MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA UTILIZACION, ENTREGA Y CONTROL DE LOS

RECURSOS ASIGNADOS A LA FEUNA.

TITULO I
ORGANIZACIN Y FUNCIONAMIENTO DE LA COMISION DE FINANZAS DE LA
FEDERACION DE ESTUDIANTES

ARTICULO 1. NATURALEZA DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

El presente Manual de Procedimientos norma toda actividad financiera concerniente a la

Federacin de Estudiantes de la Universidad Nacional, cuya finalidad es reglamentar y agilizar
los mecanismos de utilizacin, entrega y control de los recursos asignados a la FEUNA bajo el
contexto de la modalidad de Unidad Ejecutora Institucional.

ARTICULO 2. INTEGRACION DE LA COMISION DE FINANZAS

La comisin de Finanzas de la FEUNA, la Secretaria de Finanzas del DEUNA, as como su

adjunto o adjunto, la Tesorera del TEEUNA y la Coordinacin de Finanzas del CAEUNA,
segn lo establecido en el artculo 94 del Estatuto Orgnico de la FEUNA. Sin prejuicio de que
por su naturaleza pueda ser ampliada por el contenido de los asuntos que le sean
encomendados.

ARTICULO 3. ATRIBUCIONES DE LA COMISION DE FINANZAS

Son atribuciones de la Comisin de Finanzas:

A. Velar porque el presupuesto de la Federacin, se gire segn lo establece el artculo 92

del Estatuto Orgnico de federacin.
B. Conocer y aprobar ( segn lo establece el artculo 96 del Estado Orgnico) el buen uso
de los fondos de la FEUNA
C. Solicitar y hacer, de oficio, cualquier auditoria a nivel interno de la Federacin.
D. Revisar el manejo de los fondos de la FEUNA y coordinar con los rganos de la misma
la presentacin de informes econmicos y activos fijos cuatrimestrales ante el
Programa de Gestin Financiera y ante el CAEUNA, en correspondencia con lo
establecido en el Articulo 207 del Estatuto Orgnico de la Universidad Nacional.
E. Estructurar el informe econmico de la FEUNA que cada rgano deber entregar a
partir de los recursos econmicos bajo su custodia segn lo establece el artculo 95,
inciso A, B, y C del Estatuto Orgnico del FEUNA.
F. La Tesorera del TEEUNA, ser la encargada dela coordinacin dela Comisin de
Finanzas del Federacin, en atencin del artculo 94 inciso E del estatuto orgnico.

ARTICULO 4. SESIONES DE LA COMISION DE FINANZAS

La comisin de Finanzas Sesionara cada quince das ordinariamente y extraordinariamente

cuando sea convocada por la mitad ms uno de sus miembros, o por la Coordinacin
General de la Comisin.

ARTICULO 5. QUORUM DEL ASESIONES DE LA COMISION.

El quorum necesario ser la mayora simple de sus miembros.

 TITULO II
MANEJO DE LOS RECURSOS
CAPITULO I
TRAMITACION DE VIATICOS

ARTICULO 6: REQUISITOS PARA SOLICITUD DE VIATICOS POR PARTE DE

AUTORIDADES ESTUDIANTILES DE CAEUNA, DEUNA TEEUNA.

A. Estar acreditados ante el programa de gestin financiera por parte del TEEUNA.
B. Tener visto bueno de quienes son responsables financieros en cada uno de los
rganos de la Federacin, segn el artculos 95 del Estatuto Orgnico. Verificar si
es legal que el superior jerrquico de a Unidad Ejecutora delegue potestades como
autorizacin de viticos, entre otros.
C. Justificar la asignacin de viticos en forma escrita y que esta sea para el
cumplimiento de las funciones de cada uno de los rganos.
D. Presentar la solicitud ente el encargado de Finanzas del rgano correspondiente,
con un mnimo de 2 das hbiles ente la fecha en que se realizara la gira, en caso de
que el monto sea a 25.000.00, si es mayor debe presentarse con un mnimo de 5
das hbiles antes de la fecha en que se realizar la gira.

ARTICULO 7. REQUISITOS PARA SOLICITUD DE VIATICOS POR PARTE DE

AUTORIDADES DE ASOCIACIONES ESTUDIANTILES, COEUNA, LACEUNA.

A. Segn lo dispuesto en el artculo 94 del Estatuto Orgnico sern responsables

financieros quienes ocupen los siguientes cargos: Direccin y Direccin de
Finanzas; LACEUNA: Direccin y Administracin de Finanzas.
B. Los responsables financieros de cada uno de los entes debern presentar una
carta firmada por los mismos, dirigida a la Coordinacin de Finanzas del CAEUNA,
adems debern incluir la tablas de informacin de viticos en la cual se debe
indicar el da o das de la gira, lugar de destino (provincia/ Cantn/Localidad) y
gastos en los que incurrir (trasporte/ hospedaje/alimentacin), objetivo de la gira,
adems debe contener, los datos de la o el estudiante (carnet/cedula/carrera a la
que pertenece/nmero de telfono donde localizarlo). Segn la tabla anexa.
C. Dicho trmite debe realizarse de forma personal.
D. Presentar la solicitud con un mnimo de 5 das hbiles antes de la fecha en que se
realizar la gira.

ARTICULO 8. AUTORIZACION DE SOLICITUD DE VIATICOS

Para la respectiva autorizacin se tomara en cuenta la factibilidad y viatibilidad de la gira, as

como el contenido presupuestario con que cuente el respectivo rgano

ARTICULO 9. ASIGNACION DE LOS MONTOS DE LOS VIATICOS.

Los montos de los viticos se calcularan de acuerdo a lo establecido por el Reglamento de

Gastos de Viajes y Transportes para Funcionarios Pblicos elaborado por la Contralora
General de la Republica.

ARTICULO 10. COMPROBANTES DE GASTOS RELIZADAOS

Debern presentar facturas a nombre del Universidad Nacional con las siguientes
caractersticas:
 A. Timbradas o en su defecto con el nmero de cedula jurdica del establecimiento.
B. Deben ser confeccionadas con un nico color de tinta de lapicero.
C. Suscritas con el mismo tipo de letra legible, sin tachaduras, borrones, sin sobre
escritura, ni nada que haga dudar de su legitimidad.
D. Debe especificar el gasto incurrido por concepto de alimentacin( desayuno,
almuerzo, cena), en caso de ser hospedaje debe incluir los das de hospedaje, y si
son de transporte debe tener inscrito claramente el da y hora en que fueron
utilizados los servicio de transporte.

