LA GESTIN DE ALMACENES DENTRO DEL MAPA

DE PROCESOS LOGSTICOS: LMITES Y

RESPONSABILIDADES
La gestin de almacenes se define como el proceso de la funcin logstica que
trata la recepcin, almacenamiento y movimiento dentro de un mismo almacn
hasta el punto de consumo de cualquier material materias primas,
semielaborados, terminados, as como el tratamiento e informacin de los datos
generados. La gestin de almacenes tiene como objetivo optimizar un rea
logstica funcional que acta en dos etapas de flujo como lo son el abastecimiento
y la distribucin fsica, constituyendo por ende la gestin de una de las actividades
ms importantes para el funcionamiento de una organizacin.
El objetivo general de una gestin de almacenes consiste en garantizar el
suministro continuo y oportuno de los materiales y medios de produccin
requeridos para asegurar los servicios de forma ininterrumpida y rtmica.
La Gestin de Almacenes se sita en el Mapa de Procesos Logsticos entre la
Gestin de Existencias y el Proceso de Gestin de Pedidos y Distribucin. De esta
manera el mbito de responsabilidad (en cuya ampliacin recae la evolucin
conceptual del almacenamiento) del rea de almacenes nace en la recepcin de la
unidad fsica en las propias instalaciones y se extiende hasta el mantenimiento del
mismo en las mejores condiciones para su posterior tratamiento.
El comn interrogante que se genera luego de conocer los procesos del mapa
logstico es: Qu funciones corresponden a la Gestin de Inventarios (gestin de
existencias) y que a la Gestin de Almacenes?. La siguiente grfica despeja con
exactitud el interrogante.
Basado en: Manual Prctico de Logstica - PriceWaterhouseCoopers
Vale la pena recordar que la funcin de la Gestin de Almacenes termina cundo
las unidades pasan a ser pedido, a partir de entonces la responsabilidad pasa a la
Gestin de Pedidos y distribucin.

IMPORTANCIA Y OBJETIVOS DE LA
GESTIN DE ALMACENES
Describir la importancia y los objetivos de una gestin dependen directamente de
los fundamentos y principios que enmarcan la razn de ser de la misma, sin
embargo tal como lo observamos en la grfica anterior sobre el "debe ser
almacenado" quien formula las cuestiones de fundamento y principio es la gestin
de inventario o existencia, y en estas se basa la gestin de almacenes para tener
una gran importancia y unos claros objetivos.

Los objetivos que debe plantearse una gestin de almacenes son:

OBJETIVOS
Rapidez de entregas
Fiabilidad
Reduccin de costes
Maximizacin del volumen disponible
Minimizacin de las operaciones de manipulacin y transporte
y los beneficios (que justifican su importancia) son:
BENEFICIOS
Reduccin de tareas administrativas
Agilidad del desarrollo del resto de procesos logsticos
Optimizacin de la gestin del nivel de inversin del circulante
Mejora de la calidad del producto
Optimizacin de costes
Reduccin de tiempos de proceso
Nivel de satisfaccin del cliente

FUNCIONES DEL ALMACN

Aunque el derrotero de funciones de un almacn depende de la incidencia de

mltiples factores tanto fsicos como organizacionales, algunas funciones resultan
comunes en cualquier entorno, dichas funciones comunes son:

Recepcin de Materiales.
Registro de entradas y salidas del Almacn.
Almacenamiento de materiales.
Mantenimiento de materiales y de almacn.
Despacho de materiales.
Coordinacin del almacn con los departamentos de control de inventarios
y contabilidad.1

1TREJOS NOREA, Alexander. Gestin logstica, Stocks, almacenes y bodegas.Seminarios Andinos.

