento de esta.
 ARTICULO 060

El Acuerdo 060 (30 de octubre de 2001). Por el cual se establecen pautas para la
administracin de las comunicaciones aficiones en las entidades pblicas y las
privadas que cumplen funciones pblicas, dispone entre otras directrices.

Componentes y etapas del programa de Gestin Documental.

IMAGEN COMPONENTES ACTIVIDAD OBSERVACIONES

Es el conjunto de Ley 527 de 1999,

PRODUCCIN actividades articulo 7 uso de
tendentes a mensajes de datos
normalizar los y firmas digitales.
documentos que
se producen en
ejercicio de las
funciones
instituciones.
Son las Acuerdo 060 de
RECEPCIN actividades de 2001 articulos 3,
verificacin y 5,8,10,11 y 12.
control que la Sobre unidades de
entidad debe correspondencia
realizar para la radicacin y control
admisin de de la comunicacin.
documentos, que
son remitidos por
una persona.
Son todas las Acuerdo AGN 060
DISTRIBUCIN actividades que articulo 3
garantizan que los centralizacin de
documentos los servicios de
recibidos lleguen a archivo.
su destinario.

Curso de Ley 1437 de 2001,

TRMITE documento desde cdigo de
su produccin o procedimiento
recepcin hasta el administrativo y los
cumplimiento de contenciosos.
su funcin
administrativa.
 Conjunto de
actividades Acuerdo 060 norma
ORGANIZACIN orientadas a la general para la
clasificacin descripcin
ordenacin y archivista.
descripcin de los
documentos
institucionales.
Activiades
CONSULTA DE relacionadas con Constitucin
DOCUMENTOS la implantacin de poltica artculos 20
procesos de acceso a los
acceso a los documentos.
documentos
debidamente
organizados que
garantizan el
derecho que
tienen los
usuarios.
Conjunto de
CONSERVACIN medidas
preventivas a Constitucin
correctivas poltica artculos 5
adoptadas para proteccin de los
garantizar la recursos culturales
integridad fsica y y naturales.
funcional de los
documentos.
Identificacin de Decreto 2527 de
DISPOSICIN los documentos en 1950, por el cual se
FINAL cualquier etapa del autoriza el
ciclo vital, con procedimiento de
miras a su los archivos y se
conservacin concede valor
 temporal probatorio a las
permanentemente. copias.

RECIBO DE DOCUMENTOS

INICIO

CLASIFICACION DOCUMENTO REVISAR

DE OFICIAL CORRESPONDECIA
DOCUEMNTOS

DOCUMENTOS
PERSONAL
RADICAR
SELLAR
URGENTE

REVISAR REGISTRAR
CORRESPONDENCIA

ENVIAR
SELLAR Y FOLLETOS, DOCUMENTOS
DEVOLVER REVISTAS. AL ALREA

SELLO FIN
FECHADOR
 RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

RECIBO DE DOCUMENTOS

REGISTRO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA

Es preciso disponer de un control que permita comprobar el recibo y tramitacin de

los documentos que llegan a la empresa. De lo contrario, es muy difcil establecer
responsabilidades por parte de las personas encargadas.

Por tanto, es necesario canalizar el recibo a travs de una sola persona u oficina y
establecer normas y procedimientos, que sean conocidos por los empleados de la
empresa.

CLASIFICACION DE LA CORRESPONDENCIA:

La correspondencia que llega a la empresa puede clasificarse en:

Correspondencia personal: En el sobre generalmente, aparece la empresa con la

palabra confidencial o personal.
Correspondencia publicitaria: folletos, revistas, o plegables, que llegan a nombre
de la empresa, de sus directivos o empleados.
Correspondencia empresarial: viene dirigida, con los datos completos, a directivos
o funcionarios de la empresa.
PROCEDIMIENTO A SEGUIR AL RECIBIR

Correspondencia personal
No debe abrirse. Se imprimir la fecha de recibo en el sobre y se enva al
destinatario.

