PROCEDIMIENTO DE CONFORMACION Y FUNCIONAMIENTO DEL

COPASST Y EL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL

Fecha de Elaboracin:
Cdigo: PR-AI-RS Revisin: 00
06-09-2017

Elabor: Estudiantes SENA Reviso: Aprob:

1. OBJETIVO
Establecer un procedimiento enmarcado dentro de la normativa legal vigente, que permita
regular la conformacin y funcionamiento del comit de seguridad y salud en el trabajo y
comit de convivencia laboral, con la finalidad de garantizar la participacin de los
trabajadores con respecto al SG-SST establecido en RESTAURANTE CLUB GALLISTICO
SANTAMARIA.

2. ALCANCE
Aplica para todo el personal relacionado con el SG-SST

3. RESPONSABLE(S)
Se establece al Coordinador de Gestin en Salud Seguridad y en el Trabajo como
responsables de este procedimiento, entre sus responsabilidades estn.

Garantizar que los comits cumplan sus cronogramas de reuniones, capacitaciones de

los integrantes y temticas a tratar.
Coordinar los espacios para la eleccin de los representantes de los trabajadores para
cada comit
Apoyo profesional a los comits, en temas relacionados con el Sistema de Gestin en
Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo.

4. NORMATIVIDAD

Resolucin 2013:1986
Decreto 1072:2015
Resolucin 046:2015-2016
Decreto 1443:2014
 5. EJECUCION

1. PERIODICIDAD DE LAS REUNIONES

COPASST: Se reunir mensualmente (Segn normativa vigente).

COM. CONVIVENCIA: Trimestralmente (Segn normativa vigente).

2. CONFORMACIN DE LOS COMITS

COPASST- COMIT PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO: 1

Presidente (Nombrado por el empleador), 1 Representante de los trabajadores
(Elegido por los trabajadores por medio de voto secreto y escrutinio pblico), Invitados
(Asistentes sin voz ni voto)
COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL: 1 Presidente (Nombrado por el empleador), 1
Secretario (Elegido por los miembros del Comit por medio de voto secreto y
escrutinio pblico), 1 Miembro con Voz y voto en representacin del personal, 1
Miembros con Voz y voto en representacin del Empleador, Invitados (Asistente sin
voz ni voto).

3. PROCEDIMIENTO PARA CONVOCAR A REUNIN

COPASST- COMIT PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO: El

Secretario en acuerdo con el Presidente convocar a reunin, en comn presentaran
el orden del da.
COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL: El Secretario en acuerdo con el Presidente
convocar a reunin, en comn presentaran el orden del da.

4. GENERALIDADES DEL PROCESO DE INSCRIPCIN, VOTACIN Y ELECCIN DEL

COPASST Y DEL COMIT DE CONVIVENCIA

4.1 PRINCIPIOS DEL PROCESO DE ELECCIN

Principio de la imparcialidad. Ninguna persona podr ejercer presin ni cohesin en las

votaciones y escrutinios; y se establecen regulaciones que garantizarn la plena
 responsabilidad y la imparcialidad en este proceso. Este principio constituye la norma
de conducta a la cual debern ceirse rigurosamente todas las personas encargadas
de cumplir cualquier funcin dentro del proceso electoral.
Principio del secreto del voto y de la publicidad del escrutinio. El voto es secreto y las
Directivas de la empresa garantizan el derecho que tiene cada Trabajador de votar
libremente sin revelar sus preferencias. El escrutinio es pblico, segn las reglas
sealadas por las normas y disposiciones aplicables.
Principio de la eficacia del voto. Se preferir siempre aquella interpretacin que d
validez al voto que represente la expresin libre de la voluntad del elector.

4.2 TIEMPOS PARA LA INSCRIPCIN DE CANDIDATO, VOTACIN Y ESCRUTINIO

Las Inscripciones quedarn abiertas treinta (30) das, a partir de una fecha definida por la
Direccin de Gestin del Talento Humano. El Candidato deber inscribirse en la oficina de
Recursos Humanos diligenciando una Ficha de Inscripcin que deber llenar y entregar.
Tendr como plazo mximo para ello el mismo da y hora del cierre de las Inscripciones.

Para modificaciones en lo referente a la Inscripcin de candidatos para ambos comits habr

como plazo mximo dos das despus del cierre de las inscripciones.