PRINCIPIOS DEL ALMACN

Como ya ha sido tratado en el mdulo de Administracin de Inventarios, todo
manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo
del producto final sin agregarle valor, en teora es un mal necesario, razn por la
cual se debe conservar el mnimo de existencias con el mnimo de riesgo de
faltantes y al menor costo posible de operacin.
Para llevar a cabo tal empresa, la gestin de almacenes debe establecer y regirse
por unos principios comunes fundamentales, conocidos como principios del
almacn(aplicables a cualquier entorno):

La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse

siempre bajo la responsabilidad de una solo persona en cada almacn.
El personal de cada almacn debe ser asignado a funciones especializadas
de recepcin, almacenamiento, registro, revisin, despacho y ayuda en el
control de inventarios.
Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida
(ambas con su debido control).
Hay que llevar un registro al da de todas las entradas y salidas.
Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los
movimientos del almacn (entradas y salidas), la programacin y control de
produccin sobre las existencias.
Se debe asignar una identificacin a cada producto y unificarla por el
nombre comn y conocido de compras, control de inventario y produccin.
La identificacin debe estar codificada.
Cada material o producto se tiene que ubicar segn su clasificacin e
identificacin en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su
ubicacin. Esta misma localizacin debe marcarse en las tarjetas
correspondientes de registro y control.
Los inventarios fsicos deben hacerse nicamente por un personal ajeno al
almacn.
Toda operacin de entrada o salida del almacn requiriere documentacin
autorizada segn sistemas existentes.
La entrada al almacn debe estar prohibida a toda persona que no est
asignada a l, y estar restringida al personal autorizado por la gerencia o
departamento de control de inventarios.
La disposicin del almacn deber ser lo ms flexible posible para poder
realizar modificaciones pertinentes con mnima inversin.
Los materiales almacenados deber ser fciles de ubicar.
La disposicin del almacn deber facilitar el control de los materiales.
El rea ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento
propiamente dicho, debe ser tan pequea como lo permitan las condiciones
de operacin.2

2TREJOS NOREA, Alexander. Gestin logstica, Stocks, almacenes y bodegas.Seminarios Andinos.

PROCESOS DE LA GESTIN DE
ALMACENES
El mapa de proceso de la gestin de almacenes se compone de dos ejes
transversales que representan los procesos principales - Planificacin y
Oraganizacin y Manejo de la informacin - y tres subprocesos que componen
la gestin de actividades y que abarca la recepcin, el almacn y el
movimiento.

PLANIFICACIN Y ORGANIZACIN

El proceso de planificacin y organizacin es de carcter estratgico y tctico,

dado que tiene que brindar soluciones de recursos en comunin con las polticas y
objetivos generales que contempla la estrategia de la compaa, en aras de
potenciar las ventajas competitivas por las que apuesta la misma. Dentro de las
actividades o subprocesos que se deben realizar en el proceso de planificacin y
organizacin se encuentran:

Diseo de la red de distribucin de la compaa: Toda compaa

necesita establecer polticas respecto a su red de distribucin, dado que
esta debe ser acorde a su mercado y ptima en capacidad de respuesta
para mitigar las fluctuaciones de su demanda. La complejidad de las
decisiones respecto al diseo de la red de distribucin es tal, dado que
requiere de la combinacin precisa de instalaciones, modalidades de
transporte, y estrategias. El Diseo de una Red de Distribucin es la
planificacin y ubicacin estratgica de los almacenes y centros de
distribucin de manera que permitan gestionar el flujo de productos desde
uno o ms orgenes hasta el cliente. Desarrollar una adecuada red de
almacenes para la compaa y los clientes requiere considerar una cantidad
significativa de elementos: Nmero de almacenes, las ubicaciones, la
propiedad de la gestin o el tamao de los mismos.
Tras tener identificadas las necesidades de distribucin y almacenamiento,
la compaa debe decidir qu tipos de almacenes y centros de distribucin
se ajustan a sus necesidades de manera ms eficiente, as como la
ubicacin de los mismos.
Responsabilidades de la Gestin de Almacenes (Gestin Propia o
Subcontratacin): Una vez se ha diseado la red de distribucin se
procede a determinar si se autogestionar el almacn o si se subcontratar.

Una vez ms la decisin depende de muchos factores dependientes de la

estrategia de la organizacin, de su mercado, tamao y cadena de
abastecimiento, sin embargo existen claras ventajas y desventajas de acuerdo al
tipo de gestin (propia o por subcontratacin), dentro de las ms significativas se
encuentran:
Basado en: Pricewaterhousecoopers. - Click para ampliar
Dado que regularmente para la determinacin de la responsabilidad de la gestin
se preponderan los argumentos financieros en un apartado posterior
profundizaremos en mtodos matemticos que permitan establecer elementos
cuantitativos de juicio para este subproceso de la planificacin y organizacin.