Correspondencia publicitaria
Si los folletos, revistas o plegables estn dirigidos a la empresa, se les imprime
la fecha de recibo y se envan a la dependencia interesada de acuerdo con el
contenido de la publicacin.
Los que vienen dirigidos a personas, se les imprime la fecha en el sobre y se
enva al destinatario respectivo.

Correspondencia empresarial
Se verifica si los datos del destinatario corresponden a los de la empresa. Si no
es as, se devuelve al mensajero o correo correspondiente.

APERTURA DE SOBRES
Para abrir los sobres se utilizan tijeras y se cortan por el lado derecho del sobre,
colocando de frente. Luego se procede a comparar:
La fecha que trae el documento con la impresa por el correo en el sobre. Si son
muy distanciadas, es prudente adjuntar el sobre al documento con un gancho de
plstico.
La firma manuscrita del remitente, si no aparece el documento no tiene validez
y debe devolverse.
La direccin del remitente; si no la trae el documento debe registrarse
manuscrita en la parte inferior de la hoja.
La inclusin de anexos u otro documento, si falta o sobran anexos, se debe
informar a la empresa remitente; si el mensajero est presente, se devuelve la
comunicacin.
RADICACIN

Se hace con el sello radiador de correspondencia, ste puede ser manual o

elctrico. Se imprime en la parte superior derecha del documento (Norma Icontec,
Zona 3). No debe cubrirse la informacin que trae la comunicacin. Los datos que
contiene el sello pueden ser los siguientes:
NO. DE ORDEN
Se imprime con un numerador. Es consecutivo y se empieza por 0001 al
iniciar cada ao.

FECHA DE RECIBIDO
La correspondencia que llega, debe registrarse diariamente; se imprime la
fecha del da en que se realiza el registro. Si se cuenta con un reloj radiador
elctrico, ste imprime fecha y hora del recibo en forma automtica.
PASE A
Se escribe el nombre o cdigo de la dependencia destinataria
del documento.

CONTROL DE MENSAJERA
Tanto para entregas internas como externas, debe llevarse un control de
mensajera.

CONTROL ENTREGA INTERNA DE DOCUMENTOS

 DESPACHO DE DOCUMENTOS

Cuando se tiene centralizado el recibo de la correspondencia, por lo general con el

despacho sucede lo mismo, y esta oficina puede recibir y enviar documentos. En este
caso, las dependencias no escriben el nmero y la fecha a la correspondencia que
generen, lo har la oficina encargada.

Deben establecerse normas muy precisas, en cuanto a:

Presentacin de los documentos: estilo, calidad del papel, cantidad de copias,

firmas autorizadas, tipo de sobres, formas y horarios de despacho.
Devolucin de documentos: Se debe proceder a devolver la correspondencia
cuando presente errores tcnicos, ortogrficos o mecanogrficos, borrones y
enmendaduras, anexos incompletos, entre otros.
Impreso de firmas autgrafas: En originales y copias.

CONSECUTIVO DE CORRESPONDENCIA:

Es la recopilacin numrico-cronolgica de todas las copias de la correspondencia

despachada. Se conservan en carpetas especiales.

DESCARGUE DE LA CORRESPONDENCIA:

Despus de que los documentos han sido tramitados, vuelven a la dependencia que
los gener; cuando se han respondido, deben ser descargados en la Hoja de Registro
de Correspondencia Recibida, completando las ultimas casillas del formato. Despus
de estos procedimientos la oficina productora procede a realizar el archivo fsico de
acuerdo con la serie documental respectiva.

CONTROL DE MENSAJERA

Tanto para entregas internas como externas, deben llevarse un control de

mensajera.
 CLASIFICACION Y OREDENACION DOCUMENTAL

HASTA DONDE LLEGA LA CLASIFICACIN?

