TALLER: REALIZACIN DE LA AUDITORA INTERNA

JUAN DAVID ARAQUE LARGO

Realice el taller Realizacin de la auditoria interna AA3 que se muestra a
continuacin:
Con base en el plan de auditora realizado en la actividad de la unidad 2, escoja un
(1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:
a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realizacin de un
memorando, a la asistencia de la reunin de apertura. Disee un formato
para la corroboracin del personal asistente, en ste mismo formato se debe
plantear, adems de otros aspectos (objetivo de la auditora, criterios de
auditora, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una
columna para la firma de los asistentes a la reunin de apertura y cierre de la
auditora.
 MEMORANDO

Saravena Arauca, 31 de Julio de 2017

PARA: Ivn Alexander Duarte, Responsable de Compras y Bodega

Mara Ins Sanchez, Asistente de Compras
Jos Gregorio Rojas, Bodeguero

DE: Coordinador Administrativo

ASUNTO: Auditoria interna de calidad

Reciba un cordial saludo y a su vez le informo que es indispensable realizar control

sobre los procesos de compra, recepcin y almacenaje de mercanca, con el fin de
garantizar lo dispuesto en la poltica interna de calidad.

Por tal motivo, es pertinente realizar una reunin de sensibilizacin para dar a
conocer los aspectos de auditora interna en donde se realizar auditora a los
siguientes procesos:

Compras de Mercancas
Recepcin y Almacenaje de Mercanca

Dicha reunin se llevar a cabo el da lunes 04 de septiembre del ao en curso.

Agradezco el compromiso y responsabilidad con tan importante labor.

Atentamente,

JUAN DAVID ARAQUE

Copia: Sr. Luis Ernesto Araque, Gerente General

 ALMACEN Y VETERINARIA LA GRANJITA
AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD

Nombre Cargo Desempeo Firma de Apertura Firma Cierre

Juan David Coordinador
Auditor Lder
Araque Administrativo
Ana Milena Asistente Auditora de
Ayala Administrativa apoyo
Ivn Alexander Responsable de
Auditado
Duarte Compras y Bodega
Mara Ins Asistente de
Auditado
Sanchez Compras
Jos Gregorio
Bodeguero Auditado
Rojas

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA:
Ejercer el control sobre los procesos de compra que se aplican en las compras a los
proveedores
Ejercer el control sobre los procesos de almacenamiento que se aplican en al rea
de bodega.

PROCESOS AUDITADOS
Compra de Mercanca
Recepcin y Almacenamiento de Mercanca

CRITERIOS DE AUDITORIA:
El personal conoce y realiza las actividades descritas en el manual de funciones y
responsabilidades de acuerdo al cargo desempeado.
El personal conoce y realiza los procedimientos acorde a lo descrito en los manuales
de los procesos auditados

FECHA DE AUDITORIA:
Se programa realizacin de auditoria para el da lunes 08 de septiembre de 2017 a
las 08:00 horas hasta aproximadamente las 12:00 horas.
b- Revisin documental durante la realizacin de la auditora. No Documento
revisado Observaciones del documento.
No. Documento revisado Observaciones del documento
1 Manual de compras de M-203 versin 2 Nov/2015
mercanca
2 Manual de recepcin y M-204 versin 2 Nov/2015
almacenaje de mercanca
3 Manual de funciones y M-105 versin 3 Ago/2016
responsabilidades

c- Comunicacin durante la auditora: defina las tcnicas o estrategias de

comunicacin que usar durante la auditora.
La comunicacin oficial se realizar en idioma espaol y en lo posible por medio de
correo electrnico, con el fin de evidenciar la comunicacin. Igualmente se realizar
indagacin oral y revisin de documentos escritos.