Ubicacin de almacenes: La firma Pricewaterhousecoopers recomienda

que la localizacin de los almacenes se aborde desde un enfoque con
doble perspectiva:

- Una visin general del mercado: Para acotarse geograficamente a un rea

amplia, y
- Una visin local del mercado: Que contemple aspectos particulares de las zonas
acotadas en la visin general.
Historicamente desde el plano de la Ingeniera Industrial se ha abordado el tema
de la localizacin de almacenes mediante mltiples mtodos matemticos, entre
los que se encuentran los mtodos de: Von Thnen, Hoover, Weber, Greenhut y
elmtodo de Centro de Gravedad (Este ltimo lo abordaremos desde el mdulo de
Diseo y Distribucin en Planta). Sin embargo los factores no son meramente
cuantitativos y existen una gran cantidad de criterios cualitativos (que
evidentemente redundan en el plano financiero) y entre los que se destacan:

Fuente: BASTIDAS, Edwin Jair. Enfasis en Logstica y Cadena de Abastecimiento

(Gestin de Almacenamiento) - Click para ampliar

Tamao de los almacenes: Un almacn debe ser dimensionado

principalmente en funcin de los productos a almacenar (en tamao,
caractersticas propias y cantidad de referencias) y la demanda
(especialmente en sectores afectados por la estacionalidad de la demanda).
Pero adems de estos, intervienen otros factores que deben ser
considerados a la hora de dimensionar el tamao de un almacn. Los
factores a tener en cuenta para el clculo del tamao de un almacn son:

- Productos a almacenar (cantidad y tamaos)

- Demanda de los mercados
- Niveles de Servicio al cliente
- Sistemas de manipulacin y almacenaje a utilizar
- Tiempos de produccin
- Economas de escala
- Lay out de existencias
- Requisitos de pasillos
- Oficinas necesarias
Es importante la consideracin de las tres dimensiones para determinar la
capacidad del almacn, es decir determinar la magnitud en funcin de metros
cbicos.
En el mdulo de Diseo, Tamao y Lay-out de almacenes abordaremos
matemticamente el aspecto conocido como dimensionamiento de bodegas.

Diseo y Lay-out de los almacenes: Una vez los tipos de almacenes y

sus ubicaciones han sido definidos, se debe trabajar en conseguir el flujo de
materiales ms eficiente y efectivo dentro de los almacenes. En este
sentido, un diseo efectivo optimiza las actividades de un almacn. En el
mdulo de Diseo, Tamao y Lay-out de almacenes abordaremos este
tema a profundidad.

RECEPCIN

El flujo rpido del material que entra, para que est libre de toda congestin o
demora, requiere de la correcta planeacin del rea de recepcin y de su ptima
utilizacin. La recepcin es el proceso de planificacin de las entradas de
unidades, descarga y verificacin tal y como se solicitaron mediante la
actualizacin de los registros de inventario.

El objetivo al que debe tender una empresa en su proceso de recepcin de

mercancas es la automatizacin tanto como sea posible para eliminar o minimizar
burocracia e intervenciones humanas que no aaden valor al producto. Otra
tendencia considerada como buena prctica logstica es la implementacin de
programas de entregas certificadas que no solo eliminan burocracia sino que
reducen al mnimo las inspecciones que se consideran imprescindibles pero que
no aaden valor.
www.ingenieriaindustrialonline.com
En primer lugar, el proceso de recepcin de mercancas debe cimentarse en una
previsin de entradas que informe de las recepciones a realizar en tiempo dado y
que contenga, al menos, el horario, artculos, y procedencia de cada recepcin,
este proceso se conoce como cita previa ya que para procesos como Entregas
Paletizadasse debe contar con recursos muy especficos como montacargas,
plataformas moviles, rampas, entre otros.