La clasificacin es el establecimiento de agrupaciones documentales diferenciadas
este proceso comienza con la determinacin de la agrupacin documental ms
grande (fondo) y finaliza con la conformacin de las ms pequeas.
DNDE SE INICIA LA ORDENACIN?
Es posible afirmar que la ordenacin comienza donde termina la clasificacin, es
decir, se aplica a las series documentales.
FUNDAMENTOS DE ORDEN ORIGINAL
La ordenacin es el testimonio de la gestin, puesto que refleja los tramites que dieron
origen a los documentos, sin olvidar que estos no se producen todos de una sola vez
sino paulatinamente, segn exigencias del asunto en cuestin o segn las etapas por
las que va pasando el trmite.
La ordenacin documental se fundamenta en:
El principio de orden original
Los manuales de procedimientos

EL PRINICIPIO DE ORDEN ORIGINAL:

Se refiere a la reflexin de la serie de pasos que se deben cumplir para el
cumplimiento de un trmite que a su vez es una reflexin de la secuencia en la
produccin documental.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Los manuales de procedimientos son documentos que contienen la descripcin de
las tareas y actividades que deben seguirse para la realizacin de las funciones de
una divisin administrativa, o de dos o ms de ellas. Incluye adems los puestos o
unidades administrativas que intervienen, precisando sus responsabilidades y
participacin, suele contener informacin y ejemplos de formularios, autorizaciones o
documentos necesarios, maquinas o equipos a utilizar y cualquier otro dato que pueda
auxiliar para el correcto desempeo.
SISTEMA DE ORDENACIN

LOS SISTEMAS DE ORDENAMIENTO SON TRES:

SISTEMA ONOMSTICO: este sistema se utiliza para ordenar nombres, los
cuales pueden ser:

Nombres de personas naturales: segn el cdigo civil son personas

naturales todos los individuos de la especie humana, cualquiera que sea su,
edad, sexo, estirpe p condicin.
 Nombres de razones o firmas sociales: es el nombre bajo el cual se conoce
la empresa, este corresponde al registro en la cmara de comercio.

Para ordenar es necesario comparar letra por letra, como se observa en el ejemplo
siguiente esto es siguiendo un total y correcto orden alfabtico:

LOS APELLIDOS SE SEPRAN CON UNA

COMA (,) DE LOS NOMBRES DE PILA.

LAS GUIAS TELEFONICAS ITILIZAN EL SIGUIENTE CRITERIO PARA ORDENAR

LOS NOMBRES DE INDIVIDUOS:
VEAMOS COMO QUEDA:
TITULO ACADEMICOS RELIGIOSOS MILITARES NOBILIARIOS: cuando las
personas son solicitadas por su ttulo, este se escribe al final entre parntesis se
considera elemento de ordenacin si hay homnimos.
Nombres de mujeres casadas: existen dos criterios.
Hispano: En los pases de habla hispana el apellido paterno no desaparece para
afectos legales o comerciales a partir de esta norma se toma como primer apellido el
paterno.

REGLAS PARA ORDENAR NOMBRES DE RAZONES O FIRMAS SOCIALES

Segn el cdigo civil se llama persona jurdica una persona ficticia, capaz de ejercer
derechos y contraer obligaciones civiles y de ser representada judicial y extrajudicial
Las reglas rea razones o firmas sociales se refieren no solo a las personas jurdicas
sino a toda actividad econmica organizada con fines de lucro o sin ellos.
En las razones o firmas sociales se debe evitar toda abreviatura que pueda inducir a
error, salvo que est registrada en esa forma, igualmente, debe evitarse el abuso de
siglas. Cuando la empresa no sea conocida por su sigla esta se puede colocar al final,
entre parntesis como un dato aclaratorio.
 DISPOSICION FISICA DE LAS DOCUMENTOS
Las unidades documentales se alojan en unidades de conservacin (carpetas, bolsas,
sobras, entre otros) debidamente marcadas o rotuladas.