Las votaciones y escrutinios se realizarn en el restaurante, ocho (8) das despus del cierre
de las inscripciones, la votacin tendr una duracin de ocho (8) horas (desde las 7 am hasta
las 3 pm) y el escrutinio se realizara partir del cierre de la votacin.

El listado oficial de candidatos se publicara luego de la culminacin del tiempo lmite para
modificaciones a las Inscripciones, sern divulgados y expuestos en sitio pblico.

4.3 REQUISITOS DE LOS CANDIDATOS

4.3.1 PARA EL COMIT PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

(COPASST)

Tener vnculo vigente con la empresa por medio de contrato de trabajo.

Postularse, haber diligenciado y entregado la ficha de inscripcin dentro del tiempo
estipulado para ello.
 Tener 2 aos de vinculacin con la empresa.
Poseer cualidades de liderazgo, capacidad de compromiso y orientacin hacia el
servicio, imparcialidad, tolerancia, serenidad, confidencialidad, reserva en el manejo
de informacin y tica; as mismo, habilidades de comunicacin asertiva y resolucin
de conflictos.
No haber recibido sancin por falta leve o grave en los ltimos 6 meses antes de la
postulacin.

4.3.2 PARA EL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL:

Tener vnculo vigente con la organizacin por medio de contrato de trabajo.

Postularse, haber diligenciado y entregado la ficha de inscripcin dentro del tiempo
estipulado para ello.
Tener 2 aos de vinculacin con la empresa.
Poseer cualidades de liderazgo, capacidad de compromiso y orientacin hacia el
servicio, imparcialidad, tolerancia, serenidad, confidencialidad, reserva en el manejo
de informacin y tica; as mismo, habilidades de comunicacin asertiva y resolucin
de conflictos.
No haber recibido sancin por falta leve o grave en los ltimos 12 meses antes de la
postulacin.
No podrn ser candidatos los trabajadores a los que se les haya formulado una queja
de acoso laboral, o que hayan sido vctimas de acoso laboral, en los ltimos seis (6)
meses anteriores a su conformacin. (resolucin 652/2012).

4.4 PROCESO DE VOTACIN Y ESCRUTINIO

La Votacin y escrutinios se realizarn en da hbil en la sede Administrativa de la empresa.

Se habilitar para ello una mesa de votacin, con un Jurado de Votacin que ser designado
por el Empleador, dicho nombramiento se publicara en sitio pblico.

Las votaciones iniciaran a las ocho 7:00 de la maana y se cerrarn a las 3:00 de la tarde.
A las siete (7) de la maana del da de las elecciones, el trabajador designado como jurado de
votacin se har presente en el lugar en donde est situada la mesa y proceder a su
instalacin.

Antes de comenzar las votaciones se abrir la urna y se mostrar al pblico, a fin de que
pueda cerciorarse de que est vaca y de que no contiene doble fondo ni artificios adecuados
para el fraude. (Decreto 2241 del Julio 15 1986).

El proceso de la votacin es el siguiente: El Jurado le exigir al Trabajador el carn

institucional, lo examinar, de no tenerlo podr presentar como documento de identificacin su
cedula de ciudadana; haciendo uso del documento de identificacin (carn o cedula) se
consultara el listado actualizado de la Nmina de aparecer en l, se consignar en el listado
oficial Nombre, nmero de cdula y dependencia, el trabajador colocar su firma. Se le
entregarn dos papeletas Una para Eleccin de miembros del COPASST representantes de
los empleados, otra para Eleccin de Miembros del COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL
representantes de los empleados. El Trabajador pasar al cubculo de votacin donde
marcara el candidato de eleccin, luego se le permitir depositar el voto.

Cerrada la votacin y recogidas las papeletas, los jurados procedern a hacer el escrutinio y a
apuntar en la correspondiente acta el nmero de votos emitidos en favor de cada candidato.

Cerradas las Votaciones se proceder al conteo de los votos, que ser a cargo del Jurado,
terminado ello, los votos y la Planilla de escrutinio se introducirn en sobre marcado, con el
nmero de la mesa y la firma de ambos jurados.