Es evidentemente necesario que se distingan los ingresos de unidades internas de

las externas. En el primero de los casos, los requerimientos de recepcin son
significativamente menores que las mercancas de origen externo, en el caso de
que se realicen controles de procesos a lo largo de la vida de las
mercanca.Adems, una correcta metodologa de identificaciones a lo largo de la
compaa tambin favorece enormemente la actividad de recepcin. Es el caso de
traslado de mercancas entre almacenes o de proceso de transformacin a
almacn. Las mercancas de procedencia externa requieren unas condiciones de
llegada ms exhaustivas y deben haber sido establecidas previamente con el
proveedor (cita previa - EDI), con lo que se precisa mayor actuacin y
responsabilidad desde el almacn.

Detalle de
Actividades de Recepcin mediante la implementacin de EDI
Tras la descarga e identificacin, las cuales deben realizarse de manera inmediata
y en zona especfica habilitada a tal efecto, las mercancas deben pasar a
almacenamiento, bien sea temporal a la espera de su ubicacin definitiva, bien
sea fijo en su ubicacin definitiva.
ALMACN

El almacenamiento o almacn es el subproceso operativo concerniente a la

guarda y conservacin de los productos con los mnimos riesgos para el producto,
personas y compaa y optimizando el espacio fsico del almacn. El almacn
puede dividirse en las siguientes zonas:
ZONAS DE UN ALMACN
Recepcin: zona donde se realizan las actividades del proceso de recepcin
Almacenamiento, reserva o stock: zonas destino de los productos almacenados. De
adaptacin absoluta a las mercancas albergadas, incluye zonas especficas de stock para
mercancas especiales, devoluciones, etc
Preparacin de pedidos o picking: zona donde son ubicados las mercancas tras pasar por
la zona de almacenamiento, para ser preparadas para expedicin
Salida, verificacin o consolidacin: desde donde se produce la expedicin y la
inspeccin final de las mercancas
Paso, maniobra: zonas destinadas al paso de personas y mquinas. Diseados tambin
para permitir la total maniobrabilidad de las mquinas. Oficinas: zona destinada a la
ubicacin de puestos de trabajo
auxiliares a las operaciones propias de almacn
Oficinas: zona destinada a la ubicacin de puestos de trabajo auxiliares a las operaciones
propias de almacn

Basado en: Pricewaterhousecoopers

Los Sistemas de Almacenamiento y Tipos de Almacn sern abordados en

mdulos independientes.
MOVIMIENTO

Es el subproceso del almacn de carcter operativo relativo al traslado de los

materiales/productos de una zona a otra de un mismo almacn o desde la zona de
recepcin a la ubicacin de almacenamiento. La actividad de mover fsicamente
mercancas se puede lograr por diferentes medios, utilizando una gran variedad de
equipos de manipulacin de materiales. El tipo de herramientas utilizado depende
de una serie de factores como son:

Volumen del almacn

Volumen de las mercancas

Vida de las mercancas
 Coste del equipo frente a la finalidad
Cantidad de manipulaciones especiales y expediciones requeridas
Distancia de los movimientos

Desde la perspectiva de las caractersticas de las mercancas, los flujos de

entrada y salida del almacn de las mercancas son variadas, como por
ejemplo:

Last In First Out (LIFO): la ltima mercanca que entra en almacn, es la

primera que sale para expedicin. Esta modalidad es frecuentemente
utilizada en productos frescos.
First In First Out (FIFO): la primera mercanca que entra en almacn, es
la primera que es sacada de almacn. Es la modalidad ms utilizada para
evitar las obsolescencias
First Expired First Out (FEFO): el de fecha ms prxima de caducidad
es el primero en salir.

INFORMACIN

Si bien la funcin principal de la Gestin de Almacenes es la eficiencia y

efectividad en el flujo fsico, su consecucin est a expensas del flujo de
informacin, este es un eje transversal de los procesos de gestin logstica, y la
gestin de almacenes no son la excepcin. Debe ser su optimizacin, por tanto,
objetivo de primer orden en la Gestin de Almacenes. Su mbito se extiende a
todos los procesos anteriormente descritos Planificacin y organizacin,
recepcin, almacn y movimiento y se desarrolla de manera paralela a ellos por
tres vas:

Informacin para gestin.

