Qu es el ciclo contable?

Es el periodo de tiempo en el que se divide la actividad de una

empresa.

Un ciclo contable es el periodo de tiempo en el que una sociedad

realiza de forma sistemtica y cronolgica el registro contable de
una forma fiable, reflejando la imagen de la actividad.
Normalmente un ciclo contable es de un ao.

En cuanto a registros, hacemos referencia a entradas en el libro

diario, comprobantes financieros, hasta la preparacin de
los estados financieros.

CICLO CONTABLE

Toda actividad tiene una estructura y un proceso; la estructura

esta integrada por cinco elementos que le dan soporte, los cuales
son:

a) Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.

b) Los conceptos bsicos.
c) Las reglas de contabilizacin de operaciones.
d) Los catlogos de cuentas utilizados.
e) Los manuales o instructivos de contabilizacin.
Y el proceso de contabilizacin se lleva a travs de una serie de
pasos que se conocen como Ciclo Contable, entre los cuales se
resume lo siguiente:
a) Registro de transacciones.
b) Clasificacin de Movimientos Contables.
c) Sumarizacion de resultados por cuenta.
d) Generacin de Estados Financieros.

QUE ES EL CICLO CONTABLE?

Es el conjunto de los pasos o fases de la contabilidad que se
repiten en cada periodo contable, durante la vida de un negocio.
Se inicia con el registro de las transacciones, contina con la
labor de pase de las cantidades registradas al libro mayor, la
elaboracin de Los balance de comprobacin, la contabilizacin
en el libro diario de los asientos de ajuste, su traspaso a las
cuentas del libro mayor y, finalmente la balanza de comprobacin
posterior al cierre.

Etapas de un ciclo contable

La vida de un negocio se divide en ciclos o aos contables y
estos, a su vez, se dividen en tres estapas:

- Apertura. Al comenzar la actividad, la empresa abre su ao

contable y comienza a realizar transacciones econmicas que van
siendo recogidas en sus libros contables, tanto en los obligatorios
como en los auxiliares.

- Movimiento. Registro de las transacciones.

- Cierre. Al finalizar un periodo contable, se procede a cerrar las

cuentas para determinar el resultado econmico del ejercicio.

CICLO CONTABLE
CICLO CONTABLE

DEFINICION.- Es el conjunto de pasos o fases de la contabilidad que se repiten en cada

perodo contable, durante la vida de un negocio, ademas este se refiere al proceso de
registros que va desde el registro inicial, con lo que empieza la empresa su ejercicio
economico y con el registro de las transacciones a las que incurre la empres hasta los
estados financieros finales.

ESTRUCTURA DEL CICLO CONTABLE

ESTADO DE SITUACION INICIAL
LIBRO DIARIO
LIBRO MAYOR
BALANCE DE COMPROBACION
ASIENTOS DE AJUSTES
 ASSIENTOS DE CIERRE
HOJA DE TRABAJO
ESTADOS FINANCIEROS

ESTADO DE SITUACION INICIAL

Muestra la naturaleza y cantidad de todos los activos posedos , naturaleza y cantidad del
pasivo, tipo y cantidad de inversin residual de los propietarios de un negocio
ACTIVOS.- Son todos los bienes que posee la empresa que no estan disponibles
para la venta
PASIVOS.- Son todas las cuentas que tiene la empresa para con terceras personas
PATRIMONIO.- Es el capital con el que inicia la empresa o es la aportacion de la
empresa

LIBRO DIARIO
Pertenece al grupo de los libros principales, en este libro se registra en forma cronologica
todas las operaciones de la empresa
LIBRO MAYOR

En este libro se registra en forma clasificada y de cuenta todos los asientos realizados en
libro diario y asi podemos obtener los saldos reales de cada cuenta, los que nos serviran
para realizar el Balance de Comprobacion
BALANCE DE COMPROBACION
Permite resumir la informacion contenida en los registros realizados en el Libro Diario y
en Libro Mayor, a la vez que permite comprobar la exactitud de los mencionados registros
verifica y demuestra la igualdad numerica entre el Debe y el Haber

ASIENTOS DE AJUSTES
Se elaboran al termino de un periodo contable o ejercicio economico. los ajustes contables
son estrictamente necessarios para que las cuentas que han intervenido en la contabilidad
de la empresa demuestren su saldo real o verdadero y faciliten la preparacion de los
Estados Financieros
Los ajustes que se presentan con mas frecuencia son:
Acumulados
Diferidos
Depreciaciones
Amortizaciones
consumos
Proviciones
Regulaciones

HOJA DE TRABAJO
Es una herramienta contable que permite al contador presentar en forma resumida y
analitica gran parte del proceso contable.
Se elabora a partir de los saldos del Balance de Comprobacion, Asientos de Ajustes,
Balance Ajustado, Estado de resultados, Estado de Situacion Final o Balance General
ASIENTOS DE CIERRE
Estos se elaboran al finalizar el ejercicio economico o periodo contable con el objeto de:
Centralizar o agrupar las cuentas que ocasionan los gastos o egresos
Centralizar o agrupar las cuentas que generan renta o ingresos
Determinar el resultado final y este ya puede ser Perdida o Ganancia del periodo
contable

ESTADOS FINANCIEROS
La contabilidad tiene como uno de sus principales objetivos el conocer situacion
economica y financiera de una empresa al termino de un periodo contable o ejercicio
economico el mismo que se logra atraves de la preparacion de los siguientes estados
financieros:
Estado de Situacion Final.- En este se rgistran todos los activos, pasivos,
patrimonio y ya sea la ganancia o perdida del ejercicio economico.
Definicin de Sistema

Un sistema es un conjunto de partes o elementos organizadas y

relacionadas que interactan entre s para lograr un objetivo. Los
sistemas reciben (entrada) datos, energa o materia del ambiente
y proveen (salida) informacin, energa o materia.
SISTEMA
Un conjunto de componentes que interactan para alcanzar algn objetivo comn. Un sistema
debe tener como caractersticas fundamentales la sinergia y la equifinalidad, esto quiere decir, que
todos sus componentes actan de forma global para llegar a un fin determinado, teniendo la opcin
de utilizar diferentes caminos.