ARTICULO 11. REQUISITOS PARA LA LIQUIDACION DE VIATICOS POR PARTE DE

AUTORIDADES ESTUDIANTILES DE CAEUNA, DEUNA, TEEUNA.

A. Presentar al o la encargada de finanzas las facturas correspondientes a los

gastos incurridos durante la gira, dentro de los 5 das hbiles posteriores a la
finalizacin del viaje, para efectuar el trmite de manera oportuna.
B. Realizar los trmites pertinentes ante e programa de Gestin financiera.
C. Entregar copia del comprobante de reintegro de dinero a favor de la Universidad
(en casi de no haber utilizado la totalidad del dinero asignado en el viatico) al o la
encargado(a) de finanzas del rgano correspondiente.
D. En caso de que el monto de viatico no cubra los gastos incurridos en el viaje
(hospedaje, alimentacin, y trasporte), se realizara el reintegro respectivo a favor
del estudiante.
E. Ser obligatorio presentar un informe o minuta de la gira realizada, dentro delos 8
das hbiles posteriores a la concusin la misma.

ARTICULO 12. REQUISITOS PARA LA LIQUIDACION DE VIATICOS POR PARTE DE

ASOCIACIONES ESTUDIANTILES, COEUNA, LACEUNA.

A. Presentar al o la encargada de finanzas las facturas correspondientes a los gastos

incurridos durante la gira dentro de los 5 das hbiles posteriores a la finalizacin
del viaje, para efectuar el trmite de manera oportuna,
B. Realizar los trmites pertinentes ante el programa de Gestin Financiera,
C. Entregar copia del comprobante de reintegro de dinero a favor de la Universidad
(en caso de no haber utilizado la totalidad del dinero asignado en el viatico) al o la
encargado(a) de finanzas del rgano correspondiente.
D. Ser obligatorio presentar un informe o minuta de la gira realizada, al rgano
correspondiente, dentro de los 8 das hbiles posteriores a la conclusin de la
misma, adems se podr solicitar al o la estudiante que realice horas colaboracin
para la FEUNA en cualquiera de sus rganos, las mismas sern cuantificadas y
notificadas por la secretaria de Bienestar Estudiantil del DEUNA. Elaborar cuadros
de horas colaboracin por monto de ayuda.

En caso de un cumplimiento de los plazos establecidos se debe presentar una nota dirigida al o
la encargado(a) de finanzas con copia a la Presidencia de la FEUNA, justificando el retraso y
solicitando una prrroga. Queda a criterio del o de la encargado(a) de finanzas concederle la
prrroga.
De no precederse de esa manera. El asunto ser enviado para seguimiento y/o investigacin a
la Secretaria General o a la Comisin de Asuntos Internos, segn proceda. El o la estudiante se
expone a quedar inhabilitado para recibir ayudas econmicas o viticos por parte de todos los
rganos de la FEUNA por un lapso de 1 ao, y en caso de ser reincidente, ser inhabilitado por
5 aos.
 CAPITULO II
TRAMITACION DE AYUDAS ECONOMICAS

ARTICULO 12. CARACTERISTICAS GENERALES DE LA AYUDA ECONOMICA.

A. La ayuda econmica puede ser solicitada por cualquier estudiante regular de la

Universidad Nacional con problemas socioeconmicos, por ejemplo: que necesite
dinero para cancelar los crditos del periodo correspondiente; en caso de no poder
cubrir los costos de trasporte, alimentacin; u otras necesidades que ayuden a mejorar
la calidad de vida del estudiante.
B. La ayuda se entregara de manera nica, es decir se entregara una sola vez a unas
mismas personas, en un mismo periodo (trimestre, semestre segn este matriculado el
estudiante). Solo en casos muy calificados es posible entregar hasta un mximo de 2
ayudas econmicas por personas. Un mismo periodo.

ARTICULO 13. REQUISITOS PARA SOLICITUD DE AYUDA ECONOMICA.

A. Estar a derecho a nivel federativo.

B. Formalizar la solicitud de ayuda econmica en forma escrita (llenando formulario para
tal fin) y presentar a la secretaria de Bienestar Estudiantil. la secretaria de Bienestar
Estudiantil remitir el caos del solicitante para su respectivo anlisis al Departamento de
Bienestar Estudiantil.

ARTICULO 14. AUTORIZACION DE SOLICITUD DE AYUDAS ECONOMICAS.

El trmite debe ser aprobado por la Secretaria de Bienestar Estudiantil, la Secretaria de

Finanzas y la Presidencia de la FEUNA.

ARTICULO 15. ASIGNACION DEL MONTO DE LA AYUDA ECONOMICA.

La secretaria de Bienestar Estudiantil asignara un monto de la ayuda economa de acuerdo

recomendacin que haga el Departamento de Bienestar Estudiantil y tomando en cuanta le
contenido presupuestario segn el objeto del gasto correspondiente.

ARTICULO 16. PROCEDIMIENTO PARA HACER EFECTIVVA LA AYUDA ECONOMICAS.

A. El estudiante ser contactad por la Secretaria de Bienestar Estudiantil quien le

informara de si la ayuda econmica fue o no concedida.
B. En caso de que la ayuda fuera asignada, el estudiante debe presentarse ante el
Departamento de Financiero con la cedula para hacer efectiva la ayuda.

ARTICULO 17. RETRIBUCION AL MOVIMIENTO ESTUDIANTIL.

El o la estudiante beneficiario(a) de la ayuda econmica deber cumplir con un determinado

nmero de horas colaboracin para la FEUNA en cualquiera de su rganos. Las horas sern
cuantificadas por la Secretaria de Bienestar Estudiantil y se coordinara con esta secretaria
fechas y forma en que se cumplirn las horas colaboracin.