SISTEMA TEMATICO
Es la ordenacin alfabtica de las series y subseries documentales por el asunto o
tema de su contenido, es un sistema que permite tener juntos todos los documentos
que se generan alrededor de una misma gestin administrativa.
 SISTEMA TOPONIMICO
El sistema toponmico o alfabtico geogrfico, como su nombre lo indica es la
ordenacin de las series y subseries documentales alfabticamente por nombres
lugares. Este tipo de ordenacin puede basarse en pases, estados, territorios,
zonas, direcciones, entre otros, siempre teniendo en cuenta el criterio que ms se
ajuste a la documentacin y a las necesidades administrativas.
 SISTEMAS DE ORDENACION NUMERICOS
Los sistemas numricos representan el ordenamiento basados en nmeros estos se
usan para rotular las guas, subguias, carpetas e ndice.

SISTEMA ORDINAL:
Consiste en asignar a cada individuo, firma o asunto (segn la serie documental) un
nmero en forma progresiva, con esa numeracin se identifican las unidades de
conservacin que conforman una serie documental.

SISTEMA CRONOLOGICO
Este sistema toma el tiempo como elemento fundamental. El orden cronolgico tiene
gran importancia en todas las manifestaciones humanas, su uso indirecto abarca
todos los sistemas de ordenacin.
CRONOLOGICA RIGIDA: se basa en una ciega ordenacin por fechas, la ordenacin
por este mtodo consiste en ubicar un documento detrs del otro en forma secuencial
de acuerdo con la fecha en que la documentacin ha sido tramitada teniendo en
cuenta en primer lugar el ao, seguido del mes y al final el da.
 SISTEMA DE ORDENACION MIXTOS
ALFANUMERICOS: este sistema combina el principio alfabtico con el nmero se
puede utilizar en la ordenacin de las series de una dependencia cuando estn
representadas con las letras del alfabeto que identifican la oficina productora, seguido
de los dgitos de series y subseries.

TABLAS DE RETENCION CLASIFICACION

Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a
las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer
cules son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en trminos
de tiempo de conservacin y preservacin y que debe hacerse con ellos una vez
finalice su vigencia o utilidad.

PARA QU SE REQUIEREN:

Para facilitar el manejo de la informacin.

Para racionalizar la produccin documental.
 Para proporcionar un servicio eficaz y eficiente en la administracin de los
documentos.
Para facilitar el control y acceso a los documentos a travs de los tiempos de
retencin en ella estipulados.
Para garantizar la seleccin y la conservacin de los documentos que tienen
carcter permanente.
Para regular las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo.
Para racionalizar los procesos administrativos.

INSUMOS QUE SE REQUIEREN PARA ELABORARLAS:

Informacin bsica de la entidad:
Creacin de Dependencia: Acto administrativo en donde se establece la
creacin de su dependencia y de los cargos que estn adscrita a ella (si los
tienen).
Creacin de cuerpos colegiados: Actos Administrativos donde se protocolizan
todos los grupos de trabajo (Comits Tcnicos, Tcticos, Directivos y dems)
de su dependencia.
Cambios de la estructura organizacional: Acuerdos de Consejo Superior
donde se oficializan los Organigramas que quedaron radicados ante el MEN.
Creacin de cargos: Actos administrativos para los que aplique.
Creacin de Sedes: Actos administrativos.
Manuales de Funciones.
 Manuales de procesos y procedimientos.
 TECNOLOGIAS IMPORTANTES EN LA DOCUMENTACIN

Tablas de retencin.
Las Tablas de Retencin Documental son un listado de series, con sus
correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Serie documental
Conjunto de
unidades
documentales d
estructura y
contenidos
homogneos,
emanados de un
mismo rgano o
sujeto productor
como producto de
sus funciones
especificas.
Subserie documental
Conjunto de unidades documentales
que forman parte de una serie,
identificadas de forma separada de
esta por su contenido y sus
caractersticas especificas.
APLICACIN DE LA TRD

Este formato es un instrumento de descripcin archivstico, donde se identifican

cada serie y subserie documental asociada a cada dependencia, sea una seccin o
subseccin de la Alcalda
FORMATO DE TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL.

DILIGENCIAMIENTO DE LA TRD.