SISTEMA CONTABLE
Basndonos en las definiciones vistas anteriormente, podemos decir que un sistema contable
comprende los mtodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para recopilar,
organizar, registrar e interpretar la informacin financiera en forma til para la toma de decisiones.
Los sistemas de registro son:
1. Manual
2. Mecnico
3. Electrnico
Las formas de recopilar y organizar la informacin son las mismas sin importar el sistema de
registro utilizado; una vez que la informacin esta lista para ser procesada, podemos emplear
alguno de los sistemas de registro existentes.

Un sistema puede ser fsico o concreto (una computadora, un

televisor, un humano) o puede ser abstracto o conceptual (un
software)

Cada sistema existe dentro de otro ms grande, por lo tanto un

sistema puede estar formado por subsistemas y partes, y a la vez
puede ser parte de un supersistema.

Los sistemas tienen lmites o fronteras, que los diferencian del

ambiente. Ese lmite puede ser fsico (el gabinete de una
computadora) o conceptual. Si hay algn intercambio entre el
sistema y el ambiente a travs de ese lmite, el sistema es abierto,
de lo contrario, el sistema es cerrado.

Tipos de sistemas
Pueden ser fsicos o abstractos:

Sistemas fsicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria,

objetos y cosas reales. El hardware.

Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hiptesis

e ideas. Muchas veces solo existen en el pensamiento de las
personas. Es el software.
En cuanto a su naturaleza

Pueden cerrados o abiertos:

Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio

ambiente que los rodea, son hermticos a cualquier influencia
ambiental. No reciben ningn recurso externo y nada producen
que sea enviado hacia fuera. En rigor, no existen sistemas
cerrados. Se da el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas
cuyo comportamiento es determinista y programado y que opera
con muy pequeo intercambio de energa y materia con el
ambiente. Se aplica el trmino a los sistemas completamente
estructurados, donde los elementos y relaciones se combinan de
una manera peculiar y rgida produciendo una salida invariable,
como las mquinas.

Sistemas abiertos: presentan intercambio con el ambiente, a travs

de entradas y salidas. Intercambian energa y materia con el
ambiente. Son adaptativos para sobrevivir. Su estructura es ptima
cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza,
aproximndose a una operacin adaptativa.

Sistemas aislados: son aqullos sistemas en los que no se produce

intercambio de materia ni energa.

Pueden clasificarse tomando en cuenta diversos criterios, algunos de ellos son los
siguientes:

Segn la relacin que establecen con el medio ambiente:

Sistemas cerrados: se caracterizan por su hermetismo, que hace que no

ocasionen ningn intercambio con el ambiente que se encuentra a su alrededor,
por lo que no se ven afectados por el mismo. Esto hace que tampoco los sistemas
ejerzan influencia alguna en el medio ambiente que los rodea. Los sistemas
cerrados entonces, se caracterizan por poseer un comportamiento totalmente
programado y determinado y la materia y energa que intercambian con el
ambiente que los rodea es mnima.

Sistemas abiertos: estos s establecen intercambios con el medio ambiente que

los rodea. Para lograr esto se valen de salidas y entradas por medio de las que
intercambian, de manera constante, energa y materia con el medio ambiente. Este
vnculo que se establece hace que los sistemas abiertos deban ser sumamente
adaptativos a las cualidades del ambiente del cual dependen, sino es as, no logran
la supervivencia. Esta dependencia con lo ajeno hace que no puedan existir de
forma aislada y que deban adaptarse por medio de la organizacin y del
aprendizaje a los cambios externos.

Segn su constitucin:

Sistemas conceptuales: estn constituidos por conceptos que son ajenos a la

realidad y que resultan meramente abstractos.

Sistemas fsicos: los elementos que los componen, en cambio, son concretos y
palpables, es decir que se los puede captar por medio del tacto.

Segn su origen:

Sistemas artificiales: se caracterizan por ser producto de la creacin humana,

por lo que dependen de la presencia de otros para poder existir.

Sistemas naturales: estos en cambio, no dependen de la mano de obra del

hombre para originarse.

Segn su movimiento:

Sistemas dinmicos: estos sistemas se caracterizan por presentar movimiento.

Sistemas estticos: como su nombre indica, carecen de movimiento alguno.

Segn la complejidad de los elementos que los conforman:

Sistemas complejos: se caracterizan por estar compuestos por una serie de

subsistemas, lo que vuelve difcil la tarea de identificar los distintos elementos que
los componen.

Sistemas simples: a diferencia de los anteriores, stos no cuentan con

subsistemas, lo que permite identificar fcilmente a los elementos constitutivos de
los mismos.

Segn su naturaleza:

Sistemas inertes: carece de vida alguna.

Sistemas vivos: estos, en cambio, si poseen vida.

Fuente: http://www.tiposde.org/general/727-sistemas/#ixzz4gVa8J9SK

TIPOS DE SISTEMAS CONTABLES

Al pasar el tiempo los mtodos de contabilidad fueron evolucionando, comenzando por los ms
sencillos de los cuales una persona poda hacer todos los registros de su negocio, hasta fechas mas
recientes en los que la contabilidad fue desarrollando distintas reas de tal manera de tal manera
que, se convierte en el eje central para llevar a cabo diversos procedimientos que conducirn a la
obtencin del mximo rendimiento econmico que implica el constituir una empresa
determinada.
El papel del sistema contable de la organizacin es desarrollar y comunicar esta informacin. Para
lograr estos objetivos se puede hacer uso de computadores, como tambin de registros manuales
e informes impresos.