ARTICULO 18. REQUISITOS PARASLOCISITUD DE AYUDAS POR REPRESENTACION

ESTUDIANTIL.
 A. Estar a derecho a nivel federativo.
B. Se debe presentar ante la secretaria de Finanzas y Presidencia una carta solicitando la
ayuda, con la informacin referente a la actividad en la cual fungir como representante
estudiantil. En la misma debe quedar explicito la fecha del evento los objetivos que se
prosiguen con la actividad, si est gestionando ayuda ante otros rganos federativos,
as como los datos personales del solicitante (cedula/carnet/carrera que cursa/ telfono
donde contactarle)
C. Anexa a la carta de solicitud se debe incluir una carta de la escuela a la cual pertenece
el estudiante, respaldando la actividad y haciendo constar que le solicitante es alumno
regular de la unidad acadmica.
D. Es importante incluir la documentacin que compruebe la realizacin de la actividad,
tales como invitacin cronograma de actividades, contactos, entre otros que se estime
oportunos.
E. Realizarse la solicitud por escrito con un mnimo de 5 das hbiles antes de la fecha
requerida para retirar la ayuda.

ARTICULO 19. AUTORIZACION DE SOLICITUD DE AYUDAS POR REPRESENTACION

ESTUDIANTIL.

Salvo en los casos que no se contraiga el inciso L del Articulo 43 del Estatuto Orgnico de la
FEUNA. En caso de ser giras a nivel internacional se presentara para su conocimiento y
discusin al pleno del Directorio de la Federacin de Estudiantes.

ARTICULO 20. ASIGNACION DEL MONTO DE LA AYUDA POR PRESENTACION

ESTUDIANTIL.

Salvo los casos en los que no se contrada el inciso L del Articulo 43 del Estatuto Orgnico de
la FEUNA, la Secretaria de Finanzas quien le informara si la ayuda por representacin
estudiantil considerando los objetivos que se prosiguen con la actividad y tomando en
consideracin el contenido presupuestario segn el objetivo de gastos correspondientes.

ARTICULO 21. PROCEDIMIENTO PARA HACER EFECTIVA LA AYUDA DE

REPRESENTACION ESTUDIANTIL.

El estudiante ser contactado por la secretaria de Finanzas quien e informara si la ayuda por
representacin estudiantil fue o no concedida.
En caso de que la ayuda fuera asignada, el estudiante debe presentarse ante el Departamento
de Financiero con la cedula para hacer efectiva la ayuda.

ARTICULO 22. RETRIBUCION AL MOVIMIENTO ESTUDIANTIL.

El o la estudiante beneficiaria(o) de la ayuda de representacin estudiantil deber cumplir con

un determinado nmero de horas colaboracin para la FEUNA en cualquiera de sus rganos.
Las horas sern cuantificadas por la Secretaria de Bienestar Estudiantil y se coordinaran con
esta secretaria las fechas y forma en que se cumplirn las horas colaboracin.

ARTICULO 23. PRESENTACION DE INFORMES.

Ser obligatorio presenta un informe al concluir el evento dentro de los 8 das hbiles
posteriores a la finalizacin de la actividad, donde incluya, un detalle de las actividades
realizadas, los objetivos perseguidos con la activadas si estos fueron alcanzados, contactos
desglose de los gastos incurridos y de ser posible adjuntas facturas que lo comprueben entre
otros que estime oportunos.
La Secretaria General podr dar seguimiento al informe presentado y pedir las aclaraciones
pertinentes. Este seguimiento pude ser solicitado por cualquier estudiante, siempre que se
cuente con razones justificadas
En los casos que la Secretaria General estime oportuno podr remitir el asunto ente la plenaria
del DEUNA o plantear el caso ante la Comisin de Asuntos Internos.

En caso de incumplimiento de los plazos establecidos, se debe presentar una nota dirigida al o
la encargada(o) de fianzas con copia la Presidencia de la FEUUNA, justificando el retraso y
solicitando una prrroga. Queda a criterio del o de la encargado(a) de finanzas concederle la
prrroga.
De no procederse de esa manera, el asunto ser enviado para seguimiento y/o investigacin a
la Secretaria General o al a Comisin de Asuntos Internos, segn proceda. El estudiante se
expone a quedar inhabilitado para recibir ayudas econmicas o viticos por parte de todos los
rganos de la FEUNA por un lapso de 1 ao, y en caso d ser reincidente, ser inhabilitado por
5 aos.

ARTICULO 24. ASPECTOS GENRALES PARA LA ADJUDICACION DE AYUDAS

ECONOMICAS PARA GIRAS DENTRO DEL PAIS POR PARTE DE ESTUDIANTES EN
GENERAL.

El estudiante regular podr optar por esta ayuda en los siguientes casos:
A. Que cuente con dificultad en cubrir los gastos econmicos para realizar una gira
acadmica o de investigacin
B. No haber solicitado en otra instancia universitaria colaboracin para la realizacin de
dicha gira
C. Estar a derecho a nivel federativo.
D. Las ayudas podrn tramitar por medio del TEUNA (en caso de juntas electorales) el de
DEUNA por medio de la Secretaria de Finanzas, para cualquier otro caso.

ARTICULO 25. REQUISITOS PARA SOLICITUD DE AYUDAS ECONOMICAS PARA GIRAS

DENTRO DEL PAIS POR PARTE DE ESTUDIANTES EN GENERAL.

A. Presenta una carta firmada por el o la estudiante solicitante ( si son varios solicitantes,
todos deben firmar la misiva), dirigidos a la Secretaria de Finanzas, adems debern
incluir la tabla de informacin de viticos, en la cual se debe indicar el da o das de la
gira, lugar de destino (provincia/ cantn/localidad/) y gastos que incurrir ( transporte/
hospedaje/ y alimentacin), objetivo de la gira, adems de contener los daros de la o el
estudiante (carnet/ cedula, carrea a la que pertenece as como numero de telfono
donde localizarlo), segn la tabla anexa.
B. Dicho trmite debe realizarse de forma personal
C. En caso de que el monto del viatico no cubra los gastos generados en la gira
(alimentacin, hospedaje, transporte) ser posible tramitar un reintegro a favor del
estudiante. El monto mnimo para deber realizar este trmite es de 300.000.00.
D. Presentar la solicitud con un mnimo de 5 das hbiles antes de la fecha en que se
realizara la gira.