Identificacin de ubicaciones.
Identificacin y trazabilidad de mercancas.

Dentro de la informacin para la gestin se incluyen:

Configuracin del almacn: instalaciones, lay-out

Datos relativos a los medios disponibles
Datos tcnicos de las mercancas almacenadas
Informes de actividad para Direccin
 Evolucin de indicadores
Procedimientos e instrucciones de trabajo
Perfiles y requisitos de los puestos
Registros de la actividad diaria

La identificacin de las ubicaciones la profundizaremos en el mdulo de Diseo y

Lay-out de almacenes. Por otro lado la identificacin y trazabilidad de mercancas
se detalla en el mdulo de identificacin de mercancas.

INDICADORES DE LA GESTIN DE
ALMACENES
Los indicadores para la gestin de almacenes se encuentran en:
Indicadores de Almacenamiento

INDICADORES DE DESEMPEO
LOGSTICO - KPIs

"Lo que no se puede medir no se puede controlar, lo que no se puede controlar no

se puede administrar". La mtrica es muy importante para el funcionamiento de
una organizacin, dado que esta impacta directamente en la actitud y
comportamiento de sus miembros, situndolos en un punto de evaluacin respecto
a los objetivos planteados y alcanzados.
Hoy por hoy, se hacen necesarios mtodos de evaluacin que permitan la captura
de informacin tanto cuantitativa como cualitativa, dado que los sistemas mtricos
exclusivamente financieros no permiten determinar con certeza la magnitud y por
ende no permiten potenciar las competencias y habilidades que se exigen a las
organizaciones actuales, habilidades y competencias tales como logstica,
mejoramiento continuo e innovacin y desarrollo.
Cuando se pretende iniciar un proceso de evaluacin de la gestin logstica de
una organizacin, es imperativo extraer un conjunto de indicadores conocidos
como KPI (Key Performence Indicators), estos varan de acuerdo al proceso o a la
actividad en consideracin, y proporcionan una cuantificacin del desempeo de la
gestin logstica y de la cadena de abastecimiento.
QU ES UN INDICADOR DE
DESEMPEO LOGSTICO?
Los Indicadores de Desempeo Logstico son medidas de rendimiento
cuantificables aplicados a la gestin logstica que permiten evaluar el desempeo
y el resultado en cada proceso de recepcin, almacenamiento, inventarios,
despachos, distribucin, entregas, facturacin y flujos de informacin entre las
partes de la cadena logstica. Es indispensable que toda empresa desarrolle
habilidades alrededor del manejo de los indicadores de gestin logstica, con el fin
de poder utilizar la informacin resultante de manera oportuna (tomar decisiones).
CARACTERSTICAS DE LOS INDICADORES DE
DESEMPEO LOGSTICO - KPIs
Los KPIs logsticos deben de relacionarse con la misin, visin, estrategia
corporativa y factores de competitividad de la organizacin.
Los KPIs logsticos deben de enfocarse en el mtodo para conseguir resultados,
no tanto en los resultados mismos.
Los KPIs logsticos deben de ser significativos y enfocados en la accin: de tal
manera que los trabajadores puedan mejorar el resultado de los indicadores
mediante su trabajo.
Los KPIs logsticos deben ser coherentes y comparables, en la medida de lo
posible deben ser estndar para permitir evaluaciones comparativas
(benchmarking) entre diversas organizaciones.

MTODO DE CLCULO DE LOS

INDICADORES DE DESEMPEO
LOGSTICO
PLANIFICACIN DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO

Rotacin de Inventario de Producto Terminado

Roturas de Stock de Materias Primas no Planificadas

Errores de previsin de demanda

ABASTECIMIENTO

Rotacin de Inventario de Materias Primas

Para efectuar el clculo del Stock medio es frecuente sumar el Inventario Inicial y el Final y
luego dividirlo entre dos (2).