SISTEMAS MANUALES.
La contabilidad es la base sobre la cual se fundamentan las decisiones gerenciales y por tanto, las
decisiones financieras.
La contabilidad es un sistema adaptado para clasificar los hechos econmicos que ocurren en un
negocio. De tal manera que, se convierte en el eje central para llevar a cabo diversos
procedimientos que conducirn a la obtencin del mximo rendimiento econmico que implica el
constituir una empresa determinada. Lo que implica a que ciertos comerciantes
independientemente de la actividad econmica a que se dediquen estn obligados a llevar
registros especiales para el funcionamiento adecuado de su negocio.
Estos registros pueden ser llevados en forma manual, es decir realizar las anotaciones diarias de
las operaciones que se derivan de las actividades que realiza la empresa.
Dentro de los registros ms importantes se pueden mencionar:

Libro Diario Mayor: Muestra los movimientos y saldos de cada una de las cuentas.

Libros de Compras: Se anotaran todas las compras de bienes y servicios por los que se
haya pagado IVA y se obtenga Crdito Fiscal, en forma cronolgica y correlativa.

Libro de Ventas a Contribuyente: Se anotaran todas las ventas que se realicen por medio
de la emisin de comprobantes de crdito fiscal, siempre y cuando a la persona que se le
vende este inscrita como contribuyente.

Libro de Ventas a Consumidor Final: Se anotaran en forma cronolgica y correlativa todas

las ventas que se realicen por medio de facturas.
SISTEMAS MECNICOS
En la Actualidad se han automatizado tanto procesos como sistemas dentro de los cuales se
integra, se ordena y se presenta la informacin contable. Esta integracin se hace de forma global
dentro de la empresa, en este sistema se alimentan diferentes factores tales como la produccin,
los inventarios de almacenaje, etc. Los cuales proveen informacin contable necesaria no solo
para tomar decisiones necesarias, sino tambin para la forma de operacin diaria de la empresa.
Un sistema de informacin contable comprende los mtodos, procedimientos y recursos utilizados
por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma til para
la toma de decisiones.
El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilice, se
deben ejecutar tres pasos bsicos utilizando relacionada con las actividades financieras; los datos
se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicacin
a quienes estn interesados y la interpretacin de la informacin contable para ayudar en la toma
de decisiones comerciales.

Registro de la actividad financiera: En un sistema contable se debe llevar un registro

sistemtico de la actividad comercial diaria en trminos econmicos. En una empresa se
llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en trminos monetarios
y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transaccin se refiere a una
accin terminada ms que a una posible accin a futuro. Ciertamente, no todos los
eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en trminos monetarios.

Clasificacin de la informacin: Un registro completo de todas las actividades comerciales

implica comnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que
pueda ser til para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la informacin
de debe clasificar en grupos o categoras. Se deben agrupar aquellas transacciones a
travs de las cuales se recibe o paga dinero.

Resumen de la informacin: Para que la informacin contable utilizada por quienes toman
decisiones, esta debe ser resumida.
En resumen, los sistemas mecnicos (o de automatizacin) estn formados por Hardware,
software, medios de almacenamiento, bases de datos, etc.

SISTEMA

Sistema es un conjunto de partes o elementos organizados y relacionados que interactan entre s

para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos, energa o materia del ambiente y
proveen (salida) informacin, energa o materia.

CONTABILIDAD GENERAL
La Contabilidad General es el eje de la informacin financiera para todo su negocio. La
configuracin flexible del plan de cuentas, el procesamiento inteligente de transacciones y las
capacidades sofisticadas de personalizar los reportes le proveen las herramientas necesarias para
que usted domine sus datos financieros.

SISTEMA DE CONTABILIDAD GENERAL

Est definido como un sistema de informacin consistente en un conjunto de cuentas, libros,

formas, asientos y reportes financieros y operativos, lgicamente organizados e interrelacionados
entre s, los cuales mediante accin coordinada conllevan a la obtencin de informacin contable.
Este sistema se nutre de los sistemas ya que estos generarn los soportes necesarios para el
registro y procesamiento contable de la informacin.

Controla las operaciones y suministra informacin financiera de una empresa, por medio de la
organizacin, clasificacin y cuantificacin de las informaciones administrativas y financieras.

Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que su estructura

configurativa cumpla con los objetivos trazados. Esta red de procedimientos debe estar tan
ntimamente ligados, que integre de tal manera el esquema general de la empresa que pueda ser
posible realizar cualquier actividad importante de la misma.

Para administrar y evaluar un negocio es importante tener una comprensin bsica de los sistemas
de contabilidad. El sistema de contabilidad es el vnculo que mantiene juntas las diversas partes de
una organizacin. Ayuda a los gerentes a cumplir exitosamente con sus responsabilidades. Los
propietarios de negocios que no estn familiarizados con los sistemas de contabilidad son vctimas
de esta prctica con una alarmante frecuencia.

CONCEPTO: Es una estructura organizada mediante la cual se recoge la informacin de una

empresa como resultado de sus operaciones, valindose de recursos como formularios, reportes,
libros etc. y que presentados a la gerencia le permitirn a la misma tomar decisiones financieras.
Los procesos varan en nmero y complejidad, dependiendo del tipo de empresa, por lo que no es
conveniente disear un sistema contable que englobe todos los subsistemas, de all que se
recomiende su elaboracin por separado.

TIPOS DE SUBSISTEMAS

Sistema de contabilidad general

Sistema de ventas

Sistema de compras

Sistema de recursos humanos y nomina

Sistema de inversiones

Sistema de control de registro de propiedades, plantas y equipos

Sistema de cuentas por cobrar

Sistema de cuentas por pagar

Muchas personas todava creen que la contabilidad es una tcnica de recopilacin de informacin
y solo basa sus fundamentos en un proceso rutinario de registrar, clasificar y resumir la
informacin de cada una de las transacciones efectuadas por la empresa.

Pero esto no es verdad, la contabilidad es mucho ms que eso, se constituye en la actualidad

como una de las herramientas fundamentales del desarrollo de las organizaciones.