ARTICULO 26. AUTORIZACION DE SOLICITUD DE AYUDAS GIRAS DENTRO DEL PAIS.

Para la respectiva autorizacin se tomara en cuenta la factibilidad y viabilidad de la gira, as

como el contenido presupuestario con que cuente el respectivo rgano. Deber contar con el
visto bueno de la tesorera y la presidencia del TEEUNA en caso de las juntas electorales y de
la Presidencia de la FEUNA y Secretaria de Finanzas para cualquier otro caso.

ARTICULO 27. ASIGNACION DE LOS MONTOS DE AYUDAS ECONOMICAS.

Los montos de diarios se calcularan de acuerdo a lo establecido por el Reglamento de Gastos

de la Viaje y Transporte para Funcionarios Pblicos elaborado por la Contralora General de la
Republica.

ARTICULO 28. COMPROBANTE DE GASTOS REALIZADOS.

Se debern presentas facturas a nombre de la Universidad Nacional con las siguientes
caractersticas:

A. Timbradas o en su defecto con el nmero de cedula jurdica del establecimiento.

B. Deben ser confeccionadas con un nico color de tinta de lapicero.
C. Suscritas con el mismo tipo e letra legible. Sin tachaduras, borrones si, sobre escritura,
ni nada que haga dudar de su legitimidad
D. Debe especificar el gasto incurrido por concepto de alimentacin ( desayuno, almuerzo,
cena ) en caso de ser hospedaje debe incluir los das de hospedaje,, u si son de
trasporte debe tener inscrito claramente el da y hora en que fueron utilizados los
servicios de transporte

ARTICULO 29. REQUISITOS PARA LA LIQUIDACION DE AYUDAS ECONOMICAS PARA

GIRAS DENTRO DEL PAIS POR PARTE DE ESUTIDANTES EN GENERAL.

A. Presentar al o la encargada de finanzas las facturas correspondientes a los gastos

incurridos durante la gira, dentro de los 5 das hbiles posteriores a la finalizacin del
viaje, para efectuar el trmite de manera oportuna.
B. Entregar copia del comprobante de reintegro de dinero a favor de la Universidad
Nacional (en caso de no haber utilizado la totalidad del dinero asignado mediante
ayuda econmica) al o la encargada (o) de finanzas de rgano correspondiente.
C. En caso de que el monto de la ayuda econmica no cubra los gastos generados en la
gira (alimentacin, hospedaje, transporte) ser posible tramitar un reintegro a favor de
los estudiantes. El monto mnimo para poder realizar este trmite es de 300.000.00
D. Ser obligatorio presenta un informe o minuta de la gira realizada, dentro de los 8 das
hbiles posteriores a la concusin de la gira. Adems se podr solicitar al o la
estudiante que realice horas colaboracin para la FEUNA en cualquiera de sus rganos,
las mismas sern cuantificadas y notificadas por el o la encargada (o) de finanzas.

En caso de incumplimiento de los plazos establecidos, debe presentar una nota dirigida al o la
encargada (o) de finanzas con copia a la Presidencia de la FEUNA justificando el retraso y
solicitando una prrroga. Queda a criterio del o de la encargada(o) de finanzas concederle la
prrroga.

De no procederse de esa manera, el asunto ser enviado para seguimiento y/o investigacin a
la Secretaria General o al a Comisin de Asuntos Internos, segn proceda. El estudiante se
expone a quedar inhabilitado para recibir ayudas econmicas o viticos por parte de todos los
rganos de la FEUNA por un lapso de 1 ao, y en caso d ser reincidente, ser inhabilitado por
5 aos.
ARTICULO 30. REQUISITOS PARA SOLICITUD DE AYUDAS PARA EL FINANCIAMIENTO DE
PROYECTOS.

Se debe presentar ante la Secretaria de Finanzas y la Presidencia de la FEUNA una carta

solicitando la ayuda. En la misma se deben especificar los insumos necesarios para realizar el
proyecto, debe quedar claro los que sern aprobados por los estudiantes interesados en el
proyecto y aquellos que piden la colaboracin a la Federacin. La solicitud de la ayuda debe
presentarse con un mnimo de 30 das hbiles entes de iniciar la entrega de la ayuda.

ARTICULO 31. AUTORIZACION DE SOLICITUD DE AYUDAS PARA FINANCIAMIENTO DE

PROYECTOS.

Para la respectiva autorizacin se toma en cuenta la factibilidad y viabilidad del proyecto, as

como el contenido presupuestario con que cuenta el directorio de la Federacin. Deber contar
con el visto de las presidencias de la FEUNA Secretaria de Finanzas.
Se deber presentar para su conocimiento y discusin al pleno del Directorio de la Federacin
de Estudiantes.

ARTICULO 32. PRESENTACION DE INFORMES.

La Secretaria de Finanzas y Presidencia de la FEUNA, podrn solicitar informes de resultados

en el momento que estimen oportuno. As mismo se debe presentar un informe final dentro de
los 15 das hbiles posteriores a la finalizacin del proyecto.
En caso de incumplimiento de los plazos establecidos, se debe presentar una nota dirigida a la
Secretaria de Finanzas con copia a la Presidencia de la FEUNA, justificando el retraso y
solicitando una prrroga. Queda a criterio de la Secretaria de Finanzas concederle a la
prrroga.

De no procederse de esa manera, el asunto ser enviado para seguimiento y/o investigacin a
la Secretaria General o al a Comisin de Asuntos Internos, segn proceda. El estudiante se
expone a quedar inhabilitado para recibir ayudas econmicas o viticos por parte de todos los
rganos de la FEUNA por un lapso de 1 ao, y en caso d ser reincidente, ser inhabilitado por
5 aos.

La secretaria General podr dar seguimiento al informe presentado, y pedir las aclaraciones
pertinentes. Este seguimiento puede ser solicitado por cualquier estudiante, siempre que se
cuente con razones justificadas.

ARTICULO 33. CARACTERISTICAS GENERALAES DE LA AYUDA ALIMENTICIA.