1. Entidad productora: Hace referencia al nombre o razn social de la entidad

responsable de la documentacin. (Alcalda de Valledupar)
2. Oficina productora: Se asocia a la seccin o subseccin que existen en la Alcalda
de Valledupar.
Seccin: Es una subdivisin del fondo documental, la conforman documentos
en general de los diferentes despachos.
Subseccin: Hace parte de la divisin de una seccin.
3. Cdigo: Para la fcil descripcin del documentos y poderlo relacionar con su
unidad de creacin y objetivo, se realiza una codificacin de cada serie documental
y subserie que la conforma
4. Retencin: Corresponde a la valoracin documental para determinar el tiempo se
conservacin del acervo contenido en el archivo de gestin, archivo central y archivo
histrico y otorgar disposicin final.
5. Disposicin final: De acuerdo a los criterios de seleccin se determinara la finalidad e
importancia del documentos, asignndole una disposicin de conservacin total
(transferencia archivo histrico), microfilmacin u otros soportes, seleccin y eliminacin.

SEPARADORES SERIES Y SUBSERIES

Para la disposicin fsica de nuestros documentos se deben disponer de

archivadores, gavetas y carpetas en las cuales almacenar la informacin
debidamente identificada de acuerdo a los datos ingresados a nuestra TRD.
-Serie: Sera la gua de almacenamiento general, identificada por el cdigo que se le
brindo durante el procedimiento registro de la TRD, identificada como una carpeta
colgante y dentro los expedientes que la conforman.

-Subseries: Se hace uso del cdigo que describe las caractersticas de la

documentacin que alberga el expediente de a cuerdo al levantamiento de la TRD,
cada expediente relacionado con la serie almacenara en orden cronolgico los folios
que estn relacionados con su separador.

ORDEN DE SERIES Y SUBSERIES

La organizacin de archivos de gestin, esta basada en la descripcin presentada

en la Tabla de Retencin Documental, para esto se debe realizar de forma previa
identificacin y clasificacin.
IDENTIFICACIN: Se reconoce la seccin y subseccin productora y se agrupan
correspondientemente a series y subseries documentales, como queda registrado en la
TRD.
CLASIFICACIN: Podemos realizar nuestra clasificacin dada la estructura orgnica de la
entidad, identificando el tipo de documento.
Documento de Archivo: Informacin producida o recibida con valor
administrativo, fiscal, legal, cientfico, econmico o cultural
Documento de apoyo: Son de alcance general como leyes, decretos, entre
otros que inciden en las funciones especificas de alguna seccin. Produccin
interna o externa.

DOKMEE
Sistema de gestin documental diseado para una variedad de propsitos.

Captura de documentos

Almacenamiento, bsqueda, recuperacin y comparticin de archivos.

 Ofrece medios de almacenamiento, seguridad, capacidad de recuperacin e
indexacin
Captura documentos, generados por os sistemas de informacin ya sean
digitalizados u ofimticos, estos pueden incluir audios, videos, imgenes y
correos electrnicos.
TIPOS:

DOKMEE DESKTOP
Permite acceso a un gran nmero de usuarios sin incrementar el precio de la
licencia completa.

Dokmee Professional
Software de Gestor Documental que opera a travs de la red, est diseado para la
pequea o mediana empresa que necesita mltiples usuarios accedan a un
repositorio central.

ONBASE

Es una integracin del software documental, que facilita la gestin de documentos,

automatizacin de procesos empresariales y gestin de registros.
Un aspecto destacable de OnBase es que ofrece dos posibilidades de implantacin.
Por una parte, con la implementacin alojada se puede comprar el software y
albergar la instancia en los servidores de Hyland.

PLATAFORMA.
Es una plataforma flexible con poco cdigo que crea soluciones y configura las
aplicaciones nuevas o ya existentes, basndose en una sola arquitectura de
principio a fin y est disponible en las instalaciones o en la nube.
ESTA PLATAFORMA PERMITE.
- Capturar imgenes
- Completar formularios
- Registrar informacin en campo
- Acceder a la totalidad de la documentacin almacenada las tareas relativas
al flujo de trabajo con la documentacin.