La contabilidad se encarga de analizar y valorar los resultados econmicos que obtiene la empresa
agrupando y comparando resultados, tambin planifica y recopila los procedimientos a seguir en
funcin del control y el cumplimiento de los objetivos empresariales, adems registra y clasifica las
operaciones de la empresa, para as informar los hechos econmicos en forma pertinente,
permitiendo ejecutar las tareas segn los procedimientos preestablecidos todo bajo control y
supervisin del contador
Pasos para implementar un sistema contable eficaz y eficiente:

El conocimiento de los objetivos organizacionales es indispensable.

Preparar y analizar la informacin referente a la razn social, ubicacin fsica, actividad, cantidad
de empleados, equipos, capital etc.

Elaborar un informe preliminar de la situacin de la empresa.

Verificar la aplicacin de las normas legales

Instaurar (Si no existe) un catalogo de cuentas y los manuales de procedimientos respectivos

Implementar metodologas de recoleccin de informacin

Buscar que la informacin se aproxime lo mayor posible a la realidad econmica de la empresa.

Preparar los informes pertinentes

Registrar las operaciones en los libros correspondientes

Elaborar los informes financieros

La implementacin de un sistema de contabilidad que sea confiable para la gerencia es uno de los
puntos claves en la conformacin de la empresa como tal, este le permite en cualquier momento
evaluar su desenvolvimiento, su gestin, su control y determinar su posicin financiera.

OBJETIVOS:

Proporcionar los elementos necesarios, tales como cuentas, asientos, libros, formas y reportes
para un registro correcto de las operaciones mercantiles y dems hechos contables.

Suministrar informacin contable adecuada a travs de los estados financieros a los diferentes
usuarios a los efectos de la toma de decisiones.

Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con la implementacin
de un catalogo de cuenta similar.

Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidar cifras financieras.

El Sistema contable puede ser:

Sistema contable financiero: Un sistema de informacin contable, con frecuencia llamado
simplemente un sistema de informacin, es la combinacin del personal, los registros y los
procedimientos que usa un negocio para cumplir con sus necesidades rutinarias de informacin
financiera. Debido a que cada negocio tiene necesidades de informacin diferentes cada uno usa
un sistema de informacin contable distinto.

Sistema contable de Costos: Es un sistema de informacin que clasifica, acumula, controla y asigna
los costos para determinar los costos de actividades, procesos y productos y con ello facilitar la
toma de decisiones, la planeacin y el control administrativo. Los informes de costos son muy
tiles tambin para la planeacin y seleccin de alternativas ante una situacin dada.

Sistema contable Administrativo: Es bsicamente una estructura de relaciones formales. Implica la

definicin del flujo de informacin, el diseo del soporte de los datos y la descripcin de las tareas
administrativas en cada sector en forma de rutina y procedimiento. Dada la interrelacin entre las
operaciones de la organizacin, se requiere normalizar el tratamiento de la informacin de
manera que el mismo presente un proceso de integracin anlogo al requerido para tomar
decisiones en las organizaciones.

Sistema contable Tributario: Sistema de informacin orientado a dar cumplimiento a las

obligaciones tributarias de las organizaciones.

Los Sistemas Administrativos y Contables representan la concrecin en trminos operativos de las

actividades necesarias para que los datos ingresados a la organizacin y los que ella misma genera,
se conviertan en informacin relevante para la toma de decisiones.

Los Sistemas Administrativos y Contables implican adems, la expresin operativa de los criterios
emanados de la Teora de la Administracin. As los procesos de departamentalizacin,
programacin, y otros, se conviertan en Manuales de Organizacin y Procedimientos, en los cuales
se definen las misiones y funciones concretas de los sectores organizativos.

FUNCIONES BSICAS DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD GENERAL

Un sistema contable sigue un modelo bsico y un sistema de informacin bien diseado,

ofreciendo as control, compatibilidad, flexibilidad y una relacin aceptable de costo / beneficio. El
sistema contable que se utilice en cualquier empresa debe cumplir con 3 funciones bsicas donde
intervenga la comunicacin a quienes estn interesados y la interpretacin de la informacin
contable para ayudar en la toma de decisiones gerenciales.
1. Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro sistemtico
de la actividad comercial diaria en trminos econmicos. En una empresa se llevan a cabo todo
tipo de transacciones que se pueden expresar en trminos monetarios y que se deben registrar en
los libros de contabilidad. Una transaccin se refiere a una accin terminada ms que a una
posible accin a futuro.

2. Clasificacin de la informacin: un registro completo de todas las actividades comerciales

implica comnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser
til para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la informacin de debe clasificar
en grupos o categoras. Se deben agrupar aquellas transacciones a travs de las cuales se recibe o
paga dinero.

3. Resumen de la informacin: para que la informacin contable utilizada por quienes toman
decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo los empleados responsables de comprar
mercancas necesitan la informacin de las ventas resumidas por producto. Los gerentes de
almacn necesitaran la informacin de ventas resumida por departamento, mientras que la alta
gerencia necesitar la informacin de ventas resumida por almacn.

CARACTERSTICAS GENERALES DE UN SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLE

Un sistema de informacin bien diseado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una

relacin aceptable de costo / beneficio.

Control: un buen sistema de contabilidad le da a la administracin control sobre las operaciones

de la empresa. Los controles internos son los mtodos y procedimientos que usa un negocio para
autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables.

Compatibilidad: un sistema de informacin contable cumple con la pauta de compatibilidad

cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las caractersticas especiales de un
negocio en particular.

Flexibilidad: Es la adaptacin de programas a los requerimientos de la empresa con posibilidades

de cambio en los formatos de los estados financieros.
Relacin de costo / beneficio: El costo-beneficio es una lgica o razonamiento basado en el
principio de obtener los mayores y mejores resultados, tanto por eficiencia tcnica como por
motivacin, es un planteamiento formal para tomar decisiones que cotidianamente se nos
presentan.