A. La ayuda ALIMENCIA PARA ORGANOS FEDERATIVOS (CAEUNA, DEUNA,

TEEUNA) puede seo solicitada por cualquier estudiante regular de la
Universidad Nacional que este acreditado por el TEEUNA como autoridad
estudiantil por derecho propio.
B. La ayuda ALIMENTICIA ESTUDIANTES REGULARES GESTIONANDO POR
MEDIO DE SECRETARIA BIENESTAR ESTUDIANTIL. Esta ayuda puede ser
solicitada por cualquier estudiante regular de la Universidad Nacional con
problemas socioeconmicos, por ejemplo: que ameriten el subsidio alimenticio
en das lectivos.
C. La ayuda ALIMENTICIA ESTUDIANTES REGULARES GESTIONANDO PO
MEDIO ASOCIACIONES ESTUDIANTILES. Esta ayuda puede ser solicitada por
cualquier estudiante regular de la Universidad Nacional con problemas
 socioeconmicos, por ejemplo: que ameriten el subsidio alimenticio en das
lectivos.

Las ayudas alimenticias mencionadas son mutuamente excluyentes.

CAPITULO III
COMPRA DE MATERIALES Y SUMINISTROS

ARTICULO 34. DEFINICION DE MATERIALES.

En el marco del precio de legalidad, se consideraran materiales todos aquellos insumos

destinados a solventar necesidades de operacin y/o funcionamiento de cualquiera de los
rganos de la Federacin de Estudiantes que por su naturaleza de caducidad implique un
plazo mayor de seis meses naturales

ARTICULO 35. DEFINICION DE SUMINISTROS

Se consideran suministros, al igual que en el artculo anterior aquellos insumos destinados a

solventar necesidades de operacin y/o funcionamiento, de cualesquiera de los rganos de las
Federacin de Estudiantes que por su naturaleza sus caducidad o reposicin implique un
periodo menos a un mes calendario.

ARTICULO 36. SOLICITUDES DE DESPACHO Y ADQUISICION.

Para hacer cualquier solicitud de despacho o copra de materiales y suministros las y los
responsables financieros debern revisar los cdigos ofrecidos por la Proveedura Institucional
con el fin de tener la certeza de que el material necesitado se encuentra inscrito en la lista del
mismo que dicha proveedura mantiene.
Seguidamente debern confeccionarse un oficio, el cual debern contener al menos:

A. Persona a la cual va dirigida: en el caso de las Asociaciones de Estudiantes debern

remitirla a la Coordinacin de Finanzas del CAEUNA, de igual manera lo harn el
COEUNA y el LACEUNA; en el caso de los rganos de Direccin Superior (CAEUNA,
DEUNA Y TEEUNA), cada uno ser el responsable de generar los oficios de solicitud,
los cuales deben contar en el aval de los responsables financieros para cada uno de los
casos ms la ratificacin de la Presidencia de la Federacin,
B. Una tabla donde se presenta la descripcin completa de los solicitado, que deber
contener siempre los siguientes datos: Cdigo de material, Cantidad, Descripcin
Completa, Costo Unitario Costo Total de por materiales u Costo total de la Compra.
Crear tabla anexa
C. Se debern tener en cuenta las existencias en el inventario institucional de los
materiales o suministros solicitados, de los contrario la solicitud deber acompaarse de
al menos tres facturas proforma que validen el inicio de la accin de compra.

No se tramitaran solicitudes que no cuente con el aval de todos los responsables financieros
por cada uno de los rganos.
Una vez hecho esto se dispondr a realizar la solicitud a la proveedura Institucional del
despacho compra de los materiales o suministros, necesitados, en los plazos de despacho y/o
compra que dispone la misma Proveedura.
Cuando se defina los encargados correspondientes para subir detalles de adquisiciones en el
sistema, se debern consignar.
ARTICULO 37. ENTREGA DE MATERIALES EN LAS BODEGAS DE LA FEUNA.

Sin excepcin alguna toda entrega de materiales y suministros deber ser respaldada por al
menos uno de los miembros de los rganos de Direccin Superior y uno de los responsables
de la solicitud a lo interno de la entidad solicitante. Para tal fin se deber cotejar una copia del
despacho de la Bodega de la Proveedura Institucional con una copia de la Solicitud de cada
rgano, en el cual se deber consignar la cantidad de materiales entregados y la de no
entregado.

CAPITULO IV
ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOS ACTIVOS DE LA FEDERACON DE ESTUDIANTES

ARTICULO 00. DEFINICION DE BIENES.

Se entiende por bienes al activo fijo dentro de las siguientes descripciones

Bienes muebles: son muebles por su naturaleza, los cuerpos que pueden trasladarse de un
lugar a otro ya se muevan por s mismo, ya por efecto de una fuerza exterior, n se
comprender: el dinero, los documentos o papeles, las colecciones cientficas y artsticas. Los
libros y sus estantes las medallas, las armas los instrumentos de artes y oficios, joyas, ninguna
clase de ropa de uso los granos, los caldos mercancas y dems cosas similares.
Bienes inmuebles: tienen esta consideracin todos aquellos bienes, como casos o fincas que
son imposibles de trasladar sin ocasionar daos a los mismo porque forman parte de un terreno
o estn anclados (pegados o clavados) e l. Los bienes inmuebles se pueden clasificar en

Bienes inmuebles por su naturaleza, como el suelo y subsuelo.

Bienes inmuebles por incorporacin, como construcciones.
Bienes inmuebles por destino, cuando se les unen cosas muebles.
Bienes inmuebles por analoga como concesiones hipotecas.
Bienes inmuebles por accesin, como puertas, ventanas, etc. Que en un corraln son
bienes muebles pero instalaciones son inmuebles.
Bienes inmuebles por representacin, como la escritura que otorga la titularidad registral
al propietario.

ARTICULO 00. FUNCIONES DE LAS Y LOS ENCARGADOS DE LOS ACTIVOS EN

RELACION CON SUS OBJETIVOS.