Costo medio de orden de compra

Plazo de aprovisionamiento (Lead Time)

Coste porcentual de materias primas sobre el total de ventas

Plazo medio de pago

Cumplimiento de plazos (%)

Porcentaje de errores en facturacin

TRANSPORTE

Costo de transporte medio unitario

Porcentaje del Costo de transporte sobre las ventas

Mix de Carga

Costo por Kilmetro

Costo de transporte por kilogramo movido y por modalidad

Utilizacin de transporte (%)*

*
Este indicador debe tenerse en cuenta solo si se dispone de flota de transporte propia

Porcentaje de coste de transferencias internas sobre el total

Entregas a tiempo (%)

Envos no planificados (urgentes %)

Envos por pedidos

DISTRIBUCIN

Productividad en volumen movido

Productividad de entradas al almacn sobre el costo de la mano de obra

Productividad de salidas del almacn sobre el costo de la mano de obra

Productividad referente a unidades logsticas procesadas en "picking"

Porcentaje de utilizacin del espacio en el Centro de Distribucin

Unidades procesadas por metro cuadrado

Relacin porcentual entre los costos de operacin del CEDI y las ventas

Plazo de envo en Centro de Distribucin

GESTIN DE PEDIDOS

Entregas perfectas

Entregas certificadas (vase Entregas Certificadas):

- Entregas completas.

- Fecha de entrega es igual a la estipulada por el cliente.

- La documentacin que ampara la transaccin es completa y exacta.

- Artculos en perfectas condiciones de calidad.

Entregas a tiempo

Entregas Completas

Documentacin sin problemas

Costo medio de gestin de pedidos

CADENA DE ABASTECIMIENTO

Tiempo del ciclo de pedido

Adems todos los indicadores logsticos pueden considerarse como indicadores de Cadena
de Abastecimiento. Vale la pena aclarar que esta caracterstica no es conmutativa, dado que
la logstica se encuentra contenida en la Gestin de la Cadena de Suministro. Vase Cadena
de Abastecimiento y Logstica

INCIDENCIA DE LOS KPIs LOGSTICOS

EN LA MEJORA CONTINUA
El xito de un proceso de mejora continua depende en gran medida de la solidez
de su proceso de retroalimentacin, es decir, la capacidad de ajustar lo necesario
en marcha. Para ello es necesario contrastar los resultados proyectados con el
actual progreso.

El proceso de retroalimentacin en un proceso de mejora continua se genera

desde la funcin de control y verificacin, funcin que se divide en las siguientes
acciones:

Establecer estndares de desempeo

Realizar el seguimiento del proceso actual
Cotejar los resultados con los estndares establecidos
Si existiesen variaciones, es necesario determinar las causas y efectuar las
acciones correctivas.
Vale la pena aclarar que el proceso de mejora continua obtiene su movimiento de
avanzada sobre la pendiente mediante la "Actuacin" y la "Realizacin". Los
estndares que se generan desde la funcin de "Verificacin" sirven de cua para
impedir que se genere un retroceso en el proceso, y a partir de estos estndares
se apoyan las funciones restantes.
ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS

La administracin de un inventario es un punto determinante en el manejo estratgico de

toda organizacin, tanto de prestacin de servicios como de produccin de bienes.

Las tareas correspondientes a la administracin de un inventario se relacionan con la

determinacin de los mtodos de registro, la determinacin de los puntos de rotacin, las
formas de clasificacin y el modelo de reinventario determinado por los mtodos de control
(el cual determina las cantidades a ordenar o producir, segn sea el caso).

Los objetivos fundamentales de la gestin de inventarios son:

Reducir al mnimo "posible" los niveles de existencias y

Asegurar la disponibilidad de existencias (producto terminado, producto en curso, materia
prima, insumo, etc.) en el momento justo.

COSTOS ASOCIADOS A LOS INVENTARIOS

La base comn de todo inventario es la representacin de un costo asociado al mismo, los

costos asociados al proceso de sostener un inventario se diferencian segn la naturaleza de
la organizacin y consisten en:

COSTO DE ORDENAR
- Para la actividad comercial: Consiste en el proceso de emitir una orden de pedido
(llamadas telefnicas, preparacin de formatos, gastos administrativos de papeleo, adems
de los gastos intrnsecos a un proceso de pedir determinada cantidad de unidades como lo
son los asociados a los procesos de recepcin).

