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MPR/SAF-071-R00
GESTO DO ARQUIVO
06/2017
MPR/SAF-071-R00
REVISES
Reviso Aprovao Aprovado Por Modificaes da ltima Verso
R00 29/06/2017 SAF Verso Original
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NDICE
2) Definies, pg. 8.
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GRUPOS ORGANIZACIONAIS
a) CPAD - Comisso
1) Eliminar Documentos
b) SAF - Arquivo
1) Arquivar Documentos em Fase Intermediria
3) Eliminar Documentos
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1. DISPOSIES PRELIMINARES
1.1 INTRODUO
O presente Manual trata da gesto do Arquivo Central da ANAC, por meio de procedimentos e
instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento de documentos e de seu acesso
ao pblico.
c) Eliminar Documentos.
1.2 REVOGAO
Item no aplicvel.
1.3 FUNDAMENTAO
Resoluo CONARQ n 40, de 9 de dezembro de 2014 - dispe sobre os procedimentos para a
eliminao de documentos no mbito dos rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional
de Arquivos - SINAR.
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a) o ttulo da etapa;
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O captulo 5 apresenta as disposies finais do documento, que trata das aes a serem
realizadas em casos no previstos.
Por ltimo, importante comunicar que este documento foi gerado automaticamente. So
recuperados dados sobre as etapas e sua sequncia, as definies, os grupos, as reas
organizacionais, os artefatos, as competncias, os sistemas, entre outros, para os processos de
trabalho aqui apresentados, de forma que alguma mecanicidade na apresentao das
informaes pode ser percebida. O documento sempre apresenta as informaes mais
atualizadas de nomes e siglas de grupos, reas, artefatos, termos, sistemas e suas definies,
conforme informao disponvel na base de dados, independente da data de assinatura do
documento. Informaes sobre etapas, seu detalhamento, a sequncia entre etapas,
responsveis pelas etapas, artefatos, competncias e sistemas associados a etapas, assim como
seus nomes e os nomes de seus processos tm suas definies idnticas da data de assinatura
do documento.
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2. DEFINIES
2.1 Sigla
Definio Significado
ASTEC Assessoria Tcnica
BPS Boletim de Pessoal e Servio
CONARQ Conselho Nacional de Arquivos
CPAD Comisso Permanente de Avaliao de Documentos
DOU Dirio Oficial da Unio
SEI Sistema Eletrnico de Informaes
SIGAD Sistema de Gesto Arquivstica de Documentos - Utilizado
pela ANAC para gerenciar o trmite de documentos e
processos administrativos de interesse da Agncia.
SINAR Sistema Nacional de Arquivos
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3.1 ARTEFATOS
Nome Descrio
Guia de Devoluo de Caixa Arquivo Modelo de Guia para devoluo de Caixa-
Arquivo rea tcnica responsvel.
Manual Operacional do SIGAD Agrupa os procedimentos tcnicos e
operacionais a serem executados no SIGAD
para realizao das atividades de gesto dos
documentos produzidos e recebidos pela
ANAC.
Orientaes Tcnicas para Envio de Orientaes tcnicas quanto aos
Documentos ao Arquivo procedimentos a serem utilizados pelas
unidades para o envio de documentos ao
Arquivo Central da ANAC.
3.2 COMPETNCIAS
Para que os processos de trabalho contidos neste MPR possam ser realizados com qualidade e
efetividade, importante que as pessoas que venham a execut-los possuam um determinado
conjunto de competncias. No captulo 4, as competncias especficas que o executor de cada
etapa de cada processo de trabalho deve possuir so apresentadas. A seguir, encontra-se uma
lista geral das competncias contidas em todos os processos de trabalho deste MPR e a
indicao de qual rea ou grupo organizacional as necessitam:
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3.3 SISTEMAS
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4. PROCEDIMENTOS REFERENCIADOS
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5. PROCEDIMENTOS
Este captulo apresenta todos os processos de trabalho deste MPR. Para encontrar um processo
especfico, utilize o ndice nas pginas iniciais deste documento. Ao final de cada etapa
encontram-se descritas as orientaes necessrias continuidade da execuo do processo. O
presente MPR tambm est disponvel de forma mais conveniente em verso eletrnica, onde
pode(m) ser obtido(s) o(s) artefato(s) e outras informaes sobre o processo.
Consideram-se documentos em fase intermediria aqueles que, no sendo de uso corrente nos
rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente.
O processo contm, ao todo, 4 etapas. A situao que inicia o processo, chamada de evento de
incio, foi descrita como: "Caixa Transferida para Arquivamento", portanto, este processo deve
ser executado sempre que este evento acontecer. Da mesma forma, o processo considerado
concludo quando alcana seu evento de fim. O evento de fim descrito para esse processo :
"Caixa Armazenada no Arquivo".
Para que este processo seja executado de forma apropriada, necessrio que o(s) executor(es)
possua(m) as seguintes competncias: (1) Arquiva documentos em fase intermediria, de forma
sistematizada, observando as tcnicas de arquivo e a legislao pertinente; (2) Verifica se a
documentao encaminhada pelas reas tcnicas foi devidamente arquivada em fase corrente,
conforme Manual Operacional do SIGAD e orientaes tcnicas.
Tambm ser necessrio o uso dos seguintes artefatos: "Guia de Devoluo de Caixa Arquivo",
"Manual Operacional do SIGAD", "Orientaes Tcnicas para Envio de Documentos ao Arquivo".