1. Confeccionar listas de los bienes registrados contables con el fin de enviarlos al Centro
de Cmputo para su procesamiento. Estas listas deben contener la informacin
necesaria que permita identificas la localizacin y descripcin de todos y cada uno de
los bienes.
2. Realizar inventarios parciales por lo menos una vez al ao, o talles cuando se
necesario a fin de verificar la existencia fsica de los bienes registrados en el Centro de
Activos Fijos. Para tal efecto se confrontaran las especificaciones de los inventarios con
los del control de bienes, para verificar su exactitud.
3. Si al efectuar la verificacin de las existencias se encontrares bienes registrar, o
faltantes destruidos o en mal estado de conservacin, se realizara un informe con copia
a la Auditoria par lo concerniente.
4. Velar porque el movimiento de viene se realice conforme a las disposiciones
establecidas en el presente instrictivo ( entregas, devoluciones, altas y bajas de bienes)

ARTICULO 00. RESPOMSABILIDADES EN LA CUSTODIA USO Y MANEJO DE LOS BIENES.

Las y los funcionarios (as) encargados de la administracin de los bienes propiedad de la
Institucin, son responsables de la prdida o dao depreciacin que sufran los mismos,
cuando no provengan del deterioro natural por razn de su uso legtimo o de otra causas
justificad. Por lo tanto, estas personas estn obligadas a velar por el correcto uso de los bienes
debiendo gestionar el mantenimiento y conservacin adecuados.

ARTICULO00. OBLIGACION DE LOS RESPONSABLES DE LA ADMINISTRACION DE

BIENES.

1. Quienes que tengan a su cargo bienes, se en uso, administracin y custodia estn

obligados a lo siguiente:
Con base en los inventarios actualizados los Directores o jefes de las distintas
dependencias hagan entrega a sus subalternos de los bienes que a cada uno
confen para su uso, servicio administracin, o custodia, o que les suministre
para el desempeo de sus funciones, mediante inventarios individuales que los
responsables deben firmar.
Los Directores o Jefes al tomas posicin de sus cargos, exigir a sus
antecesores y a falta de estos. Al superior inmediato, el inventario y entrega de
los bienes que queden a su cargo.
Si el inventario y la entrega fuesen correctos se har constar as, de lo contrario
el funcionario entregante har la observacin que sean del caso en cuanto a
faltantes de estado de los bienes y en ambos caso firmara conjuntamente con la
persona que le hace entrega.
2. Cuando una de las personas definidas en los dos incisos anteriores cese sus funciones
o sea trasladado a otro puesto o sitio de trabajo tiene la obligacin de devolver por
inventario todos los bienes que tena a su cargo.
3. Quienes que bajo inventario se hagan cargo de bienes sern responsables
administrativa y fiscalmente, ya sea directa o indirectamente, de la prdida, dao o
depreciacin del mismo, salvo que prevenga del deterioro natural por razn del uso
legtimo o de otra causa justificada.
Nadie est obligado a firmar un inventario de bienes, si estos no estn bajo su
inmediato control o responsabilidad, es decir los que tengan a su cargo para uso
custodia administracin o para el desempeo de sus funciones.
4. Cuando al elaborar los inventarios se descubran faltantes daos o deterioros de viene
que no se deban a dolo o culpa de la persona que los tiene a su cargo esta podr firmar
los inventarios dejando de ello constancia expresa en el mismo documento, y al mismo
tiempo debe realizar las gestiones contundentes para que se le exima de toda
responsabilidad.
5. Cuando por olvido u omisin del Director o jefe de alguna dependencia, entre en
funciones o se retire sin firmar el recibo o efectuar la devolucin de los bienes a su
cargo o si cualquiera de estos no firme los inventarios correspondientes los faltantes o
daos que se encuentren posteriormente quedar bajo la responsabilidad del Director o
Jefe respectivo.
6. Para establecer la responsabilidad a que se refiere el artculo 6 de la ley de
Administracin Financiera de la Republica, que corresponde a cada funcionario, se
realizara una investigacin administrativa tendiente a determinarla.

Artculo 00. SOLICITUD DE BIENES O ACTIVOS CON CARGO AL PRESUPUESTO DE LA

FEUNA.
Para la solicitud de bienes o activos con cargo al presupuesto de la FEUNA por parte de las
Asociaciones Estudiantiles se deber:

A. Enviar un oficio dirigido a la presidencia de la FEUNA, quien a su vez lo remitir al

encargado de finanzas correspondiente para que inicie con los procedimientos que
prev la Contratacin Administrativa segn el calendario de adquisiciones que
anualmente publica la Proveedura institucional.
B. Dicho oficio deber detallar: cdigo de material, cantidad, descripcin completa adems
de sus especificaciones adjuntas, precio unitario toral de la lnea y precio toral de la
compra. Deber venir siempre avalado por la Presidencia y la Tesorera de la
Asociacin.

Para el caso de los rganos de Direccin Superior de la Federacin se seguir el siguiente

procedimiento.

A. Deber confeccionarse su un oficio en los mismo plazos que las Asociaciones

Estudiantes, en el cual se debern de cumplir con los mismos requisitos que estas
ltimas.
B. Deber, adems contar con el aval de los responsables financieros del rganos
correspondientes as como de la Presidencia de la Federacin para el inicio del trmite
correspondiente.

Para el caso de los rganos subordinados a eleccin en el Consejo de Asociaciones, de la

misma manera que lo hace el resto de la Federacin debern solicita a la Coordinacin General
del Consejo y a la Presidencia de la FEUNA el aval correspondiente de sus solicitudes de
adquisiciones de bienes.

Deber tenerse en especial consideracin, para todos los casos, los montos de contratacin
que se dispones en la Universidad Nacional para tal efecto al inicio de cada aa la Comisin de
Finanzas en consulta con la Direccin y la Direccin de Contratacin Administrativa de la
Proveedura Institucional, deber publicar los montos para los distintos tipos de contratacin
que utiliza la institucin y particularmente la Federacin.

ARTICULO 00. ORICEDUENUTBI OAR EK REOIRTE DE FALTANTES, DAOS O

DEPRECIACION DE BIENES.

1. Corresponder el reporte por faltantes, dao o depreciacin de bienes a las siguientes

personas:

Al funcionario a cuyo cargo estn los bienes

Al jefe de oficina dependencia respectiva,
Al director de departamento o Escuela respectiva.