CARACTERSTICAS FUNCIONALES DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD GENERAL

1) INGRESO DE LOS DATOS: se realiza a travs de un comprobante de diario. Cada comprobante de

diario contiene dos o ms registros sean dbitos o crditos, es decir asientos diarios. Los
comprobantes de diario pueden ser de dos tipos:

Manuales: implica necesariamente que los registros sean conformados o validados a travs del
ingreso de datos en un formulario de captura de datos

Mecanizados: implica que debe utilizar un medio de almacenamiento magntico para transferir los
registros contenidos en los comprobantes de diario. Esta forma de procesamiento se utiliza sobre
todo cuando existe un sistema integrado de informacin. Es posible encontrar problemas de
integracin, es decir que no todos los datos son transferidos a la base de datos central por esta
razn se deben establecer controles que verifiquen a nivel de software que la informacin
transferida esta completa cotejndola con los comprobantes fijos definidos.

2) VALIDACION DE DATOS: verificar que los datos ingresados cumplen con ciertos parmetros
previamente establecidos para su respectivo control. Tambin aqu se puede presentar problemas
en cuanto a la captura de todas las transacciones. Se podra decir en trminos de riesgo que hay
poca confianza en que las cifras reveladas por los estados financieros sean razonablemente
correctas.

Realmente el control sobre los datos debe efectuarse en todas las tapas relacionadas con el
tratamiento de los datos: captura, validacin, actualizacin y emisin de reportes; sin embargo
todos los errores que pueden generar inconsistencia de la informacin deben ser detectados en el
momento de la validacin.

3) ACTUALIZACION DE REGISTROS: consiste en el traspaso de los movimientos del diario general a

cada una de las cuentas del mayor. Previo a la actualizacin de los datos al mayor la informacin
grabada en los comprobantes de diario debe haber sido validada. La actualizacin de registros
puede efectuarse de dos maneras:

Actualizacin interactiva: hace que los movimientos del diario se contabilicen en el momento en
que el operador est grabando el detalle de cada una de las transacciones o movimientos.

Actualizacin en lote: implica la validacin previa de los datos y esta se realiza por lotes de
registros, es decir al final del da por ejemplo, se acumulan las transacciones, se resumen y luego
son actualizadas

4) EMISION DE REPORTES: Consiste en el procesamiento de la informacin contable que ha sido

grabada, validada y actualizada. Algunas veces un gerente contable requiere que la informacin
sea presentada bajo ciertos parmetros, clasificacin o detalle. Para poder cumplir con esta
necesidad un software debe tener incorporada la opcin en la que el usuario pueda tener la
posibilidad de crear sus propias estructuras de reportes. Esta facilidad es poderosa ya que le
permitir presentar la informacin contenida en la base de datos contables de acuerdo con el nivel
de detalle que quiera.

Elementos que integran el sistema de contabilidad general

Un sistema contable, es un medio para recolectar, clasificar, resumir y registrar en libros

dispuestos para tal fin registrar en sistemas automatizado con ese fin, todas las operaciones de
entrada y salida financiera y presentarlas a los diferentes usuarios, por medio de los informes
financieros y operativos, por ello, sus elementos estn constituidos por:

Cuentas contables y sus descripcin, a esto se le llama Plan de Cuentas

Constituido por los libros, a esto se le llama Plan de Libros

Constituidos por los asientos contables, a esto se le llama Plan de Asientos

Constituido por todos los Formularios que maneja la organizacin, a esto se le llama Plan de
Forma

Constituido por los reportes contables, a esto se le llama Plan Reporte

A qu llamamos una cuenta contable?

Es una representacin numrica (o cdigo) que identifica y representa los aumentos y

disminuciones de un hecho econmico en una organizacin.

Qu es un Plan de Cuentas?

Es el establecimiento de un listado de cuentas contables, partculares e indispensables, que

permitir registrar las transacciones en la organizacin, el mismo contendr la informacin
necesaria para la elaboracin de los estados financieros, otros nombres que se le conoce al plan
de cuentas son: listado de cuentas, catlogo de cuentas, cdigos de cuentas o plan contable, el
orden de las mismas en el libro del mayor corresponde con el orden de cuentas en el plan de
cuentas.

(Ejemplo fsico para la clase libro diario y mayor empresa: Hotel Bar y Restaurant El Manchego
C.A.)

Otra definicin del plan de cuentas que podemos citar, es de la profesora Haydee Duque de
Araujo, Universidad de los Andes, Departamento de Contabilidad y Finanzas, en su
libro:SISTEMAS CONTABLES una metodologa para su elaboracin expresa: se puede definir el
plan de cuentas como el conjunto de cuentas, que se propone utilizar la empresa para registrar
sus operaciones, dispuesta de acuerdo a un orden y a una metodologa establecida y el cual forma
parte de su sistema de contabilidad

En conclusin el plan de cuentas, se prepara en base a las caractersticas de las empresas y sta
tiene por objeto facilitar la contabilidad de las diferentes actividades que ejecuta la organizacin,
con respeto a la contabilidad.

Objetivos del Plan de Cuentas

Definir correctamente el nombre de la cuenta, naturaleza y clasificacin para el correcto registro

de las transacciones de la organizacin (Ejemplo un restaurante fsico del acta constitutiva
artculo sobre su fin econmico)

Permitir organizar las cuentas en el balance general por activo, pasivo y patrimonio, por el estado
de resultado por: ingreso, costo y gasto, cuentas control, otros.

Garantizar la correcta formulacin de los estados financieros

 Como las empresas son cambiantes de acuerdo a su necesidad, permite realizar cambios
necesarios, tales como la eliminacin o inclusin de cuentas contables sin modificar el orden
preestablecido. (ejemplo de 4101-01 ingresos por comida y bebida a 4101-01 ingreso por comida y
bebida no alcohlica y 4101-02 ingresos por bebidas alcohlicas, para la determinacin del pago
de impuesto municipal ejemplo del Hotel Bar Restaurant El Manchego C.A.) .

Para qu nos sirve el plan de cuentas?

Como medio de ayuda para el entrenamiento del personal que labora en el rea contable.

Dar a conocer al personal que elabora en el rea contable la estructura del sistema de
contabilidad general.