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Aps, deve preencher a Guia de Devoluo da Caixa para que seja feito, por parte da rea
tcnica, o cancelamento da transferncia no SIGAD.
ARTEFATOS USADOS NESTA ATIVIDADE: Guia de Devoluo de Caixa Arquivo.
SISTEMAS USADOS NESTA ATIVIDADE: SIGAD.
CONTINUIDADE: deve-se seguir para a etapa "03. Aguardar adequao da documentao pela
rea tcnica".
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Deve, ainda, inserir na caixa o nmero de controle interno, conforme sequncia registrada no
Livro de Protocolo.
Aps, deve registrar o nmero de controle interno da caixa no SIGAD, atualizando o campo
"Caixa", do menu "Alterar Caixa".
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O processo contm, ao todo, 5 etapas. A situao que inicia o processo, chamada de evento de
incio, foi descrita como: "Solicitao de Acesso a Documento Arquivado", portanto, este
processo deve ser executado sempre que este evento acontecer. Da mesma forma, o processo
considerado concludo quando alcana algum de seus eventos de fim. Os eventos de fim
descritos para esse processo so:
Para que este processo seja executado de forma apropriada, necessrio que o(s) executor(es)
possuam a seguinte competncia: (1) Disponibiliza documento arquivado, observando as
restries legais de acesso.
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Deve, tambm, verificar o tipo de acesso que o solicitante deseja: fsico ou eletrnico.
Em caso de documento fsico, deve localizar, no SIGAD, a caixa em que est armazenado o
documento, desarquivar e inserir comentrio no registro do documento com as seguintes
informaes:
- nmero da caixa e o controle interno do Arquivo;
- nome do responsvel pelo desarquivamento;
- data do desarquivamento.
Aps, deve tramitar, no SIGAD, o registro do documento para a unidade solicitante, imprimir
a Guia de Tramitao, encaminhar o documento fsico e colher assinatura do recebedor na
Guia.
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Em caso de cpia digitalizada, deve localizar, no SIGAD, a caixa em que est armazenado o
documento, retirar a documentao solicitada e proceder digitalizao, nomeando o
arquivo com o nmero de protocolo (NUP).
Aps, deve tramitar, no SIGAD, o registro do documento para a unidade solicitante, imprimir
a Guia de Tramitao, encaminhar o documento fsico e colher assinatura do recebedor na
Guia.
COMPETNCIAS:
- Disponibiliza documento arquivado, observando as restries legais de acesso.
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O processo contm, ao todo, 6 etapas. A situao que inicia o processo, chamada de evento de
incio, foi descrita como: "Anualmente", portanto, este processo deve ser executado sempre que
este evento acontecer. Da mesma forma, o processo considerado concludo quando alcana
seu evento de fim. O evento de fim descrito para esse processo : "Documentos Eliminados".
Os grupos envolvidos na execuo deste processo so: CPAD - Comisso, SAF - Arquivo,
Solicitante.
Para que este processo seja executado de forma apropriada, necessrio que o(s) executor(es)
possua(m) as seguintes competncias: (1) Aprova listagem de eliminao de documentos,
observando o tempo de guarda necessrio e as normas pertinentes; (2) Elabora listagem de
eliminao de documentos, observando o tempo de guarda necessrio e as normas pertinentes;
(3) Elimina documentos previamente aprovados pela autoridade arquivstica competente.
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Para documentos com assuntos relativos rea meio, deve-se observar a Resoluo CONARQ
n 14/2010.
Para documentos com assuntos relativos rea finalstica, deve-se aguardar a aprovao dos
instrumentos arquivsticos pelo Arquivo Nacional.
Aps, deve realizar conferncia entre o levantamento do Sistema e o acervo fsico do Arquivo
Central.
Por fim, deve formar processo no SEI, com o tipo Gesto da Informao - Destinao de
Documentos - Eliminao, elaborar a listagem de documentos a serem eliminados, conforme
modelo disponvel no Sistema, e submet-la CPAD para aprovao, seguindo a orientao
da Resoluo CONARQ n 40/2014 e Portaria ANAC n 1814/2014.
COMPETNCIAS:
- Elabora listagem de eliminao de documentos, observando o tempo de guarda necessrio
e as normas pertinentes.
Caso haja dvida, pode-se requerer o documento fsico para avaliao tcnica.
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Deve-se encaminhar uma cpia da publicao do Edital no DOU ao Arquivo Nacional, por meio
de Ofcio.
SISTEMAS USADOS NESTA ATIVIDADE: SEI.
PROCESSOS DISPARADOS AO FINAL DESTA ATIVIDADE: 'Publicar no DOU', publicado no
MPR/ASTEC-002-R00, obrigatoriamente.
CONTINUIDADE: deve-se seguir para a etapa "05. Aguardar prazo de manifestao de
interessados".
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Deve-se encaminhar cpia da publicao do Termo no BPS ao Arquivo Nacional, por meio de
Ofcio.
COMPETNCIAS:
- Elimina documentos previamente aprovados pela autoridade arquivstica competente.
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6. DISPOSIES FINAIS
Em caso de identificao de erros e omisses neste manual pelo executor do processo, a SAF
deve ser contatada. Cpias eletrnicas deste manual, do fluxo e dos artefatos usados podem ser
encontradas em sistema.
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