2. Procedimiento:

El funcionario responsable del o los bienes informara por escrito lo ocurrido al

jefe de la unidad correspondiente, detallando los hechos consignados y todos
los datos del bien. De tal informe se enviar {a copia a la Seccin de Control de
Activos.
 El jefe de la unidad comunicar lo ocurrido al Jefe de la Seccin de Vigilancia,
en un plazo mximo de 8 horas hbiles para la investigacin e informe
correspondiente.
Comprobada la prdida el jefe de la Seccin de Vigilancia y Seguridad en
coordinacin con la Asesora Jurdica, emitir su criterio sobre la procedencia
de la denuncia ante la instancia judicial competente y comunicara a la Rectora
judicial competente, y comunicara a la Rectora para lo que proceda.
El jede de la Seccin de Vigilancia y Seguridad enviara el expediente a la
Comisin Especial, integrada por el jefe de Seguridad y un funcionario de la
seccin de control de Activos asesorada por un funcionario de la Asesora
Jurdica, para su anlisis y pronunciamiento.
La Comisin Especial rendir un informe al superior jerrquico del funcionario
responsable; en este informe se recordaran las acciones a seguir
Si de acuerdo con el informe sealado en el inciso anterior se determinara
responsabilidad del funcionario el superior jerrquico dar audiencia al
funcionario responsable de la custodia del bien a fin de garantizar el derecho
de defensa.
Si mediante el procedimiento anterior se determinara que hay motivos para
responsabilizar al funcionario el superior jerrquico solicitar el Director del
Departamento Financiero la apertura de la cuentea por cobrar, o el plaqueo del
Departamento de Personal y a la Auditoria interna. Caso contrario se trasladara
el expediente al Rector para su visto bueno.
El Rector dirigir su pronunciamiento al superior jerrquico del funcionario y
responsable de la custodia del bien, con copia al Director del Departamento
Financiero, Departamento de Personal, Auditoria Interna y Asesora Jurdica.

ARTICULO 00. IDENTIFICACION Y CONTROL DE OS BIENES DE LA FEDERACION.

1. corresponde a Superior del rgano levantar los inventarios de bienes, identificarlos

plenamente de acurdo con su naturaleza y caractersticas, en la siguiente forma:

a) para los bienes muebles:

Material, dimensiones tipo, serie, calibre, capacidad, dimetro clase forma, marca,
nmeros, modelos, motor, nmero y cualquier otra caracterstica especfica.
b) Para los bienes inmuebles
Ubicacin, tomo, folio nmero de finca, y asiento, dimensin, linderos, uso o
destinos, planos escritura, publica de la propiedad, caractersticas del terreno,
caractersticas de los edificios e instalaciones.

2. La identificacin de los bienes se har por un sistema de rotulado mediante placas

metlicas o plstico, en el que identifique el nmero de inventario asignado.

ARTICULO 00. PROCEDIMIENTOS DE ALTAS Y BAJAS DE BIENES E INTERPRESTACION

DE CONCEPTOS.

Para la correcta interpretacin de los trminos utilizados, entindase por alta y baja de bienes
los siguientes:

a) Alta: es la operacin fsica fiscal y contable que registra el valor de los bienes
que integren distintos a la compra o recibo por traspaso, cuyo valor no se
 encuentre registrado en la contabilidad y el origen o precedencia no responda
a operaciones realizadas corrientemente.
Por ejemplo, elementos encontrados por fuera de inventario, cuyo origen es
difcil de establecer los avalos, los nacimientos de semoviente las
donaciones recibidas, etc
b) Baja: es la operacin fsica y contable demostrativa del valor de los bienes
muebles o inmuebles dados de baja por conceptos distintos al consumo, a la
entrega para el uso o traspaso de bienes. Ocurre la baja de bienes, cuando se
presenta alguno de los siguientes casos: venta directa remate donaciones,
desmantelamiento, destruccin, o agotamiento inservibilidad merma, rotura,
desuso, desaparicin, perdida muerte de semovientes y otros conceptos que
extingan el valor de bien de que se trate.

Ser base de comprobacin un acta que debe levantarse inmediatamente se suceda o se

descubra el hecho que motiva la solicitud para dar de baja bienes de la Institucin. Esta acta
deber firmarse por el funcionario que intervienen en la diligencia,

1. Bajas por hurto o robo

Para dar de baja bienes cuya prdida haya sido causa por hurto o robo y en ningn caso por
culpar del responsable de ellos se cumplirn los siguientes requisitos:

a) Constancia de aviso escrito de la perdida

b) Aviso de lo ocurrido la Seccin de Contabilidad con copia a Auditoria
c) Elaboracin de un acta relacionando los hechos. Intervendr en esta
diligencia el funcionario responsable de la administracin del bien
desaparecido, el jefe de la respectiva seccin o departamento y los
funcionarios designados por la Seccin de Contabilidad y Auditora.

Comprobada la perdida sin culpa o dolo del funcionario bajo cuya responsabilidad ha estado los
bienes se dar la autorizacin para que se expida la orden de baja respectiva, con lo cual se
proceder al descargo del registro de inventario y a contabilizar la operacin.

2. Bajas por caso fortuito o de fuerza mayor.

Para dar la baja bienes cuya prdida, depreciacin o muerte en caso de semovientes hubiere
ocurrido por caso fortuito o de fuerza mayor sin culpa o dolo del responsable se cumplirn los
siguientes requisitos:

a) Constancia del aviso escrito de la perdida

b) Aviso de los ocurrido a la Seccin de Contabilidad
c) Acta levantada en el lugar del siniestro, relacionando los hechos y con la intervencin
del funcionario administrados de los bienes el jede de la respectiva seccin o
departamento y los funcionario designados por la Seccin de Contabilidad y Auditora.

3. Bajas por perdida de bienes en poder de funcionarios:

a) Relacin de los bienes por agrupacin de inventario, con las caractersticas,

cantidades y valores que figuran en el.
b) Cotizacin comercial de los bienes cuando el responsable debe restituirlos.
c) Copias del acta respectiva al superior inmediato a la Seccin de Contabilidad y
Auditora.
Cuando un funcionario haya reparado o restituido parcial o totalmente el bien perdido y
compruebe posteriormente que no tuvo responsabilidad en la prdida, tendr derecho a que se
le devuelva el valor total o parcial que haya pagado.

