MANUAL DE PROCESOS DE EVALUACION

CONTROL, EVALUACION Y MEJORA DEL SISTEMA DE GESTION

MATRIZ DE RIESGOS
IDENTIFICACION DEL RIESGO
(1) TIPO DE (2) PROCESO (3) OBJETIVO (4) (5) ACTIVIDADES (6) FACTOR DEL (7) CAUSA (8) RIESGO
PROCESO PROCEDIMIENTO RIESGO
1. RECEPCION DE BIENES Y Operacional Falta de revisin y conocimiento de las Elementos adquiridos no correspondan
ELEMENTOS caractersticas de los elementos con las especificaciones tcnicas
establecidas en los contratos.
2. ALMACENAMIENTO Y Operacional Limitaciones de espacio fsico. Dificultad para el almacenamiento de
G PRESERVACION DE BIENES Y Informacin incompleta de los elementos. Deterioro y perdida de los
E ELEMENTOS. elementos. elementos
S
T Operacional * Fallas tcnicas de los programas de Desactualizacin de la informacin
I apoyo
O 3. ENTREGA DE BIENES Y (PCT).
N Garantizar el ELEMENTOS. * Los Formatos de solicitud de
A suministro de bienes Recepcionar, elementos de consumo no diligenciados
fsicos para las almacenar, correctamente.
P A
actividades operativas y entregar e Operacional * No existen controles apropiados. Desactualizacin de los Inventarios
D
O M
administrativas con inventariar los * Eventos inesperados
criterios de bienes y
Y I oportunidad, calidad, y elementos 4. MOVIMIENTO DE BIENES Y Legal No cumplimiento del procedimiento y de Sanciones de tipo legal
N cantidad. ELEMENTOS. las normas
O I
S Financiero Faltante de elementos
T Corrupcin Detrimento patrimonial
R
Falta de coordinacin en el Desactualizacin de los Inventarios
A
Operacional traslado de elementos entre
T
funcionarios.
I 5. INVENTARIO DE BIENES Y
V Falta de control sobre los bienes Prdida de Inventarios.
ELEMENTOS de la Utilizacin de bienes de la
A
Corrupcin EMPRESA. empresa para actividades particulares.
Inventarios obsoletos
Falta de actualizacin en el sistema No se refleje la informacin
6. REGISTRO EN EL SISTEMA Tecnolgico contablemente. Informacin Contable
desactualizada
ANALISIS DE CALIFICACION Y VALORACION ADMINISTRACION DEL RIESGO
(9) (10) (11) (12) (13) ZONA DE (14) ACCIONES DE (15) EVIDENCIA DEL CONTROL (16) (17) (18) RIESGO (19)
FRECUE IMPACT ALCAN CALIFICACIO RIESGO CONTROL RESPONSABLES VALORACION Vs. VALORACION
NCIA O CE N (9+10+11) DEL CONTROL CONTROL DEL RIESGO
Revisin minuciosa de Comunicacin a los proveedores. Asesor Almacn.
especificaciones - Inventarios espordicos. Personal de apoyo y
2 2 2 2 BAJO Realizacin de Informes de los cuentadantes. Auditor de Control 1 2 ACEPTABLE
inventarios Auditorias de Control Interno. Interno.
espordicos
Agilizacin de Actas del Comit de baja. - Asesor Almacn.
procesos de entrega Comprobante de salida de Personal de apoyo y
de elementos a los elementos - Inventario de Auditor de Control
2 3 2 2.5 ALTO solicitantes. - elementos en depsito. Interno. 2 5 MODERADO
Adelantar procesos de
baja - Realizacin de
inventarios
espordicos
Agilizar procesos de Comprobante de entrada y salida Asesor Almacn.
registro de la de elementos de consumo y Personal de apoyo y
informacin devolutivos. Auditor de Control
3 2 2 2.2 MEDIO aprovechando Formatos diligenciados Interno. Sistemas. 2 4.4 MODERADO
disponibilidad del
sistema. -
Diligenciamiento de
formatos.
Cumplimiento Programacin Anual de Asesor Almacn.
programacin anual Inventarios. Actas de inventarios Personal de apoyo y
2 2 2 2 BAJO de inventarios. - firmadas .- Placas de elementos Auditor de Control 1 2 ACEPTABLE
Realizacin de Interno.
inventarios
espordicos
Verificar Registro contable consolidado Asesor Almacn.
mensualmente el Personal de apoyo y
2 2 2 2 BAJO cumplimiento e Auditor de Control 1 2 ACEPTABLE
informar y realizar Interno.
ajustes al mismo
Verificar la situacin. Actas de Inventarios firmadas .- Asesor Almacn.
Informar a Comunicacin . - Procesos Personal de apoyo y
2 2 2 2 BAJO cuentadantes y disciplinarios Auditor de Control 1 2 ACEPTABLE
adelantar los tramites Interno.
correspondientes
Realizacin de Formato traslado de elementos Asesor Almacn.
inventarios Personal de apoyo y
2 2 2 2 BAJO espordicos Auditor de Control 1 2 ACEPTABLE
Interno.