LASERFICHE

Es una empresa de software que crea la gestin de contenidos empresariales, flujo

de trabajo, gestin de registros y software de formulario web.

OBJETIVO.
Terminar con la dificultad y la perdida de tiempo que supona realizar las bsquedas
manuales entre toda la documentacin en papel.

CARACTERISTICAS:

Interfaz fcil de usar: Actualice documentos, agregue notas a documentos, elimine

informacin confidencial y cambie metadatos de documentos desde una nica
interfaz.
Bsqueda rica: Recupere instantneamente documentos con las opciones de
bsqueda rpida y avanzada segn los derechos de seguridad de usuarios
individuales.
Metadatos robustos: Agregue, vea y modifique los metadatos de documentos para
indexar, buscar y recuperar documentos.

CLASES DE CUENTA:

Como compaa privada con base en California, Laserfiche desarrolla soluciones

para captura, flujos de trabajo, formularios, firmas electrnicas y gestin de casos
que ayudan a las organizaciones a impulsar el valor de sus negocios, y a tomar
decisiones informadas oportunas.

VENTAJAS:

Brinda un poderoso marco de empresa que agrega valor, aumenta

productividad y mejora regulacin a travs de mltiples lneas de negocio.
El sistema ECM de Laserfiche est diseado para brindar a las
organizaciones control central sobre su infraestructura de informacin,
incluyendo estndares, seguridad y auditora, al mismo tiempo que ofrece a
las unidades empresariales la flexibilidad de reaccionar rpidamente a las
condiciones de cambio.

ORFEO

Es un Sistema de Gestin Documental (SGD), desarrollado en Colombia por la

Superintendencia de Servicios Pblicos bajo la Licencia Pblica General GNU/GP
Permite a la organizacin acceder fcilmente mediante cualquier navegador a travs
de Internet o Intranet para gestionar la trazabilidad de los documentos, evitando as
en un gran porcentaje el manejo de documentos fsicos.

Radicacin.
Modificacin.
Anulacin.
Estadsticas.
Tablas de Retencin Documental (TRD).
Consultas.
Mdulo de Archivo.
Prstamo de documentos.
Expedientes virtuales.
VENTAJAS:

Administracin y parametrizacin de tipos de radicacin de documentos.

Aplicabilidad del cumplimiento de las tcnicas y prcticas de la administracin
de los flujos documntales y archivsticos.
Facilidad para llevar paralelamente el archivo.

DESVENTAJAS:
La aplicacin de este tipo de sistemas conlleva una inversin monetaria
importante.
Las personas no autorizadas pueden acceder ilcitamente a los datos
sensibles en una computadora o un servidor.
Siempre hay que almacenar la informacin en servidor de respaldo
secundario que est ubicado a distancia para poder recuperar los datos en
caso de robo, incendio o inundacin.
Riesgo de violar alguna ley u otros reglamentos de rastreabilidad y resguardo
de la informacin.

RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS EN ORFEO

TRD.
 PRESIS.
El sistema Presis esta dirigido a todo tipo de empresas de logstica, Correo
Privado Nacionales e Internacionales, Milroom (Sala de correo), Freight Forwards (
Servicios Transitorios), Carga Area y Martima, de Encomiendas, Mensajera,
empresas de guarda y recuperacin de archivos especialmente a aquellas que
estn en crecimiento o con problemas en el rea operativa.
SE CLASIFICA:

SOFTWARE PARA MAILROOM: Algunos conocen el mailroom como correo

interno, correspondencia interna, conserjera.

A quin est dirigido el software de Mailroom?

A empresas postales que se involucren dentro del funcionamiento de sus
clientes en el sector de mailroom.
A empresas de mucho volumen de correspondencia interna.
A empresas que tercearicen sus envos del sector de mailroom con muchos
correos o distribuidores y necesiten mayor control de los envos.
A empresas que necesiten un control de gastos postales.