4.5 REVISIN DE VOTOS E INFORMACIN DE RESULTADOS

Los sobres que contienen los votos y planillas de la mesa deben hacerse llega a la oficina de
Recursos Humanos por medio de un delegado asignado por la Direccin de Gestin del
Talento Humanos, quien los transportara en el trmino de la distancia, donde en conjunto con
los sobres de esta se proceder a la revisin de los conteos realizados en la mesa.
Participaran en la revisin las Planillas y Votos (este segundo solo si se requiriese) Dos
delegados de los Trabajadores y dos del empleador, los cuales se designaran por sorteo
inmediatamente cerradas las votaciones.

Realizado el proceso de revisin de sobres y planillas se proceder a realizar la sumatoria

final de los escrutinios en la Ficha designada para ello.

Terminado los Escrutinios, la Direccin de Gestin del Talento Humano, procedern a revisar
e imponer sus firmas en el acta de eleccin y nombramiento una para el COPASST y otra para
el COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL; dado este tramit se publicaran en sitio pblico.

Son causales de Reclamacin: 1. Cuando las actas de escrutinio del jurado de votacin no
estn firmadas. 2. Cuando se hayan destruido o perdido los votos emitidos en las urnas y no
existiere acta de escrutinio en la que conste el resultado de las votaciones.

4.6 NOMBRAMIENTO DE LOS MIEMBROS DE LOS COMITS DE LOS TRABAJADORES

ELEGIDOS POR VOTACIN Y DELEGADOS POR EL EMPLEADOR

El Gerente General en uso de sus facultades legales realizar nombramiento de sus

representantes ante el comit de convivencia laboral y COPASST teniendo en cuenta que se
dar en el mismo nmero de los elegidos por los Trabajadores.

En acto precedido por el Gerente General o su Delegado y la director(a) de Gestin del

Talento Humano o su Delegado se proceder a dar posesin a los miembros de los comits y
sus cargos tanto principal como suplente, representantes de los trabajadores y del Empleador,
esto se realizar dentro de los 8 das posteriores a las elecciones.

5. FUNCIONES DE LOS COMITES

5.1 DEL COPASST:

Proponer a la administracin de la empresa o establecimiento de trabajo la adopcin

de medidas y el desarrollo de actividades que procuren y mantengan la salud en los
lugares y ambientes de trabajo.
 Proponer y participar en actividades de capacitacin en salud ocupacional dirigidas a
trabajadores, supervisores y directivos de la empresa o establecimientos de trabajo.
Colaborar con los funcionarios de entidades gubernamentales de salud ocupacional en
las actividades que stos adelanten en la empresa y recibir por derecho propio los
informes correspondientes.
Vigilar el desarrollo de las actividades que en materia de medicina, higiene y seguridad
industrial debe realizar la empresa de acuerdo con el Reglamento de Higiene y
Seguridad Industrial y las normas vigentes; promover su divulgacin y observancia.
Colaborar en el anlisis de las causas de los accidentes de trabajo y enfermedades
profesionales y proponer al empleador las medidas correctivas a que haya lugar para
evitar su ocurrencia. Evaluar los programas que se hayan realizado.
Visitar peridicamente los lugares de trabajo e inspeccionar los ambientes, mquinas,
equipos, aparatos y las operaciones realizadas por el personal de trabajadores en
cada rea o seccin de la empresa e informar al empleador sobre la existencia de
factores de riesgo y sugerir las medidas correctivas y de control.
Estudiar y considerar las sugerencias que presenten los trabajadores, en materia de
medicina, higiene y seguridad industrial.
Servir como organismo de coordinacin entre empleador y los trabajadores en la
solucin de los problemas relativos a la salud ocupacional. Tramitar los reclamos de
los trabajadores relacionados con la Salud Ocupacional.
Solicitar peridicamente a la empresa informes sobre accidentalidad y enfermedades
profesionales.
Elegir al secretario del comit.
Mantener un archivo de las actas de cada reunin y dems actividades que se
desarrollen, el cual estar en cualquier momento a disposicin del empleador, los
trabajadores y las autoridades competentes.
Las dems funciones que le sealen las normas sobre salud ocupacional.

5.1.1 Son funciones del Presidente del COPASST

Presidir y orientar las reuniones en forma dinmica y eficaz.

Llevar a cabo los arreglos necesarios para determinar el lugar o sitio de las reuniones.
Notificar lo escrito a los miembros del Comit sobre convocatoria a las reuniones por lo
menos un vez al mes.
Preparar los temas que van a tratarse en cada reunin.
 Tramitar ante la administracin de la empresa las recomendaciones aprobadas en el
seno del Comit y darle a conocer todas sus actividades.
Coordinar todo lo necesario para la buena marcha del Comit e informar a los
trabajadores de la empresa, acerca de las actividades del mismo.

