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TESTE DE DIAGNOSTICO

cuRso EDUCAo E FORMAO 21

1O ANO

201712018

oRGANTZAAO ADM TN|STRAT|VA DOCU MENTAL

Gompetncias do Profissional de Secretariado

1. COMPETNCIAS PESSOAIS
Saber expressar e afirmar as suas opinies e convices de forma
clara, correta, direta e honesta, respeitando o prxmo.

Saber comuncar com os diversos pblicos muito importante para

o desenvolvimento das tarefas com sucesso.
Para comunicar eficazmente sugere-se que seja afvel no trato,
tenha equilbrio emocional, seja assertivo, saba ouvir e tenha
sentido de oportunidade.

importante desenvolver a atividade profissional com rigor e

profissionalismo cumprindo prazos, desenvolvendo as tarefas com
rigor e responsabilidade e respeitando a tica profssional.

0 profissional de secretariado e o elo de ligao entre o pblico

interno e o pblico externo da empresa. Com efeito, importante ter
uma postura assertiva, conhecer e aplicar as regras da conduta social
que faclitam o bom relacionamento. impresctndlvel saber ouvir,
cnar empatia, ser delcado, gentil e afvel no trato.

A criatividade facilita a criao das taref as dirias e permite

apresentar stuaes inovadoras s chefas para ultrapassar
situaes de impasse.

Ter cultura geral torna as pessoas mais jnteressantes e facjlita o

processo de comunicao. Numa sociedade global importante
manter-se atento a tudo o que o rodeia para ser capaz de reagir e agr
perante todas as situaes, em secretariado, a cultura geral permite
ter urna boa conversa de convenincia. A cultura geral adquire-se
atravs de uma atitude atenta e curiosa acerca do mundo..

Deve evitar-se a intransiqncia e, paralelamente, cultivar um esprito

aberto para saber ouvjr e aceitar outras opinies.

Manter sempre foco nos objetvos e atuar em funo dos interesses

da orqaniza0.

A boa memria ndispensvel a um profissonal de secretariado,

dado que, no exerccio das suas funes, tem constantemente de
relacionar acontecimentos, inf ormaes e pessoas.

Ser pontual uma questo de boa educao e de respeito pelo

prxmo. A pontualidade permite responder prontamente s
exgncias do trabalho.
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Ser proativo agr com intetigncia, prever, antecipar, resoLver

problemas e propor solues.
Esta uma das qualidades mais apreciadas em secretarado,

stabelecer relaes cordiais com todas as institues e pess0as

que se relacionam corn a ernpresa, privegiando o prximo, ser
cordial, assertivo, colocar-se no lugar do outro, ter boa educao e
ser arnvel.

Ter viso antever as situaes. Esta capacidade permite planear o

trabalho, fomentar a criatividade, evtar problemas e manter a
motiva0.

O profissonal de secretariado a primeira imagem da empresa onde

trabalha e deve primar por urna aparncia cuidada.
Ter boa aparncia cuidar da hiqiene pessoal, ter cabelos e pele
cuidados, mos e unhas tratadas, vestir-se de acordo com o cdigo
de vesturio da empresa, com elegncia e discrio.
Causar boa impresso em todas as pessoas com que 5e cruza urna
excelente forma de projetar uma imagem posittva da empresa e
catjvar o prximo.

Pronuncar e articular corretamente as palavras facihta a

comunicao - especialmente a comunicao telefnica - ao
mesmo ternpo que contribui para a projeo de uma magem
nositiva da empresa.
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2. coMPETNcIAS rcucas

D e@ailGG- ral dtfir q u a p o rt qna--

vocabulrjo enriquecdo, domnio da gramtica e sern erros de
ortografia, refletindo uma imaqem positva da organiza0.

Com a abertura dos mercados ao exterior necessria a flunca de

uma sequnda lngua, estrangeira, normalmente o ingls, e
conhecmentos de uma terceira [ngua estrangeira como o espanhol,
o alem0. o francs, o mandarim ou o rabe.

So requeridos o domnio das sequintes competnclas:

, Ms Windows ou similar
. Ms )fcce [Ms Word; Ms 6xcel/; Ms Acess; Ms PowerPoint; Ms Out/ook
Ms Projet; Corel Drsw; entre outros];
. Softwares de gesto IPrmavera Software; SAP; entre outros];
. Bons conhecmentos de navegao de internet;
. Ferramentas da web.