A QUIENES VA DIRIGIDO.
El Software "Presis" esta dirigido a todo tipo de empresas de correo privado
nacionales, internacionales, de encomiendas, transporte mensajeras, mailroom, o
bien cualquier empresa de entregas de paquetes direccionados, especialmente a
aquellas que estn en crecimiento o con problemas en el rea operativa.

PRESERVACIN.
Conjunto de estrategias y medidas de orden tcnico, poltico
y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los
documentos de archivo.
Esta es determinada por el Grupo de Gestin Documental.
Se tiene en cuenta la capacidad del espacio para albergar la documentacin
Esta se realiza de acuerdo a las TRD.
Se cumple con: Ventilacin, Iluminacin y dems condiciones.
Se garantiza su integridad fsica y funcional.
No se altera su contenido.
Al presenta cualquier auxilio s debe realizar acorde al Proceso de Gestin
Administrativo-C-GA-06

CUIDADOS:

Se debe evitar la incidencia de luz directa sobre documentacin y

contenedores.
 Las instalaciones elctricas deben estar por fuera del local de depsito.
Se debe mantener un control sobre la instalacin elctrica.
la radiacin visible lumnica debe ser menor o igual a 100 lux.
Recomienda mantener una temperatura de 15C a 20C con una fluctuacin
diaria de 4C.
Recomienda que en los depsitos de Archivo, mantengan una humedad
relativa entre 45% y 60% con una fluctuacin diaria del 5%.

SOPORTE:
Se recomienda la utilizacin de papelera con gramaje entre 75 y 90 g/m2,
libre de cido y exento.
Se recomienda que las tintas de impresin deben poseer estabilidad qumica.
No se recomienda utilizar micro puntas o esferos de tinta hmeda en los
documentos de
conservacin tota

SALUD OCUPACIONAL.
Es la ciencia que protege y mejora la salud fsica, mental y social de los
trabajadores
Su propsito es proporcionar condiciones de trabajo seguras, sanas,
higinicas con el fin de evitar accidentes en el trabajo.

OBJETIVOS:
Proteccin de la salud de los trabajadores por medio de un sistema de
prevencin de enfermedades y accidentes
Desarrollo y promocin del trabajo, ambiente laboral y condiciones saludables
y seguros para cada trabajador sin excepcin alguna.
Aumento significativo en el bienestar fsico, mental y social para los
Facilitar a todos los trabajadores la posibilidad de desarrollar una vida social
normal y econmicamente productiva

FUNCION:

Analiza y vigila el trabajo desde el punto de vista de las consideraciones de

Higiene, factores fsicos, y psquicos.
Exmenes peridicos, incluyendo cuando sea necesario, biolgicos y
radiolgicos, segn sea exigido legalmente.
Vigilancia de la adaptacin al trabajo de los empleados, en particular
trabajadores discapacitados.
Consejo individualizado y especfico para cada trabajador y analizar los
problemas derivados del trabajo analizado.
Tratamiento de emergencia.
 Entrenamiento de primeros auxilios.
Educacin y orientacin al personal de las empresas en salud e higiene.

REGLAMENTO EN COLOMBIA.

La ley 100 de 1993 estableci la reglamentacin de la seguridad social, consta

de:
1. El rgimen de pensiones
2. La atencin en salud
3. El sistema general de riesgos profesionales
Glosario

Aduzca:
Presentar una razn o prueba, justificacin de una cosa
Cotejo:
Comparacin o confrontacin de dos cosas para apreciar sus semejanzas o
diferencias.
Conducente:
Gua o lleva a un sitio situacin
Decrete:
Ordenar, mandar una cosa por decreto
Expidan:
Enviar una cosa a un lugar
Habientes:
Es el derecho que se tiene
Interdiccin:
Derecho civil
Indicios:
Suceso o cosa que permite conocer o deducir la existencia de otra
Incurrir:
Cometer una accin merecedora de castigo o correccin
Patronos:
Defensor o protector
Ruego:
Accin de suplicar algo
Solemnidad:
Actitud grave o formal con que se expresa una cosa a la que se da gran
importancia.