Cumplimiento Programacin Anual de Asesor Almacn.

programacin anual Inventarios. Actas de inventarios Personal de apoyo y
2 2 2 2 BAJO de inventarios. - firmadas .- Placas de elementos Auditor de Control 1 2
Realizacin de Interno. ACEPTABLE
inventarios
espordicos

Coordinacin de Comunicacin escrita con Asesor Almacn.

actividades con Contabilidad Personal de apoyo y
MEDIO Contabilidad Registros en el Sistema Auditor de Control MODERADO
1 3 2 2.3 Interno. 2 4.6
 IDENTIFICACION DEL RIESGO
(1) TIPO (2) PROCESO (3) OBJETIVO (4) (5) ACTIVIDADES (6) FACTOR DEL (7) CAUSA (8) RIESGO
DE PROCEDIMIENTO RIESGO
PROCESO
SELECCIN Y Operacional La no objetiva seleccin de personal. Baja productividad en los procesos de
REQUISITOS GENERALES,
G VINCULACION DE la
E PERSONAL. Corporacin.
SELECCIN,
VINCULACION,
S INDUCCION Y Legal No cumplimiento de la norma Acciones legales contra la empresa.
T REINDUCCION Y
INDUCCION,
REALIZAR LOS EVALUACION DE Operacional Desconocimiento de las actividades del proceso. No cumplimiento de metas.
I PERSONAL. REINDUCCION.
PROCESOS
O DE INGRESO, EVALUACION Y
A N PERMANENCIA Y SEGUIMIENTO DE
Operacional Limitados parmetros para evaluar. Evaluaciones no objetivas.
PERSONAL.
P RETIRO DE LOS
Legal No cumplimiento de la norma Acciones legales contra la empresa.
A FUNCIONARIOS
O D DE LA EMPRESA CAPACITACIN,
IDENTIFICACION Y
EVALUACION DE
Financiero Limitaciones financieras.
PROPORCIONANDO Cumplimiento parcial de las actividades y
Y M
CONDICIONES
BIENESTAR SOCIAL Y
SALUD
NECESIDADES,
ELABORACION, planes.
I OCUPACIONAL EJECUCION Y
Operacional Bajo sentido de pertenencia por las actividades que se Cumplimiento parcial de las actividades y
O N
PARA EL DESARROLLO SEGUIMIENTO DE LOS
PLANES desarrollan. Incumplimiento de los proveedores. planes.
DE COMPETENCIAS,
I HABILIDADES Y RECEPCION DE Legal No cumplimiento del debido proceso. Acciones legales contra la empresa.
SOLICITUD DE RETIRO,
S APTITUDES Y ELABORACION DE ACTO
T MEJORAMIENTO DESVINCULACION DE ADMINISTRATIVO,
PERSONAL DESVINCULACION DEL Operacional No cumplimiento de actividades dentro de los No cumplimiento del desarrollo del
R DE LA CALIDAD DE VIDA FUCIONARIO. procedimientos procedimiento
A DEL
RECEPCION DE Operacional 1. Envo inoportuno de las novedades por parte de los 1. Entrega inoportuna de la nmina y
PERSONAL, NOVEDADES,
T responsables. sus soportes al rea financiera.
GARANTIZANDO LA ELABORACION Y
I LIQUIDACION DE LA 2. Inadecuado funcionamiento del software. 2. Perdida de la informacin de nomina
CALIDAD EN LA LIQUIDACION Y NOMINA, VALIDACION DEL
V PRESTACIN PAGO DE NOMINA SOI, ENTREGA DE
Legal No cumplimiento de la norma Acciones legales contra la empresa.
COMPROBANTES DE
A DE LOS SERVICIOS Y EL PAGO.
DESEMPEO DE LA
ENTIDAD. RECEPCION DE Operacional Entrega inoportuna de informacin Desactualizacin de hojas de vida para toma
DOCUMENTOS,
APERTURA DE de decisiones.
EXPEDIENTES DE
HISTORIAS LABORALES,
ADMINISTRACION DE DILIGENCIAMIENTO DE
HISTORIAS HOJA DE CONTROL,
LABORALES CONTROL Y SEGUIMIENTO
A LAS HISTORIAS Legal No cumplimiento de la norma Acciones legales contra la empresa.
LABORALES,
EXPEDICION DE
CERTIFICACIONES
 ANALISIS DE CALIFICACION Y VALORACION ADMINISTRACION DEL RIESGO
(9) (10) (11) (12) (13) ZONA (14) ACCIONES DE (15) EVIDENCIA (16) RESPONSABLES (17) VALORACION (18) RIESGO (19)
FRECUENCIA IMPACTO ALCANCE CALIFICACION DE RIESGO CONTROL DEL CONTROL DEL CONTROL Vs. VALORACION
CONTROL DEL RIESGO
1. Seguimiento por 1. Registro de
parte de la oficina de Auditoras
control interno realizadas por
2. Verificacin de control interno. Secretario General
BAJO requisitos y perfiles Actas de Talento Humano (Asesor) 2 3.6
1 2 2 1.8 para el cargo. seguimiento y Auditor OCI MODERADO