- Para la actividad productiva (fabricacin o ensamble): Consiste en los costos

asociados a los procesos de alistamiento de corridas de produccin, adems del proceso
logstico de transmisin de rdenes "concepto de cliente interno".

COSTO DE TENENCIA O SOSTENIMIENTO DEL INVENTARIO

Los costos asociados al mantenimiento de un inventario (administrado por la organizacin)

se ven preponderantemente determinados por la permanencia de la media de las unidades
logsticas en un lugar determinado para ello en funcin del tiempo, dado que cada unidad
representa un costo de manipulacin en los procesos de recepcin, almacenamiento,
inspeccin y despacho.

Otro factor que incide en el costo de mantenimiento es el conocido costo de oportunidad, el

cual se relaciona con la inversin realizada en la operacin de los inventarios y que
axiomticamente ocasiona que la organizacin prescinda de su disponibilidad para
inversiones en procesos que estimulen la generacin de valor agregado.

Vale la pena recordar que sobre los costos de tenencia (mantenimiento) recaen aquellos
considerados en distintas fuentes como "costos de servicios de stock" como lo son: los
seguros, los impuestos y los sobre stocks.

Un factor no menos importante en el costo consolidado de mantenimiento es el riesgo, este

factor agrupa los costos de obsolescencia, los costos de averas y los costos de traslado.

Para el inventario administrado por un tercero es importante la determinacin de la

naturaleza de los costos (fijos y variables) ya que estos en mayor medida jugarn un rol
fundamental en la determinacin de las unidades ptimas de pedido.

COSTO DE QUIEBRE DE STOCK (COSTO DE INEXISTENCIAS)

El costo de quiebre de stock funciona como un "Shadow Price" en relacin a cada unidad
en inventario que posibilita el proceso de partida doble en la bsqueda de un equilibrio
entre costos de operacin de inventario. Dentro de este grupo de costos se incluyen todos
los consecuentes de un proceso de prdida de ventas e incumplimiento de contratos, que
redundan en tres bsicos grupos:

- Prdida de ingresos por ventas

- Gastos generados por incumplimiento de contratos

- Repedido y sustitucin

Sin embargo identificar de manera cuantitativa el costo total por quiebre de stock es una
tarea compleja, dado que una necesidad insatisfecha puede generar la prdida de un cliente
y la prdida de credibilidad de la organizacin, factores difcilmente cuantificables y que
solo a travs de un sistema de gestin de calidad podra lograr ptimas aproximaciones
aunque igualmente subjetivas de las consecuencias del quiebre de stock.

A PESAR DE LOS COSTOS ASOCIADOS, POR QU

TENER INVENTARIOS? SON LOS INVENTARIOS
UN MAL NECESARIO?

La realidad de las organizaciones ensea que carecen de supuestos totalmente

determinsticos en materia de la estimacin de la demanda de sus bienes y servicios, para lo
cual se buscan alternativas que logren establecer un equilibrio entre la disponibilidad de los
mismos (que pondera el nivel de servicio ofrecido por la organizacin) y los costos que
generen estas medidas contingentes. Los inventarios aunque carecen de generacin de valor
agregado para las organizaciones permiten de una u otra manera proporcionar una
disponibilidad de los bienes y servicios prestados por ellas adems de asegurar la
continuidad de los procesos que realiza la misma. Entre otros los principales objetivos de
un inventario son:

Mitigacin de las fluctuaciones de la demanda ofreciendo un aseguramiento contra las

incertidumbres del mercado.
 Facilita un rol proactivo ante los cambios previstos en la oferta y la demanda.
Permite un flujo continuo de los procesos de manufactura y ensamble, otorgndole
flexibilidad a los procesos de programacin.
Mejora los procesos de compraventa de suministros y materiales, teniendo la posibilidad de
aprovechar descuentos por volumen.

Por esto y ms se puede concluir que evidentemente el proceso mediante el cual se busca
que la organizacin mantenga determinado nivel de inventario es un "mal necesario" y que
la bsqueda por la minimizacin de los costos asociados a este generan la necesidad de
aplicacin de mltiples herramientas las cuales deben en su totalidad ser dominadas por el
ingeniero industrial, dndole la oportunidad de ejercer.

