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conferencia
4 partes: Planificar la conferencia: Primeras etapas. Organizar la conferencia. Planificar el
3
Escribe tu agenda y objetivos. Tendrs que definir claramente lo
que esperas lograr con esta conferencia ya que esto
determinar el resto de tus decisiones. Saber lo que quieres
transmitir y a quin dirigirte antes de empezar una conferencia
que organices aliviar el estrs al seguir avanzando.
5
Ponle un nombre a la conferencia. Esto te ayudar cuando
empieces la difusin; sin embargo, tambin servir en la
planificacin dado que as logrars que tus materiales sean
coherentes y empezars a construir una presencia en las redes
sociales para la conferencia.
o Elige un nombre que aluda al objetivo o al pblico de
la propia conferencia. Busca nombres de conferencias similares
para conseguir ideas; sin embargo, asegrate de que el tuyo sea
original.[7]
1
Desarrolla tu presupuesto. No existe manera en que puedas
hacer algo ms sin saber cunto dinero debes gastar en general
y as luego dividir ese dinero en asignaciones, como para el
local de la conferencia, materiales y pago de los oradores.
Cete a tu presupuesto y, si delegas responsabilidades,
asegrate de que tus ayudantes se ajusten tambin a tus
lmites monetarios.
2
Fija el precio de entrada y el mtodo de ventas. Algunas
conferencias son gratuitas para los participantes y otras tienen
un costo exorbitante. Existen varios factores a considerar
cuando fijes el precio de entrada y determines la manera en que
empezars a venderlas:
3
Elige el local de la conferencia. Cuando busques locales, ten en
mente el nmero de participantes, la conveniencia del local, el
estacionamiento y la proximidad al transporte pblico,
aeropuertos y hoteles. Tu objetivo al encontrar un local para
realizar la conferencia debe ser que conlleve a que los
participantes asistan de la forma ms fcil posible.
4
Solicita la ayuda del personal del local. Si has elegido un local
que es conocido por realizar conferencias, entonces aprovecha
este recurso valioso. Eso es lo que el personal hace todos los
das y deben poder responder todas las preguntas o inquietudes
y brindarte consejos cuando lo necesites.
5
Decide el men. Cuando organices una conferencia, tendrs que
recordar que los participantes no querrn sentarse todo el da
sin probar una comida decente y muchos no sabrn lo que hay
disponible en la zona. Determina si contratars un servicio de
comidas y bebidas que lleve el desayuno, almuerzo y refrigerios
o si el local de la conferencia que elegiste brindar el servicio
de alimentos.
6
Insiste en hacer un recorrido. Despus de haber pasado por la
mayor parte de actividades en la organizacin de tu
conferencia, no tendrs que dejar nada al azar. Para ello,
debers hacer un recorrido con el resto de participantes cuando
la conferencia est programada para empezar.
1.
1
Determina quin participar. Existen muchos tipos de
conferencias, entre ellas las conferencias acadmicas,
religiosas e industriales; y a su vez, cada uno de estos tipos
difiere en el tipo de participante. Tendrs que asegurarte de que
existe suficiente inters en el segmento al que apuntas antes
de proceder con la planificacin.
o Si solo te diriges a un grupo pequeo, por ejemplo, a
los empleados de tu empresa o a los miembros de tu iglesia, no
tendrs que seguir muchos pasos para publicitar la conferencia.
Uno o dos correos electrnicos sencillos, junto con una mencin
en un boletn o en una reunin administrativa, debe ser
suficiente para publicitar la conferencia.
2
Busca lderes en la industria que puedan participar. Necesitars
a una gran estrella o a un orador principal que te ayude a
convencer a otras personas de la industria.
Consejos
Pregunta con anticipacin a los oradores si necesitarn
algn equipo adicional para sus presentaciones, como un podio,
televisores, pantallas grandes o computadoras.
Averigua si alguno de los asistentes a la conferencia tiene
algn requerimiento de dieta especial cuando preparen el men.
Cuando compares los precios de los locales, pregunta
tambin por el precio de la comida, agua, bebidas, etc. Estos
pueden ser muy caros.
Considera la finalidad de la conferencia al reservar la sala.
Podras conseguir una con asientos tipo auditorio o una con
asientos que tengan mesas para tomar notas.
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wikiHows relacionados
Cmo hacer preguntas en una conferencia de prensa
Cmo ser elegido para participar en una conferencia
Cmo asistir a la conferencia de un escritor o escritora
Cmo escribir y dar un discurso
Cmo posicionar a un conferencista motivacional en
Google
Referencias
1. http://www.quirksmode.org/coh/
2. http://ctb.ku.edu/en/table-of-contents/structure/training-
and-technical-assistance/conferences/main
3. http://www.quirksmode.org/coh/
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