Proporcionar una gua para el correcto registro de las transacciones a travs de los asientos
contables

La codificacin del Plan de Cuentas

Para la codificacin (asignacin de un nmero referncialo letra referencia), se hace necesario la

asignacin para una cuenta contable de sta codificacin, con la finalidad de:

Facilitar la localizacin de las cuentas, registros y aportes, as como la informacin de manera

rpida y segura. Ejemplo: la gerencia desea saber un informe sobre los ingresos del restaurante
por rublos del mes de enero 2011, o informe sobre los gastos que involucra a la plantilla de
trabajadores que se tiene.

Simplificar su denominacin: ejemplo: 6101-01 sueldos y salarios, 6101-02 Bono nocturno, gasto,
6101-03 horas extras, otros.

Permite una mejor visin de un conjunto de cuentas y dar orden racional a la contabilidad,
ejemplo:

1. ACTIVO

1.1 ACTIVO CIRCULANTE

1.1.01 EFECTIVO EN CAJA

1.1.01-001 Caja oficina principal

1.1.01-002 Caja oficina de ventas

1.1.02 BANCOS

1.1.02-001 Banco Mercantil, cuenta corriente

1.1.02-002 Banco Banesco, cuenta corriente

1.2 ACTIVOS NO CORRIENTES

1.2.01 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

1.2.01-001 Local Principal

1.2.01-002 Maquinaria y equipo

Actualmente es imprescindible en los sistemas de contabilidad computarizada, puesto que para

cargar y/o abonar a las cuentas, solo puede utilizarse cdigos.

Plan de asientos

Segn lo expuesto por el Lic. Marino Marcuzzi y la Lic. Laura Toro, en su trabajo Sistematizacin
Contable Consideraciones Generales ao 1997, define como: el plan de asientos de la
organizacin va a estar integrado por el conjunto de asientos y la explicacin de cada uno de ellos,
para llevar a cabo el registro de las operaciones mercantiles y dems hechos contables que se
suceden dentro de la organizacin

El Lic. Lenin Valeri, define tambin el plan de asientos como: conjunto de asientos organizados
atendiendo a las caractersticas de la empresa. Representa los posibles hechos contables siguiendo
los PCGA, permitiendo la generacin de los estados financieros.

En vista de los anteriormente expuesto, definimos el plan de asientos el conjunto de

procedimientos contables que realiza el personal especfico de una organizacin para dejar
asentados las transacciones contables mercantiles del mismo, cumpliendo con los principios
establecidos en la PCGA para la emisin de estados financieros confiables y necesarios en un
momento clave en la organizacin, con el objeto de la toma de decisiones transcendentales para
el fin de la empresa.

El fin de plan de asiento es la estandarizacin del registro de las operaciones, el adecuado registro
de las transacciones por el personal que elabora en el departamento de administracin y/o
contabilidad y como herramienta de entrenamiento para el nuevo personal del departamento.
El plan de asientos debe contener el mtodo de registro de las transacciones de la organizacin,
debe contener un ejemplo ilustrado del mismo donde se represente la forma de realizarlo, la
llamada de la cuenta nica a utilizar en ciertos casos, la frecuencia de la misma y el soporte
contable que lo acredita.

PLAN DE LIBROS

El Plan De Libros Es Un Sistema De Registro Y Libros Que Brindar Informacin Ordenada, Completa,
Oportuna Y Exacta, Este Plan Se Rige Por Las Normativas Legales Vigentes En Nuestro Pas.
Recordemos Que Los Libros De Contabilidad Sin Aquellos En Los Que Se Anotan De Manera
Definitiva Las Informaciones Aportadas Por Los Formularios, Con El Fin De Cumplir Con Las
Obligaciones Impuestas Por La Ley.

Recomendaciones Con Respecto A Los Registros Computarizados

El Reporte Que Arroje El Sistema Computarizado Denominado Diario General Computarizado Se

Convertir En Un Libro Resumen Y A La Par Deber Llevarse En Forma Manual El Libro Diario.

El Libro Mayor Encuadernado, Puede Ser Sustituido Por Los Reportes Que Genera El Sistema, Los
Cuales Se Pueden Empastar Y Foliar, Pero Siempre Es Recomendable, Al Igual Que En El Caso
Anterior, Llevar En Forma Manual Dicho Libro.

La Conservacin De Los Reportes Computarizados, Al Igual Que Los Documentos Probatorios Como
Comprobantes De Las Operaciones Realizadas Debern Ceirse A Las Normas Establecidas En El
Cdigo De Comercio.

En Toda Clase De Libros, El Rayado Y Uso De Los Mismos Estar Determinado Por El Mtodo De
Registro O Contabilizacin:

Manual

Mecanizado

Computarizado

PLAN DE FORMAS
Un Formulario Es Una Hoja De Papel En La Cual Hay Alguna Informacin Impresa Y Espacios En
Blanco Para La Insercin De Datos. Clark Gale Y Gray (1973).

Podemos Decir Que Los Formularios Son Los Registros Inmediatos De Los Detalles De Cada
Transaccin Sirviendo De Documento Probatorio O Contable Siempre Y Cuanto Estn Autorizados.
Los Formularios Estn Conformados Por Toda La Documentacin De ndole Comercial E Interno Y
Constituye Todos Los Comprobantes Expedidos Por Escrito En Los Que Se Deje Constancia De Las
Operaciones Que Se Realice.

Los Formularios Sin Un Elemento Fundamental Para La Contabilizacin De Operaciones, Ya Que Su

Misin Es Dejar Constancia De La Relacin Jurdica Entre Las Partes Q Intervienen En Una
Determinada Operacin, Tambin Ayudan A Demostrar La Realizacin De Alguna Accin
Comercial.

Ejemplos De Formatos: Facturas, Formato De Solicitud De Mercanca, Solicitud De Permiso, Recibo

De Ingresos, Recibo De Egreso.

