12 CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES TERCEROS

Errores:

Registro del ingreso no devengado:

Contabilizacin de las ventas con base en el recibo de pedidos de clientes, en lugar del
despacho de bienes.
Facturacin y contabilizacin imprecisa de ventas.
Contabilizacin de efectivo que presenta una obligacin (por ejemplo, recibo del depsito
de un cliente) como un ingreso

Reconocimiento (antes o despus) del ingreso problemas de corte:

Registrar ventas en el periodo equivocado con informacin de despacho incorrecta.

Registro de ingresos cuando existen incertidumbres significativas:

Contabilizar ventas cuando el pago del cliente depende de la recepcin por parte del
cliente de la financiacin o venta de bienes a otra parte (por ejemplo, ventas en
consignacin).

Registro de ingresos cuando quedan servicios significativos pendientes de realizar por el vendedor:

El monto del ingreso ganado sobre las franquicias est mal calculado.

Errores en la contabilidad que producen saldos negativos en cuentas por cobrar.

No conciliar peridicamente los saldos con el rea de crdito y cobranzas contra los registros
contables.

No registrar los efectos de conciliaciones bancarias que afectan a las cuentas por cobrar.

No crear estimaciones de cuentas incobrables, por ignorancia de creer que la estimacin

solamente se establece para cuentas que se tiene la certeza de no recuperarse o por no querer
producir prdidas contables en el estado de resultados.

Crear cuentas de control fiscal que no obedecen al origen de las cuentas por cobrar (deudores
diversos por facturas pendientes por proveedores de bienes o servicios).

No crear polticas contables de medicin para recuperar las cuentas por cobrar en funcin a
polticas comerciales preestablecidas.

1.- No tener una poltica de crdito y cobranza. Desde un inicio la empresa que provee esta
clase de servicios- debe contar con una poltica de crdito y cobranza por escrito. De esta forma, el
cliente sabr cules son las fechas para realizar su pago, cundo se considera su saldo vencido, el
proceso de seguimiento, as como las consecuencias en caso que el crdito se considera en
mora.

Aunado a ello, se deber informar al que recibi el servicio que habr gastos e intereses
moratorios en caso de que su cuenta sea asignada a un externo para su recuperacin. Dicha
poltica deber ser muy precisa pero, sobre todo, respetada por la propia empresa al llevarla a
cabo sin excepciones.

2.- No dar seguimientos meticulosos. Cuando un cliente tiene un retraso en sus pagos, es de suma
importancia que se asigne a alguien ms para que le d seguimiento hasta que se ponga al
corriente. Es importante tener toda la informacin a la mano (solicitudes de fletes, cartas porte,
facturas, correos electrnicos claves). Los contactos con el cliente deben de ser constantes, sin
bajar la guardia.

3.- No actualizar sus bases de datos. Hay muchas facturas que no se cobran porque que fueron
enviadas a otra direccin o fueron dirigidas a una persona que ya no trabaja en la empresa y la
factura se pierde. Los errores generados por la organizacin debern ser fciles de corregir al
establecer un proceso de actualizacin de informacin de sus clientes.

4. No enviar sus facturas de inmediato. Las facturas deben enviarse al momento en que su
empresa tenga el comprobante de que el flete o el servicio se llevaron a cabo. Si es una factura
recurrente, como es el caso de la renta de cajas o servicio dedicado, la cuenta tendr que
mandarse el mismo da mes por mes.

El hecho de no expedir las facturas de inmediato genera un retraso en los pagos y provoca que los
clientes se queden con la percepcin de que tiene ms das para pagar sus facturas. Los usuarios,
sin duda alguna, le darn prioridad de pago a aquellas empresas que envan puntualmente sus
facturas.

5. No considerar la implicacin de impuestos. La empresa proveedora de servicios de fletes

podra deducir de impuestos aquellas cuentas incobrables. Es muy importante que se analice este
tema con un contador y se genere as el beneficio fiscal.

6. Fallar en resolver disputas en etapas tempranas. Es muy comn que los pagos se retrasen
cuando los clientes dicen no estar contentos con el servicio de transporte que se le dio, ya sea por
alguna demora en la entrega, dao en la mercanca o disputa de algn cargo. En este sentido, es
de suma importancia que se atienda la inconformidad o queja, y que se defina por escrito la
resolucin en un lapso justo para ambas partes.

Si el cliente se siente ignorado o menospreciado ser muy probable que su empresa se sienta igual
y no contestar las llamadas de conciliacin o advertencia, ignorar los comunicados y no pagar
sus facturas, ya que percibir que ha sido culpa de la organizacin no querer resolver la situacin y
tendr un motivo ms para no pagar su adeudo, sin importar la legalidad.
7. Aceptar las evasivas. En esta poca, debido a la tecnologa y estilo de vida, es muy fcil que los
clientes eviten las llamadas, correos electrnicos y otro tipo de comunicacin. En este contexto, no
se deben permitir evasivas. Por lo que hay que ser creativo y consistente hasta que se comunique
con la persona clave para poder conversar sobre el saldo vencido o la problemtica en el crdito.

Hay que escalar las gestiones de cobranza hasta hablar con el dueo o alguien a nivel direccin de
ser posible. Si a este nivel los intentos de cobro son ignorados, o se producen ms omisiones, es
una seal clara de que el cliente no tiene intencin de pagar y es recomendable asignar su cuenta
a una agencia de cobranza o abogado de inmediato.

8. Ser incoherente con el cliente. Uno de los errores ms comunes es no hacer lo que se coment
o asegur al cliente que hara. Esta incongruencia entre lo que se dice y lo que se hace genera
prdidas millonarias en la industria. El hecho de que alguien en la compaa le haya asegurado al
cliente que le enviara alguna informacin o documento ese mismo da, y en realidad se la envi
24 horas despus o una semana ms tarde, es una de las mejores frmulas para perder el prestigio
y credibilidad de la asociacin.

Esto parece una omisin sin mayor consecuencia, sin embargo, impacta el flujo de efectivo de su
empresa, ya que genera efectos en el rea comercial y de cobranza. Cuando, por ejemplo, se le
informa al cliente que su cuenta est vencida y que si no paga el saldo, en cinco das su crdito
ser suspendido y adems ser asignada a un tercero para su cobro, hgalo! No hay mejor
manera de demostrar la firmeza de las palabras (y poltica de cobro) que con la consistencia de sus
acciones.