Dominar o expediente geral de escritrjo permite a planficao do

trabalho, gesto de prioridades e de tempo, fomentando a eficincia
e a efccia.

Arquivar corretamente os diferentes documentos, bem como saber

conceber e estruturar um sistema de arquvo, facilita a organizao do
trabalho e permite disponibilizar os documentos quando solictados.

0 exerccio do secretariado requer o conhecimento das reqras bsicas

do protocolo empresaral, oficial e social. Este conhecimento permite
o estabelecimento de relaes interpessoais salutares, o acolhimento
e a receo de visitantes empresa, dimrnuindo as barreiras culturais
e, facilitando a comuncao e a organzao de eventos.

Ter noes de direito e estar atuatizado sobre direito administratvo,

comercial, fiscal e laboral possibilita a realzao das tarefas e o
apoio s chefias.

0 profissional de secretariado deve saber analisar mapas de vendas,

balanos, demonstrao de resultados, conhecer as obrigaes
fiscajs e respetvos prazos, classificar documentos, fazer o cajxa e
gerr o fundo de maneio.

0 profissional de secretariado um elo de tigao entre a empresa e o

seu pblco. Exerce diariamente a funo de relaes pblicas. Com
efeito, deve manter o equilbrio nas relaes estabelecidas entre a
empresa e o seu pblico, de forma a projetar uma imagem positiva.

Dependendo das especifcidades das tarefas que executa, o

profissonal de secretariado deve procurar aprofundar r
conhecimentos na rea onde atua Iex.: secretariado nas reas:
jurdica, sade, recursos humanos, comunicao ou finanas].

lmporta ter conhecimento na rea comportamental para saber gerir

conflitos, stuaes de stresse, tempo e para conseguir comunjcar e
negociar eficazmente, por exemplo.
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3. coMPErruclas PRoFtsstoNAts

A capacidade de adaptao cultura da empresa e s pessoas que a

compem decsiva para um bom desempenho e para a criao de
relaoes interpessoais salutares.
Para o efeito, necessrio aceitar e compreender as diferenas
individuais, saber colocar-se no lugar do outro, ter uma atitude
positiva e saber comunicar eficazmente. '

Manter o local de trabalho organizado, a agenda atualizada e os

assuntos orqanizados evita perdas de tempo, desgaste fisico e
mental e aumenta a eficincia.

essencial ser ativo, ter espirito de iniciatrva e raciocnio rpido para

fazer face s exigncias profissionas drias.

Existe um lema em secretariado "saber ver, ouvir e calar". Sgnifica

que se deve manter a discro sobre os assuntos relacionados com
a ernpresa e manter o sigtlo profissional. No deve confidenciar
assuntos relativos vida pessoal e profissonal dos superiores
herrquicos da empresa e dos colegas, bem como inormao
relativa organiza0. Jamais se devem partilhar documentos da
orqanizao sem prvia autorizao das chefias.

A eficcia permte realizar as tarefas, atngindo os objetivos

propostos e aumentando a produtvidade.

m secretarado essencial ter esprito aberto para a aquiso de

novos conhecimentos, j que f aclita e melhora o desempenho
profissional e profnove a integrao na organza0.

O comportamento deve pautar-se pela confiana, dedica0,

dignidade e lealdade s chefas e organizao que representa.

lmporta saber separar a vida pessoal da vida profissional, saber lidar

com a presso e gerir sentimentos, A impulsvidade deve evitar-se a
todo o custo, sendo importante pensar antes de agir. "Parar e pensar
para agir", outro lema em secretariado'

Ter responsabilidade realizar as tarefas com eficcia e assurnr as

consequncias dos seus atos.

Ter tenacidade perante os desafios drios, ou seja, ser persistente e

perseverante, no desistir perante as adversidades

Em secretariado so muito importantes o tato ao sentido de

oportunidade nos relacionamentos interpessoais assim como
cornpreender, corrigir ou encorajar o prximo, evitando impor vontades'
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Tendo em considerao o que deve ser o perfil do profissional de

seretariado, responda s seguintes questes:

Diferencie competncias pessoais de profssionais e tcnicas,

z. Enumere um conjunto de competncias pessoais que so exigidas
para o exerccio de funes em secretariado.
Defina proatividade e d exemplos de atitudes proativas.
Ii Refira como pode aumentar a sua cuttura geral.