PLAN DE REPORTES

Toda Su Organizacin Basa Sus Decisiones En La Informacin Financiera Emanada Por La

Contabilidad, Ya Sean Empresas Pblicas O Privadas, Es Por Eso Que Se Generan Los Reportes
Contables; Los Cuales Son El Producto Final Del Proceso Contable, Son Elaborados De Manera Tal
Que Los Usuarios De La Informacin Financiera Tomen Decisiones Adecuadas Y En El Momento
Oportuno.

Los Reportes Se Pueden Clasificar En

Principales

Auxiliares

Los Reportes Contables Principales Son Aquellos Estados Financieros Demostrativos Y Resumidos
Que La Legislacin Nacional Exige A Cualquier Ente Pblico, Y Va A Constituir Un Instrumento De
Control De La Gestin En Cuanto A La Percepcin De Ingresos Y Ejecucin De Gastos;
Determinando A Travs De Los Mismos La Situacin Financiera Real De La Organizacin. Ejemplo:
Balance De Comprobacin, Estado De Resultado, Estado De Flujo De Efectivo, Estado De Flujo De
Cuenta De Patrimonio.

Los Reportes Contables Auxiliares Son Estados Complementarios Y Estn Anexos A Los Estados
Financieros Permitindole Al Usuario, Conocer En Forma Detallada La Informacin Econmica De
La Organizacin En Forma Ms Amplia. Ejemplo: Relacin De Bancos, De Colocaciones, De Activos
Exigibles, De Inversiones Financieras, De Activos Fijos, De Otros Activos, De Cuentas Por Pagar,
Ingresos, Etc.

4.-Estructura de un Sistema Contable

Un sistema de informacin contable sigue un modelo bsico y un sistema de informacin

bien diseado, ofreciendo as control, compatibilidad, flexibilidad y una relacin aceptable
de costo / beneficio. El sistema contable de cualquier empresa independientemente del
sistema contable que utilic, se deben ejecutar tres pasos bsicos utilizando relacionada
con las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin
embargo el proceso contable involucra la comunicacin a quienes estn interesados y la
interpretacin de la informacin contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.

1. Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro

sistemtico de la actividad comercial diaria en trminos econmicos. En una empresa se
llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en trminos monetarios y
que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transaccin se refiere a una accin
terminada mas que a una posible accin a futuro. Ciertamente, no todos los eventos
comerciales se pueden medir y describir objetivamente en trminos monetarios.

2. Clasificacin de la informacin: un registro completo de todas las actividades

comerciales implica comnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso
para que pueda ser til para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la
informacin de debe clasificar en grupos o categoras. Se deben agrupar aquellas
transacciones a travs de las cuales se recibe o paga dinero.

3. Resumen de la informacin: para que la informacin contable utilizada por quienes toman
decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una relacin completa de las
transacciones de venta de una empresa como Mars seria demasiado larga para que
cualquier persona se dedicara a leerla. Los empleados responsables de comprar mercancas
necesitan la informacin de las ventas resumidas por producto. Los gerentes de almacn
necesitaran la informacin de ventas resumida por departamento, mientras que la alta
gerencia de Mars necesitar la informacin de ventas resumida por almacn.

Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificacin y resumen constituyen los
medios que se utilizan para crear la informacin contable. Sin embargo, el proceso contable
incluye algo mas que la creacin de informacin, tambin involucra la comunicacin de esta
informacin a quienes estn interesados y la interpretacin de la informacin contable para
ayudar en la toma de decisiones comerciales. Un sistema contable debe proporcionar
informacin a los gerentes y tambin a varios usuarios externos que tienen inters en las
actividades financieras de la empresa.
Utilizacin De La Informacin Contable

La contabilidad va mas all del proceso de creacin de registros e informes. El objetivo final
de la contabilidad es la utilizacin de esta informacin, su anlisis e interpretacin. Los
contadores se preocupan de comprender el significado de las cantidades que obtienen.
Buscan la relacin que existe entre los eventos comerciales y los resultados financieros;
estudian el efecto de diferentes alternativas, por ejemplo la compra o el arriendo de un
nuevo edificio; y buscan las tendencias significativas que sugieren lo que puede ocurrir en
el futuro.

Si los gerentes, inversionistas, acreedores o empleados gubernamentales van a darle un

uso eficaz a la informacin contable, tambin deben tener un conocimiento acerca de cmo
obtuvieron esas cifras y lo que ellas significan. Una parte importante de esta comprensin
es el reconocimiento claro de las limitaciones de los informes de contabilidad. Un gerente
comercial u otra persona que este en posicin de tomar decisiones y que carezca de
conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta que punto la informacin
contable se basa en estimativos mas que en mediciones precisas y exactas.

Caractersticas de un sistema de informacin contable efectivo.

Un sistema de informacin bien diseado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una

relacin aceptable de costo / beneficio.

Control : un buen sistema de contabilidad le da a la administracin control sobre las

operaciones de la empresa. Los controles internos son los mtodos y procedimientos que
usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud
de sus registros contables.

Compatibilidad: un sistema de informacin cumple con la pauta de compatibilidad cuando

opera sin problemas con la estructura, el personal, y las caractersticas especiales de un
negocio en particular.

Los libros de contabilidad obligatorios en Venezuela, estn descritos en el

Cdigo de Comercio de Venezuela, que en su artculo 32 establece, que
todos los comerciantes deben llevar su contabilidad en idioma castellano, la
cual comprender obligatoriamente, el libro diario, el libro mayor y el libro de
Inventarios, y los libros auxiliares que estime conveniente utilizar.

Tipos de Libros de Contabilidad o Libros Contables

Libro Diario: es donde se registran por orden de fechas cada una de las
operaciones diarias que se van efectuando. Estas anotaciones en el libro
diario se llaman asiento.
Libro Mayor: es donde se organizan y clasifican todas las diferentes
cuentas de activos, pasivos y patrimonio, es un resumen de todas los
movimientos que aparecen en el libro diario.

Libro de Inventario y Balance: consiste en registrar todos los bienes, tanto

muebles como inmuebles, activos, crditos y pasivos, vinculados o no a su
comercio y tambin refleja la situacin del patrimonio de la empresa.