d- Recoleccin y verificacin de informacin: defina qu tcnicas o estrategias de

recoleccin y verificacin de informacin usar durante la auditora (ejemplo: lista
de Chequeo).
Lista de chequeo, para el proceso de auditora.
ITEM DESCRIPCIN SI NO
1 Se evidencia el manual de funciones y responsabilidades
2 Se encuentran documentadas las responsabilidades de cada uno de puestos de trabajo
3 Se evidencia el manual de compras
4 Se evidencia el manual de recepcin y almacenaje de mercanca
5 Existe evidencia documentada del conocimiento del manual de compras de mercanca
6 Existe evidencia documentada del conocimiento del manual de recepcin y almacenaje de mercancia
7 Las actividades de compra de mercanca se realizan de acuerdo a los descrito en dicho manual
8 Las actividades de recepcion de mercanca se realizan de acuerdo a lo descrito en dicho manual
9 Las actividades de almacenaje de mercanca se realizan de acuerdo a lo descrito en dicho manual
e- Generacin de hallazgos de auditor.
Fecha: Auditor (es):
08/09/2017 Juan David Araque
Ana Milena Ayala
Proceso Auditado: Auditado (s):
Compras, recepcin y Ivn Alexander Duarte
almacenaje de mercancas Mara Isabel Sanchez
Jos Gregorio Rojas
Evidencias de Criterios de Hallazgos de
No. C NCM NCm
Auditora Auditora Auditora
Manual de Se evidencia copia
M-105-
1 funciones y
versin 3
fsica y digital X
Responsabilidades
No se evidencia que el
Documentacin de cargo de Asistente de
funciones y M-105 Compras se encuentra
2 responsabilidades versin 3 descrito en el Manual
X
para cada cargo de funciones y
responsabilidades
Manual de Se evidencia copia
M-203
3 Compras de
versin 2
fsica y digital X
mercancas
Manual de Se evidencia copia
recepcin y M-204 fsica y digital
4 almacenamiento versin 2
X
de mercancas
Evidencia No se evidencia
documentada documentacin escrita
sobre M-203 sobre conocimiento de
5 conocimiento del versin 2 dicho manual por
X
manual de compra parte de la Asistente
de mercanca de Compras
Evidencia No se evidencia
documentada documentacin escrita
sobre sobre conocimiento de
conocimiento del M-204 dicho manual por
6 manual de versin 2 parte del Bodeguero
X
recepcin y
almacenaje de
mercanca
Actividades de Se evidencia que los
compra de procesos de compra
mercanca se de mercanca son
M-203
7 realizan de
versin 2
realizados de acuerdo X
acuerdo a lo a las pautas
descrito en el impartidas en dicho
manual manual
Actividades de Se evidencia que el
recepcin de bodeguero no est
mercanca se M-204 remitiendo, al
8 realizan a lo versin 2 responsable de
X
descrito en el compras, dentro el
manual tiempo establecido el
 documento Nota de
Entrega, para cargar
la mercanca en el
inventario, de acuerdo
a lo estipulado en el
Manual de
Procedimiento.
Se evidencia que el
Bodeguero no est
Las actividades de almacenando la
almacenamiento mercanca de acuerdo
de mercanca se M-204 a la clasificacin y
9 realizan a lo versin 2 separacin de
X
descrito en el materiales de acuerdo
manual a lo estipulado en el
Manual de
Procedimiento
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f- Prepare y realice las conclusiones de auditora.

CONCLUSIONES
1) Se debe realizar una accin para actualizar el Manual de Funciones y
Responsabilidades, ya que No se evidencia el cargo de Asistente de
Compras, debido a que este cargo se cre despus de la fecha de
actualizacin de dicho manual
2) Se debe realizar una accin de capacitacin, por parte del Responsable de
Compras, en donde se evidencie, con documento firmado y registro
fotogrfico, que el personal conoce el Manual de Procedimientos de Compras
de Mercanca y el Manual de Recepcin y Almacenaje de Mercanca.
3) Se debe realizar una accin para mejorar los tiempos de entrega del
Documento Nota de Entrega por parte del Bodeguero al rea de Compras,
con el fin de subir al inventario, de manera oportuna, la mercanca que
ingresa a la bodega.
4) Se debe realizar una accin para corregir el proceso de almacenaje de la
mercanca en la bodega, ya que no se realiza separacin de materiales de
acuerdo a su grado de toxicidad, explosin o funcionalidad, de acuerdo a los
parmetros estipulados para tal fin.
g- Realizacin de reunin de cierre: entregue el registro escaneado para
verificar la ejecucin real de la auditora (Ver punto a. de sta actividad).
h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.
Las auditoras internas de calidad son importantes para el mejoramiento y
sostenimiento del SGC y para obtener resultados exitosos en la implantacin del
SGC.
Se debe tener un buen procedimiento para la realizacin de las auditorias siendo
claras, concisas y evidenciables, de esta manera las auditorias son fundamentales
para hallar falencias en las operaciones de la empresa.
Es importante contar con un cronograma de auditoras y cumplirlo con una
frecuencia adecuada durante el ao para la revisin de todos sus procesos,
garantizando as la calidad de la labor que desempea en su campo.