5.5.2. Son funciones del Secretario del COPASST

Verificar la asistencia de los miembros del Comit a las reuniones programadas.

Tomar nota de los temas tratados, elaborar el acta de cada reunin y someterla a la
discusin y aprobacin del Comit.
Llevar el archivo referente a las actividades desarrolladas por el Comit y suministrar
toda la informacin que requieran el empleador y los trabajadores.

5.2 DEL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL

Recibir y dar trmite a las quejas presentadas en las que se describan situaciones que
puedan constituir acoso laboral, as como las pruebas que las soportan.
Examinar de manera confidencial los casos especficos o puntuales en los que se
formule queja o reclamo, que pudieran tipificar conductas o circunstancias de acoso
laboral, al interior de la entidad pblica o empresa privada.
Escuchar a las partes involucradas de manera individual sobre los hechos que dieron
lugar a la queja.
Adelantar reuniones con el fin de crear un espacio de dilogo entre las partes
involucradas, promoviendo compromisos mutuos para llegar a una solucin efectiva de
las controversias.
Formular un plan de mejora concertado entre las partes, para construir, renovar y
promover la convivencia laboral, garantizando en todos los casos el principio de la
confidencialidad.
Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos por las partes involucradas en la
queja, verificando su cumplimiento de acuerdo con lo pactado.

En aquellos casos en que no se llegue a un acuerdo entre las partes, no se cumplan

las recomendaciones formuladas o la conducta persista, el Comit de Convivencia
Laboral, deber remitir la queja a la alta direccin de la empresa, cerrar el caso y el
 trabajador puede presentar la queja ante el inspector de trabajo o demandar ante el
juez competente.
Presentar a la alta direccin de la empresa las recomendaciones para el desarrollo
efectivo de las medidas preventivas y correctivas del acoso laboral, as como el
informe anual de resultados de la gestin del comit de convivencia laboral y los
informes requeridos por los organismos de control.
Hacer seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones dadas por el Comit de
Convivencia a las dependencias de gestin del recurso humano y seguridad y salud de
la empresa.
Elaborar informes trimestrales sobre la gestin del Comit que incluya estadsticas de
las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los cuales sern
presentados a la alta direccin de la entidad pblica o empresa privada.

5.2.1 Funciones del Presidente del Comit de Convivencia Laboral

Convocar a los miembros del Comit a las sesiones ordinarias y extraordinarias.

Presidir y orientar las reuniones ordinarias y extraordinarias en forma dinmica y
eficaz.
Tramitar ante la administracin de la entidad pblica o empresa privada, las
recomendaciones aprobadas en el Comit.
Gestionar ante la alta direccin de la entidad pblica o empresa privada, los recursos
requeridos para el funcionamiento del Comit.

5.2.2 Funciones del Secretario del Comit de Convivencia Laboral.

Recibir y dar trmite a las quejas presentadas por escrito en las que se describan las
situaciones que puedan constituir acoso laboral, as como las pruebas que las
soportan.
Enviar por medio fsico o electrnico a los miembros del Comit la convocatoria
realizada por el presidente a las sesiones ordinarias y extraordinarias, indicando el da,
la hora y el lugar de la reunin.
Citar individualmente a cada una de las partes involucradas en las quejas, con el fin de
escuchar los hechos que dieron lugar a la misma.
Citar conjuntamente a los trabajadores involucrados en las quejas con el fin de
establecer compromisos de convivencia.
 Llevar el archivo de las quejas presentadas, la documentacin soporte y velar por la
reserva, custodia y confidencialidad de la informacin.
Elaborar el orden del da y las actas de cada una de las sesiones del Comit.
Enviar las comunicaciones con las recomendaciones dadas por el Comit a las
diferentes dependencias de la entidad pblica o empresa privada.
Citar a reuniones y solicitar los soportes requeridos para hacer seguimiento al
cumplimiento de los compromisos adquiridos por cada una de las partes involucradas.
Elaborar informes trimestrales sobre la gestin del Comit que incluya estadsticas de
las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los cuales sern
presentados a la alta direccin.

6. CONTROL DE CAMBIOS

Versin Fecha de Modificado por Descripcin del

Modificacin Cambio