Libro Auxiliar: es un complemento a los principales libros de contabilidad.

Libro de Compra y Venta: es donde se lleva un registro cronolgico de

todas las compras y ventas para los contribuyentes al Impuesto al Valor
Agregado (IVA).

El Cdigo de Comercio de Venezuela en su artculo 260, hace

referencia que adicionalmente los administradores de la
compaa deben llevar:

Libro de Accionistas: donde se debe colocar el nombre y domicilio de

todos los accionistas, como la cantidad de acciones que posea.

Libro de Actas de la Asamblea: es donde registramos todas las

asambleas tanto ordinarias como extraordinarias.

Libro de actas de la Junta Directiva: cuando la empresa tiene varios

administradores que compongan la Junta Directiva, para que sus decisiones
tengan validez, se necesita la presencia de la mitad de los administradores
y se deciden por mayora de nmero, esto es si los estatutos no disponen
de otra cosa.

Las compaas de responsabilidad limitada, adems de los libros

indicados para todos los comerciantes deben llevar segn el
artculo 328:

Libro de Socios: donde se debe llevar el nombre, domicilio y nacionalidad

de los socios, el valor de las cuotas suscritas y las cantidades pagadas,
como las cesiones efectuadas, incluso por va de remate.
Libro de Actas de la Administracin: se utiliza cuando la administracin
de la compaa esta a cargo de ms de una persona.

Libro de Actas de las Asambleas.

Todos los libros deben ser llevados en idioma castellano bajo la

responsabilidad de los administradores.

Para mayor informacin consulte el Cdigo de Comercio de Venezuela.

2. VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS SISTEMAS CONTABLES

COMPUTARIZADOS
VENTAJAS:

* Velocidad
Puede proporcionar informacin con mayor rapidez, por lo que puedes realizar en
forma instantnea tareas que consumen mucho tiempo cuando se hacen en forma
manual.

* Volumen de produccin
Se puede manejar grandes volmenes de transacciones usando el sistema contable
computarizado, debido a su rapidez en el procesamiento de los datos.

* Reduccin de errores
Se reduce mucho el nmero de errores, debido a que el sistema contable hace los
clculos con mayor exactitud que un ser humano. Estn diseadas con la caracterstica
de minimizar los errores.
* Pases automticos al mayor
En un sistema contable computarizado, los informes se pueden producir
automticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados Financieros, e Informes
Especiales que ayuden a la administracin a tomar decisiones.

* Obtencin de informacin contable oportuna

Se puede generar los informes en el momento en que se requieren, esto siempre y
cuando la contabilidad sea llevada al da y oportunamente.
* Menores costos
Se puede reducir el gasto en personal, ya que el trabajo se concentra en menos
personas, debido a que muchas actividades que se realizaban ahora son generados
directamente por el software
* Impresin automtica de documentos
Un software contable proporciona mucho de los documentos que se usan en un
negocio: Facturas, Estados Mensuales de Cuentas por Cobrar a Clientes, Cheques de
Nominas, Estados de Ingresos de los Empleados, entre otros.
DESVENTAJAS:

* Disminucin en la confiabilidad de la informacin contable

Los errores de la computadora son posibles al hacer el registro contable original en el
sistema. La posibilidad de error se agrava cuando la entrada se ajusta. El programa
puede rechazar el cambio y volver a la cantidad original. El programa no puede
guardar el ajuste correctamente. Los errores humanos en las entradas cambiantes no
pueden ser recogidos por el equipo, lo que conduce a errores que afectan en ltima
instancia a los ingresos.

* Prdida de datos
Siempre que las entradas se realizan en un sistema electrnico, la posibilidad de la prdida de datos
aumenta. Los datos pueden ser perdidos por el fuego, la actividad electromagntica y otros
acontecimientos imprevisibles. Esto hace que el ajuste de entrada sea an ms difcil, porque no slo se
ha perdido la entrada original, sino tambin el ajuste, por lo que la recuperacin de la cantidad correcta
de entrada ser mucho ms difcil.
* Fraude
El cambio de conexin y funciones de seguridad pueden resolver el problema de
tiempo, pero alienta otra dificultad: la posibilidad de fraude. Al ajustar las entradas,
puede ser fcil de ajustar mayor o menor que la cantidad real y mover el dinero en
diferentes cuentas para lograr malversacin de fondos. Las empresas pueden tener
dificultades para asegurar el negocio en contra de ese tipo de fraudes, ya que son
perpetrados por los empleados que tienen permiso para acceder al sistema.

* Costos Elevados de Software y Hardware

El costo inicial puede ser demasiado alto para algunas empresas, ya que muchas veces
los software y hardware con que cuentan no son suficientemente actualizados
tecnolgicamente para el software contable a implementar, en todo caso debe hacerse
el estudio de factibilidad econmica para prever la rentabilidad que tendr dentro de
la empresa.

Ventajas de un Sistema contable

La disminucin de los costos permite entre otras cosas

Implantar en su totalidad un sistema de Gestin de la Calidad.

Aumentar el rendimiento de los cada vez ms escasos recursos econmicos.
El margen de ganancia se incrementa en forma continua.
Permite que el S.G.C constituya una inversin a largo plazo y no un gasto.
Con la certificacin de la norma se proyecta:
 Confianza reforzada entre los actuales y potenciales clientes en la capacidad
que tiene la empresa para suministrar en forma consistente los servicios
acordados.
Existencia de una mejor posicin competitiva.
La auditora externa que implica dicha certificacin permite identificar
nuevas oportunidades de mejoramiento para el sistema de Calidad.
Produce un mejoramiento en la motivacin y el trabajo en equipo del
personal ya que ella es la resultante del esfuerzo colectivo de la empresa.
Desventajas de un Sistemas contable

Se requiere de gran esfuerzo y tiempo para lograr el objetivo.

El sistema origina cierta burocracia.
Es costoso.