Como encargado de la administracin de los inventarios de una organizacin se deber

establecer los siguientes lineamientos (tomar decisin respecto a):

Cuantas unidades debern ser ordenadas o producidas

En qu momento deber de ordenarse o producirse
Que artculos del inventario merecen una atencin especial, para lo cual se debe
definir el grado de rigurosidad del control sobre el producto.

TIPOS DE INVENTARIOS

Clasificacin segn su nivel de terminacin

Los inventarios se pueden catalogar segn su grado de terminacin en:

Inventarios de Materias Primas

Inventarios de Insumos y Materiales (Materias primas de segundo orden)
Inventarios de Productos en proceso
Inventarios de Productos terminados
Inventarios de Productos en Embalaje

Clasificacin segn su localizacin respecto a las instalaciones de la empresa

Inventario en trnsito: Aquellas unidades pertenecientes a la empresa, y que no se
encuentran en sus instalaciones fsicas destinadas como su ubicacin puntual, por ejemplo:
Mercanca en ruta, en control de recepcin (y su ubicacin puntual es otra), en transporte
interno, en paqueteo, etc.
Inventario en planta: Son todas las unidades bajo custodia de la empresa y que se
encuentran en sus instalaciones fsicas puntuales, por ejemplo: Almacn de materias
 primas, almacn intermedio, almacn de embalaje, almacn de herramientas, almacn de
mantenimiento, etc.

Clasificacin segn su funcin

Segn la funcionalidad, los inventarios pueden clasificarse en:

Inventario Operativo: Es el conjunto de unidades que surgen del reaprovisionamiento de las

unidades que son vendidas o utilizadas en la produccin.

Inventario de Seguridad: Es aquel inventario del cual se dispone para responder a las
posibles fluctuaciones de la demanda y/o a los retrasos que pueden presentarse en los
procesos de reabastecimiento por parte de los proveedores.
PASOS PARA REALIZAR UN INVENTARIO1

1. Identificar los bienes a inventariar: El primer paso es tener claro que bienes son los
que corresponde inventariar y que bienes no.

2. Determinar los lugares a inventariar: Una vez aclarado cules son los bienes que
corresponde incluir en el inventario, habr que tener presente todos los lugares en los que
estn para no omitirlos. Otra recomendacin de ndoles metodolgica, teniendo en cuenta la
cantidad de lugares por los que deberemos pasar al hacer inventario: nos conviene con
anticipacin recorrer esos lugares y ordenarlos, si es que no lo estn, a fin de poder
identificar sin problemas los bienes y evitar reiteraciones u omisiones.

3. Armar un equipo de trabajo: Consideramos de suma importancia este tema porque

adems de hacer la tarea de manera ms eficiente, es una muestra de solidaridad y
corresponsabilidad por parte de las personas que hacen parte del almacn.

4. Recorrido, recuento y registro: Una vez cumplidos los pasos anteriores estamos en
condiciones de comenzar el inventario propiamente dicho. Para ello se fijar un da y hora
en que se llevar a cabo (es importante cuidar el detalle de que sea en el mismo momento
en toda la comunidad). Es importante que se familiaricen con las planillas a utilizar, dado
que estas deben convertirse en una ayuda que facilite el trabajo, no en un obstculo. Un
detalle a tener en cuenta es el riesgo de no inventariar algn objeto, o de contarlo ms de
una vez. Para que esto no suceda, lo ideal es dejar algn tipo de marca que indique con
claridad que ese tem ya fue contado.

Cada equipo de trabajo definir cual es la mejor manera de hacerlo, la que ms se adecue al
tipo de bien de que se trate, tal vez colocar una etiqueta o una cinta o tarjeta remisible
podran ser algunos caminos a seguir.

Un inventario completo y actualizado es a su vez una muy buena manera de demostrar

transparencia y control.
1BASTIDAS BONILLA, Edwin. Enfasis en logstica y cadena de abastecimiento, Gua 11. Facultad de Ingeniera, 2010.