4. Bajas de bienes por rotura, desuso, vencimiento.

Para autorizar bajas de bienes por rotura, avera alteracin desuso, desgaste u otras causas
similares no imputables a culpa o dolo del responsable se cumplirn con los siguientes
requisitos:

a) Acta levantada por el responsable, detallando los bienes por agrupaciones de inventario
dems informaciones que individualicen el artculo que se d de baja la copia del acta
se enviara a la Auditoria.

5. Bajas por bienes inservibles

Para dar de baja bienes inservibles en uso se cumplirn los siguientes requisitos>

a) Que los usuarios o las personas a quienes se haba entregado los bienes presente los
elementos deteriorados o destruidos, en el lugar donde se efectu la diligencia
b) Acta levantada por el responsable, detallando los bienes agrupaciones de inventarios y
dems informaciones que individualicen el artculo que se da de baja.

6. Baja por desmantelamiento de mquinas, equipos, aparatos, etc.

Para dar de baja maquinarias, equipos, aparatos, etc. Por desmantelamiento cuando su estado,
posible prdida total o parcial, costos de sostenimiento, inutilidad o grave dalo, hagan
aconsejable esta medida para aprovechar las partes utilizables, se cumplirn los siguientes
requisitos:

a) Solicitud escrita al superior de la entidad o a su representante hecha por el jede de la

oficina o dependencia que tiene los bienes, con numeracin de cada uno de los que se
quieren desmantelar, clase , marca, numero, capacidad y valores de inventario que
permita su exacta identificacin motivos que justifican el desmantelamiento.
b) Nombramiento por el superior de una comisin que deba intervens en la diligencia de
desmantelamiento
c) Expedicin de la orden de baja de los bienes desmantelados.

7. Baja por destruccin inservible, sacrificio o muerte de semovientes.

Para dar de baja bienes inservibles o semovientes en caso de muerte se cumplirn los
siguientes requisitos:

a) Relacin pormenorizada de los bienes por agrupaciones de inventario, con las

caractersticas, cantidades y valores
b) En los casos de bienes inservibles la declaracin expresa del responsable de que estn
fuera de servicio que no son aprovechables y que en su concepto no tienen valor
comercial que haga aconsejable o posee su venta.
c) Elaboracin del acta respectiva, firmada por el funcionario actuante.

Las dependencia que tengan que sacrificar semovientes para sus experimentos enviaran
mensualmente a la Seccin de Contabilidad una relacin por especies, cantidades y valores
con la firmas del Director respectivo.

8. Baja por permutacin de bienes

Hay permuta de benes cuando se cambia uno por otro si que en el cambio entre el dinero a no
s el necesario para igualar el valor de los bienes cambiados y siempre se transfieran los
constantes recprocamente del dominio de ellos. Para efectuar permuta de bienes, se
cumplirn con los siguientes requisitos:

a) Autorizacin legal correspondiente.

b) Entrega de recibo fsico de los bienes que motivan la permuta
c) Relacin detallada de los bienes por agrupaciones de inventario con indicacin de
canida, clase, especificaciones y valores que figuren en los mismos
d) Acta de entrega y recibo de los bienes, firmada por los actuantes y un funcionario de la
seccin de Patrimonio Nacional.

9. Egresos por traslado de bienes

Para el traslado de bienes de una a otra dependencia de la Institucin, se necesita el

cumplimiento de los siguientes requisitos:

a) Autorizacin expedida por el superior de la dependencia, con base en la solicitud de la

unidad interesada
b) Entrega fsica de los bienes a la oficina receptora
c) Intervencin de la Seccin de Contabilidad.

10. Altas por sobrante de inventario

Hay sobrantes de inventarios cuando al practicarlo se encuentre que el nmero de unidades o
especies es superior al que en esa muestre la cuente respectiva, se cumplirn con el siguiente:

a) Relacin detallada de los bienes o elementos sobrantes indicando la cantidad, clase

especificaciones y valores.
b) Anotacin en los registros o cuentas, a efecto de ajustar las cifras con el inventario
fsico.

11. Altas por donacin u obsequio

Hay donaciones u obsequie cuando por libertad de una persona o entidad nacional o
internacin se trasmite gratuitamente el dominio de un bien a favor de la Institucin. Para
recibir bienes a este ttulo se necesita el cumplimiento de los siguientes requisitos:

a) Ofrecimiento escrito del donante, con detalle de los bienes y de las condiciones que
exige sobre el uso o destino que debern darles.
b) Copia de la respuesta de aceptacin del superior de la entidad donataria.
c) Acta de recibo de os bienes firmada por el donante y donatario o por sus delegados
autorizados.
d) Expedicin de la orden de alta para su inclusin en los registros e inventarios y cuentas
de la contabilidad.

ARTICULO 00. VIDA UTIL.

A los efectos de calcular la depreciacin de los bienes muebles e inmuebles al servicio de la

Institucin se establece en cada caso los siguientes aos de vida til probable

- Inmuebles excluyendo el valor del terreno

a) Construcciones de madera 16.66
 b) Construcciones de hierro y lamina de zinc 25
c) Construcciones de concreto, ladrillos o block y piedra 33.33

Maquinaria y equipo de oficina 10

Maquinaria y equipo de taller 10
Maquinaria y equipo agropecuario 10

Herramientas (no se deprecian)

Equipo de transporte 6.66
Mobiliario 10
Biblioteca 20
Equipo de comunicacin y ayudas individuales: radio, televisin equipo de 10
sonido, proyectores, grabadoras, y similares. Incluye tambin filminas o
dispositivos y pelculas
Equipos usados didcticos (no depreciable)
Equipos e instrumentos de precisin y medicin para laboratorio y otros. 10
Equipo y maquinaria para deporte, gimnasios, e instrumentos musicales 10
y los accesorios.
Equipo de jardinera 5
Equipo de ingeniera y dibujo 10
Enseres y equipos domsticos 5
Armas 15
Equipo mdico y odontologa 10