evaluacin de OCI.
2. Historia laboral,
Resolucin y Acta
de
Posesin.
1. Seguimiento por 1. Registro de
parte de la oficina de Auditoras
control interno realizadas por Oficina Jurdica (Jefe) Secretario
1 2 2 1.8 2. Actualizar control interno. General 1 1.8
BAJO permanentemente el Actas de Talento Humano (Asesor) ACEPTABLE
Norma grama. seguimiento y Auditor OCI
evaluacin de OCI.
2. Resolucin y
Acta de Posesin.
1. Seguimiento por 1. Registro de
parte de la oficina de Auditoras
control interno realizadas por
1 2 2 1.8 2. Registros de la control interno.
BAJO actividad realizada. Actas de 1 1.8
seguimiento y Talento Humano (Asesor) ACEPTABLE
evaluacin de OCI.
2. Listado de
asistencia, Lista de
chequeos
diligenciados.
1. Evaluacin del 1. Formato de 2 4.6
personal de acuerdo al Evaluacin
procedimiento diligenciado. Subdirectores y Jefes de oficina,
2 2 3 2.3 MEDIO establecido. 2. Registro de Asesor Talento Humano, Auditor MODERADO
2. Seguimiento por Auditoras OCI
parte de la oficina de realizadas por
control interno. control interno.
1. Evaluacin del 1. Formato de
personal de acuerdo al Evaluacin Subdirectores y Jefes de oficina,
procedimiento diligenciado. Asesor Talento Humano, Auditor 1 1.5
2 1 2 1.5 BAJO establecido. 2. Registro de OCI ACEPTABLE
2. Seguimiento por Auditoras
parte de la oficina de realizadas por
control interno. control interno.
1. Identificacin de 1. Formato de
necesidades. identificacin de
2. Seguimiento por necesidades Secretario General
2 2 3 2.3 MEDIO parte de la oficina de diligenciado. Talento Humano (Asesor, 2 4.6 MODERADO
control interno. 2. Registro de Contratistas) Auditor OCI
Auditoras
realizadas por
control interno.
1. Identificacin de 1. Formato de
necesidades. identificacin de
MEDIO 2. Seguimiento por necesidades Talento Humano (Asesor, 2 4.4 MODERADO
3 2 2 2.2 parte de la oficina de diligenciado.
control interno. 2. Registro de
 Auditoras
realizadas por
control interno.
1. Normatividad 1. Acto
aplicable administrativo.
BAJO (Norma grama) 2. Registro de Oficina Jurdica (Jefe) Secretario 1 1.6 ACEPTABLE
1 1 3 1.6 2. Seguimiento por Auditoras General
parte de la oficina de realizadas por Talento Humano (Asesor,
control interno. control interno. Contratistas) Auditor OCI
1. Elaboracin y 1. Acto
revisin de actos administrativo.
BAJO administrativos. 2. Registro de
1 2 1 1.5 2. Seguimiento por Auditoras 1.5 ACEPTABLE
parte de la oficina de realizadas por Talento Humano (Asesor) 1
control interno. control interno.
Actas de
seguimiento y
evaluacin de OCI.
1. Pre nmina. 1. Comprobante de
2. Copias de pago.
seguridad rea de 2. Copias de
1 2 2 1.8 BAJO sistemas y Soporte Seguridad 1.8
Lgico 3. Registro de Talento Humano. Auditor OCI, 1 ACEPTABLE
3. Seguimiento por Auditoras Sistemas, Soporte Lgico
parte de la oficina realizadas por
de control interno. control interno. -
Actas de
seguimiento y
evaluacin de OCI.
1. Normatividad 1. Nomina
aplicable 2.Registro de
(Norma grama) Auditoras Talento Humano
1 2 3 2.1 MEDIO 2. Seguimiento por realizadas por 1 2.1 ACEPTABLE
parte de la oficina de control interno. -
control interno. Actas de
seguimiento y
evaluacin de OCI.
1. Verificacin 1. Listado de
hojas de vida. documentos en
2. Seguimiento por expediente. MODERADO
2 3 3 2,8 ALTO parte de la oficina de 2. Registro de Talento Humano (Asesora y 2 5,6
control interno. Auditoras Personal de Apoyo) Auditor OCI
realizadas por
control interno.
1. Custodia Historias 1. Historias
laborales laborales
2. Seguimiento por 2.Registro de
1 2 3 2.1 MEDIO parte de la oficina de Auditoras Talento Humano (Asesora y 2.1
control interno. realizadas por Personal de Apoyo) Auditor OCI 1 ACEPTABLE
control interno. -
Actas de
seguimiento y
evaluacin de OCI.